Kategoriarkiv: IT

Forlengelse av mobiltelefonavtalen

Kommunen inngikk nylig ny avtale med Techstep om mobiltelefoner og tilleggsutstyr. – Betingelsene er de samme som før, med kostnadsfri nullutslippslevering innen fem virkedager, forteller avtaleforvalter Zyhrije Januzi.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Les mer på intranett

– Vi har fått noen henvendelser på Workplace fra ansatte som har fått høre at leveringsbetingelsene er endret. Dette er ikke riktig, med unntak av nullutslippskravet, sier avtaleforvalter Zyhrije Januzi i UKE Konsernservice.

LØP IKKE OG KJØP. Bestill dog i ro og mak i henhold til behov og din virksomhets policy. Avtaleforvalter Zyhrije Januzi poserer med Android- og IOS-apparater.

Betingelser som før
Servicestandarden på fem virkedagers levering ligger fast, men eventuelle småbestillinger (med totalverdi under 1000 kroner) tillegges et miljøgebyr.

– Vi er også tilfredse med prismodellen, leverandørens påslagsnivå beholdes som før. Produktprisene vil for øvrig variere med leverandørens innkjøpspris, informasjon om dette publiseres på intranettsiden som før, sier Januzi.

Kommunens virksomheter har tilgang til hele leverandørens sortiment av mobiltelefoner, deksler, skjermbeskyttere, hodetelefoner og ladere og øvrige produkter. Ingen merker eller modeller er foretrukket fremfor andre, men den enkelte virksomhet kan gjerne sette egen policy for innkjøp.

Ufikse fikses eller byttes
Techstep kan håndtere mobilreparasjoner, men avtalen forplikter oss ikke på dette området. Reparasjoner utføres vanligvis innen 48 timer inkludert frakt, og vi tilbys lånetelefon.

– Et alternativ for de som ikke ønsker reparasjon, er bytteordning. I en slik ordning får vi en annen telefon tilbake, mens den ødelagte telefonen vil repareres og gå inn i byttepool. Dette kan du lese mer om på intranett, sier Januzi.

Techstep har returordning for EE-avfall og emballasje.

Billigere mobiltelefoni

Med best kvalitet og pris i anbudsrunden, er det nå klart at Phonero er kommunens nye telefonileverandør. – Vi har en spennende prosess med stort gevinstpotensial foran oss. Jeg gleder meg stort, sier avdelingsdirektør Gunnar Wedde i Konsernservice.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Så hva betyr dette for deg og meg? Vel, vi skal bytte SIM-kort og laste ned ny app med bedriftskatalog, forbruksoversikt og fraværsoppsett. Vi får Telia-dekning i stedet for Telenor.

VINN-VINN. Avdelingsdirektør Gunnar Wedde i Konsernservice og bedriftsmarkedsdirektør Jon Christian Hillestad i Phonero måtte ikke bes to ganger om å signere ny telefoniavtale for Oslo kommune.

Mange nye SIM-kort
Og med mindre du tilfeldigvis er budsjett- eller IT-ansvarlig i din virksomhet, er det stort sett det.

– Vi starter dialogen med virksomhetene nå med en gang, for det er et stort løft vi skal gjøre sammen for å sørge for rynkefri innføring med stabil og sikker drift. På nåværende tidspunkt vet vi ikke hvor lang tid det vil ta å overføre alle, men vi starter nå, og vil samarbeide med hver enkelt virksomhet for å avklare når og hvordan overføringen vil skje, sier innføringsansvarlig Karen Marie Gunnerud.

– Flere av virksomhetene har allerede bedt om møter for å sikre at driften blir best mulig, og det er løfterikt. Vi vil prioritere virksomheter med beredskaps- og akuttfunksjon, samt UDE med sine 15 000 ansatte og 180 skoler. Det er en suksessfaktor at vi alle bruker tid på å sikre en god implementering i løpet av de neste månedene, sier innkjøper Jens Veberg i Konsernservice.

God på store implementeringer
Bedriftstelefoni-leverandøren Phonero har base i Kristiansand og eies av Telia. Bedriftsmarkedsdirektør Jon Christian Hillestad forsikrer om at selskapet har full dekning på alle kommunens lokasjoner som sin topprioritet de første månedene av avtaletiden.

– Phonero har allerede 100 kommuner og fylkeskommune som kunder, i tillegg til Politiet, Forsvaret og ikke minst Statens innkjøpssenter med sine 107 statlige virksomheter. Vi stiller med brukerstøtte for lokal implementering, og det er viktig for oss å bli opplevd som kundenære. Dette er noe vi kan, sier Hillestad.

– Vi sitter dessuten på bransjens mest avanserte verktøy for å oppdage dekningsproblemer. Nabolaget ved hvert tjenestested sjekkes i forkant. Jeg er trygg på at vi skal kunne levere gode tjenester i dialog med den enkelte virksomhet, eventuelt i kombinasjon med Wi-Fi-støttet tale, sier storkundesalgsansvarlig Tom Meier i Telia.

LAGARBEID. Gunnar Wedde og innkjøper Jens Veberg i Konsernservice flankerer Arvid Sanden, Fredrik Wensell, Jon Christian Hillestad, Tom Meier og Håkon Solvang fra Phonero/Telia. Foran Tale Nergård Rønne, Karen Gunnerud, Kathinka Bull-Engelstad og Zyhrije Januzi fra Utviklings- og kompetanseetaten.

Svært gode priser
Nøyaktige detaljer for avtalen, inkludert utrullingsplan, kontaktpersoner og prismodell, distribueres til budsjettansvarlige og IT-hovedkontakter i hver virksomhet. Brukerstøtte, bestillingsinformasjon og oversikt over datapakker finner du på intranett.

– Det er faktisk første gang kommunen bytter leverandør på telefonisiden, så jeg er veldig spent. Phonero leverte et godt tilbud og har gitt svært godt inntrykk så langt i prosessen. Driftssikkerhet og dekningskvalitet er selvsagt det viktigste å få på plass. Når det er sagt, gleder jeg meg veldig til å utforske mulighetene den nye avtalen gir, sier avdelingsdirektør Gunnar Wedde i Konsernservice.

Avtalen omfatter om lag 30 000 mobilabonnement, 5000 M2M (maskinkommunikasjon, blant annet terminaler) og 1000 mobile bredbånd, inkludert 16 000 brukere med Bedriftsnett. Den inkluderer også IP-telefoni. Avtalen er inngått for to år, med opsjon om forlengelse på inntil to nye år.

Les mer på intranett.

Samlet trådene om prosessautomatisering

Fellesrammeverk, prosessforbedring, erfaringsdeling og kompetanseutvikling sto på agendaen i forrige ukes RPA-nettverksmøte. Neste samling er 11. desember.

Sentralt i strategien for Nye UKE er målet om å besitte og fremme beste praksis innen et knippe fagområder.

Ett satsningsområde er RPA – robotic process automation. Og siden etableringen av innovasjonsprogrammet i 2017 har etaten brukt betydelig kapasitet på å finne beste markedspraksis og avstemme denne mot behovet i bydelssektoren for å utmeisle en beste praksis for kommunen.

RPA- Evangelist Frederik Tønnesen og leder for Beste praksis Espen Kristiansen sto bak invitasjonen til det nye nettverket, og deler erfaringene derfra i RPA-gruppen på Workplace.

Digitale sammen
Initiativet for utvikling av fullautomatiserte administrative tjenester med lav sårbarhet, startet med at bydelsdirektørene i Stovner og Alna utfordret UKEs avdelingsdirektør på etatsledersamlingen for to år siden. Da hadde førstnevnte bydel allerede vurdert automatisering av bilagsopplasting i økonomisystemet og kontroll av vederlagsberegning ved sykehjemsopphold.

– Vi gjorde oss nyttige erfaringer, men riktig fart på sakene ble det først da vi knyttet partnerskap med UKE. De hadde kapasitet og know-how til å scanne markedet og vurdere både forretningsbehov og leverandører etter en metodisk prosess. Nå inviteres resten av kommunen inn for å høste fruktene av vår felles innsats, sier bydelsdirektør Alv Sørland i Bydel Stovner.


SAMMEN ER VI AUTOMATISKE. UKE-etatsdirektør Marit Forseth ønsket velkommen og er fast deltaker i RPA-nettverket. På første rad seksjonsleder og møtevert Espen Kristiansen i UKE Beste praksis, sammen med May Britt Grønningen i Bydel Stovner.

Fellesrutiner må til
Innovasjonsprogrammet, nå også med Helseetaten på laget, har automatisert fem ulike prosesser med RPA, i tillegg til å ta fram et felles rammeverk og drifts- og forvaltningsmodell for RPA i Oslo kommune. Parallelt har Vann- og avløpsetaten testet ut automatisering av fakturakontering og ompostering av IT-utstyr.

– Målsetningen med RPA er å flytte ressurser fra rutinepregede oppgaver til mer kunnskapsintensive fagoppgaver. Dette er spennende lettvekts-IT som kan forenkle hverdagen i påvente av fremtidige løsninger, sier prosjektleder May Britt Grønningen i Bydel Stovner.

Hun forklarer at RPA er et dataprogram som etterligner hvordan du og jeg bruker et datasystem.

– Programvaren logger seg på virksomhetens eksisterende systemer og utfører regelstyrte, manuelle oppgaver på samme måte som en vanlig ansatt, men med betydelig større kapasitet. Dermed reduseres feilrisikoen, og vi medarbeidere får tid til overs for å utføre mer spennende arbeidsoppgaver, sier Grønningen.

RPA gjør, som en god robot, det du programmerer den til å gjøre. Den kan jobbe i ett program eller flere, akkurat som en vanlig medarbeider, bare mye fortere. Direktivet og programmeringen kan være ganske enkel.

– Programvaren må imidlertid regnes som en midlertidig løsning på veien mot integrasjon og systemkonsolidering. Derfor må vi være ryddige og sørge for at den lokale bruken av RPA gjøres noenlunde likt. Uten et tydelig rammeverk får vi et forvaltningsproblem, sier Ola Saugen i UKE.


BAKERSTE RAD. Åsmund Steen Dalbye fortalte om erfaringene Vann- og avløpsetaten har hatt med RPA-verktøyet Blue Prism. (Innovasjonsprogrammet har valgt UiPath til sine prosjekter). Bak UKE-etatsdirektør Marit Forseth og Stovner-bydelsdirektør Alv Sørland.

Lean først, robotisering dernest
Ikke minst er det viktig å gjøre gode forberedelser. Stovner-direktør Sørland framholdt på nettverksmøtet at virksomhetens RPA-koordinator gjerne bør være Lean-superbruker. Dette støttes av Thu Nguyen i Bydel Stovner, som er svartbeltebærer og har jobbet med sakspassivisering i FASIT som sin RPA-prosess.

– Vi gjorde hva vi kunne for å forankre tidlig, både oppover i linjen og hos fagmiljøene. Arbeidsprosessen må optimaliseres for best mulig flyt, før en setter inn RPA. Likevel innså vi tidlig at vi kunne ha vært enda tettere på og tidligere ute. Verdien av et godt forarbeid kan ikke overvurderes, sier Nguyen.

Effektiviseringsgevinsten ved automatisering er nemlig ikke umiddelbart gitt. Det er lett å feilvurdere om en prosess er automatiseringsvennlig.

– Uten høy og bred involvering og dyp prosessevaluering, får en ikke et riktig bilde av hvor regelstyrt og rutinepreget en oppgave er og hvilke stoppunkter som kun fagekspertene kjenner til. I tillegg setter GDPR visse begrensninger for fullautomatisering i mange tilfeller, så det er fornuftig å dele av hverandres erfaring, sier Victor Røstad i Helseetaten.


DELTE SINE ERFARINGER. Øystein Hillestad og Agnieszka Dylewska fra Oslo kemnerkontor tror på god læring fra RPA-nettverket.

Nyttig med nettverk
Anita Ingeborg Evensen i Søndre Nordstrand kjente ikke til så mange av kommunens RPA-initiativ da bydelen hennes før sommeren begynte å snuse på muligheten for prosessautomatisering. Hun gjorde en henvendelse til Oslo Origo, og kontaktet Evry med forespørsel om bistand, men det var ikke før hun snakket med UKEs Bjørg Merete Sviggum i forbindelse med et organisasjonsutviklingsprosjekt at det ble fart på sakene.

– Bjørg Merete satte meg i kontakt med Marit Forseth, som inviterte meg til et møte med UKEs lean- og RPA-eksperter, som arbeider videre med caset vårt. Jeg synes nettverksmøtet var svært nyttig, og jeg gleder meg til fortsettelsen. Ikke minst at forumet har en god blanding av fagfolk og direktører som brenner for effektivisering og digital ledelse, sier Evensen.

Øystein Hillestad fra Oslo kemnerkontor mener nettverket kan være til hjelp med å «stokke RPA-bena» lokalt i kommunens virksomheter.

– De fleste av kommunens virksomheter har begrenset med IT-kompetanse, for ikke å snakke om mer spesifikk utviklingskompetanse. Innføring av RPA-prosesser kan i første omgang virke enkelt, det er jo verktøyets styrke, men den tyngste og viktigste jobben ligger i å organisere etatens IT-ressurser riktig og etablere prosesser som sørger for at nødvendig kompetanse kommer på plass over tid. Slikt gjør seg ikke selv, og jeg håper nettverket kan bidra til dette, sier han.

Se også:
Fra rutinepreget til meningsfullt arbeid (11. 9.2018)
Fra sandkasse til automatiserte arbeidsprosesser (20.4.2017)

HR-system + læringsportal = sant

I desember kan vi endelig ta i bruk KS Læring via kompetansemodulen i HR-systemet.

Frokostmøte KS Læring og kompetanseplaner 14.11
Frokostmøte KS Læring og kompetanseplaner 28.11
Frokostmøte KS Læring og kompetanseplaner 3.12

Veien hit har vært en smule seig fordi integrasjonen som må på plass har tatt lang tid. Vi snakker altså om Kommune-Norge og Oslo kommunes læringsportal KS Læring. For øyeblikket ligger 5000 kompetansetilbud klart til bruk direkte på nett. Fra HMS-kurs, Gerica-opplæring og 10-FAKTOR, til arkivopplæring, onboarding og IT-sikkerhet.

– KS læring fungerer som bare det, men siden vi ikke har fått til en god integrasjon med kompetansemodulen, har de færreste virksomheter tatt det særlig i bruk, sier Jan Kyvik i UKE Virksomhetsdialog.


SYSTEMSTØTTE FOR KOMPETANSEUTVIKLING. – Kurs i legemiddelhåndtering er et eksempel på kompetansekrav som må fornyes. Da er det greit å ha et velfungerende styringssystem, anser Olav Schjølberg og Jan Kyvik i UKE.

Smidig kompetanseutvikling
Denne uken fikk vi stokket leverandørene, og testingen kan begynne med full tilgang til den nasjonale kursporteføljen via HR-systemet Web som finnes under Windows-tasten på alle kommunens PC-er.

– Dermed kan vi etablere kompetanseplaner for hver medarbeider, og opprette eller oppsøke målrettede kompetansetiltak for oppdatering av CV-en i én og samme arbeidsflate. Vi regner med at det er tilgjengelig for alle virksomheter i midten av desember, fortsetter Kyvik.

Hva kreves hvor
Det høres kanskje ikke så ellevilt ut, men nettopp fordi kommunens medarbeidere har ventet så lenge på en integrert kurs- og kompetansemodul, er dagens nyhet desto bedre.

– Vi er også entusiastiske over ny funksjonalitet for styring av kompetanseplaner i HR-systemet. Pilotgruppen bestående av Helseetaten, Brann- og redningsetaten og Kemnerkontoret tester ut dette nå, og vil være ferdig i februar, forteller Olav Schjølberg i UKE Tjenesteforvaltning.

Kjekt ved turnus
– Hvorfor er dette så viktig?

– I dag er aktivitetene knyttet til kompetanseutvikling i stor grad manuelle og papirbaserte, noe som gjøre det vanskelig å få oversikt over hvem som oppfyller pålagte kompetansekrav, sier Schjølberg.

Kompetanseplaner bidrar til effektiv kompetansestyring ved å gi brukerne strukturert oversikt over kompetansebeholdningen og systematisk dokumentasjon på gjennomføring av kompetansekrav og oppfølging av kompetansetiltakene.

– Det jobbes også med en videreutvikling av en integrasjon mot Gat, noe som gjør det enklere å styre at en brannbil, en kveldsvakt eller et legekontor har den nødvendige kompetansen tilgjengelig via de medarbeiderne som er til stede akkurat da, sier Schjølberg.

– Hva er det viktig å tenke på i forkant av integrasjonen av KS Læring og de nye kompetanseplanene i HR-systemet?

– Hvilke planer som trengs hvor. Mye krav og beskrivelser ligger sikkert i permer i dag. De fleste av oss kan nok rydde litt i planverket for å forberede oss på et skalerbart og alltid tilgjengelig kompetansestyringssystem på hvert tjenestested, sier Schjølberg.

Se også:
Hvordan lage innhold i KS Læring, kurs 27. november 2018
Hvordan lage innhold i KS Læring, kurs 7. desember 2018

Se også:
Nå kommer KS Læring-gevinstene (12.2.2018)
KS Læring som nyansattkurs (18.6.2017)
Bli kjent med KS Læring (13.2.2017)

Konsulenttjenester for hele kommunen

Lars Terje Pedersen i UKE Virksomhetsdialog byr på bistand innen prosessforbedringer, organisasjonsutvikling, ledelse, kommunikasjon, rekruttering og anskaffelser.

Konsulenttjenester

1. juni fikk UKE ny organisasjonstruktur, med egne avdelinger for blant annet basistjenester, tjenesteutvikling – og virksomhetsdialog.

Kommunikasjon av så mangt
Avdeling for virksomhetsdialog har organisert etatens samlede konsulenttjenester i ett fagmiljø. Her tilbyr erfarne konsulenter skreddersydd bistand og hjelp innen flere konsernovergripende fagområder.

– Mange kjenner godt til våre tjenester innen organisasjonsutvikling og ledelse. Det som ikke er så kjent er at vi også har kommunikasjonskonsulenter som bidrar i organisatoriske endringsprosjekter. For eksempel skal de bidra i organisasjonsprosjektet i NAV Bydel Frogner sammen med organisasjons- og ledelseskonsulentene. I andre tilfeller kan det dreie seg om tekniske implementeringsprosjekt med grensesnitt mot OU, som innføring av ACOS. Her etterspørres også kommunikasjonsbistand, forteller seksjonsleder Lars Terje Pedersen.

Prosessforbedring som en tjeneste
Et annet fagområde i vinden er design thinking og forbedringsarbeid i forbindelse med prosessautomatisering (RPA). I samarbeid med bydelene som er kommet lengst på RPA-området utvikler UKE for tiden et rammeverk for hvordan kommunens virksomheter bør kartlegge og forbedre manuelle rutiner og arbeidsflyt i forkant av en eventuell robotisering eller systemintegrasjon.

– Nå kan virksomhetene kontakte KAM, kundeansvarlig eller ringe oss direkte for å bestille prosesseksperter når det trengs som mest. En del av vårt opplegg vil være å bygge opp kompetansen hos de sertifiserte Lean-navigatørene som allerede finnes rundt i kommunen, sier Pedersen.


SKAFFER DET DU TRENGER. Synnøve Jørgensen og Espen Skistad i UKE Anskaffelser.

De ringer, vi anskaffer
Anskaffelser er et annet fagområde i Konsulenttjenester der det satses. Kommunens virksomheter har lenge etterspurt hjelp til gjennomføring av minikonkurranser og større innkjøp, og her er et større konsulentmiljø i ferd med å etablere seg.

– Vi jobber for tiden med et prosjekt for Klimaetaten som handler om etablering av energistasjoner rundt om i byen. Dette er som bensinstasjoner, men med hurtiglading, hydrogen og biogass i stedet for pølser og fossilstoff. Vi bidrar til ombyggingen av Alfaset krematorium på oppdrag for Gravferdsetaten, og rehabilitering av Grünerløkka lufthavn for Kulturetaten, forteller teamleder Espen Skistad i UKE Anskaffelser.

Smått og stort
For øvrig går mye av teamets oppmerksomhet til gigantprosjektet Fornebubanen, der vinnerne av designkonkurransen for de seks T-banestasjonene snarlig blir offentliggjort, samtidig som detaljprosjekteringen av selve traseen fortsetter.

– I tillegg til store oppdrag som dette, regner vi med at det vil bli flere bestillinger for eksempel i forbindelse med det nye kravet om å bruke elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy i store anskaffelser. Vi kan også bidra ved minikonkurranser på nye avtaler som for eksempel digitale tjenester, IT-konsulenter og renholdstjenester, sier Skistad.

Se også:
Nye kommunikasjonsmuligheter (31.8.2018)
Konserninnkjøp går under jorden (20.4.2018)
KGV til alle (11.4.2018)
De leverer topplederprogrammet (1.9.2017)

Etappeseier i systemdriften

Oslo kommune og Sopra Steria har signert godkjenningsprotokollen for etablering av den nye systemdriftsavtalen.

Sopra Steria er altså ny hovedleverandør av drifts- og sikkerhetstjenester til Oslo kommune. Fra driftsovertakelsen 22. mars har de driftet og vedlikeholdt alt fra kommunens infrastruktur og nettverk, til applikasjoner og sikkerhetstjenester.

– Jeg er svært fornøyd med at skiftet av systemdriftsleverandør har gått såpass knirkefritt. Det er en stor serverpark med mange års historie Sopra Steria har overtatt ansvaret for driften av, og da kunne det kommet overraskelser for begge parter, sier UKEs etatsdirektør Marit Forseth.

Mye i vente
I løpet av de neste 2-3 årene skal alt innhold på dagens IT-plattform løftes over på en ny og moderne plattform, som inkluderer ulike typer skyløsninger. Kommunen skal ikke lenger eie infrastrukturen.

– Det er i tiden framover vi virkelig vil få prøvd samarbeidet. Kommunen skal gjennom et vesentlig antall transformasjoner for å bringe tjenestene over til en moderne plattform, med automatisering og selvbetjening, sky- og hybridtjenester og dynamisk arbeidsflate. Det blir en spennende og viktig reise, sier Forseth.


SMILEPÆL.
UKE godkjenner etableringen av ny systemdriftsavtale hos Sopra Steria. Fra venstre: Noora Fosse, Maria Therese Sanna, Tor Fjellstad, Odd Inge Bjørdal, Karen Marie Ramstad Gunnerud, Sven-Olav Svendsen, Gunnar Wedde og Eivind Bakke. Pål Christian Iversen og Marit Forseth signerer.

Prøvetiden er over
Men i første instans skal avtalen sørge for stabilitet for dagens systemportefølje. Etableringsperiodens avslutning, og fredagens signering, innebærer utkvittering av de 297 kravene fra anbudskonkurransens kravspesifikasjon. En del av disse ble sjekket ut i forbindelse med driftsovertakelsen, de gjenstående har driftsleverandøren brukt etterfølgende seks måneder på å oppfylle.

– Sopra Steria kommer utenfra og skal lære seg behovene, systemene og integrasjonene til 50 virksomheter, og samtidig etablere et nytt styringsverk for utveksling av data og funksjonalitet på tvers av sektorer. Jeg er imponert over at de har klart dette nesten uten nedetid, sier leder for etableringsprosjektet Karen Marie Gunnerud.

God temperatur
Etableringsprosjektet har siden avtaleinngåelse gjennomført såkalte temperaturmålinger for å sondere virksomhetenes tilfredshet under innføring av den nye systemdriftsavtalen. Her har IT-hovedkontakter og systemansvarlige gitt månedlig respons på driftsstabilitet, løsningstid og oppfølgingskvalitet på innmeldte feil.

– Tilbakemeldingene avdekket blant annet en svakhet i kommunikasjonen mellom Kompass og driftsleverandørens servicehåndteringsverktøy. Dette har ført til at folk ikke har fått skikkelig tilbakemelding på iverksatt service, noe vi heldigvis fikk rettet. Ellers er det tilfredsstillende å se at «temperaturen» er høyere enn forventet gjennom hele perioden, og vi er veldig takknemlige for at organisasjonen har svart så skikkelig når vi har spurt, sier Gunnerud.

Satset på virksomhetsdialog
Tidligere i høst inviterte UKE til frokostmøte for å avgi status for kommunens nye systemdriftsavtale og presentere noen av mulighetene som vil følge av det nye driftsregimet.

I ukene som fulgte har Gunnerud reist med et team av avtaleforvaltere, key account managers og IT-eksperter fra UKE og driftsleverandør, for å diskutere temperaturmålingene med hovedkontakter og avdelingsledere i kommunens virksomheter.

– Frokostmøtet var veldig nyttig, og ga oss en god peiling på forventninger og erfaringer i organisasjonen. Og så var det lettere å svare effektivt og få til god dialog i en mer behersket setting én til én, sier Gunnerud.

– Ikke alle skjønner hvorfor kommunen trenger Kompass, så lenge Sopra Steria benytter Service Now?

– Det er forståelig, særlig fordi dialogen mellom disse har vært preget av litt barnesykdommer. Men forklaringen er jo at Kompass er mer enn driftshåndtering. Vi skal bruke det til oppfølging av saker for hele tjenestespekteret UKE formidler, så det ville ha vært uhensiktsmessig å knytte oss til driftsleverandørens verktøy for driftssaker, sier Gunnerud.

Les mer om systemdriftsavtalen

Se også:
Friske kast rundt ny systemdriftsavtale (21.8.2018)
Tjenester i sentrum (6.6.2018)
Driftsavtalen er inngått (20.12.2017)
En mer relevant driftsmodell (13.2.2017)

Komplett avtaleverk for IT-støtte

Kommunen har inngått samkjøpsavtale for IT-konsulenter. – Sammen med tjenesteutviklingsavtalen og systemdriftsavtalen har virksomhetene dermed et profesjonelt tilbud innen alle IT-rådgivningstjenester, konstaterer Jørgen Iversen og Marit Forseth.

Samkjøpsavtale for IT-konsulenttjenester

Digitaliseringsløftet de siste årene har ført til rekruttering av dyktige prosess- og IT-folk i både UKE og andre deler av kommunen. Samtidig har kommunen inngått nye konsulent- og samarbeidsavtaler som markerer starten på en drifts- og utviklingsmodell som skal bidra til bedre og mer relevante tjenester for kommunens innbyggere og ansatte.

Kompletterer konsulenttilbudet
Systemdriftsavtalen skal bidra til effektivisering og transformasjon av kommunens IT-drift. Det er også inngått rammeavtaler for digital tjenesteutvikling, der fire av Norges beste leverandører skal konkurrere for å tilby kommunens virksomheter kvalitet, kreativitet og innovasjon ved hvert utviklingsoppdrag.

– Den nye avtalen er innrettet for behovene som ikke dekkes av systemdriftsavtalen og tjenesteutviklingsavtalen. Vi har formulert dette gjennom hovedkategoriene prosjekt og prosess, linjeoppgaver og brukeropplevelse, sier innkjøpsrådgiver Jørgen Iversen i Konsernservice.

Masse snadder
Førstnevnte hovedkategori inkluderer arkitekturbistand og tekniske IT-faglige ressurser, samt prosjektledelse og prosjektbistand, risiko- og kvalitetsrådgivning, og teknologitrender for utprøving i kommunen, som RPA, maskinlæring og Internet of Things (IoT).

Brukeropplevelse inkluderer alt fra tjenestedesign, brukerinnsikt og behovsanalyse til interaksjonsdesign, grafisk design og webanalyse. Se alle hovedkategorier inkludert kompetanseområder.

– Jeg gleder meg til å se resultatene av de første avropene. Husk at vi har knyttet til oss noen av landets beste leverandører på hver av tjenestekategoriene, til sammen femten selskaper. Hver av disse byr i tillegg på solide underleverandører, erklærer etatsdirektør Marit Forseth.

Klare for oppdrag
Tilbyderne innen hver kategori er presentert på samkjøpsavtalens intranettside. Kravspesifikasjonene er gjort av egne evalueringsteam bestående av fageksperter fra UKE og øvrige virksomheter.

– I tillegg til å sammenligne på pris, baserte vi utvelgelsen på konkret oppgaveløsning, snarere enn å vurdere CV-er. Slik mener vi at vi fikk et bedre sammenligningsgrunnlag og høyere kvalitet på avtalene vi har inngått, sier Iversen.

Avtalen er ferdigklappet og klar til avrop. Den skal dekke Oslo kommunes kompetansebehov som av ressursmessige eller faglige årsaker ikke kan dekkes av fast personale.

Ved overlappende kompetansebehov har tjenesteutviklings- og/eller systemdriftsavtalen forrang og skal benyttes. For oppdrag med samlet verdi under 200 000 kan man bestille fritt fra ønsket leverandør. For større oppdrag skal det avholdes minikonkurranse via kommunens minikonkurranseportal.

 

Velkommen til Nasjonal sikkerhetsmåned 2018

Nasjonal sikkerhetsmåned 2018 er rett rundt hjørnet, og med det et ekstra fokus på informasjonssikkerhet i arbeidshverdagen vår. I tillegg til egne aktiviteter og tiltak kan alle melde seg på felles seminarer.

Nasjonal sikkerhetsmåned er en årlig kampanje for å øke bevisstheten og kunnskapen blant ansatte og ledere om informasjonssikkerhet, med mål om en tryggere digital hverdag.

Åpning og felles faglige seminarer
Det vil under sikkerhetsmåneden være tre forskjellige faglige seminarer åpent for alle, men med et begrenset antall plasser. 27. september er datoen for åpningen av sikkerhetsmåneden samt det første seminaret i Bystyresalen på Rådhuset.

– Oslo kommune er i gang med en digital transformasjon hvor målet er at innbyggerne skal få tilbudt proaktive og individualiserte tjenester når de har krav på det, slik som i filmen «Historien om Tim». Samtidig skal innbyggerne kunne være trygge på at deres personopplysninger er sikre. Derfor er det viktig at informasjonssikkerhet og personvern ivaretas i digitaliseringen. Sikkerhetsmåneden er en viktig kampanje for å bevisstgjøre kommunens ledere og ansatte om viktigheten av informasjonssikkerhet i vår store digitaliseringssatsing, forteller finansbyråd Robert Steen.

Det er tre hovedtemaer for de faglige seminarene:

Følg lenkene over for påmelding til de respektive seminarene. Seminarene finner sted på Rådhuset (27. september) og i Grensesvingen 6 på Helsfyr (2. og 19. oktober). Se flere detaljer i programmet.

Seks foredrag om informasjonssikkerhet
Fordelt på de tre dagene vil det bli holdt seks foredrag, i tillegg til åpningen av sikkerhetsmåneden ved finansbyråd i Oslo kommune, Robert Steen.

– Foredraget setter mennesker i sentrum som den viktigste faktoren i sikkerhetsarbeidet, men dekker også det digitale trussel- og risikobilde for samfunnet, bedrifter/organisasjoner og individer. Foredraget gir den enkelte ansatt en rekke tips om hvordan de bedre kan sikre seg selv og som ansatt i virksomheten, forteller fagdirektør for sikkerhet i Nasjonal sikkerhetsmyndighet, Roar Thon, om sitt foredrag «Sikkerhet! Viktig for deg og din arbeidsgiver».

I tillegg til Roar Thon får vi blant andre høre fra matematiker og bedriftsrådgiver Silvija Seres om «Ledelse i digitaliseringens tid», leder i seksjon for digitalisering i FIN, Tron Kallum, skal snakke om Oslo kommunes arbeid med digitalisering og Lise W. Arneberg og Randi Blystad, begge fagsjefer for informasjonssikkerhet i FIN, skal holde foredraget «Hvordan kommunisere med ledere om informasjonssikkerhet?».

E-læring
Fra sentralt hold vil det tilrettelegges og tilbys kostnadsfritt felles opplæringsprogram ved hjelp av e-læring. E-læringen er korte moduler (2-4 minutter) og inneholder dagsaktuelle tema innen informasjonssikkerhet. E-læringen vil bli sendt til alle ledere og ansatte med e-postadresse.

Presentasjon
Virksomheter kan bestille presentasjoner om informasjonssikkerhet til egen ledergruppe.

Tema på presentasjoner som kan bestilles er:

  • Risikovurderinger og vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA)
  • Sikker digitalisering for ledere
  • Grunnleggende om informasjonssikkerhet og personvern
  • Hvordan ivareta informasjonssikkerhet ved anskaffelser?

Bestilling av presentasjoner gjøres fra sikkerhetsmånedens side på felles intranett.

Fra rutinepreget til meningsfullt arbeid

Gjennom Innovasjonsprogrammet har bydel Stovner, bydel Alna, bydel Gamle Oslo, Helseetaten og UKE siden våren 2017, testet ut lettvekts prosessautomatisering. Kontinuerlig forbedring, kompetanseøking og ny teknologi er stikkord for Innovasjonsprogrammet, hvor både Robotic Process Automation (RPA) og Chatbots er egne prosjekter.

RPA er ikke fullt så komplisert eller skummelt som begrepet kan fremstå som. Det er en programvare som etterlikner hvordan du og jeg jobber i ett eller flere datasystemer. Med andre ord; en slags digital assistent som logger seg på virksomhetenes systemer, og som kan utføre de tidkrevende og litt kjedelige, manuelle oppgavene vi helst vil slippe. På den måten får vi mer tid til meningsfulle oppgaver, og i tillegg unngås feil som følge av for eksempel god, gammeldags manuell innlegging av data. Et godt forarbeid må riktignok gjøres før man setter i gang med RPA. Arbeidsprosessene må brytes ned for å avdekke flaskehalser og eliminere sløsing (lean) før RPA benyttes på arbeidsprosessen.


Bydel Alna – øverst til venstre: Henrik Johansson (spesialrådgiver for innovasjon og tjenesteutvikling), Marius Trana (bydelsdirektør) og Marit Lynnebakken (controller). Foto: Linnea Berg.
Bydel Stovner – nederst til venstre: May Britt Hamnes Grønningen (prosjektleder) og Alv Humborstad Sørland (bydelsdirektør). Foto: Caroline Bremer.
Bydel Gamle Oslo – til høyre: Sverre Ousland (Avdelingsdirektør Økonomiavdelingen), Lasse Johansen (RPA-prosesskoordinator), Tore Olsen Pran (bydelsdirektør) og Viosa Krasniqi Dulovi (Teamleder lønn og regnskap). Foto: Nina Ellingsen

Bydelene i Innovasjonsprogrammet vektlegger alle hvor viktig den helhetlige og grundige tilnærmingen til RPA er:

  • Bydelene har gjennom samarbeidet i Innovasjonsprogrammet maktet å ta i bruk en helt ny type digitale verktøy. Uten samarbeidet med UKE hadde ikke dette vært mulig. Samtidig som vi har tatt i bruk robot-programvare, har vi sammen utviklet en forvaltningsmodell og et opplæringstilbud. Denne helhetlige og grundige tilnærmingen gjør at alle bydelene etter hvert kan ta i bruk teknologien. Det er i denne muligheten for skalering at de store gevinstene ligger, forteller bydelsdirektørene.

Mindre tid på rutineoppgaver, mer tid til meningsfylte oppgaver
Alv Humborstad Sørland, bydelsdirektør i bydel Stovner, forteller at det er medarbeiderne som i utgangspunktet vil få størst gevinst av RPA.

– Garri Kasparov, den store sjakkmesteren som konkurrerte mot IBMs Deep Blue, har sagt at de nye digitale verktøyene «vil ta robotene ut av menneskene». Medarbeiderne våre vil gradvis oppleve at rutinepreget arbeid kan erstattes med mer meningsfylte oppgaver, sier han.

Økt kompetanse hos medarbeiderne som er involvert i prosjektet er også en tilleggsgevinst. Bydel Gamle Oslo ble med i prosjektet for omlag seks måneder siden, men fremhever at kompetanseutviklingen blant medarbeiderne allerede er høy:

– RPA har allerede gitt og vil gi en veldig god kompetanseutvikling blant medarbeiderne. Vi ser et godt potensial i forenkling og automatisering av prosessene, og medarbeiderne begynner nå selv å lete etter aktuelle arbeidsprosesser. Det skaper et bra engasjement, forteller Tore Olsen Pran, bydelsdirektør i Gamle Oslo.

Digitalisering krever gode, inkluderende ledere som viser vei, skaper oppslutning og som skaper trygghet med tanke på ny teknologi. Tydelige toppledere som gir retning til endringen er viktig, og bydel Alna understreker nettopp viktigheten av endringsledelse.

– I bydel Alna har vi lenge sett mulighetene med å ta i bruk robotteknologi for å frigjøre mer tid til kunnskapsintensive oppgaver. Gjennom samarbeidet i Innovasjonsprogrammet har vi lykkes med å etablere en forvaltningsmodell i UKE som skaper mange muligheter på sikt. Teknologien endrer måten vi jobber på, og gjennom fokus på endringsledelse sikrer vi at organisasjonen er klar for å hente ut de gevinstene teknologien muliggjør, avslutter bydelsdirektør Marius Trana.

Fakta: Hva er RPA?

  • RPA er en forkortelse for Robotic Process Automation
  • RPA er en programvare som kan logge seg av og på ulike applikasjoner som et menneske kan, og kan programmeres til å benytte eksisterende brukergrensesnitt slik en medarbeider ville jobbet i systemet.
  • RPA er et verktøy som utfører oppgaver på tvers av systemer, som en midlertidig løsning for systemintegrasjon, som det tar mer tid å få på plass. Det er såpass rimelig å lage programsnutter med RPA at det er god økonomi å lage dem, selv om de på et senere tidspunkt gjerne blir erstattet med en systemintegrasjon.

Nye kommunikasjonsmuligheter

Med Workplace, felles intranett og virksomhetenes nye og mobilvennlige «lokalaviser» bringes kommunen nærmere seg selv og gjør det lettere å dele kompetanse og samarbeide på tvers.

Påmelding frokostmøte om intranettinnsikt 10. oktober 2018

For bare litt siden var Workplace noe riktig nytt og bare noen få forunt. I dag er over tretti virksomheter i full utrulling, og en enklere påloggingsløsning for ansatte som ikke i dag benytter offisiell e-postadresse fra Oslo kommune er straks klar.

– Dette dreier seg om hele 15 000 kollegaer i for eksempel Renovasjonsetaten og bydelene. Workplace vil gi lavere terskel for interndialog blant alle kommunens medarbeidere, ikke bare de som tilbringer mesteparten av arbeidsdagen sin foran en PC, sier prosjektleder Thea Angelo.

Workplace fremmer tilgjengelighet
Sammen med Mari Sophie Hveem er hun nærmest kontinuerlig på tur hos kommunens virksomheter; med en aldri hvilende formålsparagraf om å finne ut hvilke løsninger som funker, hvilke virksomhetsbehov som trenger å dekkes, og hvilke medarbeidere som ledelsen sliter med å nå frem til med informasjon.

– Fortsatt er det slik at mye av informasjonsarbeidet her i kommunen foregår på e-post. Det anses av mange som en pålitelig kanal, ettersom «alle» leser e-post. Men det er slettes ikke riktig. En del mangler tilgang, og av massedistribuert e-post i kommunen leses kun 10–20 prosent, sier Angelo.


«CONNECTING PEOPLE» – Målet med arbeidet vårt er å gjøre det enklere å være ansatt i Oslo kommune, sier Thea Angelo, Marte Høgenhaug, Tobias Flatin, Mari Sophie Hveem og Kristin Halvorsen i UKE Virksomhetsdialog.

Kunnskapsbasert utviklingsarbeid
I tråd med denne lidenskapen for å oppsøke riktige svar og finne de beste løsningene, gjennomførte gjengen rett før sommeren en stor brukerundersøkelse for intranett. Den såkalte toppoppgaveundersøkelsen ble gjennomført i samarbeid med Netlife Research, og baserer seg på svar fra 1800 medarbeidere i kommunen.

– I tillegg har vi gjennomført erfaringsutvekslingsmøter og dybdeintervjuer av en kjernegruppe av ansatte i ulike kommune-roller: Vi har en miljøterapeut, sykepleier, lærer, ingeniør, barnehagelærer, nyansatt leder og ulike typer kontorarbeidere. Summen av data har gitt oss særdeles nyttig innsikt i hvordan vi skal jobbe med å skape bedre kunnskapsflyt i Oslo kommune, sier kollega Marte Høgenhaug.

Finn flinke folk
Så hva ønsker folk? Den tydeligste etterlysningen er å finne hverandre. Kommunens medarbeidere ønsker samarbeid, de vil utnytte den enorme kompetansen som er gjemt i massiver og sprekker i den enorme organisasjonen vår, men som ofte kan være vanskelig å finne tak i, dersom den ikke tilfeldigvis sitter på kontoret ved siden av.

– Dette er grunnen til at vi har lagt opp personsøk knyttet til PRK i et Google-bredt felt på felles-intranettets forside. Denne søkefunksjonen ønsker vi å videreutvikle. Ellers er siden preget av fellesinformasjon, tematisk sortert etter behovene uttrykt i toppoppgaveundersøkelsen. Personalhåndbok, lønnstabeller, lover og regler, samkjøpsavtaler og kurstilbud er blant enkelttemaene folk ønsker å finne, sier Kristin Halvorsen.

Intranett på trikken
Den nye, hvite publiseringsmalen for fellesintranettet sprer seg nå til stadig flere av lokalintranettene. Til glede for oss medarbeidere, ettersom flaten er tilgjengelig via mobil; det er bare å skrive intranett.oslo.kommune.no direkte i nettleseren og følge oppskriften, og så er man innlogget på trikken eller fra sofakroken.

– Så er det selvsagt ikke meningen at alle skal trenge å sjekke intranett døgnet rundt, men vi tror dialog, samarbeid og en sunn organisasjonsutvikling forutsetter tilgjengelighet. Godt samspill mellom Workplace og intranett kan bli gull. Vi ønsker å dyktiggjøre ansatte i kommunen. Så enten det så er mal for oppfølgingssamtale, skjema for foreldrepermisjon, nye lønnstabeller, kontaktinformasjon til fagfelle eller en bestemt samkjøpsavtale du er ute etter, så vil du finne det på mobilvennlige og dynamiske maler, sier Halvorsen.

Se også:
Workplace-avtale på plass (13.2.2018)
– Man må være med (29.5.2017)