De gir deg nytt sak-/arkivsystem

Oslo kommune har for øyeblikket ca. 50 ulike systemer for arkivering og saksbehandling. Flertallet av virksomhetene har papirbaserte originalarkiver. – Formålet med eArkiv-prosjektet er å sikre kommunens felles hukommelse, sier Siri Mæhlum, Jan Erik Ressem og Cecilie Kornsæther.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Er du en sånn som brenner for DocuLive? Som liker Facebook-siden til ePhorte? Som irriterer deg over at kravene i Noark-standarden (jf. arkivforskriften § 2-9) oppdateres altfor raskt? Eller er systemportefølje for kommunalarkivering i din kategori for «nice to know»-informasjon?

– Det viktige er ikke hvor lidenskapelig man er til arkivering i seg selv, men at kommunen skal holde seg med rutiner og systemer som er moderne og hensiktsmessige. Situasjonen i dag er at systemparken er fullstendig disintegrert. Det er behov for både koordinering og oppdatering, forklarer Jan Erik Ressem, prosjektleder for eArkiv.

earkiv_artikkel
ARKIVKAMERATENE. Siri Mæhlum fra Eiendoms- og byfornyelsesetaten, Jan Erik Ressem fra UKE og Cecilie Kornsæther fra Byarkivet deltar i prosjektet med det selvforklarende navnet eArkiv.

Fortsatt egne systemer
Så hvilken porteføljestruktur er mest hensiktsmessig for en organisasjon som Oslo kommune? Vil prosjektet anbefale innføring av ett felles arkiv for alle enheter, eller bør hver etat og bydel fortsatt ha ansvar for sine egne systemer?

– Dette er ikke endelig besluttet, men prosjektets klare anbefaling er videreføring av en desentral driftsstruktur. Et felles arkiv for Oslo kommune har noen fordeler, men blant annet gjør sikkerhetsrisikoen en slik modell uhensiktsmessig. Vi ønsker imidlertid bedre interaksjonsmuligheter ved at alle virksomheter kjører på system fra samme leverandør, sier Ressem.

Kontrakt sommer 2016
– Hvilket system innstiller dere på?

– Den avgjørelsen er ennå et stykke frem i tid. Vi tar sikte på å inngå kontrakt i løpet av det neste året. Så starter arbeidet for enhetenes arbeid med lokal implementering i løpet av 2016 og 2017, sier Ressem.

Hovedleverandør får ikke implementeringsansvar
– Er det en risiko for at man gjør seg for avhengig av én leverandør med anskaffelsesmodellen dere anbefaler?

– Det er i hvert fall en risiko vi er oppmerksomme på. Derfor ønsker vi å inngå kontrakt om konsulenttjenester for implementeringen med andre selskaper. Men kontraktstrategien for disse store anskaffelsene er heller ikke endelig avgjort. Dessuten må det avklares hvilken rolle prosjektet skal ta i den videre forvaltningen, sier Ressem.

– Så utover at Oslo kommune har behov for et nytt sak- og arkivsystem, er det mange ukjente faktorer i anskaffelsen?

– Ja, det kan du si. Men følg med på intranettsiden vår http://oslo.kommune.no/earkiv/, der publiserer vi progresjon og status inntil vi er i mål med et nytt system, sier Ressem.