Både innbyggere, kolleger, leverandører og kunder har problemer med å få tak i deg hvis du ikke oppdaterer PRK-informasjonen. – Gjør deg synlig, oppfordrer Ketil Grøttvedt, Carina Schie Lillehagen og Mette Dyrhaug på Oslo kommunes kontaktsenter.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Hva er det viktigste samhandlingsverktøyet i Oslo kommune? Er det trikken – eller kanskje Oslo Taxi? Facebook? Kanskje er det de to føttene de fleste av oss er heldige nok til å være utstyrt med, som gjør det mulig å forlate arbeidsstasjonen dann og vann, og rusle over til en god kollega og slå av en prat?

RING-RING! Noen av oss vil slett ikke ha telefoner, men hvordan skal vi da kunne hjelpe kunder, kolleger og byens innbyggere? Ketil Grøttvedt, Carina Schie Lillehagen og Mette Dyrhaug på Oslo kommunes kontaktsenter oppfordrer til PRK-dugnad.

Unngå feilringing
For mange vil svaret fortsatt være den gode, gamle telefonen, i fast eller «flytende» form. Oslo kommunes kontaktsenter overfører daglig mellom 4000 og 6000 samtaler mellom oslofolk som søker kontakt, samarbeid, bistand eller som bare skal gi en kort beskjed. Utfordringen i denne omgang er: Det kunne ha vært mange flere.

– Vi snakker mye om hvordan teknologi kan knytte oss sammen, og det er utvilsomt mange spennende, nye muligheter. Men vi må ikke forsømme de verktøyene vi engang har. PRK er et uvurderlig hjelpemiddel til personsøk, og det er viktig at hver og en av oss står oppført med korrekt informasjon, sier Ketil Grøttvedt i Oslo kommunes kontaktsenter.

Komplettér profilen din i PRK
Korrekt mobil- og fasttelefonnummer og arbeidsstedsadresse er viktig. Hva med alternativ telefon, altså noen innringer kan kontakte dersom du er opptatt? Dette kan være en kollega eller nærmeste leder.

– Det er også viktig å fylle ut feltet «Beskrivelse», gjerne i stikkordsform. Oppgi hva du jobber med, hva du kan hjelpe kunder og kolleger med. Tenk Google, før opp begreper du kan tenke deg at andre ville benytte for å finne den type kompetanse du sitter på. Ta gjerne en idédugnad sammen med kolleger for å samkjøre terminologien, sier Carina Schie Lillehagen.

Umeldt fravær er en tidstyv
På denne måten, anser katalogekspertene, gjør du kommunen og virksomheten din mer tilgjengelig og bidrar til å heve tjenestekvaliteten.

– Og vær så snill og meld fravær. Det er enkelt og utgjør en stor forskjell for oss rundt deg. Du kan enten bruke Outlook eller Kvikk Fravær, som du finner i bokmerkeraden i Internet Explorer, sier Mette Dyrhaug.

Kultur for samarbeid
De tre understreker at det ikke bare er Oslo kommunes kontaktsenter som øker servicegraden ved at kommunens medarbeidere synliggjør sin tilgjengelighet. Ansatte i kommunen vil også lettere få oversikt over tilgjengeligheten til kollegaer de vil ta kontakt med

– Dette er avgjørende for Oslo kommune som tjenesteyter og har sammenheng med byrådserklæringens målsetning om bedre samhandling, utnyttelse av de ansattes kompetanse og en mer effektiv bruk av kommunens ressurser. Å nå effektivt frem til hverandre er en forutsetning for en enhetlig innbyggerservice, sier Grøttvedt.

Se også:
Kundebehandling utenfor boksen (18.1.2016)
Vil gjøre mer for flere (30.11.2015)

Sett i gang:
Finn deg selv i PRK, meld inn oppdateringer
Oppskrift på fraværsmelding

Kommentarer?
Bruk feltet nedenfor og si din ærlige mening – eller spør om det du lurer på.