Kategoriarkiv: Ledelse og kompetanseutvikling

Vi hjelper deg med 10-faktor

Byrådslederens kontor har besluttet å holde medarbeiderundersøkelsen 10-faktor 2020 åpen til 31. mars 2021. – Hjemmekontor og nye arbeidsrutiner gjør årets undersøkelse ekstra viktig, sier Claudia Steinsvik og Johanne Lorentzen i UKE Organisasjon og ledelse.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Les om 10-faktor på intranett

Korona har skapt lavkonjunktur i mange bransjer. De fleste av kommunens virksomheter har vært nødt til å tenke nytt og stramme inn. Det samme gjelder for UKE, men i seksjonen som leverer rådgivningstjenester innen organisasjonsutvikling er det få rolige dager. Som tidligere tilbys bistand til planlegging, gjennomføring og oppfølging av 10-faktor.

– Det er stort sett team- og seksjonsledergrupper som kontakter oss for tiden. De vil forberede seg til utsendelsen av 10-faktor senere i høst, og generelt områ seg i en lite forutsigbar periode. Mange ledere er nye i rollen, andre opplever nok at vante rutiner og nyttig erfaring settes på en ukjent prøve, sier Johanne Lorentzen i UKE Organisasjon og ledelse.

Mange er godt i gang
Oslo kommune er godt i gang med 10-faktor. Tre virksomheter har allerede sendt ut undersøkelsen, ytterligere åtte er i ferd med å legge inn respondenter for å gjennomføre i løpet av høsten. UKE er administrator for hele kommunen og følger med på gjennomføringen fortløpende.

– Vi setter alle ressurser inn på å bistå kommunen i disse helt spesielle tider. Det er viktig å huske at 10-faktor ikke er en standard medarbeiderundersøkelse, men et verktøy for forbedringsprosesser. Derfor tilbyr vi boksklare kompetansepakker, så vel som egentilpasset veiledning, sier kollega Claudia Steinsvik.

Tilpasses behovet lokalt
Standardpakkene består av fem ulike deler, og ligger klare til bestilling i kurskatalogen. De fleste har ledere og HR-medarbeidere som hovedmålgruppe.

– Vanligvis gjennomfører vi disse tilbudene i våre kursrom eller i virksomhetenes egne lokaler, men fra i vår har vi startet med nettbaserte tilbud for de som ønsker. Det viktigste er at vi tilpasser oss behovene ute i organisasjonen, og at alle gis anledning til å velge en undervisningsform de er trygge på, sier Steinsvik.

Noe å hente for alle
Hvert tilbud starter med en innføring i undersøkelsen. Lorentzen og Steinsvik forteller at mange ledere blir overrasket over hvilket potensial som ligger i 10-faktor, ikke minst sammenhengen med tillitsbasert styring og ledelse.

– Det er ikke uvanlig at virksomhetene opplever en fellesprosess som dette som et pliktløp. Vårt ønske er at 10-faktor skal fungere som et utviklingsverktøy både på individ- og virksomhetsnivå. Vi kjenner alle på kravene om å drive kontinuerlig nytenkning og tjenesteforbedring, ikke minst i en sårbar tid. Gode medvirkningsprosesser og kunnskapsbasert utviklingsarbeid er områder vi alle kan løfte oss på, sier Lorentzen.

Se også:
10-faktor er mer enn en øvelse (14.2.2019)
10-FAKTOR kommer i dag (21.10.2018)
Gjør deg klar til 10-faktor (8.12.2017)

10-FAKTOR på intranett

Mer dialog og forutsigbarhet

Office-oppgradering, skybasert applikasjonsdrift, 10-faktor, mobil flåtestyring og koronatilpasset lederutvikling er blant toppoppgavene for UKE i høst. – Samtidig skal vi gjennom den tøffeste økonomisituasjonen kommunen har sett på mange år, sier konstituert etatsdirektør Bjørn Marthinsen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Han ser ikke spesielt plaget ut, den godeste direktør. Bjørn Marthinsen overtok roret da Marit Forseth gikk av før sommeren, og har siden bevitnet en avtroppende kommunaldirektør i styrende byrådsavdeling, og gjennomført organisatoriske justeringer for å tilpasse etaten en stram økonomisk situasjon – alt med ledere og medarbeidere nesten utelukkende på hjemmekontor.

– Det viktigste jeg har gjort de siste par månedene er jo å avvikle ferie, så jeg ser ingen grunn til at jeg skal starte høstsemesteret med spesielt høye skuldre. Et par uker på Hvaler gjør susen for en offentlig tjenestemann, smiler Marthinsen.

En ny vår i høst
Han kommer fra stillingen som IT-direktør i Utdanningsetaten, og hevder selv at han kjenner UKE svært godt fra «andre siden av bordet». (Dertil har han erfaring fra en av etatens forløpere, som seksjonsleder for kommunens lønns- og personalsystemer så langt tilbake som i 1996).

– Erfaring er viktig i krevende situasjoner. Samtidig mener jeg dialog, og evne til å se og høre andres behov, er og blir det viktigste suksessfaktoren, ikke minst der vi befinner oss nå. Vi kan ha lagt flotte planer, men verden ser rett og slett helt annerledes ut i august 2020 enn den gjorde i januar. Det samme gjelder virksomhetenes behov, og dermed hvilke krav vi stiller til oss selv, sier Marthinsen.

TOSIDIG OPPDRAG. – UKE skal på den ene siden stadig forbedre prosesser slik at kommunens tjenester er mest mulig pålitelige, hurtige og kostnadseffektive. Så skal vi også være med å dytte verden i riktig retning, fastslår konstituert etatsdirektør Bjørn Marthinsen i Utviklings- og kompetanseetaten.

Korona med nyttig lærepenge
Direktøren ser korona som en formidabel digitaliseringsdriver. Og tillater seg litt skryt i retning UKE og kommunen når det gjelder Teams og den praktiske tilretteleggingen for en heldigital arbeidshverdag.

– Vi innser selvsagt at digitalisering ikke primært handler om teknologi, men vår evne til å frigjøre oss fra uhensiktsmessige prosesser. Kunsten er å beholde en grad av kontroll over endringsprosessen, og her mener jeg UKE skiller seg positivt ut fra en ren IT-tjenesteleverandør, sier Marthinsen.

Kultur spiser teknologi
Akkurat som UKE «traff planken» med Teams i vår, tror Marthinsen at etaten kan spille en tilsvarende viktig rolle som rådgiver innen organisasjonsutvikling i høst, ikke minst ved hjelp av 10-faktor.

– Kommunens virksomheter har øvd på tillitsbasert styring og ledelse i årevis, men først nå ser mange av oss hva det innebærer i praksis. Jeg tror denne nye arbeidshverdagen er kommet for å bli, og at både kurstilbud og våre øvrig tjenesteleveranser må ta hensyn til at vi reiser mindre.

Tid for medvirkning
Skillet mellom hjem og arbeidsplass viskes ut, og dette har åpenbart utfordringer. Marthinsen tror de fleste virksomheter vil måtte håndtere et nytt sett av arbeidsrelaterte plager knyttet til hjemmekontor.

– Det er nok ikke alle som trives med en arbeidshverdag der man ikke kan lufte tanker og frustrasjoner i fellesskap. Derfor vil jeg at UKE skal bistå hele kommunen i forberedelses- og analysearbeidet rundt 10-faktor. Jeg ønsker at korona skal bli en konstruktiv endringserfaring for kommunen, med digital lederutvikling og medvirkningsprosesser tilpasset 2020, sier Marthinsen.

Vektlegger gevinstene
– Som tidligere IT-direktør banker vel ditt hjerte spesielt for store prosjekter som Office 365, maskinlæring, migrering, systemkatalog, databasedrift, tilgangsstyring og transformasjonsprogram?

– Jeg er i hvert fall bevisst det store ansvaret som følger med store leveranser, både økonomisk og sosialt. Vi utvikler IT for å heve tjenestekvaliteten og gjøre Oslo til en bedre by å bo i. Derfor ønsker jeg å fokusere på effektene av de store IT-prosjektene våre, snarere enn milepæler og tekniske detaljer fra under panseret. Slikt er gjerne mest interessant for en liten gruppe mennesker. En annen ting er at de som er nærmest leveransene skal ta hovedansvaret for formidlingen av dem, sier Marthinsen.

Det store i det små
I stedet snakker han mer utførlig om det han kaller «the nitty gritty» av UKEs tjenestespekter. Ting som må være på plass hver dag, og som knapt tåler å havne i bakgrunnen for verken pandemier eller ambisiøse millionprosjekter.

– Jeg liker dobbeltkravet som ligger i UKEs oppdrag: På den ene siden skal vi stadig forbedre prosesser slik at kommunens tjenester er mest mulig pålitelige, hurtige og kostnadseffektive. Det skal være et innlysende valg for kommunens virksomheter å benytte seg av det vi tilbyr, for vi har fingeren på pulsen og den fremste fagekspertisen. Så skal vi også være med å dytte verden i riktig retning, ved å fremme klimavennlige løsninger og sosialt ansvar; også når inntektsgrunnlaget strammer seg til.

Kontinuerlig dialog gjør susen
– Hvordan skal UKE lykkes med dette dobbeltoppdraget?

– Løsningen for begge disse faktorene er å jobbe for økt transparens og større forutsigbarhet. Her finnes det et stort potensial, for i mange tilfeller har kostnaden på våre tjenester økt, og det har vært lite transparens. Jeg vil oppfordre alle virksomheter til å benytte seg av kundekontaktene og UKEs øvrige kommunikasjonskanaler, og fortelle oss i klartekst: Hvor er det skoen trykker, sier Marthinsen.

Nå kan vi alle bruke klart språk

13. september lanserte UKE felles språkprofil for Oslo kommune. Den skal hjelpe hver og en av oss til å skrive klart og forståelig, og er en av flere leveranser i satsningen på klart språk i kommunen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

– Jeg er veldig glad for at vi har fått på plass en språkprofil i Oslo kommune. Undersøkelser har vist at én av tre ikke forstår en del av informasjonen de får fra det offentlige. Klart språk bidrar til at folk får bedre mulighet til å ta vare på rettighetene sine og økt tillit til kommunen, sier byrådsleder Raymond Johansen.

Språkprofilen kan leses, lastes ned eller skrives ut på Felles intranett. Den er også tilgjengelig i designmanualen.

SOLEKLART. Seksjonsleder i Grafisk og innholdsdesign, Mette Kathrine Pedersen, og klarspråkleder Randi Kvåle Iversen koser seg med kommunens nye språkprofil.

– Ledere er forbilder
Randi Kvåle Iversen er klarspråkansvarlig i Utviklings- og kompetanseetaten. Hun sier språkprofilen er for alle ansatte, og at ledere må gå foran med et godt eksempel.

– Ledere er forbilder, noe som også ble bekreftet da vi spurte ansatte hva som skal til for at de tar i bruk språkprofilen. Alle sa at det er viktig at lederen deres er opptatt av å skrive klart og forståelig.

– Men hvor skal man starte?

– Flere er allerede i gang, men siden språk er personlig, er det lurt å starte med å snakke om sitt forhold til språk. Vi ber også virksomhetene om å oppnevne en språkkoordinator. Et tredje tips er å finne språkinteresserte og samle dem i en gruppe. Og sist, men ikke minst hekte klarspråk på prosjekter, selvbetjeningsløsninger, maler, handlingsplaner og regelverksendringer som virksomhetene likevel skal sette i gang med, sier Iversen.

Nå er det opp til deg
– Det er viktig at alle innbyggerne forstår informasjonen de får fra kommunen. Skal vi lykkes med dette må vi velge å skrive klart og forståelig, sier Raymond Johansen.

Kommunikasjonssjef Hanne Gjørtz ved Byrådslederens kontor eier klarspråkssatsingen. Hun har også forventninger til videre arbeid med språkprofilen.

– Det hele var veldig godt i gang da jeg begynte i jobben i vår, men jeg har fulgt det i innspurten. Det er veldig godt å få dette på plass, og det blir spennende å oppleve den nye profilen i bruk, sier Gjørtz.

Oslo kommune satser på klart språk
• UKE har fått i oppdrag i Tildelingsbrevet for 2019 å gjennomføre satsingen på klart språk
• Språkprofilen ble fastsatt av BLK i august og lansert av UKE den 13.9
• Satsingen skal også anbefale metoder for vurdering og tekstbearbeiding, i tillegg til å lage planer for å starte opp og følge opp klarspråk i virksomhetene

Fem skriveprinsipper
1. Start med den viktigste informasjonen

2. Gjør det enkelt å finne fram i teksten

3. Velg ord som mottakeren forstår, og forklar faguttrykk

4. Få tydelig fram roller og ansvar

5. Sett punktum, og skriv kort når du kan

Hør UKE-podden om klarspråk med Nora Hjelmbrekke og Randi Kvåle Iversen

Se også:
Bedre språk i kommunen (8.4.2019)
Styrer implementeringen av ny visuell identitet (12.6.2019)

Lærerik fagdag innen HR og digitalisering

Det var en inspirert og informert deltakergjeng som reiste hjem til sine respektive virksomheter etter HR-fagdag om kompetanseutvikling, omstilling og arbeidsgivers styringsrett.

Her kan du se programmet og alle presentasjonene fra UKEs fagdag om HR 26.8.2019

– Vi fikk konkrete og veldig gode tilbakemeldinger fra folk, både underveis og i etterkant av fagdagen. Særlig Ane Lien og Helene Wegner inspirerte folk, og vi har allerede fått masse tips og innspill til neste års arrangement, sier Henriette Berg i UKE Personalomstilling.

KLOKT OG MYKT. Ane Johansen Lien fra Bjørnson Organisasjonspsykologene ledet deltakerne gjennom presentasjonen «Etterpåklok på forhånd» og workshoppen «Tydelig på sak, myk på person».

Se også:
Kompetanseutvikling, omstilling og arbeidsgivers styringsrett (12.6.2019)
HR-fagdag på Oslos tak (8.6.2018)
– Ikke gjør det så vanskelig (29.8.2018)
Inviterer til HR-fagdag (7.4.2017)

Styrer implementeringen av ny visuell identitet

– Vi tilbyr strategisk designrådgivning for sektor- og konsernovergripende oppgaver, sier Mette Kathrine Pedersen i UKE Grafisk og innholdsdesign.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

UKE har i tildelingsbrev for 2019 fått i oppdrag å være en koordinerende og rådgivende aktør for virksomhetene i bruk av designmanualen og implementeringen av ny visuell identitet. UKE er ansvarlig for nødvendig operativ støtte til virksomhetene.

Grunnleggende bistand
Til dette formål rår den nyansatte seksjonslederen over to grafiske designere. Designerne skal være hands on på dialog med både leverandøren Creuna og virksomhetene, som i disse dager håndterer små og store utfordringer med Oslo kommunes nye visuelle profil.

I samarbeid med Byrådslederens kontor (BLK) har designerne i UKE jobbet med en grunnpakke som danner et solid grunnlag for de fleste virksomhetene (se faktaboks nederst i saken).

– Vi veileder virksomhetene med deres profil og mulighetsrommet som ligger i ny felles visuell identitet. Vi tilbyr både strategisk og praktisk hjelp slik at du får løst dine oppgaver, sier Pedersen

Svarer opp smått og stort
Grafisk og innholdsdesign, seksjonen med ansvar for satsingen på klarspråk, felles intranett, ny visuell identitet og kommunens nettsider, jobber for tiden med fortløpende oppdateringer og tilgjengeliggjøring av maler fra designmanualen.

– Vi har kort responstid på telefon, e-post, og ikke minst Workplace. Bård (Jemtland) og Anette (Brekke-Bjørkedal) sørger for at alle som lurer på noe får besvart henvendelsene sine, og så avtaler vi eventuelle møter ved behov. For de som ønsker å lære mer, arrangerer vi kurs i august. Invitasjon til designfrokost og innføring i ny visuell identitet kommer i løpet av juni, sier Pedersen.

Spesialbistand til leie
I tillegg til operativ rådgivning fra grafiske designere har UKE rekruttert inn konsulenter innen samme fagfelt. Dette er til virksomheter som trenger hurtig og kompetent bistand til konkrete og særskilte oppdrag.

Lars Terje Pedersens designere jobber på konsulentbasis, tilsvarende konsulenttjenester som er etablert innen anskaffelser, prosessforbedring og organisasjonsutvikling. UKE understøtter behovet ditt enten du har et kvalifisert lokalt fagmiljø eller ikke, sier Mette Kathrine Pedersen.

Hun er ny i UKE, hentet fra en lignende stilling i Politidirektoratet.

– Å lede seksjonen som har ansvar for klarspråk, en sterk avsenderidentitet og interne og eksterne nettsider som hjelper deg med å løse oppgaver, det er motiverende, sier Pedersen.

Status grafisk profil

Dette er klart
Designmanualen, med retningslinjer og eksempler på analog og digital bruk
Grunnelementer: Oslo logo, Oslo Sans typografi, farger, illustrasjoner, mv
Maler for grafisk design (InDesign-maler)
PowerPoint mal
e-postsignatur
Maler for sosiale medier
30 nye Oslofoto
Mal for T-skjorte og krus (foreløpig profilerende materiell)
Designverktøyet ¬- for plakater og forsider
Adgangskort
Konvolutter

Dette er nært forestående
Vegghengte skilt
Bil-dekor, prinsipper
Klær og arbeidstøy, prinsipper
Brevmal for Word

Dette kommer etter sommeren / til høsten
Word-maler for Notat, møteinnkalling og -referat
Rapportmal for Word
Fullstendig skiltprogram
Uniformer, prinsipper

Se også:
Designmanualen – se hvordan trykksaker som visittkort, brosjyrer og plakater skal lages
Designverktøyet – lag plakater og forsider fra egen PC

Flertall for ny profil (5.4.2019)

Gevinsten ved ulikhet

24. september byr UKE-akademiet ledere, tillitsvalgte og HR-medarbeidere i kommunen på et frokostseminar med klar tale: Vi driver for dårlig ressursutnyttelse. – Mangfoldsledelse er optimal aktivisering av faglig kapasitet , sier Caroline Aurora Grevstad og Hege Olstad.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

UKE har fått i oppdrag i Tildelingsbrevet for 2019 å utarbeide kompetansetiltak som stimulerer kommunens virksomheter til å videreutvikle en mangfolds- og inkluderingskultur. UKE akademiet har derfor satt opp en rekke tilbud høsten 2019 som skal understøtte virksomhetenes arbeid innen mangfold og mangfoldsledelse. Tilbudene er delfinansiert av OU-fondet.

Vi møter på mangfoldsbegrepet i mange sammenhenger til daglig. Pride Week er nylig overstått, aktører som Oslo kommune markerer globale kulturuttrykk som eid og ramadan, OXLO-uka markerer hver høst kommunens mangfolds- og integreringsarbeid, og vi hører om tiltak for bekjempelse av diskriminering på bakgrunn av alder, funksjonsnivå eller hudfarge.

– Alle disse eksemplene uttrykker viktige aspekter av hva mangfoldsledelse må handle om. Samtidig ønsker vi å legge økt vekt på det faktum at dette ikke bare handler om at alle skal trives og få være med, men også en ren forretningsdimensjon. Verden er mangfoldig, og for å lykkes bør dette gjenspeiles og realiseres på alle arbeidsplasser, sier Caroline Aurora Grevstad i UKE-akademiet.

FÅ MED ALLE. Caroline Aurora Grevstad og Hege Olstad prøver sitt beste på å se mangfoldige ut mens de fremmer sitt poeng: En fargerik verden krever allsidig kapasitet.

Avslør selvbedrageriet
Frokostseminaret 24. september, hvor vi også får høre erfaringer fra Skatteetatens arbeid med mangfoldsledelse, hviler tungt på bidraget fra psykologiprofessor Mads Nordmo. Han forsker på hvordan ubevisste holdninger preger vår atferd og våre avgjørelser.

– Nordmos postulat er at du kan være full av fordommer uten dermed å være fordomsfull. Alle mennesker sorterer og kategoriserer, det er blant tingene som gjør en diger verden håndterlig for oss. Men det krever øvelse og bevisstgjøring å unngå at man selv blir offer for egne forenklinger, sier Hege Olstad i UKE Beste praksis.

Frokostseminaret skal også fungere som en inngang til UKE-akademiets kompetansetilbud på mangfoldsledelse senere i høst. Tilbudet vektlegger mangfoldskompetanse som faktor i innovasjon, åpenhet og konkurransekraft og består av 2 dagers kurs og 1 dags workshop.

Dette tilbudet finner du i kurskalenderen på UKEs kundeportal i løpet av juni.

Følg med her for påmelding.

Se også:
– Alle fortjener å behandles ulikt (24.4.2018)
Hva er dine mangfoldutfordringer? (30.10.2015)

Kompetanseutvikling, omstilling og arbeidsgivers styringsrett

Tid og sted for årets HR-fagdag er 26. august på Hotel Bristol. – Vi forutsetter at de færreste blant oss er ferdig utlært på endringsrådgivning, kompetansedeling og utvikling av god læringskultur, sier Odd Gunnar Heimdal og Henriette Berg i UKE Personalomstilling.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Les mer om seminaret og meld deg på her.

HR-fagdagen er noe av en institusjon blant personalmedarbeidere i Oslo kommune. Lenge foregikk den over to døgn om bord på Kielfergen. De siste årene har den vært landfast, i fjor på Youngstorgets Stratos, året før på Økern.

Hensikten og de faglige temaene varierer over flere av de samme temaene hvert år: Omstilling og kompetanse.

– I år innleder vi med en egen seanse om kompetansetiltak i lys av kommunens digitale transformasjon. Tariffavtalen fra 2018 stadfester et partssamarbeid mellom arbeidstaker- og arbeidsgiversiden for å innrette og tilpasse organisasjonen til ny digital hverdag. Origos Hanne Twedt Berli innleder. Hun vil fortelle om bakgrunnen og status for det partssammensatte prosjektet, som vil danne et bakteppe for dagen, sier teamleder Odd Gunnar Heimdal i UKE Personalomstilling.

FERDIG UTLÆRT? Odd Gunnar Heimdal og Henriette Berg problematiserer HRs rolle i omstillingsprosesser.

Kompetanse, ansiennitet og omstilling
Programmet før lunsj preges for øvrig av et praktisk og matnyttig bidrag: Helene Wegner fra Kommuneadvokaten skal ha innlegg i to bolker om arbeidsgivers styringsrett ved endringer i kompetansebehov og hvilke muligheter som ligger i styringsretten

– Dette temaet er brennaktuelt for ledere og HR-folk i alle virksomheter, og knytter seg også til det innledende temaet om digitalisering. Wegner presenterer blant annet Skanska-dommen fra Høyesterett, som blant annet fastslår at også kompetanse, ikke bare ansiennitet, kan være blant utvelgelseskriteriene i omstillingsprosesser, sier Henriette Berg.

Kommuniserer vi klokt?
Psykolog Ane Johnsen Lien leder en todelt seanse, med foredrag etterfulgt av workshop. Utgangspunktet er HRs rolle i endringsprosesser, med vekt på motivasjon, ryddighet i egne og andres følelser. Tittelen er «Etterpåklok på forhånd», og handler om forberedelsene som kreves for å håndtere de tøffe samtalene en må ta i forbindelse med blant annet omstillingsprosesser.

– Lien er en god ressurs for oss i HR- og ledelsessegmentet. Hennes tese er at evnen til å kommunisere klokt reduseres betydelig når vi kjenner oss rammet følelsesmessig, er under press eller er i en konfliktfylt relasjon. Workshop-en viser oss praktiske verktøy for å stå i vår egen posisjon samtidig som vi anerkjenner den andres perspektiv, sier Berg.

Tilrettelegging for læring
Dagen avsluttes med professor i ledelse og organisasjoner ved Handelshøyskolen BI, Cathrine Filstad. Hennes grunnbegrep er organisasjonslæring, som rommer den kunnskapsdeling, kunnskapsutvikling og endring som foregår i en kunnskapsbedrift.

– Filstad har utgitt flere bøker og er blant annet opptatt av tiden det uvegerlig tar å få til reell læring hos individer og i grupper, hensyntatt følelser, strategiske mål, tillit, fysisk og sosialt arbeidsmiljø, ledelse, så vel som makt og politikk i en lærende organisasjon. Veldig spennende saker som anbefales for alle innen HR og ledelse, sier Heimdal.

Les mer om seminaret og meld deg på her.

Se også:
HR-fagdag på Oslos tak (8.6.2018)
– Ikke gjør det så vanskelig (29.8.2018)
Inviterer til HR-fagdag (7.4.2017)

UKE for en dag

Adm. dir. Marit Jakobsen Leganger i Boligbygg tok med seg ledergruppen til en halvdags presentasjon av UKEs tilbud og tjenester på Helsfyr. – Etaten har et bredere tjenestespekter enn vi visste om, sier hun.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Kundeansvarlig Tore Johannessen i UKE Virksomhetsdialog var ikke vond å be da økonomisjefen i Boligbygg bestilte et miniseminar for hele eiendomsforetakets toppledergruppe.

– Vi ser hele tiden etter måter å knytte tettere kontakt med kommunens virksomheter på. Jobben vår er jo å gjøre dem i best mulig stand til å utføre sitt samfunnsoppdrag, så dette var en god anledning til å vise frem hele vår bredde, sier Johannessen.

Avklaring av det unike
Boligbygg er gjengen som eier og forvalter byens kommunale boliger; mer enn 11 000 i tallet, som gir husrom til mer enn 25 000 mennesker. Et særegent samfunnsoppdrag, som gir en del virksomhetsspesifikke behov, i tillegg til tjenestene som det er mulig å presentere til kommunens virksomheter som hyllevare.

– Vi har allerede et samarbeid med UKE på organisasjonsutvikling og regnskapssiden, som vi er veldig fornøyde med. Selv er jeg veldig opptatt av at ting som kan gjøres likt og felles bør gjøres likt og felles, derfor er det viktig at vi utnytter UKE så godt det er mulig, sier adm. dir. Marit Jakobsen Leganger.

BEGGE SIDER AV BORDET. Gemyttlig mellom UKEs Tore Johannessen og BBY-adm.dir. Marit Jakobsen Leganger. I bakgrunnen Kari Margrete Hove, Torill Ovlien, Gro Bergeius Andersen, Birgit Aakre, Lars Terje Pedersen og Pål Eirik Pettersen fra UKE, og Tone Bergh-Christensen, Åshild Ingemundsen, Hilde Bjertnæs, Dag Einar Thorvaldsen og Mads Valen-Sendstad fra Boligbygg.

Løfterik leaning
I løpet av formiddagen fikk BBY-ledergruppen høre generelt om UKEs tjenesteproduksjon og virksomhetsdialog, herunder sak og arkiv, mobilitetsstyring, leverandøroppfølging, digital konkurransegjennomføring, RPA, ansattportal, kontorstøtteplattform, velferdsteknologi og tekniske nett, chatbots, forvaltning av fellessystemer som HR- og økonomisystemet, lønns- og regnskapstjenester og konsulenttjenester innen organisasjonsutvikling, kommunikasjon, anskaffelser og effektivisering.

– Vi synes det er særlig løfterikt at UKE bygger opp kompetanse på Lean og prosesseffektivisering. Dette henger nøye sammen med digitalisering, og vil være en del av realiseringen av kommunens transformasjon mot brukerorientering, sier Leganger.

Snakker med alle
Avdeling for virksomhetsdialog gjennomfører for øvrig en turné blant alle kommunens toppledergrupper, der UKEs organisering, strategi, sentrale kontaktpunkter og tjenesteportefølje presenteres. Boligbygg er så langt den første virksomheten som har ønsket en utvidet halvdags presentasjon.

– Det er en suksessfaktor å kjenne virksomhetene så godt som mulig, så vi tar gjerne flere slike seanser. Hovedmålet er å bli kjent med UKEs sin organisasjon og tjenesteportefølje, samt å knytte kontakter på tvers av virksomhetene. Tjenestespekteret vårt er ikke bedre enn forretningsdialogen, så vi setter pris på alle nye møteplasser. Vi har mottatt gode tilbakemeldinger på arrangementet, og arrangerer gjerne flere, sier kundeansvarlig Tore Johannessen.

Flertall for ny profil

Oslo bystyre vedtok 27. mars ny designmanual og ny visuell identitet for kommunen.
– Grunnlaget er lagt for utvikling av en helhetlig identitet for byen vår, konstaterer Bernard Tømmerbakke i UKE og Hanne Rønning Jorud i BLK.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Innstilling og vedtak baserer seg på følgende hovedprinsipp for avsenderidentitet: Oslologoen skal brukes i alle kommunikasjonsflater. Det skal komme tydelig frem hvilke tjenester, tilbud og opplevelser kommunen står bak. Kommunikasjonen med innbyggere skal alltid være enkel og tydelig

Visuell identitet og designmanual skal basere seg på Oslologo, ny skrifttype (Oslo sans) og ny farge- og formpalett; sirkel (møllestein), vinkel (pilspiss) og firkant (borgkrone). Les hele bystyrevedtaket her.

Jobben gjenstår
Bernard Tømmerbakke i UKE, Tjenesteutvikling og Hanne Rønning Jorud fra Byrådslederens kontor, kommunikasjonsseksjonen, har begge vært sentrale i arbeidet frem mot forrige ukes milepæl, men understreker at veien til ny profil ennå er lang.

– Omlegging av digitale og fysiske flater starter i praksis nå. Her er vi mange, egentlig alle medarbeidere i kommunen, som skal bidra i smått og stort. Eksempelvis omprofileres kommunens sentrale nettsider i ukene som gjenstår frem mot sommeren, sier Tømmerbakke.

TOMMEL OPP FOR OSLO. Bernard Tømmerbakke i UKE og Hanne Rønning Jorud i BLK tillater seg en liten jubel over den siste milepælen i kommunens tjenesteformidling.

En styrket merkevare
– Hvorfor er det så viktig for kommunen å få ny designmanual og visuell profil?

– Det grunnleggende er styrken som ligger i helhet. Den desentrale visuelle identiteten byen så langt har hatt, med sterke egenidentiteter innad i kommunen, gjør det vanskelig for innbyggere å forholde seg til byens tjenester. Byen har en forpliktelse til å være nær menneskene vi jobber på oppdrag fra, og da må vi kommunisere helhetlig og tydelig, sier Jorud.

– Vi la den samme logikken til grunn da vi etablerte én nettside for Oslo kommune i 2015: Enten du vil sjekke vannkvalitet eller søke barnehageplass, så skal du kunne gå ett sted. Bystyrevedtaket formidler det samme kundeløftet visuelt; vi er én organisasjon som rommer mange ulike tjenester, sier Tømmerbakke.

Moderne formspråk
I debatten rundt fremleggelsen av saken, var det flere som ønsket seg en videreføring av byvåpenet som byens samlende merke.

Hovedgrunnen til at dette ikke lar seg gjøre er at kompleksiteten og fargeprofilen gjør byvåpenet dårlig egnet til kommunikasjon på digitale flater; men det tradisjonelle byvåpenet skal fortsatt bestå og vil brukes ved høytidelige og tradisjonsrike anledninger. Les om formvalgene for den nye profilen her.

– Vi er veldig fornøyde med å få vedtak på ny profil. Arbeidet har pågått i mange år, og inkludert dyp og bred involvering i flere runder, så vi er fortrolige med at vi har endt med et valg som alle virksomheter og faginstanser, med sine ulike behov, kan stille seg bak, sier Jorud.

– Hvordan implementeres ny profil?

– Vi har utviklet første del av en designmanual og et digitalt verktøy som alle kan bruke uavhengig av kompetanse og dyr programvare. Maler og elementer som skrifttype og logo i ulike formater distribueres fortløpende til alle kommunens virksomheter. Virksomhetene får et stort ansvar for å benytte og formidle den nye profilen, men vi i kommunikasjonsmiljøene står klare til å gi støtte på veien, sier Tømmerbakke.

Nye ressurser
Grafisk designer Bård Jemtland er blant medarbeiderne som skal bistå virksomhetene med å forvalte og bygge Oslos nye visuelle identitet. I tillegg rekrutterer UKE operative grafiske designere, som skal virke som konsulenter med salg av grafiske designtjenester til virksomhetene.

– Designmanualen er et solid, grundig og flott fundament som jeg gleder meg til å ta tak i, og være med å utvikle videre. I første omgang i tett samarbeid med Hanne og Byrådslederens kontor, etter hvert også med nye kolleger og fagressurser her i UKE, sier Jemtland.

– Hvilke tanker har du gjort deg om den nye profilen?

– Jeg tror det er et kvantesprang for kommunens identitet og mulighet til tjenesteformidling. Noen er nok fortsatt skeptiske, eller bekymret for å miste sin gamle profil. Men jeg er trygg på at virksomhetenes identitet ligger i menneskene som jobber der og produktene som leveres – ikke bare i logoen vi markedsfører oss under. Vi bør alle være stolte av Oslo, og av Oslo kommune som arbeidsgiver, sier Jemtland.

Her kan du se hvordan det er arbeidet med den nye profilen.

Attraktiv og fremtidsrettet

Tema for HR-forum 15. november er «Oslo kommune som en attraktiv og fremtidsrettet arbeidsgiver». – Vi merker en dreining mot å snakke åpent om kommunens omdømme, sier Kari Hove og Snezana Rabasovic.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Påmelding HR-forum 15.11: Oslo kommune som en attraktiv og fremtidsrettet arbeidsgiver

Byrådslederen benyttet taletid til temaet på etatssjefssamlingen for to uker siden. Og finansbyråden delte gledesstrålende da nettavisen Vårt Oslo omtalte rekrutteringsselskapet Academic Works årlige undersøkelse om landets mest attraktive arbeidsgivere blant unge, høyt utdannede mennesker.


FREMST PÅ eSIGNERING. – NRK og Helse Vest har allerede innført eSignering ved ansettelser, men i Kommune-Norge er vi blant fortroppen, sier Kari Hove og Snezana Rabasovic i UKE Tjenesteutvikling.

Bygg enda attraktivere
Undersøkelsen rangerer Norges mest attraktive arbeidsplasser basert på tre parametere: Arbeidsgiverens rykte i markedet, arbeidsgiverens opplevde fremgang og om respondentene ønsker å jobbe hos arbeidsgiveren eller ikke. Oslo kommune havner på 47. plass i årets undersøkelse.

– Dette er en milepæl for kommunens omdømmearbeid, og en nyhet som passer perfekt inn i programmet vårt for HR-forum på torsdag. Hensikten er å gi deltakerne en verktøykasse for å bygge en mer attraktiv arbeidsplass nedenfra og opp, sier Kari Hove, seksjonsleder i UKE Tjenesteutvikling.

Eksterne og interne bidrag
Joar Sæterdal Vik ved Byrådslederens kontor innleder med en presentasjon over dagens tema. Deretter får vi en faglig presentasjon fra ved Hans Petter Stub i kommunikasjonsselskapet Whydentify: «Hvordan tiltrekke seg de beste hodene», og leverandør Webcruiter presenterer ny versjon av HR-systemets rekrutteringsmodul.

– Vi har også relevante innslag fra egne rekker, slik som «Profesjonelle rekrutteringsprosesser som driver for arbeidsgiveromdømme» ved Knut Håland i UKE Virksomhetsdialog, «Jobb i Oslo kommune – nye internettsider for jobbsøkere» ved kollegaer Marte Høgenhaug, Stine Jensen Rørvik og Anne Tiril Svensson, sier Hove.

Arbeidskontrakt uten blekk
– Selv skal jeg presentere en relativt attraktiv og fremtidsrettet nyvinning, nemlig eSignering ved ansettelse, sier Snezana Rabasovic i UKE Tjenesteutvikling.

Oslo kommune er blant de første i landet som implementerer denne åpenbare digitaliseringsgevinsten, hvor kandidater trekker frem BankID eller MinID i stedet for å måtte skrive ut og postlegge fysiske celluloseflak for en erklæring som gjøres digitalt i så mange andre situasjoner.

– Funksjonen testes av en tverrfaglig gruppe nå i høst, og vil være tilgjengelig for hele organisasjonen på nyåret, sier Rabasovic

Målgruppa for samlingen er HR-direktører, personalsjefer og ansatte i virksomhetenes HR-funksjoner.