Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Målet med dNA-prosjektet («Den nye driftsavtalen») er å sørge for behovstilpassede IKT-driftstjenester for Oslo kommunes virksomheter. Slett ikke et revolusjonerende forsett, eller egnet til å fremkalle krigstyper og de store ord. Stabil og sikker IKT har vært kjerneområdet til UKE i årevis, samtidig som oppgavens størrelse nødvendigvis påkaller oppmerksomhet.

Kommunen har ambisjoner innen digitalisering og smart tjenesteutvikling. Skal man tillate seg slikt, må grunnlaget være til å stole på. Vi skal inngå et partnerskap med den nye driftsleverandøren på opptil 10 år.

En stor samtale
Føy til at Oslo kommune slett ikke er én aktør med ett definert behov, men et femtihodet beist med minst like mange føtter, noen trygt plantet i dataprosesseringsalderen, andre prøvende i en fremtidsforestilling med mange ukjentfaktorer, og et betydelig anskaffelsesprosjekt trer frem.

– Vi har brukt mye tid på involvering i denne prosessen. Både overfor leverandørene og virksomhetene. Prosessen er kjørt som en innovativ anskaffelse, med utstrakt dialog og markeds- og behovsavklaring, forteller prosjektleder Maria Therese Sanna.

BLÅTIME FOR DRIFTSMODELLEN. dNA-prosjektet ser på mange ulike modeller for infrastruktur, tjenesteutvikling og distribusjon. – Utsendelse av konkurransegrunnlag er rett rundt hjørnet, så får vi se hva markedet har å tilby, sier prosjektleder Maria Therese Sanna.

Krav til oss sjøl
Hun er meget tilfreds med deltakelsen og interessen fra markedet i kvalifikasjonsrunden, hvor fem konstellasjoner av leverandører er plukket ut til å levere tilbud.

– Nesten «alle er med» i en av konstellasjonene, og det er ingen selvfølge. I dialog- og kvalifikasjonsfasen har vi vært ydmyke for at vi må være en attraktiv kunde ut over det faktum at vi er en stor og høyt profilert organisasjon, sier Sanna.

– På hvilken måte vil den nye driftsavtalen bli bedre enn den vi har i dag?

– Den vil i større grad basere seg på kommunens behov for skalerbarhet og relevante driftstjenester. I tillegg skal bruk av standardleveranser fra leverandøren gjøre kontrakten til mer av et partnerskap enn vi tidligere har fått til, ved at leverandøren settes i stand til å levere det den er god på. I et partnerskap må vi gjøre hverandre gode og som kunde skal vi strebe etter å være gode bestillere. Krav til leverandøren blir krav til oss selv, sier Sanna.

Ulike behov
IKT-sjef Dag Ronald Nybakk i Undervisningsbygg understreker at kundeperspektivet i anskaffelsen knapt kan overvurderes. Som UKE-kunde utenfor Oslofelles håper han dNA er i stand til å tenke forenkling og tydelighet.

– Ambisjonsnivået er jo skyhøyt, og jeg må innrømme at jeg har store forventninger til den nye avtalen. Blant konkrete formuleringer i kontrakten håper jeg vi får en tydeligere anerkjennelse av ulike virksomheters behov i den nye kostnadsmodellen, sier Nybakk.

– Hva mener du?

– Dagens faktura er i for stor grad preget av sekkeposter. Derfor liker jeg overgangen fra drifts- til tjenestemodell. Dertil håper jeg kommunen innser at innføringen av et nytt IKT-regime må skje stegvis, ikke i store jafs. Da blir det lettere å dokumentere effektene av en ny avtale, sier Nybakk.

Lettvekt som suksessfaktor
Bydelsdirektør Alv Sørland i Bydel Stovner anser det viktigste ved dNA er å sørge for at enhetene som er nærmest innbyggerne får en pålitelig plattform til å utvikle tjenester på.

– Vi er allerede i ferd med å bli mindre avhengig av fagsystemene. Pålitelig datafangst og informasjonsflyt gjør oss i stand til å bedrive dynamisk lettvekt-IKT, i tråd med innovasjon og kontinuerlig forbedring, hos oss selv og i omgivelsene våre, sier Sørland.

Han mener tunge fagsystemer i verste fall gjør oss dårligere i stand til å levere relevant velferdsteknologi og andre innbyggertjenester. At forvaltningen av store systemer oppretteholder en teknologisk drevet organisasjon, mens en annen IKT-infrastruktur kan bevege kommunen i retning av å bli mer forretningsdrevet.

– Dette er med andre ord ikke bare et teknologisk spørsmål, men også en øvelse i å flytte makt. Oslo kommune trenger øvelse i forretningspartnerskap og horisontal forretningsutvikling. Problemet er at det innebærer aksept for feiling og ikke minst kultur for innovasjon; noe av det mest usikre og i verste fall ineffektive man kan foreta seg. Jeg håper UKE våger å ta eierskap til denne delen av kommunens teknologiske lederansvar, sier Sørland.

Tett dialog skaper kvalitet
Camilla Shim Winge i Omsorgsbygg har sammen med Nybakk og Sørland bidratt i dNA-prosjektets referansegruppe, og erklærer seg «veldig betrygget» av prosessen overfor markedet og kommunens virksomheter.

– Det er et gjennomarbeidet og solid kravsett vi presenterer, og jeg tror det har vært til kommunens fordel å holde så tett dialog med leverandørene, sier Winge.

– Hva har vært det viktigste hensynet for dere i Omsorgsbygg når det gjelder den nye driftsavtalen?

– For oss som lever av å bygge, drifte og forvalte kommunens formålsbygg er det viktigste å sørge for forutsigbarhet og handlefrihet i planleggingen. IKT-løsningene blir mer og mer integrerte og er en stadig større suksessfaktor for å lykkes med miljøvennlige bygg. Prosjektet har gjort gode vurderinger i et vanskelig landskap. Så kommer det øvrige an på den praktiske gjennomføringen, sier Winge.

dNA på Kundeportalen

Se også:
dNA – det begynner å ligne et liv (28.11.2016)
Rapport fra IKT-forum 22.11 (23.11.2016)
System i oversikten (1.11.2016)
IPVPN: Gravingen kan begynne (19.9.2016)
Heftig markedsmøte om IKT-drift (15.9.2016)
Bak kulissene utkjempes kampen om en av landets største IT-driftsavtaler (digi.no, 21.11.2016)