Kategoriarkiv: Anskaffelser

Forlengelse av mobiltelefonavtalen

Kommunen inngikk nylig ny avtale med Techstep om mobiltelefoner og tilleggsutstyr. – Betingelsene er de samme som før, med kostnadsfri nullutslippslevering innen fem virkedager, forteller avtaleforvalter Zyhrije Januzi.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Les mer på intranett

– Vi har fått noen henvendelser på Workplace fra ansatte som har fått høre at leveringsbetingelsene er endret. Dette er ikke riktig, med unntak av nullutslippskravet, sier avtaleforvalter Zyhrije Januzi i UKE Konsernservice.

LØP IKKE OG KJØP. Bestill dog i ro og mak i henhold til behov og din virksomhets policy. Avtaleforvalter Zyhrije Januzi poserer med Android- og IOS-apparater.

Betingelser som før
Servicestandarden på fem virkedagers levering ligger fast, men eventuelle småbestillinger (med totalverdi under 1000 kroner) tillegges et miljøgebyr.

– Vi er også tilfredse med prismodellen, leverandørens påslagsnivå beholdes som før. Produktprisene vil for øvrig variere med leverandørens innkjøpspris, informasjon om dette publiseres på intranettsiden som før, sier Januzi.

Kommunens virksomheter har tilgang til hele leverandørens sortiment av mobiltelefoner, deksler, skjermbeskyttere, hodetelefoner og ladere og øvrige produkter. Ingen merker eller modeller er foretrukket fremfor andre, men den enkelte virksomhet kan gjerne sette egen policy for innkjøp.

Ufikse fikses eller byttes
Techstep kan håndtere mobilreparasjoner, men avtalen forplikter oss ikke på dette området. Reparasjoner utføres vanligvis innen 48 timer inkludert frakt, og vi tilbys lånetelefon.

– Et alternativ for de som ikke ønsker reparasjon, er bytteordning. I en slik ordning får vi en annen telefon tilbake, mens den ødelagte telefonen vil repareres og gå inn i byttepool. Dette kan du lese mer om på intranett, sier Januzi.

Techstep har returordning for EE-avfall og emballasje.

Lærlinger er nøkkelen

– Vi har sett utviklingen av et arbeidsmarked der folk ikke satses på, bare utnyttes som en vanlig ressurs. I et felleseuropeisk arbeidsliv er det galskap, sa LO-leder Hans-Christian Gabrielsen på konferanse om Oslomodellen i regi av UKE og Byrådsavdeling for finans.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Se også:
Samlet byggebransjen til nullutslipp (2.5.2019)
Helkontroll på lærlingekravet (22.5.2018)
Grillet byrådens digitaliseringstiltak (8.3.2018)
Utfordrer regjeringens lønns- og arbeidsvilkårsprat (25.1.2018)
Rustet til akrim-kamp (11.1.2018)
Stedkontroll med systemstøtte (30.8.2017)

Hør også UKEs podkast om Oslomodellen

Det var kampen for et bærekraftig arbeidsliv som sto i søkelyset da FIN og UKE inviterte representanter fra leverandørmarkedet, arbeidslivspartene og kommunepolitikken til konferanse på Oslo kongressenter sist fredag. Arrangørenes påstand var i stor grad at Oslomodellen burde gjøres til nasjonal standard, et budskap som fikk helhjertet støtte fra flere innledere.

– Før Oslomodellen ble innført framsto leverandøroppfølging i stor grad som en skrivebordsøvelse. Jeg husker det ble gjennomført en revisjon i kommunen i 2014; da ble det registrert i alt seks lærlinger på tolv store byggeprosjekter. Klausulen om lærlingekrav var aktiv, men ble effektivt ikke fulgt opp. Da stiller vi oss sårbare for de useriøse, sa LO-leder Gabrielsen.

NASJONAL STANDARD. – Vi presser på statlige myndigheter for å sørge for at blant annet oppbyggingen av regjeringskvartalet skal gjøres i henhold til krav tilsvarende Oslomodellen, sa byrådsleder Raymond Johansen.

Råte i systemet
Gabrielsen har fagforeningsbakgrunn fra Fellesforbundet, og utstrakt erfaring med reguleringstiltak for en bygg- og anleggsbransje som har vært preget av mer eller mindre usosial forretningsdrift, i kombinasjon med globalisering som følge av EUs østutvidelse i 2004.

– Vi så at Oslo kommune leverte oppdrag til leverandører som på overflaten hadde alt i orden. Ved hjelp av revisorer, advokater og store volum med dokumentasjon var de i stand til å vinne oppdrag. Men de brukte fagarbeidere i liten grad, og tilbød ikke lærlingeplasser. Budskapet til arbeiderne var at det skulle spares, og det er deg vi skal spares. Slik strupes en hel næring, fortalte Gabrielsen.

FAGLIG BÆREKRAFT. – Fagarbeiderbransjene i Norge har blitt systematisk uthulet de siste tiårene. Men det er ingen grunn til at Norge skal legge arbeidslivskriminalitet og sosial dumping til grunn for våre forretningsmodeller, sier finansbyråd Robert Steen.

Handlingsrommet finnes
Han mener nøkkelen til Oslomodellens suksess er kombinasjonen av strenge krav, dialog med arbeidslivspartene og sømløs leverandøroppfølging i form av et digitalt verktøy som kontinuerlig utvikles, nemlig HMSREG. Alt henger nemlig «sammen med alt», et munnhell som for anledningen ble tillagt finansbyråd Robert Steen.

– Noen ganger hører vi argumentet om at globaliseringen nærmest umuliggjør politisk styring i henhold til bærekraftig næringsutvikling. Oslomodellen viser oss at det selvsagt finnes et handlingsrom. Jeg er også imponert over Oslo kommunes evne til å tilpasse kravene, slik det ble gjort med OTP etter henstilling fra Fair Play Bygg Oslo, sa LO-lederen.

HARDERE I KLYPA. Daglig leder i Byggmesterforbundet Frank Ivar Andersen har sett nok av halvhjertede tiltak som undervurderer de kriminelle og useriøse aktørene i bransjen. – Oslomodellen inkluderer oppfølging som gjør at aktørene faktisk har begynt å lese kontrakene de skriver under på, sier han.

Tilliten gjenreises
Også byrådsleder Raymond Johansen inntok et globalt perspektiv i sin innledning. Han minnet om at 4 av 5 nye stillinger som er skapt i etterkant av finanskrisen er midlertidige, en utvikling som er muliggjort av politikere fra hele det politiske spekteret.

– Mistilliten som oppstår som følge av et arbeidsliv i ulage er som skjøtene i tapeten. Det er først når det sprekker opp at man legger merke til det. Det europeiske sosialdemokratiet har fått svi for politikernes varierende evne til å ivareta arbeidsfolks rettigheter. Byrådserklæringen er krystallklar på at vi ikke skal gjøre samme feil her hjemme, innledet Johansen.

TUNGA RETT I MUNNEN. Juridisk direktør Terje Stepaschko i Undervisningsbygg underslår ikke at det er mye å passe på når man følger opp Oslomodellen, men vektlegger gevinstene. – Vi er stolte av at Vetland skole nylig vant SHA-prisen, sier Stepaschko.

Yrkesfag på bedringens vei
Takket være Oslomodellen, leverandøroppfølgingsverktøyet HMSREG og yrkesveien, kommunens lærlingegaranti for studenter som velger yrkesfag, meldes det nå om økende tilsig til yrkesfagene ved kommunens videregående skoler.

– Bygg og anleggsteknikk har doblet søkertallene. Lærlingeandelen på kommunens oppdrag er i henhold til kontraktskrav. Andelen innleie på byens anleggskontrakter er under ti prosent – for statlige oppdrag er den dobbelt så stor, erklærer Johansen.

LEVERANDØRKONTROLL FOR DUMMIES. Seksjonsleder Espen Nicolaysen i UKE Konsernservice førte deltakerne inn i grunnleggende leverandøroppfølging via HMSREG.
OSLOMODELLEN A-Å. Tatiana Starzhinskaya i Byrådsavdeling for finans ga oss kortversjonen av Oslomodellen – med hint om hva vi kan forvente oss i fremtiden.

Samlet byggebransjen til nullutslipp

Oslo kommune presenterte tirsdag utkast til felles klimakrav og tildelingskriterier for sine bygg- og anleggsoppdrag for kommunens leverandører. – Vi skal oppnå 95 prosent utslippsreduksjon innen 2030, forteller klimarådgiver Guro Bøe Wensaas i UKE.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Representanter fra blant annet Veidekke, Backe, NCC, Cramo, Unicon, NRC, Heatwork, Implenia, Skanska og Difi stilte opp på kommunens arbeidsseminar for Oslo kommunes nye felleskrav til utslippsfrie bygg- og anleggsplasser.

– Jeg opplevde seminaret som veldig konstruktivt og godt. Nøkkelen til gode resultater på klimafeltet ligger i dialog mellom leverandør og oppdragsgiver, og det er veldig positivt at kommunen tillater seg å prøve seg litt frem for å oppnå de største gevinstene, sier regiondirektør Jørgen Fjelstad i Skanska, som deltok på seminaret.

«Ambiøst, men realistisk»
Deltakerne ble presentert for utkastet til et felles kravsett til leverandører til byggeoppdrag for virksomhetene i kommunen. Blant forslagene var at både maskiner som benyttes på byggeplassen og kjøretøyene som brukes til levering og deponering skal være fossilfrie, altså drevet av for eksempel biogass eller biodiesel.

– I tillegg ønsker vi skal leverandørene få tilleggspoeng for sin evne til å levere fullstendig utslippsfritt, altså ved bruk av elektrisitet eller hydrogen, sa klimarådgiver Guro Bøe Wensaas fra scenen.

FULLT HUS. Seksjonsleder Espen Nicolaysen i UKE Samfunnsansvar og klimarådgiver Guro Bøe Wensaas er tilfredse med deltakernes evne til å komme med konstruktive innspill til kommunens klimakrav. – Før sommeren skal vi ha ferdig et endelig forslag, sier Wensaas.

Konkrete innspill
Deltakerne ble satt i grupper for å lufte eventuelle problemer man ser med det nye regimet, og forslag til løsning eller justering.

– Blant tilbakemeldingene som kom fra vår gruppe var spørsmål om tilgangen på palmeoljefritt biodrivstoff. Vi lurte også på detaljene rundt tildelingskriteriene for større maskiner. Det er veldig bra at kommunen gjennomfører denne prosessen så åpent, sier deltaker Fjelstad.

Stort potensial
Leif Abrahamsen, prosjektsjef for byrom i Implenia, baserer sine innspill blant annet på erfaringer med Oslo kommune som byggherre for det pågående opprustingsprosjektet av Grefsenveien, der utslippsfrie anleggsmaskiner er i full bruk.

– Spesielt innen transport er det stort potensial for utslippsreduksjon. Vi ligger an til å frakte om lag 5000 tonn masse og avfall årlig fra våre oppdrag for Oslo kommune. For selve anleggsmaskinene er det ikke sikkert markedet er modent riktig ennå, men det er bra vi jobber sammen for å sette fart på overgangen til nullutslipp, sier Abrahamsen.

Muliggjør overgangen
Abrahamsen og Fjelstad vektlegger at det er en kostnad forbundet med å ta i bruk ny teknologi, og berømmer kommunen for å tilrettelegge for en sunn og reell konkurranse på de nye premissene, ikke minst for små og mellomstore aktører.

De nye kravene skal etter planen ferdigstilles innen sommerferien, og vil gjelde for alle kommunale byggeoppdrag, små og store, for å muliggjøre oppfyllelse av kommunens særdeles ambisiøse klimabudsjett og anskaffelsesstrategi.

Hør også UKEs podkast om innkjøpsmakt og samfunnsansvar

Billigere mobiltelefoni

Med best kvalitet og pris i anbudsrunden, er det nå klart at Phonero er kommunens nye telefonileverandør. – Vi har en spennende prosess med stort gevinstpotensial foran oss. Jeg gleder meg stort, sier avdelingsdirektør Gunnar Wedde i Konsernservice.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Så hva betyr dette for deg og meg? Vel, vi skal bytte SIM-kort og laste ned ny app med bedriftskatalog, forbruksoversikt og fraværsoppsett. Vi får Telia-dekning i stedet for Telenor.

VINN-VINN. Avdelingsdirektør Gunnar Wedde i Konsernservice og bedriftsmarkedsdirektør Jon Christian Hillestad i Phonero måtte ikke bes to ganger om å signere ny telefoniavtale for Oslo kommune.

Mange nye SIM-kort
Og med mindre du tilfeldigvis er budsjett- eller IT-ansvarlig i din virksomhet, er det stort sett det.

– Vi starter dialogen med virksomhetene nå med en gang, for det er et stort løft vi skal gjøre sammen for å sørge for rynkefri innføring med stabil og sikker drift. På nåværende tidspunkt vet vi ikke hvor lang tid det vil ta å overføre alle, men vi starter nå, og vil samarbeide med hver enkelt virksomhet for å avklare når og hvordan overføringen vil skje, sier innføringsansvarlig Karen Marie Gunnerud.

– Flere av virksomhetene har allerede bedt om møter for å sikre at driften blir best mulig, og det er løfterikt. Vi vil prioritere virksomheter med beredskaps- og akuttfunksjon, samt UDE med sine 15 000 ansatte og 180 skoler. Det er en suksessfaktor at vi alle bruker tid på å sikre en god implementering i løpet av de neste månedene, sier innkjøper Jens Veberg i Konsernservice.

God på store implementeringer
Bedriftstelefoni-leverandøren Phonero har base i Kristiansand og eies av Telia. Bedriftsmarkedsdirektør Jon Christian Hillestad forsikrer om at selskapet har full dekning på alle kommunens lokasjoner som sin topprioritet de første månedene av avtaletiden.

– Phonero har allerede 100 kommuner og fylkeskommune som kunder, i tillegg til Politiet, Forsvaret og ikke minst Statens innkjøpssenter med sine 107 statlige virksomheter. Vi stiller med brukerstøtte for lokal implementering, og det er viktig for oss å bli opplevd som kundenære. Dette er noe vi kan, sier Hillestad.

– Vi sitter dessuten på bransjens mest avanserte verktøy for å oppdage dekningsproblemer. Nabolaget ved hvert tjenestested sjekkes i forkant. Jeg er trygg på at vi skal kunne levere gode tjenester i dialog med den enkelte virksomhet, eventuelt i kombinasjon med Wi-Fi-støttet tale, sier storkundesalgsansvarlig Tom Meier i Telia.

LAGARBEID. Gunnar Wedde og innkjøper Jens Veberg i Konsernservice flankerer Arvid Sanden, Fredrik Wensell, Jon Christian Hillestad, Tom Meier og Håkon Solvang fra Phonero/Telia. Foran Tale Nergård Rønne, Karen Gunnerud, Kathinka Bull-Engelstad og Zyhrije Januzi fra Utviklings- og kompetanseetaten.

Svært gode priser
Nøyaktige detaljer for avtalen, inkludert utrullingsplan, kontaktpersoner og prismodell, distribueres til budsjettansvarlige og IT-hovedkontakter i hver virksomhet. Brukerstøtte, bestillingsinformasjon og oversikt over datapakker finner du på intranett.

– Det er faktisk første gang kommunen bytter leverandør på telefonisiden, så jeg er veldig spent. Phonero leverte et godt tilbud og har gitt svært godt inntrykk så langt i prosessen. Driftssikkerhet og dekningskvalitet er selvsagt det viktigste å få på plass. Når det er sagt, gleder jeg meg veldig til å utforske mulighetene den nye avtalen gir, sier avdelingsdirektør Gunnar Wedde i Konsernservice.

Avtalen omfatter om lag 30 000 mobilabonnement, 5000 M2M (maskinkommunikasjon, blant annet terminaler) og 1000 mobile bredbånd, inkludert 16 000 brukere med Bedriftsnett. Den inkluderer også IP-telefoni. Avtalen er inngått for to år, med opsjon om forlengelse på inntil to nye år.

Les mer på intranett.

Setter inn nye krefter

Kommunen har inngått avtale med ny kraftleverandør. – Energisalg Norge erstatter Hafslund, noe som vil føre til lavere strømregninger og enkel energistyring, lover avtaleforvalter Camilla Gundhus og innkjøper Helle Paulsen i UKE.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Samkjøpsavtale for elektrisk kraft

For de fleste av oss er kraft et produkt vi ikke har et spesielt forhold til – annet enn at det er fint å få den så billig som mulig, med enkel fakturering og oversiktlig prisberegning.

– Den nye avtalen baserer seg på Nord Pools Oslo-spotpris, noe som betyr at vi kan summere strømregningen ut fra månedlig markedspris. Vi ønsker ikke å formidle prisen i offentlige fora, men ta en titt på avtalesiden på intranett. Jeg tror du vil bli imponert over de gode betingelsene, sier innkjøper Helle Paulsen i UKE Konsernservice.

Grønn kraft, strøm med opprinnelsesgaranti fra fornybare energikilder, er tilgjengelig på den nye avtalen.

KRAFT TIL SPOTPRIS. Camilla Gundhus og Helle Paulsen i UKE Konsernservice er trygg på at Energisalg Norge vil gi rimeligere og mer oversiktlig styring av kommunens 5700 strømmålere.

Betaling etterskuddsvis
Den meget enkle prismodellen gjør det lett å styre kostnadene forbundet med strømforbruk, ikke minst fordi leverandøren lover å få slutt på fremfakturering av beløp eller a-konto fakturering.

– Alle fakturaer skal være avstemt med faktisk forbruk, og sendes etterskuddsvis hvert kvartal. Ingen forskuddsbetaling av strøm vi ikke har brukt, sier avtaleforvalter Camilla Gundhus.

Styr forbruket effektivt
Leveransen omfatter fakturaadministrasjon gjennom mottak og betaling av fakturaer fra netteier, som for kommunens vedkommende er Hafslund Nett.

– Inkludert i prisen er også et nettbasert energioppfølgingsverktøy som henter sanntidsdata fra alle kommunens målepunkter, og lar deg følge med på hvor og når det trekkes mest strøm. Slik kan hver av oss iverksette effektive sparetiltak, sier Paulsen.

Hver virksomhet har anledning til å avtale egne implementeringsmøter med leverandøren for opplæring og oppsett av energioppfølgingsverktøyet, dette er inkludert i leveransen. Leverandøren tilbyr også ENØK-rådgivning, opplæring og kurs.

Les mer om avtalen på intranett.

Bilpleie til fingerspissene

Med henholdsvis 20 og 9 års erfaring i bransjen, står Harald Eika og Jonas Olsen i OPT klare for å overta vask og pleie av alle Oslo kommunes biler på reservert kontrakt. Oppdraget deles med arbeidstreningsbedriften Rehabil.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Rammeavtale for utvendig og innvendig bilvask

For de av oss som benytter Google, skal det godt gjøres å unngå ord som «kriminelt nettverk», «heleri» og «useriøse» ved oppslag på «bilvask» eller «vaskehall». I følge politiet har man ennå til gode å gjøre arbeidslivskontroller uten å finne en eller annen form for snusk blant aktørene som konkurrerer på pris i Oslo-regionen.

Dette er blant årsakene til at Konsernservice har ønsket å inngå kontrakt på vegne av alle kommunens virksomheter for bilvask og bilpleie, men ikke den eneste.

«FØR» Harald Eika og Jonas Olsen i OPT står med høytrykksspylerne ferdigladet, klare for å forvandle UKEs elbil fra vinterpels til solskinnsglans. I bakgrunnen Trond Håvard Søreng og Frode Løkken i team for arbeidsplasskontroll, og avtaleforvalter Signe Anette Odden.

God kvalitet på arbeidet
Oslo kommune har nemlig mange arbeidstreningsbedrifter. Disse tilbyr tilrettelagt arbeid for personer som trenger drahjelp for å komme seg inn i det ordinære arbeidslivet, eller som av andre årsaker har vanskeligheter med å mestre en jobb.

– I henhold til byrådssak 1045/11 er vi pålagt å bruke reserverte kontrakter på produktområder som trykk/kopi, emballering og utsendelse av enkle brosjyrer, samt jobbfrukt. Bilvask er en tjeneste som egner seg svært godt, hvor det leveres svært god kvalitet blant arbeidstreningsbedriftene, sier avtaleforvalter Signe Anette Odden i Konsernservice.

IT’S A DIRTY JOB … Bilvasker Jonas Olsen lar UKEs Hyundai kjenne høytrykksspyleren etter å ha innsatt bilen med såpe og fettfjerner.

Enkelt å bestille
Til dette formål er det inngått parallelle rammeavtaler med OPT på Høvik og Rehabil på Kalbakken. Priser, tjenesteutvalg og bestillingsrutine ligger på intranett.

– Tjenestekvalitet og gjennomføring tilsvarer det beste i bransjen for øvrig, men vær oppmerksom på at avtaleleverandørene våre ikke tilbyr dropin, sier Odden.

Glad for business
Selve fagfolkene gleder seg til å gyve løs på den nye kontrakten, ikke minst fordi den sammenfaller med det store vårrushet for bilvask.

– Det er veldig hyggelig å få lov til å hjelpe folk, og de blir så glade når bilen forvandles til ny etter noen minutter hos oss, sier Harald Eika. Han feiret nylig tjueårsjubileum i bransjen, og kjenner alle triksene for å sørge for en skinnende blank bil.

– Hva er den tøffeste jobben du har stått overfor?

– Det må være den Citroënen som kom i fjor! Den var så grisete at vi slapp den ikke inn en gang først. Eieren var nok ikke helt sikker på om vi ville klare å få den i stand både utenpå og inni, for den lukta noe gruelig. Men jeg jobbet og sleit med den i nesten en uke. Da eieren kom tilbake trodde han nesten ikke det var samme bil, han var så takknemlig, sier Eika.

FINVASK. – Vi begynner alltid nederst på karosseriet og jobber oss oppover. Ellers blir det striper og ikke noe fint, konstaterer Harald Eika.

Kunder kommer tilbake
Jonas Olsen er også en veteran, med sine ni år som bilpleier på heltid. Han er sertifisert innen special coating, som gir alle behandlede kjøretøy en ekstra blank og hard overflate, og lenger levetid.

– Folk blir ofte veldig glade når de ser hvordan vi har stelt med bilen. Noen ganger kommer de tilbake med konfekt eller kake. Mange kommer og ber om vask selv om bilen nesten ikke ser skitten ut i det hele tatt. Og det er helt greit for meg, for det beste jeg vet er å jobbe, sier Olsen.

KONTROLL. Leder ved bilpleiesenteret Johnny Kjølås tar en siste sjekk for å se om alle partikler og skjolder er fjernet. Konklusjonen er en plettfri, speilblank bil.

Miljøvennlige produkter
Både OPT og Rehabil har et svært bevisst forhold til avfallshåndtering, valg av kjemikalier og energibruk. Det benyttes produkter som er REACH-godkjente og leveres med norske verneblader.

Rehabil bruker produkter fra koreanske Pomponazzi, mens OPT bruker IGLs Ecocoat-serie, med kun miljøvennlige produkter som gir minimal helserisiko.

Hør også UKEs podkast om innkjøpsmakt og samfunnsansvar

Slik får du hjelp til anskaffelsen

Det er en selvfølgelighet at vi lytter til fagfolk når vi snakker om utbygging, elektrisk arbeid eller vann og avløp. Vi bruker proffer fordi jobben må utføres forskriftsmessig og med fagkompetanse. Slik bør man også tenke om kommunale innkjøp.

Av Nikolai Kobets Freund

Kommunale anskaffelser forutsetter at man vet hva som kreves og hvordan prosessen skal håndteres. Man må kjenne detaljene, se helheten og følge rammene for lov om offentlige anskaffelser.

Anskaffelseskonsulentene fra UKE på Ensjø T-banestasjon, april 2019. Foto: Nikolai Kobets Freund
Anskaffelseskonsulentene under den nye gangbroen på Ensjø T-banestasjon. F.v. Espen Skistad, Synnøve Jørgensen, Kåre Steinsbu, Omar Attique Khokar. Foto: Nikolai Kobets Freund

Virksomhetene i Oslo kommune har lenge etterspurt hjelp til gjennomføring av konkurranser og innkjøp. Konsulentmiljøet hos Utviklings- og kompetanseetaten er forsterket, og leverer i dag et spekter av tjenester innenfor alle typer anskaffelser. Konsulentene bistår gjennom hele prosessen – fra utarbeidelse av kontraktstrategi fram til kontraktsinngåelse med valgt leverandør. Dette sikrer at prosessen blir gjort på riktig måte og i tråd med regelverk.

Bymiljøetaten har flere ganger samarbeidet med anskaffelseskonsulentene, blant annet om den nye gangbroen over Ensjø T-banestasjon. Et annet prosjekt handlet om en driftsavtale av parker og trær med verdi på kr 110.000.000. Bymiljøetaten sier de hadde dårlig erfaring med å håndtere disse store driftsanskaffelsene selv.

– Vi opplevde en enorm forbedring med konsulentene. Vi hadde et positivt og godt samarbeid, der de stod for alt det anskaffelsestekniske, sørget for fremdriften og passet frister. Og så tilpasset de seg vår driftssesong. Det at de hadde kompetanse fra andre anskaffelser var også veldig bra, fordi de kom med flere gode forslag, og de vektet miljøaspektet, forteller parkforvalter Siril Stenerud.

Konsulenttjenestene er unntatt konkurranseregelen, og økonomisk sett er det fordelaktig, også i forhold til tids- og ressursbruk. Å samarbeide med de som er spesialisert på anskaffelser i Oslo kommune forenkler og effektiviserer hele prosessen. Prosessen sikres, og ivaretas, slik at man kan føle seg trygg på at anskaffelsen blir riktig – fra første stund.

– Anskaffelsesprosessen må ses samlet. Det starter med beskrivelsen av behovet, og ender med hvordan kontrakten gjennomføres, sier konsulent Omar Attique.

Konsulentene har kompetansen som trengs for å ivareta nettopp dette. Så du kan være trygg på at det blir gjort på best mulig måte. Referanseprosjektene er mange – fra de store entreprisene for Deichman og Munchmuseet på over én milliard kroner, til minikonkurranser om renhold. Nylig gjennomførte de konkurranse om å etablere tre nye energistasjoner. En energistasjon er en bensinstasjon uten bensin, som i stedet har bærekraftig drivstoff som hydrogen og biogass, i tillegg til hurtiglading for elbiler. Prosjektledelse for nytt krematorium på Alfaset er også på plass med hjelp av konsulentene. Og dette er bare noe av det de har hjulpet å få i stand. Det arbeides samtidig med gigantprosjektet Fornebubanen og dens seks T-banestasjoner.

– Vi mottok 86 forespørsler om deltakelse i konkurransen fra både norske og utenlandske arkitekter. Dette er nok den mest omfattende konkurransen vi noen gang har jobbet med, forteller teamleder Espen Skistad om Fornebubanen.

Anskaffelseskonsulentene bistår i anskaffelser i størrelsesorden fra noen hundre tusen kroner til over milliarden. De oppgir å ligge under markedspris og operer med forhåndsdefinerte pakker til fastpris, som gir forutsigbarhet for kundene. Administrasjonen forenkles betraktelig for begge parter. Det er også mulig med avtalt stillingsprosent reservert for en periode, samt regningsarbeid med timebasert etterskuddsordning for tilleggsarbeid der andre modeller ikke passer. Etter avtale kan det tilbys en kombinasjon av nevnte modeller. Priser og detaljer finner du her.

Konsulenttjenesten for anskaffelser består av teamleder Espen Skistad som har over 20 års erfaring med offentlige anskaffelser. Synnøve Jørgensen er utdannet jurist og har 10 års erfaring fra offentlige anskaffelser, spesielt innen IKT. Kåre, som de siste 14 årene har vært i Statens vegvesen, har bred erfaring fra de fleste typer anskaffelser, spesielt innen bygg og anlegg. Omar, det siste tilskuddet i firkløveret, er eksperten innen minikonkurranser og Dynamic Procurement System, med mastergrad i Supply Chain Management og erfaring fra Facility Management og konsulentbransjen innen offentlige anskaffelser.

Kontakt konsulentene på konsulent@uke.oslo.kommune.no eller se felles intranett for mer informasjon.

Ny veileder for miljøkrav

Geir Rossebø har ledet arbeidet med å etablere transportrelaterte miljøkrav ved inngåelse av tjeneste- og vareavtaler. – Vi ønsker å dele beste praksis fra samkjøpsavtalene slik at kommunen kommer nærmere Oslos ambisiøse klimamål, sier han.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Verktøykasse: Anbefalte miljøkrav transport

Det har kanskje gått noen forbi hvilken posisjon Oslo kommune har tatt på klimaområdet. Klimabudsjett, byrådserklæring og assorterte sektorstrategier tegner til sammen et bilde i grønt, men hva med praksisen?

– Vårt område er tjeneste- og varekontrakter, og vi har ganske god informasjon på hvilket avtrykk disse har på klima og lokal luftkvalitet. Vi har også en del erfaring med markedets reaksjon på strenge klimakrav. I tillegg har mange innkjøpere i kommunen kontaktet oss for rådgivning for hvordan man skal gå frem på dette området. Det er på denne bakgrunn vi har utviklet en veileder for transportrelaterte miljøkrav, sier klimarådgiver Geir Rossebø i UKE Konsernservice.


SEKS PÅ KLIMATERNINGEN. Geir Rossebø i Konsernservice mener Oslo kommune kan gjøre mye for å påvirke leverandørmarkedet over til utslippsfritt med vår nye verktøykasse for transportmiljøkrav.
– Transport står for mesteparten av CO²-utslippene i Oslo, og de fleste anskaffelser inkluderer en form for transport, sier han.

Tåler en miljøutfordring
Han ramser opp mat og drikke, ladestasjoner, renholdsprodukter og kontormatter som eksempler på samkjøpsavtaler hvor man opprinnelig fryktet at transportmiljøkravene var i strengeste laget, men hvor markedet svarte med omstillingsvilje og aksept. På renholdsprodukter, er andelen el-varebiler som brukes for leveranser 90 % og på kontormatter er andelen el-varebiler 100 %.

– Dette er resultater som motiverer og samtidig bekrefter at vi er på riktig vei, smiler Rossebø.

Det er mange viktige hensyn å ta når man anskaffer for slike summer som Oslo kommune gjør.

– I starten gikk vi litt varsomt frem med hensyn til krav som kan tenkes å forvanske en anskaffelse, slik som krav til transport. Men vi ser igjen og igjen at markedet responderer godt på strenge miljøkrav, sier Rossebø.

Flere virkemidler
Miljøhensyn kan oppnås ved å kreve utslippsfri transport, her differensieres det mellom el og hydrogen, som er den beste løsningen, og biogass, som er gunstig for det globale klimaet, men påvirker lokal luftkvalitet. Etter el, hydrogen og biogass er biodrivstoff også en akseptabel løsning, såfremt den er bærekraftig og fri for palmeolje.

I modellene som er utviklet gis det også uttelling for kjøretøyenes lastkapasitet og om kjøretøyene er klare fra kontraktsoppstart. Alt redegjøres for i verktøykassen i anskaffelsesveilederen.

– I henhold til byrådets erklæring om halvering av klimagassutslippenefra 1990-nivå innen 2020, så har vi ganske dårlig tid. Men gitt transportsektorens store utslippsandel, får tiltak her positiv og rask effekt. Kommunens egen transport har allerede kommet ganske langt i overgangen til nullutslipp. Nå kan vi påvirke og hjelpe næringslivet i regionen med det samme, sier Rossebø.

– Hvorfor er det viktig?

– De samme kjøretøyene som vi krever å få levert med, brukes til andre oppdrag også. Det er løfterikt at flere leverandører nå bruker el ikke bare i mindre varebiler, men også i større kjøretøy. Bilprodusentene Tesla og Nikola har sagt at de lanserer de første el- og hydrogenlastebilene innen 2020, så markedet kommer til å endre seg betydelig innen kort tid, sier Rossebø.

Spill inn innspill
Til slutt ønsker Rossebø å legge til en oppfordring til alle virksomhetene i kommunen:

– For at veiledningen og materialet som vi utvikler skal fungere etter beste hensikt, er vi helt avhengige av tilbakemeldinger fra innkjøperne som skal ta dette i bruk. Erfaringer og innspill til forbedringer mottas med stor takk, avslutter han.

Se også:
Kontroll på klimakostnadene (1.6.2018)
Kartlegger kommunens karbonavtrykk (30.8.2017)

Konsulenttjenester for hele kommunen

Lars Terje Pedersen i UKE Virksomhetsdialog byr på bistand innen prosessforbedringer, organisasjonsutvikling, ledelse, kommunikasjon, rekruttering og anskaffelser.

Konsulenttjenester

1. juni fikk UKE ny organisasjonstruktur, med egne avdelinger for blant annet basistjenester, tjenesteutvikling – og virksomhetsdialog.

Kommunikasjon av så mangt
Avdeling for virksomhetsdialog har organisert etatens samlede konsulenttjenester i ett fagmiljø. Her tilbyr erfarne konsulenter skreddersydd bistand og hjelp innen flere konsernovergripende fagområder.

– Mange kjenner godt til våre tjenester innen organisasjonsutvikling og ledelse. Det som ikke er så kjent er at vi også har kommunikasjonskonsulenter som bidrar i organisatoriske endringsprosjekter. For eksempel skal de bidra i organisasjonsprosjektet i NAV Bydel Frogner sammen med organisasjons- og ledelseskonsulentene. I andre tilfeller kan det dreie seg om tekniske implementeringsprosjekt med grensesnitt mot OU, som innføring av ACOS. Her etterspørres også kommunikasjonsbistand, forteller seksjonsleder Lars Terje Pedersen.

Prosessforbedring som en tjeneste
Et annet fagområde i vinden er design thinking og forbedringsarbeid i forbindelse med prosessautomatisering (RPA). I samarbeid med bydelene som er kommet lengst på RPA-området utvikler UKE for tiden et rammeverk for hvordan kommunens virksomheter bør kartlegge og forbedre manuelle rutiner og arbeidsflyt i forkant av en eventuell robotisering eller systemintegrasjon.

– Nå kan virksomhetene kontakte KAM, kundeansvarlig eller ringe oss direkte for å bestille prosesseksperter når det trengs som mest. En del av vårt opplegg vil være å bygge opp kompetansen hos de sertifiserte Lean-navigatørene som allerede finnes rundt i kommunen, sier Pedersen.


SKAFFER DET DU TRENGER. Synnøve Jørgensen og Espen Skistad i UKE Anskaffelser.

De ringer, vi anskaffer
Anskaffelser er et annet fagområde i Konsulenttjenester der det satses. Kommunens virksomheter har lenge etterspurt hjelp til gjennomføring av minikonkurranser og større innkjøp, og her er et større konsulentmiljø i ferd med å etablere seg.

– Vi jobber for tiden med et prosjekt for Klimaetaten som handler om etablering av energistasjoner rundt om i byen. Dette er som bensinstasjoner, men med hurtiglading, hydrogen og biogass i stedet for pølser og fossilstoff. Vi bidrar til ombyggingen av Alfaset krematorium på oppdrag for Gravferdsetaten, og rehabilitering av Grünerløkka lufthavn for Kulturetaten, forteller teamleder Espen Skistad i UKE Anskaffelser.

Smått og stort
For øvrig går mye av teamets oppmerksomhet til gigantprosjektet Fornebubanen, der vinnerne av designkonkurransen for de seks T-banestasjonene snarlig blir offentliggjort, samtidig som detaljprosjekteringen av selve traseen fortsetter.

– I tillegg til store oppdrag som dette, regner vi med at det vil bli flere bestillinger for eksempel i forbindelse med det nye kravet om å bruke elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy i store anskaffelser. Vi kan også bidra ved minikonkurranser på nye avtaler som for eksempel digitale tjenester, IT-konsulenter og renholdstjenester, sier Skistad.

Se også:
Nye kommunikasjonsmuligheter (31.8.2018)
Konserninnkjøp går under jorden (20.4.2018)
KGV til alle (11.4.2018)
De leverer topplederprogrammet (1.9.2017)

Etappeseier i systemdriften

Oslo kommune og Sopra Steria har signert godkjenningsprotokollen for etablering av den nye systemdriftsavtalen.

Sopra Steria er altså ny hovedleverandør av drifts- og sikkerhetstjenester til Oslo kommune. Fra driftsovertakelsen 22. mars har de driftet og vedlikeholdt alt fra kommunens infrastruktur og nettverk, til applikasjoner og sikkerhetstjenester.

– Jeg er svært fornøyd med at skiftet av systemdriftsleverandør har gått såpass knirkefritt. Det er en stor serverpark med mange års historie Sopra Steria har overtatt ansvaret for driften av, og da kunne det kommet overraskelser for begge parter, sier UKEs etatsdirektør Marit Forseth.

Mye i vente
I løpet av de neste 2-3 årene skal alt innhold på dagens IT-plattform løftes over på en ny og moderne plattform, som inkluderer ulike typer skyløsninger. Kommunen skal ikke lenger eie infrastrukturen.

– Det er i tiden framover vi virkelig vil få prøvd samarbeidet. Kommunen skal gjennom et vesentlig antall transformasjoner for å bringe tjenestene over til en moderne plattform, med automatisering og selvbetjening, sky- og hybridtjenester og dynamisk arbeidsflate. Det blir en spennende og viktig reise, sier Forseth.


SMILEPÆL.
UKE godkjenner etableringen av ny systemdriftsavtale hos Sopra Steria. Fra venstre: Noora Fosse, Maria Therese Sanna, Tor Fjellstad, Odd Inge Bjørdal, Karen Marie Ramstad Gunnerud, Sven-Olav Svendsen, Gunnar Wedde og Eivind Bakke. Pål Christian Iversen og Marit Forseth signerer.

Prøvetiden er over
Men i første instans skal avtalen sørge for stabilitet for dagens systemportefølje. Etableringsperiodens avslutning, og fredagens signering, innebærer utkvittering av de 297 kravene fra anbudskonkurransens kravspesifikasjon. En del av disse ble sjekket ut i forbindelse med driftsovertakelsen, de gjenstående har driftsleverandøren brukt etterfølgende seks måneder på å oppfylle.

– Sopra Steria kommer utenfra og skal lære seg behovene, systemene og integrasjonene til 50 virksomheter, og samtidig etablere et nytt styringsverk for utveksling av data og funksjonalitet på tvers av sektorer. Jeg er imponert over at de har klart dette nesten uten nedetid, sier leder for etableringsprosjektet Karen Marie Gunnerud.

God temperatur
Etableringsprosjektet har siden avtaleinngåelse gjennomført såkalte temperaturmålinger for å sondere virksomhetenes tilfredshet under innføring av den nye systemdriftsavtalen. Her har IT-hovedkontakter og systemansvarlige gitt månedlig respons på driftsstabilitet, løsningstid og oppfølgingskvalitet på innmeldte feil.

– Tilbakemeldingene avdekket blant annet en svakhet i kommunikasjonen mellom Kompass og driftsleverandørens servicehåndteringsverktøy. Dette har ført til at folk ikke har fått skikkelig tilbakemelding på iverksatt service, noe vi heldigvis fikk rettet. Ellers er det tilfredsstillende å se at «temperaturen» er høyere enn forventet gjennom hele perioden, og vi er veldig takknemlige for at organisasjonen har svart så skikkelig når vi har spurt, sier Gunnerud.

Satset på virksomhetsdialog
Tidligere i høst inviterte UKE til frokostmøte for å avgi status for kommunens nye systemdriftsavtale og presentere noen av mulighetene som vil følge av det nye driftsregimet.

I ukene som fulgte har Gunnerud reist med et team av avtaleforvaltere, key account managers og IT-eksperter fra UKE og driftsleverandør, for å diskutere temperaturmålingene med hovedkontakter og avdelingsledere i kommunens virksomheter.

– Frokostmøtet var veldig nyttig, og ga oss en god peiling på forventninger og erfaringer i organisasjonen. Og så var det lettere å svare effektivt og få til god dialog i en mer behersket setting én til én, sier Gunnerud.

– Ikke alle skjønner hvorfor kommunen trenger Kompass, så lenge Sopra Steria benytter Service Now?

– Det er forståelig, særlig fordi dialogen mellom disse har vært preget av litt barnesykdommer. Men forklaringen er jo at Kompass er mer enn driftshåndtering. Vi skal bruke det til oppfølging av saker for hele tjenestespekteret UKE formidler, så det ville ha vært uhensiktsmessig å knytte oss til driftsleverandørens verktøy for driftssaker, sier Gunnerud.

Les mer om systemdriftsavtalen

Se også:
Friske kast rundt ny systemdriftsavtale (21.8.2018)
Tjenester i sentrum (6.6.2018)
Driftsavtalen er inngått (20.12.2017)
En mer relevant driftsmodell (13.2.2017)