Kategoriarkiv: Ledelse og kompetanseutvikling

Nå kan vi alle bruke klart språk

13. september lanserte UKE felles språkprofil for Oslo kommune. Den skal hjelpe hver og en av oss til å skrive klart og forståelig, og er en av flere leveranser i satsningen på klart språk i kommunen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

– Jeg er veldig glad for at vi har fått på plass en språkprofil i Oslo kommune. Undersøkelser har vist at én av tre ikke forstår en del av informasjonen de får fra det offentlige. Klart språk bidrar til at folk får bedre mulighet til å ta vare på rettighetene sine og økt tillit til kommunen, sier byrådsleder Raymond Johansen.

Språkprofilen kan leses, lastes ned eller skrives ut på Felles intranett. Den er også tilgjengelig i designmanualen.

SOLEKLART. Seksjonsleder i Grafisk og innholdsdesign, Mette Kathrine Pedersen, og klarspråkleder Randi Kvåle Iversen koser seg med kommunens nye språkprofil.

– Ledere er forbilder
Randi Kvåle Iversen er klarspråkansvarlig i Utviklings- og kompetanseetaten. Hun sier språkprofilen er for alle ansatte, og at ledere må gå foran med et godt eksempel.

– Ledere er forbilder, noe som også ble bekreftet da vi spurte ansatte hva som skal til for at de tar i bruk språkprofilen. Alle sa at det er viktig at lederen deres er opptatt av å skrive klart og forståelig.

– Men hvor skal man starte?

– Flere er allerede i gang, men siden språk er personlig, er det lurt å starte med å snakke om sitt forhold til språk. Vi ber også virksomhetene om å oppnevne en språkkoordinator. Et tredje tips er å finne språkinteresserte og samle dem i en gruppe. Og sist, men ikke minst hekte klarspråk på prosjekter, selvbetjeningsløsninger, maler, handlingsplaner og regelverksendringer som virksomhetene likevel skal sette i gang med, sier Iversen.

Nå er det opp til deg
– Det er viktig at alle innbyggerne forstår informasjonen de får fra kommunen. Skal vi lykkes med dette må vi velge å skrive klart og forståelig, sier Raymond Johansen.

Kommunikasjonssjef Hanne Gjørtz ved Byrådslederens kontor eier klarspråkssatsingen. Hun har også forventninger til videre arbeid med språkprofilen.

– Det hele var veldig godt i gang da jeg begynte i jobben i vår, men jeg har fulgt det i innspurten. Det er veldig godt å få dette på plass, og det blir spennende å oppleve den nye profilen i bruk, sier Gjørtz.

Oslo kommune satser på klart språk
• UKE har fått i oppdrag i Tildelingsbrevet for 2019 å gjennomføre satsingen på klart språk
• Språkprofilen ble fastsatt av BLK i august og lansert av UKE den 13.9
• Satsingen skal også anbefale metoder for vurdering og tekstbearbeiding, i tillegg til å lage planer for å starte opp og følge opp klarspråk i virksomhetene

Fem skriveprinsipper
1. Start med den viktigste informasjonen

2. Gjør det enkelt å finne fram i teksten

3. Velg ord som mottakeren forstår, og forklar faguttrykk

4. Få tydelig fram roller og ansvar

5. Sett punktum, og skriv kort når du kan

Hør UKE-podden om klarspråk med Nora Hjelmbrekke og Randi Kvåle Iversen

Se også:
Bedre språk i kommunen (8.4.2019)
Styrer implementeringen av ny visuell identitet (12.6.2019)

Lærerik fagdag innen HR og digitalisering

Det var en inspirert og informert deltakergjeng som reiste hjem til sine respektive virksomheter etter HR-fagdag om kompetanseutvikling, omstilling og arbeidsgivers styringsrett.

Her kan du se programmet og alle presentasjonene fra UKEs fagdag om HR 26.8.2019

– Vi fikk konkrete og veldig gode tilbakemeldinger fra folk, både underveis og i etterkant av fagdagen. Særlig Ane Lien og Helene Wegner inspirerte folk, og vi har allerede fått masse tips og innspill til neste års arrangement, sier Henriette Berg i UKE Personalomstilling.

KLOKT OG MYKT. Ane Johansen Lien fra Bjørnson Organisasjonspsykologene ledet deltakerne gjennom presentasjonen «Etterpåklok på forhånd» og workshoppen «Tydelig på sak, myk på person».

Se også:
Kompetanseutvikling, omstilling og arbeidsgivers styringsrett (12.6.2019)
HR-fagdag på Oslos tak (8.6.2018)
– Ikke gjør det så vanskelig (29.8.2018)
Inviterer til HR-fagdag (7.4.2017)

Styrer implementeringen av ny visuell identitet

– Vi tilbyr strategisk designrådgivning for sektor- og konsernovergripende oppgaver, sier Mette Kathrine Pedersen i UKE Grafisk og innholdsdesign.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

UKE har i tildelingsbrev for 2019 fått i oppdrag å være en koordinerende og rådgivende aktør for virksomhetene i bruk av designmanualen og implementeringen av ny visuell identitet. UKE er ansvarlig for nødvendig operativ støtte til virksomhetene.

Grunnleggende bistand
Til dette formål rår den nyansatte seksjonslederen over to grafiske designere. Designerne skal være hands on på dialog med både leverandøren Creuna og virksomhetene, som i disse dager håndterer små og store utfordringer med Oslo kommunes nye visuelle profil.

I samarbeid med Byrådslederens kontor (BLK) har designerne i UKE jobbet med en grunnpakke som danner et solid grunnlag for de fleste virksomhetene (se faktaboks nederst i saken).

– Vi veileder virksomhetene med deres profil og mulighetsrommet som ligger i ny felles visuell identitet. Vi tilbyr både strategisk og praktisk hjelp slik at du får løst dine oppgaver, sier Pedersen

Svarer opp smått og stort
Grafisk og innholdsdesign, seksjonen med ansvar for satsingen på klarspråk, felles intranett, ny visuell identitet og kommunens nettsider, jobber for tiden med fortløpende oppdateringer og tilgjengeliggjøring av maler fra designmanualen.

– Vi har kort responstid på telefon, e-post, og ikke minst Workplace. Bård (Jemtland) og Anette (Brekke-Bjørkedal) sørger for at alle som lurer på noe får besvart henvendelsene sine, og så avtaler vi eventuelle møter ved behov. For de som ønsker å lære mer, arrangerer vi kurs i august. Invitasjon til designfrokost og innføring i ny visuell identitet kommer i løpet av juni, sier Pedersen.

Spesialbistand til leie
I tillegg til operativ rådgivning fra grafiske designere har UKE rekruttert inn konsulenter innen samme fagfelt. Dette er til virksomheter som trenger hurtig og kompetent bistand til konkrete og særskilte oppdrag.

Lars Terje Pedersens designere jobber på konsulentbasis, tilsvarende konsulenttjenester som er etablert innen anskaffelser, prosessforbedring og organisasjonsutvikling. UKE understøtter behovet ditt enten du har et kvalifisert lokalt fagmiljø eller ikke, sier Mette Kathrine Pedersen.

Hun er ny i UKE, hentet fra en lignende stilling i Politidirektoratet.

– Å lede seksjonen som har ansvar for klarspråk, en sterk avsenderidentitet og interne og eksterne nettsider som hjelper deg med å løse oppgaver, det er motiverende, sier Pedersen.

Status grafisk profil

Dette er klart
Designmanualen, med retningslinjer og eksempler på analog og digital bruk
Grunnelementer: Oslo logo, Oslo Sans typografi, farger, illustrasjoner, mv
Maler for grafisk design (InDesign-maler)
PowerPoint mal
e-postsignatur
Maler for sosiale medier
30 nye Oslofoto
Mal for T-skjorte og krus (foreløpig profilerende materiell)
Designverktøyet ¬- for plakater og forsider
Adgangskort
Konvolutter

Dette er nært forestående
Vegghengte skilt
Bil-dekor, prinsipper
Klær og arbeidstøy, prinsipper
Brevmal for Word

Dette kommer etter sommeren / til høsten
Word-maler for Notat, møteinnkalling og -referat
Rapportmal for Word
Fullstendig skiltprogram
Uniformer, prinsipper

Se også:
Designmanualen – se hvordan trykksaker som visittkort, brosjyrer og plakater skal lages
Designverktøyet – lag plakater og forsider fra egen PC

Flertall for ny profil (5.4.2019)

Gevinsten ved ulikhet

24. september byr UKE-akademiet ledere, tillitsvalgte og HR-medarbeidere i kommunen på et frokostseminar med klar tale: Vi driver for dårlig ressursutnyttelse. – Mangfoldsledelse er optimal aktivisering av faglig kapasitet , sier Caroline Aurora Grevstad og Hege Olstad.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

UKE har fått i oppdrag i Tildelingsbrevet for 2019 å utarbeide kompetansetiltak som stimulerer kommunens virksomheter til å videreutvikle en mangfolds- og inkluderingskultur. UKE akademiet har derfor satt opp en rekke tilbud høsten 2019 som skal understøtte virksomhetenes arbeid innen mangfold og mangfoldsledelse. Tilbudene er delfinansiert av OU-fondet.

Vi møter på mangfoldsbegrepet i mange sammenhenger til daglig. Pride Week er nylig overstått, aktører som Oslo kommune markerer globale kulturuttrykk som eid og ramadan, OXLO-uka markerer hver høst kommunens mangfolds- og integreringsarbeid, og vi hører om tiltak for bekjempelse av diskriminering på bakgrunn av alder, funksjonsnivå eller hudfarge.

– Alle disse eksemplene uttrykker viktige aspekter av hva mangfoldsledelse må handle om. Samtidig ønsker vi å legge økt vekt på det faktum at dette ikke bare handler om at alle skal trives og få være med, men også en ren forretningsdimensjon. Verden er mangfoldig, og for å lykkes bør dette gjenspeiles og realiseres på alle arbeidsplasser, sier Caroline Aurora Grevstad i UKE-akademiet.

FÅ MED ALLE. Caroline Aurora Grevstad og Hege Olstad prøver sitt beste på å se mangfoldige ut mens de fremmer sitt poeng: En fargerik verden krever allsidig kapasitet.

Avslør selvbedrageriet
Frokostseminaret 24. september, hvor vi også får høre erfaringer fra Skatteetatens arbeid med mangfoldsledelse, hviler tungt på bidraget fra psykologiprofessor Mads Nordmo. Han forsker på hvordan ubevisste holdninger preger vår atferd og våre avgjørelser.

– Nordmos postulat er at du kan være full av fordommer uten dermed å være fordomsfull. Alle mennesker sorterer og kategoriserer, det er blant tingene som gjør en diger verden håndterlig for oss. Men det krever øvelse og bevisstgjøring å unngå at man selv blir offer for egne forenklinger, sier Hege Olstad i UKE Beste praksis.

Frokostseminaret skal også fungere som en inngang til UKE-akademiets kompetansetilbud på mangfoldsledelse senere i høst. Tilbudet vektlegger mangfoldskompetanse som faktor i innovasjon, åpenhet og konkurransekraft og består av 2 dagers kurs og 1 dags workshop.

Dette tilbudet finner du i kurskalenderen på UKEs kundeportal i løpet av juni.

Følg med her for påmelding.

Se også:
– Alle fortjener å behandles ulikt (24.4.2018)
Hva er dine mangfoldutfordringer? (30.10.2015)

Kompetanseutvikling, omstilling og arbeidsgivers styringsrett

Tid og sted for årets HR-fagdag er 26. august på Hotel Bristol. – Vi forutsetter at de færreste blant oss er ferdig utlært på endringsrådgivning, kompetansedeling og utvikling av god læringskultur, sier Odd Gunnar Heimdal og Henriette Berg i UKE Personalomstilling.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Les mer om seminaret og meld deg på her.

HR-fagdagen er noe av en institusjon blant personalmedarbeidere i Oslo kommune. Lenge foregikk den over to døgn om bord på Kielfergen. De siste årene har den vært landfast, i fjor på Youngstorgets Stratos, året før på Økern.

Hensikten og de faglige temaene varierer over flere av de samme temaene hvert år: Omstilling og kompetanse.

– I år innleder vi med en egen seanse om kompetansetiltak i lys av kommunens digitale transformasjon. Tariffavtalen fra 2018 stadfester et partssamarbeid mellom arbeidstaker- og arbeidsgiversiden for å innrette og tilpasse organisasjonen til ny digital hverdag. Origos Hanne Twedt Berli innleder. Hun vil fortelle om bakgrunnen og status for det partssammensatte prosjektet, som vil danne et bakteppe for dagen, sier teamleder Odd Gunnar Heimdal i UKE Personalomstilling.

FERDIG UTLÆRT? Odd Gunnar Heimdal og Henriette Berg problematiserer HRs rolle i omstillingsprosesser.

Kompetanse, ansiennitet og omstilling
Programmet før lunsj preges for øvrig av et praktisk og matnyttig bidrag: Helene Wegner fra Kommuneadvokaten skal ha innlegg i to bolker om arbeidsgivers styringsrett ved endringer i kompetansebehov og hvilke muligheter som ligger i styringsretten

– Dette temaet er brennaktuelt for ledere og HR-folk i alle virksomheter, og knytter seg også til det innledende temaet om digitalisering. Wegner presenterer blant annet Skanska-dommen fra Høyesterett, som blant annet fastslår at også kompetanse, ikke bare ansiennitet, kan være blant utvelgelseskriteriene i omstillingsprosesser, sier Henriette Berg.

Kommuniserer vi klokt?
Psykolog Ane Johnsen Lien leder en todelt seanse, med foredrag etterfulgt av workshop. Utgangspunktet er HRs rolle i endringsprosesser, med vekt på motivasjon, ryddighet i egne og andres følelser. Tittelen er «Etterpåklok på forhånd», og handler om forberedelsene som kreves for å håndtere de tøffe samtalene en må ta i forbindelse med blant annet omstillingsprosesser.

– Lien er en god ressurs for oss i HR- og ledelsessegmentet. Hennes tese er at evnen til å kommunisere klokt reduseres betydelig når vi kjenner oss rammet følelsesmessig, er under press eller er i en konfliktfylt relasjon. Workshop-en viser oss praktiske verktøy for å stå i vår egen posisjon samtidig som vi anerkjenner den andres perspektiv, sier Berg.

Tilrettelegging for læring
Dagen avsluttes med professor i ledelse og organisasjoner ved Handelshøyskolen BI, Cathrine Filstad. Hennes grunnbegrep er organisasjonslæring, som rommer den kunnskapsdeling, kunnskapsutvikling og endring som foregår i en kunnskapsbedrift.

– Filstad har utgitt flere bøker og er blant annet opptatt av tiden det uvegerlig tar å få til reell læring hos individer og i grupper, hensyntatt følelser, strategiske mål, tillit, fysisk og sosialt arbeidsmiljø, ledelse, så vel som makt og politikk i en lærende organisasjon. Veldig spennende saker som anbefales for alle innen HR og ledelse, sier Heimdal.

Les mer om seminaret og meld deg på her.

Se også:
HR-fagdag på Oslos tak (8.6.2018)
– Ikke gjør det så vanskelig (29.8.2018)
Inviterer til HR-fagdag (7.4.2017)

UKE for en dag

Adm. dir. Marit Jakobsen Leganger i Boligbygg tok med seg ledergruppen til en halvdags presentasjon av UKEs tilbud og tjenester på Helsfyr. – Etaten har et bredere tjenestespekter enn vi visste om, sier hun.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Kundeansvarlig Tore Johannessen i UKE Virksomhetsdialog var ikke vond å be da økonomisjefen i Boligbygg bestilte et miniseminar for hele eiendomsforetakets toppledergruppe.

– Vi ser hele tiden etter måter å knytte tettere kontakt med kommunens virksomheter på. Jobben vår er jo å gjøre dem i best mulig stand til å utføre sitt samfunnsoppdrag, så dette var en god anledning til å vise frem hele vår bredde, sier Johannessen.

Avklaring av det unike
Boligbygg er gjengen som eier og forvalter byens kommunale boliger; mer enn 11 000 i tallet, som gir husrom til mer enn 25 000 mennesker. Et særegent samfunnsoppdrag, som gir en del virksomhetsspesifikke behov, i tillegg til tjenestene som det er mulig å presentere til kommunens virksomheter som hyllevare.

– Vi har allerede et samarbeid med UKE på organisasjonsutvikling og regnskapssiden, som vi er veldig fornøyde med. Selv er jeg veldig opptatt av at ting som kan gjøres likt og felles bør gjøres likt og felles, derfor er det viktig at vi utnytter UKE så godt det er mulig, sier adm. dir. Marit Jakobsen Leganger.

BEGGE SIDER AV BORDET. Gemyttlig mellom UKEs Tore Johannessen og BBY-adm.dir. Marit Jakobsen Leganger. I bakgrunnen Kari Margrete Hove, Torill Ovlien, Gro Bergeius Andersen, Birgit Aakre, Lars Terje Pedersen og Pål Eirik Pettersen fra UKE, og Tone Bergh-Christensen, Åshild Ingemundsen, Hilde Bjertnæs, Dag Einar Thorvaldsen og Mads Valen-Sendstad fra Boligbygg.

Løfterik leaning
I løpet av formiddagen fikk BBY-ledergruppen høre generelt om UKEs tjenesteproduksjon og virksomhetsdialog, herunder sak og arkiv, mobilitetsstyring, leverandøroppfølging, digital konkurransegjennomføring, RPA, ansattportal, kontorstøtteplattform, velferdsteknologi og tekniske nett, chatbots, forvaltning av fellessystemer som HR- og økonomisystemet, lønns- og regnskapstjenester og konsulenttjenester innen organisasjonsutvikling, kommunikasjon, anskaffelser og effektivisering.

– Vi synes det er særlig løfterikt at UKE bygger opp kompetanse på Lean og prosesseffektivisering. Dette henger nøye sammen med digitalisering, og vil være en del av realiseringen av kommunens transformasjon mot brukerorientering, sier Leganger.

Snakker med alle
Avdeling for virksomhetsdialog gjennomfører for øvrig en turné blant alle kommunens toppledergrupper, der UKEs organisering, strategi, sentrale kontaktpunkter og tjenesteportefølje presenteres. Boligbygg er så langt den første virksomheten som har ønsket en utvidet halvdags presentasjon.

– Det er en suksessfaktor å kjenne virksomhetene så godt som mulig, så vi tar gjerne flere slike seanser. Hovedmålet er å bli kjent med UKEs sin organisasjon og tjenesteportefølje, samt å knytte kontakter på tvers av virksomhetene. Tjenestespekteret vårt er ikke bedre enn forretningsdialogen, så vi setter pris på alle nye møteplasser. Vi har mottatt gode tilbakemeldinger på arrangementet, og arrangerer gjerne flere, sier kundeansvarlig Tore Johannessen.

Flertall for ny profil

Oslo bystyre vedtok 27. mars ny designmanual og ny visuell identitet for kommunen.
– Grunnlaget er lagt for utvikling av en helhetlig identitet for byen vår, konstaterer Bernard Tømmerbakke i UKE og Hanne Rønning Jorud i BLK.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Innstilling og vedtak baserer seg på følgende hovedprinsipp for avsenderidentitet: Oslologoen skal brukes i alle kommunikasjonsflater. Det skal komme tydelig frem hvilke tjenester, tilbud og opplevelser kommunen står bak. Kommunikasjonen med innbyggere skal alltid være enkel og tydelig

Visuell identitet og designmanual skal basere seg på Oslologo, ny skrifttype (Oslo sans) og ny farge- og formpalett; sirkel (møllestein), vinkel (pilspiss) og firkant (borgkrone). Les hele bystyrevedtaket her.

Jobben gjenstår
Bernard Tømmerbakke i UKE, Tjenesteutvikling og Hanne Rønning Jorud fra Byrådslederens kontor, kommunikasjonsseksjonen, har begge vært sentrale i arbeidet frem mot forrige ukes milepæl, men understreker at veien til ny profil ennå er lang.

– Omlegging av digitale og fysiske flater starter i praksis nå. Her er vi mange, egentlig alle medarbeidere i kommunen, som skal bidra i smått og stort. Eksempelvis omprofileres kommunens sentrale nettsider i ukene som gjenstår frem mot sommeren, sier Tømmerbakke.

TOMMEL OPP FOR OSLO. Bernard Tømmerbakke i UKE og Hanne Rønning Jorud i BLK tillater seg en liten jubel over den siste milepælen i kommunens tjenesteformidling.

En styrket merkevare
– Hvorfor er det så viktig for kommunen å få ny designmanual og visuell profil?

– Det grunnleggende er styrken som ligger i helhet. Den desentrale visuelle identiteten byen så langt har hatt, med sterke egenidentiteter innad i kommunen, gjør det vanskelig for innbyggere å forholde seg til byens tjenester. Byen har en forpliktelse til å være nær menneskene vi jobber på oppdrag fra, og da må vi kommunisere helhetlig og tydelig, sier Jorud.

– Vi la den samme logikken til grunn da vi etablerte én nettside for Oslo kommune i 2015: Enten du vil sjekke vannkvalitet eller søke barnehageplass, så skal du kunne gå ett sted. Bystyrevedtaket formidler det samme kundeløftet visuelt; vi er én organisasjon som rommer mange ulike tjenester, sier Tømmerbakke.

Moderne formspråk
I debatten rundt fremleggelsen av saken, var det flere som ønsket seg en videreføring av byvåpenet som byens samlende merke.

Hovedgrunnen til at dette ikke lar seg gjøre er at kompleksiteten og fargeprofilen gjør byvåpenet dårlig egnet til kommunikasjon på digitale flater; men det tradisjonelle byvåpenet skal fortsatt bestå og vil brukes ved høytidelige og tradisjonsrike anledninger. Les om formvalgene for den nye profilen her.

– Vi er veldig fornøyde med å få vedtak på ny profil. Arbeidet har pågått i mange år, og inkludert dyp og bred involvering i flere runder, så vi er fortrolige med at vi har endt med et valg som alle virksomheter og faginstanser, med sine ulike behov, kan stille seg bak, sier Jorud.

– Hvordan implementeres ny profil?

– Vi har utviklet første del av en designmanual og et digitalt verktøy som alle kan bruke uavhengig av kompetanse og dyr programvare. Maler og elementer som skrifttype og logo i ulike formater distribueres fortløpende til alle kommunens virksomheter. Virksomhetene får et stort ansvar for å benytte og formidle den nye profilen, men vi i kommunikasjonsmiljøene står klare til å gi støtte på veien, sier Tømmerbakke.

Nye ressurser
Grafisk designer Bård Jemtland er blant medarbeiderne som skal bistå virksomhetene med å forvalte og bygge Oslos nye visuelle identitet. I tillegg rekrutterer UKE operative grafiske designere, som skal virke som konsulenter med salg av grafiske designtjenester til virksomhetene.

– Designmanualen er et solid, grundig og flott fundament som jeg gleder meg til å ta tak i, og være med å utvikle videre. I første omgang i tett samarbeid med Hanne og Byrådslederens kontor, etter hvert også med nye kolleger og fagressurser her i UKE, sier Jemtland.

– Hvilke tanker har du gjort deg om den nye profilen?

– Jeg tror det er et kvantesprang for kommunens identitet og mulighet til tjenesteformidling. Noen er nok fortsatt skeptiske, eller bekymret for å miste sin gamle profil. Men jeg er trygg på at virksomhetenes identitet ligger i menneskene som jobber der og produktene som leveres – ikke bare i logoen vi markedsfører oss under. Vi bør alle være stolte av Oslo, og av Oslo kommune som arbeidsgiver, sier Jemtland.

Her kan du se hvordan det er arbeidet med den nye profilen.

Attraktiv og fremtidsrettet

Tema for HR-forum 15. november er «Oslo kommune som en attraktiv og fremtidsrettet arbeidsgiver». – Vi merker en dreining mot å snakke åpent om kommunens omdømme, sier Kari Hove og Snezana Rabasovic.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Påmelding HR-forum 15.11: Oslo kommune som en attraktiv og fremtidsrettet arbeidsgiver

Byrådslederen benyttet taletid til temaet på etatssjefssamlingen for to uker siden. Og finansbyråden delte gledesstrålende da nettavisen Vårt Oslo omtalte rekrutteringsselskapet Academic Works årlige undersøkelse om landets mest attraktive arbeidsgivere blant unge, høyt utdannede mennesker.


FREMST PÅ eSIGNERING. – NRK og Helse Vest har allerede innført eSignering ved ansettelser, men i Kommune-Norge er vi blant fortroppen, sier Kari Hove og Snezana Rabasovic i UKE Tjenesteutvikling.

Bygg enda attraktivere
Undersøkelsen rangerer Norges mest attraktive arbeidsplasser basert på tre parametere: Arbeidsgiverens rykte i markedet, arbeidsgiverens opplevde fremgang og om respondentene ønsker å jobbe hos arbeidsgiveren eller ikke. Oslo kommune havner på 47. plass i årets undersøkelse.

– Dette er en milepæl for kommunens omdømmearbeid, og en nyhet som passer perfekt inn i programmet vårt for HR-forum på torsdag. Hensikten er å gi deltakerne en verktøykasse for å bygge en mer attraktiv arbeidsplass nedenfra og opp, sier Kari Hove, seksjonsleder i UKE Tjenesteutvikling.

Eksterne og interne bidrag
Joar Sæterdal Vik ved Byrådslederens kontor innleder med en presentasjon over dagens tema. Deretter får vi en faglig presentasjon fra ved Hans Petter Stub i kommunikasjonsselskapet Whydentify: «Hvordan tiltrekke seg de beste hodene», og leverandør Webcruiter presenterer ny versjon av HR-systemets rekrutteringsmodul.

– Vi har også relevante innslag fra egne rekker, slik som «Profesjonelle rekrutteringsprosesser som driver for arbeidsgiveromdømme» ved Knut Håland i UKE Virksomhetsdialog, «Jobb i Oslo kommune – nye internettsider for jobbsøkere» ved kollegaer Marte Høgenhaug, Stine Jensen Rørvik og Anne Tiril Svensson, sier Hove.

Arbeidskontrakt uten blekk
– Selv skal jeg presentere en relativt attraktiv og fremtidsrettet nyvinning, nemlig eSignering ved ansettelse, sier Snezana Rabasovic i UKE Tjenesteutvikling.

Oslo kommune er blant de første i landet som implementerer denne åpenbare digitaliseringsgevinsten, hvor kandidater trekker frem BankID eller MinID i stedet for å måtte skrive ut og postlegge fysiske celluloseflak for en erklæring som gjøres digitalt i så mange andre situasjoner.

– Funksjonen testes av en tverrfaglig gruppe nå i høst, og vil være tilgjengelig for hele organisasjonen på nyåret, sier Rabasovic

Målgruppa for samlingen er HR-direktører, personalsjefer og ansatte i virksomhetenes HR-funksjoner.

HR-system + læringsportal = sant

I desember kan vi endelig ta i bruk KS Læring via kompetansemodulen i HR-systemet.

Frokostmøte KS Læring og kompetanseplaner 14.11
Frokostmøte KS Læring og kompetanseplaner 28.11
Frokostmøte KS Læring og kompetanseplaner 3.12

Veien hit har vært en smule seig fordi integrasjonen som må på plass har tatt lang tid. Vi snakker altså om Kommune-Norge og Oslo kommunes læringsportal KS Læring. For øyeblikket ligger 5000 kompetansetilbud klart til bruk direkte på nett. Fra HMS-kurs, Gerica-opplæring og 10-FAKTOR, til arkivopplæring, onboarding og IT-sikkerhet.

– KS læring fungerer som bare det, men siden vi ikke har fått til en god integrasjon med kompetansemodulen, har de færreste virksomheter tatt det særlig i bruk, sier Jan Kyvik i UKE Virksomhetsdialog.


SYSTEMSTØTTE FOR KOMPETANSEUTVIKLING. – Kurs i legemiddelhåndtering er et eksempel på kompetansekrav som må fornyes. Da er det greit å ha et velfungerende styringssystem, anser Olav Schjølberg og Jan Kyvik i UKE.

Smidig kompetanseutvikling
Denne uken fikk vi stokket leverandørene, og testingen kan begynne med full tilgang til den nasjonale kursporteføljen via HR-systemet Web som finnes under Windows-tasten på alle kommunens PC-er.

– Dermed kan vi etablere kompetanseplaner for hver medarbeider, og opprette eller oppsøke målrettede kompetansetiltak for oppdatering av CV-en i én og samme arbeidsflate. Vi regner med at det er tilgjengelig for alle virksomheter i midten av desember, fortsetter Kyvik.

Hva kreves hvor
Det høres kanskje ikke så ellevilt ut, men nettopp fordi kommunens medarbeidere har ventet så lenge på en integrert kurs- og kompetansemodul, er dagens nyhet desto bedre.

– Vi er også entusiastiske over ny funksjonalitet for styring av kompetanseplaner i HR-systemet. Pilotgruppen bestående av Helseetaten, Brann- og redningsetaten og Kemnerkontoret tester ut dette nå, og vil være ferdig i februar, forteller Olav Schjølberg i UKE Tjenesteforvaltning.

Kjekt ved turnus
– Hvorfor er dette så viktig?

– I dag er aktivitetene knyttet til kompetanseutvikling i stor grad manuelle og papirbaserte, noe som gjøre det vanskelig å få oversikt over hvem som oppfyller pålagte kompetansekrav, sier Schjølberg.

Kompetanseplaner bidrar til effektiv kompetansestyring ved å gi brukerne strukturert oversikt over kompetansebeholdningen og systematisk dokumentasjon på gjennomføring av kompetansekrav og oppfølging av kompetansetiltakene.

– Det jobbes også med en videreutvikling av en integrasjon mot Gat, noe som gjør det enklere å styre at en brannbil, en kveldsvakt eller et legekontor har den nødvendige kompetansen tilgjengelig via de medarbeiderne som er til stede akkurat da, sier Schjølberg.

– Hva er det viktig å tenke på i forkant av integrasjonen av KS Læring og de nye kompetanseplanene i HR-systemet?

– Hvilke planer som trengs hvor. Mye krav og beskrivelser ligger sikkert i permer i dag. De fleste av oss kan nok rydde litt i planverket for å forberede oss på et skalerbart og alltid tilgjengelig kompetansestyringssystem på hvert tjenestested, sier Schjølberg.

Se også:
Hvordan lage innhold i KS Læring, kurs 27. november 2018
Hvordan lage innhold i KS Læring, kurs 7. desember 2018

Se også:
Nå kommer KS Læring-gevinstene (12.2.2018)
KS Læring som nyansattkurs (18.6.2017)
Bli kjent med KS Læring (13.2.2017)

Trening på håndtering av varslingssaker

UKE-akademiet har i høst kjørt flere kurs i håndtering av varsler om trakassering og uønsket adferd. – Nyttig input, ifølge deltakerne.

På papiret er mye som det skal være med hensyn til trakassering og varslingshåndtering i Oslo kommune.

Teori og praksis
De fleste virksomheter har lokale rutiner og hovedverneombud som vet å blåse i fløyta når ledere eller andre myndighetspersoner tråkker over grensene for høvelig adferd på arbeidsplassen. I fjor høst kom felleserklæringen fra arbeidslivspartene og oppfølgingskravet om seksuell trakassering i Oslo kommune.

På den annen side vet flere av oss at beredskapsøvelse – akkurat som det møysommelige arbeidet med å bygge godt arbeidsmiljø – er noe det er vanskelig å gjøre for mye av. De siste ukene har derfor ledere, HR-rådgivere, tillitsvalgte, verneombud og andre interesserte medarbeidere deltatt på en kursserie i regi av UKE, finansiert av OU-fondet, med varslingsekspertene Annette Selmer og Tanja Juul Rødahl.


ROLLEAVKLARING BIDRAR TIL BEVISSTGJØRING. Tanja Juul Rødahl, med bakgrunn blant annet fra UKE, leder «Forebygging av trakassering og uønsket atferd» som avholdes 15. og 16. november.

Snørr og barter
– Vi har gjennomgått konkrete caser og diskutert alternative fremgangsmåter i lys av den mest grunnleggende problemstillingen i slike saker: Hva er trakassering, forteller advokat Selmer.

Mange varslingssaker blir nemlig ekstra seige av at det slett ikke er selvsagt at en fornærmet part er utsatt for utilbørlig adferd eller mer eller mindre uprofesjonell ledelse.

– Det er viktig å avklare og sortere ulike typer konfliktelementer i saken så tidlig som mulig, og huske på at arbeidsgiver har et ansvar for å ivareta alle berørte parter, både varsleren og den eller de det varsles om, sier Selmer.

Kontradiksjon og hastverk
Det handler om å følge god saksbehandlingsprosedyre, hvor den anklagedes rett til å uttale seg er helt sentral.

– En vanlig fallgruve er at de som håndterer en varslingssak trekker konklusjoner for raskt. Varslingssaker må tas på alvor og følges opp raskt, men samtidig bør man unngå å igangsette en omfattende prosess i en sak som kanskje kunne vært løst på et «lavterskelnivå» gjennom en avgrenset forundersøkelse. Å håndtere varslingssaker er en krevende balansekunst, understreker Selmer.

Slike vurderinger er det svært få forunt å gjøre klokkerent på stående fot, så hovedregelen lyder: Be om hjelp.

– Sørg for å få de involverte parter i tale, det er først og fremst de som kan forklare hva som har skjedd. Bruk gjerne lokalt hovedverneombud eller kommunens sentrale varslingsråd til å gi råd om hva som er den beste veien videre, dersom det skulle være tvil. Bare ikke lukk øynene og håp at det går over, sier Rødahl.


SKJERPER BEREDSKAPEN. Jan Kyvik i UKE ønsker velkommen. Tilbudet gjennomføres med bruk av KS Læring, hvor deltakerne får oppgaver som gjennomføres før samling.

Nyttig verktøykasse
Hun følger opp Selmers advarsel om å konkludere for raskt.

– Ofte ser vi at ledere og miljøet rundt har en forutinntatt holdning til hvem som har «rett» og hvem som er syndebukk, uten at de selv har vært tilstede og før saken er undersøkt. Det kan skade prosessen og menneskene som er involvert, sier Rødahl.

Kurset driller deltakerne i de juridiske grunnprinsippene som gjelder i varslingssaker, og tilbyr deltakerne en verktøykasse til å håndtere psykologiske, sosiale, formelle og omdømmemessige aspektene ved de tøffe sakene på et så lavt nivå som mulig.

– Jeg må innrømme at jeg var litt «utskremt» deltaker, men ble særdeles positivt overrasket. Enda flere hos oss burde ha dratt. Det var veldig gode formidlere, som turte å kommentere konkrete saker og fikk deltakerne engasjert, med absolutt minimalt med svada. Jeg fikk mye nyttig input, spesielt om verdien av ryddig saksgang på lokalt nivå, sier Kaja Nesheim Walløe, som tillitsvalgt i Utdanningsforbundet.


ARBEIDSMILJØLOVENS KAPITTEL 2A. Advokat og autorisert konfliktmekler Annette Selmer tok ansvar for den juridiske delen av kurset.

Effektivt om det tunge
Også Torill Mariann Ask i Plan- og bygningsetaten er begeistret.

– Jeg har en del arbeidsrett fra før, men her var det svært mye nyttig å hente. Kursholderne var engasjerende og uredde, og formidlet tung jus på en effektiv måte. Jeg skulle absolutt ønske at flere fra egen virksomhet kunne ha vært til stede. Uansett mener jeg det er mye fra dagens kurs jeg ønsker å ta med tilbake og vurdere om rutinene våre trenger en oppfriskning, sier hun.

En tredje deltaker, som helst vil være anonym, sier:

«Interessant kurs med konkrete eksempler som bidro til bedre bevissthet om rolleforståelse. Kursansvarlige var også opptatt av å vektlegge at både varsler og den omvarslede må ivaretas. Dessuten fikk vi nyttige verktøy som kan være til hjelp ved identifisering av hva slags sak varslingen gjelder. Dette er viktig for å kunne fastslå hvilke aktører som er aktuelle og hvilke rettsregler som skal anvendes. Det aller viktigste var budskapet om at de bakenforliggende forholdene i en varslingssak ofte kan løses på lavest mulig nivå i virksomheten, og at det kan være hensiktsmessig å bruke formelle kanaler som for eksempel verneombud eller tillitsvalgt som rådgiver».

Intranett, varsling

Se også:
Krafttak mot trakassering (14.6.2018)