Forfatterarkiv: Svein Jørgen Kjenner Johansen

Hvilken bil vil du ha?

UKE girer opp overgangen til elbil ved å innføre koordinerte samkjøp på tvers av kommunen. – Fordi vi gjennomfører en dynamisk innkjøpsordning, låses vi ikke lenger til én leverandør eller bilmodell, sier seksjonsleder André Joachim Frank i Innkjøpstjenester.

Bli med på informasjonsmøte om de nye bilavtalene.
Tid: 15. april kl. 9–10. Sted: Teams.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Oslo kommune er i front for det fossile transportskiftet. I henhold til kommunens klima- og miljøveileder inngås det i dag utelukkende samkjøpsavtaler med nullutslippskrav på tjeneste- og vareleveringen.

Et kraftig virkemiddel
Utviklingen er i tråd med UKEs tildelingsbrev, som slår fast at kommunens virksomheter skal bruke anskaffelser som strategisk virkemiddel for å nå byrådets mål og ambisjoner.

«Dette omfatter strategisk bruk av anskaffelser for å akselerere det grønne skiftet og motvirke og bekjempe arbeidslivskriminalitet og sosial dumping».

Så kan det regnes som et slags paradoks at kommunens egen bilpark ikke ennå har nådd målet om hundre prosent klimanøytralitet. Per 1.2.2021 er 29 prosent av virksomhetenes vare- og personbiler fortsatt drevet av fossildrivstoff. For lastebiler er andelen over femti prosent.

Transport med god samvittighet
Dette seige faktum står trolig for fall, når kommunens innkjøpsordning for person- og varebiler nyetableres i en tretrinns stimuleringspakke.

  1. Dynamisk innkjøpsordning sikrer konkurransen og valgfriheten, ved at alle forhandlere i prinsippet kan kvalifisere seg til å levere på avtalen. Kommunen gjennomfører dernest digitale tilbudskonkurranser i et stort marked basert på allerede foreliggende krav og betingelser. Kommunens nye bilavtale vil ha krav om nullutslipp, samt ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter, med særlig henblikk på produksjonen av komponenter og utvinning av råvarer som for eksempel metaller, gummi og kobolt
  2. UKE vil koordinere samlede bulkkjøp to til tre ganger i året, for å sikre avropsvolum og konkurransedyktige priser, og bistand i selve innkjøpsprosessen. Virksomheter som ønsker å gjøre egne avrop, står fritt til å gjøre det
  3. Kommunen utreder i disse dager innstilling til kommunal låneordning for virksomheter som ønsker å delta på avtalen. Fasit for denne vil bli presentert i forbindelse med revidert budsjett i høst
TUT-TUT! Andre Joachim Frank og kollegaene i UKE Innkjøpstjenester gleder seg til å gå sommeren i møte bak rattet på en snerten, ny elbil.

Behov for utskiftning
Per 26 mars er ti leverandører allerede kvalifisert på innkjøpsordning for kjøretøy opp til 3500 kg. På ordning for kjøretøy over 3500 kg er sju leverandører kvalifisert. På intranett finner man mer informasjon om avtalene, skjema for innmelding av behov, og gjennomføring av tilbudsforespørsler utenom fellesavtale.

– Ifølge våre tall er kommunens eksisterende bilpark i gjennomsnitt fem år gammel. Dette gir behov for større utskiftninger av bilparken de neste årene, og jeg har tro på at vår nye avtale vil utgjøre en stor forskjell i virksomhetenes motivasjon til å oppgradere, sier seksjonsleder André Joachim Frank i Innkjøpstjenester.

Beskriv din drømmebil
– Kan du si noe mer om tidsperspektivet?

– Det første som skjer er at vi nå utfordrer alle virksomheter til å melde inn sine behov snarest, og helst innen 30. april. Vi snakker antall, størrelse, ytelse, farge og biltype; helt konkrete ønsker for din virksomhets bilkjøp. Innmeldte behov per 30. april vil legges til grunn ved gjennomføring av det første bulkkjøpet i løpet av mai, så her går det unna, sier Frank.

Vil du vite mer om de nye bilavtalene – og hvordan man melder inn behov eller gjennomfører egne tilbudsforespørsler? Bli med på informasjonsmøte. Tid: 15. april kl. 9–10. Sted: Teams.

Mindre plast i kommunens anskaffelser

Oslo kommune har fått ny veiledning for plastsmarte anskaffelser. – Her finner du eksempler, inspirasjon og gode råd basert på kommunens mål, forteller Tora Tokvam Drægni og Tonje Nerby.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Ikke før koronaviruset hadde nådd global spredning i mars 2020, innså innkjøpere over hele verden at vi hadde et enormt behov for smittevernutstyr for å håndtere den nye situasjonen.

Med «den nye normalen» gikk engangsplast fra å være noe som skulle fases ut, til noe alle fester med strikk bak ørene bare for å gå på butikken. Globalt kastes 129 milliarder ansiktsmasker hver måned.

Plast trengs, men ikke til alt
Ett år senere har vi fortsatt et stort behov for vattpinner, smittefrakker og gummihansker. I tillegg kommer avfall med fraktemballasje nå som alt skal fraktes dør til dør. Plasten er fortsatt med oss – og vil være det en stund.

Det antas at om lag 300 millioner tonn plast flyter rundt i verdens hav, og at 1,56 milliarder munnbind endte i havet i 2020. Analytikere tror markedet for medisinsk plast vil øke med 6,9 prosent årlig fra 2020-nivå frem til 2027.

– I en slik situasjon vil noen kanskje tenke at det er feil tidspunkt å snakke om plastreduksjon. Realiteten er selvsagt motsatt. Til tross for økt forbruk av smittevernutstyr er det mange andre områder vi fremdeles kan kutte i. Dessuten kan engangsprodukter i mange tilfeller erstattes i mer miljøvennlige alternativer eller til og med i flergangsprodukter, sier Tonje Nerby i UKE Innkjøpstjenester.

INGEN SURE MINER. Tora Tokvam Drægni i Bymiljøetaten og Tonje Nerby i UKE gjør det beste ut av en utfordrende avfallssituasjon.

Gode nyheter tross alt
Hun har vært prosjektleder for utviklingen av kommunens veiledning for plastsmarte anskaffelser. Her er hun bistått av ressurspersoner fra UKE, BYM, KLI og REG, inkludert fagrådgiver for plastreduksjon i Bymiljøetaten, Tora Tokvam Drægni.

– Plastforbruk har kanskje kommet i skyggen av pandemien, særlig når det gjelder forbruket av engangsartikler. Men arbeidet med å nå kommunens ambisiøse målsetninger om å kutte engangsplast og redusere marin forsøpling gjelder fortsatt, sier Drægni.

Som vi husker, var plastreduksjon tema for fjorårets TV-aksjon. Også internt i kommunen er det positive tendenser å spore.

– Vi vet fra innkjøpsstatistikk at forbruket internt i kommunen har gått ned i de siste årene, men vi har fremdeles store kutt å gjøre, sier Drægni.

Analyserte plastforbruket
Hennes virksomhet, Bymiljøetaten, har nylig hatt et samarbeid med en masterstudent i sirkulær økonomi fra NMBU. I oppgaven ble innkjøpene av engangskopper i Oslo kommune analysert, og resultatene indikerer at nedgangen i innkjøp har ført til en besparelse av 11 tonn CO2-ekvivalenter.

– Dette viser at det ligger et stort potensial i å erstatte plast med andre mer miljøvennlige materialer. Å få kunnskap om hva som er de gode alternativene er derfor noe vi vil jobbe mye med fremover, sier Drægni.

EU-direktiv gir drahjelp
Drægni tror innføringen av engangsplastdirektivet til sommeren vil bidra til ytterligere nedgang i kommunens plastforbruk.

– Direktivet innebærer at det etter 3. juli 2021 blir forbudt å selge engangsartikler som bestikk, tallerkener og sugerør i plast, sier hun.

DET UOPPLØSELIGE ELEMENT. Kommunens innsats mot plastforurensning har en særdeles alvorlig bakgrunn. (Kilde: Miljøstatus).

Deler beste plastpraksis
I forbindelse med etableringen av kommunens nye plastveileder, er det også etablert en ny Workplace-gruppe for plastsmarte anskaffelser med fokus på engangsplast og emballasje. Her kan interesserte dele erfaringer, lære av andre og holde seg oppdatert på det som skjer i kommunen på fagområdet.

– Det å jobbe på hjemmekontor skaper et behov for flere møteplasser. Plastfeltet er under hurtig utvikling, og behovet for å utveksle erfaringer er noe som er blitt nevnt av flere av bidragsyterne til veiledningen. Vi håper dette kan bli en nyttig møteplass i den digitale arbeidshverdagen, sier Nerby.

Nerby og Drægni mener innkjøpere og andre gjerne må dele flere eksempler på relevante krav som er blitt benyttet i kommunens anskaffelser.

– Kommunen er jo så stor at det gjøres smarte ting mange steder uten at vi har oversikt over alt. Dette kan for eksempel handle om kontraktskrav, bestillingsrutiner og leverandørdialog. Da vi jobbet med veiledningen fikk vi gode innspill til relevante plastkrav som vi har lagt inn som eksempler i veiledningen. Det vil vi gjerne ha mer av, sier Nerby.

– Vi er også interesserte i å høre erfaringer fra tjenestesteder som har iverksatt tiltak eller endret praksis på arbeidsplassen for å redusere plastbruken, legger Drægni til.

Ny viktig avtale rett rundt hjørnet
– Krav og veiledning er vel og bra, men gjøres det noe sentralt for å systematisere plastreduksjonen?

– Ja, vi benytter krav til redusert bruk av unødvendig engangsplast i samkjøpsavtaler hvor det er relevant, sier Nerby.

Hun trekker frem den nye avtalen for medisinsk forbruksmateriell, som vil være på plass i løpet av våren. Denne inneholder en del nødvendige engangsprodukter, samtidig som det er mye engangsplast.  

– Derfor har vi utviklet et kontraktskrav hvor leverandøren forplikter seg til å redusere miljøbelastningen fra plast i leveransene. I dialog med kommunen skal leverandøren som blir valgt identifisere, gjennomføre og rapportere på tiltak i avtaleperioden. Fra miljøvennlige materialvalg i produktene, til redusert bruk av emballasje hos underleverandører. Dette er veldig spennende og et samarbeid vi ser frem til, sier Nerby.

Se også:
Disse produktene blir forbudt (VG, 11.3.2021)

Behov for håndverker?

Bruker du kommunens nye samkjøpsavtaler for tømrer, elektriker og rørlegger, sikrer du lokalt næringsliv, oppfyllelse av Oslomodellen, solide miljøkrav og fornuftige priser for alle typer oppdrag.

På intranett finner du en fullstendig presentasjon av de nye avtalene

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

De fleste av Oslo kommunes tjenestesteder har opplevd mindre belastning enn vanlig det siste året. Hjemmekontor og begrensede åpningstider har blitt den nye normalen, og mange formålsbygg har fått en etterlengtet hvile fra den daglige belastningen de i sin tid ble bygd for.

Klikk og hent
En spør seg om dette ikke kan regnes som en anledning til å gjøre litt tiltrengt vedlikehold dann og vann. Om eiendomsbudsjettene ikke akkurat svulmer etter tolv måneder med koronatiltak, så trenger heller ikke alle oppussingsprosjekter å koste den billedlige skjorta.

– Våre nye avtaler er innrettet for å være fleksible. Vi har inndelt kommunen i soner, hver med én prioritert leverandør som kan kontaktes for ethvert mindre oppdrag, altså slike med budsjett under 500 000 kroner. Dersom man ønsker, kan man også gjennomføre minikonkurranser blant alle leverandørene i utvalget, sier avtaleforvalter Camilla Gundhus i UKE Innkjøpstjenester.

På rørlegger- og elektrikeravtalen er det også etablert en beredskapsordning for akutte hendelser utenfor normal arbeidstid – denne deles mellom alle leverandørene på tvers av alle soner.

EVENTYRLIG OPPUSSING. Camilla Gundhus i Innkjøpstjenester kommer dine slitne lokaler til unnsetning.

Kun seriøse leverandører
– Gjennom medieoppslag får man inntrykk av at deler av bransjene er plaget av en viss useriøsitet?

– Vi la svært stor vekt på ansvarlighet og skikkelighet gjennom hele avtaleinngåelsesprosessen. Alle leverandørene oppfyller kravene i Oslomodellen, sier Gundhus.

For de som eventuelt er nye i kommunen, betyr dette blant annet at det skal benyttes fast ansatte, fagarbeidere og lærlinger i oppdragene. Ansatte skal ha lønns- og arbeidsforhold som ikke er dårligere enn det som følger av til enhver tid gjeldende arbeidsmiljølovgivning, allmenngjøringsforskrifter eller landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje.

– Det skal som alltid benyttes digital og sporbar betaling, og alle oppdrag må registreres i HMSREG, sier Gundhus.

Klimavennlig oppussing
De nye samkjøpsavtalene er inngått med krav om at leverandør og underleverandør respekterer grunnleggende menneske- og arbeidstakerrettigheter. Og kommunens strenge klima- og miljøkrav er gjeldende på alle avtaler.

– Dette betyr blant annet at håndverkerne skal benytte utslippsfri transport til og fra oppdrag der det er mulig. De skal sørge for at avfall leveres til godkjent miljøstasjon for leverandørens regning. Og generelt tilby løsninger og produkter som reduserer energi- og miljøbelastning, sier Gundhus.

Se også:
Helkontroll på lærlingekravet (22.6.2018)
Samkjøpsavtaler for alle håndverkstjenester (2.5.2017)

Et første steg mot sløsestopp

Oslo kommune lanserer erklæring om rettferdige og sirkulære smarttelefoner i samarbeid med tre nordiske storbyer. – Felles ambisjoner sender tydelige signaler til markedet, sier Gunnar Wedde avdelingsdirektør i Innkjøpstjenester.

NRK har i serien Sløsesjokket satt fokus på forbruket i forskjellige deler av det norske samfunnet. Bare i kategorien elektronikk kastes enorme mengder. Dette utgjør et betydelig ressurstap og en stor miljøbelastning. I tillegg er risikoen for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og bruk av konfliktmineraler stor innenfor elektronikkindustrien.

TA VARE PÅ TINGA DINE. Innkjøpstjenester-direktør Gunnar Wedde demonstrerer korrekt grep og beskyttelsesutstyr for å sikre at mobiltelefonen holder seg frisk lenger.

Felles ambisjoner gir kraft i arbeidet
Sammen med Malmø, København og Helsinki har Oslo kommune ved Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) høsten 2020 utviklet felles ambisjoner for rettferdige og sirkulære smarttelefoner. Erklæringen ble ferdigstilt etter en dialogkonferanse på tema med deltagere fra kommunene, organisasjoner, leverandører og eksperter.

– Resultatet ble ni punkter som representerer byenes felles ambisjoner mot 2025. Dette sender et tydelig signal til markedet, sier avdelingsdirektør i Innkjøpstjenester i Utviklings- og kompetanseetaten, Gunnar Wedde.
Sirkulær økonomi innenfor IKT krever et bredt samarbeid mellom offentlige oppdragsgivere, forhandlere, leverandører, produsenter og andre eksperter.

– Produksjonen baserer seg på kompliserte globale verdikjeder, derfor er det helt nødvendig med samarbeid og felles ambisjoner, legger han til.

Sirkulær tankegang
Oslo kommunes forbruksstrategi fastslår at alle virksomheter skal vurdere reparasjon og oppgradering før nyinnkjøp.

– Dette krever at vi har kjøpt telefoner som lar seg reparere, at det er mulig å kjøpe reservedeler, og at det finnes et marked av reparatører som kan utføre tjenesten. Det krever også at kommunen har systemer som gjør det enkelt og tilgjengelig med reparasjon, for å unngå at telefoner kastes unødvendig, sier Wedde.

For å gjøre det enklere å komme i gang, publiserte UKE veiledning om sirkulær økonomi på anskaffelsesveilederen i februar. Denne viser hvordan sirkulær økonomi er en kombinasjon av komplekse sammenhenger og sunn fornuft.

Ett steg av gangen skaper fremgang
Fra april 2019 til november 2020 ble det kjøpt 12 500 telefoner på UKEs samkjøpsavtale. Disse telefonene ble levert utslippsfritt (fra distributør til kommunens virksomheter) og med mulighet for å bestille ferdig montert med skjermbeskyttelse og deksel. Sistnevnte slik at uhell og små skader ikke medfører kort levetid for en ellers kvalitetsmessig god telefon.

Mobiltelefon-avtalen inkluderer både en garantiavtale som pålegger leverandør å dekke alle kostnader ved reklamasjon, og en returavtale hvor leverandør på forespørsel skal hente kassert utstyr for forsvarlig destruksjon og gjenbruk.

Råmetallene må gjenbrukes
Selv om leverandøren kan ta imot kassert utstyr ønsker kommunen først og fremst at virksomhetene skal benytte seg av kommunens egen avtale på henting og gjenbruk av IKT-utstyr.

– Det viktigste er at telefoner som ikke lengre er i bruk blir returnert. Slik at de kan gjenbrukes før de går ut på dato, eller at materialene, inkludert de verdifulle råmetallene, kan gjenbrukes i nye produkter, sier fagansvarlig for sirkulær økonomi/forbruk Tonje Nerby i Innkjøpstjenester.

PIRK. Kommunens gamle telefoner blir demontert av kyndige hender hos kommunens returleverandør Oslokollega.

Større potensial
Fra 2016 til 2020 ble det levert inn 3 030 telefoner på kommunens returavtale med Oslokollega. Av disse ble ca. 25 % solgt videre til gjenbruk.

– Av telefonene som sendes videre til miljømessig avhending fjernes det deler som skal benyttes i reparasjon av andre telefoner. Dette er bra, men Oslokollega kunne gjenbrukt enda flere telefoner om ikke mange var låst med kode, sier Nerby.

For at telefonen du leverer inn skal kunne gjenbrukes, er det nødvendig at du setter den tilbake til fabrikkinnstillinger. Du kan lese hvordan på intranett.

Sirkulær bruk av telefoner

  • Bruk telefonen så lenge som mulig
  • Ta vare på telefonen med deksel og skjermbeskyttelse
  • Sikre at telefonen blir gjenbrukt når den ikke lengre dekker ditt behov, benytt kommunens returavtale
  • Husk å sette telefonen tilbake til fabrikkinnstillinger og unngå at telefoner blir liggende hjemme i skuffer og skap

Delt kunnskap gir bedre avtaler

9. februar holder Innkjøpstjenester åpent møte med eksisterende og potensielle leverandører. – Vi vil spille på hverandres kompetanse for å sikre at vi får gode konkurranser og samfunnsansvarlige leveranser, sier avdelingsdirektør Gunnar Wedde.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Kunngjøring på Doffin

Invitasjon, påmelding og program

Som Norges nest største offentlige innkjøper har Oslo kommune en stor innkjøpsmakt og gode muligheter til å fremme samfunnsansvar gjennom sine anskaffelser. Kommunen stiller da også noen av landets mest ambisiøse krav på dette området.

Vil ha flere gjennom nåløyet
Klima, økologi, etisk handel, arbeidstakerrettigheter, innovasjon, lokal konkurransekraft, tilflyt av faglig kompetanse og optimal ressursutnyttelse er blant faktorene som vektlegges når kommunen lyser ut et anbud for en vare- eller tjenesteleveranse.

– Oslo kommune stiller krav for å forebygge arbeidslivskriminalitet og sikre rettferdig og etisk handel, disse finner du i det vi kaller Oslomodellen. Andel fagarbeidere og lærlinger, sporbar betaling og krav til generell «orden i sysakene» hos leverandørene våre er noe av det som er beskrevet her, sier avdelingsdirektør Gunnar Wedde i UKE Innkjøpstjenester.

– I tillegg er vi offensive på klima- og miljøområdet, for eksempel med krav til utslippsfri transport. Med denne dialogkonferansen ønsker vi å bistå aktuelle leverandører i å lykkes med våre kontrakter, fortsetter han.

EN UTSTRAKT HÅND. Avdelingsdirektør Gunnar Wedde i UKE Innkjøpstjenester, her ved en pedagogisk anledning pre korona, ønsker friere informasjonsflyt mellom oppdragsgiver og leverandør.

Dialog i stort og smått
Selve konferansen er digital, og arrangeres på Microsoft Teams. Deltakere introduseres for temaer som plastreduksjon, klimavennlig transport, sirkulære anskaffelser, rettferdig handel og forebygging av arbeidslivslivskriminalitet. I tillegg presenteres de viktigste konkurranseutlysningene vi kan vente oss i løpet av 2021.

– Ved påmelding inviteres deltakerne til å oppgi hvilke temaer som er mest interessant for deres bedrift, slik at vi kan få fruktbare og gode samtaler i mindre rom etter plenumsdelen. Det er viktig for oss at eksisterende og potensielt nye leverandører får anledning til å uttrykke sine forventninger til oss som oppdragsgiver også. Vi håper på mange spørsmål og aktiv dialog hele dagen, sier Wedde.

Enklere oppfølging med digitale kompetanseplaner

Den siste nyvinningen i kommunens HR-system gjør det mye enklere for ledere og medarbeidere å drive kompetanseutvikling i henhold til formelle krav og den enkeltes behov. – Jeg er så fornøyd, sier Line Haugnes i Bydel Frogner.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

For de av oss som ikke jobber på brannbil, i omsorgsbolig, på sykehjem eller akuttinstitusjon kan det være vanskelig å se for seg den betydelige mengden av krav og forventninger til utvikling, vedlikehold og rapportering av folks kompetanse i disse spesialistintensive bransjene.

HAPPY. Line Haugnes i Bydel Frogner trekker nytte av den nye modulen i HR-systemet.

Høye oppfølgingskrav
Både lovverk og beste praksis tegner opp et relativt finmasket nett av krav til hver enkelt medarbeider, i tillegg kommer personlige ønsker og resultatene av de ulike utviklingssamtalene.

– Det er ganske mye å holde orden på, og oppfølgingskvaliteten er i mange tilfeller veldig personavhengig. Særlig når vi er mange som skal utvikle eller finpusse kompetanseprofilen. Hvem er det nå som skal på kurs i kapittel ni om bruk av tvang og makt? Med digitalisering av den enkeltes kompetanseplan blir alt mye enklere, sier Line Haugnes, ledende vernepleier ved Fredriksborgveien boliger i Bydel Frogner.

Dette bildet mangler alt-tekst; dets filnavn er kompetanse-nivaer-1920-1024x576.jpg

Automatisk varsling
Hennes seksjon, Tilrettelagte tjenester, er blant de som har tatt i bruk kommunens nye funksjon i HR-systemets kompetansemodul. Kompetanseplan for nyansatte, opplæring i digital sykemelding, eSignering og kvalitetssystemet EQS er blant produktene som allerede er utviklet i de 18 virksomhetene som er i gang.

Mange virksomheter har også begynt å bruke digitale kompetanseplaner til å styre smittevernstiltak. Det er viktig å nevne at det er en integrasjon med KS-læring, og at funksjonaliteten snart er integrert med GAT, sier tjenesteforvalter Olav Schjølberg i Utviklings- og kompetanseetaten.

– Digitale kompetanseplaner er en svært god hjelp i hverdagen. Vi bruker dem til alle nyansatte som har startet i løpet av det siste året, og de er imponert over funksjonaliteten og hvor lekkert det ser ut. Både leder og medarbeider får et varsel når det nærmer seg frist for et kompetansetiltak, enten det er en samtale, et kurs eller en egenerklæring, sier Haugnes.

840 ulike kompetansekrav
Modulen er utviklet av Dossier, og forvaltes av Utviklings- og kompetanseetaten.

– Jeg har inntrykk av at funksjonen er til stor hjelp ute i organisasjonen. Allerede har vi 112 planer i bruk, med over 840 ulike kompetansekrav. Dette måtte tidligere administreres manuelt, noe som la beslag på mye tid og kapasitet hos både ledere og medarbeidere, sier Schjølberg.

– Vil digitale kompetanseplaner gjøres tilgjengelig for alle virksomheter?

– Det er tilgjengelig, men følger med en kostnad. Prisen beregnes ut fra antall medarbeidere i virksomheten. For mer informasjon om implementering av kompetanseplaner, er det bare å ta kontakt, sier Schjølberg.

Se også:
HR-system + læringsportal = sant ( 30.10.2018)

Mer samarbeid med Microsoft Teams

Nå har det dukket opp nye funksjoner i Microsoft Teams som gjør det enklere å fordele arbeidsoppgaver og jobbe kreativt i møter. Snart får du muligheten til å dele møter i «breakout rooms», hvor man endelig kan diskutere i mindre grupper.  

Se denne videosnutten som gir en kort introduksjon av Microsoft 365. 

Illustrasjonsbilde: Unsplash.com

Hva er Microsoft 365 og hvorfor skal jeg bruke det? 

De fleste av oss kjenner til de klassiske Office-programmene som Word, Excel og PowerPoint. Microsoft 365 gir deg de nyeste versjonene av disse programmene.  I tillegg får du en rekke nye programmer og funksjoner som forenkler arbeidshverdagen din, og gjør det enklere å samarbeide om oppgaver med kollegaene dine. Uansett om du jobber på data eller på mobil.  

Hva er nytt? 

Denne høsten ruller UKE ut en rekke nye funksjoner:  

Hold oversikten over oppgaver med To Do og Planner 

Planner gir deg muligheten til å visualisere og organisere gruppearbeid. Uansett hvilken rolle du har i et team kan du enkelt holde oversikt over oppgavene dine. To Do er din personlige huskeliste for små og store oppgaver.  

Tilgjengelig nå 

 Spørreundersøkelser og måling med Forms 

Forms lar deg på en enkel måte lage spørreundersøkelser, konkurranser og avstemminger. Bruk verktøyet til å samle tilbakemeldinger fra ansatte eller til å planlegge arrangementer.   

Tilgjengelig nå 

Mer kreative møter med Whiteboard 

Whiteboard er en digital tavle man bruker i kombinasjon med Teams. Verktøyet gir deg muligheten til å visualisere ideer og arbeide kreativt i form av illustrasjoner, notater, bilder og mer.   

Tilgjengelig nå 

Sikrere mobil med Intune 

Microsoft Intune er et av verktøyene som gjør det mulig for Oslo kommune å kjenne igjen mobilen eller nettbrettet ditt, samt stille krav til sikkerhetsfunksjoner på enheten.   

Tilgjengelig nå 

Hva er på vei? 

Digitale arrangementer med Live Event

Live Events er ganske likt som et vanlig Teams-møte, men gir deg større muligheter for å planlegge, produsere og kringkaste for et større publikum. Verktøyet gir deg også muligheten til å gjøre opptak av arrangementet, slik at det kan deles i etterkant.  

Planlagt lansering: siste kvartal 2020 

Del video med Stream

Microsoft Stream er en videotjeneste der man kan laste opp, vise og dele videoer internt. 

Planlagt lansering: siste kvartal 2020 

Hold notater oppdatert med OneNote
OneNote er din digitale notatblokk. Bruk den til å skrible ned ideer eller lag huskelister til deg selv. Notatlappene kan deles med kollegaer hvis du ønsker det.  

Planlagt lansering: første kvartal 2021

I tillegg til dette planlegger UKE utrullingen av Sharepoint og OneDrive i 2021.  

Støydemping og gruppearbeid i Teams 

I tillegg til nye verktøy blir Teams stadig bedre. Fordelen med en skybasert løsning er at nye funksjoner blir tilgjengelig uten at installasjon er nødvendig.  

Del opp møtet i mindre gruppesesjoner 

Breakout Rooms er en funksjon som mange har ventet på. Funksjonen gjør det mulig for møtearrangøren å dele opp et Teams-møte i mindre grupper, for så å kalle alle tilbake igjen til hovedmøtet. For eksempel kan det brukes til mindre gruppearbeid, hvor flere kan være aktive samtidig uten at man snakker i munnen på hverandre. Møteleder har også mulighet til å fritt «bevege» seg mellom gruppene.  

Bedre støydemping i møter 

Mindre støy i Teams gjør møtehverdagen enklere, uansett om du er på kontoret, hjemme eller på farten.  

Planlagt lansering: Desember 

Se mer informasjon her på Workplace-kanalen: SAM/Office 365 og Teams og veikartet fra Microsoft. 

Hvor finner jeg mer informasjon? 

Besøk temasiden til prosjektet. 

Brev fra byrådsavdelingen for Finans: Ny kontorstøtte- og samhandlingsløsning (PDF) 

Ny og forbedret HMSREG

I løpet av de første månedene av 2021 får Oslo kommune tilgang til HMSREG 365, en skybasert oppgradering av kommunens anti-akrimverktøy. – Oppdrag og uttrekk kan nå fritt tilpasses organisasjonsstruktur, sier avdelingsleder i Omega, Kathrine Steen Andersen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

HMSREG er et digitalt styringssystem med utgangspunkt i mannskapslistene på alle kommunens oppdrag innen bygg og anlegg og renhold. Ved å registrere inn- og utlogging på hvert enkelt oppdrag, får byggherre, altså vi, tilgang på data som er viktig i leverandøroppfølging og spørsmål fra offentligheten.

– HMSREG gir sanntidsoversikt og historikk på hvilke leverandører som utfører oppdrag for kommunen, hvor arbeiderne deres jobber og hvem de er. Man kan ta ut statistikker på andel fagutdannede, fast ansatte, lærlinger og annen informasjon som er koblet til den enkeltes HMS-kort, sier avdelingsleder for HMSREG, Kathrine Steen Andersen.

FLEKSER DATAMUSKLER. – Fleksibiliteten i HMSREG 365 gir deg mulighet til å hente ut bedre statistikk, både for byggherre og styrende byrådsavdeling, sier avdelingsleder i HMSREG, Kathrine Steen Andersen.

Venter på noe godt
Dette har gitt Oslo kommune en radikal forbedring i mulighetene til å føre en konstruktiv dialog med entreprenører og underleverandører i bygg og anleggs- og renholdsbransjen de siste årene.

– Vår nye versjon av verktøyet blir tilgjengelig for «skaperen» av HMSREG, nemlig Oslo kommune, en gang på nyåret. Jeg kan ikke love et nøyaktig tidspunkt, men tror det kommer i orden i første kvartal. Den krever litt omstilling, for grensesnittet har en litt annen oppbygning. Men jeg tror dere vil sette pris på forbedringene, sier Andersen.

Flere muligheter, høyere presisjon
Den største endringen består i større fleksibilitet i prosjekt- og organisasjonsstruktur. HMSREG 365 lar den enkelte bruker definere oppdrag og uttrekk i henhold til byggherres og entreprenørs organisasjonsstruktur. Dermed øker presisjonen og valgmulighetene.

– Tidligere hadde man bare mulighet til å definere to organisasjonsnivåer, så vårt vanligste innspill fra kundene har vært at tilgangene i systemet blir enten for brede eller for smale. Undervisningsbygg har for eksempel en prosjektavdeling som bygger skolene, og en eiendomsavdeling som har driften på alle skoler – som igjen er inndelt i fem soner. Nå er det mulig å gjenspeile akkurat denne strukturen, og brukerne får enda bedre kontroll på for eksempel lærling- og fagarbeiderkravene, sier Andersen.

Bedre maler og modeller
HMSREG 365 gir også flere beregningsmodeller for faglærte og lærlinger, og full fleksibilitet i utformingen av prosjektmaler.

– Jeg gleder meg til å se hvordan det nye systemet kan bistå Oslo kommune i det trofaste og offensive arbeidet med leverandøroppfølging og utvikling av et mer seriøst arbeidsliv i utsatte sektorer. Nå har vi masse informasjon, kommunen kan drive enda mer kunnskapsbasert oppfølging og stikkprøvekontroll. Og imens jobber vi med videreutviklingen av systemet, sier Andersen.

Se også:
Opp med Oslomodellen, 27.8.2019
Lærlinger er nøkkelen, 6.5.2019
Helkontroll på lærlingekravet, 22.5.2018
Fagdag om offentlige anskaffelser og samfunnsansvar 17. og 18. november

Punchet inn fellesavtale for timeregistrering

Oslo kommune inngår avtale med CGI Norge om nytt tids- og timeregistreringssystem for dagtidsarbeidere i kommunen. WinTid vil bli felles løsning for alle virksomheter som i dag ikke bruker GAT.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

… skal i 2020 gjennomføre anskaffelse av tids- og timeregistreringssystem for medarbeidere som ikke jobber turnus. Systemet skal være fullintegrert med HR- og økonomisystemet. Systemet skal være obligatorisk for alle virksomheter, og målsettingen er at det skal være ferdig implementert i 2021.
UKEs tildelingsbrev 2020, kap. 3.2.1

Det var en liten, men entusiastisk gjeng som møttes i UKEs lokaler på Helsfyr for å signere kontrakt for nytt tids- og timeregistreringssystem for virksomheter uten turnus-medarbeidere.

KORONABEMANNING. Etatsdirektør Bjørn Marthinsen og innkjøpsrådgiver Tale Nergård Rønne i UKE, og WinTid-fagsjef Anne Roksvaag og adm. dir. Kenneth Lyford i CGI Norge smiler etter signering. – Jeg skulle gjerne hatt med flere på denne anledningen, ikke minst prosjektleder Kristin Brørs. Hun har ledet hele prosjektet på en utmerket måte, sier Marthinsen.

Reduserer sjansen for feil
I dag finnes det åtte ulike timeregistreringssystemer i Oslo kommune, og noen virksomheter er fortsatt fullstendig uten systemstøtte for arbeidstidskontroll. I løpet av 2021 blir det kun to systemer å holde orden på: WinTid og GAT.

– Denne avtalen innebærer et kvantesprang i funksjonalitet, også for oss som allerede er WinTid-brukere. All tidsstyring og rapportering kan gjøres på ett sted, ettersom systemet kommuniserer sømløst med HR- og økonomissystemet. Dette sparer tid og reduserer sjansen for feil, konstaterer etatsdirektør Bjørn Marthinsen i Utviklings- og kompetanseetaten.

– Vi er stolte av å være Oslo kommunes nye leverandør av timeregistrering og bemanningsplanlegging. Mange virksomheter bruker allerede WinTid, derfor ser vi det som en fornyet tillit, sier adm. dir. Kenneth Lyford i CGI Norge.

Hjelper oss å følge arbeidsmiljøloven
Den nye løsningen gir også sanntidsoversikt over tidsbruk i henhold til arbeidsmiljøloven, ferieloven og lokale tariffavtaler (Dok 25). Denne funksjonaliteten vil være tilgjengelig for alle eksisterende WinTid-brukere etter en oppgradering i januar.

Systemet angir når en ansatt senest kan avslutte arbeidet denne arbeidsdagen og fortsatt starte til vanlig tid på neste arbeidsdag. (Rute 1). Det viser også når en ansatt senest kan avslutte arbeidet for å ikke bryte med AML-bestemmelsene for arbeidstid og overtid. (Rute 2). Dette kan også innstilles til å gjelde for Oslo kommunes lokale arbeidstidsavtaler.

Den enkeltes dashbord viser også hvor mange timer overtid den ansatte har jobbet hittil i 26- eller 52- ukersperioden, avhengig av hvilken av disse som er valgt i systeminnstillingene. (Rute 3). Oppsettet vil vises under de vanlige saldoene i registreringsbildet (der man stempler inn og ut for dagen). Det finnes også en funksjon for registrering i forbindelse med prosjekter.

PAPIRBASERT SIGNATUR. Denne anskaffelsen rakk ikke å ta i bruk kommunens nye løsning for digital kontraktsignering. – Det er også hyggelig å treffes på gamlemåten, selv om vi må ha litt redusert oppmøte, sier etatsdirektør Bjørn Marthinsen.

Alle kan få
Implementering av det nye systemet starter i løpet av andre halvår 2021, og vil være obligatorisk for virksomheter uten behov for styring av turnusansatte. Virksomheter som i dag bruker kommunens turnussystem GAT kan frivillig benytte WinTid til dagtidsstyring.

Løsningen leveres skybasert (Software as a Service) for å sikre at Oslo kommune har tilgang på den til enhver tid siste programvareversjonen.

CGI Norge er et av landets ledende IT- og teknologiselskap, med et bredt løsnings- og tjenestetilbud innen blant annet design, produktdesign, programmering, robotikk, kunstig intelligens, arkitektur, infrastruktur, strategi og forretningsutvikling. CGI har over 78 000 ansatte globalt, og i overkant 800 ansatte fordelt på syv lokasjoner i Norge.

Se også:
Kunsten å holde tiden (7. november 2019)

Nå blir det enklere å søke i offentlige dokumenter

eInnsyn.no gjør det enklere å få innsyn i offentlige dokumenter. Målet er mer åpenhet og demokrati, og nå tar også flere kommuner verktøyet i bruk.

Av: Sindre Haugan

– Vi ønsker å lage en løsning som kan brukes av vanlige folk, uten noen spesielle forkunnskaper. Derfor har vi lyttet til tilbakemeldingene, samlet erfaringer og brukertestet den nye løsningen sammen med journalister, politikere og mannen i gata, sier Erik Aarsand.

Erik jobber i Utviklings- og kompetanseetaten (UKE), og har ansvaret for designet og grensesnittet i eInnsyn. Verktøyet er en felles innsynsløsning for offentlig sektor.

INNSYN FOR ALLE. Erik Aarsand i UKE vil gjøre eInnsyn mer tilgjengelig for mannen i gata.

Hva er nytt?

I dialog med brukerne har eInnsyn-teamet identifisert en rekke utfordringer med brukeropplevelsen.

– Uansett om vi spør en journalist, politiker eller en innbygger peker de hovedsakelig på de samme utfordringene i den gamle versjonen. De har bekreftet mange av våre egne tanker, og gitt oss en tydelig retning i forbedringsarbeidet, sier Erik.

Han lister flere områder hvor den nye versjonen av eInnsyn er bedre enn forgjengeren:

  • Ny løsning for avansert søk.   
  • Enklere navigasjon.
  • Klarere språk.
  • Oppdatert design.

– Offentlighetsloven stadfester at alle innbyggere har rett til innsyn i saksdokumenter, journaler og lignende registre.  Derfor er det viktig at eInnsyn bidrar til å tilgjengeliggjøre og synliggjøre disse mulighetene, sier Erik. 

NYTT UTSEENDE. Den nye versjonen av eInnsyn byr bedre funksjoner i en ny innpakning.

Kraftigere søk

Søkemotoren er grunnstammen i eInnsyn, og har fått et realt løft. Nå har de lansert en helt ny avansert søkefunksjon, som gjør det enklere å spisse søket.

– Et av grepene vi har gjort er å bedre sorteringsmulighetene, slik at man enkelt kan sortere søkeresultatene på en rekke metadata som eksempelvis tittelfelt, datofelt, virksomhet, mottaker og avsender, sier Erik.

I motsetning til det generelle søket, kan man heller avgrense søket til bestemte metadatafelt. Slik at du kan gjøre spesifikke søk mot bestemte mottakere, titler eller saksnummer.

– Saksnummersøk vet vi har vært en etterlengtet funksjon blant de som jobber i forvaltningen, sier han.

Enklere navigasjon og språk

Brukertestingen avdekket også at det var en del brukere som hadde problemer å orientere seg i løsningen.

– Nå har vi utformet et nytt søkeresultat som er mer en tradisjonell tabellvisning, men det fungerer bedre til dataene vi presenterer. Vi vet at brukerne vil lese mest mulig informasjon på kortest mulig tid, sier Erik.

Design og språk går hånd i hånd, og for å tilgjengeliggjøre tjenesten har utviklerne jobbet med design, informasjonsknapper og brukerveiledninger.

– Forsiden er et godt eksempel, den skal hjelpe nye brukere å forstå hva eInnsyn er, og hvilke muligheter som ligger i verktøyet, sier Erik.  

Erik og teamet har også lagt til informasjonsknapper som skal forklare funksjonalitet og orientere nye brukere i det uoversiktlige landskapet som er offentlig saksforvaltning.

–  Vi lagde for eksempel informasjonsknapper for å forklare ulike datotyper, for det er litt sært. Hva er egentlig forskjellen publiseringsdato, journaldato, møtedato og dokumentdato? sier han. 

Flere kommuner med på laget

Prosjektet startet som et samarbeid mellom Oslo kommune og staten, men målet har hele tiden vært å få flere kommuner med på laget.

– Kongstanken har vært å lage en felles nasjonal innsynsløsning for det offentlige i hele Norge. Trondheim fylkeskommune kobler seg på nå, og det er en stor milepæl for oss. Snart kommer også Agder, Viken og Nordland fylkeskommune, så nå begynner ballen virkelig å rulle, sier Erik.

Det å samle flere kommuner og fylker i eInnsyn ser Erik som et viktig steg for å sikre at verktøyet bidrar til mer åpenhet og demokrati.

– Man får en dør inn og en mer helhetlig oversikt. Det er ikke alltid slik at saksbehandlingen stopper ved kommunegrensene. En annen fordel er at man slipper å lære seg mange ulike verktøy, sier han.  

Mer åpenhet, mer saksbehandling?

For å nå det fulle potensialet til eInnsyn er de avhengig av en felles innsats fra hver enkelt bydel og etat som bruker verktøyet.

– Vi har lagt til rette for publisering av hele dokumenter. Ikke bare metadata som titler og saksnummer. Brukerne forventer at dokumentene skal være tilgjengelig i sin helhet, men der er vi ikke enda, sier Erik.

FULLTEKST TILGJENGELIG. I søkefeltet er det enkelt å se om dokumentet er tilgjengelig eller man må søke om innsyn.

Selv om publisering i fulltekst vil kreve mer av saksbehandlerne i form av vurderinger rundt personvern, tror Erik det vil spare saksbehandlerne for mye tid på sikt.

– I følge utregninger fra staten tar det cirka 45 minutter å behandle en innsynsbegjæring, det slipper man naturlig nok når informasjonen allerede ligger tilgjengelig, sier han.

Erik tror det er viktig å innarbeide gode rutiner i virksomhetene, samt sikre bedre støtteverktøy slik at saksbehandlingen går smidigere enn den gjør i dag.

Lover abonnementstjeneste i 2021

Selv om eInnsyn nettopp lanserte en ny og forbedret versjon, stopper ikke arbeidet der. Erik og gjengen har flere store planer for neste år. Neste steg er å synliggjøre og visualisere brukerstatistikken.

– På forsiden viser vi litt statistikk over populære søk og mest etterspurte dokumenter. Dette skal vi bygge videre på for å tilgjengeliggjøre innholdet for enda flere brukere, sier han.

En annen julegave som må vente til nyåret er en abonnementstjeneste.

– Vi ser for oss en abonnementsløsning, hvor man kan lagre og abonnere på bestemte søk eller saker slik at man får varsel på e-post når det dukker opp noe ny informasjon i treffet ditt. Da får du ting servert, fremfor at man må inn i løsningen og lete seg frem. Vi vet at det er noe brukerne ønsker seg. Forhåpentligvis har vi dette klart innen første halvår av 2021, sier Erik. 

 Les mer:

Nå har einnsyn.no fått ny look og bedre funksjoner. (Medier24)

Trøndelag fylkeskommune først på eInnsyn (Trondelagfylke.no)