Forfatterarkiv: Sindre Haugan

Helsearbeidere kledd med omtanke

Oslo kommune tar samfunnsansvar i ny vaskeriavtale. I 2020 ble det inngått en samkjøpsavtale for vask og leie av arbeidstøy og institusjonstøy i helsesektoren i Oslo kommune.

Samkjøpsavtalen innebærer rettferdig handel, bærekraftige materialer og utslippsfri transport. En samkjøpsavtale er en konsernovergripenede rammeavtale som virksomhetene i Oslo kommune kan bestille fra. Med denne anskaffelsen blir Oslo kommune Norges første offentlige aktør med Fairtrade-arbeidstøy for helsesektoren.

Foto: Tone Spieler

I anskaffelsen ble leverandørene premiert dersom de kunne tilby arbeidstøy av rettferdig-sertifisert bomull eller tøy i bærekraftige materialer som Tencel eller tilsvarende. Det ble også satt som minstekrav at vaskeriene skulle være Svanemerket.

Fairtrade Norge er ekstremt glade for at Oslo Kommune går foran og inkluderer konkrete sosiale krav i offentlige anbud..

Oslo setter sosiale krav på agendaen

«Miljøkrav har lenge vært en viktig parameter for offentlig anskaffelser, derfor er det ekstra gledelig å se at Oslo kommune går enda lenger og inkluderer sosiale forhold i tillegg»,sier Line Wesley-Holand, leder næringsliv og internasjonal utvikling i Fairtrade Norge.   Carolina Høvik, innkjøpsrådgiver i Oslo kommune, er tydelig på betydning av en slik avtale for bomullsbønder og for klima og miljø.  

«Når Oslo kommune etterspør arbeidstøy laget av Fairtrade-bomull i offentlige anskaffelser, bidrar vi til en etterspørsel og et internasjonalt marked for bomullsbøndene. Mesteparten av verdens bomullsproduksjon skjer i utviklingsland. Noen kjente utfordringer med bomullsproduksjonen er overforbruk og forurensing av vann, høy bruk av sprøytemidler, lav inntjening, tvangs- og barnearbeid. At Fairtrade jobber for å bedre disse forholdene, blant annet gjennom en minimumspris på råvarene og reduksjon av negativ miljøpåvirkning, var viktig for Oslo kommune i denne anskaffelsen.»

Foto: Tone Spieler

For de som jobber med offentlige anskaffelser i store virksomheter som Oslo kommune, vil det være nyttig med god kompetanse i å kunne stille sosiale krav og etterspørre etisk handel tilpasset den enkelte anskaffelse. Høvik forklarer «Et virkemiddel vi benyttet for å påvirke i positiv retning, var å innta et kontraktskrav som sa at andelen av kitler laget av Fairtrade-bomull skulle være minst 50 % av total beholdning innen to år etter kontraktsstart. Dette gjaldt også for tekstilmaterialet Tencel. I praksis betyr dette at når dagens plagg er slitt ut, vil de bli erstattet med plagg av Fairtradebomull eller i Tencel.»

Volumer bidrar til vesentlig effekt
«
Vi opplever at Oslo Kommune har satt seg grundig inn i utfordringene innen bomullsektoren og at valget deres virkelig kan bety en forskjell» legger Wesley-Holand til.

«Når vi som innkjøpere jobber med offentlige anskaffelser med så store volum, gir det oss en reell påvirkningsmulighet. Vi kan bidra til positive samfunnsendringer som har effekt på miljøet og for de menneskene som produserer varer for oss i andre land. På samkjøpsavtalen for arbeidstøy og institusjonstøy til helsesektoren håper vi at de som benytter seg av avtalen vil oppleve at kvaliteten på plaggene er like god som ved konvensjonell bomull» forklarer Høvik.  Ved å etterspørre Fairtrade ved bestilling, støtter Oslo kommune bøndene som dyrker bomullen.

Nor Tekstil, som er en leverandør av vaskeri- og tekstiltjenester til blant annet helseinstitusjoner, hjemmetjeneste og tannklinikker, vant anbudet. De leverer arbeidstøy fra Kentaur, som benytter bomull fra bomullskooperativet Noble Ecotech i India. De første Kitlene i Fairtrade-bomull vil være i bruk fra mai i år og helsearbeidere ved Solfjellshøgda Helsehus, Midtåsenhjemmet og Allmennlegevakten vil være blant de første brukerne.

-Vi håper at dette vil kunne inspirere andre offentlige innkjøpere til å stille tydelig sosiale krav i sine anbud. Avtalen mellom Nor Tekstil og Oslo kommune viser at det er mulig å få til avslutter Line Wesley-Holand.  

– Vi er litt nerder, ikke sant

– Så det blir fort ned på detaljer og teknologi, men det er viktig at vi er i stand til å heve blikket og se på samfunnsnytten i det vi gjør, sier Øystein Haga.

Av: Sindre Haugan

Arkitektur og systemutvikling er nesten å regne som en mellomstor bedrift, med mannskap på over 50 stykker og budsjett i 100-millionersklassen. Den er bygd opp av seks selvgående team, med nyutdannede, erfarne, interne og eksterne ressurser. Hvordan skaper de et faglig og sosialt felleskap på jobben? Jeg tok en prat med seksjonsleder Øystein Haga og teknisk rådgiver og teamleder Kristin Brørs.

KAN DERE FORKLARE LITT HVA ARKITEKTUR OG SYSTEMUTVIKLING GJØR FOR OSLO KOMMUNE?

– Vi leverer ikke så mange tjenester fra A til Å, men vi har over 500 mikrotjenester som er byggeklosser i en hel verdikjede, sier Øystein.Disse byggeklossene kjører på “Marvin”, Oslo kommunes moderne kjøremiljø, som er grunnmuren seksjonen bygger leveransene sine på. “Marvin” er seksjonens kallenavn på det tekniske kjøremiljøet.Øystein trekker frem Oslonøkkelen som et eksempel, en tjeneste som utvikles av Origo. Oslonøkkelen er en digital nøkkel som gir enklere tilgang til lokaler og tjenester i byen. For eksempel må alle som skal kaste restavfall identifisere seg gjennom Keycloak for å vise at du bor i Oslo, og har lov til å gjenvinne gratis.– Oslonøkkelen bruker vårt kjøremiljø og flere av våre byggeklosser. Keycloak er vår tjeneste, og dersom den ikke den funker er det ingen som kan kaste avfall på ubetjente stasjoner, sier Øystein.

DERE HAR FLERE ANSATTE SOM HAR STARTET ETTER KORONA. HAR DERE GJORT GREP FOR AT FOLK SKAL BLI KJENT OGSÅ PÅ TVERS AV TEAMENE?

– Jeg kan nevne en kul ting. Vi har et fagprosjekt der ansatte får lov til å sette av litt tid av arbeidsdagen. Her skal de gjenskape det klassiske Nokia mobilspillet Snake på nettverket i skyen. Poenget er ikke spillet. Poenget er at en av oss har ansvaret for å koordinere det hele, og får med seg frivillige som skal samarbeide og bli kjent på tvers av gruppene, sier Kristin.

HVA MENER DERE ER VIKTIG FOR Å BYGGE ET GODT ARBEIDSKLIMA?

– Vårt mål er å ha det gøy på jobb. For å nå målet har vi valgt tre motivasjonsfaktorer som er autonomi, mestring og meningsfullhet, og bygger alt vi gjør rundt disse tre faktorene, sier Kristin.Tydelige roller og gode verktøy for samarbeid er et par av nøkkelordene.– Selvbestemmelse er noe vi dyrker. For å lykkes er vi avhengig av innarbeidede rutiner, tydelige rollebeskrivelser og god flyt. Alle skal kjenne sin rolle i teamet, og teamene får mye ansvar, sier hun.Øystein gir mye tillit til sine ansatte.– Ja, vi forsøker å flytte mye ansvar nedover i organisasjonen, og vi ser at mange tar utfordringene og blomstrer i rollen. Vår «lille» jobb er å legge til rette for denne autonomien, men det er et ganske omfattende og langsiktig arbeid, sier Øystein

DERE NEVNTE OGSÅ MESTRING, HVA LEGGER DERE I DET?

– Vi har flere interne, sosiale arrangementer som for eksempel et fast møtepunkt vi har døpt «fag til frokost» hvor vi deler kompetanse med hverandre og henter inn eksterne aktører. For kort tid siden hadde vi Datatilsynet innom. Det er nyttig å få inspirasjon fra de som jobber bredt med digitaliseringen, og med et annet ansvarsområde og arbeidsmetodikk, sier han.

DEN SISTE FAKTOREN, MENINGSFULLHET ER INTERESSANT, FOR I KOMMUNEN KAN VI IKKE NØDVENDIGVIS TILBY DE HØYESTE LØNNINGENE?

– Ja, derfor er det er så viktig å kommunisere verdien av det vi gjør. Vi treffer potensielt 55 000 ansatte og 700.000 innbyggere, og er med på å effektivisere og forenkle hverdagen til et stort antall brukere. Det er klart det er meningsfullt, men når man er dypt ned i grøten er det ikke alltid lett å se det store bildet, sier Kristin.

HAR DERE EKSEMPLER PÅ HVORDAN DERE LØFTER FREM MENINGEN I ARBEIDET DERES?

– Vi gjør det eksempelvis på de interne møtearenaene hvor teamene får i oppgave å presentere hva de leverer av verdi og til hvem. Det har vært en god øvelse og en mulighet til å skryte litt av hverandre, sier Kristin.Øystein tror også det har vært nyttig å gi ansatte rom for å løfte blikket litt.– Vi er litt nerdete, ikke sant. Så det blir fort ned på detaljer og teknologi, men det er viktig at vi er i stand til å heve blikket og se på samfunnsnytten, sier han.

HVORDAN BALANSERER DERE ARBEIDET MED FRITID?

– Vi jobber mye. Vi snakker 10.000 henvendelser inn hvert år. Derfor er det viktig at vi staker ut kursen videre, og ser de ansatte når arbeidssituasjonen blir stressende. Vi må balansere iveren med fornuft, sier Kristin.

Tar bølgen for nytt HR-verktøy

 – Vi merker at folk er gira på å ta i bruk den nye HR-modulen. Sist vi presenterte løsningen utbrøt en: «Nå tar jeg bølgen på vegne av alle ledere», sier Snezana Rabasovic, tjenesteforvalter i UKE. 

Av: Sindre Haugan

Snezana leder arbeidet med utrullingen HR EveryOne, som skal erstatte den gamle personalforvaltningsmodulen i HR-web. Verktøyet brukes av HR-folk og ledere til å registrere og oppdatere informasjon om ansatte.

– Det er gøy når folk umiddelbart ser verdien i en ny løsning. Her er det ikke snakk om noe helt nytt, men en forenkling og forbedring av løsningen vi har i dag, sier hun.

Snezana Rabasovic leder innføringen av HR Everyone fra hjemmekontoret.

Hva er nytt i HR EveryOne?

  • Intuitivt brukergrensesnitt: HR EveryOne er enklere og mer intuitivt i bruk. Løsningen har vært gjennom gjentatte brukertester på ulike målgrupper i Oslo kommune
  • Bedre oversikt: Profilsiden til ansatte vil vise aktive og historiske ansettelser, slik at det blir enklere å følge opp krav til ansettelse
  • Mer samlet: Elektronisk utsendelse av arbeidsavtaler og vedlegg, alt fra samme modul. Slik sikres gjenbruk av data, og man slipper å lagre ting flere steder enn nødvendig
  • Færre manuelle oppgaver: Automatisk løsning for overføring av ansettelser til ressursregisteret, endringer knyttet til lønnskjøring m.m.
  • Enklere kvalitetssikring: Endringslogg for mer målrettet kvalitetssikring

Startsiden i gammel modul:

Startsiden i ny modul:

Like enkelt som å bestille flybilletter

HR EveryOne skal gjøre hverdagen som leder litt enklere.

– Forhåpentligvis kan verktøyet bidra til å involvere flere ledere, og gi dem mulighet til å bli mer selvstendige. Mange av disse oppgavene blir fortsatt utført sentralt, for eksempel ved at ledere fyller ut skjemaer, og sender oppgavene videre til HR-avdelingen, sier Snezana.  

Ifølge leverandøren skal det være like enkelt å registrere informasjon om ansatte som å bestille flybilletter. Selv om metaforen fungerer best uten en overhengende global pandemi, er poenget i alle fall tydelig. Her er det brukeren som er i førersetet.

– Forskjellen mellom den gamle løsningen og HR EveryOne er som natt og dag. Enten du skal ansette en ny person eller endre informasjonen om en eksisterende ansatt, finner du enkelt det du er på utkikk etter, og kan løse oppgavene på egenhånd, sier Snezana.

Når kan vi ta det i bruk?

Denne våren starter piloteringen i seks utvalgte virksomheter. Etter planen skal pilotperioden godkjennes ved utgangen av august, slik at modulen kan rulles ut til alle andre virksomheter høsten 2021.

 – Vi har hatt en grundig gjennomgang for å luke bort feil og barnesykdommer, samt tilpasse systemet for Oslo kommune. Etter så mye arbeid, føles det veldig godt å komme til stadiet hvor vi er trygge på å gå i produksjon og starte piloteringen. Det føles som en gave vi endelig kan gi lederne, sier Snezana.

Avhengig av gode støttespillere

På et tidlig stadium opprettet UKE en referansegruppe, som består av ledere, HR-ansatte og lønnsmedarbeidere fra seks ulike virksomheter.

–Å ha dem med hele veien har vært en stor trygghet for oss. For det er mange hensyn som må tas når man endrer i HR-systemene til en av Norges største arbeidsgivere, sier hun.

Hjelp til selvhjelp

En av støttespillerne er Frick Thorsø, som jobber i HR-avdelingen i Bydel Grünerløkka. Han gir råd og støtte til over 90 ledere i bydelen, derfor er verktøy som kan redusere unødvendig ekstraarbeid etterlengtet.

– Jeg ønsker at lederne skal lære og utvikle seg, fremfor at vi i HR gjør jobben for dem. Dette vil bidra til at prosesser og saksbehandling vil effektiviseres, som fører til mer tid og overskudd til å tenke fremover. Min tilnærming er derfor å sette av litt ekstra tid for å lære opp lederne i systemene vi bruker, og synliggjøre hva de kan gjøre selv, sier Frick.

Frick Thorsø i Bydel Grünerløkka tror HR Everyone kan spare ledere og ansatte for unødvendig ekstraarbeid

Han har stor forståelse for hverdagen som leder ikke er enkel. Spesielt i dagens pressede koronasituasjon, hvor det er et enormt fokus på driftskritiske oppgaver. 

 – Noen vil nok se på meg som litt streng, og jeg vet og har full forståelse for hvor presset lederne er på tid. Årsaken til at jeg har et så tydelig fokus på å lære opp lederne, er fordi vi ønsker at HR skal være en sparringspartner og at vi sammen kan heve blikket og tenkte strategisk, fremfor at vi alle blir tynget ned av mange tidkrevende og mindre effektive administrative oppgaver, sier han.

Krever mindre forkunnskaper

– Med HR Everyone trenger man ikke de samme forkunnskapene som dagens løsning. Du blir loset gjennom stegvis og får det du trenger av informasjon underveis, så brukervennligheten er noe helt annet, sier Frick.

Han har troen på at et slikt system kan bidra til at flere ledere tar eierskap til personalforvaltningen.

 – Ja, folk er positive til endringen, men jeg vet at endring er vanskelig selv om folk er positive til det. Derfor har vi planlagt å gjøre noen grep, så vi får med oss lederne, og gir de muligheten til å bli trygge på HR Everyone fra start, sier Frick.

Alle steiner skal snus

Sammen med referansegruppa har Snezanas team eltet og knadd seg frem til HR-modulen slik den ser ut i dag.

– Fordelen med den nye løsningen er at det er relativt enkelt å tilpasse. Det er bra, for jeg tror knapt det er en tekstlinje vi ikke har endret på, sier Snezana.

De fem prinsippene for klart språk i Oslo kommune har vært viktige retningslinjer for å sikre enkelt og tydelig språk.

– Det handler om å forstå brukerne og deres behov. For eksempel har vi endret tekstlinjer som «avansert redigering» til «endre denne stillingen», slik at man faktisk skjønner hva som skjer før man klikker seg videre, sier hun.

Allerede i bruk hos NRK og Drammen kommune

Selv om Oslo kommune er blant de første som tar i bruk HR EveryOne, har verktøyet allerede rukket å modne seg hos store aktører som NRK og Drammen kommune.

–Jeg synes det er stas at vi er blant de første, og kan være med å forme modulen slik at den dekker behovene våre på best mulig måte, sier Snezana. 

Hva mener du om UKE?

UKE leverer en rekke tjenester til virksomhetene i kommunen. – Nå vil vi høre hva du synes om det hele, sier etatsdirektør Bjørn Marthinsen.

Av Sindre Haugan

UKEs nye kundetilfredshetsundersøkelse sendes ut i løpet av den andre uken i mars. Her får et bredt utvalg av ledere og fagpersoner i kommunens virksomheter mulighet til gi tilbakemelding på det etaten leverer. Etatsdirektør Bjørn Marthinsen er spent på responsen. 

– Vi håper så mange som mulig svarer på undersøkelsen. Tilbakemeldingene er et viktig styringsverktøy for å sikre at de tjenestene UKE leverer dekker virksomhetenes behov, sier Marthinsen.

NYSGJERRIG. Bjørn Marthinsen tror undersøkelsen kan bidra til mer dialog og forutsigbarhet rundt tjenestene UKE tilbyr.

Internt er det knyttet store forventninger til undersøkelsen, som kan gi verdifull input for videre forbedrings- og utviklingsarbeid.

 – Alle avdelingene er representert, og er spent på tilbakemeldingene, sier Marthinsen.

Ikke anonymt

For å sikre god oppfølging, og fremme dialog i forbedringsarbeidet, er svarene i undersøkelsen ikke anonyme.

– Med et så bredt spekter av tjenester som det UKE tilbyr, så rekker vi ikke gå i detalj på hvert enkelt område i en slik undersøkelse. Derfor er det viktig at vi kan holde dialogen med virksomhetene i etterkant, sier Kristin Bakken, leveranseansvarlig for årets kundetilfredshetsundersøkelse.  

Kristin Bakken er redaksjonsansvarlig for undersøkelsen

Gjør det enkelt med Forms

Undersøkelsen er laget i Forms, som er en del av Office 365. Verktøyet gjør det enkelt å designe og innhente tilbakemeldinger, og kan brukes til alt fra små temperaturmålinger i møter og samlinger, til mer omfattende informasjonsinnhenting som denne undersøkelsen er.

– Vi var nysgjerrige på om det var praktisk mulig å gjennomføre en slik undersøkelse kun via Forms, og etter litt prøving og feiling fant vi ut at det var nøyaktig det vi trengte, sier Bakken.

Du bestemmer kompleksiteten

Undersøkelsen er dynamisk utformet, og du velger selv hvor mange tjenesteområder du ønsker å vurdere, i tillegg til en generell vurdering av samarbeidet med UKE.

– Den generelle delen baserer seg på tidligere undersøkelser, slik at vi har god anledning til å vurdere historisk utvikling. Vi håper selvsagt at den skal være positiv, men det viktigste er selvsagt at vi får et solid datagrunnlag for å drive kunnskapsbasert forbedringsarbeid, sier Bakken.

Migreringsprosjektet fortsetter flytting av systemer i 2021

På tampen av fjoråret flyttet Migreringsprosjektet de aller fleste testsystemene fra kommunens egne datasentre til Sopra Sterias datasentre. Flyttingen var vellykket, mye takket være god hjelp fra kontaktpersoner og testere i virksomhetene. Nå fortsetter det store arbeidet i 2021, og prosjektleder for migreringen, Jie Shu, ser lyst på fremtiden.

Av: Lars- Egil Elfstrand

Hva skjedde i 2020

Migreringsprosjektet har allerede migrert 105 testsystemer av totalt 392 systemer og 514 av totalt 1349 VM-maskiner, forteller Shu.

– Migreringen i 2020 gikk veldig bra. Selve flytteprosessen var smidig og vi har ikke opplevd feil forårsaket av migreringen. I 2021 skal resten av testsystemene og produksjonssystemene flyttes, og med erfaringene vi har fra 2020 så anser vi at risikoen er lav for at noe uforutsett skal skje, sier han.

Prosjektleder Jie Shu.

Noe ustabilitet kan oppstå under migrering

Migrering handler om å ta ned tjenester fra kommunens datasentre og starte opp disse på Sopra Sterias datasentre. Derfor kan brukere oppleve ustabilitet på tjenestene under avtalt migreringstidsperiode.

Virksomhetene har ansvar for å informere sluttbrukere

UKE legger ut informasjon om nedetid i Kundeportalen et par uker før migrering. Det er designerte kontaktpersoner for hvert system som skal informere berørte virksomheter, og virksomhetene skal deretter informere sine sluttbrukere. Dette er spesielt viktig i 2021 da det skal migreres produksjonssystemer.

Illustrasjonsbilde: Nikolai Kobets Freund

Fortsatt avhengig av godt samarbeid med virksomhetene

– For at prosjektet skal lykkes med migreringen i 2021, er vi avhengig av å fortsette det gode samarbeid med virksomhetene, sier Shu.

For å nå målet krever det kontinuerlig dialog, og sikre at prosjektet får tilgang til testressurser som får sjekket at systemene fungerer som de skal etter migreringen.

Ukentlig oppdatert status for flytting

Prosjektet har en egen Workplace-gruppe, «SAM/Migreringsprosjektet», som alle kan melde seg inn i. Her legges det ut ukentlige oversikter (dashboard) over status for flyttingen i gruppens forsidebilde. Denne oversikten er synlig for alle, selv for dem som ikke er medlem av gruppen.

Ser stort potensial for mer standardisering

Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) utbetaler drøyt 66.000 lønnslipper i måneden. Seksjonsleder Terje Tolcsiner i Lønns- og regnskapstjenester ser et stort potensial av å standardisere rutiner og oppgaver for å bedre arbeidshverdagen til både ansatte og kunder.

Av: Sindre Haugan

– Ytterligere standardisering vil gi oss bedre muligheter til å levere en forutsigbar og profesjonell tjeneste. Vi kan fokusere på hvordan vi kan jobbe enda smartere sammen og lage mer smidige og enkle arbeidsprosesser, sier han.  

Terje Tolcsiner, seksjonsleder Lønn- og regnskapstjenester.

Forutsigbarhet i en uforutsigbar periode

Med mer standardisering kommer også mulighetene for økt digitalisering og automatisering. Potensialet er stort i et fagfelt som fortsatt preges av mange manuelle oppgaver.

– Nå som de fleste er på hjemmekontor, ser man virkelig verdien av økt digitalisering. Mer standardisering og tydelige fellesføringer gir stabilitet i en uforutsigbar periode. I tillegg sikrer vi færre feil og høyere kvalitet på leveransene våre, sier Terje.  

Et krevende år

Han forteller at koronasituasjonen har vært krevende, preget av mange nye oppgaver, ny arbeidssituasjon og et regelverk i stadig endring.

– Ja, det har vært en krevende periode, men jeg er veldig stolt av hvordan mine ansatte har stått på. I tillegg til den normale driften har vi nå ansvaret for koronarefusjoner som utgjør et betydelig antall millioner kroner i året, sier Terje. 

Illustrasjonsbilder: Unsplash.com

Lærer av hverandre

Svetlana Olsen er teamleder i Lønns- og regnskapstjenester. Hun trekker frem verdien av å være en del av et større fagmiljø, hvor man lettere kan holde seg oppdatert på alt av informasjon, rutiner, avtaler og regelendringer. 

– Vi har mange dyktige og engasjerte saksbehandlere. Jeg tror kombinasjonen av folk med lang og kort fartstid og med både praktisk og teoretisk kompetanse, skaper en god balanse. Som leder er det veldig gøy å være vitne til hvordan alle deler kunnskap og lærer av hverandre, sier Svetlana.

Etablerer bindeledd

Alle virksomheter som har avtale med oss, får utnevnt en hovedkontakt for lønnsområdet. Denne fungerer som et bindeledd og sikrer oppfølgningen virksomheten trenger. Oppstår det vanskelige saker samarbeides det på tvers og hovedkontaktene kobler på spisskompetanse slik at sakene løses.

– Oslo kommune er så mangfoldig, og det nytter ikke for alle å kunne alt. Derfor utnevner vi hovedkontakter, som tar seg av mer kompliserte problemstillinger som ikke løses umiddelbart. I tillegg har de ansvar for å innkalle til jevnlige driftsmøter, sier Svetlana. 

Et større miljø

Laila Stubbene jobber som lønnsrådgiver i UKE, og er hovedkontakt for Bydel Alna. Før hun startet i UKE, hadde hun 22 år i Bydel Sagene.

–  Da vi ble flyttet over til UKE i 2016, var vi litt usikre på endringen. Men overgangen gikk fint, og vi ble tatt godt imot, sier Laila.

I UKE har hun et større nettverk av kollegaer å lene seg på, og erfaringene fra Bydel Sagene har Laila god bruk for som hovedkontakt for Bydel Alna.

Etablerer samarbeid for mer bærekraftig mat

Bærekraft er høyt på agendaen i Oslo kommune, uansett om man snakker om måling av matsvinn, utforming av kostholdsråd eller menyvalg på sykehjem. Nå samler Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) sentrale virksomheter i en koordineringsgruppe for å dele kunnskap og erfaringer.

Av: Sindre Haugan

– Å nå de ambisiøse målene for mer bærekraftig mat krever et tett samarbeid på tvers av fagfelt og næring. Ved å etablere et forum for informasjonsdeling, kan vi oversette politiske ambisjoner til gode tiltak, sier Gunnar Wedde, avdelingsdirektør for anskaffelsestjenester i UKE.

Illustrasjonsbilde: Unsplash.com

Gjenspeiler hele verdikjeden

Byrådsavdelingen for finans ved Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) har ansvaret for å koordinere det strategiske arbeidet med bærekraftig mat i Oslo kommune. Ved å opprette en felles gruppe kan man samle aktiviteter og enes om større tiltak.

– Bærekraftig mat er mye mer enn kjøttfri måltider. Arbeidet involverer alt fra transport og emballasje, til klima, helse og ikke minst avfall og matsvinn. Derfor er det så viktig at koordineringsgruppa gjenspeiler bredden i arbeidet. Vi trenger alle de kloke hodene og erfaringene fra hele verdikjeden, sier Mariann Karlstad, som er koordinator for bærekraftig mat i UKE.

Marianne Karlstad jobber for mer bærekraftig mat i Oslo kommune

Første møte var en anledning for deltakerne å bli bedre kjent med hverandre. Vi fikk blant annet høre fra ernæringsfysiologer fra både Helse- og Sykehjemsetaten. Helseetaten har et stort fagmiljø innen helse og ernæring, og er i tett dialog med Helsedirektoratet ved utformingen av retningslinjer på feltet.

Små tiltak kan ha store ringvirkninger

Sykehjemsetaten serverer frokost, lunsj, middag og kvelds til sine pasienter, og har dermed stor påvirkningskraft i rollen som innkjøper. De utforsker mulighetene for mer bærekraftige menyvalg, uten at det nødvendigvis betyr radikale endringer. Et eksempel kan være å bytte ut deler av kjøttet i farseprodukter med bønner eller linser.

Innkjøp som skaper endring

Gunnar Wedde ser flere fordeler ved å etablere en koordineringsgruppe.

– Tettere samarbeid mellom etatene gjør også at vi blir tryggere i vår rolle som innkjøper. Hvis vi kan enes om gode tiltak blir veien til politisk ledelse kortere, sier Wedde. 

Hvem er med i koordineringsgruppa?

Med på laget er Bymiljøetaten (BYM), Klimaetaten (KLI), Helseetaten (HEL), Utviklings- og kompetanseetaten (UKE), Renovasjons- og gjenvinningsetaten (REG), Næringsetaten (NAE), Sykehjemsetaten (SYE), Utdanningsetaten (UDE), bydel St. Hanshaugen og byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap (OVK) på vegne av alle bydelene. Gruppen vil ledes av UKE, og møtes ved jevne mellomrom

Vil fjerne teknofrykten

Ingen er ferdig utlært, og verktøy som Teams får stadig ny funksjonalitet. Derfor er det viktig å skape trygge læringsarenaer for de ansatte, slik at det blir rom for å prøve og feile.

Av: Sindre Haugan

– Det må være lov til å utforske og leke seg litt. Verdien blir mer tydelig når man selv tar det i bruk. Bare se hvor mye Teams har endret seg under korona. Det gjelder å komme inn i tankesettet med kontinuerlig læring, og bli mindre redd for å trykke på knapper, sier Kristian Marthinussen.

Kristian Marthinussen jobber i Bydel Vestre Aker, og er av superbrukerne for utrullingen av Office 365 i Oslo kommune.

Kontinuerlig læring

– Start med å finne de engasjerte folka i hver avdeling. De trenger ikke kjenne alle detaljene i teknologien. Det viktigste er at de er interessert, og synes det er gøy å lære bort, sier Kristian Marthinussen.

Han tror det er viktig å bygge en trygg læringskultur på arbeidsplassen, og involvere både ledere og ansatte bredt i utrullingen.

Vis, ikke fortell

Selv med engasjerte ansatte, trenger man støtte fra ledelsen. Kristian tror det er essensielt at lederne sender et tydelig signal, og går foran som et godt eksempel.

– Vi kan trekke linjene til innføringen av Workplace. Her tok lederne kanalen i bruk for å dele siste nytt, fremfor å bare legge det ut på intranett. Plutselig var det veldig viktig å være tilstede der for å ikke gå glipp av noe. Nå har Workplace blitt en naturlig del av arbeidshverdagen for mange, sier han.

Det finnes en løsning

Når Kristian har opplæring med kollegaer forventer han ikke at de ansatte skal huske alt. 

– Jeg liker å snakke, og til tider blir det litt teknisk. Jeg pleier å si til folk at de ikke nødvendigvis trenger å huske alle detaljene, så lenge de vet at det finnes en løsning, sier han. 

Lykkes man med det, er man langt på vei.

– Kjenner man mulighetene kan vi heller ta en prat om hvordan man løser det rent praktiske på tomannshånd.

Senk skuldrene

Et av salgsargumentene til Office 365 er at verktøyet forbedrer den interne kommunikasjonen, og gir oss muligheten til å arbeide smartere sammen. Kristian tror det er viktig å være bevisst kulturen på arbeidsplassen hvis man skal dra full nytte av dette potensialet.

– Det handler om tillit, hvis kollegaer for eksempel skal samskrive og lage dokumenter i felleskap krever det at de er trygge og åpne på hverandre. Vi må rett og slett lære seg å senke skuldrene litt, sier han.

Hva liker du med Office 365?

– Jeg ser allerede verdien av Teams når vi skal samarbeide utenfor bydelen. Smitteteamet som er organisert på tvers av bydelene er et godt eksempel. Her bruker vi Teams for å sikre en god informasjonsflyt, oppdaterte rutiner og fordeling av skift.

Utfordrer etablerte arbeidsformer

Overgangen til Office 365 krever en opprydning i fellesområdene der virksomhetene lagrer filer og dokumenter. Det store spørsmålet er hvordan man starter å rydde?

Av: Sindre Haugan

I løpet av 2021 skal filene flyttes over til SharePoint, og ansvaret for denne flyttejobben ligger hos hver enkelt virksomhet.

For Innkrevingsetaten (INE) er det viktig å sikre bred involvering av ledelsen, og ansvarliggjøre eierne av filområdene.

–  Vi må tydeliggjøre ansvarsområder, så vi unngår den rotete filorganiseringen vi har nå, sier Katja Mlodzianowska. Hun er en av superbrukerne for utrullingen av Office 365 i Oslo kommune.

Katja er en av superbrukerne i Innkrevingsetaten (INE)

Hva tar vi med oss videre?

Hver avdeling får en egen mappestruktur, og alle utnevner kontaktpersoner som har hovedansvar for å gå gjennom dokumenter og legge over aktuelle filer i den nye strukturen. Filområdene blir tilgjengelig med lesetilgang en periode, før det resterende blir slettet.

– Vi har diskutert med hver avdeling hva de har behov for. Her prøver vi også å utfordre avdelingene på hvordan de jobber. For eksempel er det en del av informasjonen som kan og bør deles med flere enn de som har tilgang per nå, sier Katja.

Et forslag til hvordan man kan starte ryddingen av filområdet.

Frykter det ukjente

Personlig brenner hun for digitalisering og effektivisering, men hvordan får hun med seg de som ikke deler hennes glødende entusiasme for alt digitalt?

– Det ukjente er alltid skummelt, sånn er det med teknologi også. Jeg vil at folk skal komme til meg hvis de er usikre, for da kan vi finne løsningen sammen, sier hun.

Katja hevder hun merker et generasjonsgap, hvor de yngre er ofte mer nysgjerrige og lærer ting raskere.

– De har gjerne vært borti lignende verktøy før, og da er det enklere å se for seg hvordan man kan nyttiggjøre seg av det i arbeidshverdagen, sier hun.

Katja og teamet i full gang med å vise Teams-funksjoner til kollegaer.

Gjør det praktisk og nært

Ikke alle lyser opp når de hører ord som: «samhandling, OneNote og Planner». Katja mener det er viktig å synliggjøre verdien av verktøyene, og gi praktiske eksempler på hvordan man kan bruke dem.

– Jeg pleier å illustrere forskjellen mellom Skype og Teams med en gammel hustelefon og en moderne smarttelefon. Ja, en gammel hustelefon kan brukes til å prate, men med en moderne smarttelefon kan du gjøre så mye mer. Du kan handle, se filmer og fikse ting i nettbanken, sier hun.

Mer enn komplisert Skype

Når hun først har fått kollegaene over på det tankesettet, forsøker hun å illustrere verktøyene med konkrete eksempler fra deres arbeidshverdag.

– Teams er likevel mer enn en avansert versjon av Skype. Det handler om å vise folk hvordan de kan bruke ulike funksjoner. Nå kjenner jeg så mange av arbeidsprosessene internt, og kan knytte eksemplene mine til det. Jeg tror det er en viktig del av rollen som superbruker, sier hun.   

Ikke alt på en gang

Ved å knytte verktøyene til eksempler som er kjent for brukeren blir det mindre fremmed og mindre skummelt. Katja er også påpasselig med hvor mye hun presenterer av gangen.

– Man bør unngå å vise alt på en gang. Bryt det opp i små, lettfordøyelige opplæringsbiter, sier hun.

Lykkes man med å pirre nysgjerrigheten har man kommet langt.

– Ofte er jungeltelegrafen den beste reklamen. Man bruker gjerne en håndverker man har blitt anbefalt av naboen, jeg tror det er likt med ny teknologi, sier Katja. 

Bryte ned siloene

I november 2020 gikk Oslo kemnerkontor til å bli Innkrevingsetaten (INE), hvor Skatteetaten overtok skatteoppkreveroppgavene. Tiden var derfor moden til gå opp rutinene, og se hvordan man kan jobbe bedre sammen.

– Jeg tror vi har mye å lære av hverandre, derfor er det fint hvis vi kan benytte anledningen til å bryte ned noen av siloene mellom oss. Vi har alle signert den samme taushetserklæringen, sier Katja.

Hvordan bruker du Office 365 til å bedre arbeidshverdagen?

Selv bruker Katja delingsdokumenter gjennom OneNote og Planner til å planlegge større oppgaver med flere involverte.

– Det funker veldig bra til koordinering og holde styr på hvem som gjør hva. I tillegg slipper vi mange unødvendig møter, sier hun.

God støtte fra ledelsen

– Divisjonsdirektør Øystein Hillestad er tett involvert i utrullingen, og hjelper oss finne flaskehalser vi skal forsøke å løse. Hva gjør for lite av, hva gjør vi for mye av og hva kan vi gjøre bedre i morgen, sier Katja.

For henne representerer prosjektet et viktig steg for å øke den generelle digitale kompetansen og skape en større åpenhetskultur i etaten.