Kategoriarkiv: IT

Hele Norge robotiserer

Fagnettverket for RPA gjorde et volumbyks tidligere denne måneden, da det tjente som vertskap for den nasjonale møteserien. Statkraft, KLP, Helse Vest og NAV presenterte sine erfaringer sammen med Oslo kommune, ved UKE.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

RPA på Workplace
RPA i tjenestekatalogen

I salen satt om lag 120 deltakere fra 16 ulike virksomheter i Oslo kommune, i tillegg til så ulike organisasjoner som OsloMet, KPMG, Utenriksdepartementet, NorgesGruppen, Skatteetaten, Gjøvik kommune, Utlendingsdirektoratet og Finansdepartementet.

– I kommunen pleier vi å ha to fagnettverkssamlinger i semesteret, og det vil vi fortsette med fremover også. Der er vi mellom 20 og 30 deltakere, og det er allerede planlagt nye samlinger i september og november. Så regner jeg med at flere også vil komme til å delta videre på det nasjonale nettverket: Neste samling er hos Statkraft 21. oktober, forteller RPA-evangelist Frederik Tønnesen i UKE Tjenesteutvikling.

SILOBRYTNING. Morten Lind og Jørn Røbergeng delte sine erfaringer med automatisering av omposterings- og attestasjonsprosessene på tvers av flere avdelinger i NAV.

Mange har erfaring …
Opprykket til «elitedivisjonen» av landets automatører foregikk via NAV, som Oslo kommune samarbeider med.

– NAV er en naturlig samarbeidspartner for oss; de er en organisasjon av en viss størrelse, og de benytter flere av de samme verktøyene og fagsystemene som oss. Vi deltok på en samling de arrangerte i februar, og så tok vi initiativ til å være vertskap denne gangen, sier Tønnesen.

… men det har også vi
Han fremholder at Oslo kommune på mange måter ligger i det offentlige Norges frontfelt når det gjelder prosessautomatisering.

– Jeg skal ikke si vi er så mye flinkere enn andre, men vi har systematisk opparbeidet oss kunnskap og erfaringer i to år gjennom innovasjonsprogrammet. Hele åtte sentrale prosesser er i dag i drift hos virksomhetene; «Last opp bilag» kjøres for ti virksomheter simultant, sier Tønnesen.

OPP OG FREM. Pål Eirik Pettersen i UKE Tjenesteutvikling ga tilhørerne et glimt inn i RPA-glasskula, der robotene blant annet har forbedret språk- og bildeforståelse, og mennesker og roboter i større grad samarbeider, snarere enn å gjøre hver sine operasjoner.

RPA-glasskula
Pål Eirik Pettersen i UKE Tjenesteutvikling har vært aktivt med fra starten med å teste ut og ta i bruk RPA. Han delte engasjert framtidsscenarier for området med tilhørerne.

– Vi har fram til nå brukt RPA på en enkel måte, der en «digital medarbeider» har utført oppgaver fra en kø. Vi ser framover muligheter for mer avanserte «digitale assistenter», som mer fleksibelt kan bistå med oppgaver direkte på den enkelte ansattes PC etter behov, sa Pettersen.

Han er tilfreds med at kommunen har valgt UiPath som programvaren vi bygger løsningene på.

– Ikke bare gir dette oss en egnet programvare for å lage RPA-prosesser, men også et stort og rikt økosystem av leverandører og partnere. Dette åpner for mange nye mulighetsområder som for eksempel hybride løsninger, der mennesker og roboter jobber sammen for å fullføre arbeidsprosesser, sier Pettersen.

Nytt program og egen tjeneste
Nå opprettes RPA som et eget program, slik at bydelene får en felles arena for utvikling og gjenbruk av RPA-prosesser. I tillegg lanserer UKE nå RPA som hylleklar tjeneste for virksomheter, enten de har mye eller lite erfaring med teknologien og fagfeltet fra før.

Åsmund Dalbye i Vann- og avløpsetaten er fast deltaker i kommunens RPA-nettverk. Han er veldig glad for det nye og utvidede tjenestetilbudet.

– Selv om det er mye å hente i RPA, både når det gjelder kvalitet og reduksjon i ressursbruk, så er det et krevende fagfelt å sette seg inn i. Helse Vest kunne fortelle at 40 prosent av tiden deres gikk til forvaltning. Teknologien er ny og utvikler seg hele tiden, og forbindelsen til prosesseffektivisering er et eget kapittel. Derfor er det gull verdt for kommunen at UKE har bygd et eget kompetansemiljø, både med hensyn til skalerbarhet og rådgivning, sier Dalbye.

«ROBOTENE» KOMMER. Thale Fonkalsrud fra KLP sjarmerte mange med presentasjonen hun holdt sammen med tøyroboten KLP-3PO. Pensjonsselskapet har sett en dramatisk økning i fullførte saker etter at de lot robotene gjøre en større del av arbeidsmengden.

Prosess først, robot (kanskje) dernest
Dalbye synes presentasjonen til Statkraft skilte seg spesielt positivt ut, ettersom de synliggjorde viktigheten av å kvalitetssikre forbedringsarbeidet i alle berørte fagmiljøer før man eventuelt plugger inn robotene.

– Vi har én aktiv RPA-prosess i etaten, som forbinder innkjøpsordre med inngående faktura. Den fungerer svært godt, også takket være at vi har samkjørt prosessen med utvikling av kommunens sentrale rammeverk og kompetansemiljø. Nå venter vi i spenning på det sentralt utviklede dashbordet for overvåking av prosesstatus, sier Dalbye.

DIGITAL GRUVEDRIFT. Eirik Solli Haukaas fra Statkraft snakket lidenskapelig om «process mining», en digital utsiling for å finne gode kandidater til innovasjon og prosesseffektivisering. – Men skal du få utbytte av RPA må du først få kontroll på masterdataene, sier han.

Helsesektoren robotiserer
Anne-Marthe Hellgren i Sykehjemsetaten festet seg spesielt ved presentasjonen til Helse Vest, og deres poeng om at også kundenære prosesser kan egne seg for RPA.

– Jeg tror ennå at RPA er fremmed for mange ledere og fagmiljøer i Oslo kommune. Deler av grunnen er nok at vi omgås så mange teknologi-forkortelser at det blir for mye for noen. Det er RPI, VR, IoT, SaaS, og API. Det kan bli lett å tenke at dette bare er noe vi trenger, men vi må ikke glemme at RPA forutsetter utførlig prosesskartlegging, sier Hellgren.

Hun var også imponert over Statkrafts fremstilling av såkalte «happy paths», avklaring av operasjoner som egner seg spesielt for automatisering.

– Det er en lettelse at vi har etablert et sentralt kompetansemiljø for RPA. Sykehjemsetaten kommer til å jobbe tett sammen med UKE om RPA framover, noe jeg tror vil avhjelpe koordinering og prosessutveksling både i vår egen sektor og kommunen som helhet, sier Hellgren.

«MYK» ROBOTISERING. På landets nest største helseforetak er det en robot som oppretter fødselsepikrise (behandlingsrapport) i journalsystemet og klargjør for elektronisk utsendelse til helsestasjon og jordmor. André Breivik og Celie Løvslett fra Helse Vest redegjorde for deres meget Tim-lignende arbeid.

Se også:
Vekk med permene! (19.12.2018)
Samlet trådene om prosessautomatisering (1.11.2018)
Fra rutinepreget til meningsfullt arbeid (11.9.2018)

Utrykningsklare hackestoppere

På Helsfyr sitter to tøffinger som leser kode like selvsagt som vi andre leser byrådssaker. – Vi følger opp sårbarheter og IT-sikkerhetshendelser, og bistår virksomhetene med systemsikkerhetstesting, sier Nelson Cheuque og André Nordbø.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Les mer om CSIRT

Cheuque og Nordbø utgjør for tiden kommunens «computer security incident response team» (CSIRT), etablert på oppdrag fra Byrådsavdeling for finans. Snart skal de sågar bli enda to, i henhold til budsjettstøtte for flere CSIRT-medlemmer.

– IT-sikkerhetsressurser er veldig vanskelig å rekruttere for tiden, så vi er ikke riktig i mål. Men vi skynder oss langsomt; det er viktig at vi har riktige folk i denne posisjonen, sier André Nordbø.

PRIMTALL, BABY. Nelson Cheuque og André Nordbø i seksjon for IT-sikkerhet i UKE Plattform og leveranse poserer med rakkerne som gjerne volder trøbbel når man bedriver digital kodeknekking. – Primtall er notorisk vanskelig å faktorere når du bare kjenner produktet, forklares det, fotografen nikker vagt.

Noe annet enn driftshendelser
Teamet jobber med å koordinere oppfølging av IT-sårbarheter og IT-sikkerhetshendelser mellom kommunens virksomheter og leverandørene, hovedsakelig Sopra Steria og Telenor. I tillegg følger de opp virksomheters behov for sikkerhetstesting av systemer.

– CSIRT har en viktig rolle i styringssystemet, ettersom virksomhetsledere og IT-sjefer skal varsle om IT-sikkerhetsrelaterte hendelser til oss. Dette er altså noe annet enn varsling om driftshendelser, som går til UKEs servicesenter (USS), sier Cheuque.

Eksempler på slike hendelser er spredning av skadevare, systematiske feil på tilgangsstyring (f.eks. filområder med sensitive dokumenter som mangler tilgangsstyring), digital svindel (ofte som e-post, for eksempel krypteringsvirus) og tyveri av datautstyr.

Brutal verden
– Det finnes også andre kategorier hendelser som for eksempel datainnbrudd, scraping og tjenestenektangrep, men de oppdages normalt av tekniske systemer eller driftspersonell, sier Cheuque.

Så er det slett ikke vanskelig å finne eksempler på «vellykkede» angrep på norsk jord. Cheuque og Nordbø taler med dempet stemme om for eksempel Hydro-hendelsen, der Nasjonalt Cybersikkerhetssenter (NorCERT) og Nasjonalt cyberkrimsenter (NC3) bisto industriselskapet Hydro med å få selskapets nettverk og IT-systemer oppe og stå etter et løsepengevirus-angrep så sent som i mars 2019.

Sårbar IT
CSIRT er varslingspunkt for de mest alvorlige sårbarhetene. Disse kommer i mange varianter, og er ofte teknisk avanserte.

– De vanligste måtene å oppdage tekniske sårbarheter er ved å utføre sikkerhetstester, eller gjennom å gjennomføre revisjoner, sier Nordbø.

– Et veldig vanlig eksempel er utdatert programvare. Det kan dreie seg om en utdatert versjon av operativsystem eller et program som ikke lenger mottar sikkerhetsoppdatering. En annen vanlig kategori er sårbarheter i webapplikasjoner der utvikler ved en forglemmelse eller av uvitenhet har utelatt nødvendige sikkerhetsmekanismer, sier Cheuque.

Føre var
Slikt må informeres til CSIRT, slik at teamet kan følge opp enkeltsakene og gi byrådet et helhetlig sårbarhetsbilde.

– Som med alt beredskapsarbeid gjelder føre var-prinsippet; vi ønsker å jobbe mest mulig preventivt. I tillegg er det viktig å huske på at dette først og fremst handler om mennesker. Oslo kommune har et enormt driftsmiljø, men hvis hver og en av oss har gode rutiner for databehandling, bygger vi det beste forsvaret av kommunen og innbyggernes data, sier Cheuque.

UKE for en dag

Adm. dir. Marit Jakobsen Leganger i Boligbygg tok med seg ledergruppen til en halvdags presentasjon av UKEs tilbud og tjenester på Helsfyr. – Etaten har et bredere tjenestespekter enn vi visste om, sier hun.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Kundeansvarlig Tore Johannessen i UKE Virksomhetsdialog var ikke vond å be da økonomisjefen i Boligbygg bestilte et miniseminar for hele eiendomsforetakets toppledergruppe.

– Vi ser hele tiden etter måter å knytte tettere kontakt med kommunens virksomheter på. Jobben vår er jo å gjøre dem i best mulig stand til å utføre sitt samfunnsoppdrag, så dette var en god anledning til å vise frem hele vår bredde, sier Johannessen.

Avklaring av det unike
Boligbygg er gjengen som eier og forvalter byens kommunale boliger; mer enn 11 000 i tallet, som gir husrom til mer enn 25 000 mennesker. Et særegent samfunnsoppdrag, som gir en del virksomhetsspesifikke behov, i tillegg til tjenestene som det er mulig å presentere til kommunens virksomheter som hyllevare.

– Vi har allerede et samarbeid med UKE på organisasjonsutvikling og regnskapssiden, som vi er veldig fornøyde med. Selv er jeg veldig opptatt av at ting som kan gjøres likt og felles bør gjøres likt og felles, derfor er det viktig at vi utnytter UKE så godt det er mulig, sier adm. dir. Marit Jakobsen Leganger.

BEGGE SIDER AV BORDET. Gemyttlig mellom UKEs Tore Johannessen og BBY-adm.dir. Marit Jakobsen Leganger. I bakgrunnen Kari Margrete Hove, Torill Ovlien, Gro Bergeius Andersen, Birgit Aakre, Lars Terje Pedersen og Pål Eirik Pettersen fra UKE, og Tone Bergh-Christensen, Åshild Ingemundsen, Hilde Bjertnæs, Dag Einar Thorvaldsen og Mads Valen-Sendstad fra Boligbygg.

Løfterik leaning
I løpet av formiddagen fikk BBY-ledergruppen høre generelt om UKEs tjenesteproduksjon og virksomhetsdialog, herunder sak og arkiv, mobilitetsstyring, leverandøroppfølging, digital konkurransegjennomføring, RPA, ansattportal, kontorstøtteplattform, velferdsteknologi og tekniske nett, chatbots, forvaltning av fellessystemer som HR- og økonomisystemet, lønns- og regnskapstjenester og konsulenttjenester innen organisasjonsutvikling, kommunikasjon, anskaffelser og effektivisering.

– Vi synes det er særlig løfterikt at UKE bygger opp kompetanse på Lean og prosesseffektivisering. Dette henger nøye sammen med digitalisering, og vil være en del av realiseringen av kommunens transformasjon mot brukerorientering, sier Leganger.

Snakker med alle
Avdeling for virksomhetsdialog gjennomfører for øvrig en turné blant alle kommunens toppledergrupper, der UKEs organisering, strategi, sentrale kontaktpunkter og tjenesteportefølje presenteres. Boligbygg er så langt den første virksomheten som har ønsket en utvidet halvdags presentasjon.

– Det er en suksessfaktor å kjenne virksomhetene så godt som mulig, så vi tar gjerne flere slike seanser. Hovedmålet er å bli kjent med UKEs sin organisasjon og tjenesteportefølje, samt å knytte kontakter på tvers av virksomhetene. Tjenestespekteret vårt er ikke bedre enn forretningsdialogen, så vi setter pris på alle nye møteplasser. Vi har mottatt gode tilbakemeldinger på arrangementet, og arrangerer gjerne flere, sier kundeansvarlig Tore Johannessen.

Håndholdt helkontroll

Enterprise mobility management (EMM) gir virksomhetene oversikt og styring på mobiltelefoner og andre håndholdt-enheter. – I tillegg får du stabil og sikker fagsystemtilgang fra lomma, sier Jonny Moen og Ivar H. Johansen i UKE Tjenesteutvikling.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

«Mobil flåtestyring» er ordet som gjerne brukes av maritimt lengtende IT-folk når de trenger et norsk ord for EMM. Det beskriver anledningen til å kontrollere flåten eller porteføljen av telefoner og andre håndholdte enheter som til enhver tid transporteres rundt i byen og på kloden.

Mange mobiltelefoner små …
Avisleserne blant oss husker den smule drama som oppsto da en viss fiskeriminister reiste til Iran uten EMM-kontrollert telefon. Og selv i vår lille by er det til enhver tid potensial for skipbrudd eller andre ulykksalige hendelser forbundet med all den dataen vi til enhver tid bærer med oss.

– I henhold til GDPR bør vi enten være ekstremt tilbakeholdne med mobilteknlologi, ellers bør egentlig alle ha EMM. Folk slutter, går over i nye stillinger; mister, glemmer og får ødelagt mobiltelefonen sin hele tiden. EMM gir virksomheten full kontroll via et enkelt system, med kontinuerlig støtte fra oss i UKE, sier Jonny Moen.

ØKT MOBILITET, BEDRE KONTROLL. Jonny Moen og Ivar H. Johansen selger inn EMM-tjenesten til integrasjonshungrige IT-sjefer.

Populær tjeneste
Og det later til at kommunens virksomheter har lest sjøkartene riktig, for IT-hovedkontaktene strømmer til ordrekontoret, i form av UKEs kundekontakter, for å bestille boksklar service. Flere har også inngått UKE-kontrakt etter først å ha forsøkt seg på EMM på det åpne marked.

– Vi er veldig trygge på at tjenesten vi tilbyr er av god kvalitet. Workspace One fra Vmware, som vi bruker i dag, regnes som markedsledende av blant andre Gartner Group, og vi har bygget en god integrasjonsflate mot ITAS og kommunens fagsystemer, sier Ivar H. Johansen.

Plattformuavhengig tilgang
Det snedige med EMM er nemlig at den gir svært god systemtilgang via mobil eller tablet. En enkel VPN-forbindelse, altså den samme man bruker på blant annet tynnklienter, åpner for tilgang til for eksempel Gerica eller HR-systemet for folk på farten.

– Blant annet i hjemmesykepleien gir EMM anledning til å redusere antallet enheter man må drasse rundt på, ettersom tjenesten har tilgang til ethvert system via en nettleserapplikasjon, sier Johansen.

Kryptert datatrafikk
Dette begrenser også behovet for synkronisering mellom enheter, ettersom hver enkelt bruker får sanntids tilgang til de systemene man trenger.

– Tanking og tilrettelegging av alle bærbare enheter gjøres via systemet, så nye medarbeidere kan få telefoner utdelt med plasten på, og alle apper og innstillinger klare fra dag én. Jeg vil også nevne at all e-posttrafikk via EMM gjøres også kryptert, noe som i seg selv vil innebære et sikkerhetsmessig byks for mange, sier Moen.

Forlengelse av mobiltelefonavtalen

Kommunen inngikk nylig ny avtale med Techstep om mobiltelefoner og tilleggsutstyr. – Betingelsene er de samme som før, med kostnadsfri nullutslippslevering innen fem virkedager, forteller avtaleforvalter Zyhrije Januzi.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Les mer på intranett

– Vi har fått noen henvendelser på Workplace fra ansatte som har fått høre at leveringsbetingelsene er endret. Dette er ikke riktig, med unntak av nullutslippskravet, sier avtaleforvalter Zyhrije Januzi i UKE Konsernservice.

LØP IKKE OG KJØP. Bestill dog i ro og mak i henhold til behov og din virksomhets policy. Avtaleforvalter Zyhrije Januzi poserer med Android- og IOS-apparater.

Betingelser som før
Servicestandarden på fem virkedagers levering ligger fast, men eventuelle småbestillinger (med totalverdi under 1000 kroner) tillegges et miljøgebyr.

– Vi er også tilfredse med prismodellen, leverandørens påslagsnivå beholdes som før. Produktprisene vil for øvrig variere med leverandørens innkjøpspris, informasjon om dette publiseres på intranettsiden som før, sier Januzi.

Kommunens virksomheter har tilgang til hele leverandørens sortiment av mobiltelefoner, deksler, skjermbeskyttere, hodetelefoner og ladere og øvrige produkter. Ingen merker eller modeller er foretrukket fremfor andre, men den enkelte virksomhet kan gjerne sette egen policy for innkjøp.

Ufikse fikses eller byttes
Techstep kan håndtere mobilreparasjoner, men avtalen forplikter oss ikke på dette området. Reparasjoner utføres vanligvis innen 48 timer inkludert frakt, og vi tilbys lånetelefon.

– Et alternativ for de som ikke ønsker reparasjon, er bytteordning. I en slik ordning får vi en annen telefon tilbake, mens den ødelagte telefonen vil repareres og gå inn i byttepool. Dette kan du lese mer om på intranett, sier Januzi.

Techstep har returordning for EE-avfall og emballasje.

Billigere mobiltelefoni

Med best kvalitet og pris i anbudsrunden, er det nå klart at Phonero er kommunens nye telefonileverandør. – Vi har en spennende prosess med stort gevinstpotensial foran oss. Jeg gleder meg stort, sier avdelingsdirektør Gunnar Wedde i Konsernservice.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Så hva betyr dette for deg og meg? Vel, vi skal bytte SIM-kort og laste ned ny app med bedriftskatalog, forbruksoversikt og fraværsoppsett. Vi får Telia-dekning i stedet for Telenor.

VINN-VINN. Avdelingsdirektør Gunnar Wedde i Konsernservice og bedriftsmarkedsdirektør Jon Christian Hillestad i Phonero måtte ikke bes to ganger om å signere ny telefoniavtale for Oslo kommune.

Mange nye SIM-kort
Og med mindre du tilfeldigvis er budsjett- eller IT-ansvarlig i din virksomhet, er det stort sett det.

– Vi starter dialogen med virksomhetene nå med en gang, for det er et stort løft vi skal gjøre sammen for å sørge for rynkefri innføring med stabil og sikker drift. På nåværende tidspunkt vet vi ikke hvor lang tid det vil ta å overføre alle, men vi starter nå, og vil samarbeide med hver enkelt virksomhet for å avklare når og hvordan overføringen vil skje, sier innføringsansvarlig Karen Marie Gunnerud.

– Flere av virksomhetene har allerede bedt om møter for å sikre at driften blir best mulig, og det er løfterikt. Vi vil prioritere virksomheter med beredskaps- og akuttfunksjon, samt UDE med sine 15 000 ansatte og 180 skoler. Det er en suksessfaktor at vi alle bruker tid på å sikre en god implementering i løpet av de neste månedene, sier innkjøper Jens Veberg i Konsernservice.

God på store implementeringer
Bedriftstelefoni-leverandøren Phonero har base i Kristiansand og eies av Telia. Bedriftsmarkedsdirektør Jon Christian Hillestad forsikrer om at selskapet har full dekning på alle kommunens lokasjoner som sin topprioritet de første månedene av avtaletiden.

– Phonero har allerede 100 kommuner og fylkeskommune som kunder, i tillegg til Politiet, Forsvaret og ikke minst Statens innkjøpssenter med sine 107 statlige virksomheter. Vi stiller med brukerstøtte for lokal implementering, og det er viktig for oss å bli opplevd som kundenære. Dette er noe vi kan, sier Hillestad.

– Vi sitter dessuten på bransjens mest avanserte verktøy for å oppdage dekningsproblemer. Nabolaget ved hvert tjenestested sjekkes i forkant. Jeg er trygg på at vi skal kunne levere gode tjenester i dialog med den enkelte virksomhet, eventuelt i kombinasjon med Wi-Fi-støttet tale, sier storkundesalgsansvarlig Tom Meier i Telia.

LAGARBEID. Gunnar Wedde og innkjøper Jens Veberg i Konsernservice flankerer Arvid Sanden, Fredrik Wensell, Jon Christian Hillestad, Tom Meier og Håkon Solvang fra Phonero/Telia. Foran Tale Nergård Rønne, Karen Gunnerud, Kathinka Bull-Engelstad og Zyhrije Januzi fra Utviklings- og kompetanseetaten.

Svært gode priser
Nøyaktige detaljer for avtalen, inkludert utrullingsplan, kontaktpersoner og prismodell, distribueres til budsjettansvarlige og IT-hovedkontakter i hver virksomhet. Brukerstøtte, bestillingsinformasjon og oversikt over datapakker finner du på intranett.

– Det er faktisk første gang kommunen bytter leverandør på telefonisiden, så jeg er veldig spent. Phonero leverte et godt tilbud og har gitt svært godt inntrykk så langt i prosessen. Driftssikkerhet og dekningskvalitet er selvsagt det viktigste å få på plass. Når det er sagt, gleder jeg meg veldig til å utforske mulighetene den nye avtalen gir, sier avdelingsdirektør Gunnar Wedde i Konsernservice.

Avtalen omfatter om lag 30 000 mobilabonnement, 5000 M2M (maskinkommunikasjon, blant annet terminaler) og 1000 mobile bredbånd, inkludert 16 000 brukere med Bedriftsnett. Den inkluderer også IP-telefoni. Avtalen er inngått for to år, med opsjon om forlengelse på inntil to nye år.

Les mer på intranett.

Samlet trådene om prosessautomatisering

Fellesrammeverk, prosessforbedring, erfaringsdeling og kompetanseutvikling sto på agendaen i forrige ukes RPA-nettverksmøte. Neste samling er 11. desember.

Sentralt i strategien for Nye UKE er målet om å besitte og fremme beste praksis innen et knippe fagområder.

Ett satsningsområde er RPA – robotic process automation. Og siden etableringen av innovasjonsprogrammet i 2017 har etaten brukt betydelig kapasitet på å finne beste markedspraksis og avstemme denne mot behovet i bydelssektoren for å utmeisle en beste praksis for kommunen.

RPA- Evangelist Frederik Tønnesen og leder for Beste praksis Espen Kristiansen sto bak invitasjonen til det nye nettverket, og deler erfaringene derfra i RPA-gruppen på Workplace.

Digitale sammen
Initiativet for utvikling av fullautomatiserte administrative tjenester med lav sårbarhet, startet med at bydelsdirektørene i Stovner og Alna utfordret UKEs avdelingsdirektør på etatsledersamlingen for to år siden. Da hadde førstnevnte bydel allerede vurdert automatisering av bilagsopplasting i økonomisystemet og kontroll av vederlagsberegning ved sykehjemsopphold.

– Vi gjorde oss nyttige erfaringer, men riktig fart på sakene ble det først da vi knyttet partnerskap med UKE. De hadde kapasitet og know-how til å scanne markedet og vurdere både forretningsbehov og leverandører etter en metodisk prosess. Nå inviteres resten av kommunen inn for å høste fruktene av vår felles innsats, sier bydelsdirektør Alv Sørland i Bydel Stovner.


SAMMEN ER VI AUTOMATISKE. UKE-etatsdirektør Marit Forseth ønsket velkommen og er fast deltaker i RPA-nettverket. På første rad seksjonsleder og møtevert Espen Kristiansen i UKE Beste praksis, sammen med May Britt Grønningen i Bydel Stovner.

Fellesrutiner må til
Innovasjonsprogrammet, nå også med Helseetaten på laget, har automatisert fem ulike prosesser med RPA, i tillegg til å ta fram et felles rammeverk og drifts- og forvaltningsmodell for RPA i Oslo kommune. Parallelt har Vann- og avløpsetaten testet ut automatisering av fakturakontering og ompostering av IT-utstyr.

– Målsetningen med RPA er å flytte ressurser fra rutinepregede oppgaver til mer kunnskapsintensive fagoppgaver. Dette er spennende lettvekts-IT som kan forenkle hverdagen i påvente av fremtidige løsninger, sier prosjektleder May Britt Grønningen i Bydel Stovner.

Hun forklarer at RPA er et dataprogram som etterligner hvordan du og jeg bruker et datasystem.

– Programvaren logger seg på virksomhetens eksisterende systemer og utfører regelstyrte, manuelle oppgaver på samme måte som en vanlig ansatt, men med betydelig større kapasitet. Dermed reduseres feilrisikoen, og vi medarbeidere får tid til overs for å utføre mer spennende arbeidsoppgaver, sier Grønningen.

RPA gjør, som en god robot, det du programmerer den til å gjøre. Den kan jobbe i ett program eller flere, akkurat som en vanlig medarbeider, bare mye fortere. Direktivet og programmeringen kan være ganske enkel.

– Programvaren må imidlertid regnes som en midlertidig løsning på veien mot integrasjon og systemkonsolidering. Derfor må vi være ryddige og sørge for at den lokale bruken av RPA gjøres noenlunde likt. Uten et tydelig rammeverk får vi et forvaltningsproblem, sier Ola Saugen i UKE.


BAKERSTE RAD. Åsmund Steen Dalbye fortalte om erfaringene Vann- og avløpsetaten har hatt med RPA-verktøyet Blue Prism. (Innovasjonsprogrammet har valgt UiPath til sine prosjekter). Bak UKE-etatsdirektør Marit Forseth og Stovner-bydelsdirektør Alv Sørland.

Lean først, robotisering dernest
Ikke minst er det viktig å gjøre gode forberedelser. Stovner-direktør Sørland framholdt på nettverksmøtet at virksomhetens RPA-koordinator gjerne bør være Lean-superbruker. Dette støttes av Thu Nguyen i Bydel Stovner, som er svartbeltebærer og har jobbet med sakspassivisering i FASIT som sin RPA-prosess.

– Vi gjorde hva vi kunne for å forankre tidlig, både oppover i linjen og hos fagmiljøene. Arbeidsprosessen må optimaliseres for best mulig flyt, før en setter inn RPA. Likevel innså vi tidlig at vi kunne ha vært enda tettere på og tidligere ute. Verdien av et godt forarbeid kan ikke overvurderes, sier Nguyen.

Effektiviseringsgevinsten ved automatisering er nemlig ikke umiddelbart gitt. Det er lett å feilvurdere om en prosess er automatiseringsvennlig.

– Uten høy og bred involvering og dyp prosessevaluering, får en ikke et riktig bilde av hvor regelstyrt og rutinepreget en oppgave er og hvilke stoppunkter som kun fagekspertene kjenner til. I tillegg setter GDPR visse begrensninger for fullautomatisering i mange tilfeller, så det er fornuftig å dele av hverandres erfaring, sier Victor Røstad i Helseetaten.


DELTE SINE ERFARINGER. Øystein Hillestad og Agnieszka Dylewska fra Oslo kemnerkontor tror på god læring fra RPA-nettverket.

Nyttig med nettverk
Anita Ingeborg Evensen i Søndre Nordstrand kjente ikke til så mange av kommunens RPA-initiativ da bydelen hennes før sommeren begynte å snuse på muligheten for prosessautomatisering. Hun gjorde en henvendelse til Oslo Origo, og kontaktet Evry med forespørsel om bistand, men det var ikke før hun snakket med UKEs Bjørg Merete Sviggum i forbindelse med et organisasjonsutviklingsprosjekt at det ble fart på sakene.

– Bjørg Merete satte meg i kontakt med Marit Forseth, som inviterte meg til et møte med UKEs lean- og RPA-eksperter, som arbeider videre med caset vårt. Jeg synes nettverksmøtet var svært nyttig, og jeg gleder meg til fortsettelsen. Ikke minst at forumet har en god blanding av fagfolk og direktører som brenner for effektivisering og digital ledelse, sier Evensen.

Øystein Hillestad fra Oslo kemnerkontor mener nettverket kan være til hjelp med å «stokke RPA-bena» lokalt i kommunens virksomheter.

– De fleste av kommunens virksomheter har begrenset med IT-kompetanse, for ikke å snakke om mer spesifikk utviklingskompetanse. Innføring av RPA-prosesser kan i første omgang virke enkelt, det er jo verktøyets styrke, men den tyngste og viktigste jobben ligger i å organisere etatens IT-ressurser riktig og etablere prosesser som sørger for at nødvendig kompetanse kommer på plass over tid. Slikt gjør seg ikke selv, og jeg håper nettverket kan bidra til dette, sier han.

Se også:
Fra rutinepreget til meningsfullt arbeid (11. 9.2018)
Fra sandkasse til automatiserte arbeidsprosesser (20.4.2017)

HR-system + læringsportal = sant

I desember kan vi endelig ta i bruk KS Læring via kompetansemodulen i HR-systemet.

Frokostmøte KS Læring og kompetanseplaner 14.11
Frokostmøte KS Læring og kompetanseplaner 28.11
Frokostmøte KS Læring og kompetanseplaner 3.12

Veien hit har vært en smule seig fordi integrasjonen som må på plass har tatt lang tid. Vi snakker altså om Kommune-Norge og Oslo kommunes læringsportal KS Læring. For øyeblikket ligger 5000 kompetansetilbud klart til bruk direkte på nett. Fra HMS-kurs, Gerica-opplæring og 10-FAKTOR, til arkivopplæring, onboarding og IT-sikkerhet.

– KS læring fungerer som bare det, men siden vi ikke har fått til en god integrasjon med kompetansemodulen, har de færreste virksomheter tatt det særlig i bruk, sier Jan Kyvik i UKE Virksomhetsdialog.


SYSTEMSTØTTE FOR KOMPETANSEUTVIKLING. – Kurs i legemiddelhåndtering er et eksempel på kompetansekrav som må fornyes. Da er det greit å ha et velfungerende styringssystem, anser Olav Schjølberg og Jan Kyvik i UKE.

Smidig kompetanseutvikling
Denne uken fikk vi stokket leverandørene, og testingen kan begynne med full tilgang til den nasjonale kursporteføljen via HR-systemet Web som finnes under Windows-tasten på alle kommunens PC-er.

– Dermed kan vi etablere kompetanseplaner for hver medarbeider, og opprette eller oppsøke målrettede kompetansetiltak for oppdatering av CV-en i én og samme arbeidsflate. Vi regner med at det er tilgjengelig for alle virksomheter i midten av desember, fortsetter Kyvik.

Hva kreves hvor
Det høres kanskje ikke så ellevilt ut, men nettopp fordi kommunens medarbeidere har ventet så lenge på en integrert kurs- og kompetansemodul, er dagens nyhet desto bedre.

– Vi er også entusiastiske over ny funksjonalitet for styring av kompetanseplaner i HR-systemet. Pilotgruppen bestående av Helseetaten, Brann- og redningsetaten og Kemnerkontoret tester ut dette nå, og vil være ferdig i februar, forteller Olav Schjølberg i UKE Tjenesteforvaltning.

Kjekt ved turnus
– Hvorfor er dette så viktig?

– I dag er aktivitetene knyttet til kompetanseutvikling i stor grad manuelle og papirbaserte, noe som gjøre det vanskelig å få oversikt over hvem som oppfyller pålagte kompetansekrav, sier Schjølberg.

Kompetanseplaner bidrar til effektiv kompetansestyring ved å gi brukerne strukturert oversikt over kompetansebeholdningen og systematisk dokumentasjon på gjennomføring av kompetansekrav og oppfølging av kompetansetiltakene.

– Det jobbes også med en videreutvikling av en integrasjon mot Gat, noe som gjør det enklere å styre at en brannbil, en kveldsvakt eller et legekontor har den nødvendige kompetansen tilgjengelig via de medarbeiderne som er til stede akkurat da, sier Schjølberg.

– Hva er det viktig å tenke på i forkant av integrasjonen av KS Læring og de nye kompetanseplanene i HR-systemet?

– Hvilke planer som trengs hvor. Mye krav og beskrivelser ligger sikkert i permer i dag. De fleste av oss kan nok rydde litt i planverket for å forberede oss på et skalerbart og alltid tilgjengelig kompetansestyringssystem på hvert tjenestested, sier Schjølberg.

Se også:
Hvordan lage innhold i KS Læring, kurs 27. november 2018
Hvordan lage innhold i KS Læring, kurs 7. desember 2018

Se også:
Nå kommer KS Læring-gevinstene (12.2.2018)
KS Læring som nyansattkurs (18.6.2017)
Bli kjent med KS Læring (13.2.2017)

Konsulenttjenester for hele kommunen

Lars Terje Pedersen i UKE Virksomhetsdialog byr på bistand innen prosessforbedringer, organisasjonsutvikling, ledelse, kommunikasjon, rekruttering og anskaffelser.

Konsulenttjenester

1. juni fikk UKE ny organisasjonstruktur, med egne avdelinger for blant annet basistjenester, tjenesteutvikling – og virksomhetsdialog.

Kommunikasjon av så mangt
Avdeling for virksomhetsdialog har organisert etatens samlede konsulenttjenester i ett fagmiljø. Her tilbyr erfarne konsulenter skreddersydd bistand og hjelp innen flere konsernovergripende fagområder.

– Mange kjenner godt til våre tjenester innen organisasjonsutvikling og ledelse. Det som ikke er så kjent er at vi også har kommunikasjonskonsulenter som bidrar i organisatoriske endringsprosjekter. For eksempel skal de bidra i organisasjonsprosjektet i NAV Bydel Frogner sammen med organisasjons- og ledelseskonsulentene. I andre tilfeller kan det dreie seg om tekniske implementeringsprosjekt med grensesnitt mot OU, som innføring av ACOS. Her etterspørres også kommunikasjonsbistand, forteller seksjonsleder Lars Terje Pedersen.

Prosessforbedring som en tjeneste
Et annet fagområde i vinden er design thinking og forbedringsarbeid i forbindelse med prosessautomatisering (RPA). I samarbeid med bydelene som er kommet lengst på RPA-området utvikler UKE for tiden et rammeverk for hvordan kommunens virksomheter bør kartlegge og forbedre manuelle rutiner og arbeidsflyt i forkant av en eventuell robotisering eller systemintegrasjon.

– Nå kan virksomhetene kontakte KAM, kundeansvarlig eller ringe oss direkte for å bestille prosesseksperter når det trengs som mest. En del av vårt opplegg vil være å bygge opp kompetansen hos de sertifiserte Lean-navigatørene som allerede finnes rundt i kommunen, sier Pedersen.


SKAFFER DET DU TRENGER. Synnøve Jørgensen og Espen Skistad i UKE Anskaffelser.

De ringer, vi anskaffer
Anskaffelser er et annet fagområde i Konsulenttjenester der det satses. Kommunens virksomheter har lenge etterspurt hjelp til gjennomføring av minikonkurranser og større innkjøp, og her er et større konsulentmiljø i ferd med å etablere seg.

– Vi jobber for tiden med et prosjekt for Klimaetaten som handler om etablering av energistasjoner rundt om i byen. Dette er som bensinstasjoner, men med hurtiglading, hydrogen og biogass i stedet for pølser og fossilstoff. Vi bidrar til ombyggingen av Alfaset krematorium på oppdrag for Gravferdsetaten, og rehabilitering av Grünerløkka lufthavn for Kulturetaten, forteller teamleder Espen Skistad i UKE Anskaffelser.

Smått og stort
For øvrig går mye av teamets oppmerksomhet til gigantprosjektet Fornebubanen, der vinnerne av designkonkurransen for de seks T-banestasjonene snarlig blir offentliggjort, samtidig som detaljprosjekteringen av selve traseen fortsetter.

– I tillegg til store oppdrag som dette, regner vi med at det vil bli flere bestillinger for eksempel i forbindelse med det nye kravet om å bruke elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy i store anskaffelser. Vi kan også bidra ved minikonkurranser på nye avtaler som for eksempel digitale tjenester, IT-konsulenter og renholdstjenester, sier Skistad.

Se også:
Nye kommunikasjonsmuligheter (31.8.2018)
Konserninnkjøp går under jorden (20.4.2018)
KGV til alle (11.4.2018)
De leverer topplederprogrammet (1.9.2017)

Etappeseier i systemdriften

Oslo kommune og Sopra Steria har signert godkjenningsprotokollen for etablering av den nye systemdriftsavtalen.

Sopra Steria er altså ny hovedleverandør av drifts- og sikkerhetstjenester til Oslo kommune. Fra driftsovertakelsen 22. mars har de driftet og vedlikeholdt alt fra kommunens infrastruktur og nettverk, til applikasjoner og sikkerhetstjenester.

– Jeg er svært fornøyd med at skiftet av systemdriftsleverandør har gått såpass knirkefritt. Det er en stor serverpark med mange års historie Sopra Steria har overtatt ansvaret for driften av, og da kunne det kommet overraskelser for begge parter, sier UKEs etatsdirektør Marit Forseth.

Mye i vente
I løpet av de neste 2-3 årene skal alt innhold på dagens IT-plattform løftes over på en ny og moderne plattform, som inkluderer ulike typer skyløsninger. Kommunen skal ikke lenger eie infrastrukturen.

– Det er i tiden framover vi virkelig vil få prøvd samarbeidet. Kommunen skal gjennom et vesentlig antall transformasjoner for å bringe tjenestene over til en moderne plattform, med automatisering og selvbetjening, sky- og hybridtjenester og dynamisk arbeidsflate. Det blir en spennende og viktig reise, sier Forseth.


SMILEPÆL.
UKE godkjenner etableringen av ny systemdriftsavtale hos Sopra Steria. Fra venstre: Noora Fosse, Maria Therese Sanna, Tor Fjellstad, Odd Inge Bjørdal, Karen Marie Ramstad Gunnerud, Sven-Olav Svendsen, Gunnar Wedde og Eivind Bakke. Pål Christian Iversen og Marit Forseth signerer.

Prøvetiden er over
Men i første instans skal avtalen sørge for stabilitet for dagens systemportefølje. Etableringsperiodens avslutning, og fredagens signering, innebærer utkvittering av de 297 kravene fra anbudskonkurransens kravspesifikasjon. En del av disse ble sjekket ut i forbindelse med driftsovertakelsen, de gjenstående har driftsleverandøren brukt etterfølgende seks måneder på å oppfylle.

– Sopra Steria kommer utenfra og skal lære seg behovene, systemene og integrasjonene til 50 virksomheter, og samtidig etablere et nytt styringsverk for utveksling av data og funksjonalitet på tvers av sektorer. Jeg er imponert over at de har klart dette nesten uten nedetid, sier leder for etableringsprosjektet Karen Marie Gunnerud.

God temperatur
Etableringsprosjektet har siden avtaleinngåelse gjennomført såkalte temperaturmålinger for å sondere virksomhetenes tilfredshet under innføring av den nye systemdriftsavtalen. Her har IT-hovedkontakter og systemansvarlige gitt månedlig respons på driftsstabilitet, løsningstid og oppfølgingskvalitet på innmeldte feil.

– Tilbakemeldingene avdekket blant annet en svakhet i kommunikasjonen mellom Kompass og driftsleverandørens servicehåndteringsverktøy. Dette har ført til at folk ikke har fått skikkelig tilbakemelding på iverksatt service, noe vi heldigvis fikk rettet. Ellers er det tilfredsstillende å se at «temperaturen» er høyere enn forventet gjennom hele perioden, og vi er veldig takknemlige for at organisasjonen har svart så skikkelig når vi har spurt, sier Gunnerud.

Satset på virksomhetsdialog
Tidligere i høst inviterte UKE til frokostmøte for å avgi status for kommunens nye systemdriftsavtale og presentere noen av mulighetene som vil følge av det nye driftsregimet.

I ukene som fulgte har Gunnerud reist med et team av avtaleforvaltere, key account managers og IT-eksperter fra UKE og driftsleverandør, for å diskutere temperaturmålingene med hovedkontakter og avdelingsledere i kommunens virksomheter.

– Frokostmøtet var veldig nyttig, og ga oss en god peiling på forventninger og erfaringer i organisasjonen. Og så var det lettere å svare effektivt og få til god dialog i en mer behersket setting én til én, sier Gunnerud.

– Ikke alle skjønner hvorfor kommunen trenger Kompass, så lenge Sopra Steria benytter Service Now?

– Det er forståelig, særlig fordi dialogen mellom disse har vært preget av litt barnesykdommer. Men forklaringen er jo at Kompass er mer enn driftshåndtering. Vi skal bruke det til oppfølging av saker for hele tjenestespekteret UKE formidler, så det ville ha vært uhensiktsmessig å knytte oss til driftsleverandørens verktøy for driftssaker, sier Gunnerud.

Les mer om systemdriftsavtalen

Se også:
Friske kast rundt ny systemdriftsavtale (21.8.2018)
Tjenester i sentrum (6.6.2018)
Driftsavtalen er inngått (20.12.2017)
En mer relevant driftsmodell (13.2.2017)