Kategoriarkiv: IT

Slik klargjør du mobilen for Office 365

Nå kan ansatte i Oslo kommune installere Microsoft Intune på mobilen. Verktøyet åpner for sikrere og bedre tilgang til digitale arbeidsverktøy på både mobiltelefon og nettbrett.

Slik installerer du Intune:

Hva er Microsoft Intune, og hvorfor trenger jeg det?

Microsoft Intune er et verktøy som hjelper organisasjoner med å styre og sikre Oslo kommunes jobbdata på mobile enheter. Hvis mobilen din blir stjålet, eller du mister den, kan man fjerne sensitiv informasjon direkte fra enheten.  

Fremover vil UKE innføre større deler av Office 365 for Oslo kommune, og for å dra best nytte av funksjonalitetene på en sikker måte må man ha installert verktøy som beskytter telefonen.

Må jeg installere Intune hvis jeg allerede har Workspace One?

Nei, hvis du allerede bruker sikkerhetsløsningen Workspace One, trenger ikke gjøre noe. Det er ikke nødvendig å avinstallere Workspace One. Du vil motta oppdateringer på lik linje med de som installerer Intune.

Hvordan sjekker jeg om mobilen min allerede er beskyttet av Workspace One?

Hvis du er usikker på om du allerede bruker Workspace One, kan du sjekke om du har applikasjonen «Hub» installert på telefonen din. Den ser slik ut:

Hvis du har Hub installert er enheten din allerede beskyttet av Workspace One.

Hva får jeg av funksjonalitet på mobilen?

Først vil du få appen Planner på mobilen. Planner gir deg muligheten til å visualisere og organisere arbeid i grupper.  Etter hvert vil du også få kalender i Teams slik at du kan kalle inn til Teams-møter fra mobilen. Andre funksjoner i Teams vil også lanseres fortløpende.

Ved å installere Microsoft Intune gjør du et viktig steg for å sikre data for Oslo kommune, samtidig som du klargjør mobilen din for flere funksjoner i Office 365.

Kan Intune se alt på enheten min, inkludert private data?

Nei. Intune lar oss kun se Oslo Kommunes data og teknisk informasjon om enheten, dette innebærer blant annet: modell, operativsystem, eier, jobbapplikasjoner og teknisk informasjon fra dem. Vi kan ikke se telefonlogger, SMS, bilder, kontakter, mail, passord, lokasjon eller annen personlig informasjon. Intune inneholder og en personvernerklæring som lister opp hva vi kan og ikke kan se, denne må godkjennes før verktøyet blir installert.

Har du flere spørsmål?

2. Ta kontakt med førstelinje IKT-support ved spørsmål eller utfordringer med å få Intune installert på din mobil eller nettbrett.

Mer dialog og forutsigbarhet

Office-oppgradering, skybasert applikasjonsdrift, 10-faktor, mobil flåtestyring og koronatilpasset lederutvikling er blant toppoppgavene for UKE i høst. – Samtidig skal vi gjennom den tøffeste økonomisituasjonen kommunen har sett på mange år, sier konstituert etatsdirektør Bjørn Marthinsen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Han ser ikke spesielt plaget ut, den godeste direktør. Bjørn Marthinsen overtok roret da Marit Forseth gikk av før sommeren, og har siden bevitnet en avtroppende kommunaldirektør i styrende byrådsavdeling, og gjennomført organisatoriske justeringer for å tilpasse etaten en stram økonomisk situasjon – alt med ledere og medarbeidere nesten utelukkende på hjemmekontor.

– Det viktigste jeg har gjort de siste par månedene er jo å avvikle ferie, så jeg ser ingen grunn til at jeg skal starte høstsemesteret med spesielt høye skuldre. Et par uker på Hvaler gjør susen for en offentlig tjenestemann, smiler Marthinsen.

En ny vår i høst
Han kommer fra stillingen som IT-direktør i Utdanningsetaten, og hevder selv at han kjenner UKE svært godt fra «andre siden av bordet». (Dertil har han erfaring fra en av etatens forløpere, som seksjonsleder for kommunens lønns- og personalsystemer så langt tilbake som i 1996).

– Erfaring er viktig i krevende situasjoner. Samtidig mener jeg dialog, og evne til å se og høre andres behov, er og blir det viktigste suksessfaktoren, ikke minst der vi befinner oss nå. Vi kan ha lagt flotte planer, men verden ser rett og slett helt annerledes ut i august 2020 enn den gjorde i januar. Det samme gjelder virksomhetenes behov, og dermed hvilke krav vi stiller til oss selv, sier Marthinsen.

TOSIDIG OPPDRAG. – UKE skal på den ene siden stadig forbedre prosesser slik at kommunens tjenester er mest mulig pålitelige, hurtige og kostnadseffektive. Så skal vi også være med å dytte verden i riktig retning, fastslår konstituert etatsdirektør Bjørn Marthinsen i Utviklings- og kompetanseetaten.

Korona med nyttig lærepenge
Direktøren ser korona som en formidabel digitaliseringsdriver. Og tillater seg litt skryt i retning UKE og kommunen når det gjelder Teams og den praktiske tilretteleggingen for en heldigital arbeidshverdag.

– Vi innser selvsagt at digitalisering ikke primært handler om teknologi, men vår evne til å frigjøre oss fra uhensiktsmessige prosesser. Kunsten er å beholde en grad av kontroll over endringsprosessen, og her mener jeg UKE skiller seg positivt ut fra en ren IT-tjenesteleverandør, sier Marthinsen.

Kultur spiser teknologi
Akkurat som UKE «traff planken» med Teams i vår, tror Marthinsen at etaten kan spille en tilsvarende viktig rolle som rådgiver innen organisasjonsutvikling i høst, ikke minst ved hjelp av 10-faktor.

– Kommunens virksomheter har øvd på tillitsbasert styring og ledelse i årevis, men først nå ser mange av oss hva det innebærer i praksis. Jeg tror denne nye arbeidshverdagen er kommet for å bli, og at både kurstilbud og våre øvrig tjenesteleveranser må ta hensyn til at vi reiser mindre.

Tid for medvirkning
Skillet mellom hjem og arbeidsplass viskes ut, og dette har åpenbart utfordringer. Marthinsen tror de fleste virksomheter vil måtte håndtere et nytt sett av arbeidsrelaterte plager knyttet til hjemmekontor.

– Det er nok ikke alle som trives med en arbeidshverdag der man ikke kan lufte tanker og frustrasjoner i fellesskap. Derfor vil jeg at UKE skal bistå hele kommunen i forberedelses- og analysearbeidet rundt 10-faktor. Jeg ønsker at korona skal bli en konstruktiv endringserfaring for kommunen, med digital lederutvikling og medvirkningsprosesser tilpasset 2020, sier Marthinsen.

Vektlegger gevinstene
– Som tidligere IT-direktør banker vel ditt hjerte spesielt for store prosjekter som Office 365, maskinlæring, migrering, systemkatalog, databasedrift, tilgangsstyring og transformasjonsprogram?

– Jeg er i hvert fall bevisst det store ansvaret som følger med store leveranser, både økonomisk og sosialt. Vi utvikler IT for å heve tjenestekvaliteten og gjøre Oslo til en bedre by å bo i. Derfor ønsker jeg å fokusere på effektene av de store IT-prosjektene våre, snarere enn milepæler og tekniske detaljer fra under panseret. Slikt er gjerne mest interessant for en liten gruppe mennesker. En annen ting er at de som er nærmest leveransene skal ta hovedansvaret for formidlingen av dem, sier Marthinsen.

Det store i det små
I stedet snakker han mer utførlig om det han kaller «the nitty gritty» av UKEs tjenestespekter. Ting som må være på plass hver dag, og som knapt tåler å havne i bakgrunnen for verken pandemier eller ambisiøse millionprosjekter.

– Jeg liker dobbeltkravet som ligger i UKEs oppdrag: På den ene siden skal vi stadig forbedre prosesser slik at kommunens tjenester er mest mulig pålitelige, hurtige og kostnadseffektive. Det skal være et innlysende valg for kommunens virksomheter å benytte seg av det vi tilbyr, for vi har fingeren på pulsen og den fremste fagekspertisen. Så skal vi også være med å dytte verden i riktig retning, ved å fremme klimavennlige løsninger og sosialt ansvar; også når inntektsgrunnlaget strammer seg til.

Kontinuerlig dialog gjør susen
– Hvordan skal UKE lykkes med dette dobbeltoppdraget?

– Løsningen for begge disse faktorene er å jobbe for økt transparens og større forutsigbarhet. Her finnes det et stort potensial, for i mange tilfeller har kostnaden på våre tjenester økt, og det har vært lite transparens. Jeg vil oppfordre alle virksomheter til å benytte seg av kundekontaktene og UKEs øvrige kommunikasjonskanaler, og fortelle oss i klartekst: Hvor er det skoen trykker, sier Marthinsen.

Websak størst i kommunen

Acos Websak har fra første kvartal 2020 blitt den største sak- og arkivløsningen i kommunen. – I løpet av 2021 vil de fleste andre arkivsystemer være avviklet. Og i juni gjør brukervennligheten et byks, for da kommer Websak 8, sier prosjektleder Kristin Westbye.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Ved årsskiftet, med 16 virksomheter i produksjon, ble Websak den mest benyttede sak- og arkivløsningen i Oslo kommune. Byrådsavdelingene, Helseetaten og Sykehjemsetaten er blant virksomhetene som har gått over til fullforvaltet sak- og arkivtjeneste fra UKE det siste halvåret.

Totalt er nå 23 virksomheter tilknyttet fellesavtalen. Riktignok har korona ført til mindre forsinkelser nå i vår, men det store bildet er at kommunen samler seg om én løsning i tråd med avtalen fra 2016.

DIGITALISERING HJEMMEFRA. – Behovet for forutsigbare, enhetlige og brukervennlige løsninger blir neppe mindre i situasjoner hvor vi tvinges inn i en heldigital hverdag. Websak gir oss økt anledning til kontinuerlig arkivering og journalføring, særlig med de mange integrasjonene mot øvrige fagsystemer, sier prosjektleder for implementering av kommunens sak- og arkivsystem, Kristin Westbye.

Enklere i bruk
Tjenesteforvaltningen i UKE jobber i tillegg i disse dager på spreng for å kunne tilgjengeliggjøre Websak+, som er det nye nettbaserte saksbehandlingsgrensesnittet.

Etter planen slippes den i starten av juni. Sammenlignet med det vi har i dag er det en lettere og luftigere løsning, med mer intuitiv funksjonalitet og enklere begrepsbruk. Ikke fullt så arkivtung. Nye prosjekter i kommunen tar denne i bruk fortløpende, og vi forventer å se virksomhetene som allerede er i gang skifte over til Websak+ utover høsten, sier prosjektleder for implementering av kommunens sak- og arkivsystem, Kristin Westbye.

Med det nye grensesnittet går vi fra saksbehandling i e-post til en mer moderne arbeidsform. Skjemaløsninger med integrasjon til rammeverket for Digitalt veiledet dialog, SvarINN og svarUT gir en helhetlig og heldigital prosess.

En mer digital kommune
Websak er integrert med Webcruiter, HR-systemet, SvarInn, SvarUT, Enhetsregisteret, Folkeregisteret, skjemaer for digitalt veiledet dialog og en del virksomhetsspesifikke fagsystemer. Ikke minst er det funksjonalitet for publisering til eInnsyn, noe som legger til rette for fulltekstpublisering av hver virksomhets saker, og dermed økt åpenhet og et mer robust demokrati.

– Ideen om ett felles sak- og arkivsystem for alle kommunens virksomheter er like god i dag som i 2016. Papirbaserte og ikke-støttede systemer på gamle avtaler gjør oss sårbare for feil, og krever store ressurser å forvalte. Systemkonsolideringsprosjektet har beregnet at det er millioner å spare på samle leverandøroppfølging og videreutvikling innen sak og arkiv. I tillegg nyter vi godt av kontinuerlig dialog og kompetansedeling, sier Westbye.

Én for alle
Blant virksomhetene som er i oppstartsfase av sine implementeringsprosjekter denne våren er Næringsetaten, Gravferdsetaten og Byantikvaren. Det største prosjektet er imidlertid fellesprosjekt for bydelene, som i løpet av 2021 samles på en Acos-løsning hos Byarkivets dokumentssenter.

– Ikke alle velger UKEs tjeneste med full drift og forvaltning på felles IKT-plattform, men det viktigste er at vi samles om på én tjeneste for kommunens virksomheter. Målet er at alle virksomheter i Oslo kommune skal få mulighet til å komme over innen 2021, og vi er godt i rute, sier Westbye.

Se også:
Hylleklar sak- og arkivløsning (8.2.2019)
Fus på ACOS Websak (27.4.2018)
Kast alle papirene (13.4.2018)
Valgte ACOS til eArkiv (22.8.2016)
Sak/arkiv-anskaffelse kunngjort (15.9.2015)

Sikker tilgangsstyring i Oslo kommune

UKE etablerer nytt felles tilgangsstyringssystem for Oslo kommune.

Hver og en av oss er avhengig av å få tilgang til de applikasjoner, tjenester og tilhørende data som vi trenger for å kunne gjøre jobben vår. Alle kan ikke ha tilgang til alt, men vi må ha tilgang til det vi trenger. Dette er det tilgangsstyring som skal sørge for.

Dagens løsning for tilgangsstyring (PRK) tilfredsstiller ikke kravene til etterlevelse av lover og regler (eks. GDPR).  Det er også avdekket sikkerhetsutfordringer med PRK i en forstudie som er gjennomført. Dette betyr at tilgangsstyring som i dag gjøres via PRK skal erstattes av en ny løsning.

– Dette vil innebære at vi automatiserer en større del av tiltredelse- og fratredelsesprosessen for ansatte og innleide, sier prosjektleder Hanne Wesselsen.

Automatisk tilgang og økt selvbetjening
I første om gang vil det omfatte automatisk tilgang til basis kontorstøttesystemer som e-post og Officepakke. Du vil også få et selvbetjeningsgrensesnitt der du selv kan spørre om tilgangene du trenger.

– Tilgangsforespørselen vil deretter bli behandlet av de som har myndighet til å godkjenne tilgangen, sier Wesselsen.

Løsningen vil gi både den ansatte og dens leder god oversikt over hvilke tilganger som til enhver tid er gitt.

– Det betyr også at vi får slutt på de kryptiske meldingene fra PRK, fortsetter Wesselsen.

Prosjektet i de ulike fasene
Prosjektet vil utarbeide forvaltning, prosesser, rutiner og ny teknisk løsning for tilgangsstyring. Dette kommer til å berøre og påvirke alle virksomhetene, alle ansatte og innleide.

Hovedformålet er å få på plass en moderne løsning basert på standard programvare som skal levere brukeradministrasjon og tilgangsstyring til applikasjoner og systemer i Oslo kommune ved hjelp av standardiserte og automatiserte prosesser. Prosjektet vil ikke berøre publikumstjenester.

Første fase er å innhente og dokumentere virksomhetenes behov og krav. Dette arbeidet er påbegynt. Prosjektet vil deretter kvalitetssikre kravspesifikasjonen fra forprosjektet, identifisere og anskaffe best egnet produkt i markedet gjennom en ordinær offentlig anskaffelsesprosess. Det forventes at løsning er anskaffet og klar til implementering i løpet av Q3 2020.

Prosjektet er en del av Transformasjonsprogrammet i UKE, og er forankret hos Byrådsavdelingen for Finans (FIN). Det vil også bli finansiert av FIN.

Oppgradering av kommunens største arbeidsflate

Etter tidenes største brukertest i regi av UKE, får Citrix nå en etterlengtet oppgradering. Første pulje overføres 5. november.

Citrix-plattformen for 20 000 brukere oppgraderes denne høsten fra Windows Server 2008 til Windows Server 2012R2. For AKS-brukerne* betyr dette at vi går fra Windows 7 til Windows 8 operativsystem. (*AKS er kommunens betegnelse på arbeidsflaten som gir oss mulighet til å jobbe fra tynnklienter og benytte programmer som ikke er lokalinstallert på PC-en).

BARE BLIDE ANSIKTER. Testleder Øyvind Sunde, kommunikasjonsrådgiver Lars-Egil Elfstrand og prosjektleder Linne Dale Midttømme ser lyst på den forestående Citrix-utrullingen. (Foto: Svein Jørgen Kjenner Johansen).

Sikkert og stabilt
Fra og med januar 2020 er nemlig Windows Server 2008 ikke lenger leverandørstøttet, og sikkerhetshull vil derfor ikke lukkes. Oppgraderingen er nødvendig for å sikre stabil og sikker drift av Oslo kommunes AKS.

– Grunnet lisensiering oppgraderes ikke plattformen til aller nyeste versjon. En gjennomtestet plattform og operativsystem vil likevel sikre stabil og sikker drift for UKEs brukere, sier prosjektleder Linne Dale Midttømme fra Sopra Steria.

Dyp sanering
En annen positiv nyhet er at prosessen i forkant av oppgradering har inkludert en diger ryddejobb. Alle applikasjonene tilknyttet Oslofelles-portalen er veid, målt og vurdert, som har medført at om lag 100 ubrukte og utdaterte applikasjoner er sanert.

– Det har vært gjort en kjempejobb av IKT-hovedkontaktene i virksomhetene. Til sammen har vi over 400 testere med svært ulike applikasjonsbehov, og mitt håp er at folk vil oppleve et kjappere grensesnitt. Dette vet vi imidlertid ikke før alle brukere er overført til ny plattform og volumbelastningen går som normalt, sier testleder Øyvind Sunde.

Han byr i samme slengen på et brukertips for en enklere og bedre AKS-hverdag.

– I startbildet på Oslofelles-portalen kan du trykke APPS og åpne programmer direkte, i stedet for å trykke Desktop for å åpne et virtuelt Windows-grensesnitt. Dette reduserer ressursbruken og vil føre til raskere respons fra applikasjonene, lover Sunde.

Se også:
Lanserer Oslofelles-portalen (19.8.2016)
Tilbake til nåtiden (6.9. 2017)
Nytt om AKS, GPO, Fjarb og W10 (27.2.2017)

Justerer Kompasset

– Vi har fått masse innspill på hvordan Kompass kan forbedres, så nå setter vi inn en offensiv for å feilrette, forenkle og rydde, sier tjenesteforvalter Nils Olav Sørgård og resten av innsatsgruppen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

– Da vi startet fant vi mange ulike skjemaer i Kompass. Spørsmålet er hvilke som er absolutt nødvendige, hvilke som eventuelt kan slås sammen eller saneres, kanskje mangler det til og med noen, sier Kompass-tjenesteforvalter Nils Olav Sørgård.

SINE PJALTER SAMMEN. Ole Hogne Håkstad, Nils Olav Sørgård, Anders Wik, Johanne Grongstad, Stine J.B. og Torbjørn Løkken møtes til ukentlige arbeidsmøter. I tillegg er det regelmessige Kanban-tavlemøter for å koordinere forbedringsarbeidet med andre prosjekter.

Mer systematisk og målrettet
Siden servicehåndteringsverktøyet ble lansert i fjor vinter, har forbedringsarbeidet gått litt i rykk og napp. Det er mange beslektede tiltak og prosjekter, og med nytt CRM-system på trappene, ITAS i stormende utvikling og en systemdriftsavtale som fortsatt er i utvidet innkjøringsfase, hender det at de perfekte løsningene må vike for hva som er påkrevet i øyeblikket.

– Siden i vår har vi gjennomført en mer systematisk og målrettet forbedringsprosess, blant annet med intervjuer av brukere i ulike roller og i ulike virksomheter, sier Sørgård.

Ting er ikke hva de var
Forbedring er jo bra, samtidig som det innebærer at snarveier, rutiner og skjemaer man har vært vant til kanskje ikke vil være der man sist så dem. Sørgård og resten av arbeidsgruppen ber om velvilje fra sluttbrukere og 1. linje, med forsikringer om at endringene vil føre til et enklere, bedre og mer strømlinjeformet servicehåndteringsverktøy.

– I tillegg til færre skjemaer med mer logisk og effektiv oppbygging, vil vi bruke høstmånedene til å hekte Gerica og ACOS Websak på Kompass. Vi kommer også til å føre mer intensiv dialog med de ulike brukermiljøene, sier Sørgård.  

Kompasskursen mot klarspråk
– Hvilke konkrete innspill har dere fått fra brukerne?

– Noen reagerer på uklare formuleringer, at de rett og slett ikke forstår hvilken informasjon vi ber om og hvilke skjemaer de skal bruke. Klarspråk vil derfor være et viktig prinsipp i det videre forbedringsarbeidet. Andre ønsker å vite hvem de kan kontakte når de står fast, og status på eksisterende saker. Jeg gleder meg til å se hvordan endringene våre blir opplevd, sier Sørgård.

Se også:
Kompassveiviserne (16.4.2018)
Legger ut nye Kompass-kurs (22.5.2018)
Kompass erstatter BOKS (14.2.2018)

Opp med Oslomodellen

Finansbyråd Robert Steen og snekkerlærling Steinar Solberg tok grep og markerte Sonja Henie ishall som fagarbeidervennlig sone. – Arbeidet for en sunnere og mer bærekraftig byggebransje avsluttes aldri, sa Steen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Oslo kommune har trykket opp et digert opplag med A3-plakater i aluminium til alle kommunens byggeplasser.

Alle får plakat
Plakatene er designet og produsert av kommunens arbeidstreningsbedrift Spir i tråd med visuell profil, og slår fast at den enkelte byggeplass:

• Benytter fast ansatte, og tilbyr byråvikarer tarifflønn mellom oppdrag
• Betaler lønn digitalt på konto
• Har faglærte og lærlinger
• Registrerer inn- og utpasseringer via HMS-kortet i kommunens leverandøroppfølgingssystem

Plakatene, med tilhørende brosjyrer, bestilles fra Konsernservice i UKE, og leveres kostnadsfritt til kommunens virksomheter. Alle byggeplasser i kommunen skal få en plakat godt synlig, som en servicestandard for arbeiderne, med kontaktdetaljer dersom noe ikke er som det skal være.

ARBEIDERKARER. Steinar Solberg er snekkerlærling hos Håndverkskompaniet, som er entreprenør på Sonja Henie ishall. Han er fornøyd med å få jobbe på et oppdrag fra grunnarbeid til ferdigstilling. – Det kreves ekstrem nøyaktighet i måling og utføring, konstaterer han.

– I riktig retning
Denne uken hang finansbyråd Robert Steen opp den første. Åstedet var byggeplassen som skal bli Sonja Henie ishall. En passende lokasjon, ettersom den nye hallen blir et energivennlig passivhus, og selve anleggsplassen er fossilfri.

– Jeg mener det går riktig vei med anleggsbransjen her i byen. Søkertallene til yrkesfagene øker etter mange års nedgang. Bruken av lærlinger og fagarbeidere tar seg opp blant alle våre entreprenører, takket være strenge krav og tett oppfølging, sa finansbyråden.

PRESSEANLEDNING. Finansbyråden beskriver bakgrunnen for Oslomodellen og de nye plakatene for journalisten fra bladet Byggmesteren.

Problem uten landegrenser
Han viser til kommunens sanntids-leverandøroppfølgingssystem HMSREG, som gir arbeidsleder, entreprenør og byggherre (altså kommunen) øyeblikkelig oversikt over hvem som er til stede på hvilke arbeidsplasser, hvor mange som er fagarbeidere og lærlinger, at alle underleverandører er godkjent og at alt er i orden med hensyn til skatter og avgifter.

– Vi vet at det er en utfordring med HMS-kort på avveie og ulovlig arbeidskraft som flyter fra blant annet Ukraina via Baltikum til Skandinavia. Takket være vår dialog med entreprenørene har andelen ureglementerte HMS-kort på våre byggeplasser sunket fra 45 prosent til 4, sier Steen.

På plass for å dokumentere anledningen var bladet Byggmesteren og Radio Wataha, en polsk radiokanal i Norge med om lag 65 000 månedlige lyttere.

Hele Norge robotiserer

Fagnettverket for RPA gjorde et volumbyks tidligere denne måneden, da det tjente som vertskap for den nasjonale møteserien. Statkraft, KLP, Helse Vest og NAV presenterte sine erfaringer sammen med Oslo kommune, ved UKE.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

RPA på Workplace
RPA i tjenestekatalogen

I salen satt om lag 120 deltakere fra 16 ulike virksomheter i Oslo kommune, i tillegg til så ulike organisasjoner som OsloMet, KPMG, Utenriksdepartementet, NorgesGruppen, Skatteetaten, Gjøvik kommune, Utlendingsdirektoratet og Finansdepartementet.

– I kommunen pleier vi å ha to fagnettverkssamlinger i semesteret, og det vil vi fortsette med fremover også. Der er vi mellom 20 og 30 deltakere, og det er allerede planlagt nye samlinger i september og november. Så regner jeg med at flere også vil komme til å delta videre på det nasjonale nettverket: Neste samling er hos Statkraft 21. oktober, forteller RPA-evangelist Frederik Tønnesen i UKE Tjenesteutvikling.

SILOBRYTNING. Morten Lind og Jørn Røbergeng delte sine erfaringer med automatisering av omposterings- og attestasjonsprosessene på tvers av flere avdelinger i NAV.

Mange har erfaring …
Opprykket til «elitedivisjonen» av landets automatører foregikk via NAV, som Oslo kommune samarbeider med.

– NAV er en naturlig samarbeidspartner for oss; de er en organisasjon av en viss størrelse, og de benytter flere av de samme verktøyene og fagsystemene som oss. Vi deltok på en samling de arrangerte i februar, og så tok vi initiativ til å være vertskap denne gangen, sier Tønnesen.

… men det har også vi
Han fremholder at Oslo kommune på mange måter ligger i det offentlige Norges frontfelt når det gjelder prosessautomatisering.

– Jeg skal ikke si vi er så mye flinkere enn andre, men vi har systematisk opparbeidet oss kunnskap og erfaringer i to år gjennom innovasjonsprogrammet. Hele åtte sentrale prosesser er i dag i drift hos virksomhetene; «Last opp bilag» kjøres for ti virksomheter simultant, sier Tønnesen.

OPP OG FREM. Pål Eirik Pettersen i UKE Tjenesteutvikling ga tilhørerne et glimt inn i RPA-glasskula, der robotene blant annet har forbedret språk- og bildeforståelse, og mennesker og roboter i større grad samarbeider, snarere enn å gjøre hver sine operasjoner.

RPA-glasskula
Pål Eirik Pettersen i UKE Tjenesteutvikling har vært aktivt med fra starten med å teste ut og ta i bruk RPA. Han delte engasjert framtidsscenarier for området med tilhørerne.

– Vi har fram til nå brukt RPA på en enkel måte, der en «digital medarbeider» har utført oppgaver fra en kø. Vi ser framover muligheter for mer avanserte «digitale assistenter», som mer fleksibelt kan bistå med oppgaver direkte på den enkelte ansattes PC etter behov, sa Pettersen.

Han er tilfreds med at kommunen har valgt UiPath som programvaren vi bygger løsningene på.

– Ikke bare gir dette oss en egnet programvare for å lage RPA-prosesser, men også et stort og rikt økosystem av leverandører og partnere. Dette åpner for mange nye mulighetsområder som for eksempel hybride løsninger, der mennesker og roboter jobber sammen for å fullføre arbeidsprosesser, sier Pettersen.

Nytt program og egen tjeneste
Nå opprettes RPA som et eget program, slik at bydelene får en felles arena for utvikling og gjenbruk av RPA-prosesser. I tillegg lanserer UKE nå RPA som hylleklar tjeneste for virksomheter, enten de har mye eller lite erfaring med teknologien og fagfeltet fra før.

Åsmund Dalbye i Vann- og avløpsetaten er fast deltaker i kommunens RPA-nettverk. Han er veldig glad for det nye og utvidede tjenestetilbudet.

– Selv om det er mye å hente i RPA, både når det gjelder kvalitet og reduksjon i ressursbruk, så er det et krevende fagfelt å sette seg inn i. Helse Vest kunne fortelle at 40 prosent av tiden deres gikk til forvaltning. Teknologien er ny og utvikler seg hele tiden, og forbindelsen til prosesseffektivisering er et eget kapittel. Derfor er det gull verdt for kommunen at UKE har bygd et eget kompetansemiljø, både med hensyn til skalerbarhet og rådgivning, sier Dalbye.

«ROBOTENE» KOMMER. Thale Fonkalsrud fra KLP sjarmerte mange med presentasjonen hun holdt sammen med tøyroboten KLP-3PO. Pensjonsselskapet har sett en dramatisk økning i fullførte saker etter at de lot robotene gjøre en større del av arbeidsmengden.

Prosess først, robot (kanskje) dernest
Dalbye synes presentasjonen til Statkraft skilte seg spesielt positivt ut, ettersom de synliggjorde viktigheten av å kvalitetssikre forbedringsarbeidet i alle berørte fagmiljøer før man eventuelt plugger inn robotene.

– Vi har én aktiv RPA-prosess i etaten, som forbinder innkjøpsordre med inngående faktura. Den fungerer svært godt, også takket være at vi har samkjørt prosessen med utvikling av kommunens sentrale rammeverk og kompetansemiljø. Nå venter vi i spenning på det sentralt utviklede dashbordet for overvåking av prosesstatus, sier Dalbye.

DIGITAL GRUVEDRIFT. Eirik Solli Haukaas fra Statkraft snakket lidenskapelig om «process mining», en digital utsiling for å finne gode kandidater til innovasjon og prosesseffektivisering. – Men skal du få utbytte av RPA må du først få kontroll på masterdataene, sier han.

Helsesektoren robotiserer
Anne-Marthe Hellgren i Sykehjemsetaten festet seg spesielt ved presentasjonen til Helse Vest, og deres poeng om at også kundenære prosesser kan egne seg for RPA.

– Jeg tror ennå at RPA er fremmed for mange ledere og fagmiljøer i Oslo kommune. Deler av grunnen er nok at vi omgås så mange teknologi-forkortelser at det blir for mye for noen. Det er RPI, VR, IoT, SaaS, og API. Det kan bli lett å tenke at dette bare er noe vi trenger, men vi må ikke glemme at RPA forutsetter utførlig prosesskartlegging, sier Hellgren.

Hun var også imponert over Statkrafts fremstilling av såkalte «happy paths», avklaring av operasjoner som egner seg spesielt for automatisering.

– Det er en lettelse at vi har etablert et sentralt kompetansemiljø for RPA. Sykehjemsetaten kommer til å jobbe tett sammen med UKE om RPA framover, noe jeg tror vil avhjelpe koordinering og prosessutveksling både i vår egen sektor og kommunen som helhet, sier Hellgren.

«MYK» ROBOTISERING. På landets nest største helseforetak er det en robot som oppretter fødselsepikrise (behandlingsrapport) i journalsystemet og klargjør for elektronisk utsendelse til helsestasjon og jordmor. André Breivik og Celie Løvslett fra Helse Vest redegjorde for deres meget Tim-lignende arbeid.

Se også:
Vekk med permene! (19.12.2018)
Samlet trådene om prosessautomatisering (1.11.2018)
Fra rutinepreget til meningsfullt arbeid (11.9.2018)

Utrykningsklare hackestoppere

På Helsfyr sitter to tøffinger som leser kode like selvsagt som vi andre leser byrådssaker. – Vi følger opp sårbarheter og IT-sikkerhetshendelser, og bistår virksomhetene med systemsikkerhetstesting, sier Nelson Cheuque og André Nordbø.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Les mer om CSIRT

Cheuque og Nordbø utgjør for tiden kommunens «computer security incident response team» (CSIRT), etablert på oppdrag fra Byrådsavdeling for finans. Snart skal de sågar bli enda to, i henhold til budsjettstøtte for flere CSIRT-medlemmer.

– IT-sikkerhetsressurser er veldig vanskelig å rekruttere for tiden, så vi er ikke riktig i mål. Men vi skynder oss langsomt; det er viktig at vi har riktige folk i denne posisjonen, sier André Nordbø.

PRIMTALL, BABY. Nelson Cheuque og André Nordbø i seksjon for IT-sikkerhet i UKE Plattform og leveranse poserer med rakkerne som gjerne volder trøbbel når man bedriver digital kodeknekking. – Primtall er notorisk vanskelig å faktorere når du bare kjenner produktet, forklares det, fotografen nikker vagt.

Noe annet enn driftshendelser
Teamet jobber med å koordinere oppfølging av IT-sårbarheter og IT-sikkerhetshendelser mellom kommunens virksomheter og leverandørene, hovedsakelig Sopra Steria og Telenor. I tillegg følger de opp virksomheters behov for sikkerhetstesting av systemer.

– CSIRT har en viktig rolle i styringssystemet, ettersom virksomhetsledere og IT-sjefer skal varsle om IT-sikkerhetsrelaterte hendelser til oss. Dette er altså noe annet enn varsling om driftshendelser, som går til UKEs servicesenter (USS), sier Cheuque.

Eksempler på slike hendelser er spredning av skadevare, systematiske feil på tilgangsstyring (f.eks. filområder med sensitive dokumenter som mangler tilgangsstyring), digital svindel (ofte som e-post, for eksempel krypteringsvirus) og tyveri av datautstyr.

Brutal verden
– Det finnes også andre kategorier hendelser som for eksempel datainnbrudd, scraping og tjenestenektangrep, men de oppdages normalt av tekniske systemer eller driftspersonell, sier Cheuque.

Så er det slett ikke vanskelig å finne eksempler på «vellykkede» angrep på norsk jord. Cheuque og Nordbø taler med dempet stemme om for eksempel Hydro-hendelsen, der Nasjonalt Cybersikkerhetssenter (NorCERT) og Nasjonalt cyberkrimsenter (NC3) bisto industriselskapet Hydro med å få selskapets nettverk og IT-systemer oppe og stå etter et løsepengevirus-angrep så sent som i mars 2019.

Sårbar IT
CSIRT er varslingspunkt for de mest alvorlige sårbarhetene. Disse kommer i mange varianter, og er ofte teknisk avanserte.

– De vanligste måtene å oppdage tekniske sårbarheter er ved å utføre sikkerhetstester, eller gjennom å gjennomføre revisjoner, sier Nordbø.

– Et veldig vanlig eksempel er utdatert programvare. Det kan dreie seg om en utdatert versjon av operativsystem eller et program som ikke lenger mottar sikkerhetsoppdatering. En annen vanlig kategori er sårbarheter i webapplikasjoner der utvikler ved en forglemmelse eller av uvitenhet har utelatt nødvendige sikkerhetsmekanismer, sier Cheuque.

Føre var
Slikt må informeres til CSIRT, slik at teamet kan følge opp enkeltsakene og gi byrådet et helhetlig sårbarhetsbilde.

– Som med alt beredskapsarbeid gjelder føre var-prinsippet; vi ønsker å jobbe mest mulig preventivt. I tillegg er det viktig å huske på at dette først og fremst handler om mennesker. Oslo kommune har et enormt driftsmiljø, men hvis hver og en av oss har gode rutiner for databehandling, bygger vi det beste forsvaret av kommunen og innbyggernes data, sier Cheuque.

UKE for en dag

Adm. dir. Marit Jakobsen Leganger i Boligbygg tok med seg ledergruppen til en halvdags presentasjon av UKEs tilbud og tjenester på Helsfyr. – Etaten har et bredere tjenestespekter enn vi visste om, sier hun.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Kundeansvarlig Tore Johannessen i UKE Virksomhetsdialog var ikke vond å be da økonomisjefen i Boligbygg bestilte et miniseminar for hele eiendomsforetakets toppledergruppe.

– Vi ser hele tiden etter måter å knytte tettere kontakt med kommunens virksomheter på. Jobben vår er jo å gjøre dem i best mulig stand til å utføre sitt samfunnsoppdrag, så dette var en god anledning til å vise frem hele vår bredde, sier Johannessen.

Avklaring av det unike
Boligbygg er gjengen som eier og forvalter byens kommunale boliger; mer enn 11 000 i tallet, som gir husrom til mer enn 25 000 mennesker. Et særegent samfunnsoppdrag, som gir en del virksomhetsspesifikke behov, i tillegg til tjenestene som det er mulig å presentere til kommunens virksomheter som hyllevare.

– Vi har allerede et samarbeid med UKE på organisasjonsutvikling og regnskapssiden, som vi er veldig fornøyde med. Selv er jeg veldig opptatt av at ting som kan gjøres likt og felles bør gjøres likt og felles, derfor er det viktig at vi utnytter UKE så godt det er mulig, sier adm. dir. Marit Jakobsen Leganger.

BEGGE SIDER AV BORDET. Gemyttlig mellom UKEs Tore Johannessen og BBY-adm.dir. Marit Jakobsen Leganger. I bakgrunnen Kari Margrete Hove, Torill Ovlien, Gro Bergeius Andersen, Birgit Aakre, Lars Terje Pedersen og Pål Eirik Pettersen fra UKE, og Tone Bergh-Christensen, Åshild Ingemundsen, Hilde Bjertnæs, Dag Einar Thorvaldsen og Mads Valen-Sendstad fra Boligbygg.

Løfterik leaning
I løpet av formiddagen fikk BBY-ledergruppen høre generelt om UKEs tjenesteproduksjon og virksomhetsdialog, herunder sak og arkiv, mobilitetsstyring, leverandøroppfølging, digital konkurransegjennomføring, RPA, ansattportal, kontorstøtteplattform, velferdsteknologi og tekniske nett, chatbots, forvaltning av fellessystemer som HR- og økonomisystemet, lønns- og regnskapstjenester og konsulenttjenester innen organisasjonsutvikling, kommunikasjon, anskaffelser og effektivisering.

– Vi synes det er særlig løfterikt at UKE bygger opp kompetanse på Lean og prosesseffektivisering. Dette henger nøye sammen med digitalisering, og vil være en del av realiseringen av kommunens transformasjon mot brukerorientering, sier Leganger.

Snakker med alle
Avdeling for virksomhetsdialog gjennomfører for øvrig en turné blant alle kommunens toppledergrupper, der UKEs organisering, strategi, sentrale kontaktpunkter og tjenesteportefølje presenteres. Boligbygg er så langt den første virksomheten som har ønsket en utvidet halvdags presentasjon.

– Det er en suksessfaktor å kjenne virksomhetene så godt som mulig, så vi tar gjerne flere slike seanser. Hovedmålet er å bli kjent med UKEs sin organisasjon og tjenesteportefølje, samt å knytte kontakter på tvers av virksomhetene. Tjenestespekteret vårt er ikke bedre enn forretningsdialogen, så vi setter pris på alle nye møteplasser. Vi har mottatt gode tilbakemeldinger på arrangementet, og arrangerer gjerne flere, sier kundeansvarlig Tore Johannessen.