En brekkstang for digital samhandling

Korona endrer rammene for samarbeid og dialog i kommunen. Mange har brettet opp ermene, og gått nye veier for å redusere den sosiale avstanden mellom kolleger og ansatte.

Tekst: Sindre Haugan

I mars 2020 sendte vi i Oslo kommune cirka 1,2 millioner Workplace-meldinger på kryss og tvers i etater og bydeler. Sammenlignet med måneden før er det nesten en tredobling, og det er ingen tvil om at det har skjedd en endring i måten vi snakker sammen på.

Her er noen erfaringer fra de som virkelig har benyttet den digitale muligheten til å koordinere, dele, informere og ikke minst skape dialog med kollegaer og ansatte:

Raskere informasjonsflyt
Stein Are Sellevoll-Klubbenes er seksjonsleder med ansvar for barnehagene i Bydel Vestre Aker. I følge statistikken, er seksjonslederen blant de som er best på å engasjere sine ansatte på Workplace. Engasjement måles i likerklikk, kommentarer, delinger og antall visninger.

**NYSGJERRIG**. Sellevoll-Klubbenes opplever selv at han fomler mye på Workplace, men liker å prøve seg frem.

Med store deler av arbeidsdagen tilbrakt på kontoret, bruker han Workplace for å gjøre seg synlig og tilgjengelig for de ansatte.

– Spesielt den siste tiden har det vært mye og skiftende informasjon. Da har det vært viktig for å meg å bruke Workplace for å sikre raskere informasjonsflyt, og lette litt på trykket for lederne under meg, sier Sellevoll-Klubbenes.

De siste månedene har han merket en stor endring i hvordan ansatte bruker verktøyet, og beskriver korona som en brekkstang inn for å få flere aktive brukere.

Anne Christine Bergem er en del av tjenesteteamet for Workplace i UKE. Hun kan bekrefte at antallet aktive brukere har steget til værs.

– Vi regner en bruker som aktiv hvis de har vært pålogget på minst 10 av de siste 28 dagene. Her ser vi en økning på nesten 8.000 brukere, og tallet har holdt seg stabilt siden mars, sier Bergem.

Åpner for dialog
– Når jeg publiserer noe forsøker jeg å være åpen, ærlig og nyansert. Du skaper ikke engasjement hvis du presenterer en konklusjon. Hvis du er åpen og ærlig på at du ikke nødvendigvis sitter på fasiten tør kanskje flere å engasjere seg, sier Sellevoll-Klubbenes.

**ÅPENHET.** Sellevoll-Klubbenes foretrekker Workplace over e-post når diskusjonene blir lange.

Han tror også det er viktig at lederne er klar over maktbalansen som ofte finnes mellom leder og ansatt.

– For mange ansatte sitter det nok langt inne å være uenig med lederen sin, spesielt i en åpen arena som Workplace, sier han.

Fjernt, men nært
Mona Neksum er barnehagestyrer for to barnehager i Bydel Ullern. Den praktiske utfordringen med å være tilstede to steder på likt, har gjort at hun har lenge har praktisert det hun kaller «nærfjernværsledelse».

**EN SOSIAL ARENA**. Mona Neksum bruker Workplace til å holde daglig kontakt med ansatte.

– Workplace lar meg ha løpende kontakt med mine ansatte, og dele informasjon på tvers av barnehagene. Målet mitt er at ansatte skal føle at jeg er tilstede, til tross for den fysiske avstanden, sier Neksum.

Da barnehagene stengte ned merket hun et enda sterkere behovet for å pleie det psykososiale miljøet og forsterke følelsen av gruppetilhørighet.

– Jeg skriver alltid «God morgen» når jeg logger meg på. Jeg åpner alltid for dialog, slik at de som vil kan dele litt fra sin hverdag. For mange er det viktig å bli sett hver dag, men det er ikke nødvendigvis så mye som skal til, sier hun.

Behovet for digital kontakt var ikke unikt for barnehagene i Bydel Ullern. I følge Bergem økte den gjennomsnittlige kontakten en person har per måned fra cirka 31 handlinger i februar til 64 handlinger i mars.

– Vi regner det som en handling når to personer samhandler med hverandre. Dette kan være alt fra innlegg, reaksjoner eller chatmeldinger. Verktøyet hjelper oss også å se hvilke team eller avdelinger som samarbeider eller utveksler erfaringer på tvers av organisasjonen, sier Bergem.

En arena for å koordinere og mobilisere
I perioden etter koronautbruddet var informasjon og retningslinjer ferskvare. Å sørge for å holde de ansatte oppdatert ble desto viktigere.

– I motsetning til e-post, gir Workplace meg en god oversikt over hvem som har fått med seg det jeg har publisert. På den måten er det enklere å ta en telefonsamtale kun til de som trenger en ekstra påminnelse, sier Neksum.

Hun peker også på muligheten til å involvere flere og gjøre avklaringer. Da myndighetene besluttet at barnehagene skulle åpne for barna til medarbeidere i samfunnskritiske yrker, måtte personalet i barnehagen snu seg om raskt.

– På søndag kveld fikk jeg beskjeden om at barnehagen skulle være åpen dagen etter. Da gjaldt det å samle troppene. Ved hjelp av gruppesamtaler kunne vi enkelt mobilisere oss internt, sier hun.

Alle ansatte var innforstått med at situasjonen krevde at de var tilgjengelig også på kveldstid, og med varslinger direkte til mobilen gjorde det koordineringsjobben enda enklere.

Felles fagnettverk
Børge Erdal er leder for Uteseksjonen i Velferdsetaten. Han tror Workplace kan bidra til at vi i større grad snakker som ett Oslo.

**SAMLER OSS.** Børge Erdal bruker Workplace for å bygge arbeidsmiljø internt i seksjonen og med resten av Oslo kommune.

– For oss som jobber på tvers av bydelene ser vi ofte at det er femten ulike måter å gjøre ting på, én for hver bydel. Jeg tror at Workplace kan være samlende for oss, og bidra til at vi gir innbyggerne den samme kvaliteten i tjenesten uansett hvor de bor, sier Erdal.

Ved å utvikle en felles Oslostandard for utekontaktarbeid, samt egne grupper for alle utekontakter og ledere, bygger de felleskap på tvers av tjenestene.

– Man behøver ikke finne opp kruttet på nytt hver gang. Vi kan heller bruke gruppene til å dele informasjon og spille hverandre gode. Workplace åpner opp kommunen som et felles fagnettverk, sier han.

**UKENTLIG OPPDATERING.** Gjennom nyhetsbrev sikrer Uteseksjonen god informasjonsflyt, uten at medarbeidere blir bombardert med e-poster.

Et delt ansvar
Kari Anne Olimb Storm er barnehagestyrer, og ser stor verdi i den åpne og desentraliserte kommunikasjonskanalen.

**AKTIV BRUKER.** Kari Anne Olimb Strom har jobbet mye for å få ansatte til å se verdien av Workplace

– Hvis det kommer oppdatert informasjon fra sentralt hold kan det like gjerne snappes opp av en assistent hos oss og deles videre internt i våre grupper, sier hun.

I bydelen har de opprettet en egen gruppe for alle barnehagestyrerne. Kanalen bruker de til å melde vikarbehov, dele tips eller stille spørsmål, og da pandemien kom til Norge fikk gruppen en fornyet status.

– I en periode fikk vi lite informasjon, men vi kunne bruke gruppen for barnehagestyrerne til å kartlegge og avstemme det vi visste. Det ga oss en ekstra trygghet, sier Storm.