En samkjøpsavtale blir til

Konserninnkjøp utvider porteføljen, og 2,5 milliarder kroners omsetning ses i horisonten. – Samkjøpsavtaler for vektertjenester og ulike produkter innen velferdsteknologi er blant de viktigste nyhetene, sier avdelingssjef Kjetil Østgård.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Disse kommer i løpet av året. Blant avtaleområdene på plakaten for 2018 nevner han småverktøy og kopieringstjenester (sistnevnte som reservert kontrakt). Konkurransen for Oslo-profilerte elsykler er kunngjort, og fornyelse av matavtalen, utvidet med nye avtaler for frukt og grønt og meieriprodukter er underveis.

Noe nytt, noe føres videre
IKT-konsulenttjenester, ladestasjoner til elbiler, vikartjenester og renhold er andre viktige samkjøpsavtaler som skal fornyes i løpet av de neste 6–12 månedene.

– Av disse er renhold spesielt viktig, ettersom leverandøroppfølgingen krever så mye oppmerksomhet. Det er også en relativt stor avtale, med omsetning på rundt 180 millioner kroner årlig. Giganten i porteføljen er imidlertid vikartjenester, med en verdi på over en milliard kroner i løpet av en fireårsperiode, sier Østgård.


LAGARBEID.
Konserninnkjøp rapporterer om stadig større avtalelojalitet og altså økt omsetning, etter at avdelingen feiret med «tomilliarderskake» i 2015. Avdelingssjef Østgård flankeres av innkjøperne Åse Bjørnstad, Espen Skistad, Camilla Gundhus, Cecilie Trehjørningen, Jens Veberg, Trond Håvard Søreng og teamleder Fredrik Herbern Schelle. I midten Tale Nergård Rønne.

Dialog med virksomhetene
– Hvordan bestemmer dere hvilke produkt- og tjenesteområder kommunen skal ha samkjøpsavtaler på?

– For det første får vi regelmessige innspill fra de ulike innkjøpermiljøene i kommunen. Hvert år sender vi en formell henvendelse til ledelsen i hver virksomhet. Denne informasjonen analyserer vi sammen med omsetning og besparelser for hver avtale, og lager en innstilling til våre oppdragsgivere i Byrådsavdeling for finans, sier Østgård.

I år foreslås å avslutte to avtaler, arbeidstøy og printere, som begge dekkes bedre av beslektede ordninger.

Økonomiske og politiske målsetninger
Ordningen med samkjøp er etablert fordi det er hensiktsmessig for kommuneøkonomien, vi sparer penger i form av innkjøpspriser og årsverk. Østgård er imidlertid mer opptatt av effekten på produkt- og tjenestekvalitet.

– Stordriftsfordeler er viktig, og alle våre avtaler forutsetter tydelig økonomisk gevinst. Men som kommune med så tydelige målsetninger innen miljø og samfunnsansvar, er potensialet innen effektiv oppfølging fundamentalt for måten vi jobber på, sier Østgård.

Krav til leverandører
Han bruker den nye avtalen om vakt- og sikringstjenester som eksempel. Dette er et område hvor kommunens virksomheter handler for over 60 millioner kroner årlig. Deler av avtalene er knyttet til proprietære systemer, som alarmer, rondeller og annet utstyr som er knyttet til enkeltleverandører.

– For oss vil det være viktig å skille produkter og tjenester, slik at nye leverandører enkelt kan knyttes til avtalen. Vi definerer krav til lønns- og arbeidsvilkår i tråd med kommunens regime. Som på de nye håndverkavtalene kan vi definere lærlingandel og antall underleverandører. I tillegg kan vi kreve en fossilfri andel av transportvirksomheten, sier Østgård.

Stedkontroll
Han trekker frem at Konserninnkjøp nå har dedikert to årsverk til kontroll og oppfølging av våre komplekse tjenestekontrakter, i tillegg til å samle bestepraksis fra virksomhetene. Ved hjelp av eksterne byråer gjennomføres regelmessige revisjoner.

– Effekten av disse aktivitetene har vært verdifull for oss, sier Østgård.