Evaluering og læring fra koronakrisen

UKE Konsulenttjenester har kontinuerlig dialog med ledere og medarbeidere i kommunens virksomheter. Nå vil vi dele noen av deres erfaringer, utfordringer og refleksjoner fra de siste månedene.

Av Johanne T. Lorentzen, UKE Kommunikasjon, organisasjon og ledelse

Kontakt oss.

Hør UKEs podkast: Kontinuerlig forbedring

Koronakrisen har utfordret oss på mange ulike måter. Mange har erfart blant annet å arbeide, organisere, kommunisere og lede på en annen måte enn før.

Mange snakker om at koronatiden vil endre måten vi jobber på for alltid. Likevel er det lett å falle rett tilbake til det gamle når hverdagen nå sakte kommer tilbake. Derfor vil en bevisst refleksjon, evaluering og prioritering være viktig for å bli bevisst og jobbe konkret for at gode, nyttige og verdifulle erfaringer kan få etablert seg som ny normal og praksis.

Vi har snakket med flere ledere den siste tiden som har delt sine erfaringer, utfordringer og refleksjoner fra koronatiden. Her er noen av de områdene som har kommet frem, og som kan være nyttig å reflektere rundt sammen med egen ledergruppe og team:

  • Viktigheten av å dele informasjon: I kriser slik som dette, med behov for raske endringer og omstilling, merkes godt informasjonsbehovet. Mange ledere har erfart å få flere spørsmål en til vanlig, og behov for tettere dialog med sine ansatte. Ledere har blant annet erfart behovet for å ha oppdatert informasjon, og å kunne oversette informasjon til det som er gjeldende på den enkelte arbeidsplass.  
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen/teamet kan være: Hvordan har informasjonsflyten vært hos oss? Hva har vi vært bevisst på? Hvilke plattformer har vi brukt? Hva har fungert godt? Hva har ikke fungert godt? Hvilken læring fra denne perioden er det viktig vi tar med oss videre mht. informasjonsflyt?
  • Det å håndtere usikkerhet og ta beslutninger  ofte raskt og på usikkert informasjonsgrunnlag. Mange har blitt testet i lederrollen til det å håndtere og å lede i usikkerhet. I starten av krisen var det mye som skjedde raskt, med stadig endringer i strategier og anbefalinger fra myndighetenes side. Som leder blir man i en slik situasjon utfordret til å likevel måtte vise tydelighet, håndtere spørsmål fra ansatte, brukere, mm. og gi så tydelige svar som mulig..
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen/teamet kan være: Hvordan har ledergruppen/teamet fremstått rundt strategi, valg og beslutninger denne tiden? Har dere vist tydelighet og samstemthet? Hvordan har dere koordinert/samstemt hvilke svar dere har gitt nedover i organisasjonen og til brukere? Hvilken beslutningsstrategi hadde dere? Hvordan har ledergruppen håndtert det å ta raske beslutninger på usikkert informasjonsgrunnlag? Når dere ser tilbake nå: Hva fungerte mht. beslutningstaking? Noe som viste seg å være en feil strategi?
  • Mobiltet og organisering av nye team: Mange har måttet jobbe med mobilisering og omstrukturering av team og oppgaver. Kanskje ser en at den nye organiseringen også kan være nyttig fremover. Mange har opplevde en overraskende velvilje og positiv innstilling til endring fra sine medarbeidere samt økt samhandling og deling av ressurser på tvers av etat/avdeling/enhet/team. Flere ytrer ønske om å ta vare på denne «dugnadsånden» også fremover.   
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen/teamet kan være: Kan vi endre noe av vår praksis rundt organisering av ressurser og arbeidsoppgaver fremover? Er det måter vi kan samhandle bedre på på tvers? Kan vi legge til rette for større grad av mobilitet og fleksibilitet for lettere å møte ulike behov?
  • Forenklete arbeidsprosesser: Noen har måttet skrelle bort flere oppgaver for å ha kapasitet til å møte det som virkelig er viktig. Kanskje ser man i ettertid at enkelte av disse oppgavene ikke trenger å bli gjeninnført?
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen/teamet kan være: Hvilke arbeidsprosesser har vi forenklet denne tiden? Er det en praksis vi bør fortsette med? Hvilke arbeidsprosesser hos oss vanskeliggjorde omstillingsarbeidet denne perioden? Kan vi gjøre noen grep slik at det fremover kan bli mer fleksibelt?
  • Fraværsledelse, hjemmekontor og digitalisering: Mange ledere har erfart å måtte lede på en helt ny måte gjennom koronakrisen. Noen har hatt ren fraværsledelse, andre har måttet håndtere både fysisk og digital ledelse. De fleste har tatt i bruk nye plattformer å samhandle på.
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen/teamet kan være: Hvordan håndterte den enkelte ledelse i denne perioden? Hva fungerte bra? Hva kunne fungert bedre? Hvordan ble digitale plattformer brukt? Hadde man jevnlige møter med hele teamet? Hva fungerte godt med hjemmekontor? Hva var utfordringene? Er bruken av hjemmekontor noe vi bør bruke mer av også fremover? Hva betyr det for lederrollen? Hva har jeg lært av fraværsledelse disse dagene? Hva trenger jeg å bli bedre på?
  • Møtevirksomhet: De fleste ledere har denne tiden gjennomført digitale møter. Mange erfarer at de har hatt færre møter enn normalt, flere har opplevde at møtene har vært mer effektive enn ellers. Flere har innført daglige 10-15 minutters «fot i bakken» møter og erfart hvilken god effekt det kan ha.
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen/teamet kan være: Hvordan bør vi gjennomføre møter fremover? Bør vi i større grad innføre digitale møter? Hvordan kan vi i større grad effektivisere møtene våre også fremover? Bør vi innfør regelmessige, korte «fot i bakken» møter?
  • Ledergruppens interne dynamikk: Noen ledere har snakket om en ledergruppe som sammen har brettet opp ermene, samarbeidet kanskje bedre enn til vanlig, og fått til en god lagånd. Andre forteller om mer «splitt og hersk»-teknikker og opplevelsen av at enkelte prøver å utnytte situasjonen til egen fordel.
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen kan være: Hvordan har vi fungert som gruppe denne tiden? Hvordan har klimaet mellom oss vært? Opplever vi åpenhet, velvilje og god kommunikasjon? Har vi vært samordnet? Har det vært allianser som har blitt forsterket?
  • Ledergruppens eksterne inkludering: Noen toppledergrupper har inkludert flere inn i toppledelsen i denne perioden mht kriseplanlegging. Andre har opplevd toppledelsen som mer lukket ut mot omgivelsene med muligens for lite inkludering og lydhørhet ovenfor den enkelte avdeling/seksjon/enhets situasjon og behov.
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen kan være: I hvilken grad har vi inkludert andre i kriseplanlegging og beslutningstaking? Har vi i større grad inkludert andre, og bør dette også gjøres fremover? Burde vi ha inkludert flere enn det vi gjorde? Hvordan er forholdet til organisasjonen nå?

Vi har skissert noen av de områdene som kan gi gode refleksjoner, læring og mulighet til organisatorisk læring både i teamet, ledergruppen, avdelingen og virksomhet som følge av koronatiden. Vi anbefaler at hver ledergruppe tar seg tid til å evaluere og reflektere over hva som har vært nyttig læring for dem, hva man kan ta med seg som positive endringer, og hva man kanskje bør prøve å endre.

Tidspunktet for en slik evaluering anbefaler vi skjer nå, og iallfall før sommeren.

Vi i Konsulenttjenester bistår gjerne din virksomhet, ledergruppe eller avdeling med en slik evalueringsprosess om det er ønskelig.

Kontakt oss.