13. desember inviteres saksbehandlere fra alle kommunens virksomheter til å bli bedre kjent med vårt nye sak-/arkivsystem Acos Websak.
Av Svein Jørgen Kjenner Johansen
Inger-Mette Gustavsen har relativt travle dager som koordinator av Websak-utrullingen i kommunens virksomheter.
– Interessen fra organisasjonen har vært meget positiv. P.t. har vi innledet dialog med førti virksomheter, i tillegg til UDE og UKE som allerede er i gang med pilotering. Vi pleier å si at jo bedre man er forberedt, jo bedre forutsetninger har man til å komme fremover i køen, sier Gustavsen.
EN OMVISER I DIGITALJUNGELEN. Inger-Mette Gustavsen i UKE bistår virksomheter som ønsker presentasjon av kommunens nye sak-/arkivsystem.
Full gjennomgang
Det er for lengst annonsert etter flere digitale hoder til arbeidet med Websak-implementeringen, utlysningene ligger på www.oslo.kommune.no/digitale-hoder/. I mellomtiden inviterer Gustavsen alle interesserte til en felles gjennomgang av verktøyet som skal føre Oslo kommune samlet inn i dataalderen.
– På grunn av den eksterne deltakelsen har vi sett oss nødt til å sette en deltakeravgift på 1000,- per hode, og det er bindende påmelding. Vi får en innføring i de ulike modulene i verktøyet, med en anbefaling til hvilke moduler det kan være lurt å implementere, avhengig av hvor langt man er kommet i forberedelsene, sier Gustavsen.
Revurder gamle arbeidsformer
For selv om man ikke er fullstendig innhektet på Websak-løpet, kan alle virksomheter starte forberedelsene til en ny, heldigital saksflyt hvor innbyggerdata gjenbrukes og ingen informasjon punches mer enn én gang.
– Man starter med en gjennomgang av de viktigste prosessene, analyserer hvordan de gjøres i dag og hvordan de kan effektiviseres med digital systemstøtte. Vi byr på hjelp underveis i dette arbeidet, og vil publisere en verktøykasse på eArkiv-sidene på intranett, sier Gustavsen.
Forventninger mens man venter
I tillegg til verktøykassen, er eArkiv i ferd med å etablere «barselgrupper» til virksomheter som venter på å innrulleres. Gustavsen forteller om stor utålmodighet blant flere som kjenner «den digitale klokken» tikke.
– Det viktigste er at vi alle erkjenner hvordan eArkiv handler mer om prosessutvikling enn IKT. Websak plasserer seg i byrådets målbilde om en tjenesteutvikling som ivaretar innbyggernes behov uavhengig av fortidens skjemavelde. Da er informasjonsgjenbruk og entydige metadata første skritt, og vi må støtte hverandre og kommunisere underveis, sier Gustavsen.
Her kan du finne UDEs presentasjon av sin vei mot Websak-pilotering
Påmelding til demonstrasjon av Websak
Se også:
Valgte ACOS til eArkiv (22.8.2016)
Sak/arkiv-anskaffelse kunngjort (15.9.2015)
De gir deg nytt sak-/arkivsystem (5.6.2015)