Kategoriarkiv: UKE

Utfordrer etablerte arbeidsformer

Overgangen til Office 365 krever en opprydning i fellesområdene der virksomhetene lagrer filer og dokumenter. Det store spørsmålet er hvordan man starter å rydde?

Av: Sindre Haugan

I løpet av 2021 skal filene flyttes over til SharePoint, og ansvaret for denne flyttejobben ligger hos hver enkelt virksomhet.

For Innkrevingsetaten (INE) er det viktig å sikre bred involvering av ledelsen, og ansvarliggjøre eierne av filområdene.

–  Vi må tydeliggjøre ansvarsområder, så vi unngår den rotete filorganiseringen vi har nå, sier Katja Mlodzianowska. Hun er en av superbrukerne for utrullingen av Office 365 i Oslo kommune.

Katja er en av superbrukerne i Innkrevingsetaten (INE)

Hva tar vi med oss videre?

Hver avdeling får en egen mappestruktur, og alle utnevner kontaktpersoner som har hovedansvar for å gå gjennom dokumenter og legge over aktuelle filer i den nye strukturen. Filområdene blir tilgjengelig med lesetilgang en periode, før det resterende blir slettet.

– Vi har diskutert med hver avdeling hva de har behov for. Her prøver vi også å utfordre avdelingene på hvordan de jobber. For eksempel er det en del av informasjonen som kan og bør deles med flere enn de som har tilgang per nå, sier Katja.

Et forslag til hvordan man kan starte ryddingen av filområdet.

Frykter det ukjente

Personlig brenner hun for digitalisering og effektivisering, men hvordan får hun med seg de som ikke deler hennes glødende entusiasme for alt digitalt?

– Det ukjente er alltid skummelt, sånn er det med teknologi også. Jeg vil at folk skal komme til meg hvis de er usikre, for da kan vi finne løsningen sammen, sier hun.

Katja hevder hun merker et generasjonsgap, hvor de yngre er ofte mer nysgjerrige og lærer ting raskere.

– De har gjerne vært borti lignende verktøy før, og da er det enklere å se for seg hvordan man kan nyttiggjøre seg av det i arbeidshverdagen, sier hun.

Katja og teamet i full gang med å vise Teams-funksjoner til kollegaer.

Gjør det praktisk og nært

Ikke alle lyser opp når de hører ord som: «samhandling, OneNote og Planner». Katja mener det er viktig å synliggjøre verdien av verktøyene, og gi praktiske eksempler på hvordan man kan bruke dem.

– Jeg pleier å illustrere forskjellen mellom Skype og Teams med en gammel hustelefon og en moderne smarttelefon. Ja, en gammel hustelefon kan brukes til å prate, men med en moderne smarttelefon kan du gjøre så mye mer. Du kan handle, se filmer og fikse ting i nettbanken, sier hun.

Mer enn komplisert Skype

Når hun først har fått kollegaene over på det tankesettet, forsøker hun å illustrere verktøyene med konkrete eksempler fra deres arbeidshverdag.

– Teams er likevel mer enn en avansert versjon av Skype. Det handler om å vise folk hvordan de kan bruke ulike funksjoner. Nå kjenner jeg så mange av arbeidsprosessene internt, og kan knytte eksemplene mine til det. Jeg tror det er en viktig del av rollen som superbruker, sier hun.   

Ikke alt på en gang

Ved å knytte verktøyene til eksempler som er kjent for brukeren blir det mindre fremmed og mindre skummelt. Katja er også påpasselig med hvor mye hun presenterer av gangen.

– Man bør unngå å vise alt på en gang. Bryt det opp i små, lettfordøyelige opplæringsbiter, sier hun.

Lykkes man med å pirre nysgjerrigheten har man kommet langt.

– Ofte er jungeltelegrafen den beste reklamen. Man bruker gjerne en håndverker man har blitt anbefalt av naboen, jeg tror det er likt med ny teknologi, sier Katja. 

Bryte ned siloene

I november 2020 gikk Oslo kemnerkontor til å bli Innkrevingsetaten (INE), hvor Skatteetaten overtok skatteoppkreveroppgavene. Tiden var derfor moden til gå opp rutinene, og se hvordan man kan jobbe bedre sammen.

– Jeg tror vi har mye å lære av hverandre, derfor er det fint hvis vi kan benytte anledningen til å bryte ned noen av siloene mellom oss. Vi har alle signert den samme taushetserklæringen, sier Katja.

Hvordan bruker du Office 365 til å bedre arbeidshverdagen?

Selv bruker Katja delingsdokumenter gjennom OneNote og Planner til å planlegge større oppgaver med flere involverte.

– Det funker veldig bra til koordinering og holde styr på hvem som gjør hva. I tillegg slipper vi mange unødvendig møter, sier hun.

God støtte fra ledelsen

– Divisjonsdirektør Øystein Hillestad er tett involvert i utrullingen, og hjelper oss finne flaskehalser vi skal forsøke å løse. Hva gjør for lite av, hva gjør vi for mye av og hva kan vi gjøre bedre i morgen, sier Katja.

For henne representerer prosjektet et viktig steg for å øke den generelle digitale kompetansen og skape en større åpenhetskultur i etaten.

Delt kunnskap gir bedre avtaler

9. februar holder Innkjøpstjenester åpent møte med eksisterende og potensielle leverandører. – Vi vil spille på hverandres kompetanse for å sikre at vi får gode konkurranser og samfunnsansvarlige leveranser, sier avdelingsdirektør Gunnar Wedde.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Kunngjøring på Doffin

Invitasjon, påmelding og program

Som Norges nest største offentlige innkjøper har Oslo kommune en stor innkjøpsmakt og gode muligheter til å fremme samfunnsansvar gjennom sine anskaffelser. Kommunen stiller da også noen av landets mest ambisiøse krav på dette området.

Vil ha flere gjennom nåløyet
Klima, økologi, etisk handel, arbeidstakerrettigheter, innovasjon, lokal konkurransekraft, tilflyt av faglig kompetanse og optimal ressursutnyttelse er blant faktorene som vektlegges når kommunen lyser ut et anbud for en vare- eller tjenesteleveranse.

– Oslo kommune stiller krav for å forebygge arbeidslivskriminalitet og sikre rettferdig og etisk handel, disse finner du i det vi kaller Oslomodellen. Andel fagarbeidere og lærlinger, sporbar betaling og krav til generell «orden i sysakene» hos leverandørene våre er noe av det som er beskrevet her, sier avdelingsdirektør Gunnar Wedde i UKE Innkjøpstjenester.

– I tillegg er vi offensive på klima- og miljøområdet, for eksempel med krav til utslippsfri transport. Med denne dialogkonferansen ønsker vi å bistå aktuelle leverandører i å lykkes med våre kontrakter, fortsetter han.

EN UTSTRAKT HÅND. Avdelingsdirektør Gunnar Wedde i UKE Innkjøpstjenester, her ved en pedagogisk anledning pre korona, ønsker friere informasjonsflyt mellom oppdragsgiver og leverandør.

Dialog i stort og smått
Selve konferansen er digital, og arrangeres på Microsoft Teams. Deltakere introduseres for temaer som plastreduksjon, klimavennlig transport, sirkulære anskaffelser, rettferdig handel og forebygging av arbeidslivslivskriminalitet. I tillegg presenteres de viktigste konkurranseutlysningene vi kan vente oss i løpet av 2021.

– Ved påmelding inviteres deltakerne til å oppgi hvilke temaer som er mest interessant for deres bedrift, slik at vi kan få fruktbare og gode samtaler i mindre rom etter plenumsdelen. Det er viktig for oss at eksisterende og potensielt nye leverandører får anledning til å uttrykke sine forventninger til oss som oppdragsgiver også. Vi håper på mange spørsmål og aktiv dialog hele dagen, sier Wedde.

Enklere oppfølging med digitale kompetanseplaner

Den siste nyvinningen i kommunens HR-system gjør det mye enklere for ledere og medarbeidere å drive kompetanseutvikling i henhold til formelle krav og den enkeltes behov. – Jeg er så fornøyd, sier Line Haugnes i Bydel Frogner.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

For de av oss som ikke jobber på brannbil, i omsorgsbolig, på sykehjem eller akuttinstitusjon kan det være vanskelig å se for seg den betydelige mengden av krav og forventninger til utvikling, vedlikehold og rapportering av folks kompetanse i disse spesialistintensive bransjene.

HAPPY. Line Haugnes i Bydel Frogner trekker nytte av den nye modulen i HR-systemet.

Høye oppfølgingskrav
Både lovverk og beste praksis tegner opp et relativt finmasket nett av krav til hver enkelt medarbeider, i tillegg kommer personlige ønsker og resultatene av de ulike utviklingssamtalene.

– Det er ganske mye å holde orden på, og oppfølgingskvaliteten er i mange tilfeller veldig personavhengig. Særlig når vi er mange som skal utvikle eller finpusse kompetanseprofilen. Hvem er det nå som skal på kurs i kapittel ni om bruk av tvang og makt? Med digitalisering av den enkeltes kompetanseplan blir alt mye enklere, sier Line Haugnes, ledende vernepleier ved Fredriksborgveien boliger i Bydel Frogner.

Dette bildet mangler alt-tekst; dets filnavn er kompetanse-nivaer-1920-1024x576.jpg

Automatisk varsling
Hennes seksjon, Tilrettelagte tjenester, er blant de som har tatt i bruk kommunens nye funksjon i HR-systemets kompetansemodul. Kompetanseplan for nyansatte, opplæring i digital sykemelding, eSignering og kvalitetssystemet EQS er blant produktene som allerede er utviklet i de 18 virksomhetene som er i gang.

Mange virksomheter har også begynt å bruke digitale kompetanseplaner til å styre smittevernstiltak. Det er viktig å nevne at det er en integrasjon med KS-læring, og at funksjonaliteten snart er integrert med GAT, sier tjenesteforvalter Olav Schjølberg i Utviklings- og kompetanseetaten.

– Digitale kompetanseplaner er en svært god hjelp i hverdagen. Vi bruker dem til alle nyansatte som har startet i løpet av det siste året, og de er imponert over funksjonaliteten og hvor lekkert det ser ut. Både leder og medarbeider får et varsel når det nærmer seg frist for et kompetansetiltak, enten det er en samtale, et kurs eller en egenerklæring, sier Haugnes.

840 ulike kompetansekrav
Modulen er utviklet av Dossier, og forvaltes av Utviklings- og kompetanseetaten.

– Jeg har inntrykk av at funksjonen er til stor hjelp ute i organisasjonen. Allerede har vi 112 planer i bruk, med over 840 ulike kompetansekrav. Dette måtte tidligere administreres manuelt, noe som la beslag på mye tid og kapasitet hos både ledere og medarbeidere, sier Schjølberg.

– Vil digitale kompetanseplaner gjøres tilgjengelig for alle virksomheter?

– Det er tilgjengelig, men følger med en kostnad. Prisen beregnes ut fra antall medarbeidere i virksomheten. For mer informasjon om implementering av kompetanseplaner, er det bare å ta kontakt, sier Schjølberg.

Se også:
HR-system + læringsportal = sant ( 30.10.2018)

Mer samarbeid med Microsoft Teams

Nå har det dukket opp nye funksjoner i Microsoft Teams som gjør det enklere å fordele arbeidsoppgaver og jobbe kreativt i møter. Snart får du muligheten til å dele møter i «breakout rooms», hvor man endelig kan diskutere i mindre grupper.  

Se denne videosnutten som gir en kort introduksjon av Microsoft 365. 

Illustrasjonsbilde: Unsplash.com

Hva er Microsoft 365 og hvorfor skal jeg bruke det? 

De fleste av oss kjenner til de klassiske Office-programmene som Word, Excel og PowerPoint. Microsoft 365 gir deg de nyeste versjonene av disse programmene.  I tillegg får du en rekke nye programmer og funksjoner som forenkler arbeidshverdagen din, og gjør det enklere å samarbeide om oppgaver med kollegaene dine. Uansett om du jobber på data eller på mobil.  

Hva er nytt? 

Denne høsten ruller UKE ut en rekke nye funksjoner:  

Hold oversikten over oppgaver med To Do og Planner 

Planner gir deg muligheten til å visualisere og organisere gruppearbeid. Uansett hvilken rolle du har i et team kan du enkelt holde oversikt over oppgavene dine. To Do er din personlige huskeliste for små og store oppgaver.  

Tilgjengelig nå 

 Spørreundersøkelser og måling med Forms 

Forms lar deg på en enkel måte lage spørreundersøkelser, konkurranser og avstemminger. Bruk verktøyet til å samle tilbakemeldinger fra ansatte eller til å planlegge arrangementer.   

Tilgjengelig nå 

Mer kreative møter med Whiteboard 

Whiteboard er en digital tavle man bruker i kombinasjon med Teams. Verktøyet gir deg muligheten til å visualisere ideer og arbeide kreativt i form av illustrasjoner, notater, bilder og mer.   

Tilgjengelig nå 

Sikrere mobil med Intune 

Microsoft Intune er et av verktøyene som gjør det mulig for Oslo kommune å kjenne igjen mobilen eller nettbrettet ditt, samt stille krav til sikkerhetsfunksjoner på enheten.   

Tilgjengelig nå 

Hva er på vei? 

Digitale arrangementer med Live Event

Live Events er ganske likt som et vanlig Teams-møte, men gir deg større muligheter for å planlegge, produsere og kringkaste for et større publikum. Verktøyet gir deg også muligheten til å gjøre opptak av arrangementet, slik at det kan deles i etterkant.  

Planlagt lansering: siste kvartal 2020 

Del video med Stream

Microsoft Stream er en videotjeneste der man kan laste opp, vise og dele videoer internt. 

Planlagt lansering: siste kvartal 2020 

Hold notater oppdatert med OneNote
OneNote er din digitale notatblokk. Bruk den til å skrible ned ideer eller lag huskelister til deg selv. Notatlappene kan deles med kollegaer hvis du ønsker det.  

Planlagt lansering: første kvartal 2021

I tillegg til dette planlegger UKE utrullingen av Sharepoint og OneDrive i 2021.  

Støydemping og gruppearbeid i Teams 

I tillegg til nye verktøy blir Teams stadig bedre. Fordelen med en skybasert løsning er at nye funksjoner blir tilgjengelig uten at installasjon er nødvendig.  

Del opp møtet i mindre gruppesesjoner 

Breakout Rooms er en funksjon som mange har ventet på. Funksjonen gjør det mulig for møtearrangøren å dele opp et Teams-møte i mindre grupper, for så å kalle alle tilbake igjen til hovedmøtet. For eksempel kan det brukes til mindre gruppearbeid, hvor flere kan være aktive samtidig uten at man snakker i munnen på hverandre. Møteleder har også mulighet til å fritt «bevege» seg mellom gruppene.  

Bedre støydemping i møter 

Mindre støy i Teams gjør møtehverdagen enklere, uansett om du er på kontoret, hjemme eller på farten.  

Planlagt lansering: Desember 

Se mer informasjon her på Workplace-kanalen: SAM/Office 365 og Teams og veikartet fra Microsoft. 

Hvor finner jeg mer informasjon? 

Besøk temasiden til prosjektet. 

Brev fra byrådsavdelingen for Finans: Ny kontorstøtte- og samhandlingsløsning (PDF) 

Ny og forbedret HMSREG

I løpet av de første månedene av 2021 får Oslo kommune tilgang til HMSREG 365, en skybasert oppgradering av kommunens anti-akrimverktøy. – Oppdrag og uttrekk kan nå fritt tilpasses organisasjonsstruktur, sier avdelingsleder i Omega, Kathrine Steen Andersen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

HMSREG er et digitalt styringssystem med utgangspunkt i mannskapslistene på alle kommunens oppdrag innen bygg og anlegg og renhold. Ved å registrere inn- og utlogging på hvert enkelt oppdrag, får byggherre, altså vi, tilgang på data som er viktig i leverandøroppfølging og spørsmål fra offentligheten.

– HMSREG gir sanntidsoversikt og historikk på hvilke leverandører som utfører oppdrag for kommunen, hvor arbeiderne deres jobber og hvem de er. Man kan ta ut statistikker på andel fagutdannede, fast ansatte, lærlinger og annen informasjon som er koblet til den enkeltes HMS-kort, sier avdelingsleder for HMSREG, Kathrine Steen Andersen.

FLEKSER DATAMUSKLER. – Fleksibiliteten i HMSREG 365 gir deg mulighet til å hente ut bedre statistikk, både for byggherre og styrende byrådsavdeling, sier avdelingsleder i HMSREG, Kathrine Steen Andersen.

Venter på noe godt
Dette har gitt Oslo kommune en radikal forbedring i mulighetene til å føre en konstruktiv dialog med entreprenører og underleverandører i bygg og anleggs- og renholdsbransjen de siste årene.

– Vår nye versjon av verktøyet blir tilgjengelig for «skaperen» av HMSREG, nemlig Oslo kommune, en gang på nyåret. Jeg kan ikke love et nøyaktig tidspunkt, men tror det kommer i orden i første kvartal. Den krever litt omstilling, for grensesnittet har en litt annen oppbygning. Men jeg tror dere vil sette pris på forbedringene, sier Andersen.

Flere muligheter, høyere presisjon
Den største endringen består i større fleksibilitet i prosjekt- og organisasjonsstruktur. HMSREG 365 lar den enkelte bruker definere oppdrag og uttrekk i henhold til byggherres og entreprenørs organisasjonsstruktur. Dermed øker presisjonen og valgmulighetene.

– Tidligere hadde man bare mulighet til å definere to organisasjonsnivåer, så vårt vanligste innspill fra kundene har vært at tilgangene i systemet blir enten for brede eller for smale. Undervisningsbygg har for eksempel en prosjektavdeling som bygger skolene, og en eiendomsavdeling som har driften på alle skoler – som igjen er inndelt i fem soner. Nå er det mulig å gjenspeile akkurat denne strukturen, og brukerne får enda bedre kontroll på for eksempel lærling- og fagarbeiderkravene, sier Andersen.

Bedre maler og modeller
HMSREG 365 gir også flere beregningsmodeller for faglærte og lærlinger, og full fleksibilitet i utformingen av prosjektmaler.

– Jeg gleder meg til å se hvordan det nye systemet kan bistå Oslo kommune i det trofaste og offensive arbeidet med leverandøroppfølging og utvikling av et mer seriøst arbeidsliv i utsatte sektorer. Nå har vi masse informasjon, kommunen kan drive enda mer kunnskapsbasert oppfølging og stikkprøvekontroll. Og imens jobber vi med videreutviklingen av systemet, sier Andersen.

Se også:
Opp med Oslomodellen, 27.8.2019
Lærlinger er nøkkelen, 6.5.2019
Helkontroll på lærlingekravet, 22.5.2018
Fagdag om offentlige anskaffelser og samfunnsansvar 17. og 18. november

Punchet inn fellesavtale for timeregistrering

Oslo kommune inngår avtale med CGI Norge om nytt tids- og timeregistreringssystem for dagtidsarbeidere i kommunen. WinTid vil bli felles løsning for alle virksomheter som i dag ikke bruker GAT.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

… skal i 2020 gjennomføre anskaffelse av tids- og timeregistreringssystem for medarbeidere som ikke jobber turnus. Systemet skal være fullintegrert med HR- og økonomisystemet. Systemet skal være obligatorisk for alle virksomheter, og målsettingen er at det skal være ferdig implementert i 2021.
UKEs tildelingsbrev 2020, kap. 3.2.1

Det var en liten, men entusiastisk gjeng som møttes i UKEs lokaler på Helsfyr for å signere kontrakt for nytt tids- og timeregistreringssystem for virksomheter uten turnus-medarbeidere.

KORONABEMANNING. Etatsdirektør Bjørn Marthinsen og innkjøpsrådgiver Tale Nergård Rønne i UKE, og WinTid-fagsjef Anne Roksvaag og adm. dir. Kenneth Lyford i CGI Norge smiler etter signering. – Jeg skulle gjerne hatt med flere på denne anledningen, ikke minst prosjektleder Kristin Brørs. Hun har ledet hele prosjektet på en utmerket måte, sier Marthinsen.

Reduserer sjansen for feil
I dag finnes det åtte ulike timeregistreringssystemer i Oslo kommune, og noen virksomheter er fortsatt fullstendig uten systemstøtte for arbeidstidskontroll. I løpet av 2021 blir det kun to systemer å holde orden på: WinTid og GAT.

– Denne avtalen innebærer et kvantesprang i funksjonalitet, også for oss som allerede er WinTid-brukere. All tidsstyring og rapportering kan gjøres på ett sted, ettersom systemet kommuniserer sømløst med HR- og økonomissystemet. Dette sparer tid og reduserer sjansen for feil, konstaterer etatsdirektør Bjørn Marthinsen i Utviklings- og kompetanseetaten.

– Vi er stolte av å være Oslo kommunes nye leverandør av timeregistrering og bemanningsplanlegging. Mange virksomheter bruker allerede WinTid, derfor ser vi det som en fornyet tillit, sier adm. dir. Kenneth Lyford i CGI Norge.

Hjelper oss å følge arbeidsmiljøloven
Den nye løsningen gir også sanntidsoversikt over tidsbruk i henhold til arbeidsmiljøloven, ferieloven og lokale tariffavtaler (Dok 25). Denne funksjonaliteten vil være tilgjengelig for alle eksisterende WinTid-brukere etter en oppgradering i januar.

Systemet angir når en ansatt senest kan avslutte arbeidet denne arbeidsdagen og fortsatt starte til vanlig tid på neste arbeidsdag. (Rute 1). Det viser også når en ansatt senest kan avslutte arbeidet for å ikke bryte med AML-bestemmelsene for arbeidstid og overtid. (Rute 2). Dette kan også innstilles til å gjelde for Oslo kommunes lokale arbeidstidsavtaler.

Den enkeltes dashbord viser også hvor mange timer overtid den ansatte har jobbet hittil i 26- eller 52- ukersperioden, avhengig av hvilken av disse som er valgt i systeminnstillingene. (Rute 3). Oppsettet vil vises under de vanlige saldoene i registreringsbildet (der man stempler inn og ut for dagen). Det finnes også en funksjon for registrering i forbindelse med prosjekter.

PAPIRBASERT SIGNATUR. Denne anskaffelsen rakk ikke å ta i bruk kommunens nye løsning for digital kontraktsignering. – Det er også hyggelig å treffes på gamlemåten, selv om vi må ha litt redusert oppmøte, sier etatsdirektør Bjørn Marthinsen.

Alle kan få
Implementering av det nye systemet starter i løpet av andre halvår 2021, og vil være obligatorisk for virksomheter uten behov for styring av turnusansatte. Virksomheter som i dag bruker kommunens turnussystem GAT kan frivillig benytte WinTid til dagtidsstyring.

Løsningen leveres skybasert (Software as a Service) for å sikre at Oslo kommune har tilgang på den til enhver tid siste programvareversjonen.

CGI Norge er et av landets ledende IT- og teknologiselskap, med et bredt løsnings- og tjenestetilbud innen blant annet design, produktdesign, programmering, robotikk, kunstig intelligens, arkitektur, infrastruktur, strategi og forretningsutvikling. CGI har over 78 000 ansatte globalt, og i overkant 800 ansatte fordelt på syv lokasjoner i Norge.

Se også:
Kunsten å holde tiden (7. november 2019)

Nå blir det enklere å søke i offentlige dokumenter

eInnsyn.no gjør det enklere å få innsyn i offentlige dokumenter. Målet er mer åpenhet og demokrati, og nå tar også flere kommuner verktøyet i bruk.

Av: Sindre Haugan

– Vi ønsker å lage en løsning som kan brukes av vanlige folk, uten noen spesielle forkunnskaper. Derfor har vi lyttet til tilbakemeldingene, samlet erfaringer og brukertestet den nye løsningen sammen med journalister, politikere og mannen i gata, sier Erik Aarsand.

Erik jobber i Utviklings- og kompetanseetaten (UKE), og har ansvaret for designet og grensesnittet i eInnsyn. Verktøyet er en felles innsynsløsning for offentlig sektor.

INNSYN FOR ALLE. Erik Aarsand i UKE vil gjøre eInnsyn mer tilgjengelig for mannen i gata.

Hva er nytt?

I dialog med brukerne har eInnsyn-teamet identifisert en rekke utfordringer med brukeropplevelsen.

– Uansett om vi spør en journalist, politiker eller en innbygger peker de hovedsakelig på de samme utfordringene i den gamle versjonen. De har bekreftet mange av våre egne tanker, og gitt oss en tydelig retning i forbedringsarbeidet, sier Erik.

Han lister flere områder hvor den nye versjonen av eInnsyn er bedre enn forgjengeren:

  • Ny løsning for avansert søk.   
  • Enklere navigasjon.
  • Klarere språk.
  • Oppdatert design.

– Offentlighetsloven stadfester at alle innbyggere har rett til innsyn i saksdokumenter, journaler og lignende registre.  Derfor er det viktig at eInnsyn bidrar til å tilgjengeliggjøre og synliggjøre disse mulighetene, sier Erik. 

NYTT UTSEENDE. Den nye versjonen av eInnsyn byr bedre funksjoner i en ny innpakning.

Kraftigere søk

Søkemotoren er grunnstammen i eInnsyn, og har fått et realt løft. Nå har de lansert en helt ny avansert søkefunksjon, som gjør det enklere å spisse søket.

– Et av grepene vi har gjort er å bedre sorteringsmulighetene, slik at man enkelt kan sortere søkeresultatene på en rekke metadata som eksempelvis tittelfelt, datofelt, virksomhet, mottaker og avsender, sier Erik.

I motsetning til det generelle søket, kan man heller avgrense søket til bestemte metadatafelt. Slik at du kan gjøre spesifikke søk mot bestemte mottakere, titler eller saksnummer.

– Saksnummersøk vet vi har vært en etterlengtet funksjon blant de som jobber i forvaltningen, sier han.

Enklere navigasjon og språk

Brukertestingen avdekket også at det var en del brukere som hadde problemer å orientere seg i løsningen.

– Nå har vi utformet et nytt søkeresultat som er mer en tradisjonell tabellvisning, men det fungerer bedre til dataene vi presenterer. Vi vet at brukerne vil lese mest mulig informasjon på kortest mulig tid, sier Erik.

Design og språk går hånd i hånd, og for å tilgjengeliggjøre tjenesten har utviklerne jobbet med design, informasjonsknapper og brukerveiledninger.

– Forsiden er et godt eksempel, den skal hjelpe nye brukere å forstå hva eInnsyn er, og hvilke muligheter som ligger i verktøyet, sier Erik.  

Erik og teamet har også lagt til informasjonsknapper som skal forklare funksjonalitet og orientere nye brukere i det uoversiktlige landskapet som er offentlig saksforvaltning.

–  Vi lagde for eksempel informasjonsknapper for å forklare ulike datotyper, for det er litt sært. Hva er egentlig forskjellen publiseringsdato, journaldato, møtedato og dokumentdato? sier han. 

Flere kommuner med på laget

Prosjektet startet som et samarbeid mellom Oslo kommune og staten, men målet har hele tiden vært å få flere kommuner med på laget.

– Kongstanken har vært å lage en felles nasjonal innsynsløsning for det offentlige i hele Norge. Trondheim fylkeskommune kobler seg på nå, og det er en stor milepæl for oss. Snart kommer også Agder, Viken og Nordland fylkeskommune, så nå begynner ballen virkelig å rulle, sier Erik.

Det å samle flere kommuner og fylker i eInnsyn ser Erik som et viktig steg for å sikre at verktøyet bidrar til mer åpenhet og demokrati.

– Man får en dør inn og en mer helhetlig oversikt. Det er ikke alltid slik at saksbehandlingen stopper ved kommunegrensene. En annen fordel er at man slipper å lære seg mange ulike verktøy, sier han.  

Mer åpenhet, mer saksbehandling?

For å nå det fulle potensialet til eInnsyn er de avhengig av en felles innsats fra hver enkelt bydel og etat som bruker verktøyet.

– Vi har lagt til rette for publisering av hele dokumenter. Ikke bare metadata som titler og saksnummer. Brukerne forventer at dokumentene skal være tilgjengelig i sin helhet, men der er vi ikke enda, sier Erik.

FULLTEKST TILGJENGELIG. I søkefeltet er det enkelt å se om dokumentet er tilgjengelig eller man må søke om innsyn.

Selv om publisering i fulltekst vil kreve mer av saksbehandlerne i form av vurderinger rundt personvern, tror Erik det vil spare saksbehandlerne for mye tid på sikt.

– I følge utregninger fra staten tar det cirka 45 minutter å behandle en innsynsbegjæring, det slipper man naturlig nok når informasjonen allerede ligger tilgjengelig, sier han.

Erik tror det er viktig å innarbeide gode rutiner i virksomhetene, samt sikre bedre støtteverktøy slik at saksbehandlingen går smidigere enn den gjør i dag.

Lover abonnementstjeneste i 2021

Selv om eInnsyn nettopp lanserte en ny og forbedret versjon, stopper ikke arbeidet der. Erik og gjengen har flere store planer for neste år. Neste steg er å synliggjøre og visualisere brukerstatistikken.

– På forsiden viser vi litt statistikk over populære søk og mest etterspurte dokumenter. Dette skal vi bygge videre på for å tilgjengeliggjøre innholdet for enda flere brukere, sier han.

En annen julegave som må vente til nyåret er en abonnementstjeneste.

– Vi ser for oss en abonnementsløsning, hvor man kan lagre og abonnere på bestemte søk eller saker slik at man får varsel på e-post når det dukker opp noe ny informasjon i treffet ditt. Da får du ting servert, fremfor at man må inn i løsningen og lete seg frem. Vi vet at det er noe brukerne ønsker seg. Forhåpentligvis har vi dette klart innen første halvår av 2021, sier Erik. 

 Les mer:

Nå har einnsyn.no fått ny look og bedre funksjoner. (Medier24)

Trøndelag fylkeskommune først på eInnsyn (Trondelagfylke.no)

Bruker smarte verktøy til å forenkle rekrutteringen

Hvordan tiltrekker man de riktige folka til jobben og unngår feilansettelser? I Bydel Stovner har de satt i gang med å forbedre rekrutteringsprosessen fra A til Å.

Av: Sindre Haugan

Bydelen har de samme utfordringene som organisasjoner flest. Et bredt spekter av ulike tjenester og arbeidsoppgaver med egne etablerte rutiner. Liten grad av standardisering gjennomsyrer rekrutteringsprosessen.

– Vi ser at det er stor variasjon i hvordan ansettelsesprosesser gjennomføres. Derfor så vi et behov for å profesjonalisere og standardisere rekrutteringsarbeidet på tvers av avdelinger, sier Ingrid Stensland.

Ingrid har en master i organisasjonspsykologi, og jobber med organisasjonsutvikling og forenkling av arbeidsprosesser i seksjon HR og kvalitet i bydel Stovner.

MER ROM FOR LEDELSE. Ingrid Stensdal i Bydel Stovner ønsker å forenkle og standardisere rekrutteringen.

Ansettelser er en dyr affære

– Å rekruttere er en av de dyreste investeringene organisasjoner gjør, sier Ingrid. 

Derfor var det viktig å ta tak i alt fra stillingsutlysning til å sikre riktige IT-tilganger da Bydel Stovner gikk i gang med forbedringsarbeidet.

– Det hjelper ikke å gi riktige IT-tilganger til nyansatte hvis vi rekrutterer feil folk. Derfor var vi nødt til å starte i riktig ende, sier hun.

Erfaringene nye kandidater gjør i en slik prosess vil være med å fargelegge inntrykket av organisasjonen.

– Måten vi tar imot nyansatte vil i stor grad påvirke hvordan de ser på arbeidsplassen som helhet. Bommer man her er det vanskelig å hente det inn igjen senere. Lykkes man, kan det bidra til å skape motivasjon og tilhørighet, sier hun.

Fem hovedtiltak

For å kartlegge hele prosessen har Bydel Stovner tegnet opp hele flyten i en ansettelse, både slik det er nå, og hvordan de ønsker det skal være. Kartleggingsarbeidet summeres opp i fem hovedtiltak:

  1. Ny rutine for rekruttering
  2. Opplæring av ledere
  3. Standardisering og digitalisering av skjemaer, tilganger og utstyr
  4. Felles opplæringsprogram for nyansatte
  5. Bruke statistikk for å ta strategiske beslutninger innenfor rekruttering

Tiltakene gir retning for det pågående arbeidet.

Mer ledelse og mindre papir

Bydel Stovner bestemte seg for å digitalisere og forenkle prosessene som må gjennomføres ved en nyansettelse, slik at lederne kan bruke tiden sin på viktigere ting.

– Vi skal ikke erstatte den relasjonelle biten av rekruttering, men gi lederne mer rom til å fokusere på det verdiskapende arbeidet, sier Ingrid. 

Bydel Stovner har allerede erfaring med Kompass lokal servicedesk som saksbehandlingsverktøy innen HR og IT. Med gode erfaringer herfra, var det naturlig å utforske hvilke flere muligheter som fantes i verktøyet.

– Kompass var allerede et etablert verktøy som lokal servicedesk og for å motta henvendelser fra ledere, sier hun.

ET SKJEMA FOR ALLE. Slik ser den digitale løsningen ut fra Kompass lokal servicedesk.

– Vi må standardisere prosessen først for å kunne digitalisere den. I bydelen har vi ikke hatt så klart definerte linjer, og det har vært mange måter å gå frem på. For eksempel ønsker vi å gå bort fra å bruke papirskjemaer, hvor man skriver ut, fyller inn og legger det i en posthylle, sier hun. 

MINDRE PAPIR. Bydel Stovner vil ha mer standardisering og en slutt på papirskjemaer. Illustrasjonsbilde: Nikolai Kobets Freund.

Kartleggingen har krevd en stegvis gjennomgang av alle involverte parter, for å finne ut hva som er deres funksjon i forbindelse med ansettelsen.

– Viktige funksjoner som lønn og IT er selvfølgelig involvert utviklingen også. Vi må ha med de folka som faktisk skal bruke verktøyet og kjenner prosessene godt i dag, sier Ingrid. 

Enklere bestilling av utstyr og tilganger

Målet er at når lederne melder fra om en nyansettelse i Kompass, fordeler systemene i bakhånd automatisk oppgavene videre, og sikrer riktige tilganger og utstyr klart til første arbeidsdag.

I tillegg kommer informasjon om lønn, og utstyr som jobbtelefon, adgangskort og PC. For å virkelig utnytte potensialet i Kompass er man nødt til å systematisere saksbehandlingen og sørge for at henvendelsene kommer i riktige kanaler. Løsningen er nå utviklet, men den er ikke tatt i bruk enda. De gjenstår arbeid med testing og pilotering.

– Det er først nå vi skal sette i gang med dette i praksis, og får høstet erfaringer fra ledere på hvordan det fungerer. Derfor kommer det helt sikkert til å gjøres tilpasninger underveis, som vil gjøre prosessen enda enklere, sier hun.

God støtte fra UKE

Ingrid forteller at de har vært avhengig av god dialog med UKE for å digitalisere innmeldingsskjemaene.

– Det digitale skjemaet vi har utviklet er ikke en standardløsning, derfor har vi gjort tilpasninger og testet underveis i samråd med tjenesteavdelingene våre. Her har tjenesteteamet i UKE hjulpet oss å finne gode løsninger for våre behov, og ikke minst synliggjøre mulighetene til å koble sammen ulike skjemaer og systemer, sier hun.

 Kompass er allerede  koblet opp mot de store fagsystemene, slik som Gerica, familia og fasit. Dermed man gjenbruke det som allerede eksisterte i den nye løsningen.

Kompass gir retning

Ingrid er opptatt av å kommunisere fordelene ved Kompass for å motivere ledere til å ta det i bruk. Når ledere melder saker til HR gjennom kompass gjøres de tilgjengelig disse for hele seksjonen.

–  Vi blir mindre sårbare, siden alle har tilgang til sakene. Verktøyet gir oss også muligheten til å se statistikk over antall saker fordelt på ulike områder. Det blir mye mer synlig og visuelt enn hvis det ligger begravd i mailboksen, sier hun.

Ut fra statistikken kan de vurdere om det er områder de bør legge et ekstra fokus fremover.

– Hvis vi ser at vi får spesielt mange henvendelser innenfor områder som rekruttering eller sykefravær, kan vi for eksempel vurdere om vi skal sette av ekstra ressurser til opplæring av ledere. Det gir oss en mye bedre styringsinformasjon, sier Ingrid.

Interessert i hvilke muligheter som finnes i Kompass lokal servicedesk?

Ta kontakt med din kundekontakt i Utviklings- og kompetanseetaten.

Nettmøte/erfaringsutveksling med Bydel Stovner og Kompass-teamet 8.12.2020:

Se videoopptak i Teams.

Les også:

Slik rekrutterer du digitalt

Kompass blir bedre

Enda smartere jobbannonsering

Tilbyr toppledergruppene koronalæring

Hvordan har vi håndtert koronakrisen, hva kan vi lære og hva tar vi med oss videre? Topplederne i Oslo kommune forsøker å svare på disse spørsmålene gjennom høstens tilbud i regi av UKE, initiert av Byrådslederens kontor (BLK). 

Av: Sindre Haugan

Tilbudet til toppledere for våren 2020 var godt under planlegging, men våren 2020 viste seg å bli en vår ulik alle andre.

Siden 2017 har BLK og UKE hatt tilbud til toppledere og deres ledergrupper. I tildelingsbrevet for 2020 fikk UKE oppgaven om å videreutvikle programmet. Dette arbeidet ble satt på vent da koronakrisen traff. BLK og UKE utviklet et mer konsentrert tilbud som ble lansert av byrådsleder Raymond Johansen på byrådets digitale ledersamling den 18. juni:

«Det er krevende å være leder i usikre tider. Følelsen av å være alene, følelsen av ansvar kan kjennes ekstra sterkt. Vi vil tilby dere rom for refleksjon og læring, både i egen toppledergruppe, sammen med andre toppledere og individuelt.»

STØTTE TIL LEDERE. Raymond Johansen lanserte tilbud til toppledere den 18. juni. Foto: Sturlason

Et gratis tilbud til alle toppledergrupper

Resultatet er et mindre omfattende løsning som er bedre tilpasset hverdagen som leder i en krisesituasjon.

Høstens tilbud er delt opp i tre deler:

  1. Workshop for toppledergrupper
  2. Refleksjonsgrupper
  3. Individuell veiledning/ coaching

 Alle kostnadene dekkes av Byrådslederens kontor. Gjennomføringen skjer enten digitalt eller fysisk innenfor gjeldende regler for smittevern.  

– Hvis toppledergruppen din ikke har meldt seg på enda, er det fortsatt mulig å ta kontakt med meg for å finne en løsning som passer deres behov. Tilbudet skreddersyr vi hver enkelt virksomhet, sier organisasjonskonsulent i UKE Anne Sanden.

ROM FOR REFLEKSJON. Anne Sanden jobber som organisasjonskonsulent i UKE og vært med på å utvikle tilbudet.

Her er noen eksempler på aktuelle temaer for workshopene:

  • Kriseledelse og ledelse i usikre tider
  • Håndteringen av balansen mellom beredskap og drift
  • Hvordan fungerer fjernledelse og hjemmekontor?

En fot i bakken med blikket framover

I workshopene kan topplederne ta med seg ledergruppen sin, for å se nærmere på hvordan både ledergruppen og virksomheten som helhet har fungert i en krevende periode.

– Mange er overrasket over hvor godt det har fungert å arbeide og lede på hjemmekontor. Det har generelt vært et stort driftsfokus, med mange nye oppgaver og omorganisering av tjenester. Vi tilbyr muligheten til å lære av den enorme endringsprosessen vi har vært gjennom, og rette blikket fremover til hva vi ønsker å ta med oss inn i fremtiden, sier Anne Sanden i UKE.

Hun tror mange etablerte sannheter om fag og arbeidsmetodikk har blitt utfordret den siste tiden. Nå gjelder det å stoppe opp og se hvilke muligheter det gir oss. 

Kastet seg over muligheten

Marit Jansen er direktør for rådhusets forvaltningstjeneste. Sammen med lederteamet har hun gjennomført enworkshop, og planlegger allerede neste.

– Vi kastet oss over tilbudet så raskt vi fikk muligheten, spesielt i disse tider ser vi det som spennende læring, sier Jansen.

SAVNER LIVET PÅ HUSET. Marit Jansen i Rådhuset forvaltningstjeneste savner det yrende livet som vanligvis preger hverdagen på rådhuset.

Rådhusets forvaltningstjeneste er en sammensatt virksomhet, med mange som jobber med operativ drift. Selve rådhusbygget og plassen rundt rommer alt fra møter, omvisninger og bryllup til VG-lista topp 20.

– Vårt ansvar dekker sikkerhet, renhold, teknisk drift, arrangementer i tillegg til administrasjon og andre oppgaver. Lederne har derfor ganske sammensatte og ulike utfordringer knyttet til korona. Det å kunne samle oss for å drøfte i felleskap er noe vi har satt stor pris på, sier Jansen.

Dette bildet mangler alt-tekst; dets filnavn er DSC4332.jpg
FOLKETOMT. Rådhuset rommer vanligvis et bredt utvalg arrangementer og tilstelninger.

Samlingen var en fin mulighet til å reflektere over tiden som har vært, men også hvordan de skal arbeide fremover.

–  Det var ålreit å ha med noen utenfra og bli utfordret på hva vi har lært. Åse, vår konsulent fra UKE, var flink til å bevisstgjøre oss ved å stille oss de riktige spørsmålene. Hva har vi lært, og kan vi bruke noe av dette for å endre adferd videre? sier Jansen.

Nå planlegger Rådhusets forvaltningstjeneste flere samlinger for ledergruppa.

– Gjennom denne arbeidsøkten fant vi ut at vi har mer å jobbe med, og har planlagt å engasjere UKE videre for å koordinere flere samlinger med ledergruppa, sier Jansen.

Vil ha med så mange som mulig

Janne Corneliussen er seksjonssjef for organisasjon og ledelse i BLK. Seksjonen har det overordnede strategiske ansvaret for denne kompetanseutviklingen av topplederne og deres ledergruppe.  Hun håper at så mange virksomheter som mulig deltar.

–  På overordnet nivå kan det gi oss dypere innsikt i hvilke problemstillinger virksomhetene står i. Det kan vi ta med oss videre inn i arbeidet med videreutvikling av tilbud til toppledere og deres ledergrupper, og til utvikling av politikk og organisasjon mer generelt, sier hun. 

Ønsker du mer informasjon?

Tilbudet er gratis for toppledergrupper, men tiltaket er relevant for alle ledernivåer i Oslo kommune. UKE hjelper deg gjerne med å skissere lignende opplegg.

Nå moderniserer vi IKT-driften

Etter nyttår starter migreringen fra Oslo kommunes egne servere, til driftsleverandørs fleksible, delvis skybaserte lagringstjeneste. – Det store antallet systemer migreres i løpet av 2021, men vi starter med testsystemene allerede i november, sier prosjektleder Jie Shu.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Migrering av Oslo kommunes infrastruktur, applikasjoner og filområder – alt som p.t. befinner seg på kommunens egne datasentre på Ulven og Rosenholm – er i henhold til systemdriftsavtalen som ble inngått i desember 2017.

Leie, ikke eie
Avtalen skulle gjøre det mulig å etablere nye tjenester raskere enn tidligere, og forholdene legges til rette for å utveksle data og funksjonalitet på tvers av sektorer i kommunen. Siden den gang har det «skyet over» med visse utfordringer i leverandørdialogen. Men så har det altså klarnet opp, og landskapet ligger åpent for den store reisen inn i fremtidens IT-infrastruktur.

– En mer moderne driftsplattform legger til rette for tjenester som dekker større deler av innbyggernes dagligliv og livsløp. Dette underbygger kommunens strategi om tjenesteorientering, sier leder av migreringsprosjektet Jie Shu i UKE.

Flytter de enkleste systemene først
Han snakker entusiastisk om livssyklusforvaltning, sikker og stabil drift, profesjonalitet og konsolidering av leverandøransvar.

– Vi føler oss veldig trygge på at prosessen blir gjennomført på en trygg og effektiv måte. Vi flytter de enkleste systemene først, blant annet testsystemer, deretter de mest komplekse produksjonssystemene mot slutten av 2021. Dessuten gjennomførte prosjektet vellykket migrering for mange av UKEs testsystemer allerede i fjor, sier Shu.

Prosjektet er bare flyttebyrå
– Hvordan sørger dere for at de økonomiske og forretningsmessige potensialene ved migreringen oppfylles?

– Godt spørsmål. Noen gevinster kommer av seg selv, som økt sikkerhet og reduserte livssykluskostnader. Men den viktigste jobben med å konsolidere og optimalisere systemporteføljen gjøres i linjen. Systemeierne bør vurdere oppgaver for å redusere driftskostnader før migrering, for eksempel sanering av datamengder for å redusere unødvendig minnebruk, sier Shu.

– Finnes det en oversikt over hvilke virksomheter som er først i køen?

– Ja, flytteplanen for 2020 er klar og kommunisert til berørte virksomheter. Systemene som flyttes i år skal tas i november og desember.

Behov for tilbakemelding
– Vi jobber nå med å lage flytteplan for 2021, som er basert på innspill fra virksomhetene for når systemene kan flyttes. Vi har fått mange svar allerede, men mangler fortsatt tilbakemelding fra en del virksomheter. Vi håper vi får tilbakemelding så snart som mulig. Dette er veldig viktig for å avstemme frysperioder, planlagt vedlikehold og nedetid, så vel som kommunikasjonsaktiviteter lokalt, sier Shu.

Følg prosjektet og få mer informasjon på Workplace