Forfatterarkiv: Svein Jørgen Kjenner Johansen

Opp med Oslomodellen

Finansbyråd Robert Steen og snekkerlærling Steinar Solberg tok grep og markerte Sonja Henie ishall som fagarbeidervennlig sone. – Arbeidet for en sunnere og mer bærekraftig byggebransje avsluttes aldri, sa Steen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Oslo kommune har trykket opp et digert opplag med A3-plakater i aluminium til alle kommunens byggeplasser.

Alle får plakat
Plakatene er designet og produsert av kommunens arbeidstreningsbedrift Spir i tråd med visuell profil, og slår fast at den enkelte byggeplass:

• Benytter fast ansatte, og tilbyr byråvikarer tarifflønn mellom oppdrag
• Betaler lønn digitalt på konto
• Har faglærte og lærlinger
• Registrerer inn- og utpasseringer via HMS-kortet i kommunens leverandøroppfølgingssystem

Plakatene, med tilhørende brosjyrer, bestilles fra Konsernservice i UKE, og leveres kostnadsfritt til kommunens virksomheter. Alle byggeplasser i kommunen skal få en plakat godt synlig, som en servicestandard for arbeiderne, med kontaktdetaljer dersom noe ikke er som det skal være.

ARBEIDERKARER. Steinar Solberg er snekkerlærling hos Håndverkskompaniet, som er entreprenør på Sonja Henie ishall. Han er fornøyd med å få jobbe på et oppdrag fra grunnarbeid til ferdigstilling. – Det kreves ekstrem nøyaktighet i måling og utføring, konstaterer han.

– I riktig retning
Denne uken hang finansbyråd Robert Steen opp den første. Åstedet var byggeplassen som skal bli Sonja Henie ishall. En passende lokasjon, ettersom den nye hallen blir et energivennlig passivhus, og selve anleggsplassen er fossilfri.

– Jeg mener det går riktig vei med anleggsbransjen her i byen. Søkertallene til yrkesfagene øker etter mange års nedgang. Bruken av lærlinger og fagarbeidere tar seg opp blant alle våre entreprenører, takket være strenge krav og tett oppfølging, sa finansbyråden.

PRESSEANLEDNING. Finansbyråden beskriver bakgrunnen for Oslomodellen og de nye plakatene for journalisten fra bladet Byggmesteren.

Problem uten landegrenser
Han viser til kommunens sanntids-leverandøroppfølgingssystem HMSREG, som gir arbeidsleder, entreprenør og byggherre (altså kommunen) øyeblikkelig oversikt over hvem som er til stede på hvilke arbeidsplasser, hvor mange som er fagarbeidere og lærlinger, at alle underleverandører er godkjent og at alt er i orden med hensyn til skatter og avgifter.

– Vi vet at det er en utfordring med HMS-kort på avveie og ulovlig arbeidskraft som flyter fra blant annet Ukraina via Baltikum til Skandinavia. Takket være vår dialog med entreprenørene har andelen ureglementerte HMS-kort på våre byggeplasser sunket fra 45 prosent til 4, sier Steen.

På plass for å dokumentere anledningen var bladet Byggmesteren og Radio Wataha, en polsk radiokanal i Norge med om lag 65 000 månedlige lyttere.

Overgang til økologisk melk

Fra i dag er det kun mulig å bestille økologisk melk på samkjøpsavtalen for meierivarer. – Vi gikk over til øko allerede i mars, sier institusjonssjef Teresa Dentoni på Lillohjemmet.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

I dag lukker Tine varenumrene for konvensjonell melk, og brukere av storhusholdningsavtalen må endre fastordren i nettbutikk etter følgende matrise:

Produkt Varenummer
økologisk
Varenummer
konvensjonell
Tinemelk Lettmelk 0,5 % 1 l 4480 191
Lett Tinemelk 0,5 % bib slim 10 l 5289 253
Tinemelk Helmelk 3,5 % 1 l 5234 6
Hel Tinemelk 3,5 % bib slim 10 l 6141 23
Tinemelk Lettmelk 1,2 % 1 l 56 164
Lett Tinemelk 1,2 % slim 10 l 5288 252
Tine Kremfløte 38 % 3 dl 5429 4191
Tine Helmelk 200 l 4005 6251

Langt de fleste av oss, som tilhører det som på kommunalt kalles mindre husholdninger, skal imidlertid kjøpe melk gjennom totalavtalen på kolonialvarer, meieri, frukt og grønt, slik at melka leveres sammen med øvrige matvarer.

– Frem til 1. oktober 2019 vil det være mulig å kjøpe konvensjonell melk i nettbutikken til Servicegrossistene, men deretter endres det til økologisk melk. Denne gradvise overgangen gjøres for å ivareta behovet for god rullering av melka som sikrer både ferskhet og reduserer matsvinn, sier avtaleansvarlig Signe Anette Odden i Konsernservice.

Grei overgang
For institusjonssjef Teresa Dentoni på Lillohjemmet har det vært uproblematisk å flytte fra konvensjonelt produsert melk til øko.

– For kjøkkenene jeg har ansvar for var det en smal sak å gå over til økologisk melk. Jeg har jobbet lenge i kommunen og kjenner viktigheten av å være lojal til samkjøpsavtalene. Ofte har jeg også blitt spurt når det gjelder å påvirke avtalene i ønsket retning – og da blir jeg hørt, sier institusjonssjef Teresa Dentoni på Lillohjemmet.

Ikke alt like billig
– Hvilke tilbakemeldinger får du fra kjøkkensjefene om samkjøpsavtalene på mat og drikke?

– Det hender at de kommenterer på enkeltprodukter som er billigere i butikk eller andre steder, og det er verdt å lytte til. Samtidig må en jo ta med verdien av innkjøpsvolum og enklere administrasjon. Ellers har jeg inntrykk av at folk i stor grad er tilfredse, sier Dentoni.

Langsom overgang
Femti prosents andel økologisk mat er målet som er formulert i byrådserklæringen. Lenge har vi ligget et godt stykke unna dette, hovesakelig fordi det er krevende å få leverandørene til å stille opp med økonomisk bærekraftige alternativer til konvensjonelle produkter.

Med felles rammeavtaler for alle kommunens virksomheter oppnår vi volum og gode priser på mange produkter og tjenester. Mat- og drikkevarer, med sesongvariasjoner i pris og kvalitet, har egne utfordringer for en innkjøper som trenger fastpriser å sammenligne.

Kategoristyring gjør susen
Melk er imidlertid mindre sesongavhengig enn en del andre matvarer mht. økologisk produksjon. Tidligere i år gjorde Konsernservice vedtak på at denne drikken kun skulle innkjøpes økologisk, noe som på kort tid har bragt økologiandelen for melk over 50 prosent på storhusholdningsavtalen.

Se også:
UKEs podkast om samfunnsansvarlige anskaffelser og økologi: UKE redder verden – litt

8 fakta om økologisk melkeproduksjon (sakset fra Tine)

  1. TINE har om lag 8500 melkeprodusenter spredt over hele landet. Blant disse driver 270 økologisk
  2. TINEs meierier mottar rundt 50 millioner liter økologisk melk. Det utgjorde 3,5 prosent av det totale melkevolumet
  3. I dag har 10 av TINEs 31 meierianlegg nok tilgang på økologisk melk slik at de lager egne, økologiske meieriprodukter
  4. Siden det er dyrere for melkebøndene å produsere økologisk, betaler TINE 75 øre mer pr liter sammenliknet med vanlig melk
  5. Alle våre økologiske melkegårder drives etter økologiforskriften, som er fastsatt av Landbruks- og matdepartementet
  6. På oppdrag fra Mattilsynet foretar kontrollorganet Debio uanmeldte inspeksjoner for å sjekke at hver gård følger regelverket
  7. Det velkjente Ø-merket fra Debio er din garanti for at melka er forskriftsmessig produsert på en naturlig og bærekraftig måte
  8. Økologisk melk fra TINE brukes i flere av våre andre økologiske produkter, som rømme, fløte, yoghurt, smør og ost

Presenterte ny lønnspolitisk strategi

Emil Nygaard Nilsen fra Akademikerne, Erik Haugen fra Fagforbundet og HR-direktør Sissel Sare gjennomgikk hovedlinjene i UKEs nye lønnspolitikk på allmøte i ettermiddag.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Dobbeltsalen i UDE konferansesenter var oppfylt, oppmerksomhetene var i hovedsak rettet mot podiet, oppfølgingsspørsmålene betimelige og gode, stemningen gemyttlig.

HR-direktør Sissel Sare unnagjorde presentasjonen, panelet på tre delte på salens spørsmål. Her kan du se det hele i livestream.

Hva var det egentlig vi fikk høre?

– En forutsigbar lønnspolitikk
Jo, fastslo Sare. UKE skal ha konkurransedyktige lønns- og arbeidsvilkår, uten å være lønnsledende. Vi skal ha en forutsigbar lønnspolitikk, der ansatte opplever at det er mulig å påvirke sin egen lønnsutvikling gjennom egen innsats og samtale med nærmeste leder.

Personlig vurdering av den enkelte ansattes innsats og måloppnåelse skal inngå i en helhetlig vurdering som arbeidsgiver foretar i forbindelse med lokale lønnsforhandlinger eller ved administrativ lønnsfastsettelse.

KRINGKASTINGEN. Benjamin Vorland Andersrød og Emma-Marie Skattum i HR og etatskommunikasjon passer på teknologien. Forsamlingen følger med på det som skjer på podiet.

Motvirke urettferdighet, muliggjøre differensiering
Lønnspolitikken skal være et virkemiddel for å rekruttere, beholde, motivere og utvikle kompetanse hos etatens medarbeidere. Den skal bidra til likelønn ved ellers like forhold, altså motvirke urettferdig lønnsulikhet for eksempel mellom medarbeidere i forskjellige avdelinger.

Samtidig skal den sørge for differensiering ved at ledere kan premiere resultatoppnåelse og engasjement.

– Si at et team består av ti personer med samme rolle. De ti trenger ikke nødvendigvis å tjene det samme, sa HR-direktøren.

Lønnskorridoren i UKE
Alle stillinger i Oslo kommune har en stillingskode med tilhørende lønnsramme. Disse vil bestå. UKEs lønnskorridorer skal forstås som hvor vi plasserer rollen lønnsmessig innenfor gjeldende lønnsrammer i UKE

En lønnskorridor er altså «kortere» enn kommunens lønnsramme og er hvor vi plasserer rollen lønnsmessig internt hos oss.

Etatens ledere gis en oversikt over alle roller med tilhørende lønnskorridor, vi andre ser bare lønnsspennet tilhørende vår egen rolle. Denne informasjonen etterspørres av egen leder.

Respons fra medarbeiderne
– Jeg synes det er bra med informasjonsmøte om lønnspolitikk og lønnskorridorer; i mitt hode henger det godt sammen med rollebeskrivelser, kompetanseprofiler og de utviklingssamtaler vi har hatt, sier Conni Nielsen i Tjenesteutvikling.

Hun minner om at den nye lønnspolitikken stiller et ansvar overfor etaten og etatens ledere.

– Utviklingssamtaler skal resultere i kompetanseplan, og jeg antar da at om man gjennomfører det som står i planen, kan det være aktuelt med lønnssamtale. Det er viktig at ledere begrunner det iht. arbeidsutførelse. Her er det viktig at lederne læres opp og har likt forståelse av dette, sier Nielsen.

Anja Birkeland i Etatsservice er nærmest positiv til dagens nyhet:

– Når du ser lønnskorridorer i sammenheng med lønnssamtaler, rollebeskrivelser og kompetanseprofiler blir jobben forutsigbar og enda mer motiverende. Jeg liker at prestasjon systematisk blir lagt merke til, sier Birkeland.

Ikke alle tar bølgen
– Jeg lærte vel i grunnen ikke noe nytt utover at dere setter denne lønnskorridoren. Dere overlater til den enkelte ansatte å ta kontakt med leder for lønnssamtale. Det hadde vært mer på sin plass at leder tok denne samtalen med alle sine ansatte for å vurdere om det er behov for en lønnsøkning, sier Lisbeth Sand i Plattform og leveranse.

– Når stillingskodene innenfor samme rolle ikke skal samkjøres, selv om de ligger på en skala som gir noen forskjeller, men dog ikke så sprikende som dagens lønnsplasseringer, så er vi vel på status quo, fortsetter hun.

– Oppsummert vil jeg si at møtet i går inneholdt lite nytt. Ansvaret om lønnsforhandling blir lagt på den enkelte ansatte. Det er mange som kvier seg for å be om en slik samtale, sier Sand.

Se hele lønnspolitisk strategi på intranett

Lurer du på noe?
Spør lederen din, benytt Workplace-gruppen UKE/HR Internt, eller kom innom HR i 5. etasje nord.

Styrer implementeringen av ny visuell identitet

– Vi tilbyr strategisk designrådgivning for sektor- og konsernovergripende oppgaver, sier Mette Kathrine Pedersen i UKE Grafisk og innholdsdesign.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

UKE har i tildelingsbrev for 2019 fått i oppdrag å være en koordinerende og rådgivende aktør for virksomhetene i bruk av designmanualen og implementeringen av ny visuell identitet. UKE er ansvarlig for nødvendig operativ støtte til virksomhetene.

Grunnleggende bistand
Til dette formål rår den nyansatte seksjonslederen over to grafiske designere. Designerne skal være hands on på dialog med både leverandøren Creuna og virksomhetene, som i disse dager håndterer små og store utfordringer med Oslo kommunes nye visuelle profil.

I samarbeid med Byrådslederens kontor (BLK) har designerne i UKE jobbet med en grunnpakke som danner et solid grunnlag for de fleste virksomhetene (se faktaboks nederst i saken).

– Vi veileder virksomhetene med deres profil og mulighetsrommet som ligger i ny felles visuell identitet. Vi tilbyr både strategisk og praktisk hjelp slik at du får løst dine oppgaver, sier Pedersen

Svarer opp smått og stort
Grafisk og innholdsdesign, seksjonen med ansvar for satsingen på klarspråk, felles intranett, ny visuell identitet og kommunens nettsider, jobber for tiden med fortløpende oppdateringer og tilgjengeliggjøring av maler fra designmanualen.

– Vi har kort responstid på telefon, e-post, og ikke minst Workplace. Bård (Jemtland) og Anette (Brekke-Bjørkedal) sørger for at alle som lurer på noe får besvart henvendelsene sine, og så avtaler vi eventuelle møter ved behov. For de som ønsker å lære mer, arrangerer vi kurs i august. Invitasjon til designfrokost og innføring i ny visuell identitet kommer i løpet av juni, sier Pedersen.

Spesialbistand til leie
I tillegg til operativ rådgivning fra grafiske designere har UKE rekruttert inn konsulenter innen samme fagfelt. Dette er til virksomheter som trenger hurtig og kompetent bistand til konkrete og særskilte oppdrag.

Lars Terje Pedersens designere jobber på konsulentbasis, tilsvarende konsulenttjenester som er etablert innen anskaffelser, prosessforbedring og organisasjonsutvikling. UKE understøtter behovet ditt enten du har et kvalifisert lokalt fagmiljø eller ikke, sier Mette Kathrine Pedersen.

Hun er ny i UKE, hentet fra en lignende stilling i Politidirektoratet.

– Å lede seksjonen som har ansvar for klarspråk, en sterk avsenderidentitet og interne og eksterne nettsider som hjelper deg med å løse oppgaver, det er motiverende, sier Pedersen.

Status grafisk profil

Dette er klart
Designmanualen, med retningslinjer og eksempler på analog og digital bruk
Grunnelementer: Oslo logo, Oslo Sans typografi, farger, illustrasjoner, mv
Maler for grafisk design (InDesign-maler)
PowerPoint mal
e-postsignatur
Maler for sosiale medier
30 nye Oslofoto
Mal for T-skjorte og krus (foreløpig profilerende materiell)
Designverktøyet ¬- for plakater og forsider
Adgangskort
Konvolutter

Dette er nært forestående
Vegghengte skilt
Bil-dekor, prinsipper
Klær og arbeidstøy, prinsipper
Brevmal for Word

Dette kommer etter sommeren / til høsten
Word-maler for Notat, møteinnkalling og -referat
Rapportmal for Word
Fullstendig skiltprogram
Uniformer, prinsipper

Se også:
Designmanualen – se hvordan trykksaker som visittkort, brosjyrer og plakater skal lages
Designverktøyet – lag plakater og forsider fra egen PC

Flertall for ny profil (5.4.2019)

Gevinsten ved ulikhet

24. september byr UKE-akademiet ledere, tillitsvalgte og HR-medarbeidere i kommunen på et frokostseminar med klar tale: Vi driver for dårlig ressursutnyttelse. – Mangfoldsledelse er optimal aktivisering av faglig kapasitet , sier Caroline Aurora Grevstad og Hege Olstad.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

UKE har fått i oppdrag i Tildelingsbrevet for 2019 å utarbeide kompetansetiltak som stimulerer kommunens virksomheter til å videreutvikle en mangfolds- og inkluderingskultur. UKE akademiet har derfor satt opp en rekke tilbud høsten 2019 som skal understøtte virksomhetenes arbeid innen mangfold og mangfoldsledelse. Tilbudene er delfinansiert av OU-fondet.

Vi møter på mangfoldsbegrepet i mange sammenhenger til daglig. Pride Week er nylig overstått, aktører som Oslo kommune markerer globale kulturuttrykk som eid og ramadan, OXLO-uka markerer hver høst kommunens mangfolds- og integreringsarbeid, og vi hører om tiltak for bekjempelse av diskriminering på bakgrunn av alder, funksjonsnivå eller hudfarge.

– Alle disse eksemplene uttrykker viktige aspekter av hva mangfoldsledelse må handle om. Samtidig ønsker vi å legge økt vekt på det faktum at dette ikke bare handler om at alle skal trives og få være med, men også en ren forretningsdimensjon. Verden er mangfoldig, og for å lykkes bør dette gjenspeiles og realiseres på alle arbeidsplasser, sier Caroline Aurora Grevstad i UKE-akademiet.

FÅ MED ALLE. Caroline Aurora Grevstad og Hege Olstad prøver sitt beste på å se mangfoldige ut mens de fremmer sitt poeng: En fargerik verden krever allsidig kapasitet.

Avslør selvbedrageriet
Frokostseminaret 24. september, hvor vi også får høre erfaringer fra Skatteetatens arbeid med mangfoldsledelse, hviler tungt på bidraget fra psykologiprofessor Mads Nordmo. Han forsker på hvordan ubevisste holdninger preger vår atferd og våre avgjørelser.

– Nordmos postulat er at du kan være full av fordommer uten dermed å være fordomsfull. Alle mennesker sorterer og kategoriserer, det er blant tingene som gjør en diger verden håndterlig for oss. Men det krever øvelse og bevisstgjøring å unngå at man selv blir offer for egne forenklinger, sier Hege Olstad i UKE Beste praksis.

Frokostseminaret skal også fungere som en inngang til UKE-akademiets kompetansetilbud på mangfoldsledelse senere i høst. Tilbudet vektlegger mangfoldskompetanse som faktor i innovasjon, åpenhet og konkurransekraft og består av 2 dagers kurs og 1 dags workshop.

Dette tilbudet finner du i kurskalenderen på UKEs kundeportal i løpet av juni.

Følg med her for påmelding.

Se også:
– Alle fortjener å behandles ulikt (24.4.2018)
Hva er dine mangfoldutfordringer? (30.10.2015)

Hele Norge robotiserer

Fagnettverket for RPA gjorde et volumbyks tidligere denne måneden, da det tjente som vertskap for den nasjonale møteserien. Statkraft, KLP, Helse Vest og NAV presenterte sine erfaringer sammen med Oslo kommune, ved UKE.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

RPA på Workplace
RPA i tjenestekatalogen

I salen satt om lag 120 deltakere fra 16 ulike virksomheter i Oslo kommune, i tillegg til så ulike organisasjoner som OsloMet, KPMG, Utenriksdepartementet, NorgesGruppen, Skatteetaten, Gjøvik kommune, Utlendingsdirektoratet og Finansdepartementet.

– I kommunen pleier vi å ha to fagnettverkssamlinger i semesteret, og det vil vi fortsette med fremover også. Der er vi mellom 20 og 30 deltakere, og det er allerede planlagt nye samlinger i september og november. Så regner jeg med at flere også vil komme til å delta videre på det nasjonale nettverket: Neste samling er hos Statkraft 21. oktober, forteller RPA-evangelist Frederik Tønnesen i UKE Tjenesteutvikling.

SILOBRYTNING. Morten Lind og Jørn Røbergeng delte sine erfaringer med automatisering av omposterings- og attestasjonsprosessene på tvers av flere avdelinger i NAV.

Mange har erfaring …
Opprykket til «elitedivisjonen» av landets automatører foregikk via NAV, som Oslo kommune samarbeider med.

– NAV er en naturlig samarbeidspartner for oss; de er en organisasjon av en viss størrelse, og de benytter flere av de samme verktøyene og fagsystemene som oss. Vi deltok på en samling de arrangerte i februar, og så tok vi initiativ til å være vertskap denne gangen, sier Tønnesen.

… men det har også vi
Han fremholder at Oslo kommune på mange måter ligger i det offentlige Norges frontfelt når det gjelder prosessautomatisering.

– Jeg skal ikke si vi er så mye flinkere enn andre, men vi har systematisk opparbeidet oss kunnskap og erfaringer i to år gjennom innovasjonsprogrammet. Hele åtte sentrale prosesser er i dag i drift hos virksomhetene; «Last opp bilag» kjøres for ti virksomheter simultant, sier Tønnesen.

OPP OG FREM. Pål Eirik Pettersen i UKE Tjenesteutvikling ga tilhørerne et glimt inn i RPA-glasskula, der robotene blant annet har forbedret språk- og bildeforståelse, og mennesker og roboter i større grad samarbeider, snarere enn å gjøre hver sine operasjoner.

RPA-glasskula
Pål Eirik Pettersen i UKE Tjenesteutvikling har vært aktivt med fra starten med å teste ut og ta i bruk RPA. Han delte engasjert framtidsscenarier for området med tilhørerne.

– Vi har fram til nå brukt RPA på en enkel måte, der en «digital medarbeider» har utført oppgaver fra en kø. Vi ser framover muligheter for mer avanserte «digitale assistenter», som mer fleksibelt kan bistå med oppgaver direkte på den enkelte ansattes PC etter behov, sa Pettersen.

Han er tilfreds med at kommunen har valgt UiPath som programvaren vi bygger løsningene på.

– Ikke bare gir dette oss en egnet programvare for å lage RPA-prosesser, men også et stort og rikt økosystem av leverandører og partnere. Dette åpner for mange nye mulighetsområder som for eksempel hybride løsninger, der mennesker og roboter jobber sammen for å fullføre arbeidsprosesser, sier Pettersen.

Nytt program og egen tjeneste
Nå opprettes RPA som et eget program, slik at bydelene får en felles arena for utvikling og gjenbruk av RPA-prosesser. I tillegg lanserer UKE nå RPA som hylleklar tjeneste for virksomheter, enten de har mye eller lite erfaring med teknologien og fagfeltet fra før.

Åsmund Dalbye i Vann- og avløpsetaten er fast deltaker i kommunens RPA-nettverk. Han er veldig glad for det nye og utvidede tjenestetilbudet.

– Selv om det er mye å hente i RPA, både når det gjelder kvalitet og reduksjon i ressursbruk, så er det et krevende fagfelt å sette seg inn i. Helse Vest kunne fortelle at 40 prosent av tiden deres gikk til forvaltning. Teknologien er ny og utvikler seg hele tiden, og forbindelsen til prosesseffektivisering er et eget kapittel. Derfor er det gull verdt for kommunen at UKE har bygd et eget kompetansemiljø, både med hensyn til skalerbarhet og rådgivning, sier Dalbye.

«ROBOTENE» KOMMER. Thale Fonkalsrud fra KLP sjarmerte mange med presentasjonen hun holdt sammen med tøyroboten KLP-3PO. Pensjonsselskapet har sett en dramatisk økning i fullførte saker etter at de lot robotene gjøre en større del av arbeidsmengden.

Prosess først, robot (kanskje) dernest
Dalbye synes presentasjonen til Statkraft skilte seg spesielt positivt ut, ettersom de synliggjorde viktigheten av å kvalitetssikre forbedringsarbeidet i alle berørte fagmiljøer før man eventuelt plugger inn robotene.

– Vi har én aktiv RPA-prosess i etaten, som forbinder innkjøpsordre med inngående faktura. Den fungerer svært godt, også takket være at vi har samkjørt prosessen med utvikling av kommunens sentrale rammeverk og kompetansemiljø. Nå venter vi i spenning på det sentralt utviklede dashbordet for overvåking av prosesstatus, sier Dalbye.

DIGITAL GRUVEDRIFT. Eirik Solli Haukaas fra Statkraft snakket lidenskapelig om «process mining», en digital utsiling for å finne gode kandidater til innovasjon og prosesseffektivisering. – Men skal du få utbytte av RPA må du først få kontroll på masterdataene, sier han.

Helsesektoren robotiserer
Anne-Marthe Hellgren i Sykehjemsetaten festet seg spesielt ved presentasjonen til Helse Vest, og deres poeng om at også kundenære prosesser kan egne seg for RPA.

– Jeg tror ennå at RPA er fremmed for mange ledere og fagmiljøer i Oslo kommune. Deler av grunnen er nok at vi omgås så mange teknologi-forkortelser at det blir for mye for noen. Det er RPI, VR, IoT, SaaS, og API. Det kan bli lett å tenke at dette bare er noe vi trenger, men vi må ikke glemme at RPA forutsetter utførlig prosesskartlegging, sier Hellgren.

Hun var også imponert over Statkrafts fremstilling av såkalte «happy paths», avklaring av operasjoner som egner seg spesielt for automatisering.

– Det er en lettelse at vi har etablert et sentralt kompetansemiljø for RPA. Sykehjemsetaten kommer til å jobbe tett sammen med UKE om RPA framover, noe jeg tror vil avhjelpe koordinering og prosessutveksling både i vår egen sektor og kommunen som helhet, sier Hellgren.

«MYK» ROBOTISERING. På landets nest største helseforetak er det en robot som oppretter fødselsepikrise (behandlingsrapport) i journalsystemet og klargjør for elektronisk utsendelse til helsestasjon og jordmor. André Breivik og Celie Løvslett fra Helse Vest redegjorde for deres meget Tim-lignende arbeid.

Se også:
Vekk med permene! (19.12.2018)
Samlet trådene om prosessautomatisering (1.11.2018)
Fra rutinepreget til meningsfullt arbeid (11.9.2018)

Kompetanseutvikling, omstilling og arbeidsgivers styringsrett

Tid og sted for årets HR-fagdag er 26. august på Hotel Bristol. – Vi forutsetter at de færreste blant oss er ferdig utlært på endringsrådgivning, kompetansedeling og utvikling av god læringskultur, sier Odd Gunnar Heimdal og Henriette Berg i UKE Personalomstilling.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Les mer om seminaret og meld deg på her.

HR-fagdagen er noe av en institusjon blant personalmedarbeidere i Oslo kommune. Lenge foregikk den over to døgn om bord på Kielfergen. De siste årene har den vært landfast, i fjor på Youngstorgets Stratos, året før på Økern.

Hensikten og de faglige temaene varierer over flere av de samme temaene hvert år: Omstilling og kompetanse.

– I år innleder vi med en egen seanse om kompetansetiltak i lys av kommunens digitale transformasjon. Tariffavtalen fra 2018 stadfester et partssamarbeid mellom arbeidstaker- og arbeidsgiversiden for å innrette og tilpasse organisasjonen til ny digital hverdag. Origos Hanne Twedt Berli innleder. Hun vil fortelle om bakgrunnen og status for det partssammensatte prosjektet, som vil danne et bakteppe for dagen, sier teamleder Odd Gunnar Heimdal i UKE Personalomstilling.

FERDIG UTLÆRT? Odd Gunnar Heimdal og Henriette Berg problematiserer HRs rolle i omstillingsprosesser.

Kompetanse, ansiennitet og omstilling
Programmet før lunsj preges for øvrig av et praktisk og matnyttig bidrag: Helene Wegner fra Kommuneadvokaten skal ha innlegg i to bolker om arbeidsgivers styringsrett ved endringer i kompetansebehov og hvilke muligheter som ligger i styringsretten

– Dette temaet er brennaktuelt for ledere og HR-folk i alle virksomheter, og knytter seg også til det innledende temaet om digitalisering. Wegner presenterer blant annet Skanska-dommen fra Høyesterett, som blant annet fastslår at også kompetanse, ikke bare ansiennitet, kan være blant utvelgelseskriteriene i omstillingsprosesser, sier Henriette Berg.

Kommuniserer vi klokt?
Psykolog Ane Johnsen Lien leder en todelt seanse, med foredrag etterfulgt av workshop. Utgangspunktet er HRs rolle i endringsprosesser, med vekt på motivasjon, ryddighet i egne og andres følelser. Tittelen er «Etterpåklok på forhånd», og handler om forberedelsene som kreves for å håndtere de tøffe samtalene en må ta i forbindelse med blant annet omstillingsprosesser.

– Lien er en god ressurs for oss i HR- og ledelsessegmentet. Hennes tese er at evnen til å kommunisere klokt reduseres betydelig når vi kjenner oss rammet følelsesmessig, er under press eller er i en konfliktfylt relasjon. Workshop-en viser oss praktiske verktøy for å stå i vår egen posisjon samtidig som vi anerkjenner den andres perspektiv, sier Berg.

Tilrettelegging for læring
Dagen avsluttes med professor i ledelse og organisasjoner ved Handelshøyskolen BI, Cathrine Filstad. Hennes grunnbegrep er organisasjonslæring, som rommer den kunnskapsdeling, kunnskapsutvikling og endring som foregår i en kunnskapsbedrift.

– Filstad har utgitt flere bøker og er blant annet opptatt av tiden det uvegerlig tar å få til reell læring hos individer og i grupper, hensyntatt følelser, strategiske mål, tillit, fysisk og sosialt arbeidsmiljø, ledelse, så vel som makt og politikk i en lærende organisasjon. Veldig spennende saker som anbefales for alle innen HR og ledelse, sier Heimdal.

Les mer om seminaret og meld deg på her.

Se også:
HR-fagdag på Oslos tak (8.6.2018)
– Ikke gjør det så vanskelig (29.8.2018)
Inviterer til HR-fagdag (7.4.2017)

Utrykningsklare hackestoppere

På Helsfyr sitter to tøffinger som leser kode like selvsagt som vi andre leser byrådssaker. – Vi følger opp sårbarheter og IT-sikkerhetshendelser, og bistår virksomhetene med systemsikkerhetstesting, sier Nelson Cheuque og André Nordbø.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Les mer om CSIRT

Cheuque og Nordbø utgjør for tiden kommunens «computer security incident response team» (CSIRT), etablert på oppdrag fra Byrådsavdeling for finans. Snart skal de sågar bli enda to, i henhold til budsjettstøtte for flere CSIRT-medlemmer.

– IT-sikkerhetsressurser er veldig vanskelig å rekruttere for tiden, så vi er ikke riktig i mål. Men vi skynder oss langsomt; det er viktig at vi har riktige folk i denne posisjonen, sier André Nordbø.

PRIMTALL, BABY. Nelson Cheuque og André Nordbø i seksjon for IT-sikkerhet i UKE Plattform og leveranse poserer med rakkerne som gjerne volder trøbbel når man bedriver digital kodeknekking. – Primtall er notorisk vanskelig å faktorere når du bare kjenner produktet, forklares det, fotografen nikker vagt.

Noe annet enn driftshendelser
Teamet jobber med å koordinere oppfølging av IT-sårbarheter og IT-sikkerhetshendelser mellom kommunens virksomheter og leverandørene, hovedsakelig Sopra Steria og Telenor. I tillegg følger de opp virksomheters behov for sikkerhetstesting av systemer.

– CSIRT har en viktig rolle i styringssystemet, ettersom virksomhetsledere og IT-sjefer skal varsle om IT-sikkerhetsrelaterte hendelser til oss. Dette er altså noe annet enn varsling om driftshendelser, som går til UKEs servicesenter (USS), sier Cheuque.

Eksempler på slike hendelser er spredning av skadevare, systematiske feil på tilgangsstyring (f.eks. filområder med sensitive dokumenter som mangler tilgangsstyring), digital svindel (ofte som e-post, for eksempel krypteringsvirus) og tyveri av datautstyr.

Brutal verden
– Det finnes også andre kategorier hendelser som for eksempel datainnbrudd, scraping og tjenestenektangrep, men de oppdages normalt av tekniske systemer eller driftspersonell, sier Cheuque.

Så er det slett ikke vanskelig å finne eksempler på «vellykkede» angrep på norsk jord. Cheuque og Nordbø taler med dempet stemme om for eksempel Hydro-hendelsen, der Nasjonalt Cybersikkerhetssenter (NorCERT) og Nasjonalt cyberkrimsenter (NC3) bisto industriselskapet Hydro med å få selskapets nettverk og IT-systemer oppe og stå etter et løsepengevirus-angrep så sent som i mars 2019.

Sårbar IT
CSIRT er varslingspunkt for de mest alvorlige sårbarhetene. Disse kommer i mange varianter, og er ofte teknisk avanserte.

– De vanligste måtene å oppdage tekniske sårbarheter er ved å utføre sikkerhetstester, eller gjennom å gjennomføre revisjoner, sier Nordbø.

– Et veldig vanlig eksempel er utdatert programvare. Det kan dreie seg om en utdatert versjon av operativsystem eller et program som ikke lenger mottar sikkerhetsoppdatering. En annen vanlig kategori er sårbarheter i webapplikasjoner der utvikler ved en forglemmelse eller av uvitenhet har utelatt nødvendige sikkerhetsmekanismer, sier Cheuque.

Føre var
Slikt må informeres til CSIRT, slik at teamet kan følge opp enkeltsakene og gi byrådet et helhetlig sårbarhetsbilde.

– Som med alt beredskapsarbeid gjelder føre var-prinsippet; vi ønsker å jobbe mest mulig preventivt. I tillegg er det viktig å huske på at dette først og fremst handler om mennesker. Oslo kommune har et enormt driftsmiljø, men hvis hver og en av oss har gode rutiner for databehandling, bygger vi det beste forsvaret av kommunen og innbyggernes data, sier Cheuque.

UKE for en dag

Adm. dir. Marit Jakobsen Leganger i Boligbygg tok med seg ledergruppen til en halvdags presentasjon av UKEs tilbud og tjenester på Helsfyr. – Etaten har et bredere tjenestespekter enn vi visste om, sier hun.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Kundeansvarlig Tore Johannessen i UKE Virksomhetsdialog var ikke vond å be da økonomisjefen i Boligbygg bestilte et miniseminar for hele eiendomsforetakets toppledergruppe.

– Vi ser hele tiden etter måter å knytte tettere kontakt med kommunens virksomheter på. Jobben vår er jo å gjøre dem i best mulig stand til å utføre sitt samfunnsoppdrag, så dette var en god anledning til å vise frem hele vår bredde, sier Johannessen.

Avklaring av det unike
Boligbygg er gjengen som eier og forvalter byens kommunale boliger; mer enn 11 000 i tallet, som gir husrom til mer enn 25 000 mennesker. Et særegent samfunnsoppdrag, som gir en del virksomhetsspesifikke behov, i tillegg til tjenestene som det er mulig å presentere til kommunens virksomheter som hyllevare.

– Vi har allerede et samarbeid med UKE på organisasjonsutvikling og regnskapssiden, som vi er veldig fornøyde med. Selv er jeg veldig opptatt av at ting som kan gjøres likt og felles bør gjøres likt og felles, derfor er det viktig at vi utnytter UKE så godt det er mulig, sier adm. dir. Marit Jakobsen Leganger.

BEGGE SIDER AV BORDET. Gemyttlig mellom UKEs Tore Johannessen og BBY-adm.dir. Marit Jakobsen Leganger. I bakgrunnen Kari Margrete Hove, Torill Ovlien, Gro Bergeius Andersen, Birgit Aakre, Lars Terje Pedersen og Pål Eirik Pettersen fra UKE, og Tone Bergh-Christensen, Åshild Ingemundsen, Hilde Bjertnæs, Dag Einar Thorvaldsen og Mads Valen-Sendstad fra Boligbygg.

Løfterik leaning
I løpet av formiddagen fikk BBY-ledergruppen høre generelt om UKEs tjenesteproduksjon og virksomhetsdialog, herunder sak og arkiv, mobilitetsstyring, leverandøroppfølging, digital konkurransegjennomføring, RPA, ansattportal, kontorstøtteplattform, velferdsteknologi og tekniske nett, chatbots, forvaltning av fellessystemer som HR- og økonomisystemet, lønns- og regnskapstjenester og konsulenttjenester innen organisasjonsutvikling, kommunikasjon, anskaffelser og effektivisering.

– Vi synes det er særlig løfterikt at UKE bygger opp kompetanse på Lean og prosesseffektivisering. Dette henger nøye sammen med digitalisering, og vil være en del av realiseringen av kommunens transformasjon mot brukerorientering, sier Leganger.

Snakker med alle
Avdeling for virksomhetsdialog gjennomfører for øvrig en turné blant alle kommunens toppledergrupper, der UKEs organisering, strategi, sentrale kontaktpunkter og tjenesteportefølje presenteres. Boligbygg er så langt den første virksomheten som har ønsket en utvidet halvdags presentasjon.

– Det er en suksessfaktor å kjenne virksomhetene så godt som mulig, så vi tar gjerne flere slike seanser. Hovedmålet er å bli kjent med UKEs sin organisasjon og tjenesteportefølje, samt å knytte kontakter på tvers av virksomhetene. Tjenestespekteret vårt er ikke bedre enn forretningsdialogen, så vi setter pris på alle nye møteplasser. Vi har mottatt gode tilbakemeldinger på arrangementet, og arrangerer gjerne flere, sier kundeansvarlig Tore Johannessen.

Håndholdt helkontroll

Enterprise mobility management (EMM) gir virksomhetene oversikt og styring på mobiltelefoner og andre håndholdt-enheter. – I tillegg får du stabil og sikker fagsystemtilgang fra lomma, sier Jonny Moen og Ivar H. Johansen i UKE Tjenesteutvikling.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

«Mobil flåtestyring» er ordet som gjerne brukes av maritimt lengtende IT-folk når de trenger et norsk ord for EMM. Det beskriver anledningen til å kontrollere flåten eller porteføljen av telefoner og andre håndholdte enheter som til enhver tid transporteres rundt i byen og på kloden.

Mange mobiltelefoner små …
Avisleserne blant oss husker den smule drama som oppsto da en viss fiskeriminister reiste til Iran uten EMM-kontrollert telefon. Og selv i vår lille by er det til enhver tid potensial for skipbrudd eller andre ulykksalige hendelser forbundet med all den dataen vi til enhver tid bærer med oss.

– I henhold til GDPR bør vi enten være ekstremt tilbakeholdne med mobilteknlologi, ellers bør egentlig alle ha EMM. Folk slutter, går over i nye stillinger; mister, glemmer og får ødelagt mobiltelefonen sin hele tiden. EMM gir virksomheten full kontroll via et enkelt system, med kontinuerlig støtte fra oss i UKE, sier Jonny Moen.

ØKT MOBILITET, BEDRE KONTROLL. Jonny Moen og Ivar H. Johansen selger inn EMM-tjenesten til integrasjonshungrige IT-sjefer.

Populær tjeneste
Og det later til at kommunens virksomheter har lest sjøkartene riktig, for IT-hovedkontaktene strømmer til ordrekontoret, i form av UKEs kundekontakter, for å bestille boksklar service. Flere har også inngått UKE-kontrakt etter først å ha forsøkt seg på EMM på det åpne marked.

– Vi er veldig trygge på at tjenesten vi tilbyr er av god kvalitet. Workspace One fra Vmware, som vi bruker i dag, regnes som markedsledende av blant andre Gartner Group, og vi har bygget en god integrasjonsflate mot ITAS og kommunens fagsystemer, sier Ivar H. Johansen.

Plattformuavhengig tilgang
Det snedige med EMM er nemlig at den gir svært god systemtilgang via mobil eller tablet. En enkel VPN-forbindelse, altså den samme man bruker på blant annet tynnklienter, åpner for tilgang til for eksempel Gerica eller HR-systemet for folk på farten.

– Blant annet i hjemmesykepleien gir EMM anledning til å redusere antallet enheter man må drasse rundt på, ettersom tjenesten har tilgang til ethvert system via en nettleserapplikasjon, sier Johansen.

Kryptert datatrafikk
Dette begrenser også behovet for synkronisering mellom enheter, ettersom hver enkelt bruker får sanntids tilgang til de systemene man trenger.

– Tanking og tilrettelegging av alle bærbare enheter gjøres via systemet, så nye medarbeidere kan få telefoner utdelt med plasten på, og alle apper og innstillinger klare fra dag én. Jeg vil også nevne at all e-posttrafikk via EMM gjøres også kryptert, noe som i seg selv vil innebære et sikkerhetsmessig byks for mange, sier Moen.