Kategoriarkiv: UKE

Billigere mobiltelefoni

Med best kvalitet og pris i anbudsrunden, er det nå klart at Phonero er kommunens nye telefonileverandør. – Vi har en spennende prosess med stort gevinstpotensial foran oss. Jeg gleder meg stort, sier avdelingsdirektør Gunnar Wedde i Konsernservice.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Så hva betyr dette for deg og meg? Vel, vi skal bytte SIM-kort og laste ned ny app med bedriftskatalog, forbruksoversikt og fraværsoppsett. Vi får Telia-dekning i stedet for Telenor.

VINN-VINN. Avdelingsdirektør Gunnar Wedde i Konsernservice og bedriftsmarkedsdirektør Jon Christian Hillestad i Phonero måtte ikke bes to ganger om å signere ny telefoniavtale for Oslo kommune.

Mange nye SIM-kort
Og med mindre du tilfeldigvis er budsjett- eller IT-ansvarlig i din virksomhet, er det stort sett det.

– Vi starter dialogen med virksomhetene nå med en gang, for det er et stort løft vi skal gjøre sammen for å sørge for rynkefri innføring med stabil og sikker drift. På nåværende tidspunkt vet vi ikke hvor lang tid det vil ta å overføre alle, men vi starter nå, og vil samarbeide med hver enkelt virksomhet for å avklare når og hvordan overføringen vil skje, sier innføringsansvarlig Karen Marie Gunnerud.

– Flere av virksomhetene har allerede bedt om møter for å sikre at driften blir best mulig, og det er løfterikt. Vi vil prioritere virksomheter med beredskaps- og akuttfunksjon, samt UDE med sine 15 000 ansatte og 180 skoler. Det er en suksessfaktor at vi alle bruker tid på å sikre en god implementering i løpet av de neste månedene, sier innkjøper Jens Veberg i Konsernservice.

God på store implementeringer
Bedriftstelefoni-leverandøren Phonero har base i Kristiansand og eies av Telia. Bedriftsmarkedsdirektør Jon Christian Hillestad forsikrer om at selskapet har full dekning på alle kommunens lokasjoner som sin topprioritet de første månedene av avtaletiden.

– Phonero har allerede 100 kommuner og fylkeskommune som kunder, i tillegg til Politiet, Forsvaret og ikke minst Statens innkjøpssenter med sine 107 statlige virksomheter. Vi stiller med brukerstøtte for lokal implementering, og det er viktig for oss å bli opplevd som kundenære. Dette er noe vi kan, sier Hillestad.

– Vi sitter dessuten på bransjens mest avanserte verktøy for å oppdage dekningsproblemer. Nabolaget ved hvert tjenestested sjekkes i forkant. Jeg er trygg på at vi skal kunne levere gode tjenester i dialog med den enkelte virksomhet, eventuelt i kombinasjon med Wi-Fi-støttet tale, sier storkundesalgsansvarlig Tom Meier i Telia.

LAGARBEID. Gunnar Wedde og innkjøper Jens Veberg i Konsernservice flankerer Arvid Sanden, Fredrik Wensell, Jon Christian Hillestad, Tom Meier og Håkon Solvang fra Phonero/Telia. Foran Tale Nergård Rønne, Karen Gunnerud, Kathinka Bull-Engelstad og Zyhrije Januzi fra Utviklings- og kompetanseetaten.

Svært gode priser
Nøyaktige detaljer for avtalen, inkludert utrullingsplan, kontaktpersoner og prismodell, distribueres til budsjettansvarlige og IT-hovedkontakter i hver virksomhet. Brukerstøtte, bestillingsinformasjon og oversikt over datapakker finner du på intranett.

– Det er faktisk første gang kommunen bytter leverandør på telefonisiden, så jeg er veldig spent. Phonero leverte et godt tilbud og har gitt svært godt inntrykk så langt i prosessen. Driftssikkerhet og dekningskvalitet er selvsagt det viktigste å få på plass. Når det er sagt, gleder jeg meg veldig til å utforske mulighetene den nye avtalen gir, sier avdelingsdirektør Gunnar Wedde i Konsernservice.

Avtalen omfatter om lag 30 000 mobilabonnement, 5000 M2M (maskinkommunikasjon, blant annet terminaler) og 1000 mobile bredbånd, inkludert 16 000 brukere med Bedriftsnett. Den inkluderer også IP-telefoni. Avtalen er inngått for to år, med opsjon om forlengelse på inntil to nye år.

Les mer på intranett.

Bedre språk i kommunen

Etter at bystyret har vedtatt ny visuell identitet er det nå språket som står for tur. – Vi skal ha en felles språkprofil for alle virksomheter, sier klarspråkansvarlig Randi Kvåle Iversen i UKE.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Én av tre forstår ikke innholdet i offentlig informasjon. Dette er et demokratisk problem, men det er også et økonomisk problem fordi mange ikke forstår hvilke rettigheter de har. Klarspråk er gode tekster som innbyggerne forstår og kan bruke.

Allerede i byrådserklæringen 2015–2019 slås det fast at det skal gjennomføres en klarspråkssatsing i Oslo kommune. Siden har kommunen fått ny kommunikasjonsstrategi og manual for ny visuell identitet, der det står at kommunen skal bruke et klart språk og benytte en personlig språklig tone der det er hensiktsmessig.

SÅ FOLK FORSTÅR DET. – Klarspråk sikrer demokratiet, øker servicen og bidrar til effektive tjenester og god ressursbruk, hevder Randi Kvåle Iversen i UKE.

Klar tale fra innbyggerne
God kommunikasjon blir vi aldri helt ferdig med. En tekst kan nesten alltid bli klarere. Dette ble tydelig da vi i høstens forprosjekt om klart språk ba om reaksjoner på et brev fra Oslo kommune.

– Innbyggerne våre har gitt oss gode råd for å skrive klart og forståelig. De sier blant annet at vi må løfte opp viktig informasjon tidlig i teksten og forklare vanskelige ord og uttrykk, sier klarspråksansvarlig Randi Kvåle Iversen.

Hva får virksomhetene?
Det er satt av en heltidsstilling til klarspråkssatsingen i Oslo kommune ut 2019. Dessuten er det etablert en frivillig, sterk språkfaglig arbeidsgruppe som består av syv personer fra bydeler og etater. De jobber nå med å ferdigstille felles språkprofil for Oslo kommune. Målet er å få den ferdig før sommeren.

– I tillegg til språkprofilen, skal arbeidsgruppen utvikle og anbefale metode for å skrive om tekster og tilby klarspråkskurs som virksomhetene kan ta i bruk fra 2020, sier Iversen.

ENQUÊTE. Konstruktive innspill fra innbyggerne (1, 2, 3) når det spørres om forbedringspotensial på kommunens tekster.

Du kan starte i dag
Det er viktig for en kommunes omdømme at innbyggerne forstår informasjonen de får. Det er lett å legge merke til vanskelig språk, men det krever mer innsats å sørge for at vi alltid formulerer oss klart og forståelig for å sikre at innbyggerne forstår innhold i brev, vedtak og andre tekster.

– Det finnes gode hjelpemidler for å skrive klart og forståelig. På intranett har vi samlet et knippe, blant annet e-læringskurset Den gylne pennen, utviklet av Difi, sier Iversen.

Flere virksomheter er i gang
Klarspråkssatsingen i Oslo kommune er inspirert av andre kommuner som jobber med klarspråk, samt de av kommunens virksomheter som har kommet lengst med klarspråksarbeidet.

– Flere virksomheter i Oslo kommune er i gang med tiltak for å gjøre den skriftlige kommunikasjonen med ulike grupper tydeligere og klarere, og enkelte virksomheter har gjennomført egne klarspråksprosjekter.

Klarspråkssatsingen på intranett

Flertall for ny profil

Oslo bystyre vedtok 27. mars ny designmanual og ny visuell identitet for kommunen.
– Grunnlaget er lagt for utvikling av en helhetlig identitet for byen vår, konstaterer Bernard Tømmerbakke i UKE og Hanne Rønning Jorud i BLK.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Innstilling og vedtak baserer seg på følgende hovedprinsipp for avsenderidentitet: Oslologoen skal brukes i alle kommunikasjonsflater. Det skal komme tydelig frem hvilke tjenester, tilbud og opplevelser kommunen står bak. Kommunikasjonen med innbyggere skal alltid være enkel og tydelig

Visuell identitet og designmanual skal basere seg på Oslologo, ny skrifttype (Oslo sans) og ny farge- og formpalett; sirkel (møllestein), vinkel (pilspiss) og firkant (borgkrone). Les hele bystyrevedtaket her.

Jobben gjenstår
Bernard Tømmerbakke i UKE, Tjenesteutvikling og Hanne Rønning Jorud fra Byrådslederens kontor, kommunikasjonsseksjonen, har begge vært sentrale i arbeidet frem mot forrige ukes milepæl, men understreker at veien til ny profil ennå er lang.

– Omlegging av digitale og fysiske flater starter i praksis nå. Her er vi mange, egentlig alle medarbeidere i kommunen, som skal bidra i smått og stort. Eksempelvis omprofileres kommunens sentrale nettsider i ukene som gjenstår frem mot sommeren, sier Tømmerbakke.

TOMMEL OPP FOR OSLO. Bernard Tømmerbakke i UKE og Hanne Rønning Jorud i BLK tillater seg en liten jubel over den siste milepælen i kommunens tjenesteformidling.

En styrket merkevare
– Hvorfor er det så viktig for kommunen å få ny designmanual og visuell profil?

– Det grunnleggende er styrken som ligger i helhet. Den desentrale visuelle identiteten byen så langt har hatt, med sterke egenidentiteter innad i kommunen, gjør det vanskelig for innbyggere å forholde seg til byens tjenester. Byen har en forpliktelse til å være nær menneskene vi jobber på oppdrag fra, og da må vi kommunisere helhetlig og tydelig, sier Jorud.

– Vi la den samme logikken til grunn da vi etablerte én nettside for Oslo kommune i 2015: Enten du vil sjekke vannkvalitet eller søke barnehageplass, så skal du kunne gå ett sted. Bystyrevedtaket formidler det samme kundeløftet visuelt; vi er én organisasjon som rommer mange ulike tjenester, sier Tømmerbakke.

Moderne formspråk
I debatten rundt fremleggelsen av saken, var det flere som ønsket seg en videreføring av byvåpenet som byens samlende merke.

Hovedgrunnen til at dette ikke lar seg gjøre er at kompleksiteten og fargeprofilen gjør byvåpenet dårlig egnet til kommunikasjon på digitale flater; men det tradisjonelle byvåpenet skal fortsatt bestå og vil brukes ved høytidelige og tradisjonsrike anledninger. Les om formvalgene for den nye profilen her.

– Vi er veldig fornøyde med å få vedtak på ny profil. Arbeidet har pågått i mange år, og inkludert dyp og bred involvering i flere runder, så vi er fortrolige med at vi har endt med et valg som alle virksomheter og faginstanser, med sine ulike behov, kan stille seg bak, sier Jorud.

– Hvordan implementeres ny profil?

– Vi har utviklet første del av en designmanual og et digitalt verktøy som alle kan bruke uavhengig av kompetanse og dyr programvare. Maler og elementer som skrifttype og logo i ulike formater distribueres fortløpende til alle kommunens virksomheter. Virksomhetene får et stort ansvar for å benytte og formidle den nye profilen, men vi i kommunikasjonsmiljøene står klare til å gi støtte på veien, sier Tømmerbakke.

Nye ressurser
Grafisk designer Bård Jemtland er blant medarbeiderne som skal bistå virksomhetene med å forvalte og bygge Oslos nye visuelle identitet. I tillegg rekrutterer UKE operative grafiske designere, som skal virke som konsulenter med salg av grafiske designtjenester til virksomhetene.

– Designmanualen er et solid, grundig og flott fundament som jeg gleder meg til å ta tak i, og være med å utvikle videre. I første omgang i tett samarbeid med Hanne og Byrådslederens kontor, etter hvert også med nye kolleger og fagressurser her i UKE, sier Jemtland.

– Hvilke tanker har du gjort deg om den nye profilen?

– Jeg tror det er et kvantesprang for kommunens identitet og mulighet til tjenesteformidling. Noen er nok fortsatt skeptiske, eller bekymret for å miste sin gamle profil. Men jeg er trygg på at virksomhetenes identitet ligger i menneskene som jobber der og produktene som leveres – ikke bare i logoen vi markedsfører oss under. Vi bør alle være stolte av Oslo, og av Oslo kommune som arbeidsgiver, sier Jemtland.

Her kan du se hvordan det er arbeidet med den nye profilen.

Setter inn nye krefter

Kommunen har inngått avtale med ny kraftleverandør. – Energisalg Norge erstatter Hafslund, noe som vil føre til lavere strømregninger og enkel energistyring, lover avtaleforvalter Camilla Gundhus og innkjøper Helle Paulsen i UKE.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Samkjøpsavtale for elektrisk kraft

For de fleste av oss er kraft et produkt vi ikke har et spesielt forhold til – annet enn at det er fint å få den så billig som mulig, med enkel fakturering og oversiktlig prisberegning.

– Den nye avtalen baserer seg på Nord Pools Oslo-spotpris, noe som betyr at vi kan summere strømregningen ut fra månedlig markedspris. Vi ønsker ikke å formidle prisen i offentlige fora, men ta en titt på avtalesiden på intranett. Jeg tror du vil bli imponert over de gode betingelsene, sier innkjøper Helle Paulsen i UKE Konsernservice.

Grønn kraft, strøm med opprinnelsesgaranti fra fornybare energikilder, er tilgjengelig på den nye avtalen.

KRAFT TIL SPOTPRIS. Camilla Gundhus og Helle Paulsen i UKE Konsernservice er trygg på at Energisalg Norge vil gi rimeligere og mer oversiktlig styring av kommunens 5700 strømmålere.

Betaling etterskuddsvis
Den meget enkle prismodellen gjør det lett å styre kostnadene forbundet med strømforbruk, ikke minst fordi leverandøren lover å få slutt på fremfakturering av beløp eller a-konto fakturering.

– Alle fakturaer skal være avstemt med faktisk forbruk, og sendes etterskuddsvis hvert kvartal. Ingen forskuddsbetaling av strøm vi ikke har brukt, sier avtaleforvalter Camilla Gundhus.

Styr forbruket effektivt
Leveransen omfatter fakturaadministrasjon gjennom mottak og betaling av fakturaer fra netteier, som for kommunens vedkommende er Hafslund Nett.

– Inkludert i prisen er også et nettbasert energioppfølgingsverktøy som henter sanntidsdata fra alle kommunens målepunkter, og lar deg følge med på hvor og når det trekkes mest strøm. Slik kan hver av oss iverksette effektive sparetiltak, sier Paulsen.

Hver virksomhet har anledning til å avtale egne implementeringsmøter med leverandøren for opplæring og oppsett av energioppfølgingsverktøyet, dette er inkludert i leveransen. Leverandøren tilbyr også ENØK-rådgivning, opplæring og kurs.

Les mer om avtalen på intranett.

Bilpleie til fingerspissene

Med henholdsvis 20 og 9 års erfaring i bransjen, står Harald Eika og Jonas Olsen i OPT klare for å overta vask og pleie av alle Oslo kommunes biler på reservert kontrakt. Oppdraget deles med arbeidstreningsbedriften Rehabil.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Rammeavtale for utvendig og innvendig bilvask

For de av oss som benytter Google, skal det godt gjøres å unngå ord som «kriminelt nettverk», «heleri» og «useriøse» ved oppslag på «bilvask» eller «vaskehall». I følge politiet har man ennå til gode å gjøre arbeidslivskontroller uten å finne en eller annen form for snusk blant aktørene som konkurrerer på pris i Oslo-regionen.

Dette er blant årsakene til at Konsernservice har ønsket å inngå kontrakt på vegne av alle kommunens virksomheter for bilvask og bilpleie, men ikke den eneste.

«FØR» Harald Eika og Jonas Olsen i OPT står med høytrykksspylerne ferdigladet, klare for å forvandle UKEs elbil fra vinterpels til solskinnsglans. I bakgrunnen Trond Håvard Søreng og Frode Løkken i team for arbeidsplasskontroll, og avtaleforvalter Signe Anette Odden.

God kvalitet på arbeidet
Oslo kommune har nemlig mange arbeidstreningsbedrifter. Disse tilbyr tilrettelagt arbeid for personer som trenger drahjelp for å komme seg inn i det ordinære arbeidslivet, eller som av andre årsaker har vanskeligheter med å mestre en jobb.

– I henhold til byrådssak 1045/11 er vi pålagt å bruke reserverte kontrakter på produktområder som trykk/kopi, emballering og utsendelse av enkle brosjyrer, samt jobbfrukt. Bilvask er en tjeneste som egner seg svært godt, hvor det leveres svært god kvalitet blant arbeidstreningsbedriftene, sier avtaleforvalter Signe Anette Odden i Konsernservice.

IT’S A DIRTY JOB … Bilvasker Jonas Olsen lar UKEs Hyundai kjenne høytrykksspyleren etter å ha innsatt bilen med såpe og fettfjerner.

Enkelt å bestille
Til dette formål er det inngått parallelle rammeavtaler med OPT på Høvik og Rehabil på Kalbakken. Priser, tjenesteutvalg og bestillingsrutine ligger på intranett.

– Tjenestekvalitet og gjennomføring tilsvarer det beste i bransjen for øvrig, men vær oppmerksom på at avtaleleverandørene våre ikke tilbyr dropin, sier Odden.

Glad for business
Selve fagfolkene gleder seg til å gyve løs på den nye kontrakten, ikke minst fordi den sammenfaller med det store vårrushet for bilvask.

– Det er veldig hyggelig å få lov til å hjelpe folk, og de blir så glade når bilen forvandles til ny etter noen minutter hos oss, sier Harald Eika. Han feiret nylig tjueårsjubileum i bransjen, og kjenner alle triksene for å sørge for en skinnende blank bil.

– Hva er den tøffeste jobben du har stått overfor?

– Det må være den Citroënen som kom i fjor! Den var så grisete at vi slapp den ikke inn en gang først. Eieren var nok ikke helt sikker på om vi ville klare å få den i stand både utenpå og inni, for den lukta noe gruelig. Men jeg jobbet og sleit med den i nesten en uke. Da eieren kom tilbake trodde han nesten ikke det var samme bil, han var så takknemlig, sier Eika.

FINVASK. – Vi begynner alltid nederst på karosseriet og jobber oss oppover. Ellers blir det striper og ikke noe fint, konstaterer Harald Eika.

Kunder kommer tilbake
Jonas Olsen er også en veteran, med sine ni år som bilpleier på heltid. Han er sertifisert innen special coating, som gir alle behandlede kjøretøy en ekstra blank og hard overflate, og lenger levetid.

– Folk blir ofte veldig glade når de ser hvordan vi har stelt med bilen. Noen ganger kommer de tilbake med konfekt eller kake. Mange kommer og ber om vask selv om bilen nesten ikke ser skitten ut i det hele tatt. Og det er helt greit for meg, for det beste jeg vet er å jobbe, sier Olsen.

KONTROLL. Leder ved bilpleiesenteret Johnny Kjølås tar en siste sjekk for å se om alle partikler og skjolder er fjernet. Konklusjonen er en plettfri, speilblank bil.

Miljøvennlige produkter
Både OPT og Rehabil har et svært bevisst forhold til avfallshåndtering, valg av kjemikalier og energibruk. Det benyttes produkter som er REACH-godkjente og leveres med norske verneblader.

Rehabil bruker produkter fra koreanske Pomponazzi, mens OPT bruker IGLs Ecocoat-serie, med kun miljøvennlige produkter som gir minimal helserisiko.

Hør også UKEs podkast om innkjøpsmakt og samfunnsansvar

Slik får du hjelp til anskaffelsen

Det er en selvfølgelighet at vi lytter til fagfolk når vi snakker om utbygging, elektrisk arbeid eller vann og avløp. Vi bruker proffer fordi jobben må utføres forskriftsmessig og med fagkompetanse. Slik bør man også tenke om kommunale innkjøp.

Av Nikolai Kobets Freund

Kommunale anskaffelser forutsetter at man vet hva som kreves og hvordan prosessen skal håndteres. Man må kjenne detaljene, se helheten og følge rammene for lov om offentlige anskaffelser.

Anskaffelseskonsulentene fra UKE på Ensjø T-banestasjon, april 2019. Foto: Nikolai Kobets Freund
Anskaffelseskonsulentene under den nye gangbroen på Ensjø T-banestasjon. F.v. Espen Skistad, Synnøve Jørgensen, Kåre Steinsbu, Omar Attique Khokar. Foto: Nikolai Kobets Freund

Virksomhetene i Oslo kommune har lenge etterspurt hjelp til gjennomføring av konkurranser og innkjøp. Konsulentmiljøet hos Utviklings- og kompetanseetaten er forsterket, og leverer i dag et spekter av tjenester innenfor alle typer anskaffelser. Konsulentene bistår gjennom hele prosessen – fra utarbeidelse av kontraktstrategi fram til kontraktsinngåelse med valgt leverandør. Dette sikrer at prosessen blir gjort på riktig måte og i tråd med regelverk.

Bymiljøetaten har flere ganger samarbeidet med anskaffelseskonsulentene, blant annet om den nye gangbroen over Ensjø T-banestasjon. Et annet prosjekt handlet om en driftsavtale av parker og trær med verdi på kr 110.000.000. Bymiljøetaten sier de hadde dårlig erfaring med å håndtere disse store driftsanskaffelsene selv.

– Vi opplevde en enorm forbedring med konsulentene. Vi hadde et positivt og godt samarbeid, der de stod for alt det anskaffelsestekniske, sørget for fremdriften og passet frister. Og så tilpasset de seg vår driftssesong. Det at de hadde kompetanse fra andre anskaffelser var også veldig bra, fordi de kom med flere gode forslag, og de vektet miljøaspektet, forteller parkforvalter Siril Stenerud.

Konsulenttjenestene er unntatt konkurranseregelen, og økonomisk sett er det fordelaktig, også i forhold til tids- og ressursbruk. Å samarbeide med de som er spesialisert på anskaffelser i Oslo kommune forenkler og effektiviserer hele prosessen. Prosessen sikres, og ivaretas, slik at man kan føle seg trygg på at anskaffelsen blir riktig – fra første stund.

– Anskaffelsesprosessen må ses samlet. Det starter med beskrivelsen av behovet, og ender med hvordan kontrakten gjennomføres, sier konsulent Omar Attique.

Konsulentene har kompetansen som trengs for å ivareta nettopp dette. Så du kan være trygg på at det blir gjort på best mulig måte. Referanseprosjektene er mange – fra de store entreprisene for Deichman og Munchmuseet på over én milliard kroner, til minikonkurranser om renhold. Nylig gjennomførte de konkurranse om å etablere tre nye energistasjoner. En energistasjon er en bensinstasjon uten bensin, som i stedet har bærekraftig drivstoff som hydrogen og biogass, i tillegg til hurtiglading for elbiler. Prosjektledelse for nytt krematorium på Alfaset er også på plass med hjelp av konsulentene. Og dette er bare noe av det de har hjulpet å få i stand. Det arbeides samtidig med gigantprosjektet Fornebubanen og dens seks T-banestasjoner.

– Vi mottok 86 forespørsler om deltakelse i konkurransen fra både norske og utenlandske arkitekter. Dette er nok den mest omfattende konkurransen vi noen gang har jobbet med, forteller teamleder Espen Skistad om Fornebubanen.

Anskaffelseskonsulentene bistår i anskaffelser i størrelsesorden fra noen hundre tusen kroner til over milliarden. De oppgir å ligge under markedspris og operer med forhåndsdefinerte pakker til fastpris, som gir forutsigbarhet for kundene. Administrasjonen forenkles betraktelig for begge parter. Det er også mulig med avtalt stillingsprosent reservert for en periode, samt regningsarbeid med timebasert etterskuddsordning for tilleggsarbeid der andre modeller ikke passer. Etter avtale kan det tilbys en kombinasjon av nevnte modeller. Priser og detaljer finner du her.

Konsulenttjenesten for anskaffelser består av teamleder Espen Skistad som har over 20 års erfaring med offentlige anskaffelser. Synnøve Jørgensen er utdannet jurist og har 10 års erfaring fra offentlige anskaffelser, spesielt innen IKT. Kåre, som de siste 14 årene har vært i Statens vegvesen, har bred erfaring fra de fleste typer anskaffelser, spesielt innen bygg og anlegg. Omar, det siste tilskuddet i firkløveret, er eksperten innen minikonkurranser og Dynamic Procurement System, med mastergrad i Supply Chain Management og erfaring fra Facility Management og konsulentbransjen innen offentlige anskaffelser.

Kontakt konsulentene på konsulent@uke.oslo.kommune.no eller se felles intranett for mer informasjon.

Arbeidsmiljø i UKE

Vi snakker med hverandre, har tillit til lederen og vi føler vi kan si fra om det vi er uenige i, men mange mener de har for stor arbeidsmengde, oppsummerer Lene Moum og Adrian Bracht i HR om resultatene fra digital vernerunde.

Trykk her for å se noen høydepunkter fra resultatene (intranett)

Årets arbeidsmiljøundersøkelse ble gjennomført digitalt for første gang. Den «digitale vernerunden» erstatter den tradisjonelle vernerunden der hovedverneombud går rundt og snakker med folk.

Basert på det som er kommet fram i undersøkelsen vil hovedverneombud og HR ta kontakt med de som har behov, og jobbe sammen med ledere for å forbedre arbeidsmiljøet. Undersøkelsene ble gjennomført i februar.

Siden har resultatene blitt analysert og diskutert i etatsledelsen og arbeidsmiljøutvalget. Alle avdelingenes ledergrupper har nå fått en informasjonspakke med forslag til målrettede tiltak basert på lokale resultater, og HR har starter arbeidet med å støtte ledere i dette.

Mening, mestring og tillit til leder
Funnene varierer naturlig nok mellom UKEs etasjer og fløyer, men ikke så mye en kanskje skulle tro.

– Vi har det bra på jobben og opplever stor grad av mening og mestring i arbeidshverdagen, innleder nytilsatt HR-rådgiver Adrian Bracht.

– For oss som jobber med lederutvikling er det særlig løfterikt å se at folk oppgir at de har tillit til nærmeste leder, ikke minst fordi vi vet at mange ledere har vært mindre tilgjengelig det siste året, som følge av tirsdagsmøtene for utvidet ledergruppe, sier Lene Moum. Tillit til egen leder er et viktig fundament for å bygge god kutur, levere gode resultater og trives på joben.

Rollebeskrivelser og kompetanseprofiler
– Vi ser at enkelte steder i UKE er det fortsatt for mange som ikke har kjenneskap til rollebeskrivelsen for rollen sin eller hvilke kompetanser man skal ha for å utføre oppgavene. Dette må jobbes videre med, sier Lene Moum.

Enkelte steder opplever ansatte at man forstår sin egen rolle, men syntes det er utydelig hvordan de henger sammen med andres roller og oppgaver.

– Dette er et felles ansvar for lederne i de enhetene det angår. Men vi er egentlig positivt overrasket over hvor mange som kjenner sin rollebeskrivelse og kompetanseprofil, og hvor mange som har laget kompetanseplaner på basis av disse. Dette er tross alt nytt i UKE, så undersøkelsen viser at vi er godt i gang, sier Lene Moum.

Trakassering
Det er ikke alt som er solskinn og glede i undersøkelsene. Noen rapporterer at de har opplevd trakassering på arbeidsplassen.

– Selv om det er svært få som melder om dette, så har vi nulltoleranse for mobbing og trakkasering, og ingen skal behøve å oppleve det på jobben. Ledelsen i UKE tar dette på alvor, og vil sammen med hovedverneombudet og HR jobbe målrettet med de seksjonene der dette er meldt, sier hovedverneombud Zyhrije Januzi.

Hovedverneombud Zyhrije Januzi med AKAN-kontakt Grete Røsvik.

Høy arbeidsmengde
Hele seks av ti opplever at de har en arbeidsmengde som er vanskelig å håndtere.

– Dette er ikke overraskende gitt den situasjonen UKE har vært i, med tanke på omorganisering. Men det er viktig at alle har håndterlig arbeidsmengde, slik at vi kan leveregod kvalitet og ha en helsefremmende arbeidsplass, sier Adrian Bracht.

– Det er viktig for oss å understreke at alle resultater er «gode» i den forstand at de gir målbar innsikt i hvordan vi faktisk har det på jobb, og hvordan vi kan sette i verk forbedringstiltak.

– Ja, hvordan bøter vi på at folk har for mye å gjøre, skal vi kutte ut halve tildelingsbrevet?

– Nei, det skal vi ikke gjøre. Selve tiltakene gjøres avdelings- og seksjonsvis. Det er ikke nødvendigvis slik at den samme medisinen fungerer like godt overalt. Der hvor det er et problem med for stor arbeidsmengde må ledere jobbe målrettet med dette, sier Lene Moum.

Andre resultater fra årets medarbeiderundersøkelser inkluderer:

  • 94 prosent svarer at de har gjennomført utviklingssamtaler
  • 87 prosent opplyser at de har  tilstrekkelig kjennskap til egen rollebeskrivelse
  • 67 prosent har laget kompetanseplaner
  • 43 prosent mener de har tilstrekkelig kjennskap til kompetansene i kompetanseprofilen for egen rolle
  • 91 prosent rapporterer om et alt i alt godt arbeidsmiljø i enheten
  • 91 prosent svarer at det er rom for å være uenig
  • 96 prosent svarer at de er enige om at det hersker en vennlig omgangsform i enheten
  • 96 prosent svarer at de opplever å kunne snakke med nærmeste leder om forhold som påvirker helse og trivsel
  • 26 prosent opplever begrenset fleksibilitet på jobb

Sjekk også ut episode 2 av UKEs podkast, som omhandler kultur, miljø og resultatene fra digital vernerunde

Enda smartere annonseformidling

18. mars starter Oslo kommunes avtale med Jobbnorge, vårt nye byrå for annonseformidling. – Avtalen er lagt opp slik at vi skal kunne lære mer effektivt av vår egen aktivitet, sier Ebbe Abildgaard Sørensen og Åse Bjørnstad i Konsernservice.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Annonseformidling (intranett)

Kommunens forrige avtale for annonseformidling ble inngått i en tid da trykte flater utgjorde hovedvekten av markedet for stillings- og profilannonser. Vår nye har imidlertid beina trygt plantet i 2019, med blikket fremover. Med utgangspunkt i et tenkt case for kjentgjøring av en ny digital innbyggertjeneste, har landets beste annonsebyråer de siste månedene konkurrert om en av landets største arbeidsgiveres gunst og business. Vinneren ble Bodø-selskapet Jobbnorge.

– Den nye leverandøren svarte tilfredsstillende på oppgaven om segmentering, KPI-er og ny teknologi for annonseoptimalisering. Med denne avtalen har vi et nyttig verktøy for rekruttering, kostnadsstyring og analyse, sier kontraktsansvarlig Ebbe Abildgaard Sørensen.

ENHETLIG OG EFFEKTIV KOMMUNIKASJON. Ny annonseringsavtale vil gi oss mer kunnskap om egne aktiviteter, fastslår Ebbe Abildgaard Sørensen og Åse Bjørnstad i Konsernservice.

Innsikt og analyse
Sammen med en brukergruppe bestående av representanter fra Plan- og bygningsetaten, Byrådslederens kontor og Utdanningsetaten har han gjennomført konkurransen som endte med den nye avtalen. Den kan tas i bruk allerede i dag.

– Jobbnorge skal nå gjennomgå kommunens rabattavtaler med mediene, og de lover gode priser. Men den store forskjellen er innsikten, analysene og den utstrakte rådgivningen som er inkludert i den nye avtalen. Nye medier gir veldig spennende muligheter for betalt kommunikasjon, ikke minst innen programmatisk annonsering, som automatiserer kjøp, plassering og optimalisering av annonser i henhold til målgruppe, sier Sørensen.

Enhetlig og effektiv annonsering
Åse Bjørnstad skal forvalte og følge opp den nye avtalen. Hun tror kommunen har mye å hente på helhetlig og kunnskapsstyrt annonsering.

– Ikke minst vil kommunens nye visuelle profil gi oss muligheter til å kommunisere mer enhetlig. Målet er at vi bistår og forbedrer hverandre i all annonsevirksomhet, for slik å bidra til byrådets mål om at Oslo blir en enda mer effektiv, omstillingsdyktig, inkluderende og attraktiv kommune, sier Bjørnstad.

Se priser, løsninger og andre detaljer om den nye avtalen på intranett

UKE tar telefonen

UDE og Oslo kommunes kontaktsenter (OKK) har inngått et pilotsamarbeide hvor OKK besvarer henvendelser på vegne av Avdeling for fagopplæring i Utdanningsetaten. IKT-direktør Bjørn Marthinsen i UDE tenker ordningen kan utvides.

Oslo kommunes kontaktsenter er sentralbord for hele kommunen. I tillegg leveres førstelinjetjeneste for barnehageopptak i bydelene, og henvendelser til sosialtjenesten i Bydel Gamle Oslo. OKK tilbyr veiledet dialog for Min side på kommunens felles internettsider, og bruker chat og Facebook som integrerte deler av tjenestetilbudet.

VEILEDET DIALOG. Spesialkonsulent og UKE-hospitant Long Le fra Utdanningsetaten bistår kundebehandler Wendy Veronica Pedersen med en spesielt vrien kunde. Bak vokter teamleder Charlotte Aurtande i Oslo kommunes kontaktsenter.

Gode resultater
Fra og med 12. februar har kontaktsenteret enda en kunde på blokka. Avdeling for fagopplæring i Utdanningsetaten, gjengen som godkjenner lærebedrifter og administrerer fag- og svenneprøver i kommunen, har fått ny og profesjonell førstelinje.

– Resultatet fra de første to dagene er meget bra. I henhold til tjenesteavtalen skal vi levere 90 prosent, sier seksjonsleder Wenche Kristoffersen.

Nettside-guiding
Fagopplæringsavdelingen mottar gjennomsnittlig 40–50 samtaler daglig, så det er ikke et skrekkinngytende volum sammenlignet med kontaktsenterets knappe én million inngående henvendelser per år. Likevel er det et nytt fagområde og mye kompetanse som skal tilegnes.

– Vi er ydmyke for oppgaven, men trygge på kundebehandlernes evne til å trekke til seg ny kunnskap hurtig, håndtere alle henvendelser profesjonelt, og sende innbyggere som har behov for det videre inn til ekspertene i fagopplæringsavdelingen. En stor andel av samtalene handler om å veilede innringer til å finne relevant informasjon via kommunens nettsider, sier Kristoffersen.

Utvider gjerne
IKT-direktør Bjørn Marthinsen i Utdanningsetaten sier det var en enkel avgjørelse å forsøke Oslo kommunes kontaktsenter da det ble personalendringer i forværelset på fagopplæringsavdelingen.

– Vi snakker jo om kontaktsenteret for hele kommunen, så de burde være i stand til å håndtere behovet vårt. Jeg får svært gode tilbakemeldinger på servicekvaliteten. Holder denne seg, ser jeg lyst på mulighetene til å utvide den halvårlige pilotperioden, sier Marthinsen.

Han sier at han også ønsker å utnytte det nye samarbeidet med UKE til å utvikle bedre innhold på nettsidene, og samarbeide om nye og spennende tjenester som chatbot for fagopplæring.

– Utdanningsetaten har en litt spesiell organisering av deler av organisasjonen, ettersom mange av enhetene våre fortsatt har forværelser til å håndtere inngående henvendelser. Det er ikke sikkert denne strukturen kommer til å beholdes for all fremtid, og da vil vi trenge bistand fra profesjonelle fellestjenesteleverandører, sier Marthinsen.

Se også:
Kontaktsenter mot nye høyder (9.5.2017)
Surfer gjennom nettverksproblemene (6.4.2018)
Nå kan du chatte om barnehageopptak (16.2.2018)
Gi folk svar der de spør (25.9.2017)
– Det er telefon til deg (31.3.2016)

Etikk på agendaen

Er du ansatt i Oslo kommune har du også signert på at du har lest og forstått kommunens etiske regler. Så hvordan lyder punkt sju – og hvor ofte øver du selv på etisk refleksjon?

Oslo kommunes etiske regler, inkludert det etiske navigasjonshjulet, historieverksted og dilemmaverksted

UKE har i årets tildelingsbrev fått i oppdrag av Byrådslederens kontor å gjøre en faglig vurdering av hvordan etikkarbeidet i virksomhetene kan videreutvikles og komme med forslag til nye aktiviteter, virkemidler og verktøy for virksomhetene.

Spør hele kommunen
Seksjonsleder Espen Kristiansen i UKE Beste praksis sender i disse dager ut en spørreundersøkelse til alle HR-sjefer i kommunen for å danne seg et kvalifisert bilde av hvordan det jobbes med etikk og etisk kompetanseheving, og hva virksomheten ønsker av bistand og tilbud fra UKE fremover.

– Det vi vet om etikk på arbeidsplasser er at det er litt som med beredskap. Man må øve og praktisere hvis det skal føre til læring, utvikling og endring. Som med beredskap er det også slik at vi ikke uten videre kan regne med at alle vet hvordan de skal handle hvis de opplever krevende valgsituasjoner. Derfor tilbyr UKE bruk av digitale verktøy, konsulentbistand og rådgivning i dette arbeidet, sier Kristiansen.

Verktøyene finnes
Fremst blant de digitale verktøyene er det etiske navigasjonshjulet som benytter filosofene Einar Øverenget og Øyvind Kvalnes sitt navigasjonshjul som utgangspunkt. Hjulet er en interaktiv øvelse som lar oss øve, i fellesskap eller hver for oss, på ulike praktiske og konkrete dilemmaer og problemstillinger med henblikk på etikk, jus, identitet, økonomi, omdømme og moral.

– Mange av oss har nok lett for å redusere etikk til et spørsmål om å gjøre rett, eller hvert fall ikke gjøre urett. Men i en hektisk arbeidssituasjon hvor vi gjerne handler på vegne av oss selv, så vel som en større helhet; kollegaer, sjefen, avdelingen eller kommunen, måles ulike hensyn alltid opp mot hverandre.

Ta ansvar for omdømmet
Å øve på etisk refleksjon handler altså ikke om å bli feilfri, men om å heve den etiske kompetansen og ikke minst kunne trene på og å bistå hverandre i å ta riktige valg. Ansatte i Oslo kommune har et selvstendig ansvar for å følge kommunens etiske regler, men de fleste situasjoner møter vi som del av et fellesskap og et team.

– Etisk refleksjon handler også om godt leder- og medarbeiderskap. Derfor er det viktig at vi gjør deler av øvelses- og refleksjonsarbeidet i fellesskap med våre kolleger, sier Kristiansen.

Flere tilbud på vei
Det etiske navigasjonshjulet ble oppdatert med tre nye case høsten 2018. Før sommeren skal UKE ha levert innstilling til ytterligere case som legges til det etiske navigasjonshjulet.

– Etikk og etisk praksis i arbeidslivet er utfordrende, men også spennende, fordi vi er nødt til å ta eierskap til noe større enn oss selv. Oslo kommune skal representere en etisk standard, og det krever bevissthet og god dømmekraft i valg og beslutninger vi tar på alle nivåer.

– I en viss forstand er kommunen ikke mer etisk enn det hver og en av oss klarer å være i praksis. Vi bærer alle på et betydelig ansvar, sier Kristiansen.

Etiske regler i Oslo kommune