Kategoriarkiv: IT

Justerer Kompasset

– Vi har fått masse innspill på hvordan Kompass kan forbedres, så nå setter vi inn en offensiv for å feilrette, forenkle og rydde, sier tjenesteforvalter Nils Olav Sørgård og resten av innsatsgruppen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

– Dette må du ikke skrive, men vi har funnet om lag 190 ulike skjemaer i Kompass. Det er åpenbart for mange i et brukerorientert grensesnitt. Spørsmålet er hvilke som er absolutt nødvendige, hvilke som eventuelt kan slås sammen eller saneres, kanskje mangler det til og med noen, sier Kompass-tjenesteforvalter Nils Olav Sørgård.

SINE PJALTER SAMMEN. Ole Hogne Håkstad, Nils Olav Sørgård, Anders Wik, Johanne Grongstad, Stine J.B. og Torbjørn Løkken møtes til ukentlige arbeidsmøter. I tillegg er det regelmessige Kanban-tavlemøter for å koordinere forbedringsarbeidet med andre prosjekter.

Mer systematisk og målrettet
Siden servicehåndteringsverktøyet ble lansert i fjor vinter, har forbedringsarbeidet gått litt i rykk og napp. Det er mange beslektede tiltak og prosjekter, og med nytt CRM-system på trappene, ITAS i stormende utvikling og en systemdriftsavtale som fortsatt er i utvidet innkjøringsfase, hender det at de perfekte løsningene må vike for hva som er påkrevet i øyeblikket.

– Siden i vår har vi gjennomført en mer systematisk og målrettet forbedringsprosess, blant annet med intervjuer av brukere i ulike roller og i ulike virksomheter, sier Sørgård.

Ting er ikke hva de var
Forbedring er jo bra, samtidig som det innebærer at snarveier, rutiner og skjemaer man har vært vant til kanskje ikke vil være der man sist så dem. Sørgård og resten av arbeidsgruppen ber om velvilje fra sluttbrukere og 1. linje, med forsikringer om at endringene vil føre til et enklere, bedre og mer strømlinjeformet servicehåndteringsverktøy.

– I tillegg til færre skjemaer med mer logisk og effektiv oppbygging, vil vi bruke høstmånedene til å hekte Gerica og ACOS Websak på Kompass. Vi kommer også til å føre mer intensiv dialog med de ulike brukermiljøene, sier Sørgård.  

Kompasskursen mot klarspråk
– Hvilke konkrete innspill har dere fått fra brukerne?

– Noen reagerer på uklare formuleringer, at de rett og slett ikke forstår hvilken informasjon vi ber om og hvilke skjemaer de skal bruke. Klarspråk vil derfor være et viktig prinsipp i det videre forbedringsarbeidet. Andre ønsker å vite hvem de kan kontakte når de står fast, og status på eksisterende saker. Jeg gleder meg til å se hvordan endringene våre blir opplevd, sier Sørgård.

Se også:
Kompassveiviserne (16.4.2018)
Legger ut nye Kompass-kurs (22.5.2018)
Kompass erstatter BOKS (14.2.2018)

Opp med Oslomodellen

Finansbyråd Robert Steen og snekkerlærling Steinar Solberg tok grep og markerte Sonja Henie ishall som fagarbeidervennlig sone. – Arbeidet for en sunnere og mer bærekraftig byggebransje avsluttes aldri, sa Steen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Oslo kommune har trykket opp et digert opplag med A3-plakater i aluminium til alle kommunens byggeplasser.

Alle får plakat
Plakatene er designet og produsert av kommunens arbeidstreningsbedrift Spir i tråd med visuell profil, og slår fast at den enkelte byggeplass:

• Benytter fast ansatte, og tilbyr byråvikarer tarifflønn mellom oppdrag
• Betaler lønn digitalt på konto
• Har faglærte og lærlinger
• Registrerer inn- og utpasseringer via HMS-kortet i kommunens leverandøroppfølgingssystem

Plakatene, med tilhørende brosjyrer, bestilles fra Konsernservice i UKE, og leveres kostnadsfritt til kommunens virksomheter. Alle byggeplasser i kommunen skal få en plakat godt synlig, som en servicestandard for arbeiderne, med kontaktdetaljer dersom noe ikke er som det skal være.

ARBEIDERKARER. Steinar Solberg er snekkerlærling hos Håndverkskompaniet, som er entreprenør på Sonja Henie ishall. Han er fornøyd med å få jobbe på et oppdrag fra grunnarbeid til ferdigstilling. – Det kreves ekstrem nøyaktighet i måling og utføring, konstaterer han.

– I riktig retning
Denne uken hang finansbyråd Robert Steen opp den første. Åstedet var byggeplassen som skal bli Sonja Henie ishall. En passende lokasjon, ettersom den nye hallen blir et energivennlig passivhus, og selve anleggsplassen er fossilfri.

– Jeg mener det går riktig vei med anleggsbransjen her i byen. Søkertallene til yrkesfagene øker etter mange års nedgang. Bruken av lærlinger og fagarbeidere tar seg opp blant alle våre entreprenører, takket være strenge krav og tett oppfølging, sa finansbyråden.

PRESSEANLEDNING. Finansbyråden beskriver bakgrunnen for Oslomodellen og de nye plakatene for journalisten fra bladet Byggmesteren.

Problem uten landegrenser
Han viser til kommunens sanntids-leverandøroppfølgingssystem HMSREG, som gir arbeidsleder, entreprenør og byggherre (altså kommunen) øyeblikkelig oversikt over hvem som er til stede på hvilke arbeidsplasser, hvor mange som er fagarbeidere og lærlinger, at alle underleverandører er godkjent og at alt er i orden med hensyn til skatter og avgifter.

– Vi vet at det er en utfordring med HMS-kort på avveie og ulovlig arbeidskraft som flyter fra blant annet Ukraina via Baltikum til Skandinavia. Takket være vår dialog med entreprenørene har andelen ureglementerte HMS-kort på våre byggeplasser sunket fra 45 prosent til 4, sier Steen.

På plass for å dokumentere anledningen var bladet Byggmesteren og Radio Wataha, en polsk radiokanal i Norge med om lag 65 000 månedlige lyttere.

Hele Norge robotiserer

Fagnettverket for RPA gjorde et volumbyks tidligere denne måneden, da det tjente som vertskap for den nasjonale møteserien. Statkraft, KLP, Helse Vest og NAV presenterte sine erfaringer sammen med Oslo kommune, ved UKE.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

RPA på Workplace
RPA i tjenestekatalogen

I salen satt om lag 120 deltakere fra 16 ulike virksomheter i Oslo kommune, i tillegg til så ulike organisasjoner som OsloMet, KPMG, Utenriksdepartementet, NorgesGruppen, Skatteetaten, Gjøvik kommune, Utlendingsdirektoratet og Finansdepartementet.

– I kommunen pleier vi å ha to fagnettverkssamlinger i semesteret, og det vil vi fortsette med fremover også. Der er vi mellom 20 og 30 deltakere, og det er allerede planlagt nye samlinger i september og november. Så regner jeg med at flere også vil komme til å delta videre på det nasjonale nettverket: Neste samling er hos Statkraft 21. oktober, forteller RPA-evangelist Frederik Tønnesen i UKE Tjenesteutvikling.

SILOBRYTNING. Morten Lind og Jørn Røbergeng delte sine erfaringer med automatisering av omposterings- og attestasjonsprosessene på tvers av flere avdelinger i NAV.

Mange har erfaring …
Opprykket til «elitedivisjonen» av landets automatører foregikk via NAV, som Oslo kommune samarbeider med.

– NAV er en naturlig samarbeidspartner for oss; de er en organisasjon av en viss størrelse, og de benytter flere av de samme verktøyene og fagsystemene som oss. Vi deltok på en samling de arrangerte i februar, og så tok vi initiativ til å være vertskap denne gangen, sier Tønnesen.

… men det har også vi
Han fremholder at Oslo kommune på mange måter ligger i det offentlige Norges frontfelt når det gjelder prosessautomatisering.

– Jeg skal ikke si vi er så mye flinkere enn andre, men vi har systematisk opparbeidet oss kunnskap og erfaringer i to år gjennom innovasjonsprogrammet. Hele åtte sentrale prosesser er i dag i drift hos virksomhetene; «Last opp bilag» kjøres for ti virksomheter simultant, sier Tønnesen.

OPP OG FREM. Pål Eirik Pettersen i UKE Tjenesteutvikling ga tilhørerne et glimt inn i RPA-glasskula, der robotene blant annet har forbedret språk- og bildeforståelse, og mennesker og roboter i større grad samarbeider, snarere enn å gjøre hver sine operasjoner.

RPA-glasskula
Pål Eirik Pettersen i UKE Tjenesteutvikling har vært aktivt med fra starten med å teste ut og ta i bruk RPA. Han delte engasjert framtidsscenarier for området med tilhørerne.

– Vi har fram til nå brukt RPA på en enkel måte, der en «digital medarbeider» har utført oppgaver fra en kø. Vi ser framover muligheter for mer avanserte «digitale assistenter», som mer fleksibelt kan bistå med oppgaver direkte på den enkelte ansattes PC etter behov, sa Pettersen.

Han er tilfreds med at kommunen har valgt UiPath som programvaren vi bygger løsningene på.

– Ikke bare gir dette oss en egnet programvare for å lage RPA-prosesser, men også et stort og rikt økosystem av leverandører og partnere. Dette åpner for mange nye mulighetsområder som for eksempel hybride løsninger, der mennesker og roboter jobber sammen for å fullføre arbeidsprosesser, sier Pettersen.

Nytt program og egen tjeneste
Nå opprettes RPA som et eget program, slik at bydelene får en felles arena for utvikling og gjenbruk av RPA-prosesser. I tillegg lanserer UKE nå RPA som hylleklar tjeneste for virksomheter, enten de har mye eller lite erfaring med teknologien og fagfeltet fra før.

Åsmund Dalbye i Vann- og avløpsetaten er fast deltaker i kommunens RPA-nettverk. Han er veldig glad for det nye og utvidede tjenestetilbudet.

– Selv om det er mye å hente i RPA, både når det gjelder kvalitet og reduksjon i ressursbruk, så er det et krevende fagfelt å sette seg inn i. Helse Vest kunne fortelle at 40 prosent av tiden deres gikk til forvaltning. Teknologien er ny og utvikler seg hele tiden, og forbindelsen til prosesseffektivisering er et eget kapittel. Derfor er det gull verdt for kommunen at UKE har bygd et eget kompetansemiljø, både med hensyn til skalerbarhet og rådgivning, sier Dalbye.

«ROBOTENE» KOMMER. Thale Fonkalsrud fra KLP sjarmerte mange med presentasjonen hun holdt sammen med tøyroboten KLP-3PO. Pensjonsselskapet har sett en dramatisk økning i fullførte saker etter at de lot robotene gjøre en større del av arbeidsmengden.

Prosess først, robot (kanskje) dernest
Dalbye synes presentasjonen til Statkraft skilte seg spesielt positivt ut, ettersom de synliggjorde viktigheten av å kvalitetssikre forbedringsarbeidet i alle berørte fagmiljøer før man eventuelt plugger inn robotene.

– Vi har én aktiv RPA-prosess i etaten, som forbinder innkjøpsordre med inngående faktura. Den fungerer svært godt, også takket være at vi har samkjørt prosessen med utvikling av kommunens sentrale rammeverk og kompetansemiljø. Nå venter vi i spenning på det sentralt utviklede dashbordet for overvåking av prosesstatus, sier Dalbye.

DIGITAL GRUVEDRIFT. Eirik Solli Haukaas fra Statkraft snakket lidenskapelig om «process mining», en digital utsiling for å finne gode kandidater til innovasjon og prosesseffektivisering. – Men skal du få utbytte av RPA må du først få kontroll på masterdataene, sier han.

Helsesektoren robotiserer
Anne-Marthe Hellgren i Sykehjemsetaten festet seg spesielt ved presentasjonen til Helse Vest, og deres poeng om at også kundenære prosesser kan egne seg for RPA.

– Jeg tror ennå at RPA er fremmed for mange ledere og fagmiljøer i Oslo kommune. Deler av grunnen er nok at vi omgås så mange teknologi-forkortelser at det blir for mye for noen. Det er RPI, VR, IoT, SaaS, og API. Det kan bli lett å tenke at dette bare er noe vi trenger, men vi må ikke glemme at RPA forutsetter utførlig prosesskartlegging, sier Hellgren.

Hun var også imponert over Statkrafts fremstilling av såkalte «happy paths», avklaring av operasjoner som egner seg spesielt for automatisering.

– Det er en lettelse at vi har etablert et sentralt kompetansemiljø for RPA. Sykehjemsetaten kommer til å jobbe tett sammen med UKE om RPA framover, noe jeg tror vil avhjelpe koordinering og prosessutveksling både i vår egen sektor og kommunen som helhet, sier Hellgren.

«MYK» ROBOTISERING. På landets nest største helseforetak er det en robot som oppretter fødselsepikrise (behandlingsrapport) i journalsystemet og klargjør for elektronisk utsendelse til helsestasjon og jordmor. André Breivik og Celie Løvslett fra Helse Vest redegjorde for deres meget Tim-lignende arbeid.

Se også:
Vekk med permene! (19.12.2018)
Samlet trådene om prosessautomatisering (1.11.2018)
Fra rutinepreget til meningsfullt arbeid (11.9.2018)

Utrykningsklare hackestoppere

På Helsfyr sitter to tøffinger som leser kode like selvsagt som vi andre leser byrådssaker. – Vi følger opp sårbarheter og IT-sikkerhetshendelser, og bistår virksomhetene med systemsikkerhetstesting, sier Nelson Cheuque og André Nordbø.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Les mer om CSIRT

Cheuque og Nordbø utgjør for tiden kommunens «computer security incident response team» (CSIRT), etablert på oppdrag fra Byrådsavdeling for finans. Snart skal de sågar bli enda to, i henhold til budsjettstøtte for flere CSIRT-medlemmer.

– IT-sikkerhetsressurser er veldig vanskelig å rekruttere for tiden, så vi er ikke riktig i mål. Men vi skynder oss langsomt; det er viktig at vi har riktige folk i denne posisjonen, sier André Nordbø.

PRIMTALL, BABY. Nelson Cheuque og André Nordbø i seksjon for IT-sikkerhet i UKE Plattform og leveranse poserer med rakkerne som gjerne volder trøbbel når man bedriver digital kodeknekking. – Primtall er notorisk vanskelig å faktorere når du bare kjenner produktet, forklares det, fotografen nikker vagt.

Noe annet enn driftshendelser
Teamet jobber med å koordinere oppfølging av IT-sårbarheter og IT-sikkerhetshendelser mellom kommunens virksomheter og leverandørene, hovedsakelig Sopra Steria og Telenor. I tillegg følger de opp virksomheters behov for sikkerhetstesting av systemer.

– CSIRT har en viktig rolle i styringssystemet, ettersom virksomhetsledere og IT-sjefer skal varsle om IT-sikkerhetsrelaterte hendelser til oss. Dette er altså noe annet enn varsling om driftshendelser, som går til UKEs servicesenter (USS), sier Cheuque.

Eksempler på slike hendelser er spredning av skadevare, systematiske feil på tilgangsstyring (f.eks. filområder med sensitive dokumenter som mangler tilgangsstyring), digital svindel (ofte som e-post, for eksempel krypteringsvirus) og tyveri av datautstyr.

Brutal verden
– Det finnes også andre kategorier hendelser som for eksempel datainnbrudd, scraping og tjenestenektangrep, men de oppdages normalt av tekniske systemer eller driftspersonell, sier Cheuque.

Så er det slett ikke vanskelig å finne eksempler på «vellykkede» angrep på norsk jord. Cheuque og Nordbø taler med dempet stemme om for eksempel Hydro-hendelsen, der Nasjonalt Cybersikkerhetssenter (NorCERT) og Nasjonalt cyberkrimsenter (NC3) bisto industriselskapet Hydro med å få selskapets nettverk og IT-systemer oppe og stå etter et løsepengevirus-angrep så sent som i mars 2019.

Sårbar IT
CSIRT er varslingspunkt for de mest alvorlige sårbarhetene. Disse kommer i mange varianter, og er ofte teknisk avanserte.

– De vanligste måtene å oppdage tekniske sårbarheter er ved å utføre sikkerhetstester, eller gjennom å gjennomføre revisjoner, sier Nordbø.

– Et veldig vanlig eksempel er utdatert programvare. Det kan dreie seg om en utdatert versjon av operativsystem eller et program som ikke lenger mottar sikkerhetsoppdatering. En annen vanlig kategori er sårbarheter i webapplikasjoner der utvikler ved en forglemmelse eller av uvitenhet har utelatt nødvendige sikkerhetsmekanismer, sier Cheuque.

Føre var
Slikt må informeres til CSIRT, slik at teamet kan følge opp enkeltsakene og gi byrådet et helhetlig sårbarhetsbilde.

– Som med alt beredskapsarbeid gjelder føre var-prinsippet; vi ønsker å jobbe mest mulig preventivt. I tillegg er det viktig å huske på at dette først og fremst handler om mennesker. Oslo kommune har et enormt driftsmiljø, men hvis hver og en av oss har gode rutiner for databehandling, bygger vi det beste forsvaret av kommunen og innbyggernes data, sier Cheuque.

UKE for en dag

Adm. dir. Marit Jakobsen Leganger i Boligbygg tok med seg ledergruppen til en halvdags presentasjon av UKEs tilbud og tjenester på Helsfyr. – Etaten har et bredere tjenestespekter enn vi visste om, sier hun.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Kundeansvarlig Tore Johannessen i UKE Virksomhetsdialog var ikke vond å be da økonomisjefen i Boligbygg bestilte et miniseminar for hele eiendomsforetakets toppledergruppe.

– Vi ser hele tiden etter måter å knytte tettere kontakt med kommunens virksomheter på. Jobben vår er jo å gjøre dem i best mulig stand til å utføre sitt samfunnsoppdrag, så dette var en god anledning til å vise frem hele vår bredde, sier Johannessen.

Avklaring av det unike
Boligbygg er gjengen som eier og forvalter byens kommunale boliger; mer enn 11 000 i tallet, som gir husrom til mer enn 25 000 mennesker. Et særegent samfunnsoppdrag, som gir en del virksomhetsspesifikke behov, i tillegg til tjenestene som det er mulig å presentere til kommunens virksomheter som hyllevare.

– Vi har allerede et samarbeid med UKE på organisasjonsutvikling og regnskapssiden, som vi er veldig fornøyde med. Selv er jeg veldig opptatt av at ting som kan gjøres likt og felles bør gjøres likt og felles, derfor er det viktig at vi utnytter UKE så godt det er mulig, sier adm. dir. Marit Jakobsen Leganger.

BEGGE SIDER AV BORDET. Gemyttlig mellom UKEs Tore Johannessen og BBY-adm.dir. Marit Jakobsen Leganger. I bakgrunnen Kari Margrete Hove, Torill Ovlien, Gro Bergeius Andersen, Birgit Aakre, Lars Terje Pedersen og Pål Eirik Pettersen fra UKE, og Tone Bergh-Christensen, Åshild Ingemundsen, Hilde Bjertnæs, Dag Einar Thorvaldsen og Mads Valen-Sendstad fra Boligbygg.

Løfterik leaning
I løpet av formiddagen fikk BBY-ledergruppen høre generelt om UKEs tjenesteproduksjon og virksomhetsdialog, herunder sak og arkiv, mobilitetsstyring, leverandøroppfølging, digital konkurransegjennomføring, RPA, ansattportal, kontorstøtteplattform, velferdsteknologi og tekniske nett, chatbots, forvaltning av fellessystemer som HR- og økonomisystemet, lønns- og regnskapstjenester og konsulenttjenester innen organisasjonsutvikling, kommunikasjon, anskaffelser og effektivisering.

– Vi synes det er særlig løfterikt at UKE bygger opp kompetanse på Lean og prosesseffektivisering. Dette henger nøye sammen med digitalisering, og vil være en del av realiseringen av kommunens transformasjon mot brukerorientering, sier Leganger.

Snakker med alle
Avdeling for virksomhetsdialog gjennomfører for øvrig en turné blant alle kommunens toppledergrupper, der UKEs organisering, strategi, sentrale kontaktpunkter og tjenesteportefølje presenteres. Boligbygg er så langt den første virksomheten som har ønsket en utvidet halvdags presentasjon.

– Det er en suksessfaktor å kjenne virksomhetene så godt som mulig, så vi tar gjerne flere slike seanser. Hovedmålet er å bli kjent med UKEs sin organisasjon og tjenesteportefølje, samt å knytte kontakter på tvers av virksomhetene. Tjenestespekteret vårt er ikke bedre enn forretningsdialogen, så vi setter pris på alle nye møteplasser. Vi har mottatt gode tilbakemeldinger på arrangementet, og arrangerer gjerne flere, sier kundeansvarlig Tore Johannessen.

Håndholdt helkontroll

Enterprise mobility management (EMM) gir virksomhetene oversikt og styring på mobiltelefoner og andre håndholdt-enheter. – I tillegg får du stabil og sikker fagsystemtilgang fra lomma, sier Jonny Moen og Ivar H. Johansen i UKE Tjenesteutvikling.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

«Mobil flåtestyring» er ordet som gjerne brukes av maritimt lengtende IT-folk når de trenger et norsk ord for EMM. Det beskriver anledningen til å kontrollere flåten eller porteføljen av telefoner og andre håndholdte enheter som til enhver tid transporteres rundt i byen og på kloden.

Mange mobiltelefoner små …
Avisleserne blant oss husker den smule drama som oppsto da en viss fiskeriminister reiste til Iran uten EMM-kontrollert telefon. Og selv i vår lille by er det til enhver tid potensial for skipbrudd eller andre ulykksalige hendelser forbundet med all den dataen vi til enhver tid bærer med oss.

– I henhold til GDPR bør vi enten være ekstremt tilbakeholdne med mobilteknlologi, ellers bør egentlig alle ha EMM. Folk slutter, går over i nye stillinger; mister, glemmer og får ødelagt mobiltelefonen sin hele tiden. EMM gir virksomheten full kontroll via et enkelt system, med kontinuerlig støtte fra oss i UKE, sier Jonny Moen.

ØKT MOBILITET, BEDRE KONTROLL. Jonny Moen og Ivar H. Johansen selger inn EMM-tjenesten til integrasjonshungrige IT-sjefer.

Populær tjeneste
Og det later til at kommunens virksomheter har lest sjøkartene riktig, for IT-hovedkontaktene strømmer til ordrekontoret, i form av UKEs kundekontakter, for å bestille boksklar service. Flere har også inngått UKE-kontrakt etter først å ha forsøkt seg på EMM på det åpne marked.

– Vi er veldig trygge på at tjenesten vi tilbyr er av god kvalitet. Workspace One fra Vmware, som vi bruker i dag, regnes som markedsledende av blant andre Gartner Group, og vi har bygget en god integrasjonsflate mot ITAS og kommunens fagsystemer, sier Ivar H. Johansen.

Plattformuavhengig tilgang
Det snedige med EMM er nemlig at den gir svært god systemtilgang via mobil eller tablet. En enkel VPN-forbindelse, altså den samme man bruker på blant annet tynnklienter, åpner for tilgang til for eksempel Gerica eller HR-systemet for folk på farten.

– Blant annet i hjemmesykepleien gir EMM anledning til å redusere antallet enheter man må drasse rundt på, ettersom tjenesten har tilgang til ethvert system via en nettleserapplikasjon, sier Johansen.

Kryptert datatrafikk
Dette begrenser også behovet for synkronisering mellom enheter, ettersom hver enkelt bruker får sanntids tilgang til de systemene man trenger.

– Tanking og tilrettelegging av alle bærbare enheter gjøres via systemet, så nye medarbeidere kan få telefoner utdelt med plasten på, og alle apper og innstillinger klare fra dag én. Jeg vil også nevne at all e-posttrafikk via EMM gjøres også kryptert, noe som i seg selv vil innebære et sikkerhetsmessig byks for mange, sier Moen.

Forlengelse av mobiltelefonavtalen

Kommunen inngikk nylig ny avtale med Techstep om mobiltelefoner og tilleggsutstyr. – Betingelsene er de samme som før, med kostnadsfri nullutslippslevering innen fem virkedager, forteller avtaleforvalter Zyhrije Januzi.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Les mer på intranett

– Vi har fått noen henvendelser på Workplace fra ansatte som har fått høre at leveringsbetingelsene er endret. Dette er ikke riktig, med unntak av nullutslippskravet, sier avtaleforvalter Zyhrije Januzi i UKE Konsernservice.

LØP IKKE OG KJØP. Bestill dog i ro og mak i henhold til behov og din virksomhets policy. Avtaleforvalter Zyhrije Januzi poserer med Android- og IOS-apparater.

Betingelser som før
Servicestandarden på fem virkedagers levering ligger fast, men eventuelle småbestillinger (med totalverdi under 1000 kroner) tillegges et miljøgebyr.

– Vi er også tilfredse med prismodellen, leverandørens påslagsnivå beholdes som før. Produktprisene vil for øvrig variere med leverandørens innkjøpspris, informasjon om dette publiseres på intranettsiden som før, sier Januzi.

Kommunens virksomheter har tilgang til hele leverandørens sortiment av mobiltelefoner, deksler, skjermbeskyttere, hodetelefoner og ladere og øvrige produkter. Ingen merker eller modeller er foretrukket fremfor andre, men den enkelte virksomhet kan gjerne sette egen policy for innkjøp.

Ufikse fikses eller byttes
Techstep kan håndtere mobilreparasjoner, men avtalen forplikter oss ikke på dette området. Reparasjoner utføres vanligvis innen 48 timer inkludert frakt, og vi tilbys lånetelefon.

– Et alternativ for de som ikke ønsker reparasjon, er bytteordning. I en slik ordning får vi en annen telefon tilbake, mens den ødelagte telefonen vil repareres og gå inn i byttepool. Dette kan du lese mer om på intranett, sier Januzi.

Techstep har returordning for EE-avfall og emballasje.

Billigere mobiltelefoni

Med best kvalitet og pris i anbudsrunden, er det nå klart at Phonero er kommunens nye telefonileverandør. – Vi har en spennende prosess med stort gevinstpotensial foran oss. Jeg gleder meg stort, sier avdelingsdirektør Gunnar Wedde i Konsernservice.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Så hva betyr dette for deg og meg? Vel, vi skal bytte SIM-kort og laste ned ny app med bedriftskatalog, forbruksoversikt og fraværsoppsett. Vi får Telia-dekning i stedet for Telenor.

VINN-VINN. Avdelingsdirektør Gunnar Wedde i Konsernservice og bedriftsmarkedsdirektør Jon Christian Hillestad i Phonero måtte ikke bes to ganger om å signere ny telefoniavtale for Oslo kommune.

Mange nye SIM-kort
Og med mindre du tilfeldigvis er budsjett- eller IT-ansvarlig i din virksomhet, er det stort sett det.

– Vi starter dialogen med virksomhetene nå med en gang, for det er et stort løft vi skal gjøre sammen for å sørge for rynkefri innføring med stabil og sikker drift. På nåværende tidspunkt vet vi ikke hvor lang tid det vil ta å overføre alle, men vi starter nå, og vil samarbeide med hver enkelt virksomhet for å avklare når og hvordan overføringen vil skje, sier innføringsansvarlig Karen Marie Gunnerud.

– Flere av virksomhetene har allerede bedt om møter for å sikre at driften blir best mulig, og det er løfterikt. Vi vil prioritere virksomheter med beredskaps- og akuttfunksjon, samt UDE med sine 15 000 ansatte og 180 skoler. Det er en suksessfaktor at vi alle bruker tid på å sikre en god implementering i løpet av de neste månedene, sier innkjøper Jens Veberg i Konsernservice.

God på store implementeringer
Bedriftstelefoni-leverandøren Phonero har base i Kristiansand og eies av Telia. Bedriftsmarkedsdirektør Jon Christian Hillestad forsikrer om at selskapet har full dekning på alle kommunens lokasjoner som sin topprioritet de første månedene av avtaletiden.

– Phonero har allerede 100 kommuner og fylkeskommune som kunder, i tillegg til Politiet, Forsvaret og ikke minst Statens innkjøpssenter med sine 107 statlige virksomheter. Vi stiller med brukerstøtte for lokal implementering, og det er viktig for oss å bli opplevd som kundenære. Dette er noe vi kan, sier Hillestad.

– Vi sitter dessuten på bransjens mest avanserte verktøy for å oppdage dekningsproblemer. Nabolaget ved hvert tjenestested sjekkes i forkant. Jeg er trygg på at vi skal kunne levere gode tjenester i dialog med den enkelte virksomhet, eventuelt i kombinasjon med Wi-Fi-støttet tale, sier storkundesalgsansvarlig Tom Meier i Telia.

LAGARBEID. Gunnar Wedde og innkjøper Jens Veberg i Konsernservice flankerer Arvid Sanden, Fredrik Wensell, Jon Christian Hillestad, Tom Meier og Håkon Solvang fra Phonero/Telia. Foran Tale Nergård Rønne, Karen Gunnerud, Kathinka Bull-Engelstad og Zyhrije Januzi fra Utviklings- og kompetanseetaten.

Svært gode priser
Nøyaktige detaljer for avtalen, inkludert utrullingsplan, kontaktpersoner og prismodell, distribueres til budsjettansvarlige og IT-hovedkontakter i hver virksomhet. Brukerstøtte, bestillingsinformasjon og oversikt over datapakker finner du på intranett.

– Det er faktisk første gang kommunen bytter leverandør på telefonisiden, så jeg er veldig spent. Phonero leverte et godt tilbud og har gitt svært godt inntrykk så langt i prosessen. Driftssikkerhet og dekningskvalitet er selvsagt det viktigste å få på plass. Når det er sagt, gleder jeg meg veldig til å utforske mulighetene den nye avtalen gir, sier avdelingsdirektør Gunnar Wedde i Konsernservice.

Avtalen omfatter om lag 30 000 mobilabonnement, 5000 M2M (maskinkommunikasjon, blant annet terminaler) og 1000 mobile bredbånd, inkludert 16 000 brukere med Bedriftsnett. Den inkluderer også IP-telefoni. Avtalen er inngått for to år, med opsjon om forlengelse på inntil to nye år.

Les mer på intranett.

Samlet trådene om prosessautomatisering

Fellesrammeverk, prosessforbedring, erfaringsdeling og kompetanseutvikling sto på agendaen i forrige ukes RPA-nettverksmøte. Neste samling er 11. desember.

Sentralt i strategien for Nye UKE er målet om å besitte og fremme beste praksis innen et knippe fagområder.

Ett satsningsområde er RPA – robotic process automation. Og siden etableringen av innovasjonsprogrammet i 2017 har etaten brukt betydelig kapasitet på å finne beste markedspraksis og avstemme denne mot behovet i bydelssektoren for å utmeisle en beste praksis for kommunen.

RPA- Evangelist Frederik Tønnesen og leder for Beste praksis Espen Kristiansen sto bak invitasjonen til det nye nettverket, og deler erfaringene derfra i RPA-gruppen på Workplace.

Digitale sammen
Initiativet for utvikling av fullautomatiserte administrative tjenester med lav sårbarhet, startet med at bydelsdirektørene i Stovner og Alna utfordret UKEs avdelingsdirektør på etatsledersamlingen for to år siden. Da hadde førstnevnte bydel allerede vurdert automatisering av bilagsopplasting i økonomisystemet og kontroll av vederlagsberegning ved sykehjemsopphold.

– Vi gjorde oss nyttige erfaringer, men riktig fart på sakene ble det først da vi knyttet partnerskap med UKE. De hadde kapasitet og know-how til å scanne markedet og vurdere både forretningsbehov og leverandører etter en metodisk prosess. Nå inviteres resten av kommunen inn for å høste fruktene av vår felles innsats, sier bydelsdirektør Alv Sørland i Bydel Stovner.


SAMMEN ER VI AUTOMATISKE. UKE-etatsdirektør Marit Forseth ønsket velkommen og er fast deltaker i RPA-nettverket. På første rad seksjonsleder og møtevert Espen Kristiansen i UKE Beste praksis, sammen med May Britt Grønningen i Bydel Stovner.

Fellesrutiner må til
Innovasjonsprogrammet, nå også med Helseetaten på laget, har automatisert fem ulike prosesser med RPA, i tillegg til å ta fram et felles rammeverk og drifts- og forvaltningsmodell for RPA i Oslo kommune. Parallelt har Vann- og avløpsetaten testet ut automatisering av fakturakontering og ompostering av IT-utstyr.

– Målsetningen med RPA er å flytte ressurser fra rutinepregede oppgaver til mer kunnskapsintensive fagoppgaver. Dette er spennende lettvekts-IT som kan forenkle hverdagen i påvente av fremtidige løsninger, sier prosjektleder May Britt Grønningen i Bydel Stovner.

Hun forklarer at RPA er et dataprogram som etterligner hvordan du og jeg bruker et datasystem.

– Programvaren logger seg på virksomhetens eksisterende systemer og utfører regelstyrte, manuelle oppgaver på samme måte som en vanlig ansatt, men med betydelig større kapasitet. Dermed reduseres feilrisikoen, og vi medarbeidere får tid til overs for å utføre mer spennende arbeidsoppgaver, sier Grønningen.

RPA gjør, som en god robot, det du programmerer den til å gjøre. Den kan jobbe i ett program eller flere, akkurat som en vanlig medarbeider, bare mye fortere. Direktivet og programmeringen kan være ganske enkel.

– Programvaren må imidlertid regnes som en midlertidig løsning på veien mot integrasjon og systemkonsolidering. Derfor må vi være ryddige og sørge for at den lokale bruken av RPA gjøres noenlunde likt. Uten et tydelig rammeverk får vi et forvaltningsproblem, sier Ola Saugen i UKE.


BAKERSTE RAD. Åsmund Steen Dalbye fortalte om erfaringene Vann- og avløpsetaten har hatt med RPA-verktøyet Blue Prism. (Innovasjonsprogrammet har valgt UiPath til sine prosjekter). Bak UKE-etatsdirektør Marit Forseth og Stovner-bydelsdirektør Alv Sørland.

Lean først, robotisering dernest
Ikke minst er det viktig å gjøre gode forberedelser. Stovner-direktør Sørland framholdt på nettverksmøtet at virksomhetens RPA-koordinator gjerne bør være Lean-superbruker. Dette støttes av Thu Nguyen i Bydel Stovner, som er svartbeltebærer og har jobbet med sakspassivisering i FASIT som sin RPA-prosess.

– Vi gjorde hva vi kunne for å forankre tidlig, både oppover i linjen og hos fagmiljøene. Arbeidsprosessen må optimaliseres for best mulig flyt, før en setter inn RPA. Likevel innså vi tidlig at vi kunne ha vært enda tettere på og tidligere ute. Verdien av et godt forarbeid kan ikke overvurderes, sier Nguyen.

Effektiviseringsgevinsten ved automatisering er nemlig ikke umiddelbart gitt. Det er lett å feilvurdere om en prosess er automatiseringsvennlig.

– Uten høy og bred involvering og dyp prosessevaluering, får en ikke et riktig bilde av hvor regelstyrt og rutinepreget en oppgave er og hvilke stoppunkter som kun fagekspertene kjenner til. I tillegg setter GDPR visse begrensninger for fullautomatisering i mange tilfeller, så det er fornuftig å dele av hverandres erfaring, sier Victor Røstad i Helseetaten.


DELTE SINE ERFARINGER. Øystein Hillestad og Agnieszka Dylewska fra Oslo kemnerkontor tror på god læring fra RPA-nettverket.

Nyttig med nettverk
Anita Ingeborg Evensen i Søndre Nordstrand kjente ikke til så mange av kommunens RPA-initiativ da bydelen hennes før sommeren begynte å snuse på muligheten for prosessautomatisering. Hun gjorde en henvendelse til Oslo Origo, og kontaktet Evry med forespørsel om bistand, men det var ikke før hun snakket med UKEs Bjørg Merete Sviggum i forbindelse med et organisasjonsutviklingsprosjekt at det ble fart på sakene.

– Bjørg Merete satte meg i kontakt med Marit Forseth, som inviterte meg til et møte med UKEs lean- og RPA-eksperter, som arbeider videre med caset vårt. Jeg synes nettverksmøtet var svært nyttig, og jeg gleder meg til fortsettelsen. Ikke minst at forumet har en god blanding av fagfolk og direktører som brenner for effektivisering og digital ledelse, sier Evensen.

Øystein Hillestad fra Oslo kemnerkontor mener nettverket kan være til hjelp med å «stokke RPA-bena» lokalt i kommunens virksomheter.

– De fleste av kommunens virksomheter har begrenset med IT-kompetanse, for ikke å snakke om mer spesifikk utviklingskompetanse. Innføring av RPA-prosesser kan i første omgang virke enkelt, det er jo verktøyets styrke, men den tyngste og viktigste jobben ligger i å organisere etatens IT-ressurser riktig og etablere prosesser som sørger for at nødvendig kompetanse kommer på plass over tid. Slikt gjør seg ikke selv, og jeg håper nettverket kan bidra til dette, sier han.

Se også:
Fra rutinepreget til meningsfullt arbeid (11. 9.2018)
Fra sandkasse til automatiserte arbeidsprosesser (20.4.2017)

HR-system + læringsportal = sant

I desember kan vi endelig ta i bruk KS Læring via kompetansemodulen i HR-systemet.

Frokostmøte KS Læring og kompetanseplaner 14.11
Frokostmøte KS Læring og kompetanseplaner 28.11
Frokostmøte KS Læring og kompetanseplaner 3.12

Veien hit har vært en smule seig fordi integrasjonen som må på plass har tatt lang tid. Vi snakker altså om Kommune-Norge og Oslo kommunes læringsportal KS Læring. For øyeblikket ligger 5000 kompetansetilbud klart til bruk direkte på nett. Fra HMS-kurs, Gerica-opplæring og 10-FAKTOR, til arkivopplæring, onboarding og IT-sikkerhet.

– KS læring fungerer som bare det, men siden vi ikke har fått til en god integrasjon med kompetansemodulen, har de færreste virksomheter tatt det særlig i bruk, sier Jan Kyvik i UKE Virksomhetsdialog.


SYSTEMSTØTTE FOR KOMPETANSEUTVIKLING. – Kurs i legemiddelhåndtering er et eksempel på kompetansekrav som må fornyes. Da er det greit å ha et velfungerende styringssystem, anser Olav Schjølberg og Jan Kyvik i UKE.

Smidig kompetanseutvikling
Denne uken fikk vi stokket leverandørene, og testingen kan begynne med full tilgang til den nasjonale kursporteføljen via HR-systemet Web som finnes under Windows-tasten på alle kommunens PC-er.

– Dermed kan vi etablere kompetanseplaner for hver medarbeider, og opprette eller oppsøke målrettede kompetansetiltak for oppdatering av CV-en i én og samme arbeidsflate. Vi regner med at det er tilgjengelig for alle virksomheter i midten av desember, fortsetter Kyvik.

Hva kreves hvor
Det høres kanskje ikke så ellevilt ut, men nettopp fordi kommunens medarbeidere har ventet så lenge på en integrert kurs- og kompetansemodul, er dagens nyhet desto bedre.

– Vi er også entusiastiske over ny funksjonalitet for styring av kompetanseplaner i HR-systemet. Pilotgruppen bestående av Helseetaten, Brann- og redningsetaten og Kemnerkontoret tester ut dette nå, og vil være ferdig i februar, forteller Olav Schjølberg i UKE Tjenesteforvaltning.

Kjekt ved turnus
– Hvorfor er dette så viktig?

– I dag er aktivitetene knyttet til kompetanseutvikling i stor grad manuelle og papirbaserte, noe som gjøre det vanskelig å få oversikt over hvem som oppfyller pålagte kompetansekrav, sier Schjølberg.

Kompetanseplaner bidrar til effektiv kompetansestyring ved å gi brukerne strukturert oversikt over kompetansebeholdningen og systematisk dokumentasjon på gjennomføring av kompetansekrav og oppfølging av kompetansetiltakene.

– Det jobbes også med en videreutvikling av en integrasjon mot Gat, noe som gjør det enklere å styre at en brannbil, en kveldsvakt eller et legekontor har den nødvendige kompetansen tilgjengelig via de medarbeiderne som er til stede akkurat da, sier Schjølberg.

– Hva er det viktig å tenke på i forkant av integrasjonen av KS Læring og de nye kompetanseplanene i HR-systemet?

– Hvilke planer som trengs hvor. Mye krav og beskrivelser ligger sikkert i permer i dag. De fleste av oss kan nok rydde litt i planverket for å forberede oss på et skalerbart og alltid tilgjengelig kompetansestyringssystem på hvert tjenestested, sier Schjølberg.

Se også:
Hvordan lage innhold i KS Læring, kurs 27. november 2018
Hvordan lage innhold i KS Læring, kurs 7. desember 2018

Se også:
Nå kommer KS Læring-gevinstene (12.2.2018)
KS Læring som nyansattkurs (18.6.2017)
Bli kjent med KS Læring (13.2.2017)