Kategoriarkiv: UKE

En brekkstang for digital samhandling

Korona endrer rammene for samarbeid og dialog i kommunen. Mange har brettet opp ermene, og gått nye veier for å redusere den sosiale avstanden mellom kolleger og ansatte.

Tekst: Sindre Haugan

I mars 2020 sendte vi i Oslo kommune cirka 1,2 millioner Workplace-meldinger på kryss og tvers i etater og bydeler. Sammenlignet med måneden før er det nesten en tredobling, og det er ingen tvil om at det har skjedd en endring i måten vi snakker sammen på.

Her er noen erfaringer fra de som virkelig har benyttet den digitale muligheten til å koordinere, dele, informere og ikke minst skape dialog med kollegaer og ansatte:

Raskere informasjonsflyt
Stein Are Sellevoll-Klubbenes er seksjonsleder med ansvar for barnehagene i Bydel Vestre Aker. I følge statistikken, er seksjonslederen blant de som er best på å engasjere sine ansatte på Workplace. Engasjement måles i likerklikk, kommentarer, delinger og antall visninger.

NYSGJERRIG. Sellevoll-Klubbenes opplever selv at han fomler mye på Workplace, men liker å prøve seg frem.

Med store deler av arbeidsdagen tilbrakt på kontoret, bruker han Workplace for å gjøre seg synlig og tilgjengelig for de ansatte.

– Spesielt den siste tiden har det vært mye og skiftende informasjon. Da har det vært viktig for å meg å bruke Workplace for å sikre raskere informasjonsflyt, og lette litt på trykket for lederne under meg, sier Sellevoll-Klubbenes.

De siste månedene har han merket en stor endring i hvordan ansatte bruker verktøyet, og beskriver korona som en brekkstang inn for å få flere aktive brukere.

Anne Christine Bergem er en del av tjenesteteamet for Workplace i UKE. Hun kan bekrefte at antallet aktive brukere har steget til værs.

– Vi regner en bruker som aktiv hvis de har vært pålogget på minst 10 av de siste 28 dagene. Her ser vi en økning på nesten 8.000 brukere, og tallet har holdt seg stabilt siden mars, sier Bergem.  

Åpner for dialog
– Når jeg publiserer noe forsøker jeg å være åpen, ærlig og nyansert. Du skaper ikke engasjement hvis du presenterer en konklusjon. Hvis du er åpen og ærlig på at du ikke nødvendigvis sitter på fasiten tør kanskje flere å engasjere seg, sier Sellevoll-Klubbenes.

ÅPENHET. Sellevoll-Klubbenes foretrekker Workplace over e-post når diskusjonene blir lange.

Han tror også det er viktig at lederne er klar over maktbalansen som ofte finnes mellom leder og ansatt.

– For mange ansatte sitter det nok langt inne å være uenig med lederen sin, spesielt i en åpen arena som Workplace, sier han.

Fjernt, men nært
Mona Neksum er barnehagestyrer for to barnehager i Bydel Ullern. Den praktiske utfordringen med å være tilstede to steder på likt, har gjort at hun har lenge har praktisert det hun kaller «nærfjernværsledelse».

EN SOSIAL ARENA. Mona Neksum bruker Workplace til å holde daglig kontakt med ansatte.

– Workplace lar meg ha løpende kontakt med mine ansatte, og dele informasjon på tvers av barnehagene. Målet mitt er at ansatte skal føle at jeg er tilstede, til tross for den fysiske avstanden, sier Neksum.

Da barnehagene stengte ned merket hun et enda sterkere behovet for å pleie det psykososiale miljøet og forsterke følelsen av gruppetilhørighet.

– Jeg skriver alltid «God morgen» når jeg logger meg på. Jeg åpner alltid for dialog, slik at de som vil kan dele litt fra sin hverdag. For mange er det viktig å bli sett hver dag, men det er ikke nødvendigvis så mye som skal til, sier hun.

Behovet for digital kontakt var ikke unikt for barnehagene i Bydel Ullern. I følge Bergem økte den gjennomsnittlige kontakten en person har per måned fra cirka 31 handlinger i februar til 64 handlinger i mars.

– Vi regner det som en handling når to personer samhandler med hverandre. Dette kan være alt fra innlegg, reaksjoner eller chatmeldinger. Verktøyet hjelper oss også å se hvilke team eller avdelinger som samarbeider eller utveksler erfaringer på tvers av organisasjonen, sier Bergem.

En arena for å koordinere og mobilisere
I perioden etter koronautbruddet var informasjon og retningslinjer ferskvare. Å sørge for å holde de ansatte oppdatert ble desto viktigere.

– I motsetning til e-post, gir Workplace meg en god oversikt over hvem som har fått med seg det jeg har publisert. På den måten er det enklere å ta en telefonsamtale kun til de som trenger en ekstra påminnelse, sier Neksum.

Hun peker også på muligheten til å involvere flere og gjøre avklaringer. Da myndighetene besluttet at barnehagene skulle åpne for barna til medarbeidere i samfunnskritiske yrker, måtte personalet i barnehagen snu seg om raskt.

– På søndag kveld fikk jeg beskjeden om at barnehagen skulle være åpen dagen etter. Da gjaldt det å samle troppene. Ved hjelp av gruppesamtaler kunne vi enkelt mobilisere oss internt, sier hun.

Alle ansatte var innforstått med at situasjonen krevde at de var tilgjengelig også på kveldstid, og med varslinger direkte til mobilen gjorde det koordineringsjobben enda enklere.

Felles fagnettverk
Børge Erdal er leder for Uteseksjonen i Velferdsetaten. Han tror Workplace kan bidra til at vi i større grad snakker som ett Oslo.

SAMLER OSS. Børge Erdal bruker Workplace for å bygge arbeidsmiljø internt i seksjonen og med resten av Oslo kommune.

– For oss som jobber på tvers av bydelene ser vi ofte at det er femten ulike måter å gjøre ting på, én for hver bydel.  Jeg tror at Workplace kan være samlende for oss, og bidra til at vi gir innbyggerne den samme kvaliteten i tjenesten uansett hvor de bor, sier Erdal.

Ved å utvikle en felles Oslostandard for utekontaktarbeid, samt egne grupper for alle utekontakter og ledere, bygger de felleskap på tvers av tjenestene.

–   Man behøver ikke finne opp kruttet på nytt hver gang. Vi kan heller bruke gruppene til å dele informasjon og spille hverandre gode. Workplace åpner opp kommunen som et felles fagnettverk, sier han.

UKENTLIG OPPDATERING. Gjennom nyhetsbrev sikrer Uteseksjonen god informasjonsflyt, uten at medarbeidere blir bombardert med e-poster.

Et delt ansvar
Kari Anne Olimb Storm er barnehagestyrer, og ser stor verdi i den åpne og desentraliserte kommunikasjonskanalen.

AKTIV BRUKER. Kari Anne Olimb Strom har jobbet mye for å få ansatte til å se verdien av Workplace

– Hvis det kommer oppdatert informasjon fra sentralt hold kan det like gjerne snappes opp av en assistent hos oss og deles videre internt i våre grupper, sier hun.

I bydelen har de opprettet en egen gruppe for alle barnehagestyrerne. Kanalen bruker de til å melde vikarbehov, dele tips eller stille spørsmål, og da pandemien kom til Norge fikk gruppen en fornyet status.

–   I en periode fikk vi lite informasjon, men vi kunne bruke gruppen for barnehagestyrerne til å kartlegge og avstemme det vi visste. Det ga oss en ekstra trygghet, sier Storm.  

OPPDATERT TIMEPLAN. Storm er barnehagestyrer i to barnehager og legger ut ukentlige timeplaner på Workplace, slik at de ansatte vet når de kan treffe henne.

Spørsmål om Workplace?

Besøk Oslo/Workplace Spørsmål og svar

Ta kontakt med tjenesteleder Bente Arntzen Bakken

Tjenesteleder Bente Arntzen Bakken.

Hvordan engasjerer du organisasjonen i språkarbeidet?

I fjor lanserte vi et sett med felles skriveregler, som skal gjøre det enklere for alle ansatte å skrive klart og forståelig. Nå er UKE i gang med en storstilt kursing av saksbehandlere og språkkoordinatorer på tvers av virksomheter og bydeler. Flere hundre plasser ble revet bort i løpet av få dager, så det skal ikke stå på engasjementet.

Det store spørsmålet er likevel hvordan vi kan skape varige holdningsendringer i måten vi arbeider og kommuniserer på.

Tekst: Sindre Haugan

Siden 2014 har KLP (Kommunal landspensjonskasse) arbeidet for å løfte kommunikasjonen med sine kunder. Resultatet er et prisvinnende prosjekt som fortsatt holder koken, med god hjelp fra engasjerte medarbeidere i hele organisasjonen. Hvordan har de klart det?

For å svare på spørsmålet har vi tatt en prat med kommunikasjonsrådgiver i KLP, Marianne Holt Holgersen og Stein Arne Nistad fra kommunikasjons- og teknologiselskapet Itera, som har fulgt prosjektet fra dets spede begynnelse. 

Illustrasjon av mann som holder et brev
REDD KÅRE. Kåre ble symbolet på den nye kundekommunikasjonen i KLP.
Skjermdump fra Youtube.

Brev til besvær
Det hele startet med et enkelt brev som ble sendt ut til drøyt 50 000 av KLPs kunder. De færreste skjønte innholdet, og det ugjennomtrengelige budskapet skapte en storm av reaksjoner for kundesenteret. Brevet ble en katalysator for endring, KLP måtte bli mer kundefokusert.

– Vi er bevisste på å kalle det kundekommunikasjon og ikke klarspråk. Vår erfaring er at det ikke nødvendigvis er språket som er problemet, men snarere det å være relevant for mottakeren. Det er nok det største hinderet, sier Holgersen.

Nistad er enig i at skoen trykker mest på å få folk til å tenke kundefokusert, og for KLP krevde det langsiktig arbeid med holdninger og organisasjonsutvikling.

– Noe av det vi har brukt mest tid på var nok holdningsskapende arbeid, vi måtte synliggjøre for organisasjonen hvorfor det var nødvendig å gjøre grep, sier Nistad. 

Snakk med mottakerne
For å skape en bedre forståelse av kundene, tok de med seg en bunke brev og lot kunder bryne seg på innholdet. Seansen ble filmet og brukt internt, så ansatte i KLP fikk se de ufiltrerte reaksjonene.

– Når man ser en kunde som forsøker å tyde brevene våre, og plutselig utbryter: «Jeg forstår virkelig ikke hva som står her, dette kan dere ikke sende til meg», blir det veldig konkret og overbevisende. Videosnuttene gjorde det tydelig at vi var nødt til å endre praksisen vår, sier Holgersen.

Se hvordan innbyggerne i Oslo kommune reagerer på brev fra det offentlige.

Skapte en tilbakemeldingskultur
Første steg var å starte en grundig analyse av kundekommunikasjonen. Her ble det avdekket at KLP ikke hadde en tilbakemeldingskultur.

– Man var redd for å gi hverandre tilbakemeldinger fordi det føltes som et personlig nederlag. Det var et gjennomgående problem i hele organisasjonen, og det tror jeg ikke er unikt for KLP, sier Nistad. 

Mann presenterer
SKRIVESTUE. Stein Arne Nistad arrangerer en skrivestue for ansatte i Bergen

Ut fra dette vokste ideen om «Redd Kåre». Kåre var personifikasjonen av KLPs kunder og et grep for å flytte fokus bort fra et personlig nivå og ufarliggjøre «kritikken». Alle i KLP var sammen om å gjøre hverdagen til Kåre så enkel som mulig, og denne uhøytidelige tilnærmingen ble varmt tatt imot.    

– Vi skjønner vi traff spikeren når juristene arresterer oss, og sier: «Dette er ikke bra nok, dette vil ikke Kåre skjønne». Nå har «Kåre» og «kårefisering» blitt etablerte fraser, sier Nistad.

Involver skeptikerne
Et annet råd er å lytte til kritiske stemmer, skepsisen er ofte kamuflert engasjement. Stein Arne Nistad har erfaring fra IT-sektoren, og ser klare paralleller til arbeidet med å få brukere over på et nytt datasystem.

– Hvis man skal få brukere over må de se nytteverdien som større enn tiden de de bruker på å lære seg systemet. Det er samme grunnprinsippet her, vi må sørge for at de vi engasjerer opplever en reel nytteverdi, sier han.

Flere i KLP var skeptiske da prosjektet var i startgropa, men ved å fokusere på hvordan det kunne gagne arbeidshverdagen fikk de med seg de fleste.

–  Jeg husker spesielt godt da en av juristene som hadde vært skeptisk kom bort til meg og sa at det føltes som han hadde lært seg en nytt språk, sier Nistad.

Med ledelsen som heiagjeng
Stein Arne Nistad trekker også frem lederforankringen som et av de viktigste suksesskriteriene.

– Konsernsjefen, Sverre Thornes, er kanskje den som heier mest på dette prosjektet. Årsaken til det er at han også ser økonomisk gevinst i andre enden, blant annet ved økt kundetilfredshet og færre unødvendige henvendelser, sier han.  

For å synliggjøre verdien har de utviklet en målsystem, hvor alle avdelinger som har kundekontakt måles og evalueres på en rekke parameter hvert eneste år.

– Her gjør vi et utvalg og gjennomgår cirka 30 dokumenter innen pensjon, skadeforsikring og lignende, og på den måten vet vi hvor forbedringspotensialet ligger. Når vi arrangerer skrivestuer i etterkant kan vi fokusere på dette, og gjøre øktene så konkrete som mulig, sier Holgersen.

HJERNEMAT. Marianne Holt Holgersen serverer både kommunikasjonsråd og popcorn på den årlige “Redd Kåre-dagen”.

Et kontinuerlig arbeid
En annen årsak til at KLP implementerte jevnlige målinger, var fordi de merket at interessen begynte å dale blant de ansatte.

– Det var viktig for oss å fortsette å holde kundekommunikasjon høyt på agendaen i KLP. I en periode var det nok en del ansatte som tenkte at de egentlig var ferdige utlært så lenge de hadde deltatt på et kurs, sier Holgersen.

KUNDEKOMMUNIKASJON i HØYSETET. KLP arrangerer “Redd Kåre-dagen” årlig med en rekke spennende foredragsholdere.

Når de satt i gang med målinger, skapte de også en forventning til ansatte og ledere.

– Nå vet alle i KLP at det kommer årlige målinger, og alle lederne har implementert det som nøkkelmål, sier Nistad.  

I perioden hvor prosjektet stoppet litt opp ga det et negativt utslag på kundetilfredshetsundersøkelsen.  

– Det viser at det er nødvendig å holde det vedlike hele tiden, det er ikke noe man kan legge vekk. Når ansatte slutter å være bevisste på det, preger det kommunikasjonen med kundene våre negativt, sier Holgersen.

Det viktigste først
Den økte graden av kundeorientering kommer til syne i brevene, som har blitt betraktelig kortere og mer presise de siste årene.

– Før sendte vi gjerne brev som gjerne skulle dekke alle eventuelle spørsmål med en veldig juridisk oppbygning, sier Holgersen.

Nistad minnes også den tiden.

– Ja, fremfor å starte med konklusjonen og informasjonen som var viktigst for kunden, kunne vi legge ut i det vide og brede om bakgrunn og kalkyler. Derfor utviklet vi «Kåres syretest». Syretesten går ut på at i løpet av overskriften og første avsnitt skal kunden få svar på fire sentrale spørsmål.

Kåres syretest

  1. Hvorfor mottar jeg dette?
  2. Hva fører det til?
  3. Er det noe viktig jeg må gjøre?
  4. Hvilken betydning har det for meg?

Mer enn bare klarspråk

– Jeg tror det kan være en fallgruve å kalle det klarspråk, for risikoen er at det blir gjort til noe mye mindre enn det egentlig er. Klarspråk kan raskt bli noe bare kommunikasjonsavdelingen holder på med. For å få til de endringene vi ønsket utad, krevde det en stor kulturendring innad i hele organisasjonen, sier Nistad.

Vil du lære mer?

Følg Oslo/Klart språk på Workplace

Hør siste episode av UKE-Podden med Margrethe Kvarenes fra Språkrådet.

Vi hjelper deg med 10-faktor

Byrådslederens kontor har besluttet å holde medarbeiderundersøkelsen 10-faktor 2020 åpen til 31. mars 2021. – Hjemmekontor og nye arbeidsrutiner gjør årets undersøkelse ekstra viktig, sier Claudia Steinsvik og Johanne Lorentzen i UKE Organisasjon og ledelse.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Les om 10-faktor på intranett

Korona har skapt lavkonjunktur i mange bransjer. De fleste av kommunens virksomheter har vært nødt til å tenke nytt og stramme inn. Det samme gjelder for UKE, men i seksjonen som leverer rådgivningstjenester innen organisasjonsutvikling er det få rolige dager. Som tidligere tilbys bistand til planlegging, gjennomføring og oppfølging av 10-faktor.

– Det er stort sett team- og seksjonsledergrupper som kontakter oss for tiden. De vil forberede seg til utsendelsen av 10-faktor senere i høst, og generelt områ seg i en lite forutsigbar periode. Mange ledere er nye i rollen, andre opplever nok at vante rutiner og nyttig erfaring settes på en ukjent prøve, sier Johanne Lorentzen i UKE Organisasjon og ledelse.

Mange er godt i gang
Oslo kommune er godt i gang med 10-faktor. Tre virksomheter har allerede sendt ut undersøkelsen, ytterligere åtte er i ferd med å legge inn respondenter for å gjennomføre i løpet av høsten. UKE er administrator for hele kommunen og følger med på gjennomføringen fortløpende.

– Vi setter alle ressurser inn på å bistå kommunen i disse helt spesielle tider. Det er viktig å huske at 10-faktor ikke er en standard medarbeiderundersøkelse, men et verktøy for forbedringsprosesser. Derfor tilbyr vi boksklare kompetansepakker, så vel som egentilpasset veiledning, sier kollega Claudia Steinsvik.

Tilpasses behovet lokalt
Standardpakkene består av fem ulike deler, og ligger klare til bestilling i kurskatalogen. De fleste har ledere og HR-medarbeidere som hovedmålgruppe.

– Vanligvis gjennomfører vi disse tilbudene i våre kursrom eller i virksomhetenes egne lokaler, men fra i vår har vi startet med nettbaserte tilbud for de som ønsker. Det viktigste er at vi tilpasser oss behovene ute i organisasjonen, og at alle gis anledning til å velge en undervisningsform de er trygge på, sier Steinsvik.

Noe å hente for alle
Hvert tilbud starter med en innføring i undersøkelsen. Lorentzen og Steinsvik forteller at mange ledere blir overrasket over hvilket potensial som ligger i 10-faktor, ikke minst sammenhengen med tillitsbasert styring og ledelse.

– Det er ikke uvanlig at virksomhetene opplever en fellesprosess som dette som et pliktløp. Vårt ønske er at 10-faktor skal fungere som et utviklingsverktøy både på individ- og virksomhetsnivå. Vi kjenner alle på kravene om å drive kontinuerlig nytenkning og tjenesteforbedring, ikke minst i en sårbar tid. Gode medvirkningsprosesser og kunnskapsbasert utviklingsarbeid er områder vi alle kan løfte oss på, sier Lorentzen.

Se også:
10-faktor er mer enn en øvelse (14.2.2019)
10-FAKTOR kommer i dag (21.10.2018)
Gjør deg klar til 10-faktor (8.12.2017)

10-FAKTOR på intranett

Skybasert kontorstøtte inn for landing

Mens Office 2016 er i full utrulling til kommunens virksomheter, er innføring av nettbasert Office 365 hakk i hæl.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Det skjer mye innen software på kommunens assorterte arbeidsstasjoner for tiden.

Lenge har det vært kjent at Microsoft ikke ville foreta feilrettinger og sikkerhetsoppdateringer på gode gamle Office 2010 etter oktober inneværende år. Samstundes er det fastslått i tildelingsbrev fra Byrådsavdeling for finans at UKE skal tilrettelegge for «skybasert kontorstøtte- og samhandlingsløsning med e-post og samhandlingsrom».

Dertil kom korona og hjemmekontor våren 2020, og skapte et akutt behov for Microsofts samhandlingsflaggskip Teams, og en umiddelbar forståelse hos mange for byrådsavdelingens resonnement om behovet for plattformoppgradering. Derfra skjedde ting relativt fort.

En smule kommunal snartenkning sørget for et tilstrekkelig antall Teams-lisenser direkte fra Microsoft, som muliggjorde de skjermbaserte avdelingsmøtene vi er blitt så vant til det siste halvåret.

I mai ble det inngått samkjøpsavtale med Atea om leie og forvaltning av skybaserte kontorstøttetjenester. I slutten av juni gjorde kommunen sitt første avrop, da vi skrev treårig felleskontrakt om leie av 33 500 lisenser for virksomheter som får levert kontorstøtte fra felles IKT-plattform. Denne avtalen danner utgangspunkt for de videre planene som er skissert under.

Obs: Det hører med en kostnad. Prosjektet vil komme tilbake til detaljer om hvordan faktureringen av Office-lisenser og lisensforvaltningen vil foregå.

Så hva nå?

Veien til en mer enda mer fleksibel arbeidsstasjon vil for de fleste av oss gå via trinnvise utvidelser av Teams. Applikasjonen vi hittil er blitt kjent med er en relativt begrenset versjon som hovedsakelig muliggjør videomøter og chat.

I oktober utvides den med Exchange-tilkoblet kalender, noe som gjør at vi ikke trenger å bruke Outlook til å planlegge arbeidsuken.

Fra samme tid blir også Microsoft Intune tilgjengelig, en tjeneste som gir administrasjon og kontroll på hver virksomhets mobiltelefoner. Dette er et krav for virksomheter som ønsker Office 365, e-post og Teams på mobiler og nettbrett.

Virksomheter som allerede er tilknyttet kommunens EMM-tjeneste vil beholde denne på mellomlang sikt. UKE anslår at brukere som kun bruker Office 365 benytter Intune for mobilstyring, mens brukere med behov for tyngre fagapplikasjoner beholder Workspace One.

Men så begynner det å bli riktig spennende å jobbe i Microsoft Office. Senere i høst utvides Teams nemlig med ny funksjonalitet som kan effektivisere hverdagen for oss alle.

Forms lar deg opprette undersøkelser, tester eller spørreskjema med ett klikk – og fullstendig kompatibelt med resten av kontorstøtteverktøyene
Stream tillater opptak av video, og gjør hver enkelt PC til et enkelt TV-studio, noe som blant annet forenkler e-læring
Planner er en forbedring av oppgavestyringen i Outlook-kalenderen, hvor du kan tilordne oppgaver, og holde deg oppdatert på fremdriften
To Do, personlig oppgavestyring, lar deg bruke logikken fra huske- og handlelister inn i arbeidshverdagen
Whiteboard er en applikasjon som forbedrer kollektiv sanntidstenkning, på skjerm eller vegg

Og for de som har opplevd arbeidsformene vi har vennet oss til etter korona som frigjørende og spennende, er det mer godt i vente.

Våren 2021 starter innføringen av OneDrive og Sharepoint. Dette er skybaserte løsninger som skal erstatte henholdsvis hjemmeområde og fellesområde på filserver.

Vi kjenner igjen førstnevnte fra privatlivet, der mange av oss har erfaring med iCloud og Google Disk. Dette har stort potensial både for kostnadsbesparelser og personlig effektivitet.

Sharepoint er samarbeidsplattformen som realiserer mesteparten av effektiviseringsgevinsten fra de øvrige elementene av Teams og Office. Vi kan vel alle ønske oss enklere og mer hensiktsmessig tilgang til dokumenter. Og økt eierskap til all informasjon innad i en virksomhet eller avdeling vil kunne bedre effektiviteten i seg selv.

Men nå er vi forut for oss selv. Først skal vi lære Office 2016 å kjenne. Besøk utrullingsprosjektets intranettside for en innføring i hvilke muligheter den nye plattformen byr på.

Besøk samkjøpssiden for Microsoft-lisenser for en oversikt over hva din virksomhet har anledning til å bestille i denne omgang.

Besøk intranettsiden for Office 365 og Teams for å drømme deg bort. Og følg Workplace-gruppen for Office 365 og Teams for å holde deg oppdatert på hva som er nytt innen funksjonalitet og brukerstøtte.

Mer dialog og forutsigbarhet

Office-oppgradering, skybasert applikasjonsdrift, 10-faktor, mobil flåtestyring og koronatilpasset lederutvikling er blant toppoppgavene for UKE i høst. – Samtidig skal vi gjennom den tøffeste økonomisituasjonen kommunen har sett på mange år, sier konstituert etatsdirektør Bjørn Marthinsen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Han ser ikke spesielt plaget ut, den godeste direktør. Bjørn Marthinsen overtok roret da Marit Forseth gikk av før sommeren, og har siden bevitnet en avtroppende kommunaldirektør i styrende byrådsavdeling, og gjennomført organisatoriske justeringer for å tilpasse etaten en stram økonomisk situasjon – alt med ledere og medarbeidere nesten utelukkende på hjemmekontor.

– Det viktigste jeg har gjort de siste par månedene er jo å avvikle ferie, så jeg ser ingen grunn til at jeg skal starte høstsemesteret med spesielt høye skuldre. Et par uker på Hvaler gjør susen for en offentlig tjenestemann, smiler Marthinsen.

En ny vår i høst
Han kommer fra stillingen som IT-direktør i Utdanningsetaten, og hevder selv at han kjenner UKE svært godt fra «andre siden av bordet». (Dertil har han erfaring fra en av etatens forløpere, som seksjonsleder for kommunens lønns- og personalsystemer så langt tilbake som i 1996).

– Erfaring er viktig i krevende situasjoner. Samtidig mener jeg dialog, og evne til å se og høre andres behov, er og blir det viktigste suksessfaktoren, ikke minst der vi befinner oss nå. Vi kan ha lagt flotte planer, men verden ser rett og slett helt annerledes ut i august 2020 enn den gjorde i januar. Det samme gjelder virksomhetenes behov, og dermed hvilke krav vi stiller til oss selv, sier Marthinsen.

TOSIDIG OPPDRAG. – UKE skal på den ene siden stadig forbedre prosesser slik at kommunens tjenester er mest mulig pålitelige, hurtige og kostnadseffektive. Så skal vi også være med å dytte verden i riktig retning, fastslår konstituert etatsdirektør Bjørn Marthinsen i Utviklings- og kompetanseetaten.

Korona med nyttig lærepenge
Direktøren ser korona som en formidabel digitaliseringsdriver. Og tillater seg litt skryt i retning UKE og kommunen når det gjelder Teams og den praktiske tilretteleggingen for en heldigital arbeidshverdag.

– Vi innser selvsagt at digitalisering ikke primært handler om teknologi, men vår evne til å frigjøre oss fra uhensiktsmessige prosesser. Kunsten er å beholde en grad av kontroll over endringsprosessen, og her mener jeg UKE skiller seg positivt ut fra en ren IT-tjenesteleverandør, sier Marthinsen.

Kultur spiser teknologi
Akkurat som UKE «traff planken» med Teams i vår, tror Marthinsen at etaten kan spille en tilsvarende viktig rolle som rådgiver innen organisasjonsutvikling i høst, ikke minst ved hjelp av 10-faktor.

– Kommunens virksomheter har øvd på tillitsbasert styring og ledelse i årevis, men først nå ser mange av oss hva det innebærer i praksis. Jeg tror denne nye arbeidshverdagen er kommet for å bli, og at både kurstilbud og våre øvrig tjenesteleveranser må ta hensyn til at vi reiser mindre.

Tid for medvirkning
Skillet mellom hjem og arbeidsplass viskes ut, og dette har åpenbart utfordringer. Marthinsen tror de fleste virksomheter vil måtte håndtere et nytt sett av arbeidsrelaterte plager knyttet til hjemmekontor.

– Det er nok ikke alle som trives med en arbeidshverdag der man ikke kan lufte tanker og frustrasjoner i fellesskap. Derfor vil jeg at UKE skal bistå hele kommunen i forberedelses- og analysearbeidet rundt 10-faktor. Jeg ønsker at korona skal bli en konstruktiv endringserfaring for kommunen, med digital lederutvikling og medvirkningsprosesser tilpasset 2020, sier Marthinsen.

Vektlegger gevinstene
– Som tidligere IT-direktør banker vel ditt hjerte spesielt for store prosjekter som Office 365, maskinlæring, migrering, systemkatalog, databasedrift, tilgangsstyring og transformasjonsprogram?

– Jeg er i hvert fall bevisst det store ansvaret som følger med store leveranser, både økonomisk og sosialt. Vi utvikler IT for å heve tjenestekvaliteten og gjøre Oslo til en bedre by å bo i. Derfor ønsker jeg å fokusere på effektene av de store IT-prosjektene våre, snarere enn milepæler og tekniske detaljer fra under panseret. Slikt er gjerne mest interessant for en liten gruppe mennesker. En annen ting er at de som er nærmest leveransene skal ta hovedansvaret for formidlingen av dem, sier Marthinsen.

Det store i det små
I stedet snakker han mer utførlig om det han kaller «the nitty gritty» av UKEs tjenestespekter. Ting som må være på plass hver dag, og som knapt tåler å havne i bakgrunnen for verken pandemier eller ambisiøse millionprosjekter.

– Jeg liker dobbeltkravet som ligger i UKEs oppdrag: På den ene siden skal vi stadig forbedre prosesser slik at kommunens tjenester er mest mulig pålitelige, hurtige og kostnadseffektive. Det skal være et innlysende valg for kommunens virksomheter å benytte seg av det vi tilbyr, for vi har fingeren på pulsen og den fremste fagekspertisen. Så skal vi også være med å dytte verden i riktig retning, ved å fremme klimavennlige løsninger og sosialt ansvar; også når inntektsgrunnlaget strammer seg til.

Kontinuerlig dialog gjør susen
– Hvordan skal UKE lykkes med dette dobbeltoppdraget?

– Løsningen for begge disse faktorene er å jobbe for økt transparens og større forutsigbarhet. Her finnes det et stort potensial, for i mange tilfeller har kostnaden på våre tjenester økt, og det har vært lite transparens. Jeg vil oppfordre alle virksomheter til å benytte seg av kundekontaktene og UKEs øvrige kommunikasjonskanaler, og fortelle oss i klartekst: Hvor er det skoen trykker, sier Marthinsen.

Grønn og rettferdig tekstilavtale

Oslo kommune har inngått samkjøpsavtale for vask og leie av arbeidstøy og institusjonstøy i helsesektoren. Vår nye leverandør er Nor Tekstil AS. – Avtalen innebærer rettferdig handel, bærekraftige materialer og utslippsfri transport, sier avtaleforvalter Signe Anette Odden i Konserninnkjøp.

Les mer og bestill på intranett

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Tekstilindustrien er i en utsatt posisjon med hensyn til spørsmål som etikk, miljø og bærekraft. Lave lønninger, overtidspress, dårlig sikkerhet og mangel på respekt for fagforeningsarbeid preger store deler av vareproduksjonen for verdensmarkedet.

– Offentlig sektor bør gå foran for å sikre anstendige produksjonsforhold og en bærekraftig sirkulærøkonomi. Ved å benytte anerkjente merkeordninger, forplikter Oslo kommune seg til å utgjøre en del av løsningen for en utsatt arbeidstakergruppe og en hardt belastet klode, sier avtaleforvalter Signe Anette Odden i Konserninnkjøp.

STRENGE MILJØKRAV. Vår nye avtale bidrar til at tekstilproduksjonen ikke ødelegger for matproduksjon, fastslår Signe Anette Odden i Konserninnkjøp.

Grønn og todelt
Avtalen som er inngått omfatter vask og leie av arbeidstøy og institusjonstøy, samt innhenting og utkjøring av tøy for virksomheter tilhørende Byrådsavdelingen for helse, eldre og innbyggertjenester (HEI) og Byrådsavdeling for arbeid, integrering og sosiale tjenester (AIS), samt hjemmetjenesten i de ulike bydelene.

Den består av to deler:

  • Del én; arbeidstøy, inkluderer kittel (overdel), bukse, legefrakk etc.
  • Del to; institusjonstøy, inkluderer sengetøy, dyne, puter, pasientskjorter, håndklær etc.

Alle vaskeriene som benyttes er svanemerket. For del én har leverandøren i tillegg forpliktet seg til å benytte Fairtrade-bomull i kitlene, og det bærekraftige materialet Tencel i buksene.

Tencel, sa De?
Tencel er et tekstilfiber utvunnet av FSC-sertifisert eukalyptus-cellulose fra bærekraftig skogsdrift. Tekstilet ligner på bomull, men er mer miljøvennlig.

Produksjon av Tencel krever langt færre kjemikalier enn bomull, og bare 5 (!) prosent av vannforbruket. Tilnærmet 100 prosent av kjemikaliene gjenbrukes. Trær som brukes i produksjon blir erstattet, og skogsdriften foregår på områder som ikke passer til matjord. Tekstilproduksjonen kommer dermed ikke i konflikt med matproduksjon.

Fairtrade-kitler
At kommunens nye kitler er Fairtrade-sertifisert betyr blant annet at det stilles strenge krav til regulering av kjemikaliebruk i produksjonen. Mer bærekraftig utnyttelse av vannkilder reduserer miljøbelastningen.

Ordningen sikrer minimumspris for bomullsbøndene, gir økonomisk forutsigbarhet og bidrar til sosial utvikling lokalt. Råvaren har full sporbarhet fra jord til bord. (Eller klesskap). Merkeordningen på det ferdige produktet viser kommunens medarbeidere at arbeidstakerne i leverandørkjeden har anstendige arbeidsforhold og tar del i bærekraftig jordbruk.

Myk overgang
Ettersom det er en vask/leie-avtale, legges det opp til en «myk overgang»/naturlig utskiftning av gammelt tøy til ny og bærekraftig standard.

Dette innebærer blant annet at halvparten av leverandørens totalbeholdning av arbeidstøy på kittel og bukse skal være Fairtrade- eller Tencel-merket to år etter kontraktsstart. Dersom leverandøren ønsker å utvide Fairtrade eller Tencel til andre tekstiler på avtalen i løpet av kontraktsperioden vil dette også være mulig.

Null utslipp
Kommunen har også evaluert leverandørens evne til å anvende nullutslippskjøretøy eller fossilfrie kjøretøy. På begge delkontraktene vil Nor Tekstil benytte seg av nullutlippskjøretøy og biogasskjøretøy.

– Det er spennende for oss å kunne presentere en avtale som i denne grad oppfyller Oslo kommunes bærekraftmål, inkludert klima og etisk handel, sier Odden.

Nå kan du søke støtte til elektrisk utstyr

Vurderer din virksomhet å bytte ut anleggsutstyr eller maskiner? Hvis dere velger utslippsfritt kan dere søke støtte til anskaffelsen.

Tekst og foto: Sindre Haugan

Gresset skal klippes, løyper skal preppes og gatene skal feies. For å vedlikeholde og videreutvikle Oslo kreves det en maskinpark på drøyt 500 små og store maskiner. Det meste av dagens utstyr går på fossilt brennstoff. Oslo kommunes har en målsetting om å kutte 95 prosent av CO2-utslippene innen 2030, og for å gjennomføre det kreves det en rask utfasing av fossile kjøretøy og maskiner.  

Hva dekker støtteordningen?

Klimaetaten og Utviklings- og kompetanseetaten ønsker å gjøre det enklere å velge miljøvennlige løsninger. Nå tilbys støtteordninger til virksomheter som har behov for å skifte ut det gamle utstyret.

–  Vi ser at nesten halvparten av kommunens 500 maskiner er klare for en utskiftning, men vi forstår at kostnaden kan være en barriere for mange. Derfor har vi fått innvilget midler som skal gjøre den grønne overgangen enklere, sier Guro Bøe Wensaas, rådgiver på samfunnsansvar i UKE.

Merkostnader

Gjennom støttemidler fra Klimasats kan virksomheter søke om å dekke merkostnader på opptil 75 prosent ved kjøp av klimavennlige maskiner. Det betyr eksempelvis at hvis en elektrisk gressklipper er dyrere enn en tilsvarende som går på bensin kan du søke støtte for å dekke store deler av mellomlegget.

ELEKTRISK UTSTYR. Salvador Diaz Rojano jobber som driftsleder på Slemdal skole, og er en av de som har mottatt støtte for merkostnader.

Grunnfinansiering

I tillegg til klimasatsmidlene er det nå også mulig å søke grunnfinansiering fra Klimaetaten. Her kan man få innvilget støtte til hele eller deler av anskaffelsen. Støtteordningen er todelt og dekker følgende:

  1. Støtte til grunnfinansiering ved innkjøp av utslippsfrie maskiner og tunge kjøretøy til egen virksomhet.
  2. Støtte til å dekke merkostnader for utslippsfri gjennomføring av bygge- og anleggsoppdrag.

Søknadsfristen er 15.9.2020

Oppfordrer flere til å søke

– Wensaas oppfordrer flere til å søke støtte, og hvis man har spørsmål er det bare å ta kontakt.Vi vil gjerne hjelpe så mange virksomheter som mulig med søknadsprosessen, og arrangerer et informasjonsmøte på Teams 27. August klokken 10:00. Send meg gjerne en e-post på guro.wensaas@uke.oslo.kommune.no, så sender jeg en innkalling. Dette er en gyllen mulighet for alle som trenger en utskiftning av anleggsmaskinene sine, sier Wensaas.

Har lagt bensinkanna på hylla

Salvador Diaz Rojano er driftsleder på Slemdal skole, og var først ute med å benytte seg av støtteordningen. Den nylig gjenåpnede skolen hadde behov for alt fra gressklipper, kantklipper og trillevogn til mindre håndverktøy. Når det stod mellom fossilt eller fornybart gjorde støtten fra klimasatsmidlene valget mye enklere.  

BATTERI, IKKE SMÅTTERI. Det mangler ikke på kraften i det elektriske utstyret.

– Etter en kort runde internt bestemte vi oss for å gå for batteridrevne maskiner, det er jo mye bedre enn bensin, sier Rojano.

Nå oppfordrer han andre virksomheter til å gjøre det samme.

– Ja, man trenger ikke være redd for å søke støtte. Jeg fikk veldig god hjelp underveis fra Guro Bøe Wenssas i UKE, sier Rojano.

Mann med elektrisk trillevogn
FÆRRE TUNGE LØFT. Salvador Diaz Rojano viser stolt frem sin nye kompis, en elektrisk trillevogn som forenkler hverdagen betraktelig.

Mindre fysisk belastning

Etter mange års erfaring som driftsleder i Osloskolen er Rojano godt vant til å håndtere tunge og gamle maskiner. I tillegg til at det nye utstyret er mer miljøvennlig, trekker han frem den positive effekten på den fysiske arbeidshverdagen.

–  Tidligere brukte jeg en gammel løvblåser med en stor firetaktsmotor på ryggen. Den var helt forferdelig å jobbe med. Ikke bare var den tung og bråkete, men når jeg var ferdig luktet jeg bensin og følte meg filleristet, sier Rojano.

LEKENDE LETT. Å holde skolegården ren er enklere enn noen gang før.

Ingen nedgradering

Samtidig som Rojano trekker frem at de elektriske alternativene er både mer stillegående og enklere å håndtere, vil han avkrefte at verktøyene mangler kraften for å få jobben skikkelig gjort.

– Noen av de tøffere gamlekara vil kanskje tenke at: «Nei, batteri det er ikke noe for meg», og at maskinene er for svake. Personlig har jeg blitt veldig imponert over styrken i disse maskinene, sier Rojano.

ELEKTRISK ENERGI. Med plass til fire batterier, kan man enkelt veksle hvis ladningen går tom.

Guro Bøe Wensaas i UKE kan bekrefte at hun får mange gode tilbakemeldinger fra anleggsarbeidere som allerede har gjort det elektriske spranget.

– Vi hører det blant annet fra gravemaskinoperatørene. De er superfornøyde og ser seg absolutt ikke tilbake, sier Wensaas. 

Hvordan velge riktig

Rojano har et par råd til andre som vurderer lignende anskaffelser.

–  Vi brukte tid på å velge ut riktig utstyr som passer oss og vårt behov. Gjennom hele anskaffelsesprosessen fikk jeg også stødig bistand fra Tom-Aril Skabelund-Johansen fra avdelingen for skoleanlegg i UDE. Hjelpen jeg fikk underveis gav meg ekstra trygghet, sier Rojano.

Tom-Aril Skabelund-Johansen er vaktmesterkoordinator, og bistår gjerne andre som trenger hjelp.

– Ja, vi har mye erfaring med denne type innkjøp og hjelper gjerne med å kartlegge behovet. Jeg blir også med ut og handler utstyret hvis det trengs. Bare send meg en e-post på: tom.skabelund@ude.oslo.kommune.no, så tar vi det derfra, sier Skabelund-Johansen.

Et virkemiddel i det grønne skiftet

Støtteordningen er et direkte tiltak for å bytte ut maskinparken i Oslo kommune og redusere klimagassutslippene. Men målet er også å signalisere en ønsket endring hos leverandørmarkedet.

Guro Bøe Wensaas i UKE håper midlene kan brukes for å sende et signal til transportnæringen.

– Det er helt klart at transportnæringen har en miljøutfordring, og med vår innkjøpermakt vil vi gjøre det vi kan for å akselerere det grønne skiftet og innovasjonstakten i næringen, sier Wensaas.  

Evaluering og læring fra koronakrisen

UKE Konsulenttjenester har kontinuerlig dialog med ledere og medarbeidere i kommunens virksomheter. Nå vil vi dele noen av deres erfaringer, utfordringer og refleksjoner fra de siste månedene.

Av Johanne T. Lorentzen, UKE Kommunikasjon, organisasjon og ledelse

Kontakt oss.

Hør UKEs podkast: Kontinuerlig forbedring

Koronakrisen har utfordret oss på mange ulike måter. Mange har erfart blant annet å arbeide, organisere, kommunisere og lede på en annen måte enn før.

Mange snakker om at koronatiden vil endre måten vi jobber på for alltid. Likevel er det lett å falle rett tilbake til det gamle når hverdagen nå sakte kommer tilbake. Derfor vil en bevisst refleksjon, evaluering og prioritering være viktig for å bli bevisst og jobbe konkret for at gode, nyttige og verdifulle erfaringer kan få etablert seg som ny normal og praksis.

Vi har snakket med flere ledere den siste tiden som har delt sine erfaringer, utfordringer og refleksjoner fra koronatiden. Her er noen av de områdene som har kommet frem, og som kan være nyttig å reflektere rundt sammen med egen ledergruppe og team:

  • Viktigheten av å dele informasjon: I kriser slik som dette, med behov for raske endringer og omstilling, merkes godt informasjonsbehovet. Mange ledere har erfart å få flere spørsmål en til vanlig, og behov for tettere dialog med sine ansatte. Ledere har blant annet erfart behovet for å ha oppdatert informasjon, og å kunne oversette informasjon til det som er gjeldende på den enkelte arbeidsplass.  
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen/teamet kan være: Hvordan har informasjonsflyten vært hos oss? Hva har vi vært bevisst på? Hvilke plattformer har vi brukt? Hva har fungert godt? Hva har ikke fungert godt? Hvilken læring fra denne perioden er det viktig vi tar med oss videre mht. informasjonsflyt?
  • Det å håndtere usikkerhet og ta beslutninger  ofte raskt og på usikkert informasjonsgrunnlag. Mange har blitt testet i lederrollen til det å håndtere og å lede i usikkerhet. I starten av krisen var det mye som skjedde raskt, med stadig endringer i strategier og anbefalinger fra myndighetenes side. Som leder blir man i en slik situasjon utfordret til å likevel måtte vise tydelighet, håndtere spørsmål fra ansatte, brukere, mm. og gi så tydelige svar som mulig..
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen/teamet kan være: Hvordan har ledergruppen/teamet fremstått rundt strategi, valg og beslutninger denne tiden? Har dere vist tydelighet og samstemthet? Hvordan har dere koordinert/samstemt hvilke svar dere har gitt nedover i organisasjonen og til brukere? Hvilken beslutningsstrategi hadde dere? Hvordan har ledergruppen håndtert det å ta raske beslutninger på usikkert informasjonsgrunnlag? Når dere ser tilbake nå: Hva fungerte mht. beslutningstaking? Noe som viste seg å være en feil strategi?
  • Mobiltet og organisering av nye team: Mange har måttet jobbe med mobilisering og omstrukturering av team og oppgaver. Kanskje ser en at den nye organiseringen også kan være nyttig fremover. Mange har opplevde en overraskende velvilje og positiv innstilling til endring fra sine medarbeidere samt økt samhandling og deling av ressurser på tvers av etat/avdeling/enhet/team. Flere ytrer ønske om å ta vare på denne «dugnadsånden» også fremover.   
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen/teamet kan være: Kan vi endre noe av vår praksis rundt organisering av ressurser og arbeidsoppgaver fremover? Er det måter vi kan samhandle bedre på på tvers? Kan vi legge til rette for større grad av mobilitet og fleksibilitet for lettere å møte ulike behov?
  • Forenklete arbeidsprosesser: Noen har måttet skrelle bort flere oppgaver for å ha kapasitet til å møte det som virkelig er viktig. Kanskje ser man i ettertid at enkelte av disse oppgavene ikke trenger å bli gjeninnført?
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen/teamet kan være: Hvilke arbeidsprosesser har vi forenklet denne tiden? Er det en praksis vi bør fortsette med? Hvilke arbeidsprosesser hos oss vanskeliggjorde omstillingsarbeidet denne perioden? Kan vi gjøre noen grep slik at det fremover kan bli mer fleksibelt?
  • Fraværsledelse, hjemmekontor og digitalisering: Mange ledere har erfart å måtte lede på en helt ny måte gjennom koronakrisen. Noen har hatt ren fraværsledelse, andre har måttet håndtere både fysisk og digital ledelse. De fleste har tatt i bruk nye plattformer å samhandle på.
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen/teamet kan være: Hvordan håndterte den enkelte ledelse i denne perioden? Hva fungerte bra? Hva kunne fungert bedre? Hvordan ble digitale plattformer brukt? Hadde man jevnlige møter med hele teamet? Hva fungerte godt med hjemmekontor? Hva var utfordringene? Er bruken av hjemmekontor noe vi bør bruke mer av også fremover? Hva betyr det for lederrollen? Hva har jeg lært av fraværsledelse disse dagene? Hva trenger jeg å bli bedre på?
  • Møtevirksomhet: De fleste ledere har denne tiden gjennomført digitale møter. Mange erfarer at de har hatt færre møter enn normalt, flere har opplevde at møtene har vært mer effektive enn ellers. Flere har innført daglige 10-15 minutters «fot i bakken» møter og erfart hvilken god effekt det kan ha.
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen/teamet kan være: Hvordan bør vi gjennomføre møter fremover? Bør vi i større grad innføre digitale møter? Hvordan kan vi i større grad effektivisere møtene våre også fremover? Bør vi innfør regelmessige, korte «fot i bakken» møter?
  • Ledergruppens interne dynamikk: Noen ledere har snakket om en ledergruppe som sammen har brettet opp ermene, samarbeidet kanskje bedre enn til vanlig, og fått til en god lagånd. Andre forteller om mer «splitt og hersk»-teknikker og opplevelsen av at enkelte prøver å utnytte situasjonen til egen fordel.
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen kan være: Hvordan har vi fungert som gruppe denne tiden? Hvordan har klimaet mellom oss vært? Opplever vi åpenhet, velvilje og god kommunikasjon? Har vi vært samordnet? Har det vært allianser som har blitt forsterket?
  • Ledergruppens eksterne inkludering: Noen toppledergrupper har inkludert flere inn i toppledelsen i denne perioden mht kriseplanlegging. Andre har opplevd toppledelsen som mer lukket ut mot omgivelsene med muligens for lite inkludering og lydhørhet ovenfor den enkelte avdeling/seksjon/enhets situasjon og behov.
    • Nyttig refleksjon for ledergruppen kan være: I hvilken grad har vi inkludert andre i kriseplanlegging og beslutningstaking? Har vi i større grad inkludert andre, og bør dette også gjøres fremover? Burde vi ha inkludert flere enn det vi gjorde? Hvordan er forholdet til organisasjonen nå?

Vi har skissert noen av de områdene som kan gi gode refleksjoner, læring og mulighet til organisatorisk læring både i teamet, ledergruppen, avdelingen og virksomhet som følge av koronatiden. Vi anbefaler at hver ledergruppe tar seg tid til å evaluere og reflektere over hva som har vært nyttig læring for dem, hva man kan ta med seg som positive endringer, og hva man kanskje bør prøve å endre.

Tidspunktet for en slik evaluering anbefaler vi skjer nå, og iallfall før sommeren.

Vi i Konsulenttjenester bistår gjerne din virksomhet, ledergruppe eller avdeling med en slik evalueringsprosess om det er ønskelig.

Kontakt oss.

Ny samkjøpsavtale for senger og tekniske hjelpemidler

Oslo kommune har inngått samkjøpsavtale for kjøp av institusjonssenger, madrasser, personløftere og diverse hjelpemidler innen pleie, omsorg og rehabilitering.Avtalen består av fire delkontrakter som dekker et stort og viktig helsefaglig område for Oslo kommune. Gjør deg kjent med leverandører og prislister her:

– Vi opplever å ha løftet kvaliteten på de nye avtalene. Tekniske, innovative og ergonomiske løsninger er godt ivaretatt, sier innkjøpsrådgiver Carolina Høvik i Konsernservice.Produktene har gode manøvrering- og betjeningsmuligheter, som gjør at oppgaver enkelt kan utføres av én person. Mange egner seg godt for pasienter med demens.

Websak størst i kommunen

Acos Websak har fra første kvartal 2020 blitt den største sak- og arkivløsningen i kommunen. – I løpet av 2021 vil de fleste andre arkivsystemer være avviklet. Og i juni gjør brukervennligheten et byks, for da kommer Websak 8, sier prosjektleder Kristin Westbye.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Ved årsskiftet, med 16 virksomheter i produksjon, ble Websak den mest benyttede sak- og arkivløsningen i Oslo kommune. Byrådsavdelingene, Helseetaten og Sykehjemsetaten er blant virksomhetene som har gått over til fullforvaltet sak- og arkivtjeneste fra UKE det siste halvåret.

Totalt er nå 23 virksomheter tilknyttet fellesavtalen. Riktignok har korona ført til mindre forsinkelser nå i vår, men det store bildet er at kommunen samler seg om én løsning i tråd med avtalen fra 2016.

DIGITALISERING HJEMMEFRA. – Behovet for forutsigbare, enhetlige og brukervennlige løsninger blir neppe mindre i situasjoner hvor vi tvinges inn i en heldigital hverdag. Websak gir oss økt anledning til kontinuerlig arkivering og journalføring, særlig med de mange integrasjonene mot øvrige fagsystemer, sier prosjektleder for implementering av kommunens sak- og arkivsystem, Kristin Westbye.

Enklere i bruk
Tjenesteforvaltningen i UKE jobber i tillegg i disse dager på spreng for å kunne tilgjengeliggjøre Websak+, som er det nye nettbaserte saksbehandlingsgrensesnittet.

Etter planen slippes den i starten av juni. Sammenlignet med det vi har i dag er det en lettere og luftigere løsning, med mer intuitiv funksjonalitet og enklere begrepsbruk. Ikke fullt så arkivtung. Nye prosjekter i kommunen tar denne i bruk fortløpende, og vi forventer å se virksomhetene som allerede er i gang skifte over til Websak+ utover høsten, sier prosjektleder for implementering av kommunens sak- og arkivsystem, Kristin Westbye.

Med det nye grensesnittet går vi fra saksbehandling i e-post til en mer moderne arbeidsform. Skjemaløsninger med integrasjon til rammeverket for Digitalt veiledet dialog, SvarINN og svarUT gir en helhetlig og heldigital prosess.

En mer digital kommune
Websak er integrert med Webcruiter, HR-systemet, SvarInn, SvarUT, Enhetsregisteret, Folkeregisteret, skjemaer for digitalt veiledet dialog og en del virksomhetsspesifikke fagsystemer. Ikke minst er det funksjonalitet for publisering til eInnsyn, noe som legger til rette for fulltekstpublisering av hver virksomhets saker, og dermed økt åpenhet og et mer robust demokrati.

– Ideen om ett felles sak- og arkivsystem for alle kommunens virksomheter er like god i dag som i 2016. Papirbaserte og ikke-støttede systemer på gamle avtaler gjør oss sårbare for feil, og krever store ressurser å forvalte. Systemkonsolideringsprosjektet har beregnet at det er millioner å spare på samle leverandøroppfølging og videreutvikling innen sak og arkiv. I tillegg nyter vi godt av kontinuerlig dialog og kompetansedeling, sier Westbye.

Én for alle
Blant virksomhetene som er i oppstartsfase av sine implementeringsprosjekter denne våren er Næringsetaten, Gravferdsetaten og Byantikvaren. Det største prosjektet er imidlertid fellesprosjekt for bydelene, som i løpet av 2021 samles på en Acos-løsning hos Byarkivets dokumentssenter.

– Ikke alle velger UKEs tjeneste med full drift og forvaltning på felles IKT-plattform, men det viktigste er at vi samles om på én tjeneste for kommunens virksomheter. Målet er at alle virksomheter i Oslo kommune skal få mulighet til å komme over innen 2021, og vi er godt i rute, sier Westbye.

Se også:
Hylleklar sak- og arkivløsning (8.2.2019)
Fus på ACOS Websak (27.4.2018)
Kast alle papirene (13.4.2018)
Valgte ACOS til eArkiv (22.8.2016)
Sak/arkiv-anskaffelse kunngjort (15.9.2015)