Kategoriarkiv: UKE

Tilbyr toppledergruppene koronalæring

Hvordan har vi håndtert koronakrisen, hva kan vi lære og hva tar vi med oss videre? Topplederne i Oslo kommune forsøker å svare på disse spørsmålene gjennom høstens tilbud i regi av UKE, initiert av Byrådslederens kontor (BLK). 

Av: Sindre Haugan

Tilbudet til toppledere for våren 2020 var godt under planlegging, men våren 2020 viste seg å bli en vår ulik alle andre.

Siden 2017 har BLK og UKE hatt tilbud til toppledere og deres ledergrupper. I tildelingsbrevet for 2020 fikk UKE oppgaven om å videreutvikle programmet. Dette arbeidet ble satt på vent da koronakrisen traff. BLK og UKE utviklet et mer konsentrert tilbud som ble lansert av byrådsleder Raymond Johansen på byrådets digitale ledersamling den 18. juni:

«Det er krevende å være leder i usikre tider. Følelsen av å være alene, følelsen av ansvar kan kjennes ekstra sterkt. Vi vil tilby dere rom for refleksjon og læring, både i egen toppledergruppe, sammen med andre toppledere og individuelt.»

STØTTE TIL LEDERE. Raymond Johansen lanserte tilbud til toppledere den 18. juni. Foto: Sturlason

Et gratis tilbud til alle toppledergrupper

Resultatet er et mindre omfattende løsning som er bedre tilpasset hverdagen som leder i en krisesituasjon.

Høstens tilbud er delt opp i tre deler:

  1. Workshop for toppledergrupper
  2. Refleksjonsgrupper
  3. Individuell veiledning/ coaching

 Alle kostnadene dekkes av Byrådslederens kontor. Gjennomføringen skjer enten digitalt eller fysisk innenfor gjeldende regler for smittevern.  

– Hvis toppledergruppen din ikke har meldt seg på enda, er det fortsatt mulig å ta kontakt med meg for å finne en løsning som passer deres behov. Tilbudet skreddersyr vi hver enkelt virksomhet, sier organisasjonskonsulent i UKE Anne Sanden.

ROM FOR REFLEKSJON. Anne Sanden jobber som organisasjonskonsulent i UKE og vært med på å utvikle tilbudet.

Her er noen eksempler på aktuelle temaer for workshopene:

  • Kriseledelse og ledelse i usikre tider
  • Håndteringen av balansen mellom beredskap og drift
  • Hvordan fungerer fjernledelse og hjemmekontor?

En fot i bakken med blikket framover

I workshopene kan topplederne ta med seg ledergruppen sin, for å se nærmere på hvordan både ledergruppen og virksomheten som helhet har fungert i en krevende periode.

– Mange er overrasket over hvor godt det har fungert å arbeide og lede på hjemmekontor. Det har generelt vært et stort driftsfokus, med mange nye oppgaver og omorganisering av tjenester. Vi tilbyr muligheten til å lære av den enorme endringsprosessen vi har vært gjennom, og rette blikket fremover til hva vi ønsker å ta med oss inn i fremtiden, sier Anne Sanden i UKE.

Hun tror mange etablerte sannheter om fag og arbeidsmetodikk har blitt utfordret den siste tiden. Nå gjelder det å stoppe opp og se hvilke muligheter det gir oss. 

Kastet seg over muligheten

Marit Jansen er direktør for rådhusets forvaltningstjeneste. Sammen med lederteamet har hun gjennomført enworkshop, og planlegger allerede neste.

– Vi kastet oss over tilbudet så raskt vi fikk muligheten, spesielt i disse tider ser vi det som spennende læring, sier Jansen.

SAVNER LIVET PÅ HUSET. Marit Jansen i Rådhuset forvaltningstjeneste savner det yrende livet som vanligvis preger hverdagen på rådhuset.

Rådhusets forvaltningstjeneste er en sammensatt virksomhet, med mange som jobber med operativ drift. Selve rådhusbygget og plassen rundt rommer alt fra møter, omvisninger og bryllup til VG-lista topp 20.

– Vårt ansvar dekker sikkerhet, renhold, teknisk drift, arrangementer i tillegg til administrasjon og andre oppgaver. Lederne har derfor ganske sammensatte og ulike utfordringer knyttet til korona. Det å kunne samle oss for å drøfte i felleskap er noe vi har satt stor pris på, sier Jansen.

Dette bildet mangler alt-tekst; dets filnavn er DSC4332.jpg
FOLKETOMT. Rådhuset rommer vanligvis et bredt utvalg arrangementer og tilstelninger.

Samlingen var en fin mulighet til å reflektere over tiden som har vært, men også hvordan de skal arbeide fremover.

–  Det var ålreit å ha med noen utenfra og bli utfordret på hva vi har lært. Åse, vår konsulent fra UKE, var flink til å bevisstgjøre oss ved å stille oss de riktige spørsmålene. Hva har vi lært, og kan vi bruke noe av dette for å endre adferd videre? sier Jansen.

Nå planlegger Rådhusets forvaltningstjeneste flere samlinger for ledergruppa.

– Gjennom denne arbeidsøkten fant vi ut at vi har mer å jobbe med, og har planlagt å engasjere UKE videre for å koordinere flere samlinger med ledergruppa, sier Jansen.

Vil ha med så mange som mulig

Janne Corneliussen er seksjonssjef for organisasjon og ledelse i BLK. Seksjonen har det overordnede strategiske ansvaret for denne kompetanseutviklingen av topplederne og deres ledergruppe.  Hun håper at så mange virksomheter som mulig deltar.

–  På overordnet nivå kan det gi oss dypere innsikt i hvilke problemstillinger virksomhetene står i. Det kan vi ta med oss videre inn i arbeidet med videreutvikling av tilbud til toppledere og deres ledergrupper, og til utvikling av politikk og organisasjon mer generelt, sier hun. 

Ønsker du mer informasjon?

Tilbudet er gratis for toppledergrupper, men tiltaket er relevant for alle ledernivåer i Oslo kommune. UKE hjelper deg gjerne med å skissere lignende opplegg.

Nå moderniserer vi IKT-driften

Etter nyttår starter migreringen fra Oslo kommunes egne servere, til driftsleverandørs fleksible, delvis skybaserte lagringstjeneste. – Det store antallet systemer migreres i løpet av 2021, men vi starter med testsystemene allerede i november, sier prosjektleder Jie Shu.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Migrering av Oslo kommunes infrastruktur, applikasjoner og filområder – alt som p.t. befinner seg på kommunens egne datasentre på Ulven og Rosenholm – er i henhold til systemdriftsavtalen som ble inngått i desember 2017.

Leie, ikke eie
Avtalen skulle gjøre det mulig å etablere nye tjenester raskere enn tidligere, og forholdene legges til rette for å utveksle data og funksjonalitet på tvers av sektorer i kommunen. Siden den gang har det «skyet over» med visse utfordringer i leverandørdialogen. Men så har det altså klarnet opp, og landskapet ligger åpent for den store reisen inn i fremtidens IT-infrastruktur.

– En mer moderne driftsplattform legger til rette for tjenester som dekker større deler av innbyggernes dagligliv og livsløp. Dette underbygger kommunens strategi om tjenesteorientering, sier leder av migreringsprosjektet Jie Shu i UKE.

Flytter de enkleste systemene først
Han snakker entusiastisk om livssyklusforvaltning, sikker og stabil drift, profesjonalitet og konsolidering av leverandøransvar.

– Vi føler oss veldig trygge på at prosessen blir gjennomført på en trygg og effektiv måte. Vi flytter de enkleste systemene først, blant annet testsystemer, deretter de mest komplekse produksjonssystemene mot slutten av 2021. Dessuten gjennomførte prosjektet vellykket migrering for mange av UKEs testsystemer allerede i fjor, sier Shu.

Prosjektet er bare flyttebyrå
– Hvordan sørger dere for at de økonomiske og forretningsmessige potensialene ved migreringen oppfylles?

– Godt spørsmål. Noen gevinster kommer av seg selv, som økt sikkerhet og reduserte livssykluskostnader. Men den viktigste jobben med å konsolidere og optimalisere systemporteføljen gjøres i linjen. Systemeierne bør vurdere oppgaver for å redusere driftskostnader før migrering, for eksempel sanering av datamengder for å redusere unødvendig minnebruk, sier Shu.

– Finnes det en oversikt over hvilke virksomheter som er først i køen?

– Ja, flytteplanen for 2020 er klar og kommunisert til berørte virksomheter. Systemene som flyttes i år skal tas i november og desember.

Behov for tilbakemelding
– Vi jobber nå med å lage flytteplan for 2021, som er basert på innspill fra virksomhetene for når systemene kan flyttes. Vi har fått mange svar allerede, men mangler fortsatt tilbakemelding fra en del virksomheter. Vi håper vi får tilbakemelding så snart som mulig. Dette er veldig viktig for å avstemme frysperioder, planlagt vedlikehold og nedetid, så vel som kommunikasjonsaktiviteter lokalt, sier Shu.

Følg prosjektet og få mer informasjon på Workplace

Byttelåner jobb for å spare penger

Da ledelsen i Bydel Nordstrand fikk i oppgave å skrelle av 30 millioner av budsjettet for 2021 var de nødt til å tenke kreativt. Nå byttelåner de jobbene til hverandre for å finne gode løsninger.

Av: Sindre Haugan

Bare de siste seks årene har Bydel Nordstrand kuttet totalt 85 millioner kroner av budsjett. Noe som gjør det stadig mer krevende å finne områder for kutt og tilpasninger. Det meste av lavthengende frukt er allerede plukket. 

– For å finne frem til de klokeste kuttene har vi satt i gang mange kreative prosesser, sier bydelsdirektør Tore A. Molstad Andresen.

Han mener også det er helt nødvendig å sette av midler til innovasjon og digitalisering, selv i krevende tider.

– Vi er nødt til å sette av ressurser i dag, slik at vi kan ha en spennende og utviklende bydel i morgen, sier han.

LIVE OM 3-2-1. Tore A. Molstad Andresen gjør seg klar til livesending om budsjettprosessen. 

En kritisk venn

Gjennom en periode på fem uker har direktørene i bydel Nordstrand fått bryne seg på nye oppgaver i rollen som «kritisk venn». Her har lederne gått inn i hverandres avdelinger med et ferskt blikk.

– Som et eksempel har assisterende bydelsdirektør, som er ansvarlig for staben, vært kritisk venn i avdelingen for oppvekst og velferd, sier Tanja Tomasevic.

Tomasevic er bydelsoverlege i Nordstrand, og har også en faglig bakgrunn innen innovasjon. Hun er en av de som leder prosessen med å få budsjettet i balanse.

– Jeg er vel også et eksempel på hvordan vi kreativt involverer ulike fagressurser i denne prosessen, sier hun. 

LEGE, PROGRAMLEDER OG PROSJEKTLEDER. Bydelsoverlege Tanja Tomasevic har mange hatter i Bydel Nordstrand.

Fem uker som vikar

Tomasevic forteller om et nøye planlagt løp for de kritiske vennene.

– De første ti dagene gikk til forberedelse. Direktørene fikk innsikt i økonomien og hvordan avdelingen er skrudd sammen. Deretter var det en uke hvor de fungerte som leder i avdelingene de hospiterte, sier Tomasevic.

Etter uken som vikar fikk lederne mulighet til å vende tilbake til normale oppgaver.

– Her skulle lederne få rom til å reflektere. «Hva har jeg sett, hva ville jeg gjort annerledes og hva ønsker jeg å utforske ytterligere», sier hun.

Til slutt fikk lederne en ny sjanse til å ta fatt på vikarrollen, nå med klare tanker om hva de ønsket å se nærmere på.

– Intensjonen har vært å komme med tiltak som kan medføre budsjettkutt. Her har jeg i samråd med HR gjennomført ukentlige stand-up møter for å følge avdelingsdirektørene på reisen, sier Tomasevic.

Nå har lederne vendt tilbake til sine faste kontorstoler, og jobber videre med tiltakene de har fått av hverandre i gave.

Syretest på tillitsbasert ledelse

Bydelsoverlege Tomasevic tror en slik prosess kan være krevende for begge parter, både den kritiske vennen og de som får besøk. Hun tror det er en viktig forutsetning at ledergruppen er trygge på hverandre før man setter i gang.

 – Det er lagarbeid og vi spiller hverandre gode, det er fint i Bydel Nordstrand. Vi tør å utfordre hverandre og tenke utenfor boksen, sier Tomasevic.   

Bydelsdirektør Andresen forteller at de har jobbet lenge med å etablere en tilbakemeldingskultur i bydelen.

 – Budsjettprosessen har vært en solid syretest, sier han.

Krever gode digitale verktøy

Bydelsdirektør Andresen tror ikke prosjektet hadde vært like vellykket uten gode digitale hjelpemidler som hjelper med samhandling og deling. Microsoft Planner ble brukt for å visualisere og organisere hele prosessen opp mot lederne.

– Det er morsom bruk av ny teknologi. Dagen etter at UKE åpnet for Microsoft Planner tok vi det i bruk i prosjektet.

Tomasevic tror også det har vært avgjørende å bruke Planner for å bistå lederne.

– Vi har brukt Planner for å lage oversikter, sjekklister og fremgang i planene. Dette har skapt en forutsigbarhet som har vært avgjørende for å drive frem denne prosessen, sier Tomasevic.

Verktøyet brukes også i det bredere innsiktsarbeidet, hvor HR, økonomi og resten av bydelen har levert rapporter og underlag til lederne, slik at de kan fatte gode beslutninger og tiltak. 

Studiosending hver uke

For å holde ansatte jevnlig oppdatert på budsjettprosessen kringkaster Bydel Nordstrand via Workplace hver onsdag. Det lille kontoret på Lamberseter minner nå mest om et nyhetsstudio i mikroskala, stappet med skjermer kabler, lys og en imponerende produksjonsrigg. 

– Da Covid-19 kom hadde vi sendinger hver mandag, onsdag og fredag, sier Andresen.

SIKKERHETEN FØRST. Det sprites ned før sending.

Nå er ikke informasjonsbehovet like trykkende, derfor har de nedjustert til en sending hver onsdag. Andresen har stor tro på å beholde det som et fast møtepunkt og arena for dialog. 

– Vi får overraskende positive tilbakemeldinger på disse sendingene, derfor tenkte vi det var naturlig å fortsette med å dele informasjon om budsjettprosessen også, sier Andresen.

Målsettingen er å skape mest mulig forutsigbarhet i en uforutsigbar situasjon.

– Workplace åpner også for at vi kan motta spørsmål underveis som vi svarer på enten på direkten eller i etterkant, sier Tomasevic.

En annen fordel med å bruke Workplace er at opptaket av sendingen ligger tilgjengelig, slik at de som ikke har mulighet til å se det direkte kan se reprisen når det passer dem.

Sjekk ut en av sendingene her.

SMIL TIL KAMERA. På et av kontorene skjuler det seg et fullverdig innspillingsstudio.

Alle steiner skal snus

Den kritiske vennen, bruk av nye digitale verktøy og jevnlig informasjon er bare noen av de mange verktøyene Bydel Nordstrand bruker for å sikre budsjettbalanse i 2021.

– Vi har et metodeverk for budsjettbalanse som involverer mange ansatte, og skaper bredde som sikrer forankringen. Vi risikovurderer effektene økonomisk opp mot konsekvensene det vil få for brukerne, sier Andresen.  

For eksempel har flere i Bydel Nordstrand blitt sendt ut for å jakte gode løsninger i andre bydeler og resten av Norge. I tillegg samler de erfaringer fra tidligere ansatte og nyansatte, som kan gi et ferskt blikk på organisering og arbeidsprosesser.

Her kan du lese om alle tiltakene Bydel Nordstrand iverksetter for å få budsjettet i balanse:

Sjekk ut Bydel Nordstrand på Workplace.

Slik klargjør du mobilen for Office 365

Nå kan ansatte i Oslo kommune installere Microsoft Intune på mobilen. Verktøyet åpner for sikrere og bedre tilgang til digitale arbeidsverktøy på både mobiltelefon og nettbrett.

Slik installerer du Intune:

Hva er Microsoft Intune, og hvorfor trenger jeg det?

Microsoft Intune er et verktøy som hjelper organisasjoner med å styre og sikre Oslo kommunes jobbdata på mobile enheter. Hvis mobilen din blir stjålet, eller du mister den, kan man fjerne sensitiv informasjon direkte fra enheten.  

Fremover vil UKE innføre større deler av Office 365 for Oslo kommune, og for å dra best nytte av funksjonalitetene på en sikker måte må man ha installert verktøy som beskytter telefonen.

Må jeg installere Intune hvis jeg allerede har Workspace One?

Nei, hvis du allerede bruker sikkerhetsløsningen Workspace One, trenger ikke gjøre noe. Det er ikke nødvendig å avinstallere Workspace One. Du vil motta oppdateringer på lik linje med de som installerer Intune.

Hvordan sjekker jeg om mobilen min allerede er beskyttet av Workspace One?

Hvis du er usikker på om du allerede bruker Workspace One, kan du sjekke om du har applikasjonen «Hub» installert på telefonen din. Den ser slik ut:

Hvis du har Hub installert er enheten din allerede beskyttet av Workspace One.

Hva får jeg av funksjonalitet på mobilen?

Først vil du få appen Planner på mobilen. Planner gir deg muligheten til å visualisere og organisere arbeid i grupper.  Etter hvert vil du også få kalender i Teams slik at du kan kalle inn til Teams-møter fra mobilen. Andre funksjoner i Teams vil også lanseres fortløpende.

Ved å installere Microsoft Intune gjør du et viktig steg for å sikre data for Oslo kommune, samtidig som du klargjør mobilen din for flere funksjoner i Office 365.

Kan Intune se alt på enheten min, inkludert private data?

Nei. Intune lar oss kun se Oslo Kommunes data og teknisk informasjon om enheten, dette innebærer blant annet: modell, operativsystem, eier, jobbapplikasjoner og teknisk informasjon fra dem. Vi kan ikke se telefonlogger, SMS, bilder, kontakter, mail, passord, lokasjon eller annen personlig informasjon. Intune inneholder og en personvernerklæring som lister opp hva vi kan og ikke kan se, denne må godkjennes før verktøyet blir installert.

Har du flere spørsmål?

2. Ta kontakt med førstelinje IKT-support ved spørsmål eller utfordringer med å få Intune installert på din mobil eller nettbrett.

Skal halvere kjøttforbruket innen 2023

Oslo kommune har store ambisjoner i kampen for mer bærekraftig matproduksjon. Finansbyråd Einar Wilhelmsen er klar på hvilke grep som kreves for å bidra til å nå FNs klimamål.

Tekst: Sindre Haugan. Illustrasjon: Petter Faye-Wevle.

«Næring for klima» er et klimasamarbeid mellom Oslo kommune og næringslivet i Oslo-regionen. I oktober var det duket for nettmøte om bærekraftig mat. Med en rekke sentrale aktører fra privat og offentlig sektor, var møtet en anledning for å utveksle erfaringer rundt hvordan vi jobber med bærekraft.

Mindre matsvinn, mer plantebasert

Ingunn Lie jobber i Klimaetaten, som koordinerer klimasamarbeidet. Hun trekker frem viktigheten av å kutte matsvinn og spise mer plantebasert for å redusere utslippene og nå togradersmålet fra Parisavtalen.

– Tilrettelegging for bærekraftige matsystemer er helt sentralt i klimaarbeidet, sier Lie.

Mat er følelser og kultur

Ifølge finansbyråd Einar Wilhelmsen er vi avhengig av næringslivet hvis vi skal lykkes med å skape ringvirkninger som endrer matvaner og matsvinn.

Wilhelmsen redegjør for hva Oslo kommune gjør innenfor bærekraftig og klimavennlig mat, og trekker frem et av målene fra byrådserklæringen.

–  Et viktig mål for oss er halvere kjøttforbruket i kommunens institusjoner og kantiner innen utgangen av 2023, sier Wilhelmsen.

MINDRE KJØTT. Finansbyråd Einar Wilhelmsen forteller om tiltakene rundt bærekraftig mat.

Da de lanserte dette målet skapte det både sterke positive og negative reaksjoner. Finansbyråden forstår hvorfor.

– Når vi snakker om mat griper vi rett inn i hverdagen til folk, det er sterkt kulturelt rotfestet. Man kan blir overasket hvor vanskelig det er endre matvaner, det gjelder også mine egne matvaner, sier han. 

Målet blir å tilby mat uten kjøtt som er minst like god og næringsrik. Han poengterer at det ikke handler om å droppe kjøttet helt, men å spise mindre av det.

Å redusere kjøttforbruket er kun en del av de mange tiltakene innenfor bærekraftig matproduksjon som omkranser alt fra matsvinn og verdikjeder til dyrevelferd.

Bruker anskaffelser for å endre markedet

I Oslo kommune er det mange som jobber for mer bærekraftig mat, og på dagens talerliste fikk vi blant annet høre fra Mariann Karlstad. Hun har et strategisk ansvar for å arbeide med bærekraftig mat i Utviklings- og kompetanseetaten.

Gjengen hennes forvalter de store rammeavtalene på vegne av kommunen, og de bruker anskaffelser som et strategisk virkemiddel for å nå byrådets målsetting i klima og miljøpolitikken.

MER BÆREKRAFT. Marianne Karlstad i UKE forteller hvordan anskaffelser kan brukes som strategisk virkemiddel.

– På relativt kort tid har vi endret andelen økologisk mat i kommunen fra rundt to prosent til cirka ti prosent, så det vitner om mulighetene ved systematisk og strategisk arbeid, sier Karlstad.

Dette krever også et kontinuerlig arbeid mot bestillerne i kommunen.

– Et virkemiddel er å stille krav til leverandørene, men det også kjempeviktig å følge opp og påvirke brukerne av avtalene, slik vår kategoriansvarlig på mat gjør, sier Karlstad.

Fjorårets byrådsplattform vektlegger plantebasert mat. Derfor vil dette legge viktige strategiske føringer når UKE inngår nye rammeavtaler på vegne av Oslo kommune.

På vegne av Oslo kommune ble UKE også nylig med i et forskningsprosjekt, i samarbeid med Cicero og Nibio, der hensikten er å undersøke hvordan offentlige anskaffelser kan være et virkemiddel for reduksjon av klimagassutslipp i matvaresystemet. Arbeidet er en del av det større prosjektet PLATON, som forsker på klimapolitiske virkemidler.

Dette var programmet for nettmøtet:

  • Finansbyråd Einar Wilhelmsen forteller om kommunens ambisjoner og planer innen temaet
  • Kommunen v/ Bymiljøetaten og Utviklings- og kompetanseetaten orienterer om pågående arbeid i Oslo
  • Bymiljøetaten og Sodexo forteller om hvordan det gikk når kommunen startet med seg selv og egen kantine
  • Matvett og Næringslivets hus deler erfaringer med innovative tiltak for møtemat og arrangementer
  • Kan en burgerrestaurant drives bærekraftig? Døgnvill Burger snakker om leverandørvalg og om veien til en vegetarmeny som også ikke-vegetarianere foretrekker

10-faktor ut av startblokkene

Ti av kommunens virksomheter har allerede gjennomført årets 10-faktorundersøkelse; tolv andre er godt i gang. – Det holdes kurs for ledere og administratorer, det neste 18. november, sier koordinator for 10-faktor i Oslo kommune, Lene Moum i UKE.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Medarbeiderundersøkelsen 10-faktor har vært en regelmessig hendelse i Oslo kommune siden 2016. Den er utviklet av KS i samarbeid med blant annet Oslo kommune, under faglig ledelse av BI-professor Linda Lai. For gjennomføringen i det noe spesielle året vi er inne i, er undersøkelsen åpen til og med 31. mars 2021.

– Vi har fått gode tilbakemeldinger fra de virksomhetene som allerede har gjennomført 10-faktor. Til de som ikke er i gang ennå, vil jeg bare understreke at prosessen enten må kjøres i sin helhet i 2020, eller etter jul, altså første kvartal 2021, sier koordinator for 10-faktor i Oslo kommune, Lene Moum i UKE.

DIALOG. – 10-faktor er et godt utgangspunkt for leder- og medarbeiderutvikling. Den fanger opp viktige behov for å skape resultater for kommunens innbyggere, sier koordinator for 10-faktor i Oslo kommune, Lene Moum i UKE.

Hjelp å få
Det pågår to viktige kursserier for virksomheter som ønsker best mulige forutsetninger for å lykkes med 10-faktorprosessen; én for ledere og én for kursadministratorer.

– Anita Hansen fra KS leder administratorkursene. Dette er for medarbeidere med ansvar for den praktiske gjennomføringen i sin virksomhet. Kurset er ikke obligatorisk, og det er mye bistand å finne i selvhjelpsmaterialet på 10-faktor.no, men folk ser ut å sette pris på den ekstra veiledningen, sier Moum.

Det er i denne omgang satt opp administratorkurs for medarbeidere i Oslo kommune 18. november og 3. februar. Lederkursene retter seg mer mot digital prosessledelse og kontinuerlig forbedring i hjemmekontorets tid. Du kan lese mer om tilbudet på intranett.

– Deltakerne på lederkurs får øvelse i å håndtere resultater og tilbakemeldinger, hvordan skape god struktur for oppfølging, involvering av tillitsvalgte og vernetjeneste, og konkrete metoder og verktøy for oppfølging, forteller Moum.

Må kjøres sammenhengende

– Hvor lang tid regner du med at en virksomhet trenger på å kjøre en fullstendig 10-faktorprosess fra start til mål?

– Det kommer selvsagt an på virksomheten, for eksempel hvor stor den er, og hvor stor andel av medarbeiderne som jobber turnus eller uten kontorplass. Man trenger kanskje to-tre uker på forberedelse. Det samme for selve gjennomføringen av undersøkelsen, og tilsvarende på analyse og etterarbeid, sier Moum.

– Da er det kanskje litt hastverk for de som tenker å gjennomføre før jul?

– Det vurderer hver virksomhet selv. Samtidig blir man aldri ferdig med selve oppfølgingen, så deler av prosessen må nødvendigvis brytes opp av ferie. Det viktigste er at man får presentert resultater og umiddelbare tiltak innen rimelig tid fra gjennomføring, sier Moum.

Undersøkelsen i et nøtteskall
10-faktor måler tilstanden på ti faktorer som er avgjørende for faglig og sosial utvikling på en arbeidsplass. Disse er oppgavemotivasjon, mestringstro, selvstendighet, bruk av kompetanse, mestringsorientert ledelse, rolleklarhet, relevant kompetanseutvikling, fleksibilitetsvilje, mestringsklima og nytteorientert motivasjon.

Gjennomføringen tar ca. 10 minutter, og består av 35 påstander som medarbeiderne skal besvare via en femdelt svarskala fra «svært uenig» til «svært enig».

Se også:
Vi hjelper deg med 10-faktor (31.8.2020)
10-faktor er mer enn en øvelse (14.2.2019)
10-FAKTOR kommer i dag (21.10.2018)
Gjør deg klar til 10-faktor (8.12.2017)

10-FAKTOR på intranett

En brekkstang for digital samhandling

Korona endrer rammene for samarbeid og dialog i kommunen. Mange har brettet opp ermene, og gått nye veier for å redusere den sosiale avstanden mellom kolleger og ansatte.

Tekst: Sindre Haugan

I mars 2020 sendte vi i Oslo kommune cirka 1,2 millioner Workplace-meldinger på kryss og tvers i etater og bydeler. Sammenlignet med måneden før er det nesten en tredobling, og det er ingen tvil om at det har skjedd en endring i måten vi snakker sammen på.

Her er noen erfaringer fra de som virkelig har benyttet den digitale muligheten til å koordinere, dele, informere og ikke minst skape dialog med kollegaer og ansatte:

Raskere informasjonsflyt
Stein Are Sellevoll-Klubbenes er seksjonsleder med ansvar for barnehagene i Bydel Vestre Aker. I følge statistikken, er seksjonslederen blant de som er best på å engasjere sine ansatte på Workplace. Engasjement måles i likerklikk, kommentarer, delinger og antall visninger.

NYSGJERRIG. Sellevoll-Klubbenes opplever selv at han fomler mye på Workplace, men liker å prøve seg frem.

Med store deler av arbeidsdagen tilbrakt på kontoret, bruker han Workplace for å gjøre seg synlig og tilgjengelig for de ansatte.

– Spesielt den siste tiden har det vært mye og skiftende informasjon. Da har det vært viktig for å meg å bruke Workplace for å sikre raskere informasjonsflyt, og lette litt på trykket for lederne under meg, sier Sellevoll-Klubbenes.

De siste månedene har han merket en stor endring i hvordan ansatte bruker verktøyet, og beskriver korona som en brekkstang inn for å få flere aktive brukere.

Anne Christine Bergem er en del av tjenesteteamet for Workplace i UKE. Hun kan bekrefte at antallet aktive brukere har steget til værs.

– Vi regner en bruker som aktiv hvis de har vært pålogget på minst 10 av de siste 28 dagene. Her ser vi en økning på nesten 8.000 brukere, og tallet har holdt seg stabilt siden mars, sier Bergem.  

Åpner for dialog
– Når jeg publiserer noe forsøker jeg å være åpen, ærlig og nyansert. Du skaper ikke engasjement hvis du presenterer en konklusjon. Hvis du er åpen og ærlig på at du ikke nødvendigvis sitter på fasiten tør kanskje flere å engasjere seg, sier Sellevoll-Klubbenes.

ÅPENHET. Sellevoll-Klubbenes foretrekker Workplace over e-post når diskusjonene blir lange.

Han tror også det er viktig at lederne er klar over maktbalansen som ofte finnes mellom leder og ansatt.

– For mange ansatte sitter det nok langt inne å være uenig med lederen sin, spesielt i en åpen arena som Workplace, sier han.

Fjernt, men nært
Mona Neksum er barnehagestyrer for to barnehager i Bydel Ullern. Den praktiske utfordringen med å være tilstede to steder på likt, har gjort at hun har lenge har praktisert det hun kaller «nærfjernværsledelse».

EN SOSIAL ARENA. Mona Neksum bruker Workplace til å holde daglig kontakt med ansatte.

– Workplace lar meg ha løpende kontakt med mine ansatte, og dele informasjon på tvers av barnehagene. Målet mitt er at ansatte skal føle at jeg er tilstede, til tross for den fysiske avstanden, sier Neksum.

Da barnehagene stengte ned merket hun et enda sterkere behovet for å pleie det psykososiale miljøet og forsterke følelsen av gruppetilhørighet.

– Jeg skriver alltid «God morgen» når jeg logger meg på. Jeg åpner alltid for dialog, slik at de som vil kan dele litt fra sin hverdag. For mange er det viktig å bli sett hver dag, men det er ikke nødvendigvis så mye som skal til, sier hun.

Behovet for digital kontakt var ikke unikt for barnehagene i Bydel Ullern. I følge Bergem økte den gjennomsnittlige kontakten en person har per måned fra cirka 31 handlinger i februar til 64 handlinger i mars.

– Vi regner det som en handling når to personer samhandler med hverandre. Dette kan være alt fra innlegg, reaksjoner eller chatmeldinger. Verktøyet hjelper oss også å se hvilke team eller avdelinger som samarbeider eller utveksler erfaringer på tvers av organisasjonen, sier Bergem.

En arena for å koordinere og mobilisere
I perioden etter koronautbruddet var informasjon og retningslinjer ferskvare. Å sørge for å holde de ansatte oppdatert ble desto viktigere.

– I motsetning til e-post, gir Workplace meg en god oversikt over hvem som har fått med seg det jeg har publisert. På den måten er det enklere å ta en telefonsamtale kun til de som trenger en ekstra påminnelse, sier Neksum.

Hun peker også på muligheten til å involvere flere og gjøre avklaringer. Da myndighetene besluttet at barnehagene skulle åpne for barna til medarbeidere i samfunnskritiske yrker, måtte personalet i barnehagen snu seg om raskt.

– På søndag kveld fikk jeg beskjeden om at barnehagen skulle være åpen dagen etter. Da gjaldt det å samle troppene. Ved hjelp av gruppesamtaler kunne vi enkelt mobilisere oss internt, sier hun.

Alle ansatte var innforstått med at situasjonen krevde at de var tilgjengelig også på kveldstid, og med varslinger direkte til mobilen gjorde det koordineringsjobben enda enklere.

Felles fagnettverk
Børge Erdal er leder for Uteseksjonen i Velferdsetaten. Han tror Workplace kan bidra til at vi i større grad snakker som ett Oslo.

SAMLER OSS. Børge Erdal bruker Workplace for å bygge arbeidsmiljø internt i seksjonen og med resten av Oslo kommune.

– For oss som jobber på tvers av bydelene ser vi ofte at det er femten ulike måter å gjøre ting på, én for hver bydel.  Jeg tror at Workplace kan være samlende for oss, og bidra til at vi gir innbyggerne den samme kvaliteten i tjenesten uansett hvor de bor, sier Erdal.

Ved å utvikle en felles Oslostandard for utekontaktarbeid, samt egne grupper for alle utekontakter og ledere, bygger de felleskap på tvers av tjenestene.

–   Man behøver ikke finne opp kruttet på nytt hver gang. Vi kan heller bruke gruppene til å dele informasjon og spille hverandre gode. Workplace åpner opp kommunen som et felles fagnettverk, sier han.

UKENTLIG OPPDATERING. Gjennom nyhetsbrev sikrer Uteseksjonen god informasjonsflyt, uten at medarbeidere blir bombardert med e-poster.

Et delt ansvar
Kari Anne Olimb Storm er barnehagestyrer, og ser stor verdi i den åpne og desentraliserte kommunikasjonskanalen.

AKTIV BRUKER. Kari Anne Olimb Strom har jobbet mye for å få ansatte til å se verdien av Workplace

– Hvis det kommer oppdatert informasjon fra sentralt hold kan det like gjerne snappes opp av en assistent hos oss og deles videre internt i våre grupper, sier hun.

I bydelen har de opprettet en egen gruppe for alle barnehagestyrerne. Kanalen bruker de til å melde vikarbehov, dele tips eller stille spørsmål, og da pandemien kom til Norge fikk gruppen en fornyet status.

–   I en periode fikk vi lite informasjon, men vi kunne bruke gruppen for barnehagestyrerne til å kartlegge og avstemme det vi visste. Det ga oss en ekstra trygghet, sier Storm.  

OPPDATERT TIMEPLAN. Storm er barnehagestyrer i to barnehager og legger ut ukentlige timeplaner på Workplace, slik at de ansatte vet når de kan treffe henne.

Spørsmål om Workplace?

Besøk Oslo/Workplace Spørsmål og svar

Ta kontakt med tjenesteleder Bente Arntzen Bakken

Tjenesteleder Bente Arntzen Bakken.

Hvordan engasjerer du organisasjonen i språkarbeidet?

I fjor lanserte vi et sett med felles skriveregler, som skal gjøre det enklere for alle ansatte å skrive klart og forståelig. Nå er UKE i gang med en storstilt kursing av saksbehandlere og språkkoordinatorer på tvers av virksomheter og bydeler. Flere hundre plasser ble revet bort i løpet av få dager, så det skal ikke stå på engasjementet.

Det store spørsmålet er likevel hvordan vi kan skape varige holdningsendringer i måten vi arbeider og kommuniserer på.

Tekst: Sindre Haugan

Siden 2014 har KLP (Kommunal landspensjonskasse) arbeidet for å løfte kommunikasjonen med sine kunder. Resultatet er et prisvinnende prosjekt som fortsatt holder koken, med god hjelp fra engasjerte medarbeidere i hele organisasjonen. Hvordan har de klart det?

For å svare på spørsmålet har vi tatt en prat med kommunikasjonsrådgiver i KLP, Marianne Holt Holgersen og Stein Arne Nistad fra kommunikasjons- og teknologiselskapet Itera, som har fulgt prosjektet fra dets spede begynnelse. 

Illustrasjon av mann som holder et brev
REDD KÅRE. Kåre ble symbolet på den nye kundekommunikasjonen i KLP.
Skjermdump fra Youtube.

Brev til besvær
Det hele startet med et enkelt brev som ble sendt ut til drøyt 50 000 av KLPs kunder. De færreste skjønte innholdet, og det ugjennomtrengelige budskapet skapte en storm av reaksjoner for kundesenteret. Brevet ble en katalysator for endring, KLP måtte bli mer kundefokusert.

– Vi er bevisste på å kalle det kundekommunikasjon og ikke klarspråk. Vår erfaring er at det ikke nødvendigvis er språket som er problemet, men snarere det å være relevant for mottakeren. Det er nok det største hinderet, sier Holgersen.

Nistad er enig i at skoen trykker mest på å få folk til å tenke kundefokusert, og for KLP krevde det langsiktig arbeid med holdninger og organisasjonsutvikling.

– Noe av det vi har brukt mest tid på var nok holdningsskapende arbeid, vi måtte synliggjøre for organisasjonen hvorfor det var nødvendig å gjøre grep, sier Nistad. 

Snakk med mottakerne
For å skape en bedre forståelse av kundene, tok de med seg en bunke brev og lot kunder bryne seg på innholdet. Seansen ble filmet og brukt internt, så ansatte i KLP fikk se de ufiltrerte reaksjonene.

– Når man ser en kunde som forsøker å tyde brevene våre, og plutselig utbryter: «Jeg forstår virkelig ikke hva som står her, dette kan dere ikke sende til meg», blir det veldig konkret og overbevisende. Videosnuttene gjorde det tydelig at vi var nødt til å endre praksisen vår, sier Holgersen.

Se hvordan innbyggerne i Oslo kommune reagerer på brev fra det offentlige.

Skapte en tilbakemeldingskultur
Første steg var å starte en grundig analyse av kundekommunikasjonen. Her ble det avdekket at KLP ikke hadde en tilbakemeldingskultur.

– Man var redd for å gi hverandre tilbakemeldinger fordi det føltes som et personlig nederlag. Det var et gjennomgående problem i hele organisasjonen, og det tror jeg ikke er unikt for KLP, sier Nistad. 

Mann presenterer
SKRIVESTUE. Stein Arne Nistad arrangerer en skrivestue for ansatte i Bergen

Ut fra dette vokste ideen om «Redd Kåre». Kåre var personifikasjonen av KLPs kunder og et grep for å flytte fokus bort fra et personlig nivå og ufarliggjøre «kritikken». Alle i KLP var sammen om å gjøre hverdagen til Kåre så enkel som mulig, og denne uhøytidelige tilnærmingen ble varmt tatt imot.    

– Vi skjønner vi traff spikeren når juristene arresterer oss, og sier: «Dette er ikke bra nok, dette vil ikke Kåre skjønne». Nå har «Kåre» og «kårefisering» blitt etablerte fraser, sier Nistad.

Involver skeptikerne
Et annet råd er å lytte til kritiske stemmer, skepsisen er ofte kamuflert engasjement. Stein Arne Nistad har erfaring fra IT-sektoren, og ser klare paralleller til arbeidet med å få brukere over på et nytt datasystem.

– Hvis man skal få brukere over må de se nytteverdien som større enn tiden de de bruker på å lære seg systemet. Det er samme grunnprinsippet her, vi må sørge for at de vi engasjerer opplever en reel nytteverdi, sier han.

Flere i KLP var skeptiske da prosjektet var i startgropa, men ved å fokusere på hvordan det kunne gagne arbeidshverdagen fikk de med seg de fleste.

–  Jeg husker spesielt godt da en av juristene som hadde vært skeptisk kom bort til meg og sa at det føltes som han hadde lært seg en nytt språk, sier Nistad.

Med ledelsen som heiagjeng
Stein Arne Nistad trekker også frem lederforankringen som et av de viktigste suksesskriteriene.

– Konsernsjefen, Sverre Thornes, er kanskje den som heier mest på dette prosjektet. Årsaken til det er at han også ser økonomisk gevinst i andre enden, blant annet ved økt kundetilfredshet og færre unødvendige henvendelser, sier han.  

For å synliggjøre verdien har de utviklet en målsystem, hvor alle avdelinger som har kundekontakt måles og evalueres på en rekke parameter hvert eneste år.

– Her gjør vi et utvalg og gjennomgår cirka 30 dokumenter innen pensjon, skadeforsikring og lignende, og på den måten vet vi hvor forbedringspotensialet ligger. Når vi arrangerer skrivestuer i etterkant kan vi fokusere på dette, og gjøre øktene så konkrete som mulig, sier Holgersen.

HJERNEMAT. Marianne Holt Holgersen serverer både kommunikasjonsråd og popcorn på den årlige “Redd Kåre-dagen”.

Et kontinuerlig arbeid
En annen årsak til at KLP implementerte jevnlige målinger, var fordi de merket at interessen begynte å dale blant de ansatte.

– Det var viktig for oss å fortsette å holde kundekommunikasjon høyt på agendaen i KLP. I en periode var det nok en del ansatte som tenkte at de egentlig var ferdige utlært så lenge de hadde deltatt på et kurs, sier Holgersen.

KUNDEKOMMUNIKASJON i HØYSETET. KLP arrangerer “Redd Kåre-dagen” årlig med en rekke spennende foredragsholdere.

Når de satt i gang med målinger, skapte de også en forventning til ansatte og ledere.

– Nå vet alle i KLP at det kommer årlige målinger, og alle lederne har implementert det som nøkkelmål, sier Nistad.  

I perioden hvor prosjektet stoppet litt opp ga det et negativt utslag på kundetilfredshetsundersøkelsen.  

– Det viser at det er nødvendig å holde det vedlike hele tiden, det er ikke noe man kan legge vekk. Når ansatte slutter å være bevisste på det, preger det kommunikasjonen med kundene våre negativt, sier Holgersen.

Det viktigste først
Den økte graden av kundeorientering kommer til syne i brevene, som har blitt betraktelig kortere og mer presise de siste årene.

– Før sendte vi gjerne brev som gjerne skulle dekke alle eventuelle spørsmål med en veldig juridisk oppbygning, sier Holgersen.

Nistad minnes også den tiden.

– Ja, fremfor å starte med konklusjonen og informasjonen som var viktigst for kunden, kunne vi legge ut i det vide og brede om bakgrunn og kalkyler. Derfor utviklet vi «Kåres syretest». Syretesten går ut på at i løpet av overskriften og første avsnitt skal kunden få svar på fire sentrale spørsmål.

Kåres syretest

  1. Hvorfor mottar jeg dette?
  2. Hva fører det til?
  3. Er det noe viktig jeg må gjøre?
  4. Hvilken betydning har det for meg?

Mer enn bare klarspråk

– Jeg tror det kan være en fallgruve å kalle det klarspråk, for risikoen er at det blir gjort til noe mye mindre enn det egentlig er. Klarspråk kan raskt bli noe bare kommunikasjonsavdelingen holder på med. For å få til de endringene vi ønsket utad, krevde det en stor kulturendring innad i hele organisasjonen, sier Nistad.

Vil du lære mer?

Følg Oslo/Klart språk på Workplace

Hør siste episode av UKE-Podden med Margrethe Kvarenes fra Språkrådet.

Vi hjelper deg med 10-faktor

Byrådslederens kontor har besluttet å holde medarbeiderundersøkelsen 10-faktor 2020 åpen til 31. mars 2021. – Hjemmekontor og nye arbeidsrutiner gjør årets undersøkelse ekstra viktig, sier Claudia Steinsvik og Johanne Lorentzen i UKE Organisasjon og ledelse.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Les om 10-faktor på intranett

Korona har skapt lavkonjunktur i mange bransjer. De fleste av kommunens virksomheter har vært nødt til å tenke nytt og stramme inn. Det samme gjelder for UKE, men i seksjonen som leverer rådgivningstjenester innen organisasjonsutvikling er det få rolige dager. Som tidligere tilbys bistand til planlegging, gjennomføring og oppfølging av 10-faktor.

– Det er stort sett team- og seksjonsledergrupper som kontakter oss for tiden. De vil forberede seg til utsendelsen av 10-faktor senere i høst, og generelt områ seg i en lite forutsigbar periode. Mange ledere er nye i rollen, andre opplever nok at vante rutiner og nyttig erfaring settes på en ukjent prøve, sier Johanne Lorentzen i UKE Organisasjon og ledelse.

Mange er godt i gang
Oslo kommune er godt i gang med 10-faktor. Tre virksomheter har allerede sendt ut undersøkelsen, ytterligere åtte er i ferd med å legge inn respondenter for å gjennomføre i løpet av høsten. UKE er administrator for hele kommunen og følger med på gjennomføringen fortløpende.

– Vi setter alle ressurser inn på å bistå kommunen i disse helt spesielle tider. Det er viktig å huske at 10-faktor ikke er en standard medarbeiderundersøkelse, men et verktøy for forbedringsprosesser. Derfor tilbyr vi boksklare kompetansepakker, så vel som egentilpasset veiledning, sier kollega Claudia Steinsvik.

Tilpasses behovet lokalt
Standardpakkene består av fem ulike deler, og ligger klare til bestilling i kurskatalogen. De fleste har ledere og HR-medarbeidere som hovedmålgruppe.

– Vanligvis gjennomfører vi disse tilbudene i våre kursrom eller i virksomhetenes egne lokaler, men fra i vår har vi startet med nettbaserte tilbud for de som ønsker. Det viktigste er at vi tilpasser oss behovene ute i organisasjonen, og at alle gis anledning til å velge en undervisningsform de er trygge på, sier Steinsvik.

Noe å hente for alle
Hvert tilbud starter med en innføring i undersøkelsen. Lorentzen og Steinsvik forteller at mange ledere blir overrasket over hvilket potensial som ligger i 10-faktor, ikke minst sammenhengen med tillitsbasert styring og ledelse.

– Det er ikke uvanlig at virksomhetene opplever en fellesprosess som dette som et pliktløp. Vårt ønske er at 10-faktor skal fungere som et utviklingsverktøy både på individ- og virksomhetsnivå. Vi kjenner alle på kravene om å drive kontinuerlig nytenkning og tjenesteforbedring, ikke minst i en sårbar tid. Gode medvirkningsprosesser og kunnskapsbasert utviklingsarbeid er områder vi alle kan løfte oss på, sier Lorentzen.

Se også:
10-faktor er mer enn en øvelse (14.2.2019)
10-FAKTOR kommer i dag (21.10.2018)
Gjør deg klar til 10-faktor (8.12.2017)

10-FAKTOR på intranett

Skybasert kontorstøtte inn for landing

Mens Office 2016 er i full utrulling til kommunens virksomheter, er innføring av nettbasert Office 365 hakk i hæl.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Det skjer mye innen software på kommunens assorterte arbeidsstasjoner for tiden.

Lenge har det vært kjent at Microsoft ikke ville foreta feilrettinger og sikkerhetsoppdateringer på gode gamle Office 2010 etter oktober inneværende år. Samstundes er det fastslått i tildelingsbrev fra Byrådsavdeling for finans at UKE skal tilrettelegge for «skybasert kontorstøtte- og samhandlingsløsning med e-post og samhandlingsrom».

Dertil kom korona og hjemmekontor våren 2020, og skapte et akutt behov for Microsofts samhandlingsflaggskip Teams, og en umiddelbar forståelse hos mange for byrådsavdelingens resonnement om behovet for plattformoppgradering. Derfra skjedde ting relativt fort.

En smule kommunal snartenkning sørget for et tilstrekkelig antall Teams-lisenser direkte fra Microsoft, som muliggjorde de skjermbaserte avdelingsmøtene vi er blitt så vant til det siste halvåret.

I mai ble det inngått samkjøpsavtale med Atea om leie og forvaltning av skybaserte kontorstøttetjenester. I slutten av juni gjorde kommunen sitt første avrop, da vi skrev treårig felleskontrakt om leie av 33 500 lisenser for virksomheter som får levert kontorstøtte fra felles IKT-plattform. Denne avtalen danner utgangspunkt for de videre planene som er skissert under.

Obs: Det hører med en kostnad. Prosjektet vil komme tilbake til detaljer om hvordan faktureringen av Office-lisenser og lisensforvaltningen vil foregå.

Så hva nå?

Veien til en mer enda mer fleksibel arbeidsstasjon vil for de fleste av oss gå via trinnvise utvidelser av Teams. Applikasjonen vi hittil er blitt kjent med er en relativt begrenset versjon som hovedsakelig muliggjør videomøter og chat.

I oktober utvides den med Exchange-tilkoblet kalender, noe som gjør at vi ikke trenger å bruke Outlook til å planlegge arbeidsuken.

Fra samme tid blir også Microsoft Intune tilgjengelig, en tjeneste som gir administrasjon og kontroll på hver virksomhets mobiltelefoner. Dette er et krav for virksomheter som ønsker Office 365, e-post og Teams på mobiler og nettbrett.

Virksomheter som allerede er tilknyttet kommunens EMM-tjeneste vil beholde denne på mellomlang sikt. UKE anslår at brukere som kun bruker Office 365 benytter Intune for mobilstyring, mens brukere med behov for tyngre fagapplikasjoner beholder Workspace One.

Men så begynner det å bli riktig spennende å jobbe i Microsoft Office. Senere i høst utvides Teams nemlig med ny funksjonalitet som kan effektivisere hverdagen for oss alle.

Forms lar deg opprette undersøkelser, tester eller spørreskjema med ett klikk – og fullstendig kompatibelt med resten av kontorstøtteverktøyene
Stream tillater opptak av video, og gjør hver enkelt PC til et enkelt TV-studio, noe som blant annet forenkler e-læring
Planner er en forbedring av oppgavestyringen i Outlook-kalenderen, hvor du kan tilordne oppgaver, og holde deg oppdatert på fremdriften
To Do, personlig oppgavestyring, lar deg bruke logikken fra huske- og handlelister inn i arbeidshverdagen
Whiteboard er en applikasjon som forbedrer kollektiv sanntidstenkning, på skjerm eller vegg

Og for de som har opplevd arbeidsformene vi har vennet oss til etter korona som frigjørende og spennende, er det mer godt i vente.

Våren 2021 starter innføringen av OneDrive og Sharepoint. Dette er skybaserte løsninger som skal erstatte henholdsvis hjemmeområde og fellesområde på filserver.

Vi kjenner igjen førstnevnte fra privatlivet, der mange av oss har erfaring med iCloud og Google Disk. Dette har stort potensial både for kostnadsbesparelser og personlig effektivitet.

Sharepoint er samarbeidsplattformen som realiserer mesteparten av effektiviseringsgevinsten fra de øvrige elementene av Teams og Office. Vi kan vel alle ønske oss enklere og mer hensiktsmessig tilgang til dokumenter. Og økt eierskap til all informasjon innad i en virksomhet eller avdeling vil kunne bedre effektiviteten i seg selv.

Men nå er vi forut for oss selv. Først skal vi lære Office 2016 å kjenne. Besøk utrullingsprosjektets intranettside for en innføring i hvilke muligheter den nye plattformen byr på.

Besøk samkjøpssiden for Microsoft-lisenser for en oversikt over hva din virksomhet har anledning til å bestille i denne omgang.

Besøk intranettsiden for Office 365 og Teams for å drømme deg bort. Og følg Workplace-gruppen for Office 365 og Teams for å holde deg oppdatert på hva som er nytt innen funksjonalitet og brukerstøtte.