Bli kjent med Lisenskontoret

Bjørn Berthelsen                   Mehmet A. Boyar                  Judith Schjønneberg

Vi møter tre engasjerte medarbeidere som forteller at en lisens ikke bare er en lisens – programvare utgjør nemlig en stor del av en virksomhets økonomi.

– Programvarelisenser blir en stadig større del av våre IKT-kostnader. Normalt utgjør lisenser 30-50 % av Total Cost of Ownership (TCO) på IKT-området, sier Bjørn Berthelsen, leder for det nyetablerte kontoret for Lisens og porteføljestyring i UKE.

– Programvareforvaltning griper inn i hele forretningen. Fra et driftsperspektiv tenker man kanskje mest på at man anskaffer en lisens og installerer den. Men programvareforvalting omfatter hele livssyklusen der vi vurderer behov, gjennomfører anskaffelser, praktiserer lisensregler i daglig drift, sjekker om en virksomhet er riktig lisensiert gjennom å ha kontroll på bruk og eierskap, gjennomfører lisensrevisjoner – helt frem til lisensen blir «pensjonert» og avinstallert. Å vite hva man gjør er viktig, og tråkker man feil, kan det fort bli svært dyrt, fortsetter Berthelsen.

Lisenskontor etablert i UKE
– Når man ser beløpene for programvarekjøp og – vedlikehold, og kjenner risikoen knyttet til feillisensiering, er det kanskje ikke så rart at enheten ble etablert, sier Judith D. Schjønneberg.

Lisenskontoret i UKE ble offisielt etablert 01.01.2015. Lisenskontoret består av medarbeidere som alle jobber med lisensspørsmål og kan tre inn i hverandres arbeidsoppgaver, men som samtidig har hovedansvar for hver sitt hovedområde innen lisensarbeidet – også kalt Software Asset Management (SAM). Kontoret ledes av Bjørn Berthelsen. Judith D. Schjønneberg er lisensforvalter og arbeider med det administrative rundt bestillinger og økonomien knyttet til lisenser. I april ble Lisenskontoret styrket med ytterligere en lisensforvalter; Mehmet A. Boyar, som foreløpig arbeider mest med å etablere systemer for lisensregnskap.

Bakgrunnen for etableringen
Berthelsen forteller at UKE i tildelingsbrev av 20.12.2013 ble bedt om å utarbeide et forslag til kostnads- og ansvarsoptimalt lisensforvaltningsregime til FIN. Som et resultat av forslaget ble det etablert en egen enhet i UKE for forvaltning av de viktigste programvarelisensene. Programvare inkluderes i denne forvaltningen dersom det regnes som hensiktsmessig i et kost/nytte-perspektiv.

Samkjøpsavtaler
 Forvaltningen av lisenser er hovedsakelig knyttet til Oslo kommunes to samkjøpsavtaler for lisenser (én for Microsoft og én for de øvrige produsentene). Samkjøpsavtalene dekker innkjøp fra programvareprodusentene:

  • Microsoft
  • Adobe
  • AppSense
  • Barracuda
  • Citrix
  • EMC
  • Oracle
  • Red Hat Linux
  • Spamhaus Datafeed
  • Symantec
  • Thinprint
  • TrendMicro
  • VMware

Mer informasjon om disse avtalene finner du her (Microsoft) og her (resten).

Bjørn legger til at innenfor rammen av disse avtalene er den enkelte virksomhet ansvarlig for å være riktig lisensiert. UKE sørger for lisensiering av den sentrale infrastrukturen, samt utvalgte deler av Microsoft-programvare for klientplattformen.

Det er grunn til å tro at blant annet lisenser for spesialiserte fagapplikasjoner forvaltes best av systemeier, fordi disse sitter med god kunnskap om systemenes egenart.

Lisensregnskap
Ifølge Boyar tilrettelegger UKE for å holde oversikt over lisenseierskap- og forbruk i samarbeid med vår lisensleverandør og -rådgiver, Crayon.

– Vi er i ferd med å bygge opp samlede oversikter over hva Oslo kommune eier av lisenser innenfor prioriterte områder. Disse dataene sammenstilles med forbruksoversikter i såkalte lisensregnskap, forteller han.

Slike lisensregnskap vil i løpet av høsten gjøres tilgjengelig via Kundeportalen. Boyar forteller at systemet må bygges ut stegvis; virksomhet for virksomhet og produsent for produsent. Lisenskontoret vil ta fram forbruksinformasjon for sentral infrastruktur og klienter innenfor Oslofelles. Informasjon om virksomhetsspesifikke servermiljøer og klienter utenfor Oslofelles vil være den enkelte virksomhets ansvar.

Lisensrevisjoner
Lisenskontoret møtte i vår IKT hovedkontakter i to informasjonsmøter. Der ble det blant annet pekt på det er viktig at virksomhetene har god oversikt over egen lisensbruk og lisenseierskap, og at man til enhver tid er riktig lisensiert. Likevel vil man oppleve å bli utsatt for lisensrevisjoner fra ulike produsenter. Stadig flere produsenter tar i bruk lisensrevisjoner som en aggressiv salgskanal, og frekvensen øker. Lisensrevisjoner kan ha ulik form; alt fra «frivillige» egenvurderinger til formelle revisjonsprosesser.

Blant tiltakene for å møte denne utfordringen på en styrt måte, vil UKE i løpet av høsten distribuere en veileder i hvordan lisensrevisjoner bør håndteres; det være seg om varselet kommer sentralt til kommunen eller til den enkelte virksomhet. Uansett oppfordrer vi virksomhetene til å kontakte UKEs Lisenskontor (lisenser@uke.oslo.kommune.no) umiddelbart dersom produsentene varsler virksomhetene direkte om slik aktivitet.

Hva står på dagsordenen nå?
– Mye av vår tid går med til å forhandle og justere avtaler, forteller Schjønneberg.

– I løpet av året har vi arbeidet med en formell avslutning av revisjon for Oracle som hadde pågått siden 2014, vurdering av 3-årig Enterprise-avtale med Microsoft, fornyelse av 1-årig kjøps- og vedlikeholdsavtale for Citrix, lisensrapportering for VMware, og en ny samkjøpsavtale for lisenser.  Vi har også foretatt en lisenstelling for Microsoft–lisenser i kommunen, og nå holder vi på med innrapportering av lisensbeholding til Adobe, fortsetter Schjønneberg.

I samme periode har Lisenskontoret kristisk gått igjennom behovet for programvarevedlikehold for Microsoft-lisenser, og sanert dette på de områdene der slikt vedlikehold ikke er lønnsomt for kommunen. Besparelsen ved slike gjennomganger kan være betydelige, og dette er viktig for å holde kommunens totale IKT-utgifter på et akseptabelt nivå.

Alt dette viser at behovet for forvaltning av programvare er stor. Det kreves god kunnskap om prosessen Software Asset Management (SAM), økonomi og selvfølgelig lisensspesifikke regler. Lisenskontoret legger derfor vekt på intern kompetanseøkning, og medarbeiderne er nå i juni sertifisert som SWAM via ITAMorg og Den Norske Dataforening. De får også god hjelp fra en jurist i avdelingen IKT Leverandør i UKE.

Kontaktinformasjon
Lisenskontoret har begrenset kapasitet til å bistå virksomhetene i detaljerte anskaffelsesprosesser, men vil legge til rette for virksomhetene i form av gode avtaler og systemer som gradvis skal øke oversikten over lisensområdet. Lisenskontoret vil også koordinere arbeid med lisensrevisjoner.

Lisenskontoret forsøker også å bistå med svar på mer generelle lisensspørsmål, men jobber mest med servernær programvare og større fornyelser og anskaffelser av lisenser for kommunen. For å hjelpe til med ta vare på våre mange kunder, bruker Lisenskontoret derfor aktivt leverandøren på samkjøpsavtalene, Crayon, som kan svare kundene på alt fra priser og fakturahistorikk til valg av programversjoner. Deres jobb er å vite alt om «dagens priser», «månedens tilbud» fra en leverandør og generell rådgivning. De er derfor mer oppdatert på f.eks. produktpriser på klient-programvare som en Adobe-lisens eller en Microsoft-lisens enn Lisenskontoret. Kundene oppfordres derfor til å ta kontakt med Crayon. Crayon kan også bistå med rådgivning om løsninger og hvordan disse kan realiseres på en mest mulig kostnadseffektiv måte.