Kategoriarkiv: UKE

Enda smartere annonseformidling

18. mars starter Oslo kommunes avtale med Jobbnorge, vårt nye byrå for annonseformidling. – Avtalen er lagt opp slik at vi skal kunne lære mer effektivt av vår egen aktivitet, sier Ebbe Abildgaard Sørensen og Åse Bjørnstad i Konsernservice.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Annonseformidling (intranett)

Kommunens forrige avtale for annonseformidling ble inngått i en tid da trykte flater utgjorde hovedvekten av markedet for stillings- og profilannonser. Vår nye har imidlertid beina trygt plantet i 2019, med blikket fremover. Med utgangspunkt i et tenkt case for kjentgjøring av en ny digital innbyggertjeneste, har landets beste annonsebyråer de siste månedene konkurrert om en av landets største arbeidsgiveres gunst og business. Vinneren ble Bodø-selskapet Jobbnorge.

– Den nye leverandøren svarte tilfredsstillende på oppgaven om segmentering, KPI-er og ny teknologi for annonseoptimalisering. Med denne avtalen har vi et nyttig verktøy for rekruttering, kostnadsstyring og analyse, sier kontraktsansvarlig Ebbe Abildgaard Sørensen.

ENHETLIG OG EFFEKTIV KOMMUNIKASJON. Ny annonseringsavtale vil gi oss mer kunnskap om egne aktiviteter, fastslår Ebbe Abildgaard Sørensen og Åse Bjørnstad i Konsernservice.

Innsikt og analyse
Sammen med en brukergruppe bestående av representanter fra Plan- og bygningsetaten, Byrådslederens kontor og Utdanningsetaten har han gjennomført konkurransen som endte med den nye avtalen. Den kan tas i bruk allerede i dag.

– Jobbnorge skal nå gjennomgå kommunens rabattavtaler med mediene, og de lover gode priser. Men den store forskjellen er innsikten, analysene og den utstrakte rådgivningen som er inkludert i den nye avtalen. Nye medier gir veldig spennende muligheter for betalt kommunikasjon, ikke minst innen programmatisk annonsering, som automatiserer kjøp, plassering og optimalisering av annonser i henhold til målgruppe, sier Sørensen.

Enhetlig og effektiv annonsering
Åse Bjørnstad skal forvalte og følge opp den nye avtalen. Hun tror kommunen har mye å hente på helhetlig og kunnskapsstyrt annonsering.

– Ikke minst vil kommunens nye visuelle profil gi oss muligheter til å kommunisere mer enhetlig. Målet er at vi bistår og forbedrer hverandre i all annonsevirksomhet, for slik å bidra til byrådets mål om at Oslo blir en enda mer effektiv, omstillingsdyktig, inkluderende og attraktiv kommune, sier Bjørnstad.

Se priser, løsninger og andre detaljer om den nye avtalen på intranett

UKE tar telefonen

UDE og Oslo kommunes kontaktsenter (OKK) har inngått et pilotsamarbeide hvor OKK besvarer henvendelser på vegne av Avdeling for fagopplæring i Utdanningsetaten. IKT-direktør Bjørn Marthinsen i UDE tenker ordningen kan utvides.

Oslo kommunes kontaktsenter er sentralbord for hele kommunen. I tillegg leveres førstelinjetjeneste for barnehageopptak i bydelene, og henvendelser til sosialtjenesten i Bydel Gamle Oslo. OKK tilbyr veiledet dialog for Min side på kommunens felles internettsider, og bruker chat og Facebook som integrerte deler av tjenestetilbudet.

VEILEDET DIALOG. Spesialkonsulent og UKE-hospitant Long Le fra Utdanningsetaten bistår kundebehandler Wendy Veronica Pedersen med en spesielt vrien kunde. Bak vokter teamleder Charlotte Aurtande i Oslo kommunes kontaktsenter.

Gode resultater
Fra og med 12. februar har kontaktsenteret enda en kunde på blokka. Avdeling for fagopplæring i Utdanningsetaten, gjengen som godkjenner lærebedrifter og administrerer fag- og svenneprøver i kommunen, har fått ny og profesjonell førstelinje.

– Resultatet fra de første to dagene er meget bra. I henhold til tjenesteavtalen skal vi levere 90 prosent, sier seksjonsleder Wenche Kristoffersen.

Nettside-guiding
Fagopplæringsavdelingen mottar gjennomsnittlig 40–50 samtaler daglig, så det er ikke et skrekkinngytende volum sammenlignet med kontaktsenterets knappe én million inngående henvendelser per år. Likevel er det et nytt fagområde og mye kompetanse som skal tilegnes.

– Vi er ydmyke for oppgaven, men trygge på kundebehandlernes evne til å trekke til seg ny kunnskap hurtig, håndtere alle henvendelser profesjonelt, og sende innbyggere som har behov for det videre inn til ekspertene i fagopplæringsavdelingen. En stor andel av samtalene handler om å veilede innringer til å finne relevant informasjon via kommunens nettsider, sier Kristoffersen.

Utvider gjerne
IKT-direktør Bjørn Marthinsen i Utdanningsetaten sier det var en enkel avgjørelse å forsøke Oslo kommunes kontaktsenter da det ble personalendringer i forværelset på fagopplæringsavdelingen.

– Vi snakker jo om kontaktsenteret for hele kommunen, så de burde være i stand til å håndtere behovet vårt. Jeg får svært gode tilbakemeldinger på servicekvaliteten. Holder denne seg, ser jeg lyst på mulighetene til å utvide den halvårlige pilotperioden, sier Marthinsen.

Han sier at han også ønsker å utnytte det nye samarbeidet med UKE til å utvikle bedre innhold på nettsidene, og samarbeide om nye og spennende tjenester som chatbot for fagopplæring.

– Utdanningsetaten har en litt spesiell organisering av deler av organisasjonen, ettersom mange av enhetene våre fortsatt har forværelser til å håndtere inngående henvendelser. Det er ikke sikkert denne strukturen kommer til å beholdes for all fremtid, og da vil vi trenge bistand fra profesjonelle fellestjenesteleverandører, sier Marthinsen.

Se også:
Kontaktsenter mot nye høyder (9.5.2017)
Surfer gjennom nettverksproblemene (6.4.2018)
Nå kan du chatte om barnehageopptak (16.2.2018)
Gi folk svar der de spør (25.9.2017)
– Det er telefon til deg (31.3.2016)

Etikk på agendaen

Er du ansatt i Oslo kommune har du også signert på at du har lest og forstått kommunens etiske regler. Så hvordan lyder punkt sju – og hvor ofte øver du selv på etisk refleksjon?

Oslo kommunes etiske regler, inkludert det etiske navigasjonshjulet, historieverksted og dilemmaverksted

UKE har i årets tildelingsbrev fått i oppdrag av Byrådslederens kontor å gjøre en faglig vurdering av hvordan etikkarbeidet i virksomhetene kan videreutvikles og komme med forslag til nye aktiviteter, virkemidler og verktøy for virksomhetene.

Spør hele kommunen
Seksjonsleder Espen Kristiansen i UKE Beste praksis sender i disse dager ut en spørreundersøkelse til alle HR-sjefer i kommunen for å danne seg et kvalifisert bilde av hvordan det jobbes med etikk og etisk kompetanseheving, og hva virksomheten ønsker av bistand og tilbud fra UKE fremover.

– Det vi vet om etikk på arbeidsplasser er at det er litt som med beredskap. Man må øve og praktisere hvis det skal føre til læring, utvikling og endring. Som med beredskap er det også slik at vi ikke uten videre kan regne med at alle vet hvordan de skal handle hvis de opplever krevende valgsituasjoner. Derfor tilbyr UKE bruk av digitale verktøy, konsulentbistand og rådgivning i dette arbeidet, sier Kristiansen.

Verktøyene finnes
Fremst blant de digitale verktøyene er det etiske navigasjonshjulet som benytter filosofene Einar Øverenget og Øyvind Kvalnes sitt navigasjonshjul som utgangspunkt. Hjulet er en interaktiv øvelse som lar oss øve, i fellesskap eller hver for oss, på ulike praktiske og konkrete dilemmaer og problemstillinger med henblikk på etikk, jus, identitet, økonomi, omdømme og moral.

– Mange av oss har nok lett for å redusere etikk til et spørsmål om å gjøre rett, eller hvert fall ikke gjøre urett. Men i en hektisk arbeidssituasjon hvor vi gjerne handler på vegne av oss selv, så vel som en større helhet; kollegaer, sjefen, avdelingen eller kommunen, måles ulike hensyn alltid opp mot hverandre.

Ta ansvar for omdømmet
Å øve på etisk refleksjon handler altså ikke om å bli feilfri, men om å heve den etiske kompetansen og ikke minst kunne trene på og å bistå hverandre i å ta riktige valg. Ansatte i Oslo kommune har et selvstendig ansvar for å følge kommunens etiske regler, men de fleste situasjoner møter vi som del av et fellesskap og et team.

– Etisk refleksjon handler også om godt leder- og medarbeiderskap. Derfor er det viktig at vi gjør deler av øvelses- og refleksjonsarbeidet i fellesskap med våre kolleger, sier Kristiansen.

Flere tilbud på vei
Det etiske navigasjonshjulet ble oppdatert med tre nye case høsten 2018. Før sommeren skal UKE ha levert innstilling til ytterligere case som legges til det etiske navigasjonshjulet.

– Etikk og etisk praksis i arbeidslivet er utfordrende, men også spennende, fordi vi er nødt til å ta eierskap til noe større enn oss selv. Oslo kommune skal representere en etisk standard, og det krever bevissthet og god dømmekraft i valg og beslutninger vi tar på alle nivåer.

– I en viss forstand er kommunen ikke mer etisk enn det hver og en av oss klarer å være i praksis. Vi bærer alle på et betydelig ansvar, sier Kristiansen.

Etiske regler i Oslo kommune

10-FAKTOR er mer enn en øvelse

Kommunens samlede resultater fra 10-FAKTOR er nær identiske med 2016-målingen, unntatt et lite tilbakeknepp på faktoren for rolleklarhet. Hva forteller dette oss om hvordan vi har det?

10-FAKTOR på intranett
Resultater 2018

Til sammen 32 819 medarbeidere i 45 av kommunens virksomheter svarte på fjorårets gjennomføring av 10-FAKTOR, Oslo kommunes medarbeiderunderundersøkelse. Av de som skulle delta i undersøkelsen valgte 80 prosent å svare. Det er en liten nedgang på 2 prosentpoeng siden forrige gjennomføring i 2016, og noe under måltallet for kommune på 82 prosent.

– At så mange ledere og medarbeidere i kommunen deltar, gir oss et godt bilde av kommunen som helhet. Det viktige nå er at ledere på alle nivåer følger opp resultatene lokalt og bruker denne undersøkelsen til noe mer enn kun en øvelse. Om man ikke gjør det, danner man grobunn for holdninger om at dette er bortkastet tid, sier Birgit Aakre, direktør i UKE Virksomhetsdialog.

BRUK UNDERSØKELSEN. – Min anbefaling nå er å knytte 10-FAKTOR arbeidet opp mot øvrig utviklingsarbeid for å synliggjøre relevansen. Å bruke begrepene fra undersøkelsen i strategi- og utviklingsarbeid vil synliggjøre sammenhenger slik at denne undersøkelsen oppleves å ha reell praksisnær verdi, sier Birgit Aakre, direktør i UKE Virksomhetsdialog.

Hjelper gjerne til
UKE er administrator for hele kommunen og har ansvar for å sikre at alle virksomheter har tilstrekkelig kunnskap og informasjon om 10-FAKTOR til gjennomføring og oppfølging.

– Vi er rigget for bistand til 10-FAKTOR både før, under og etter – hvis virksomhetene ønsker dette, sier Birgit Aakre, direktør i UKE Virksomhetsdialog.

Motivasjonsverktøy
Oslo kommune tok i bruk medarbeiderundersøkelsen 10-FAKTOR i 2016. 10-FAKTOR er utviklet av KS – Kommunenes Sentralforbund under faglig ledelse av BI-professor Linda Lai, og er et verktøy for utvikling av ledere, medarbeidere og organisasjonen.

Aakre understreker at undersøkelsen er et verktøy for å jobbe med faktorer av betydning for motivasjon og ytelse.

10-FAKTOR og tillitsbasert ledelse
Undersøkelsen viser på flere områder i hvor stor grad våre ansatte opplever ulike faktorer som er av betydning for tillit – noe Oslo kommune har hatt stort fokus på de siste årene.

– Flere av faktorene har direkte sammenheng med det vi forsøker å få til i kommunen. Opplevd autonomi, bruk av kompetanse, mestringsorientert ledelse og ikke minst prososial motivasjon, altså gleden ved å kunne bistå andre, er områder vi bør vektlegge å jobbe med i et tillitsperspektiv, sier Aakre.

– Mestringsorientert ledelse er blant faktorene der vi fortsatt kan øke tilfredsheten, faktoren er på 3,9. Relevant kompetanseutvikling er en annen faktor som ligger noe lavt på 3,7. Dette bør vi gi oppmerksomhet videre.

Gjør hverandre godere
På den positive siden merker hun seg faktoren for prososial motivasjon, hvor vi ligger på 4,6. Ny forskning tyder på at denne faktoren kan bidra til høyere indre jobbmotivasjon, bedre ytelse, mer initiativ og høyere ansvarsfølelse på jobben.

– Prososial motivasjon handler om at man opplever glede ved å hjelpe andre, dette er handlinger som gir medarbeiderne en opplevelse av mening. For mange gir det å hjelpe andre en sterkere opplevelse av lykke enn å hjelpe seg selv, derfor skal vi være fornøyd med en relativt høy verdi her, sier Aakre.

– Kvalifisert medarbeiderutvikling er åpenbart viktig, men hvorfor gjennomfører vi da ikke 10-FAKTOR oftere enn annethvert år?

– Noen har faktisk gjennomført tre ganger de siste to årene, og det er fritt opp til hver enkelt virksomhet. Samtidig er anbefalingen å måle annethvert år, ettersom dette gir tilstrekkelig tid til å gjennomføre målrettede tiltak lokalt. Våre konsulenter har vært hos nærmere 20 virksomheter og gjennomført utviklingstiltak direkte knyttet til 10-FAKTOR det siste året, og vi tar gjerne flere oppdrag, sier Aakre.

Se også:
10-FAKTOR kommer i dag (21.10.2018)
Gjør deg klar til 10-faktor (8.12.2017)

10-FAKTOR på intranett
Resultater 2018

Samordnet prosjektpraksis

UKEs beste praksis-satsing inkluderer prosjektstyring, med seksjonsleder og evangelist Marit Erlandsen i spissen. – Mitt viktigste bidrag til beste praksis er å sørge for at vi gjør ting likt, sier hun.

Hun leder seksjonen Program og prosjekt, med ansvar for konsernovergripende satsinger som systemkonsolidering og modernisert infrastruktur, implementering av ACOS websak i Oslo kommune, systemdriftsavtalen og mottaksprosjekt for innbyggertjenester på ITAS-plattformen.

Veiviseren viser vei
Hun har ledet prosjekt- og porteføljekontoret i Aker Solutions i 10 år, og hatt samme posisjon i Telenor. (I tillegg til å være en av Norges mestvinnende volleyballspillere). Begrepet «faglig tyngde» lar seg fint forsvare i denne sammenhengen, likevel er strategien for beste praksis nærmest banalt enkel.

– Prosjektledelse er et fag, så det er grenser for hvilken grad vi kan finne opp hjulet. Dyktige fagpersoner gjennom effektiv rekruttering er grunnlaget. Dernest følger vi Difis prosjektveiviser, sier Erlandsen.

Prosjektveiviseren er Difis modell for styring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter. Den forvaltes og utvikles av landets fremste fagmiljø for prosjektledelse, og Erlandsen er klippefast på at Oslo kommune ikke trenger noen særegen metodikk i tillegg.

VI VANDRAR SAMAN. – Mitt viktigste bidrag til beste praksis i UKE er å sørge for at vi gjør ting likt, sier hun.

Verktøy for felles rutiner
Kommunens supplement til Prosjektveiviseren er Prosjektportalen, verktøykassa som gir kommunens ledere og medarbeidere tilgang til maler og andre støttedokumenter, som gjør det lettere å følge bransjestandard for sikkerhetsstyring, gevinstrealisering og styringsdokumentasjon. Samtidig er portalen et samhandlingsverktøy som gir brukerne anledning til å samtidig dele erfaringer og lære av hverandres prosesser.

– Beste praksis slik det utøves hos oss, er i tillegg til Prosjektveiviseren og Prosjektportalen, tilgang på konkrete støttemaler for blant annet rapportering. Vi jobber med å berike malverket, slik at dette skal gi konkret og god støtte til prosjektledere og andre aktører. Vi sørger for at både prosjekteiere, prosjektledere, deltakere og eventuelt prosjektmentorer ikke skal være i tvil om hva de kan vente seg, sier Erlandsen.

– Hva går tapt når alle skal jobbe på samme måte?

– Ingenting. Den enkelte medarbeider utmerker seg gjennom kvaliteten på leveransene sine, ikke gjennom å holde seg med egne rutiner. Forutsigbarhet gjør også at vi fremstår som mer profesjonelle, sier Erlandsen.

Samles ikke for å samkjøre
Hun understreker imidlertid at UKEs beste praksis ikke innebærer noen slags tvang for prosjektmiljøer i andre deler av kommunen.

– Vi har etablert vår måte, så kan andre se hen til oss, dersom de mener det er lærerikt. Deltakerne i det nye nettverket samles fordi vi har lyst, ikke fordi vi må, understreker Erlandsen.

I SAMME BÅT. Gemyttlig stemning blant deltakerne på nettverksmøte for beste praksis innen prosjektstyring 31. januar.

Beste praksis for prosjektstyring
31. januar ble første nettverksmøte for beste praksis innen prosjektstyring avholdt på Helsfyr, med deltakere fra blant annet bydelene, Utdanningsetaten, Velferdsetaten og seksjonsleder Espen Kristiansen fra UKE Beste praksis.

Ulik metode
Anniken Skottner i Omsorgsbygg setter pris på anledningen til å møte kollegaer med andre erfaringer, med ulik fagkrets og på ulike forskjellige organisasjonsnivå for å utveksle kunnskap om prosjektstyring i Oslo kommune.

– Samtalen foregår jo ennå på et relativt overordnet nivå, som er bra. Det er uansett fruktbart å hente andres erfaringer, uavhengig av metodikk. Hos oss følger vi noe vi kaller OBY-modellen, som vi har utviklet i samarbeid med Metier. Den er tilpasset våre unike behov, og inneholder noe flere trinn enn det du finner i Prosjektveiviseren. Men det er jo litt av poenget med et nettverk, at man skal knytte seg an til folk som har ulike erfaringer enn deg selv, sier Skottner.

VINDUSREKKA. Thomas Kirkerud, Kristoffer Andersen, Karen Marie Gunnerud, Nils Vidar Rystad, Endre Sandvik og Heidi Nordin utveksler prosjektstyringserfaringer på fagnettverkssamling for beste praksis.

– Man må stille opp
Nils Vidar Rystad i Vann- og avløpsetaten beskriver det som en til dels ensom jobb å drive med prosjektstyring og -eierskap i Oslo kommune, ettersom det hittil har eksistert få arenaer for erfaringsutveksling.

– Alle trenger noen å sparre med, det trenger slett ikke å være folk med den samme bakgrunnen som deg selv. Selv jobber jeg med store byggeprosjekter, og har tidligere jobbet i oljebransjen, men på nettverkssamlingen snakket jeg med prosjektledere innen myke tjenester som barnevern. Det er veldig nyttig og åpner opp nye perspektiver, sier Rystad.

Han anser møtet mellom de erfarne og uerfarne prosjektorganisasjonene som det mest verdifulle på en slik nettverkssamling.

– Det er viktig at vi som har tung erfaring stiller opp når det tas slike tverrsektorielle initiativer, og ikke bare for å bistå de uerfarne. Nykommere og mindre miljøer er ofte flinke til å prøve seg fram og finne nye løsninger, mens tungvekterne kan ha lett for å henge igjen i gamle vaner. Å kunne sitte i samme rom og presentere erfaringer har en egen verdi, for man finner ikke alltid de utypiske forbindelsene via digitale møteplasser, sier Rystad.

Hylleklar sak- og arkivløsning

Innføringen av Acos Websak hos virksomhetene har nådd marsjfart – og er kommunens første tjeneste på ny, moderne leveransemodell hos Sopra Steria. Det gir samtidig mulighet for å få sak og arkiv som fullforvaltet tjeneste.

At Oslo kommune vil ha godt av å få innført et felles saksbehandlingssystem har vi visst lenge. Allerede i 2016 ble det tegnet rammeavtale med det norske selskapet Acos om innføring av deres Noark 5-baserte hyllevare.

UKE og Byarkivets oppfølgingsprosjekt startet våren 2017. Formålet er å standardisere innføringsløpet, slik at ressursene til ACOS kan utnyttes mest mulig optimalt for kommunen, og flere implementeringer kjøre i parallell. Det er nå lagt opp til 5-6 prosjekter i parallell, og planen for 2019 er omtrent fulltegnet.

– Mange virksomheter er godt i gang med implementering fra fellesavtalen. UKE, UDE, Kemneren og Boligbygg er i full drift , mens Kulturetaten, Klimaetaten, Deichman, Fornebuetaten, Omsorgsbygg, Undervisningsbygg, Velferdsetaten og Brann- og redningsetaten implementerer i disse dager, forteller prosjektleder Kristin Lillefjære.

KUNDELØFTE. – Virksomhetene har vært tålmodige, men nå begynner vi å få opp farten, og vil jobbe for å få avtalt oppstartstidspunkter for alle virksomhetene i kommunen, sier Jonas Gjendemsjø og Kristin Lillefjære.

Tid for digital saksbehandling
Sammen med tjenesteleder Jonas Gjendemsjø forteller hun nå at arkivsultne virksomheter i Oslo kommune kan se lyst på fremtiden, etter at flere har ventet lenge. Mange er i prosess for innføring i løpet av det neste året, og målsettingen er at alle som ønsker det skal kunne stå med nytt papirløst system innen utgangen av 2021.

– Vi er veldig fornøyd med den nye verktøykassa på Kundeportalen, som gjør det lettere for små og store virksomheter å starte forberedelsene til innføring. Leverandøren har også mer tid til oss enn det som har vært tilfelle det siste året, så nå ser vi riktig lyst på innføringsløpet og tjenesteinnsalget, sier Gjendemsjø.

Kollektiv kunnskap
Arkivleder Siri Ørbech Ryan i Velferdsetaten er full av lovord om bistanden hun har fått fra sentralt hold i forbindelse med forberedelsene til nytt arkivsystem.

– Jeg gikk lenge frustrert over at så lite skjedde med det sentrale innføringsløpet. I vår etat er vi superklar for nytt saksbehandlingssystem, men det var ikke før UKEs omorganisering at jeg kjente meg skikkelig ivaretatt. Med Kristin og Jonas på plass kan jeg spørre om hva som helst og jeg har fått tilgang til et nettverk av andre fagpersoner jeg kan sparre med, sier Ryan.

Velferdsetaten har hatt stor glede av verktøykassa med rutinebeskrivelser og maler til innføringsløpet. Hun mener innsatsen som er lagt ned vil gi økt kvalitet og mer standardisering over hele kommunen.

Ingen lastverk hos Omsorgsbygg
Fagansvarlig Hélène Sevang i Omsorgsbygg bekrefter inntrykket, selv om hun innrømmer at byggforetaket ennå er tidlig i løpet med Acos-omlegging.

– Vi byttet fra Doculive til Public360 så sent som i 2010, men jeg vil si det er en fordel at vi har prosessgjennomgangen og kravene til forbedringsarbeid såpass friskt i kroppen. Selv har jeg fulgt arbeidet med anskaffelsen av Acos Websak tett, og jeg tror kommunen har fått et godt verktøy, sier Sevang.

Omsorgsbygg skulle egentlig innføre Websak allerede i februar 2018, men valgte å utsette fordi det tidsoverlappet med overføring til felles IT-plattform og kontorflytt fra Solli plass til Helsfyr.

– Egentlig passer det bedre med et års utsettelse, organisasjonen er mer moden nå, og vi er veldig tilfreds med oppfølgingen vi får fra folkene i UKE og Byarkivet. Flere hos oss ser gevinstene med nytt system, ikke minst integrasjonene mot Prosjektportalen, EU Supply og HMSREG, sier Sevang.

Hyllevare eller tjenesteavtale
– Jeg har ikke helt skjønt hva som er forskjellen på produktet Acos Websak og sak- og arkivtjenesten?

– Fra å ha flere ulike sak og arkivsystemer i bruk i dag, vil vi med Acos Websak få ett felles system i kommunen. Dette danner grunnlag for en mer helhetlig og digital behandling av informasjon og data på tvers innad i kommunen og mot innbyggerne. Systemet har standard oppsett av integrasjoner mot SvarInn, SvarUT, Webcruiter samt oppslag mot Folkeregisteret og Enhetsregisteret i Brønnøysund. Vi jobber også med å få opp flere integrasjoner mot fellessystemer, som feks konkurransegjennomføringsverktøyet EU-Supply og HMSREG, samt oppslag mot matrikkelen, ny scanneløsning og integrasjon mot kommunens skjemaer for digitalt veiledet dialog, sier Lillefjære.

– Sak og arkivtjenesten skal sikre en forvaltning av systemet. Tidligere har UKE kun tilbudt drift av sak- og arkivløsninger. Men med en felles forvaltning håper vi å kunne utnytte mulighetene vi har som en storkunde i markedet og legge til rette for en enklere hverdag for saksbehandlere og arkivarer, sier Gjendemsjø.

Nye muligheter med ny plattform
– Hva innebærer det for virksomhetene at sak- og arkivsystemet ligger på ny IKT-plattform?

– For det første betyr det at overgangen til Acos også er en migrering av sak arkiv til morgendagens plattform. Alle andre applikasjoner vil migreres over. Dernest vil den nye plattformen bidra til en økt kapasitet. Til slutt er det slik at den nye plattformen også gir muligheten til å tilby Acos websak til virksomheter som drifter sin egen klientplattform, sier Gjendemsjø.

Se også:
Fus på ACOS Websak (27.4.2018)
Kast alle papirene (13.4.2018)
Valgte ACOS til eArkiv (22.8.2016)
Sak/arkiv-anskaffelse kunngjort (15.9.2015)

Forbedret folks favorittside

Sammen med «Ferie og fridager i skolen» finnes det ingen underside på oslo.kommune.no som er mer besøkt enn «Jobb i Oslo kommune». – Lønnskalkulator og jobbprofiler fra kommunen er blant nyhetene, sier Martine Kværner Roberts, Stine Jensen Rørvik og Anne Tiril Svensson.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

43 000 besøkende er hver måned innom Jobb i Oslo kommune og undersiden med ledige stillinger. Dette indikerer at Oslo kommune er en attraktiv arbeidsplass, men også at det er viktig å holde god kvalitet på siden.

– Vår innstilling er alltid å vurdere brukeroppgaven, og for jobbsidene viser målinger helt tydelig hva brukerne er ute etter: Ledige stillinger og lønnsinformasjon. Istedenfor en vanskelig lønnstabell i pdf som vi hadde tidligere, har vi laget en egen lønnskalkulator. Med denne skal det ikke være noe problem å orientere seg i kommunens lønnstrinn, sier Martine Kværner Roberts i UKE – Seksjon for grafisk og innholdsdesign.

Menneskelig faktor
Den andre store nyvinningen på nettsidene er et knippe Oslo-kollegaer som har stilt opp med tekst og bilde for å gi et inntrykk av hvordan det er å være ansatt i Oslo kommune.

– Jobbprofilene bidrar til å skape liv og varme på sidene, og skal kunne brukes til rekruttering. Samtidig har vi vært opptatt av at de ikke skal stå i veien for brukeroppgavene. Folk må primært få løst oppgaven de kommer for, dernest vil de muligens ta inn enkelte budskap vi ønsker å dele, sier Anne Tiril Svensson.

Alt på en flate
Med dette som formål har teamet også pakket ut innhold som tidligere lå fordelt på flere undersider, og hentet det opp på samme side. Informasjon om kommunens etikk og verdier, pensjons- og lånebetingelser og rekrutteringsordning for mennesker med funksjonsnedsettelser krever nå ingen klikk for å finne, bare lett skrolling.

– I motsetning til hva som tidligere var tilfelle, har brukere i dag ingenting i mot å bla nedover en lang side hvis de liker innholdet de får servert. Så vi ønsker å gi et så fullstendig bilde som mulig av hvordan det er å jobbe i kommunen, og tar gjerne imot tips til innhold som mangler, sier Stine Jensen Rørvik.

Overskriften selger stillingen
På siden ligger også de seks sist publiserte stillingene fra kommunens virksomheter, en funksjon som bidrar til å vise fram mangfoldet av stillinger, samtidig som det hever kravene til oss som rekrutterer.

– Overskriftene må være presise og ikke for lange. Vi oppfordrer alle som lager stillingsbeskrivelser å ta en titt på den nye siden for å se hvordan de  ser ut der, sier Roberts.

Se også:
Hodejakt i egne rekker (11.12.2017)

RPA – skapt for å deles

Gevinstrapporten for de første RPA-prosjektene i Innovasjonsprogrammet er klar. – Vi gleder oss til å se denne typen automatisering på repetitive prosesser i hele kommunen, sier prosjektleder Silje Fosseng Duley.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Gevinstrapport for prosjekter i produksjon + til vurdering (intranett)

RPA på Workplace

Bydelene Stovner, Alna og Gamle Oslo har sammen med  Helseetaten og Utviklings- og kompetanseetaten inngått et innovasjonssamarbeid for å se på standardisering og automatisering av kommunens service- og støttetjenester. Samarbeidet har materialisert seg i fem konkrete pilotprosjekter som har vært i produksjon i løpet av det siste året.

Millioner å spare
Opptelling av effekt fra de fem prosjektene, etterkontroll av vederlagsberegning, opplasting av underbilag i økonomisystemet, sakspasifisering i FASIT, utstedelse av tjenestebevis og opprettelse av hjelpeplaner i GAT Turnus, bekrefter det en gjerne kunne anta:

Det er stort økonomisk potensial i RPA (robotic process automation) for en kommune som ennå har tid gode å oppnå fullstendig systemintegrasjon. Potensialet varierer selvsagt, og noen ganger innser man begrensningene først etter å ha pilotert effektivisering, standardisering og digitalisering.

RYDDE FØRST, AUTOMATISERE DERNEST. – Det er en positiv effekt i seg selv at vi standardiserer prosesser i forkant av RPA, sier prosjektleder Silje Duley.

Smått er godt
RPA-prosjektleder Silje Duley anser den fullstendige læringsgevinsten som en effekt sammenlignbar med de konkrete tidsbesparelsene fra prosessautomatisering.

– RPA er attraktivt for mange fordi det handler om konkret oppgaveløsning, snarere enn store implementeringer med tung investering og langvarige prosesser. Det er lettvekts-IT; finn en delprosess og sett på en algoritme som kan utføre oppgaven kjappere og sikrere enn et menneske, innleder Duley.

Likeens alle vegne
Likevel, enhver liten prosess er del av en større tjenesteleveranse, med lokale variasjoner av rutiner, arbeidsverktøy og ansvarsfordeling. For å unngå at RPA blir et kommunalt lappeteppe, hvor særegne løsninger sementeres i form av automatisering, har innovasjonsprogrammet satt seg fore å finne beste praksis for hele kommunen i hver av prosessene det har undersøkt.

– Det er fascinerende hvordan RPA har bidratt til digitaliseringen av kommunen allerede før vi har satt algoritmene i produksjon, ettersom enhver algoritme krever standardisering for å fungere optimalt. Vi lykkes med en grad av prosessoptimalisering nettopp fordi RPA er så konkret og avgrenset, sier Duley.

Hun gjør et nummer av å understreke at resultatene fra gevinstrapporten for de første RPA-prosjektene ikke er noe hun selv har skapt, men at hun snarere formidler arbeid lagt ned av Ola Saugen, May Britt Hamnes Grønningen, Pål Eirik Pettersen og resten av gjengen i Innovasjonsprogrammet.

Likebehandling og kvalitetssikring
Fagmiljøer som tidligere har hatt for vane å utføre oppgaver med stor grad manuelle prosesser, inkludert papirutskrifter, hyller, permer og printere, hjelpes til en større grad av digitalprosessering, også utenom selve RPA-en. Dermed blir også revisjon, innsyn, gjenbruk og oppsalg enklere, ved at all informasjon digitaliseres og gjøres tilgjengelig i eksisterende fellessystemer.

– Etter hvert som flere av kommunens virksomheter implementerer de kvalitetssikrede prosessene, får vi likebehandling og økt kvalitet på saksbehandlingen. Dette har en større verdi for kommunen og innbyggerne enn den reelle besparelsen i tidsbruk, sier Duley.

Automatiserte klimarapporteringen

UKE har i forbindelse med rapporteringen på kommunens klimabudsjett benyttet seg av en annen RPA som har bidratt til å heve tallkvaliteten.

På grunn lovendringer for innkreving av årsavgift for forsikringsselskaper og innføring av GDPR, har kommunen ikke lenger samme anledning til å hente tall fra forsikringsselskapet vedrørende kommunens kjøretøy og maskiner.

Satte en robot på jobben
I stedet utviklet UKE en RPA-løsning som innhenter fullstendige opplysninger fra Statens vegvesens nettside. Dermed ble datakvaliteten betydelig forbedret. Feilkilder fra forsikringsselskapet er unngått, i tillegg foreligger informasjon som hybridteknologi og vektklasser for alle kjøretøy, og etaten har fått tilgang til kilometerstand.

De oppdaterte tallene fra Statens vegvesen viser at andelen nullutslippstjenestebiler er for tredje tertial 2018 ligger på 59,6 prosent, en økning på 2,3 prosentpoeng fra forrige periode.

Se også:
Vekk med permene! (19.12.2018)
Samlet trådene om prosessautomatisering (1.11.2018)
Fra rutinepreget til meningsfullt arbeid (11.9.2018)

Etikk på agendaen

Er du ansatt i Oslo kommune har du også signert på at du har lest og forstått kommunens etiske regelverk. Så hvordan lyder punkt sju – og hvor ofte øver du selv på etisk refleksjon?

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Oslo kommunes etiske regler, inkludert det etiske navigasjonshjulet, historieverksted og dilemmaverksted

UKE har fått i oppdrag av Byrådslederens kontor å gjøre en faglig vurdering av Oslo kommunes forhold til etikk, og komme med forslag til nye aktiviteter, virkemidler og verktøy til videreutvikling av etikkarbeidet i virksomhetene.

Spør hele kommunen
Seksjonsleder Espen Kristiansen i UKE Beste praksis sender i disse dager ut en spørreundersøkelse til alle HR-sjefer i kommunen for å danne seg et kvalifisert bilde av hvordan det jobbes med etikk og eventuelt nye behov fremover..

– Det vi vet om etikk på arbeidsplasser er at det er litt som med beredskap. Det må øves på og praktiseres  hvis det skal føre til læring og endring. Som med beredskap er det også slik at vi ikke uten videre kan regne med at alle vet hvordan de skal handle hvis de kommer i en utsatt situasjon. Derfor tilbyr UKE bistand og tilbud som digitale hjelpemidler og konsulenttjenester på bestilling, sier Kristiansen.

Verktøyene finnes
Fremst blant de digitale verktøyene er det etiske navigasjonshjulet som benytter med filosofene Einar Øverenget og Øyvind Kvalnes sitt navigasjonshjul som utgangspunkt. Hjulet er en interaktiv øvelse som lar oss øve, i fellesskap eller hver for oss, på ulike praktiske og konkrete dilemmaer og problemstillinger i lys av etikk, jus, identitet, økonomi, omdømme og moral.

– Mange av oss har nok lett for å redusere etikk til et spørsmål om å gjøre rett, eller hvert fall ikke gjøre urett. Men i en hektisk arbeidssituasjon hvor vi gjerne handler på vegne av oss selv, så vel som et større helhet; kollegaer, sjefen, avdelingen eller kommunen, måles ulike hensyn alltid opp mot hverandre. Ikke minst i et jobbklima hvor vi oppfordres til å «feile igjen og feile bedre», sier Kristiansen.

Ta ansvar for omdømmet
Å øve på etisk refleksjon handler altså ikke om å bli feilfri, men om å heve den etiske kompetansen og ikke minst kunne bistå andre i å ta riktige valg. Ansatte i Oslo kommune har et selvstendig ansvar for å følge kommunens etiske regler, men de fleste situasjoner møter vi som del av et kollektiv.

– Etisk refleksjon handler også om godt leder- og medarbeiderskap. Derfor er det viktig at vi gjør deler av øvelses- og refleksjonsarbeidet i fellesskap, sier Kristiansen.

Det etiske navigasjonshjulet ble oppdatert med tre  nye case høsten 2018. Før sommeren skal Kristiansen ha levert innstilling til ytterligere case til samme digitale verktøy.

– Etikk i arbeidslivet er utfordrende, men også spennende, fordi vi er nødt til å ta eierskap til noe større enn oss selv. Oslo kommune skal representere en etisk standard. I en viss forstand er kommunen ikke mer etisk enn det hver og en av oss, og naboen i kontorlokalet, klarer å være. Vi bærer alle på et betydelig ansvar, sier Kristiansen.

Full fleks for vaktholdet

Kommunen har inngått dynamisk innkjøpsordning (DPS) for vektertjenester, noe som er godt nytt for en organisasjon med mange ulike behov. – Ordningen gir tilgang til et kvalifisert leverandørmarked med ti dagers tilbudsfrist, sier André Joachim Frank.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

All tale om innkjøp av produkter og tjenester til Oslo kommune handler i stor grad om ulikhet og variasjon. Vi befinner oss i en organisasjon bestående av spesielle behov og unike hensyn; et uttrykk for at vi driver med ulike ting.

Innkjøp av vektertjenester illustrerer dette mangfoldet. Noen ganger trenger du et helt korps av vaktholdere til et mobilt arrangement for en dag eller en helg, andre ganger er det hensiktsmessig med én person stasjonert samme sted på helårsbasis. Driver du med byggforvaltning er behovet ditt annerledes enn om du leverer kemnertjenester eller innimellom trenger eksamensvakter.

NOE FOR ALLE. En referansegruppe med representanter fra elleve ulike virksomheter har deltatt i etableringen av ny innkjøpsordning for vektertjenester. Vi mener ordningen er godt egnet til å møte kommunens behov, sier André Joachim Frank i UKE.

Utnytter bredden
Flere virksomheter har på denne bakgrunnen hatt egne rammeavtaler med faste leverandører. Dette er en løsning som har fungert tilfredsstillende for noen, men som likevel innebærer at man ikke har fordelen av å utnytte mulighetene som ligger i hele markedet.

– Det er veldig spennende for oss å utforske mulighetene som ligger i denne moderne anskaffelsesformen, ikke minst gitt det mangfoldige behovet innen vektertjenester i kommunen. Ved etablering av innkjøpsordningen før jul ble både store og små leverandører tilknyttet, sier seksjonsleder André Joachim Frank i UKE Konkurransegjennomføring.

Konkurranser for hvert oppdrag
En vanlig rammeavtale vil nemlig gi en fordel til de største leverandørene. Konkrete enkeltbehov som flere kunne ha fylt, for eksempel mindre eller nystartede selskaper, kommer alle inn til leverandørene som kan møte alle typer behov – «vinneren tar alt».

– DPS er annerledes. Her kvalifiserer hver leverandør seg snarere gjennom forretningsmessig skikkethet, i dette tilfellet inkludert miljø- og lærlingekrav, og så konkurrerer man på enkeltoppdrag ettersom de konkurranseutsettes blant kvalifiserte leverandører. For øvrig har konkurranse under ordningen mange likhetstrekk med minikonkurranser under en parallell rammeavtale, sier Frank.

Digitalt og dynamisk
Konkurransene gjennomføres digitalt, så en annen nyhet er at alle som trenger vektertjenester vil trenge tilgang til kommunens konkurransegjennomføringsverktøy, som har en egen modul tilpasset DPS. (Kontakt UKE for tilgang).

– En fordel er at man sparer tid på at leverandørene allerede er kvalifisert. Man trenger altså ikke å ta stilling til denne typen evaluering, samtidig kan man sette tilbudsfristen til 10 dager i stedet for de vanlige 30 som gjelder ved en åpen anbudskonkurranse, sier Frank.

Tilrettelagt for kommunens virksomheter
For å forenkle prosessen er det utarbeidet maler for alle deler av konkurransen, slik at det bare er å fylle ut det som gjelder egne behov. Malene ligger i konkurransegjennomføringsverktøyet.

– På intranett ligger en innføring og et ferdig kontraktsformular som skal brukes i den enkelte avtale som inngås. De som ikke ønsker å gjennomføre konkurranser selv kan kontakte UKEs konsulentmiljø for anskaffelsestjenester, sier Frank.

Intranett:
Innkjøpsordning (DPS) for vektertjenester
Konkurransegjennomføringsverktøy