Kategoriarkiv: UKE internt

Den store byttedagen

Når resepsjonist Magnhild er i korona-karantene, stepper gjengen i UKE-akademiet inn bak skranken. – Det har ikke akkurat vært et rush av folk, sier Mari Bjerke Lorentzen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Det er tomme ganger, ledige møterom, tause kontorlokaler og urørlige heiser i Grensesvingen 6. Alt er med andre ord ved det unormale. Eller nesten alt. For selv om byen virker stille med størsteparten av arbeidsstokken på hjemmekontor, går leveransekravene ikke i dvale.

Avtaleforvaltning, leverandøroppfølging, IT-infrastruktur, lønnskjøring, betalingshåndtering og annet: Alt skal tralte sin vante tralt, og timeverkene må ytes; om så fra den ene IP-adressen eller den andre.

Ingen hjemmekontor for resepsjonen
Visse tjenester er imidlertid vanskelig å levere i pysjen hjemmefra, slik som resepsjonstjenesten. Adgangskort skal bestilles og utleveres, og gjestekontroll gjøres helst i levende live. Lærling Hala al Mitani er på plass, og det samme er supervikar Mari Bjerke Lorentzen fra UKE-akademiet. På fredag var det kollega Caroline Aurora Grevstad som betjente velkomsten.

– Alle kursene våre er avlyst eller utsatt på ubestemt tid, så det er hensiktsmessig at vi beordres til oppgaver hvor behovet er helt konkret, sier en smilende Lorentzen.

RETT PERSON PÅ RETT PLASS. Til vanlig administrerer Mari Bjerke Lorentzen kurs og opplæring for UKE-akademiet. Men dette er ikke vanlig. – Jeg vikarierer for Magnhild i dag og på onsdag, sier hun.

Spesiell læretid
Sjefen bak skranken, lærling Hala al Mitani, er imponert over den nylig opprykkede tredjeetasjingen, og hevder hun absolutt duger til jobben.

– Mari er dyktig og hyggelig, og det er fint med selskap. Særlig når det er så stille her. Men jeg er litt bekymret for opplæringen min når det nesten ikke er arbeid å gjøre, sier al Mitani.

Innrykk i tredje etasje
Helt stille er det imidlertid ikke. I formiddag kom nyheten om at Beredskapsetaten rekvirerer lokaler i Grensesvingen 6 på ubestemt tid; dermed blir det omvisningsbehov og produksjon av nye adgangskort.

– Det fikser vi, konstaterer al Mitani, og griper etter boksen med midlertidige ID-kort.

Bistår i helsedugnaden
Det er heller ikke bare i resepsjonen det er nye ansikter for anledningen. Camilla Ruud i Konsulenttjenester er blitt flyttet til Løsningssalg for å utvikle informasjon om IT-beredskap til virksomhetene.

Rachel Dahlby Løkka, Sara Marie Vollset, Nancy Lyons Sletmo og Bente Bakken er satt til å hurtigutvikle et digitalt onboardingsprogram for studenter og pensjonister som på kort varsel må trekkes inn i helsetjenesten.

– Vi hadde et lite videomøte med EHA tidligere i dag for å avklare behovet og konkretisere oppdraget. Jeg må si det er utrolig spennende å være med på en så aktuell og viktig sak, sier Rachel Dahlby Løkka, til vanlig grafisk designer i Virksomhetsdialog.

– Det er veldig fint å oppleve at folk i andre deler av UKE trår til så kjapt og stiller kapasitet til disposisjon. Vi sitter på så mye utrolig bra kompetanse som er viktigere enn noen gang, sier Bente Bakken.

Sammen med deltakere fra andre virksomheter i kommunen skal det løses store utfordringer på kort tid, uten at man får møttes annet enn digitalt. Løkka er imidlertid entusiastisk over å få være med å jobbe litt utenfor kompetanseprofilen.

– Dette er en veldig spesiell situasjon. Om mitt arbeid kan bidra til å bedre innbyggertjenestene, så hiver jeg meg gjerne rundt for at dette skal komme i havn, avslutter hun.

HJEMMEKONTOR I PRAKSIS. Anne Christine Bergem, Sara Marie Vollset, Bente Bakken, Harald Høydal og tja, hvem er det vi ser på de siste bildene der, under forberedelsene til arbeidet med innrullering i EHA-sektoren. (Faksimile: Sara Marie Vollset).

Hvordan er det å jobbe i UKE?

Førstkommende onsdag kommer arbeidsmiljøundersøkelsen 2020, et viktig målepunkt for det faglige og sosiale forbedringsarbeidet i etaten.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Dette er undersøkelsen som i fjor ble gjennomført under navnet digital vernerunde. Hovedfunnene viste at UKE-ansatte i stor grad trives på jobb, har tillit til lederen sin, og vet hvordan man skal håndtere eventuelle utfordringer i hverdagen, men noe uklarheter rundt rollebeskrivelsene. Mange rapporterte også om en krevende arbeidsmengde.

– Det blir spennende å se hvordan disse og andre tendenser har utviklet seg i løpet av det siste året. Flere av lederne har gjort en imponerende innsats med å bearbeide resultatene fra sin enhet, sier Lene Moum i HR og etatskommunikasjon.

Arbeidsmiljøundersøkelsen erstatter altså fysisk vernerunde i UKE. VIKTIG: Hvis du opplever at det er forhold som er viktig for ditt arbeidsmiljø og som ikke er tema i undersøkelsen, så kan du ta kontakt med hovedverneombud eller HR.

ARBEIDSMILJØARBEIDERE. Adrian Bracht og Lene Moum i HR og etatskommunikasjon håper på høy svarprosent i årets medarbeidertilfredshetsundersøkelse.

Oppdatert utgave
I samarbeid med fagforeningene er det lagt til noen få spørsmål fra fjorårets undersøkelse. Noe er presiseringer vedrørende arbeidsmengde, autonomi og konflikthåndtering, for at organisasjonen skal kunne arbeide mer målrettet med det videre forbedringsarbeidet.

– I tillegg har vi tilføyd en ny del hvor vi spør hvordan folk opplever effektene av omorganiseringen i 2018. Spørsmålene går konkret på de forretningsmessige målene vi har satt oss, og den generelle opplevelsen av UKE som arbeidsplass i etterkant av prosessen. Dette vil behandles selvstendig, men det blir likevel spennende å lese resultatene herfra opp mot hoveddelen av undersøkelsen, sier kollega Adrian Bracht.

– Årets undersøkelse har derfor litt flere spørsmål enn sist, men det tar ikke mer enn ti minutter å svare, sier Moum.

Alle svarer
– Hva med de som var helt nye eller ikke jobbet i UKE 1. juni 2018, skal de også besvare?

– Ja, spørsmålene er utformet slik at alle kan besvare. Det er viktig å huske at enhver undersøkelse av denne typen er en her-og-nå-måling. Selv om vi spør i lys av noe som har skjedd tidligere, er vi alltid ute etter ditt inntrykk her og nå, sier Bracht.

Videre oppfølging
– Så titusenkronersspørsmålet: Hva skjer med svarene mine når jeg har gjennomført?

– Vi har presentert undersøkelsen for etatsledelsen, som har det formelle ansvaret for den videre bearbeidelsen. Seksjons- og avdelingsledere vil motta en informasjonspakke som veileder dem i hvordan arbeidsmiljøundersøkelsen skal brukes videre. Vi leverer resultatrapport til ledere for team og seksjoner av en viss størrelse. Noe oppfølging vil gjøres på avdelingsnivå, annet lenger «ned». Dette vil i stor grad bestemmes av avdelingsledergruppene, sier Moum.

– Til slutt; kan man spørre underveis om man er i tvil om hvordan enkeltspørsmål skal besvares?

– Ja, gjør gjerne det. Man kan bruke UKEs HR-gruppe på Workplace, eller bare komme innom oss i femte etasje, sier Moum.

Svarfrist er 6. mars 2020.

Det blir mer om arbeidsmiljøundersøkelsen på Midt i UKE onsdag.

Se også:
Arbeidsmiljø i UKE (29.3.2019)
10-FAKTOR kommer i dag (21.10.2018)

En kokebok for UKE

Hva får du hvis du blander sammen folk fra alle etasjer, av alle typer matkultur, i alle fasonger og størrelser, og inviterer dem til å dele sin beste oppskrift med kollegaene i etaten?

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

– Ideen kom da Ashab Ilahi startet hos oss ved årsskiftet. Vi hadde en brainstorm om hvilke tiltak som kunne tenkes å bidra til å bygge en sterkere organisasjonskultur, og Ashab hadde hørt om noe de gjorde i Posten Norge. De hadde nemlig hentet matoppskrifter fra folk i bedriften og samlet dem mellom stive permer. Det var en god idé, så den stjal vi i sin helhet, forteller Sissel Sare i HR og etatskommunikasjon.

KUNSTIG BELYSNING, EKTE RÅVARER. Lønn- og fraværskonsulent Melek Bilen klargjør til produksjon av şiş köfte i kjøkkenet sitt på Skjetten. I bakgrunnen forbereder Petter Opdahl Faye-Wevle og Nikolai Kobets Freund‎ til fotosession.

Mangfold og enhet
Ganske raskt begynte planleggingen om hva som skulle til for å gjennomføre dette, hvor mye bistand som eventuelt behøvdes utenfra, og hvilken profil en slik bok skulle ha.

– UKE er en internasjonal arbeidsplass, vi har medarbeidere med bakgrunn fra hele verden og hele landet. Kokeboka måtte gjenspeile det, noe som også ville gjøre det til et mer attraktivt produkt. Kulturen i UKE er én, impulsene som har skapt den allsidige, sier Sare.

UKESMENY. Melek og Nikolai klargjør råvarene til profesjonell fotografering før selve brasingen tar til.

Selvgjort er velgjort
Mat er også et godt og gammelt bilde på kultur og måten den flyter sammen til å skape nye konstellasjoner. Så lenge folk har vandret rundt på kloden, har de tatt med seg mattradisjoner og råvarer, en praksis som pågår den dag i dag. Om det så er cappuccino, sushi, witbier, tapas eller tandoori, utgjør oslofolks matkultur noe helt annet enn hva tilfellet var for hundre år siden.

– Det er gøy å se at vi har nok kompetanse til å lage et slikt produkt over egen kjøl, og ikke minst har det vært overveldende tilbakemelding fra de vi har invitert til å være med. Hittil har vi gjennomført åtte hjemmebesøk med intervju og matfotografering, og vi regner med å inkludere bidrag fra opptil førti UKE-kollegaer, sier Sare.

Det ferdige produktet blir et praktverk som skal deles ut som gave til alle medarbeidere – og kanskje kunder og samarbeidspartnere.

Presenterte ny lønnspolitisk strategi

Emil Nygaard Nilsen fra Akademikerne, Erik Haugen fra Fagforbundet og HR-direktør Sissel Sare gjennomgikk hovedlinjene i UKEs nye lønnspolitikk på allmøte i ettermiddag.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Dobbeltsalen i UDE konferansesenter var oppfylt, oppmerksomhetene var i hovedsak rettet mot podiet, oppfølgingsspørsmålene betimelige og gode, stemningen gemyttlig.

HR-direktør Sissel Sare unnagjorde presentasjonen, panelet på tre delte på salens spørsmål. Her kan du se det hele i livestream.

Hva var det egentlig vi fikk høre?

– En forutsigbar lønnspolitikk
Jo, fastslo Sare. UKE skal ha konkurransedyktige lønns- og arbeidsvilkår, uten å være lønnsledende. Vi skal ha en forutsigbar lønnspolitikk, der ansatte opplever at det er mulig å påvirke sin egen lønnsutvikling gjennom egen innsats og samtale med nærmeste leder.

Personlig vurdering av den enkelte ansattes innsats og måloppnåelse skal inngå i en helhetlig vurdering som arbeidsgiver foretar i forbindelse med lokale lønnsforhandlinger eller ved administrativ lønnsfastsettelse.

KRINGKASTINGEN. Benjamin Vorland Andersrød og Emma-Marie Skattum i HR og etatskommunikasjon passer på teknologien. Forsamlingen følger med på det som skjer på podiet.

Motvirke urettferdighet, muliggjøre differensiering
Lønnspolitikken skal være et virkemiddel for å rekruttere, beholde, motivere og utvikle kompetanse hos etatens medarbeidere. Den skal bidra til likelønn ved ellers like forhold, altså motvirke urettferdig lønnsulikhet for eksempel mellom medarbeidere i forskjellige avdelinger.

Samtidig skal den sørge for differensiering ved at ledere kan premiere resultatoppnåelse og engasjement.

– Si at et team består av ti personer med samme rolle. De ti trenger ikke nødvendigvis å tjene det samme, sa HR-direktøren.

Lønnskorridoren i UKE
Alle stillinger i Oslo kommune har en stillingskode med tilhørende lønnsramme. Disse vil bestå. UKEs lønnskorridorer skal forstås som hvor vi plasserer rollen lønnsmessig innenfor gjeldende lønnsrammer i UKE

En lønnskorridor er altså «kortere» enn kommunens lønnsramme og er hvor vi plasserer rollen lønnsmessig internt hos oss.

Etatens ledere gis en oversikt over alle roller med tilhørende lønnskorridor, vi andre ser bare lønnsspennet tilhørende vår egen rolle. Denne informasjonen etterspørres av egen leder.

Respons fra medarbeiderne
– Jeg synes det er bra med informasjonsmøte om lønnspolitikk og lønnskorridorer; i mitt hode henger det godt sammen med rollebeskrivelser, kompetanseprofiler og de utviklingssamtaler vi har hatt, sier Conni Nielsen i Tjenesteutvikling.

Hun minner om at den nye lønnspolitikken stiller et ansvar overfor etaten og etatens ledere.

– Utviklingssamtaler skal resultere i kompetanseplan, og jeg antar da at om man gjennomfører det som står i planen, kan det være aktuelt med lønnssamtale. Det er viktig at ledere begrunner det iht. arbeidsutførelse. Her er det viktig at lederne læres opp og har likt forståelse av dette, sier Nielsen.

Anja Birkeland i Etatsservice er nærmest positiv til dagens nyhet:

– Når du ser lønnskorridorer i sammenheng med lønnssamtaler, rollebeskrivelser og kompetanseprofiler blir jobben forutsigbar og enda mer motiverende. Jeg liker at prestasjon systematisk blir lagt merke til, sier Birkeland.

Ikke alle tar bølgen
– Jeg lærte vel i grunnen ikke noe nytt utover at dere setter denne lønnskorridoren. Dere overlater til den enkelte ansatte å ta kontakt med leder for lønnssamtale. Det hadde vært mer på sin plass at leder tok denne samtalen med alle sine ansatte for å vurdere om det er behov for en lønnsøkning, sier Lisbeth Sand i Plattform og leveranse.

– Når stillingskodene innenfor samme rolle ikke skal samkjøres, selv om de ligger på en skala som gir noen forskjeller, men dog ikke så sprikende som dagens lønnsplasseringer, så er vi vel på status quo, fortsetter hun.

– Oppsummert vil jeg si at møtet i går inneholdt lite nytt. Ansvaret om lønnsforhandling blir lagt på den enkelte ansatte. Det er mange som kvier seg for å be om en slik samtale, sier Sand.

Se hele lønnspolitisk strategi på intranett

Lurer du på noe?
Spør lederen din, benytt Workplace-gruppen UKE/HR Internt, eller kom innom HR i 5. etasje nord.

Setter lederprinsippene i system

Etter sommeren gjennomfører UKEs ledere en 360-graders feedback; fra medarbeidere, kollegaer, nærmeste leder og seg selv. – Et godt verktøy for lederes egenutvikling, sier Lene Moum, Adrian Bracht og Ashab Ilahi i HR og etatskommunikasjon.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Konkret svarer en selv og ens egen leder, lederkollegaer og direkterapporterende ansatte på et sett av spørsmål om lederadferd (derav begrepet 360 grader; man får beskjed fra alle retninger).

FEEDBACK ALLE VEGNE. – Ved at både medarbeidere, sideordnede og egen leder vurderer hvordan man kommuniserer og utøver ledelse i praksis, vil den enkelte leder få en god indikasjon på hva som er ens sterke og svake sider som leder, sier Lene Moum, Adrian Bracht og Ashab Ilahi i HR og etatskommunikasjon.

Henger sammen
Svarene fra den enkeltes omkrets brukes i lederens eget utviklingsarbeid.

– 360-graders undersøkelsen er et ledd i utviklingen av etaten vår. Vi har etablert en ny organisasjon, med nye rollebeskrivelser og kompetanseprofiler for alle. Vi har utviklet lederprinsipper for UKE, og disse skal være retningslinjer for hvordan vi skal utøve ledelse hos oss. 360-undersøkelsen danner utgangspunkt for individuell lederutvikling i UKE, sier Adrian Bracht.

HR og etatskommunikasjon står for gjennomføringen av undersøkelsen, som vil finne sted rett etter sommerferien. Konsept og systemstøtte leveres av AFF.

– Første del, den nettbaserte undersøkelsen, gjennomføres i august.Deretter gjennomføres målrettet én til én-oppfølgingsamtaler i løpet av september. Etter høstferien etableres refleksjonsgrupper på tvers i UKE hvor ledere kan bistå hverandre i utviklingen av egne lederferdigheter. De skal samles tre ganger i løpet av høstsemesteret, forteller Ashab Ilahi.

Investering i UKE
Opplegget gjennomføres for alle UKEs ledere, unntatt teamlederne, til sammen 27 personer.

– Det er viktig at vi investerer i god ledelse. Alle ansatte fortjener en leder som utøver tillit til sine medarbeidere, som ser helheten i UKE, involverer i beslutninger og utvikler kompetanse. 360-undersøkelsen er en investering i organisasjonen vår, i enhetlig og forskningsbasert lederutviklingsmetode, sier Lene Moum.

Den enkeltes ansvar
UKE stiller krav til lederne om at de legger til rette for engasjerte og motiverte medarbeidere som leverer gode resultater.

– Ledelse handler mye om kommunikasjon. De færreste av oss har et fullstendig bilde av hvordan vi kommuniserer i det daglige. Lederen skal evaluere seg selv, og det er ikke alltid vi ser oss selv slik som andre oppfatter oss. Når man får en tilbakemelding på hvordan andre oppfatter en, så kan man gjennom refleksjon og trening gjøre ting bedre i hverdagen, sier Moum.

– Vi må også understreke at ansvaret for gjennomføring og oppfølging av 360-undersøkelsen ligger hos den enkelte leder. Det er lederen selv som må gjøre endringer. De individuelle resultatene skal være et effektivt verktøy for selverkjennelse og videreutvik, sier Ilahi.

Flytter HR-systemet nærmere kunden

UKEs servicesenter utvider horisonten og skal nå løse flere saker som gjelder HR-systemet.

Av Emma-Marie Skattum

Det står i stil med omorganiseringen og den nye strategien til UKE «Være lett å komme i kontakt med og få raske og tydelige svar. Én dør inn – ett kontaktpunkt!»

– Det blir én kanal inn til UKE. Virksomhetene trenger bare å forholde seg til ett system og ett telefonnummer, så det vil bli mye mer brukervennlig, sier Mona Selvik fra 3. linjesupport.

Spesialkompetansen vil fortsatt ligge hos 3. linjesupport, men servicesenteret vil ta seg av en del av de enklere henvendelsene. Ida Marie Haukland jobber som kundebehandler hos servicesenteret, og hun tror at det vil by på flere fordeler.

– Vi sitter jo med nesa i Kompass fra morgen til kveld og har lang fartstid med supportering. I tillegg vil åpningstidene utvides fra 08-20, og det tror jeg er en stor fordel for virksomhetene, sier hun.

OVERREKKELSE. Fra høyre: Mona Selvik og Tone Sibilrud Rakvåg gir stafettpinnen videre til Lars Morten Rossby Berg, Ida Marie Haukland og Helga Johanne Minsaas.

Hospiterer for å øke kunnskap
Å svare på henvendelser angående HR-systemet er ikke helt ukjent for de ansatte på servicesenteret, men nå er de bedre rustet til å ta imot henvendelsene.

– Vi har jo fått forespørsler om HR-systemet tidligere også, men nå har vi mer kunnskap som gjør at vi kan svare bedre på de spørsmålene vi får, sier kundebehandler Minsaas.

Seksjonsleder Lars Morten Rossby Berg forteller at nøkkelen til å løse saker raskere, mer presist og så nært virksomhetene som mulig ligger i kontinuerlig økende kompetanse. Kompetanseheving og kompetansedeling har derfor vært en viktig del av prosessen. For å øke kompetansen er Mona Selvik og Tone Sibilrud Rakvåg fra seksjon for løsningsekspertise og 3.linjesupport på hospitering hos servicesenteret.

– Jeg synes det er veldig fint at vi har fått et tettere samarbeid med 3.linjesupport. Tidligere har vi vært litt separert, men vi sitter jo begge på kompetanse som det er viktig at vi får delt, forteller Haukland.

Kunnskapsbasen skal effektivisere saksbehandlingen
Servicesenteret har som mål å løse størst mulig saksmengde innenfor UKEs tjenester.

– En av metodene for å få til dette er bruk av kunnskapsartikler fra kunnskapsbasen som servicesenteret og 3.linje samarbeider om å bygge opp, avslutter Berg.

Se også:
Baserer UKE-kunnskapen

Vi pusser opp!

I juni flytter Plattformforvaltning og Operativ sourcing «hjem» fra Fredrik Selmers vei 6 og midlertidig inn i sjette etasje nord. Dermed innledes en ominnredning av nesten alle etasjer med avslutning april 2020. – Vi går for lyse flater og åpne lokaler, sier Mavela Gonilovic og Tone Moe i Etatsservice.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Ledelsen i UKE har vurdert hva vi skal gjøre med lokalene våre framover. Skal vi bli eller skal vi flytte, skal det hele oppusses og hvem skal i tilfelle ta regningen?

– Vi har leiekontrakt som varer i fire år til. Konklusjonen er at vi skal leve i lokalene våre denne tide uten å investere store summer, og gjøre det beste ut av de midlene vi har til rådighet og forbedre lokalene. Vi har ikke fokusert på hva som er de aller beste løsningene, men hvordan det kan bli godt nok i en kortere peride, sier seksjonsleder Mavela Gonilovic i Etatsservice.

«MODERAT OPPUSSING». Tone Moe og Mavela Gonilovic i UKE Etatsservice innstiller på å få det godt nok.

Luftkvaliteten skal bli bedre
Ikke minst har det vært fokus på hva som er et godt nok innemiljø. To eksterne undersøkelser er gjennomført. Et sett med fysiske målinger i regi av Mycoteam, og en spørreundersøkelse gjennomført av Rambøll. Tiltakene som nå gjennomføres hviler tungt på konklusjonene herfra.

– Samlet sett, og ikke minst sammenlignet med andre kontorbygg, er inneklimaet vårt ikke så verst. En del ansatte klager på tørr og tung luft, og at avkjølingen om sommeren er for dårlig. Alt dette bør bli bedre når når vi gjør endringene basert på rådene fra fagpersonellet. Ikke alle er tilfreds med renholdet, og vi jobber med minikonkurranse for nytt renholdsfirma, sier Tone Moe.

Mer åpenhet
Og det blir flere landskap. Vegger fjernes, åpenhet fremmes. Det blir innkjøpt en del nye møbler tilrettelagt for denne kontorformen. Det vil også bli forbedrede lysforhold flere steder i lokalene. For øvrig er det nøkternhet som preger kontorprosjektet. Avdelingene blir stort sett værende der de i dag holder til, dog i renere, åpnere og lysere lokaler med bedre luft.

– Dette betyr for eksempel at Lønns- og regnskapstjenester blir værende i femte etasje nord, Konsernservice blir værende i fjerde, Basistjenester i åttende. Resten av Plattform og leveranse samles i sjette etasje, Tjenesteutvikling i sjuende. En del av sjuende etasje sør avsettes til tidsbegrensede prosjekter, sier Gonilovic.

Sjette etasje før sommeren
– Hva er det første som skjer?

– Oppussing av sjette etasje sør og nord starter umiddelbart, slik at vi rekker å få tilbake gjengen til Øystein og Espen før sommeren. De flytter først inn i nordfløyen, som overtas av Løsningsekspertise og 1. linjesupport, Operativ sourcing og Regnskapstjenester så fort lokalene er klare. Når det er klart, starter vi på fjerde, femte og sjuende etasje. Arbeidene her vil pågå mens folk jobber, så vi får trå litt rundt hverandre og gjøre det beste ut av situasjonen, sier Moe.

– Ikke alle er vant til å arbeide i åpent landskap?

– Nå skal ikke alle sitte i landskap. Flere vil beholde løsningen med cellekontor, og de som av ulike årsaker har behov for skjerming vil få det enten i åpne lokaler, eller på eget kontor. Vi andre må trene på en større grad av åpenhet i lokalene våre, tilpasse arbeidsvaner og lydnivå og enes om felles spilleregler i landskapet. Det legges opp til ulike soner og egne stillerom for telefonsamtaler og lignende behov, sier Gonilovic.

Arbeidsmiljø i UKE

Vi snakker med hverandre, har tillit til lederen og vi føler vi kan si fra om det vi er uenige i, men mange mener de har for stor arbeidsmengde, oppsummerer Lene Moum og Adrian Bracht i HR om resultatene fra digital vernerunde.

Trykk her for å se noen høydepunkter fra resultatene (intranett)

Årets arbeidsmiljøundersøkelse ble gjennomført digitalt for første gang. Den «digitale vernerunden» erstatter den tradisjonelle vernerunden der hovedverneombud går rundt og snakker med folk.

Basert på det som er kommet fram i undersøkelsen vil hovedverneombud og HR ta kontakt med de som har behov, og jobbe sammen med ledere for å forbedre arbeidsmiljøet. Undersøkelsene ble gjennomført i februar.

Siden har resultatene blitt analysert og diskutert i etatsledelsen og arbeidsmiljøutvalget. Alle avdelingenes ledergrupper har nå fått en informasjonspakke med forslag til målrettede tiltak basert på lokale resultater, og HR har starter arbeidet med å støtte ledere i dette.

Mening, mestring og tillit til leder
Funnene varierer naturlig nok mellom UKEs etasjer og fløyer, men ikke så mye en kanskje skulle tro.

– Vi har det bra på jobben og opplever stor grad av mening og mestring i arbeidshverdagen, innleder nytilsatt HR-rådgiver Adrian Bracht.

– For oss som jobber med lederutvikling er det særlig løfterikt å se at folk oppgir at de har tillit til nærmeste leder, ikke minst fordi vi vet at mange ledere har vært mindre tilgjengelig det siste året, som følge av tirsdagsmøtene for utvidet ledergruppe, sier Lene Moum. Tillit til egen leder er et viktig fundament for å bygge god kutur, levere gode resultater og trives på joben.

Rollebeskrivelser og kompetanseprofiler
– Vi ser at enkelte steder i UKE er det fortsatt for mange som ikke har kjenneskap til rollebeskrivelsen for rollen sin eller hvilke kompetanser man skal ha for å utføre oppgavene. Dette må jobbes videre med, sier Lene Moum.

Enkelte steder opplever ansatte at man forstår sin egen rolle, men syntes det er utydelig hvordan de henger sammen med andres roller og oppgaver.

– Dette er et felles ansvar for lederne i de enhetene det angår. Men vi er egentlig positivt overrasket over hvor mange som kjenner sin rollebeskrivelse og kompetanseprofil, og hvor mange som har laget kompetanseplaner på basis av disse. Dette er tross alt nytt i UKE, så undersøkelsen viser at vi er godt i gang, sier Lene Moum.

Trakassering
Det er ikke alt som er solskinn og glede i undersøkelsene. Noen rapporterer at de har opplevd trakassering på arbeidsplassen.

– Selv om det er svært få som melder om dette, så har vi nulltoleranse for mobbing og trakkasering, og ingen skal behøve å oppleve det på jobben. Ledelsen i UKE tar dette på alvor, og vil sammen med hovedverneombudet og HR jobbe målrettet med de seksjonene der dette er meldt, sier hovedverneombud Zyhrije Januzi.

Hovedverneombud Zyhrije Januzi med AKAN-kontakt Grete Røsvik.

Høy arbeidsmengde
Hele seks av ti opplever at de har en arbeidsmengde som er vanskelig å håndtere.

– Dette er ikke overraskende gitt den situasjonen UKE har vært i, med tanke på omorganisering. Men det er viktig at alle har håndterlig arbeidsmengde, slik at vi kan leveregod kvalitet og ha en helsefremmende arbeidsplass, sier Adrian Bracht.

– Det er viktig for oss å understreke at alle resultater er «gode» i den forstand at de gir målbar innsikt i hvordan vi faktisk har det på jobb, og hvordan vi kan sette i verk forbedringstiltak.

– Ja, hvordan bøter vi på at folk har for mye å gjøre, skal vi kutte ut halve tildelingsbrevet?

– Nei, det skal vi ikke gjøre. Selve tiltakene gjøres avdelings- og seksjonsvis. Det er ikke nødvendigvis slik at den samme medisinen fungerer like godt overalt. Der hvor det er et problem med for stor arbeidsmengde må ledere jobbe målrettet med dette, sier Lene Moum.

Andre resultater fra årets medarbeiderundersøkelser inkluderer:

  • 94 prosent svarer at de har gjennomført utviklingssamtaler
  • 87 prosent opplyser at de har  tilstrekkelig kjennskap til egen rollebeskrivelse
  • 67 prosent har laget kompetanseplaner
  • 43 prosent mener de har tilstrekkelig kjennskap til kompetansene i kompetanseprofilen for egen rolle
  • 91 prosent rapporterer om et alt i alt godt arbeidsmiljø i enheten
  • 91 prosent svarer at det er rom for å være uenig
  • 96 prosent svarer at de er enige om at det hersker en vennlig omgangsform i enheten
  • 96 prosent svarer at de opplever å kunne snakke med nærmeste leder om forhold som påvirker helse og trivsel
  • 26 prosent opplever begrenset fleksibilitet på jobb

Sjekk også ut episode 2 av UKEs podkast, som omhandler kultur, miljø og resultatene fra digital vernerunde

«Stemmen fra Hadeland» takker av

Etter å ha vært med fra opprettelsen av Oslo kommunes kontaktsenter, fylt 70, og gjennomført et yrkesliv med mestertittel i lavt sykefravær, gir Olaug Bjerke nå snakketøyet fortjent avlastning.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

– Det er vemodig å slutte nå, det er så mye spennende som skjer. Og vi har så mye flinke og hyggelige folk, sier Bjerke.

Stort sett på plass
Hun blir unisont hyllet av sine egne, som blant annet nominerte henne til «Årets medarbeider» på fjorårets UKE-årsfest. Det snakkes om en sosial urkraft, som leverer godt arbeidsmiljø, og ikke minst en kontinuerlig tilstedeværelse. Veteranen har nemlig null sykefraværsdager fra sine mange år ved kontaktsenteret, lar vi oss fortelle.

– Det er ikke helt riktig, jeg mistet stemmen i 2005. Da måtte jeg holde meg hjemme i tre dager. Jeg har tenkt å ramme inn den egenmeldingen.

INNBYGGERDIALOG. Olaug Bjerke har vært begeistret til stede siden opprettelsen av Oslo kommunes kontaktsenter. – Jeg er stolt over å representere byen, sier hun.

– Det er godt å snakke
Bjerke har ellers ingen spesiell forklaring på det rekordhøye nærværet.

– Jeg er velsignet med ei god helse, og arbeidsglede og trivsel har nok hatt stor betydning. Det føles tilfredsstillende å få hjelpe folk, og jeg kjenner også en stolthet i å representere Norges største kommune helt i front, forklarer Bjerke.

Etter at hun ble enke i 1991 har jobben vært god terapi i hverdagen.

– Det er godt å snakke. Jeg snakker jo hele dagen. Hjemme er jeg nærmest litt usosial, så jeg er spent på hvordan pensjonisttilværelsen kommer til å bli, en ny epoke i livet mitt.

Fra postvesen til pratmakeri
Bjerke vokste opp på gård, med fjøsstell og relativt lange dager fra tidlig alder. Utdanningen etter realskole, handel- og kontor, startet med husmorskole på Bondelia i Vardal ved Gjøvik. Den første jobben var som poståpneriassistent ved poståpneriet på Gran.

– Der ble jeg i seks år, før jeg ble overført til Tveita postkontor da vi flyttet til Oslo.

Det ble imidlertid ikke karriere i postvesenet, ettersom familien Bjerke begynte å øke. Dernest startet en 13 års periode som altmuligperson i Stjernemyra barnehage. Men å jobbe i barnehage sliter på kroppen til selv ei grepa jente oppvokst på hadelandsgård.

– Da Bydel Hellerud søkte etter medarbeidere til sentralbord var valget lett.

Orden internt og utad
Bydelen tilrettela arbeidsplassen med salstol og hev/senk-pult, og etablerte et svært godt arbeidsmiljø som har preget Bjerkes yrkesliv siden.

– På Hellerud praktiserte vi en servicestandard for kundene og hverandre. Vi hadde et godt omdømme i lokalmiljøet og blant de andre bydelene, sier hun.

Derfor var det naturlig for bydel Hellerud å engasjere seg som pilot i etableringen av et felles kontaktsenter for Oslo kommune, da denne ideen fikk medvind på starten av årtusenet.

CLIQUE. Bjerke ble godt representert av gjengen på kontaktsenteret da hennes 70-årsdag ble markert forrige uke. (Foto: Nikolai Kobets Freund).

Myk start på kommunehåndteringen
Enheten startet opp høsten 2004, Olaug Bjerke kom inn i februar 2005.

– Vi holdt til i Grenseveien, på Tøyen rett bak bensinstasjonen. Før ansettelse var det test og intervju i to runder med Johnny Nyløvold og Bente Walmann. Det var spesielt å måtte sette seg inn i hele kommunen etter å ha vært bydelsansatt i så mange år, men bydeler og etater kom på puljevis, så innføringen gikk greit.

– I dag er det tøffere for de som starter, som får hele kommunen servert med en gang.

En god plass å komme til
– Hva er den viktigste enkeltfaktoren for å skape et godt arbeidsmiljø?

– Det er mestring, kompetansedeling, det å fremsnakke hverandre og rose hverandre. Det gir motivasjon og lavt sykefravær. At man får nye oppgaver som man vokser på. Da stimuleres man til å hjelpe hverandre. I dag er det så mye digitalt; jeg vil si det meste er bedre. Man kan være selvhjulpen og få til ting kjappere. Men vi trenger fortsatt å bistå, og se og støtte hverandre, og det har vi skjønt her på Kontaktsenteret, både ledere og kundekonsulenter. Rause på omsorg, hjelpsomhet og vennlighet. Det har vært en god plass å komme til om morran – hver dag.

Hjelp til i hodejakten

Har du sett UKEs annnonser på LinkedIn og digi.no? Hjelp dine kollegaer ved å dele stillingene på sosiale medier.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Har du vært på LinkedIn eller nettavisene digi.no eller anbud365.no i dag, har du kanskje sett annonsene. På torsdag kommer den på trykk i Dagens næringsliv. (Reprise lørdag og neste lørdag igjen).

De neste to ukene kjører vi en koordinert mediekampanje, hvor rekruttering av program- og prosjektledere, sikkerhetsrådgivere, IT-arkitekter, utviklere, innkjøpsrådgivere og tjenesteledere igjen samles under konseptet «digitale hoder». Utlysningene er samlet på vår landingsside www.oslo.kommune.no/digitale-hoder

– Den viktigste jobben for oss i UKE er å dele kampanjen i egne sosiale medier: Facebook, LinkedIn, Twitter; ja, Instagram og Snapchat for den sakens skyld. Vi vet at vi bare kommer halvveis med annonsering og Finn-kunngjøring: Vi trenger nettverket ditt, sier etatsdirektør Marit Forseth.

Det spiller ingen rolle om du jobber i LRT, Konsernservice, Fakturabehandling eller Servicesenteret. Alle kan bidra.

– La oss løfte sammen for å sikre oss de aller beste folkene, sier Forseth.

Deling er enkelt:

1. Klipp ut internettadressen til stillingen du ønsker å tipse om.

2. Lim den inn i statusfeltet på Facebook, Twitter eller LinkedIn.

3. Før publisering: Legg gjerne inn en passende tekst til erstatning for internettadressen.

4. Gjør samme operasjon med vår landingsside http://www.oslo.kommune.no/digitale-hoder