Kategoriarkiv: Ledelse og kompetanseutvikling

Flertall for ny profil

Oslo bystyre vedtok 27. mars ny designmanual og ny visuell identitet for kommunen.
– Grunnlaget er lagt for utvikling av en helhetlig identitet for byen vår, konstaterer Bernard Tømmerbakke i UKE og Hanne Rønning Jorud i BLK.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Innstilling og vedtak baserer seg på følgende hovedprinsipp for avsenderidentitet: Oslologoen skal brukes i alle kommunikasjonsflater. Det skal komme tydelig frem hvilke tjenester, tilbud og opplevelser kommunen står bak. Kommunikasjonen med innbyggere skal alltid være enkel og tydelig

Visuell identitet og designmanual skal basere seg på Oslologo, ny skrifttype (Oslo sans) og ny farge- og formpalett; sirkel (møllestein), vinkel (pilspiss) og firkant (borgkrone). Les hele bystyrevedtaket her.

Jobben gjenstår
Bernard Tømmerbakke i UKE, Tjenesteutvikling og Hanne Rønning Jorud fra Byrådslederens kontor, kommunikasjonsseksjonen, har begge vært sentrale i arbeidet frem mot forrige ukes milepæl, men understreker at veien til ny profil ennå er lang.

– Omlegging av digitale og fysiske flater starter i praksis nå. Her er vi mange, egentlig alle medarbeidere i kommunen, som skal bidra i smått og stort. Eksempelvis omprofileres kommunens sentrale nettsider i ukene som gjenstår frem mot sommeren, sier Tømmerbakke.

TOMMEL OPP FOR OSLO. Bernard Tømmerbakke i UKE og Hanne Rønning Jorud i BLK tillater seg en liten jubel over den siste milepælen i kommunens tjenesteformidling.

En styrket merkevare
– Hvorfor er det så viktig for kommunen å få ny designmanual og visuell profil?

– Det grunnleggende er styrken som ligger i helhet. Den desentrale visuelle identiteten byen så langt har hatt, med sterke egenidentiteter innad i kommunen, gjør det vanskelig for innbyggere å forholde seg til byens tjenester. Byen har en forpliktelse til å være nær menneskene vi jobber på oppdrag fra, og da må vi kommunisere helhetlig og tydelig, sier Jorud.

– Vi la den samme logikken til grunn da vi etablerte én nettside for Oslo kommune i 2015: Enten du vil sjekke vannkvalitet eller søke barnehageplass, så skal du kunne gå ett sted. Bystyrevedtaket formidler det samme kundeløftet visuelt; vi er én organisasjon som rommer mange ulike tjenester, sier Tømmerbakke.

Moderne formspråk
I debatten rundt fremleggelsen av saken, var det flere som ønsket seg en videreføring av byvåpenet som byens samlende merke.

Hovedgrunnen til at dette ikke lar seg gjøre er at kompleksiteten og fargeprofilen gjør byvåpenet dårlig egnet til kommunikasjon på digitale flater; men det tradisjonelle byvåpenet skal fortsatt bestå og vil brukes ved høytidelige og tradisjonsrike anledninger. Les om formvalgene for den nye profilen her.

– Vi er veldig fornøyde med å få vedtak på ny profil. Arbeidet har pågått i mange år, og inkludert dyp og bred involvering i flere runder, så vi er fortrolige med at vi har endt med et valg som alle virksomheter og faginstanser, med sine ulike behov, kan stille seg bak, sier Jorud.

– Hvordan implementeres ny profil?

– Vi har utviklet første del av en designmanual og et digitalt verktøy som alle kan bruke uavhengig av kompetanse og dyr programvare. Maler og elementer som skrifttype og logo i ulike formater distribueres fortløpende til alle kommunens virksomheter. Virksomhetene får et stort ansvar for å benytte og formidle den nye profilen, men vi i kommunikasjonsmiljøene står klare til å gi støtte på veien, sier Tømmerbakke.

Nye ressurser
Grafisk designer Bård Jemtland er blant medarbeiderne som skal bistå virksomhetene med å forvalte og bygge Oslos nye visuelle identitet. I tillegg rekrutterer UKE operative grafiske designere, som skal virke som konsulenter med salg av grafiske designtjenester til virksomhetene.

– Designmanualen er et solid, grundig og flott fundament som jeg gleder meg til å ta tak i, og være med å utvikle videre. I første omgang i tett samarbeid med Hanne og Byrådslederens kontor, etter hvert også med nye kolleger og fagressurser her i UKE, sier Jemtland.

– Hvilke tanker har du gjort deg om den nye profilen?

– Jeg tror det er et kvantesprang for kommunens identitet og mulighet til tjenesteformidling. Noen er nok fortsatt skeptiske, eller bekymret for å miste sin gamle profil. Men jeg er trygg på at virksomhetenes identitet ligger i menneskene som jobber der og produktene som leveres – ikke bare i logoen vi markedsfører oss under. Vi bør alle være stolte av Oslo, og av Oslo kommune som arbeidsgiver, sier Jemtland.

Her kan du se hvordan det er arbeidet med den nye profilen.

Attraktiv og fremtidsrettet

Tema for HR-forum 15. november er «Oslo kommune som en attraktiv og fremtidsrettet arbeidsgiver». – Vi merker en dreining mot å snakke åpent om kommunens omdømme, sier Kari Hove og Snezana Rabasovic.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Påmelding HR-forum 15.11: Oslo kommune som en attraktiv og fremtidsrettet arbeidsgiver

Byrådslederen benyttet taletid til temaet på etatssjefssamlingen for to uker siden. Og finansbyråden delte gledesstrålende da nettavisen Vårt Oslo omtalte rekrutteringsselskapet Academic Works årlige undersøkelse om landets mest attraktive arbeidsgivere blant unge, høyt utdannede mennesker.


FREMST PÅ eSIGNERING. – NRK og Helse Vest har allerede innført eSignering ved ansettelser, men i Kommune-Norge er vi blant fortroppen, sier Kari Hove og Snezana Rabasovic i UKE Tjenesteutvikling.

Bygg enda attraktivere
Undersøkelsen rangerer Norges mest attraktive arbeidsplasser basert på tre parametere: Arbeidsgiverens rykte i markedet, arbeidsgiverens opplevde fremgang og om respondentene ønsker å jobbe hos arbeidsgiveren eller ikke. Oslo kommune havner på 47. plass i årets undersøkelse.

– Dette er en milepæl for kommunens omdømmearbeid, og en nyhet som passer perfekt inn i programmet vårt for HR-forum på torsdag. Hensikten er å gi deltakerne en verktøykasse for å bygge en mer attraktiv arbeidsplass nedenfra og opp, sier Kari Hove, seksjonsleder i UKE Tjenesteutvikling.

Eksterne og interne bidrag
Joar Sæterdal Vik ved Byrådslederens kontor innleder med en presentasjon over dagens tema. Deretter får vi en faglig presentasjon fra ved Hans Petter Stub i kommunikasjonsselskapet Whydentify: «Hvordan tiltrekke seg de beste hodene», og leverandør Webcruiter presenterer ny versjon av HR-systemets rekrutteringsmodul.

– Vi har også relevante innslag fra egne rekker, slik som «Profesjonelle rekrutteringsprosesser som driver for arbeidsgiveromdømme» ved Knut Håland i UKE Virksomhetsdialog, «Jobb i Oslo kommune – nye internettsider for jobbsøkere» ved kollegaer Marte Høgenhaug, Stine Jensen Rørvik og Anne Tiril Svensson, sier Hove.

Arbeidskontrakt uten blekk
– Selv skal jeg presentere en relativt attraktiv og fremtidsrettet nyvinning, nemlig eSignering ved ansettelse, sier Snezana Rabasovic i UKE Tjenesteutvikling.

Oslo kommune er blant de første i landet som implementerer denne åpenbare digitaliseringsgevinsten, hvor kandidater trekker frem BankID eller MinID i stedet for å måtte skrive ut og postlegge fysiske celluloseflak for en erklæring som gjøres digitalt i så mange andre situasjoner.

– Funksjonen testes av en tverrfaglig gruppe nå i høst, og vil være tilgjengelig for hele organisasjonen på nyåret, sier Rabasovic

Målgruppa for samlingen er HR-direktører, personalsjefer og ansatte i virksomhetenes HR-funksjoner.

HR-system + læringsportal = sant

I desember kan vi endelig ta i bruk KS Læring via kompetansemodulen i HR-systemet.

Frokostmøte KS Læring og kompetanseplaner 14.11
Frokostmøte KS Læring og kompetanseplaner 28.11
Frokostmøte KS Læring og kompetanseplaner 3.12

Veien hit har vært en smule seig fordi integrasjonen som må på plass har tatt lang tid. Vi snakker altså om Kommune-Norge og Oslo kommunes læringsportal KS Læring. For øyeblikket ligger 5000 kompetansetilbud klart til bruk direkte på nett. Fra HMS-kurs, Gerica-opplæring og 10-FAKTOR, til arkivopplæring, onboarding og IT-sikkerhet.

– KS læring fungerer som bare det, men siden vi ikke har fått til en god integrasjon med kompetansemodulen, har de færreste virksomheter tatt det særlig i bruk, sier Jan Kyvik i UKE Virksomhetsdialog.


SYSTEMSTØTTE FOR KOMPETANSEUTVIKLING. – Kurs i legemiddelhåndtering er et eksempel på kompetansekrav som må fornyes. Da er det greit å ha et velfungerende styringssystem, anser Olav Schjølberg og Jan Kyvik i UKE.

Smidig kompetanseutvikling
Denne uken fikk vi stokket leverandørene, og testingen kan begynne med full tilgang til den nasjonale kursporteføljen via HR-systemet Web som finnes under Windows-tasten på alle kommunens PC-er.

– Dermed kan vi etablere kompetanseplaner for hver medarbeider, og opprette eller oppsøke målrettede kompetansetiltak for oppdatering av CV-en i én og samme arbeidsflate. Vi regner med at det er tilgjengelig for alle virksomheter i midten av desember, fortsetter Kyvik.

Hva kreves hvor
Det høres kanskje ikke så ellevilt ut, men nettopp fordi kommunens medarbeidere har ventet så lenge på en integrert kurs- og kompetansemodul, er dagens nyhet desto bedre.

– Vi er også entusiastiske over ny funksjonalitet for styring av kompetanseplaner i HR-systemet. Pilotgruppen bestående av Helseetaten, Brann- og redningsetaten og Kemnerkontoret tester ut dette nå, og vil være ferdig i februar, forteller Olav Schjølberg i UKE Tjenesteforvaltning.

Kjekt ved turnus
– Hvorfor er dette så viktig?

– I dag er aktivitetene knyttet til kompetanseutvikling i stor grad manuelle og papirbaserte, noe som gjøre det vanskelig å få oversikt over hvem som oppfyller pålagte kompetansekrav, sier Schjølberg.

Kompetanseplaner bidrar til effektiv kompetansestyring ved å gi brukerne strukturert oversikt over kompetansebeholdningen og systematisk dokumentasjon på gjennomføring av kompetansekrav og oppfølging av kompetansetiltakene.

– Det jobbes også med en videreutvikling av en integrasjon mot Gat, noe som gjør det enklere å styre at en brannbil, en kveldsvakt eller et legekontor har den nødvendige kompetansen tilgjengelig via de medarbeiderne som er til stede akkurat da, sier Schjølberg.

– Hva er det viktig å tenke på i forkant av integrasjonen av KS Læring og de nye kompetanseplanene i HR-systemet?

– Hvilke planer som trengs hvor. Mye krav og beskrivelser ligger sikkert i permer i dag. De fleste av oss kan nok rydde litt i planverket for å forberede oss på et skalerbart og alltid tilgjengelig kompetansestyringssystem på hvert tjenestested, sier Schjølberg.

Se også:
Hvordan lage innhold i KS Læring, kurs 27. november 2018
Hvordan lage innhold i KS Læring, kurs 7. desember 2018

Se også:
Nå kommer KS Læring-gevinstene (12.2.2018)
KS Læring som nyansattkurs (18.6.2017)
Bli kjent med KS Læring (13.2.2017)

Trening på håndtering av varslingssaker

UKE-akademiet har i høst kjørt flere kurs i håndtering av varsler om trakassering og uønsket adferd. – Nyttig input, ifølge deltakerne.

På papiret er mye som det skal være med hensyn til trakassering og varslingshåndtering i Oslo kommune.

Teori og praksis
De fleste virksomheter har lokale rutiner og hovedverneombud som vet å blåse i fløyta når ledere eller andre myndighetspersoner tråkker over grensene for høvelig adferd på arbeidsplassen. I fjor høst kom felleserklæringen fra arbeidslivspartene og oppfølgingskravet om seksuell trakassering i Oslo kommune.

På den annen side vet flere av oss at beredskapsøvelse – akkurat som det møysommelige arbeidet med å bygge godt arbeidsmiljø – er noe det er vanskelig å gjøre for mye av. De siste ukene har derfor ledere, HR-rådgivere, tillitsvalgte, verneombud og andre interesserte medarbeidere deltatt på en kursserie i regi av UKE, finansiert av OU-fondet, med varslingsekspertene Annette Selmer og Tanja Juul Rødahl.


ROLLEAVKLARING BIDRAR TIL BEVISSTGJØRING. Tanja Juul Rødahl, med bakgrunn blant annet fra UKE, leder «Forebygging av trakassering og uønsket atferd» som avholdes 15. og 16. november.

Snørr og barter
– Vi har gjennomgått konkrete caser og diskutert alternative fremgangsmåter i lys av den mest grunnleggende problemstillingen i slike saker: Hva er trakassering, forteller advokat Selmer.

Mange varslingssaker blir nemlig ekstra seige av at det slett ikke er selvsagt at en fornærmet part er utsatt for utilbørlig adferd eller mer eller mindre uprofesjonell ledelse.

– Det er viktig å avklare og sortere ulike typer konfliktelementer i saken så tidlig som mulig, og huske på at arbeidsgiver har et ansvar for å ivareta alle berørte parter, både varsleren og den eller de det varsles om, sier Selmer.

Kontradiksjon og hastverk
Det handler om å følge god saksbehandlingsprosedyre, hvor den anklagedes rett til å uttale seg er helt sentral.

– En vanlig fallgruve er at de som håndterer en varslingssak trekker konklusjoner for raskt. Varslingssaker må tas på alvor og følges opp raskt, men samtidig bør man unngå å igangsette en omfattende prosess i en sak som kanskje kunne vært løst på et «lavterskelnivå» gjennom en avgrenset forundersøkelse. Å håndtere varslingssaker er en krevende balansekunst, understreker Selmer.

Slike vurderinger er det svært få forunt å gjøre klokkerent på stående fot, så hovedregelen lyder: Be om hjelp.

– Sørg for å få de involverte parter i tale, det er først og fremst de som kan forklare hva som har skjedd. Bruk gjerne lokalt hovedverneombud eller kommunens sentrale varslingsråd til å gi råd om hva som er den beste veien videre, dersom det skulle være tvil. Bare ikke lukk øynene og håp at det går over, sier Rødahl.


SKJERPER BEREDSKAPEN. Jan Kyvik i UKE ønsker velkommen. Tilbudet gjennomføres med bruk av KS Læring, hvor deltakerne får oppgaver som gjennomføres før samling.

Nyttig verktøykasse
Hun følger opp Selmers advarsel om å konkludere for raskt.

– Ofte ser vi at ledere og miljøet rundt har en forutinntatt holdning til hvem som har «rett» og hvem som er syndebukk, uten at de selv har vært tilstede og før saken er undersøkt. Det kan skade prosessen og menneskene som er involvert, sier Rødahl.

Kurset driller deltakerne i de juridiske grunnprinsippene som gjelder i varslingssaker, og tilbyr deltakerne en verktøykasse til å håndtere psykologiske, sosiale, formelle og omdømmemessige aspektene ved de tøffe sakene på et så lavt nivå som mulig.

– Jeg må innrømme at jeg var litt «utskremt» deltaker, men ble særdeles positivt overrasket. Enda flere hos oss burde ha dratt. Det var veldig gode formidlere, som turte å kommentere konkrete saker og fikk deltakerne engasjert, med absolutt minimalt med svada. Jeg fikk mye nyttig input, spesielt om verdien av ryddig saksgang på lokalt nivå, sier Kaja Nesheim Walløe, som tillitsvalgt i Utdanningsforbundet.


ARBEIDSMILJØLOVENS KAPITTEL 2A. Advokat og autorisert konfliktmekler Annette Selmer tok ansvar for den juridiske delen av kurset.

Effektivt om det tunge
Også Torill Mariann Ask i Plan- og bygningsetaten er begeistret.

– Jeg har en del arbeidsrett fra før, men her var det svært mye nyttig å hente. Kursholderne var engasjerende og uredde, og formidlet tung jus på en effektiv måte. Jeg skulle absolutt ønske at flere fra egen virksomhet kunne ha vært til stede. Uansett mener jeg det er mye fra dagens kurs jeg ønsker å ta med tilbake og vurdere om rutinene våre trenger en oppfriskning, sier hun.

En tredje deltaker, som helst vil være anonym, sier:

«Interessant kurs med konkrete eksempler som bidro til bedre bevissthet om rolleforståelse. Kursansvarlige var også opptatt av å vektlegge at både varsler og den omvarslede må ivaretas. Dessuten fikk vi nyttige verktøy som kan være til hjelp ved identifisering av hva slags sak varslingen gjelder. Dette er viktig for å kunne fastslå hvilke aktører som er aktuelle og hvilke rettsregler som skal anvendes. Det aller viktigste var budskapet om at de bakenforliggende forholdene i en varslingssak ofte kan løses på lavest mulig nivå i virksomheten, og at det kan være hensiktsmessig å bruke formelle kanaler som for eksempel verneombud eller tillitsvalgt som rådgiver».

Intranett, varsling

Se også:
Krafttak mot trakassering (14.6.2018)

Konsulenttjenester for hele kommunen

Lars Terje Pedersen i UKE Virksomhetsdialog byr på bistand innen prosessforbedringer, organisasjonsutvikling, ledelse, kommunikasjon, rekruttering og anskaffelser.

Konsulenttjenester

1. juni fikk UKE ny organisasjonstruktur, med egne avdelinger for blant annet basistjenester, tjenesteutvikling – og virksomhetsdialog.

Kommunikasjon av så mangt
Avdeling for virksomhetsdialog har organisert etatens samlede konsulenttjenester i ett fagmiljø. Her tilbyr erfarne konsulenter skreddersydd bistand og hjelp innen flere konsernovergripende fagområder.

– Mange kjenner godt til våre tjenester innen organisasjonsutvikling og ledelse. Det som ikke er så kjent er at vi også har kommunikasjonskonsulenter som bidrar i organisatoriske endringsprosjekter. For eksempel skal de bidra i organisasjonsprosjektet i NAV Bydel Frogner sammen med organisasjons- og ledelseskonsulentene. I andre tilfeller kan det dreie seg om tekniske implementeringsprosjekt med grensesnitt mot OU, som innføring av ACOS. Her etterspørres også kommunikasjonsbistand, forteller seksjonsleder Lars Terje Pedersen.

Prosessforbedring som en tjeneste
Et annet fagområde i vinden er design thinking og forbedringsarbeid i forbindelse med prosessautomatisering (RPA). I samarbeid med bydelene som er kommet lengst på RPA-området utvikler UKE for tiden et rammeverk for hvordan kommunens virksomheter bør kartlegge og forbedre manuelle rutiner og arbeidsflyt i forkant av en eventuell robotisering eller systemintegrasjon.

– Nå kan virksomhetene kontakte KAM, kundeansvarlig eller ringe oss direkte for å bestille prosesseksperter når det trengs som mest. En del av vårt opplegg vil være å bygge opp kompetansen hos de sertifiserte Lean-navigatørene som allerede finnes rundt i kommunen, sier Pedersen.


SKAFFER DET DU TRENGER. Synnøve Jørgensen og Espen Skistad i UKE Anskaffelser.

De ringer, vi anskaffer
Anskaffelser er et annet fagområde i Konsulenttjenester der det satses. Kommunens virksomheter har lenge etterspurt hjelp til gjennomføring av minikonkurranser og større innkjøp, og her er et større konsulentmiljø i ferd med å etablere seg.

– Vi jobber for tiden med et prosjekt for Klimaetaten som handler om etablering av energistasjoner rundt om i byen. Dette er som bensinstasjoner, men med hurtiglading, hydrogen og biogass i stedet for pølser og fossilstoff. Vi bidrar til ombyggingen av Alfaset krematorium på oppdrag for Gravferdsetaten, og rehabilitering av Grünerløkka lufthavn for Kulturetaten, forteller teamleder Espen Skistad i UKE Anskaffelser.

Smått og stort
For øvrig går mye av teamets oppmerksomhet til gigantprosjektet Fornebubanen, der vinnerne av designkonkurransen for de seks T-banestasjonene snarlig blir offentliggjort, samtidig som detaljprosjekteringen av selve traseen fortsetter.

– I tillegg til store oppdrag som dette, regner vi med at det vil bli flere bestillinger for eksempel i forbindelse med det nye kravet om å bruke elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy i store anskaffelser. Vi kan også bidra ved minikonkurranser på nye avtaler som for eksempel digitale tjenester, IT-konsulenter og renholdstjenester, sier Skistad.

Se også:
Nye kommunikasjonsmuligheter (31.8.2018)
Konserninnkjøp går under jorden (20.4.2018)
KGV til alle (11.4.2018)
De leverer topplederprogrammet (1.9.2017)

Tar tillitsmodellen hjem til folk

Helseetatens brukerundersøkelse fortalte hjemmetjenesten i Bydel Østensjø at de jobbet fragmentert og uforutsigbart. Så de sluttet med det.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Lederutviklingsprogram om tillitsbasert styring og ledelse

Å slutte å gjøre det du får dårlig tilbakemelding på kan være vanskelig for enhver av oss. I pent kommunespråk kaller vi slikt utvikling eller omstilling eller kanskje kompetanseheving. I dagligtale er det nesten så det ikke finnes ord for det å 1) ta en konstruktiv tilbakemelding, 2) arbeide med seg selv, og så 3) komme ut på andre siden som en ny og bedre versjon.


ET BÆRENDE PRINSIPP.  – UKE har hjulpet oss med å utvikle organisasjonen og ansatte til å ta i mot tilbakemeldinger, men også å samarbeide i flerfaglige team og ta ansvar for helheten rundt brukeren, sier seksjonssjef Gunn Elisabeth Hval i hjemmetjenesten på Bydel Østensjø. 

Ba om ekstrahjelp
Når det gjelder tjenesteutvikling er det enda vanskeligere, ettersom vi er hundrevis av enkeltpersoner som er forbundet i ulike organisasjonsenheter for å levere hver av dem. Organisasjoner har egne strukturer, rutiner, interesser og mellomledere. Slikt som holder oss sammen og gjør at vi fungerer i det daglige, men samtidig vanskeliggjør forandring. Dermed hender det at vi ber om ekstra bistand når vi skal organisasjonsutvikle.

– Vi har vært pilot for tillitsmodellen siden høsten 2016. Vi så at resultatene i innbyggertilfredshet viste seg tydelig og veldig tidlig, så vi ønsket å ordne hele hjemmetjenesten i henhold til den nye modellen. Til dette har vi fått veldig god hjelp fra UKE, forteller seksjonssjef Gunn Elisabeth Hval.

Individuelt skjønn er bra, men …
Vi snakker her om tjenester som fysio-/ergoterapi, hjemmehjelp og rengjøring, hjemmesykepleie og jobben som forvaltes av søknadskontoret. Den tradisjonelle organisasjonsmodellen hadde medarbeidere plassert i ulike orgbokser, med hvert sitt arbeidssted og hver sin linjevei opp til en leder med ansvar for å koordinere og sikre tjenestekvaliteten.

– Den tverrfaglige dialogen foregikk i stor grad i Gerica. Samhandlingen rundt hver bruker ble vanskeligere siden fagpersonene stod langt fra hverandre organisatorisk, og av og til fysisk. Ofte foregikk kommunikasjonen bare på systemnivå. Fagpersonene utviste individuelt skjønn i møte med innbyggerne. Det er bra, for vi har flinke folk. Men det snøt oss for en helhetlig ivaretakelse av hver enkelt, sier Hval.

… må avklares overfor teamet
Seksjonslederen er selv sykepleier, og sier hun forstår at noen faggrupper kan oppleve det som vanskelig å jobbe tverrfaglig.

– Den nye modellen betyr at hver medarbeider i større grad må avklare og forsvare sine egne faglige vurderinger overfor teamet. Det er nytt for mange. Men innbyggerne får en tettere og mer helhetlig ivaretakelse, og vi styrer egne ressurser mer hensiktsmessig, sier Hval.

Ressursstyring på tvers
– Er det ikke trøblete å planlegge i henhold til sykefravær når man tar ned teamstørrelsen?

– Det er en avveining. Tidligere var teamene 25–30 årsverk som hver betjente ca. 200 innbyggere, i dag er de 12 personer som betjener 60–80 innbyggere. Ved behov styrer vi personer på tvers av teamene, noe som er lettere etter at hele tjenesten bestående av 240 medarbeidere er samlokalisert. For øvrig jobber vi kontinuerlig med å bedre nærværs- og fraværsarbeidet, sier Hval.

Arbeid gjenstår
Hun ser lyst på fremtiden med den nye organiseringen, trass i den store omstillingen hun har krevet fra medarbeiderne sine.

– Vi er fortsatt underveis, og skal samles til halvdagssamling med flere øvelser i høst og vinter. Tillitsmodellen innebærer at både ledere og medarbeidere må se seg selv og hverandre i et nytt lys. Vi var smarte og søkte OU-midler, som har hjulpet oss på vei. Konsulentene fra UKE er eksperter på endringsledelse, og det er besnærende å se hvordan teamene finner ut av det litt etter litt, sier Hval.

– Nå kommer vi og besøker deg

Påtroppende seksjonsleder Terje Ellingsen i Løsningssalg tar med seg kundekontaktene og direktør for virksomhetsdialog Birgit Aakre for å gå i dialog med virksomhetenes toppledergrupper om deres fremtidige behov.

Majoriteten av virksomhetslederne og ledelsen i byrådsavdelingene har allerede fått «heisversjonen» av etatsdirektør Marit Forseth.

Ny organisasjonsstruktur skal gi økt kapasitet og høyere fart på tjenesteutviklingen. UKEs tjenesteledere behersker både agile metoder og business case-metodikk, og kan i samarbeid med virksomhetene velge hva som passer caset. Nye tjenester kan være en blanding av hyllevare, bruk av komponenter fra kommunens plattform og nyutvikling.


TROPP.
Terje Ellingsen, Eystein Simonsen, Lars Bergersen, Bernt Warendorph (bak) og Chander Shekar Chawla, Odd Olaf Dragsnes og Birgit Aakre (t.h.) rykker ut for å snakke med kommunens toppledergrupper denne høsten.

En aktiv utviklingspartner
Nå er det Virksomhetsdialog som skal sørge for å bygge relasjoner med virksomhetene i et langsiktig perspektiv. Dette er vertikalen som skal være UKEs øyne og ører overfor kundene i kommunen, og sørge for enhetlig dialog, én dør inn – ett kontaktpunkt.

– En forutsetning for god dialog er at UKE oppleves som nyttig, kompetent og relevant. Så i første omgang skal vi finne ut av i hvilken grad dette er tilfelle i dag, for så å sørge for en prioritert liste over hva som eventuelt mangler. Kommunen leverer tjenester innen et formidabelt faglig spekter, så vi har mye å lære for å bli en aktiv og offensiv utviklingspartner, sier Ellingsen.

Tjenester i sentrum
– Hvilke tjenester kommer dere til å presentere når dere er rundt og snakker med folk på denne måten?

– Det viktigste er å bli bedre kjent. Gode partnerskap forutsetter gode relasjoner, så vi vil primært lytte. Vi vil også informere om UKE som organisasjon og bredden i det vi har å tilby som kommunens interne tjenesteleverandør, sier Aakre.

– Vi skal ta imot både risen og rosen, gjerne med vekt på det første. Det er ikke fullt så mye å lære fra ros, tilføyer Ellingsen.

– Ellers er ny systemdriftsavtale og samarbeidet med ny leverandør Sopra Steria et tema som berører mange, noe som kom til uttrykk på frokostmøtet vi nylig holdt for IKT-hovedkontaktene, fortsetter Aakre.

Kvalitetsbyks gir salgsanledning
Oppgraderingen av lokal IT-infrastruktur, kombinert med det nye IPVPN-nettet som er blitt oss til del, vil kunne fungere som oppspill for en god samtale om tjenestespekter og rollefordeling, tror de to. I løpet av de siste to årene er det blitt gjort arbeid på om lag 1300 tjenestesteder, noe som har ført til at hastigheten på nettet er forbedret med 68 prosent.

– Noe som er veldig stilig er at vi dermed kan presentere lokal infrastrukturdrift som tjeneste: Drift, vedlikehold, ende-til-ende nettverksovervåkning, signalkvalitetsanalyse og rådgivning i én pakke. Dette er viktig for å sikre full effekt av digitaliseringsarbeidet og innbyggertjenestene, i tillegg til stabil og sikker IT-drift for den enkelte medarbeider, sier Aakre.

Skal besitte og dele beste praksis
Aakre og Ellingsen understreker at UKE skal være en aktiv utviklingspartner med forretningssiden hos virksomhetene og dele kompetanse. I dette ligger blant annet å drive fagnettverk for å heve blikket mot hva som er hot innen fagområdet for tiden. Men også opplæring i hvordan kommunens tjenester og verktøy innen det samme fagområdet kan brukes på best måte.

– Anskaffelser, ledelses- og organisasjonsutvikling, kommunikasjon, prosessautomatisering og prosjektarbeid er fagområder hvor vi allerede i dag har tradisjon for å lære av hverandre. Vår intensjon er å kunne besitte og dele beste praksis på viktige innsatsområder for kommunens virksomheter. Denne dialogrunden blir en viktig del av grunnlaget for dette arbeidet, sier Aakre.

Se også:
Friske kast rundt ny systemdriftsavtale (21.8.2018)
Tjenester i sentrum (6.6.2018)
Vanntett fibernett (21.11.2017)
En mer relevant driftsmodell (13.2.2017)
Lokal infrastruktur – vi bygger nytt (30.1.2017)

Smarte løsninger på store utfordringer

Med «Sinsensalaten» er Bydel Grünerløkka i ferd med å utvikle en nullreist, grønn, sosial og energiøkonomisk tjenesteproduksjon midt i byen.

Behov for organisasjonsutvikling? Kontakt UKE

Det er med arbeid vi utvikler hverandre her til lands. Arbeid gir økonomisk selvstendighet, etablerer oss i samfunnet, stimulerer språk- og kulturkompetanse og bygger selvfølelse. Men ettersom varehandel, transport, lager og andre ufaglærte jobber digitaliseres, uthules et marked for integrering av flyktninger og andre innbyggere med tilretteleggingsbehov.

Forlengs tenkning
Oslos befolkning øker med om lag 7000 innbyggere årlig, mange av disse er flyktninger som kommunen har et eget ansvar for å introdusere i samfunnet og bistå på jobb- og arbeidsmarkedet. Levekårsundersøkelser tyder imidlertid på at passivitet, fattigdom, ensomhet og arbeidsløshet plager denne delen av befolkningen.

– Fra dette utfordrende utgangspunktet prøvde vi å se fremover. Hva er fremtidens teknologi, hvordan kan vi skape fremtidens arbeidsplasser? Hvilke typer produksjon genererer økt behov, snarere enn bare å holde ved like status quo, forteller Thomas Bergøy Johansen i NAV Sosial Intro Bydel Grünerløkka.


JA-MAT. Bydelsdirektør Ellen Oldereid, Thomas Bergøy Johansen, Kristoffer Dybvik og avdelingsleder Anders Ringereide i NAV Sosial Intro i Bydel Grünerløkka lanserer et nytt lunsj-alternativ for kommunen.

Jordløst landbruk
Prosjekt DIT, et ordspill på det engelske DIY (men «do it together» i stedet for «do it yourself») og samtidig et adverb, dit, som antyder fremdrift og forandring, har kommet opp med en løsning som blant annet inkluderer sykkelopplæring og innendørs matproduksjon.

– P.t. har vi ansatt Ahmed, Marian og Sabat i Sinsenveien 8–10 (medarbeiderne ønsket ikke etternavnene sine publisert, red.anm.). I lokalene som tidligere var bygårdens vaskekjeller dyrker vi ulike typer salat ved hjelp av hydroponi. I stedet for tradisjonelt organisk landbruk brukes UV-lamper og vann, og i løpet av høsten akter vi å komme i gang med produksjon av opptil 2400 planter per avling; 10 avlinger i året, sier kollega Kristoffer Dybvik.

Distribusjonsnøkkel på to hjul
Hele 40 prosent av salaten som spises i Norge er importert langveisfra; et nedslående faktum når en regner CO²-avtrykk mot næringsverdi. Salat, som ikke kan flatpakkes og helst fortæres kort tid etter høsting, bør produseres midt i byen. Mesteparten av råvarene skal i første omgang leveres til bydelens egen arbeidstreningskafé, KaffeLykke, som transformerer salatplantene til salatmåltider.

– Så lever vi også i en by hvor transportgraden skal basere seg på sykkel; dermed åpner vi eget sykkelverksted og transporttjeneste i Dælenenggata. Her har vi gjennomført sykkelkurs som både gjør folk mer mobile og sosiale, samtidig som vi bygger opp en infrastruktur for levering av salaten vår, sier Johansen.


«DO IT TOGETHER». Thomas Bergøy Johansen, Kristoffer Dybvik og Hodan Ismail Ahmed i Bydel Grünerløkka erkjenner at det er litt flikkearbeid gjenstående på den nye sykkelkafeen i Dælenenggata.

Også barn trenger å spise
Gjengen på Grünerløkka anser arbeidstreningskonseptet sitt som både geografisk og demografisk skalerbart. Bydelsdirektør Ellen Oldereid forteller at salat som er dyrket midt i bydelen kan komme både barn og voksne til gode.

– Godt kosthold i barnehagen er viktig for folkehelsen, og vi vet at mange barnehagestyrere synes det er vanskelig å få tid til å tilberede måltider i barnehagen, derfor håper vi at dette prosjektet på sikt kan levere salat til barnehagene.

Trening i tillitsledelse
Hva har dog salat med Utviklings- og kompetanseetaten å gjøre? Nemlig at bydelsdirektør Oldereid tidligere i år engasjerte UKE til utviklingsprogram for alle bydelens ledere.

– Tillit skal være det bærende prinsipp i vår bydels ledergrupper, men det er en ledelsesform som krever øvelse. Ettersom dette er så viktig for både byrådet og oss i bydelen, vurderte vi flere aktører til opplæringsarbeidet, men UKEs tilbud var best, både på kvalitet og pris, sier Oldereid.

Utviklingsprogrammet startet i januar og pågår ennå. Alle bydelens ledere har blitt engasjert.

– Vi tror at ved å være gode på tillitbasert ledelse så vil ansatte utvikle flere spennende konsepter. Innovasjon kommer nedenifra, derfor er det viktig å lytte til dem som jobber tett med innbyggerne. NAVs DIT-prosjekt er et strålende eksempel på dette, sier Oldereid.

– Ikke gjør det så vanskelig

Over hundre HR-medarbeidere fra hele kommunen deltok på UKEs fagdag for omstilling 28. august. Deltakerne satte pris på programmet, spesielt postene med lavthengende og praktisk nytte.

– Det er meg dere skal ringe når dere trenger noe, innleder avdelingsdirektør Birgit Aakre i Virksomhetsdialog.

Hun forteller om UKEs reise fra en fag- og funksjonsstrukturert organisasjon, til dagens prosessorganisering. Ved å samle ekspertise knyttet til tjenesteproduksjonen, skal dialog, leveranser og oppfølging overfor kommunens virksomheter gjøres mer effektivt.

Innledningen var i henhold til tematikken for øvrig. Klok endring var fagdagens stikkord, der vi blant annet fikk høre erfaringer fra ORIGO, innovasjonsprogrammet i bydelene, en workshop om endringsledelse og litt endringsetikk fra filosof Henrik Syse.


MØTEVERT. Odd Gunnar Heimdal i Personalomstilling.

Gull verdt med møteplasser
– Det var en inspirerende og fin dag. Vi trenger noen påminnelser om å heve blikket og se vår egen hverdag i et større perspektiv. Ordet digitalisering omfatter så mye, og det er nyttig å finne ens egen plass i endringslandskapet, sier Ann-Kristin Moseng i Barne- og familieetaten.

Hun var blant deltakerne på gårsdagens arrangement, og blinker med letthet ut postene hun opplevde som mest nyttig: De praktiske.

– Både Dahlbom og Syse er inspirerende og spennende å høre på, men jeg anser gruppeoppgaven etter lunsj som mest matnyttig. Vi fikk tid til å trekke det hele ned i vår egen hverdag, og slike faglige møteplasser for hele kommunen er gull verdt. Vi deler erfaringer, og det er alltid nyttig. Seansen der Alv og Madelene fra Bydel Stovner fortalte om digitalisering var kjempenyttig, sier Moseng.


PÅ OPPDRAG. Avdelingsdirektør Birgit Aakre minnet om UKEs direktiv hentet fra tildelingsbrevet: Å bidra til at Oslo kommune forblir en attraktiv, inkluderende og fremtidsrettet arbeidsgiver.

Hjul i bevegelse
Magnus Jansson fra Energigjenvinningsetaten trekker fram IT-professor Bo Dahlboms innlegg som det mest treffende. Gjennom en snabbversjon av industrialiseringens historie uttrykte han det akutte hastverket som påligger offentlige tilbydere av innbyggertjenester i dagens IT-drevne offentlighet.

– Hvis du ikke vil ha digitaliseringen tredd over hodet, må du ta action selv. Og det er noen hjul som allerede ruller som Oslo kommune må være oppmerksom på, sier Jansson.

Også han er svært entusiastisk over programmet, og mener flere av eksemplene kan tas hjem til kontoret, ikke minst suksessfortellingene fra virksomhetene.

– Vi driver jo med industri, og har ikke den samme innbyggerkontakten som en del andre virksomheter har. Vi har kontakt med avfallet deres. Men vi må like fullt være oppdaterte og ikke minst effektive. Teknologi knytter oss sammen, og hvis vi ikke fremstår oppdaterte, vil det skapes en avstand mellom oss og yngre medarbeidere, mener Jansson.


«BOOM». Fremtiden er her, vi trenger ledere som kan vise vei i et hektisk og uoversiktlig landskap. – Dere må være litt som Jesus, innledet IT-professor Bo Dahlbom ved Göteborg universitet.

Betimelig om den lærende organisasjon
– Endring er hva vi driver med. Dette arrangementet var strålende, og jeg hentet hjem mye vi kan bruke i det daglige arbeidet, sier Liv Unni Andersen i Bydel Nordstrand.

Hun forteller at bydelen har gjennomført en stor endringsprosess siden 2017, og det arbeides fortsatt med å få det nye regimet til å sette seg.

– Tillitsbasert styring og ledelse passer svært godt inn i dagens situasjon med hurtig utvikling og stort behov for fleksibilitet og omstillingsevne. Vi gjennomførte et spennende arrangement sammen med Cathrine og Katja fra UKE nå i april, årets HR-fagdag spiller veldig godt videre på dette, forteller hun.

Andersen er imponert over arbeidet som gjøres innenfor robotautomasjon og annen lettvekts-IT av bydelenes innovasjonsprosjekt, for eksempel innen digitalisering av tjenestebevis. Praktiske oppgaver som vil lette arbeidet til lønns- og regnskapsmedarbeiderne, og som det er fornuftig å koordinere i hele kommunen.

– Jeg synes også innledningen til Bo Dahlbom var veldig spennende. Det er ekstra spennende å se en godt voksen person fortelle om den teknologidrevne endringen vi står i; det gjør at jeg ikke føler meg helt forbikjørt selv. Hulda Haugens poeng om en lærende organisasjon er betimelig, og Alv og Madelene fra Bydel Stovner var smittende og inspirerende. Og Henrik Syse er et funn. Han er morsom, og gir noe tilbake, ser Andersen.

Hun anser at en HR-chatbot for bydelens 70 tjenesteledere og 1200 ansatte burde stå på utviklingsprogrammet i Nordstrand.

– Det er mange av de samme spørsmålene igjen og igjen. Vi må kontinuerlig vurdere hvordan teknologi og menneskelig innsats skal spille sammen for å gi trivsel og livskvalitet for innbyggerne og oss som jobber her, sier Andersen.


APPLAUS. Gode tilbakemeldinger fra deltakerne på HR-fagdag 28. august.

Alt var bra
Ingvild Eggereide i Helseetaten har akkurat referert seminaret til ledergruppen sin, og konkluderer med at det var kvalitet over hele linja.

– Jeg er oppløftet. Det var humor, en rød tråd og høy relevans for oss som jobber med innbyggertjenester. Nettopp dette med å orientere arbeidet sitt mot innbyggeren, mot den vi skal hjelpe, er noe av det jeg synes er mest spennende i Oslo kommune for tiden, sier Eggereide.

Hun var imponert over det gjennomgående budskapet om å flytte oppmerksomheten vekk fra de store prosjekter og utfordringer, og over på mulighetene som ligger i kontinuerlig forbedring og prøving og feiling.

Som alle andre sliter vi med ufullstendig systemstøtte på noen områder, som for eksempel planlegging og styring av pasientflyt. Dette spiller vi inn til fagsystemavdelingen, poenget er at vi kan gjøre mye i vår egen hverdag. For eksempel ved å flytte på kompetanse og bruke verktøy litt annerledes. Jeg så at vi heldigvis er flere som tenker slik, som er løfterikt for kommunen. Vi må ikke gjøre alt så vanskelig, sier Eggereide.

Se også:
HR-fagdag på Oslos tak (8.6.2018)

Ny hverdag for kemnerlederne

Kemner Astri Marija Rosenqvist måtte sette bremsen på for mellomledere som ønsket å gå i gang umiddelbart. – Det er sannelig krevende nok å kjøre denne prosessen på ett nivå av gangen, sier hun.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Oversikt kurstilbud innen organisasjon og ledelse

Over 40 toppledergrupper har så langt gjennomført kommunens program for effektive ledergrupper i regi av Byrådslederens kontor og UKE. Programmet er basert på forskningen til førsteamanuensis Henning Bang ved Universitetet i Oslo, og tilrettelagt spesielt for toppledergruppene i kommunens virksomheter.

– Vi startet i vår, etter UKE og BLKs fagdag på Sentralen. Vi innså alle sammen at dette var noe Oslo kemnerkontor kunne ha utbytte av, men jeg måtte sette foten ned for divisjonsdirektører som ønsket å gjennomføre programmet for egne ledergrupper i samme moment. Det er sannelig krevende nok å kjøre denne prosessen på ett nivå av gangen, sier kemner og etatsdirektør Astri Marija Rosenqvist.


NYSTRUKTURERT. Kemner Astri Marija Rosenqvist flekser gruppestruktur sammen med divisjons- og avdelingslederne sine, fra venstre Atle Myklebust, Øystein Hillestad, Erling Foss Evensen, Marianne A. Skogseth, Jorunn Sunde og Elisabeth Forsvåg Holthe.

Kemneren hever blikket
I tillegg kjører etaten en parallell prosess om tillitsbasert ledelse i regi av Anders Raastrup Kristensen. Det er med andre ord mye forbedrings- og utviklingsarbeid hos Oslo kemnerkontor for tiden.

– Vi gjennomførte en selvevaluering i forkant av utviklingsprogrammet, hvor vi generelt erklærte at toppledergruppen nok har faglig dyktighet og gode personlige relasjoner. Men vi manglet noe på struktur, dialog og strategisk planlegging, forteller HR-sjef Marianne Skogseth.

Hjemmelekser og årshjul
Dette var dermed hva ledergruppen har jobbet med. Opplegget har bestått i halvdagssamlinger hver sjette uke, med utførlige hjemmelekser i form av konkrete forbedringstiltak.

– Vi har satt ned noen nye regler for hvordan de ukentlige ledermøtene skal gjennomføres, blant annet at de avsluttes med en fast seanse for individuelle tilbakemeldinger. Oppsett for sakliste, med redegjørelse, ansvarlige, frister, tidsramme og kategori er også formalisert, og vi har laget årshjul med faste temaer. Alt i alt er vi bedre i stand til å jobbe strategisk og helhetlig, sier Rosenqvist.

Tid for medarbeiderundersøkelse
Blant sakene som preger kemnerkontorets dagsorden denne uken er lokale forhandlinger, akrim-samarbeid, søknad på OU-fond og arbeid med kommunens medarbeiderundersøkelse 10-FAKTOR.

– Dette er veldig spennende nå i høst. Følgeforskning i regi av KS viser at arbeidsplasser med ledere som er gode på individuell støtte har lavere sykefravær enn steder der dette ikke er på plass. Dette er blant nøkkelindikatorene i 10-FAKTOR, og noe vi tar på alvor i etaten, sier Skogseth.

– Kommer dere til å be om UKE-bistand i oppfølgingen av medarbeiderundersøkelsen også?

– Vi får se; oppfølgingen av dette er jo noe vi skal behandle i neste ledermøte, sier Rosenqvist.

Ta kontakt for ledelses- og organisasjonsutvikling.

Se også:
Tok Sentralen med storm (18.1.2018)
Effektive ledergrupper – hva skal til (12.12.2017)
De leverer topplederprogrammet (1.9.2017)
Satser på ledergruppene (31.8.2107)
Aldri ferdig ledergruppeutviklet (18.6.2017)
Tok med vennene på ledergruppesertifisering (11.4.2017)
Utnytt din ledergruppe (13.2.2017)
Topper laget innen lederutvikling (11.3.2016)