Digitalisering i praksis

Vi vet det ikke er å «sette strøm til papir». Men hva er digitalisering da? Gjøres det i det hele tatt i Oslo kommune? Vel, vi har Bydel Stovner …

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Alt som kan digitaliseres – hva er nå det?

Kanskje ikke gulvvask, transport, pleie og omsorg, parkbeplantning, barneskoleundervisning, mat og drikke, 17. mai-tog og skriving av e-post.

På den annen side, kanskje alle disse tingene, i hvert fall deler av dem. Måle- og varselsystemene for parkstell, læringsstøtte og rapportering i skolen, planlegging og bestilling av matvarer og måltider; tilsvarende bistand til de andre og det meste av innbyggertjenester.


AKTIVISERING, HABILITERING, DIGITALISERING. Innovasjon og teknologiutnyttelse er i Bydel Stovner ikke kun for noen få. Snarere gir det muligheter for alle medarbeidere, så vel som innbyggerne.

Skitt, kanel og digitalisering
Skrift- og bildekommunikasjon gjøres allerede digitalt, ved hjelp av ett kommunefelles system, Outlook, og flere virksomheter uttester løsninger som Workplace, Yammer, Slack, Lync og Sharepoint.

Har Oslo kommune dermed startet arbeidet med å digitalisere alt som digitaliseres kan? Har vi fått avklart hva vi mener med digitalisering, slik at hver av oss vet hvilken vei å gå for å bidra til å oppfylle byrådets intensjon?

Direktør-deleavtale
Groruddalen er blant de stedene hvor man i hvert fall har begynt. Bydelene Alna, Stovner og Grorud har inngått avtale på direktørnivå om å dele løsninger og samarbeide om ressursutnyttelse, for eksempel når det gjelder velferdsteknologi.

– Dette er løsningen som har passet oss best. Tiltakene på høyere nivå blir litt virkemiddelstyrt, jeg har inntrykk av at kommunen som helhet har lettere for å sette volummål, som at ditt skal digitaliseres eller datt skal innføres. Vi har et annet perspektiv; vi ønsker at våre aktiviteter er behovsstyrt, forteller Madelene Stolpe, rådgiver tjenesteutvikling og digitalisering i Bydel Stovner.


GJØR VI DET RIKTIG? Digitalisering av kjøkkentjenesten, Strømsveien 102. (Faksimile Oslo/IKT, Workplace)

Digital behovskartlegging
Stolpe er del av et innovasjonskontor som bydelene Alna og Stovner har opprettet i fellesskap. Her sitter medarbeidere som på heltid arbeider med forbedring, innovasjon, digitalisering og tjenestedesign. I tillegg til «vanlige» medarbeidere fra fagavdelingene, som hospiterer 20 prosent i uka.

– Vår første store leveranse var i vinter, da samtlige brukere av trygghetsalarm i bydelen gjennomførte en digital behovskartlegging for velferdsteknologi. Inntil nå har skjemaene vært knyttet til hvert enkelt hjelpemiddel, og de har vært papirbasert. Nå har vi en velfungerende nettbasert og skalerbar kartleggingsløsning, og vi deler den gjerne, sier Stolpe.

IKT i lettvekt
Både fallsensorer, GPS-indikatorer, bærbare alarmer, medisindispensere og dørlåser er hyppig nevnt som de mest interessante løsningene innen velferdsteknologi som kan digitaliseres. Men alle trenger ikke alt. Og ikke alles behov forblir uendret fra ett år til et annet.

– Vi er ikke avhengig av sentralisering i tjenesteutviklingen, for den viktigste kompetansen er hos oss, nemlig innbyggernes behov. Så har vi samarbeidet med Helseetaten om finansiering, slik at løsningen kan skaleres opp til alle bydelene som trenger den. Det går knapt en dag uten at noen spør, sier assisterende bydelsdirektør Bjørn Haraldsen.

Størst potensial i linjen
For å unngå én plan for tillitsbasert ledelse og endring, én for digitalisering og innovasjon, én for tjenesteutvikling og en annen for strategi, har man i Bydel Stovner samlet alt i en overskrivbar og høyst levende virksomhetsstrategi. Men så mye som bydelen satser på systematisering av endring og innovasjon, understreker Haraldsen og Stolpe hvor viktig det er at blikket er festet på rett sted.

– 90 prosent av alt innovasjonspotensial er stegvis og kontinuerlig forbedring, slikt som skjer i linjen. Derfor er det viktig med fortløpende og nær kontakt med fagavdelingene. Det er ressurskrevende å jobbe med innovasjon, og en helsesøster, en sosionom eller en barnehagestyrer har alltid nok å henge fingrene i. Men det er de som er ekspertene, så vi reiser mye rundt. Og bruker Slack til å holde kontakten, sier Stolpe.

Hvem forbedrer vi for
I arbeidet med bydelens ledergrupper, så vel som i dialogen med andre virksomheter, har den største utfordringen vært å kvitte seg med det de to kaller en «nullfeilskultur», der oppmerksomheten er rettet mot et politisk direktiv eller en rapport i det fjerne, snarere enn de mangfoldige behovene til innbyggerne vi alle egentlig er ansatt for.

– Vi merker imidlertid at det er en annen type deltakelse nå, hvor det kommer kvalifiserte og velfunderte forslag kontinuerlig. Da er det godt å kunne bidra til å løfte de videre, og la resten av organisasjonen få nytte av hver forbedring, sier Haraldsen.

Hva mener du? Hva gjør Oslo riktig i arbeidet med å digitalisere internprosesser og tjenesteproduksjon? Hva gjør vi feil? Bruk kommentarfeltet og si din mening.

Se også:
Kommunal selvtukt (23.11.2016)
Spleiser på forbedringsarbeidet (13.10.2016)
Utnytter ikke digitaliseringspotensialet (26.8.2016)
Plattform for innbyggerdialog (23.5.2016)
Håndholdt byutvikling (24.5.2016)
– Digitalisering handler om mennesker (11.3.2016)