Kategoriarkiv: UKE internt

Vi pusser opp!

I juni flytter Plattformforvaltning og Operativ sourcing «hjem» fra Fredrik Selmers vei 6 og midlertidig inn i sjette etasje nord. Dermed innledes en ominnredning av nesten alle etasjer med avslutning april 2020. – Vi går for lyse flater og åpne lokaler, sier Mavela Gonilovic og Tone Moe i Etatsservice.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Ledelsen i UKE har vurdert hva vi skal gjøre med lokalene våre framover. Skal vi bli eller skal vi flytte, skal det hele oppusses og hvem skal i tilfelle ta regningen?

– Vi har leiekontrakt som varer i fire år til. Konklusjonen er at vi skal leve i lokalene våre denne tide uten å investere store summer, og gjøre det beste ut av de midlene vi har til rådighet og forbedre lokalene. Vi har ikke fokusert på hva som er de aller beste løsningene, men hvordan det kan bli godt nok i en kortere peride, sier seksjonsleder Mavela Gonilovic i Etatsservice.

«MODERAT OPPUSSING». Tone Moe og Mavela Gonilovic i UKE Etatsservice innstiller på å få det godt nok.

Luftkvaliteten skal bli bedre
Ikke minst har det vært fokus på hva som er et godt nok innemiljø. To eksterne undersøkelser er gjennomført. Et sett med fysiske målinger i regi av Mycoteam, og en spørreundersøkelse gjennomført av Rambøll. Tiltakene som nå gjennomføres hviler tungt på konklusjonene herfra.

– Samlet sett, og ikke minst sammenlignet med andre kontorbygg, er inneklimaet vårt ikke så verst. En del ansatte klager på tørr og tung luft, og at avkjølingen om sommeren er for dårlig. Alt dette bør bli bedre når når vi gjør endringene basert på rådene fra fagpersonellet. Ikke alle er tilfreds med renholdet, og vi jobber med minikonkurranse for nytt renholdsfirma, sier Tone Moe.

Mer åpenhet
Og det blir flere landskap. Vegger fjernes, åpenhet fremmes. Det blir innkjøpt en del nye møbler tilrettelagt for denne kontorformen. Det vil også bli forbedrede lysforhold flere steder i lokalene. For øvrig er det nøkternhet som preger kontorprosjektet. Avdelingene blir stort sett værende der de i dag holder til, dog i renere, åpnere og lysere lokaler med bedre luft.

– Dette betyr for eksempel at Lønns- og regnskapstjenester blir værende i femte etasje nord, Konsernservice blir værende i fjerde, Basistjenester i åttende. Resten av Plattform og leveranse samles i sjette etasje, Tjenesteutvikling i sjuende. En del av sjuende etasje sør avsettes til tidsbegrensede prosjekter, sier Gonilovic.

Sjette etasje før sommeren
– Hva er det første som skjer?

– Oppussing av sjette etasje sør og nord starter umiddelbart, slik at vi rekker å få tilbake gjengen til Øystein og Espen før sommeren. De flytter først inn i nordfløyen, som overtas av Løsningsekspertise og 1. linjesupport, Operativ sourcing og Regnskapstjenester så fort lokalene er klare. Når det er klart, starter vi på fjerde, femte og sjuende etasje. Arbeidene her vil pågå mens folk jobber, så vi får trå litt rundt hverandre og gjøre det beste ut av situasjonen, sier Moe.

– Ikke alle er vant til å arbeide i åpent landskap?

– Nå skal ikke alle sitte i landskap. Flere vil beholde løsningen med cellekontor, og de som av ulike årsaker har behov for skjerming vil få det enten i åpne lokaler, eller på eget kontor. Vi andre må trene på en større grad av åpenhet i lokalene våre, tilpasse arbeidsvaner og lydnivå og enes om felles spilleregler i landskapet. Det legges opp til ulike soner og egne stillerom for telefonsamtaler og lignende behov, sier Gonilovic.

Arbeidsmiljø i UKE

Vi snakker med hverandre, har tillit til lederen og vi føler vi kan si fra om det vi er uenige i, men mange mener de har for stor arbeidsmengde, oppsummerer Lene Moum og Adrian Bracht i HR om resultatene fra digital vernerunde.

Trykk her for å se noen høydepunkter fra resultatene (intranett)

Årets arbeidsmiljøundersøkelse ble gjennomført digitalt for første gang. Den «digitale vernerunden» erstatter den tradisjonelle vernerunden der hovedverneombud går rundt og snakker med folk.

Basert på det som er kommet fram i undersøkelsen vil hovedverneombud og HR ta kontakt med de som har behov, og jobbe sammen med ledere for å forbedre arbeidsmiljøet. Undersøkelsene ble gjennomført i februar.

Siden har resultatene blitt analysert og diskutert i etatsledelsen og arbeidsmiljøutvalget. Alle avdelingenes ledergrupper har nå fått en informasjonspakke med forslag til målrettede tiltak basert på lokale resultater, og HR har starter arbeidet med å støtte ledere i dette.

Mening, mestring og tillit til leder
Funnene varierer naturlig nok mellom UKEs etasjer og fløyer, men ikke så mye en kanskje skulle tro.

– Vi har det bra på jobben og opplever stor grad av mening og mestring i arbeidshverdagen, innleder nytilsatt HR-rådgiver Adrian Bracht.

– For oss som jobber med lederutvikling er det særlig løfterikt å se at folk oppgir at de har tillit til nærmeste leder, ikke minst fordi vi vet at mange ledere har vært mindre tilgjengelig det siste året, som følge av tirsdagsmøtene for utvidet ledergruppe, sier Lene Moum. Tillit til egen leder er et viktig fundament for å bygge god kutur, levere gode resultater og trives på joben.

Rollebeskrivelser og kompetanseprofiler
– Vi ser at enkelte steder i UKE er det fortsatt for mange som ikke har kjenneskap til rollebeskrivelsen for rollen sin eller hvilke kompetanser man skal ha for å utføre oppgavene. Dette må jobbes videre med, sier Lene Moum.

Enkelte steder opplever ansatte at man forstår sin egen rolle, men syntes det er utydelig hvordan de henger sammen med andres roller og oppgaver.

– Dette er et felles ansvar for lederne i de enhetene det angår. Men vi er egentlig positivt overrasket over hvor mange som kjenner sin rollebeskrivelse og kompetanseprofil, og hvor mange som har laget kompetanseplaner på basis av disse. Dette er tross alt nytt i UKE, så undersøkelsen viser at vi er godt i gang, sier Lene Moum.

Trakassering
Det er ikke alt som er solskinn og glede i undersøkelsene. Noen rapporterer at de har opplevd trakassering på arbeidsplassen.

– Selv om det er svært få som melder om dette, så har vi nulltoleranse for mobbing og trakkasering, og ingen skal behøve å oppleve det på jobben. Ledelsen i UKE tar dette på alvor, og vil sammen med hovedverneombudet og HR jobbe målrettet med de seksjonene der dette er meldt, sier hovedverneombud Zyhrije Januzi.

Hovedverneombud Zyhrije Januzi med AKAN-kontakt Grete Røsvik.

Høy arbeidsmengde
Hele seks av ti opplever at de har en arbeidsmengde som er vanskelig å håndtere.

– Dette er ikke overraskende gitt den situasjonen UKE har vært i, med tanke på omorganisering. Men det er viktig at alle har håndterlig arbeidsmengde, slik at vi kan leveregod kvalitet og ha en helsefremmende arbeidsplass, sier Adrian Bracht.

– Det er viktig for oss å understreke at alle resultater er «gode» i den forstand at de gir målbar innsikt i hvordan vi faktisk har det på jobb, og hvordan vi kan sette i verk forbedringstiltak.

– Ja, hvordan bøter vi på at folk har for mye å gjøre, skal vi kutte ut halve tildelingsbrevet?

– Nei, det skal vi ikke gjøre. Selve tiltakene gjøres avdelings- og seksjonsvis. Det er ikke nødvendigvis slik at den samme medisinen fungerer like godt overalt. Der hvor det er et problem med for stor arbeidsmengde må ledere jobbe målrettet med dette, sier Lene Moum.

Andre resultater fra årets medarbeiderundersøkelser inkluderer:

  • 94 prosent svarer at de har gjennomført utviklingssamtaler
  • 87 prosent opplyser at de har  tilstrekkelig kjennskap til egen rollebeskrivelse
  • 67 prosent har laget kompetanseplaner
  • 43 prosent mener de har tilstrekkelig kjennskap til kompetansene i kompetanseprofilen for egen rolle
  • 91 prosent rapporterer om et alt i alt godt arbeidsmiljø i enheten
  • 91 prosent svarer at det er rom for å være uenig
  • 96 prosent svarer at de er enige om at det hersker en vennlig omgangsform i enheten
  • 96 prosent svarer at de opplever å kunne snakke med nærmeste leder om forhold som påvirker helse og trivsel
  • 26 prosent opplever begrenset fleksibilitet på jobb

Sjekk også ut episode 2 av UKEs podkast, som omhandler kultur, miljø og resultatene fra digital vernerunde

«Stemmen fra Hadeland» takker av

Etter å ha vært med fra opprettelsen av Oslo kommunes kontaktsenter, fylt 70, og gjennomført et yrkesliv med mestertittel i lavt sykefravær, gir Olaug Bjerke nå snakketøyet fortjent avlastning.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

– Det er vemodig å slutte nå, det er så mye spennende som skjer. Og vi har så mye flinke og hyggelige folk, sier Bjerke.

Stort sett på plass
Hun blir unisont hyllet av sine egne, som blant annet nominerte henne til «Årets medarbeider» på fjorårets UKE-årsfest. Det snakkes om en sosial urkraft, som leverer godt arbeidsmiljø, og ikke minst en kontinuerlig tilstedeværelse. Veteranen har nemlig null sykefraværsdager fra sine mange år ved kontaktsenteret, lar vi oss fortelle.

– Det er ikke helt riktig, jeg mistet stemmen i 2005. Da måtte jeg holde meg hjemme i tre dager. Jeg har tenkt å ramme inn den egenmeldingen.

INNBYGGERDIALOG. Olaug Bjerke har vært begeistret til stede siden opprettelsen av Oslo kommunes kontaktsenter. – Jeg er stolt over å representere byen, sier hun.

– Det er godt å snakke
Bjerke har ellers ingen spesiell forklaring på det rekordhøye nærværet.

– Jeg er velsignet med ei god helse, og arbeidsglede og trivsel har nok hatt stor betydning. Det føles tilfredsstillende å få hjelpe folk, og jeg kjenner også en stolthet i å representere Norges største kommune helt i front, forklarer Bjerke.

Etter at hun ble enke i 1991 har jobben vært god terapi i hverdagen.

– Det er godt å snakke. Jeg snakker jo hele dagen. Hjemme er jeg nærmest litt usosial, så jeg er spent på hvordan pensjonisttilværelsen kommer til å bli, en ny epoke i livet mitt.

Fra postvesen til pratmakeri
Bjerke vokste opp på gård, med fjøsstell og relativt lange dager fra tidlig alder. Utdanningen etter realskole, handel- og kontor, startet med husmorskole på Bondelia i Vardal ved Gjøvik. Den første jobben var som poståpneriassistent ved poståpneriet på Gran.

– Der ble jeg i seks år, før jeg ble overført til Tveita postkontor da vi flyttet til Oslo.

Det ble imidlertid ikke karriere i postvesenet, ettersom familien Bjerke begynte å øke. Dernest startet en 13 års periode som altmuligperson i Stjernemyra barnehage. Men å jobbe i barnehage sliter på kroppen til selv ei grepa jente oppvokst på hadelandsgård.

– Da Bydel Hellerud søkte etter medarbeidere til sentralbord var valget lett.

Orden internt og utad
Bydelen tilrettela arbeidsplassen med salstol og hev/senk-pult, og etablerte et svært godt arbeidsmiljø som har preget Bjerkes yrkesliv siden.

– På Hellerud praktiserte vi en servicestandard for kundene og hverandre. Vi hadde et godt omdømme i lokalmiljøet og blant de andre bydelene, sier hun.

Derfor var det naturlig for bydel Hellerud å engasjere seg som pilot i etableringen av et felles kontaktsenter for Oslo kommune, da denne ideen fikk medvind på starten av årtusenet.

CLIQUE. Bjerke ble godt representert av gjengen på kontaktsenteret da hennes 70-årsdag ble markert forrige uke. (Foto: Nikolai Kobets Freund).

Myk start på kommunehåndteringen
Enheten startet opp høsten 2004, Olaug Bjerke kom inn i februar 2005.

– Vi holdt til i Grenseveien, på Tøyen rett bak bensinstasjonen. Før ansettelse var det test og intervju i to runder med Johnny Nyløvold og Bente Walmann. Det var spesielt å måtte sette seg inn i hele kommunen etter å ha vært bydelsansatt i så mange år, men bydeler og etater kom på puljevis, så innføringen gikk greit.

– I dag er det tøffere for de som starter, som får hele kommunen servert med en gang.

En god plass å komme til
– Hva er den viktigste enkeltfaktoren for å skape et godt arbeidsmiljø?

– Det er mestring, kompetansedeling, det å fremsnakke hverandre og rose hverandre. Det gir motivasjon og lavt sykefravær. At man får nye oppgaver som man vokser på. Da stimuleres man til å hjelpe hverandre. I dag er det så mye digitalt; jeg vil si det meste er bedre. Man kan være selvhjulpen og få til ting kjappere. Men vi trenger fortsatt å bistå, og se og støtte hverandre, og det har vi skjønt her på Kontaktsenteret, både ledere og kundekonsulenter. Rause på omsorg, hjelpsomhet og vennlighet. Det har vært en god plass å komme til om morran – hver dag.

Hjelp til i hodejakten

Har du sett UKEs annnonser på LinkedIn og digi.no? Hjelp dine kollegaer ved å dele stillingene på sosiale medier.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Har du vært på LinkedIn eller nettavisene digi.no eller anbud365.no i dag, har du kanskje sett annonsene. På torsdag kommer den på trykk i Dagens næringsliv. (Reprise lørdag og neste lørdag igjen).

De neste to ukene kjører vi en koordinert mediekampanje, hvor rekruttering av program- og prosjektledere, sikkerhetsrådgivere, IT-arkitekter, utviklere, innkjøpsrådgivere og tjenesteledere igjen samles under konseptet «digitale hoder». Utlysningene er samlet på vår landingsside www.oslo.kommune.no/digitale-hoder

– Den viktigste jobben for oss i UKE er å dele kampanjen i egne sosiale medier: Facebook, LinkedIn, Twitter; ja, Instagram og Snapchat for den sakens skyld. Vi vet at vi bare kommer halvveis med annonsering og Finn-kunngjøring: Vi trenger nettverket ditt, sier etatsdirektør Marit Forseth.

Det spiller ingen rolle om du jobber i LRT, Konsernservice, Fakturabehandling eller Servicesenteret. Alle kan bidra.

– La oss løfte sammen for å sikre oss de aller beste folkene, sier Forseth.

Deling er enkelt:

1. Klipp ut internettadressen til stillingen du ønsker å tipse om.

2. Lim den inn i statusfeltet på Facebook, Twitter eller LinkedIn.

3. Før publisering: Legg gjerne inn en passende tekst til erstatning for internettadressen.

4. Gjør samme operasjon med vår landingsside http://www.oslo.kommune.no/digitale-hoder

10-FAKTOR kommer i dag

Hvordan har du det på jobb? HR og etatskommunikasjon vil ha ditt perspektiv. – Vi skal hjelpe hverandre med å videreføre det som er bra og forbedre der det trengs, sier Kristin Lehne og Lene Moum.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

«Det er ganske skummelt», sa etatsdirektør Marit Forseth før helgen. Hun viste til årets medarbeiderundersøkelse 10-FAKTOR, som du kanskje allerede har fått i postkassa når dette leses.

Svar fort og ærlig
10-FAKTOR er 36 påstander om hvordan hver og en av oss har det på jobben. Etatsdirektøren spekulerte om hvorvidt resultatene vil leses som en temperaturmåling for Nye UKE.

– Det vil de jo, ettersom vi alle er i en ny organisasjon. Heispitsjen og innføringen av kapabilitetsmodellen representerer en ny måte å arbeide på for de fleste av oss. Samtidig er det viktig å huske på at 10-FAKTOR dreier seg om din personlige opplevelse av egen hverdag. Forhold deg til påstandene slik de er formulert. Bare slik får vi et korrekt bilde av hvert team, hver seksjon, avdeling og UKE som helhet, sier Lene Karine Moum i HR og etatskommunikasjon.


DEN GODE BOK. – 10-FAKTOR er et effektivt verktøy for prosess- og kulturutvikling på alle organisasjonsnivå, sier Kristin Lehne og Lene Moum i HR og etatskommunikasjon.

Praktisk forbedringsverktøy
Selve 10-FAKTOR er identisk med undersøkelsen vi gjennomførte høsten 2016. Den er utviklet av KS i samarbeid med blant annet UKE, under faglig ledelse av BI-professor Linda Lai. 230 kommuner gjennomført 10-FAKTOR siden den ble lansert høsten 2015. Undersøkelsen avleser ti faktorer som regnes avgjørende for faglig og sosial utvikling på en arbeidsplass.

– Poenget er at man skal måle ting det går an å påvirke, altså at hver og en av oss får et «kart» over tilstanden i egen enhet. Dette tar vi videre sammen med lederen vår, slik at vi kan drive målrettet forbedringsarbeid, sier kollega Kristin Lehne.

Først resultatspresentasjon, så tiltak
Resultatene foreligger i midten av november. Da er det to ting som skal skje: Først får vi resultatene presentert av leder. Deretter starter utviklingsarbeidet.

– Det er viktig å understreke at oppfølgingen av 10-FAKTOR skal gjøres så nært deg som mulig. Presentasjon og oppfølging skal altså ikke overlates til avdelingsdirektør, men gjøres på lavest mulig nivå. Hver og en av oss svarer på vegne av oss selv og nærmeste leder. Ingen spørsmål går på leders leder. Avdelingsdirektør koordinerer sine lederes oppfølging, men forbedringsarbeidet følger personalansvar, sier Lehne.

Hver leder får kompetansepakke
Til dette formål samles alle UKEs ledere til en heldagsopplæring i 10-FAKTOR tirsdag 23. oktober. Her lesses de opp med tips og materiell for å kunne jobbe så effektivt som mulig med prosess- og kulturutvikling i egen enhet. Ledere som ønsker får ekstrahjelp fra HR og etatskommunikasjon.

– 10-FAKTOR er ikke «kjekt å ha», men et av de viktigste verktøyene den enkelte av oss og lederen vår har til å jobbe målrettet med forbedring. De fleste av oss ønsker jo at enheten vår skal fungere bedre, og ved å besvare 10-FAKTOR hjelper vi lederen vår til å hjelpe seg selv, sier Moum.

– Snart er det også utviklingssamtale?

– Helt riktig, men tenk gjerne 10-FAKTOR uavhengig av denne. 10-FAKTOR er anonym, og selv om du svarer for deg selv, aggregeres resultatene per avdeling. For utviklingssamtalen har vi et eget samtaleskjema som skal hjelpe deg og lederen din til et best mulig resultat når den tid kommer, sier Moum.

Se også:
Gjør deg klar til 10-faktor (8.12.2017)
Girer opp lederutviklingstilbudene (11.4.2017)
Lapper til 10-FAKTOR (16.12.2016)
En ny type medarbeiderundersøkelse (21.1.2016)

Planlegg ferien med minWinTid (NY)

Vi stempler alle inn og ut, men visste du at du kan legge inn fravær og sjekke ferieoversikt for hele avdelingen i tidsregistreringssystemet?

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Nei, det visste du ikke det, tenker jeg. Dette er nemlig en ny løsning per 20. juni 2018, og mens du tygger på hva som eventuelt kan være «in it for me» (som det heter i kommunen), tygg heller på dette:

Har lederen din noen gang sendt ut e-post til alle i avdelingen om å innføre feriedager i et lefsete og redigeringslåst Excel-dokument dypt nede i F: Personal, Felles, Administrasjon, Felles, Info, Felles, Felles, Felles?

Fraværsregistrering er enkelt
Førferietiden kan gi svettetokter av mindre, men nå trengs ingen slik halvveisløsning for ferieplanlegging.

– Åpne minWinTid, trykk Fraværsplan og Nytt fravær, registrer tiden du skal være borte, og avslutt med Lagre til Outlook, pekeforklarer Tone Sibilrud Rakvåg i Løsningsekspertise og tredjelinjesupport.


FERIEKLAR. Under «Fraværsoversikt» kan du se hvem som har ferie når. (Men ikke hvor). – Enklere planlegging, konstaterer Tone Sibilrud Rakvåg i Løsningsekspertise og tredjelinjesupport.

Fraværsoversikt er nyttig
At ferie og fridager legger seg automatisk i Outlook er det kanskje ikke alle som visste. Men rosinen i Rakvågs pølse finner man under «Fraværsoversikt». Her genereres nemlig avdelingens ferietabell automagisk (i hvert fall hvis vi alle har vært gode til å registrere ferien vår i minWinTid), noe som tør gjøre det enklere å planlegge egen ferie og for eksempel faglige og sosiale inititativer.

– For de som er ledere finnes dessuten en annen snedig funksjon, nemlig Oppfølging, Ønsket planlagt fravær. Her godkjennes ferie, noe som gjør at feriesøknaden kan ferdigbehandles i minWinTid, reklamerer Rakvåg.

Finn minWinTid: Windows-tast, minWinTid

Overtidsregistrering er viktig
Den må likevel fortsatt ettergodkjennes i HR-systemet for at vi skal få riktig lønn for strevet; et faktum som forklares med at ferie (eksempelvis) ikke lønnsoverføres før den er trygt gjennomført – noe kan ha skjedd underveis, dermed skiller man på planlegging og registrering.

– Har du andre gullkorn eller eksempler på typiske feil folk gjør i minWinTid?

– Ja, overtidsregistrering. Blir du pålagt overtid, må dette registreres i forkant. Hengemenyen står i innregistreringsbildet. Glemmer du dette, går du glipp av 50- eller 100 prosent overtidstillegg, og det er penger eller tid ut av vinduet, sier Rakvåg.

– Kan det ikke fikses i ettertid?

– Jo, men det er jo klønete. Det er både enklere og mer effektivt å få ting riktig første gang.

Surfer gjennom nettverksproblemene

Krøll på fibernettet har skapt jobbvansker for flere av UKEs medarbeidere i dag. Hos Oslo kommunes kontaktsenter har imidlertid arbeidet flytt som vanlig, takket være smart backup via 4G.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Jobber du i Grensesvingen 6 (tidligere Strømsveien 102) kjenner du til dagens problem: Null nettverk, ingenting funker. Problemet skyldes et defekt kort i en av Telenors sentraler, og har rammet flere av selskapets kunder i Oslo øst. Kortet er nå skiftet og problemet løst, slik at de ivrigste av kommunalkontorister (eventuelt) kan bruke ettermiddagstimene til å ta igjen det tapte.

UTEN EN TRÅD. Ida Hansen og Vera Kristiansen ved Oslo kommunes kontaktsenter betjener chat, telefon og informasjonsinnhenting uten IT-trøbbel.

Trådløs fryd
I åttende etasje har de sluppet unna både frustrasjonen og de velsignet lange kaffepausene som for mange av oss andre har preget 6. april. Rett før påske fikk de nemlig installert SIM-kort på seksjonens arbeidsstasjoner, noe som betyr at både chat, telefon, internett og øvrig nettverksforbindelse har levert forbilledlig signalstyrke dagen gjennom.

– Av service- og beredskapshensyn har vi alltid hatt nettverksbackup, men frem til påske har vi måttet stole på fysisk infrastruktur hos Digiplex på Økern, noe som er relativt upraktisk. Med dagens løsning er hver av oss i stand til å koble over til mobil på et blunk, sier seksjonsleder Wenche Kristoffersen.

Fortsatt fellesskap
I kontaktsenterets løsning er også inkludert fullstendig mobilitet. Via mobiltelefon kan medarbeiderne fortsette arbeidet neste gang brannalarmen går. Full kompatibilitet mellom telefon og kontaktsenterløsning reduserer det tekniske behovet for fysisk samlokalisering.

– Vi kommer likevel ikke til å innføre større grad av for eksempel hjemmekontor. Kollegaskapet og informasjonsutvekslingen som følger av å være tilgjengelig for hverandre i samme rom er uvurderlig. Mobilitet trenger ikke å innebære utflytning, sier Kristoffersen.

Fordeler med fellesløsning
Hun anser at 4G-backup nok kan være hensiktsmessig investering også for andre enn hennes egen chattende og telefonsvarende flokk, i hvert fall ved neste utskiftning av maskinparken. (Ikke alle PC-er har støtte for SIM-kort).

– For øvrig håper vi at flere virksomheter gjør som Bymiljøetaten og rustelefonen, og benytter seg av kommunens rammeavtale på kontaktsenterløsning. Med alle på samme plattform ville vi ha blitt langt mer fleksible og operative. Vi kunne fint ha utført overflow på tvers, og vi hadde fått kompetanseutvikling på et helt annet nivå. Og apropos dagens hendelse, så hadde vi fått langt bedre kriseberedskap, sier Kristoffersen.

Grillet byrådens digitaliseringstiltak

Bystyrets finanskomité utfordret innlederne med skarpe spørsmål under gårsdagens presentasjon av HMSREG og Oslo kommunes nettsider i UKEs lokaler.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Å jobbe i UKE betyr gjerne å stelle med ens eget. Enten det er innkjøp, IT, lønns- og regnskapstjenester, omstilling, kurstilbud eller annet som er fagområdet, kan hverdagen fort bli preget av den vante tralt.

Internsamarbeid og kundedialog, ja vel; er man organisatorisk plassert slik, innebærer ukeverkene kanskje også noe kommunikasjon med oppdragsgiverne våre i Byrådsavdeling for finans, Sykehjemsetaten eller andre høythengende premissleverandører.


VINDEN I FRA HØYRE. Øystein Sundelin, Morten Steenstrup og Elin Horn Galtung gjorde friskt inntrykk på gårsdagens gjennomgang av HMSREG og Oslo kommunes nettsider under finanskomiteens møte i UKEs lokaler.

Toppspillere på bortebane
Men noen ganger, og i går var en slik dag, får man så celebert besøk at det nærmest er på sin plass å bli litt star struck. Bystyret er kommunens øverste politiske myndighet. Finanskomiteen, som altså er «vår» komité, behandler byrådets saksinnstillinger, så vel som kommunens økonomiplan og årsbudsjett. Det var med andre ord mye makt samlet i salen som i går ettermiddag tjente som bortebane for komiteens marsmøte.

– Det er politisk interessant for oss å besøke organisasjonen vi er en del av, for å få førstehåndsrapport om hvordan viktige oppgaver løses. UKE har ansvar for utførelsen av viktige deler av kommunens digitalisering, så det er passende at dere er vertskap for vår første hospitering, sier komitéleder og leder av Oslo Arbeiderparti, Frode Jacobsen.


TJUE SPØRSMÅL. Gunnar Weddes presentasjon gikk langt og lenger enn langt over tiden, takket være en meget engasjert gruppe finanspolitikere. I forgrunnen Gro Balas fra Arbeiderpartiet og Ivar Johansen fra SV.

Spørretime
De elleve hovedstadspolitikerne hadde en lang sakliste blant annet bestående av budsjettjusteringer, reklamebruk, alkoholservering, utbyggingssøknader og risikokartlegging. Men først skulle altså Gunnar Wedde og André Myrbråten orientere om to av UKEs stoltheter: Leverandøroppfølgingssystemet HMSREG og status for utviklingsarbeidet med kommunens nettsider.

– Hvordan oppdateres dataene i HMSREG, ville Aps Nasir Ahmed vite.

– Er personvernet ivaretatt og Datatilsynet tilstrekkelig involvert, spurte Morten Steenstrup fra Høyre.

– Hvilke type overtredelser regnes som alvorlig nok til å generere et varsel til entreprenør og byggherre, lurte MDGs Shoaib Sultan.

– Ble det hele fryktelig mye dyrere enn planlagt, spurte Elin Horn Galtung fra Høyre.

Innleder Wedde forsikret om at løsningen i stor grad baserer seg på fullmaktsbaserte data fra StartBANK og Arbeidsdirektoratets byggekort. Datatilsynet har vært tett involvert i utviklingen og at alle entreprenører samtykker til datainnhentingen. HMSREG har også en innebygd funksjonalitet som lar alle som ønsker det få se «mappa si» med ett klikk. Duplikatkort, konkurs eller oppføringer på obslisten er blant faktorene som systemet reagerer på. En ny funksjonalitet avslører «kamuflert innleie».

– Når det gjelder tid og penger tror jeg knapt jeg har vært borti en bedre leverandør enn Omega. Særlig med tanke på hvor skalerbart det er for andre bransjer og til andre offentlige aktører. HMSREG ble gjort som en innovativ anskaffelse, og vi var heldige som kom over en aktør med overskudd på dyktige utviklere som følge av nedgangen i oljebransjen, sa Wedde.


DRIVSTOFF. Nasir Ahmed, Frode Jacobsen og Robert Steens byrådssekretærer benytter anledningen til å bunkre opp med fingermat før komiteens normale dagsorden. Peter N. Myhre og finansbyråden går på ren informasjon.

Nok til alle
– Vi merker en veldig interesse fra statlige aktører og andre kommuner. Og her ligger potensialet, for kriminelle aktører går gjerne dit hvor motstanden er minst og sjansen for enkel profitt er størst. Vi ser for oss en samlet offentlig sektor med den totale kontrollen og informasjonstilfanget som HMSREG gir, sa finansbyråd Robert Steen.

Elin Horn Galtung får bekreftet sin antakelse om at selv om HMSREG gir god innsikt, må kontrollene fortsatt gjøres stedlig. Noe som får vararepresentant Gro Balas fra Arbeiderpartiet til å hjertesukke om ikke kontrollvirksomheten i større grad kunne ha vært samlet hos et sentralisert kompetansemiljø.

– Som finansbyråd må jeg innrømme at tanken har streifet meg også, repliserte Steen.


BRUKERNE, BRUKERNE, BRUKERNE. André Myrbråten er fornøyd med at flere enn noensinne får løst oppgavene sine på www.oslo.kommune.no.

– Gullet vårt
Myrbråtens redegjørelse for brukerreisemetodikken bak kommunens nettsider forløp med noe færre benkeforslag, kanskje som følge av at komiteens tidsskjema gikk grundig i vasken etter første innleder. Det uttryktes skepsis rundt administrasjonens radikale sentralisering av innholdsproduksjon, oppveiet av bifall over oppgaveløsningsutviklingen siden lansering.

– Men leser dere virkelig alle ja- og nei-tilbakemeldingene folk gir nederst på siden der? Selv må jeg ha avgitt mange tusen, presset Galtung.

– Selvsagt leser vi alt; brukerdata er gullet vårt, forsikret Myrbråten.

Rydder i kjelleren

Fra mandag innføres nye og enklere rutiner for de som privatbiler til jobb. Samtidig skjerpes oppfølgingen av de som ikke klarer å holde seg til trafikkreglene.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Les om de nye rutinene på UKEs intranett

Det har halvstormet i parkeringskjelleren den siste tiden. Etter gjentatte byger av murr i kantinekøer og på avdelingsmøter om dårlig parkeringskultur og knotete ordninger, har innføringen av Workplace gradvis gjort de forjettede gratisplassene til et kollektivt anliggende.

Den offentlig formidlede misnøye toppet seg denne uken, samtidig med utsendingen av Klimaetatens reisevaneundersøkelse og vaktmester Jan Ove Larsens nevehytting per e-post: Leverandøroppfølgning-Øyvind Bjørndalens reisebrev fra de ellevilleste skeivparkeringers underverden skapte lett furore i Sosialt og praktisk i UKE.

Lettere å følge
Nå tar VIS-direktør Terje Sætervik affære, og innfører et nytt regime som skal være enklere å følge – og følge opp.

– Reglene er ikke så annerledes enn de vi har hatt tidligere: Faste plasser deles ut etter søknad til medarbeidere med særlig behov. De gjenstående bestilles i Outlook. Vi har gjort bestillingsrutinen og plassnummereringen litt mer intuitiv, sier Sætervik.

Slutt på gratislunsjen
– Det har vært snakk om å innføre betaling for kjellerparkering?

– Det kommer betalt parkering; prisen blir 70 kroner dagen for de ambulerende plassene; 736 kroner måneden for de faste. Vi venter ennå på den praktiske løsningen rundt betaling, så dette blir imidlertid ikke innført med det aller første, sier Sætervik.

– Har den nye løsningen sammenheng med reisevaneundersøkelsen?

– Ikke direkte, vi er stolte av å tilby kjellerparkering som et ansattgode. At den ikke lenger skal være gratis er imidlertid resultat av en ledergruppevurdering. Både helse- og klimahensyn tilsier at de fleste av oss burde bruke andre fremkomstmidler til jobb enn privatbil. Parkeringsbetalingen er vårt lille dytt i retning av å tenke seg dobbelt om før man velger bil til jobb om morgenen, sier Sætervik.

Faktaboks:

  • UKEs parkeringsplasser i kjelleren består av 30 faste plasser (hvorav fire til elbil) og 15 ambulerende plasser (én til elbil). Bestilling gjøres i Outlook, søk etter «UKE parkering». Skriv inn registreringsnummeret til bilen i emnefeltet
  • Opprett gjerne en egen parkeringskalender å unngå at du blir stående som opptatt i Outlook en hel dag: I kalendervisning, trykk Åpne kalender, Opprett ny tom kalender
  • Parkeringsplass bestilles for en hel dag av gangen