– Vi blir et skjold mot resten av organisasjonen. Det er ikke alle som skjønner hvorfor ikke de bare kan handle på IKEA eller Clas Ohlson, sier Ana Luisa Santos. Hun deltok på frokostmøte om samkjøp i regi av UKE.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Santos er ellers fornøyd med dagens program. Nytt om avtaleverket. Sosiale, økonomiske, miljø- og kvalitetsmessige krav til leverandøren og oppfølgingen av disse. Møte med kommunens samkjøpspartnere innen kontorrekvisita og møbler; fine presentasjoner og gode svar.

– Jeg skulle bare ønske det var flere enn oss bestillere som ble gitt denne gjennomgangen. Selv kjenner vi mye av stoffet, og vi forstår hvorfor innkjøpsregimet er som det er. I resten av organisasjonen er det ikke selvsagt, sier Ana Luisa Santos.

TRENGER KOMPETANSEN DIN. Avdelingssjef Kjetil Østgård i UKE Anskaffelser og samkjøp gjennomgikk status, planer og bakgrunn for samkjøpsavtalene i Oslo kommune, samtidig som han understreket at UKE trenger beskjed dersom noe ikke fungerer godt nok.

Kjappere å bare stikke ut …
Hun er økonomikonsulent ved Bjølsen skole, men sier utfordringene med å få andre medarbeidere til å forstå organiseringen av innkjøp i Oslo kommune gjelder flere steder enn på hennes arbeidsplass.

– Man har det alltid travelt. Man har sin primære oppgave på jobben, det er den man planlegger for. Innkjøp og anskaffelser har ikke høyest prioritet. Dermed havner man i situasjoner hvor det virker fornuftig, eller hvert fall nødvendig, å stikke ut og kjøpe det man trenger når man trenger det, snarere enn å bruke samkjøpsavtalen. I en slik situasjon har jeg svært lite makt til å si nei, sier Santos.

GOD AVTALELOJALITET, MEN … Koordinator André Joachim Frank i Konserninnkjøp viste i sin gjennomgang av gevinstrealiseringsprosjektet at om lag tre av fire innkjøp gjøres hos avtaleleverandør. Kvalitets- og besparelsespotensialet er ennå betydelig.

Aksept for snarveier
Hun innrømmer at den uønskede «politirollen» gjelder for andre områder enn bare innkjøp. Også når det gjelder reiseregning, permisjoner, sykmeldinger og timelister lever hun med hevet pekefinger mot deler av en organisasjon som ynder å velge snarveier i en travel hverdag.

– Det meste blir til syvende og sist gjort etter forskriften, men det tar mye krefter, energi og tid å måtte forsvare og forklare at det faktisk finnes et regelverk. Det er ikke vi innkjøpere som har bestemt hvordan ting skal være, sier Santos.

Økt bevissthet
Hun mener folk i kommunen gjerne kan bli mer bevisst på ressursbruken.

– Jeg stolt av å jobbe i Oslo kommune. Vi har mye å være fornøyde med, samtidig som vi hadde hatt godt av tydeligere rutinestyring. En kan si at noen samkjøpsavtaler kunne ha vært bedre eller billigere. Men så lenge vi er enige om at de skal benyttes, burde flere enn oss innkjøpere sette seg inn i hva de innebærer, sier Santos.

Se også:
Alle presentasjoner, frokostmøte om samkjøp 5.2.2016