Forfatterarkiv: Sindre Haugan

Hva mener du om UKE?

UKE leverer en rekke tjenester til virksomhetene i kommunen. – Nå vil vi høre hva du synes om det hele, sier etatsdirektør Bjørn Marthinsen.

Av Sindre Haugan

UKEs nye kundetilfredshetsundersøkelse sendes ut i løpet av den andre uken i mars. Her får et bredt utvalg av ledere og fagpersoner i kommunens virksomheter mulighet til gi tilbakemelding på det etaten leverer. Etatsdirektør Bjørn Marthinsen er spent på responsen. 

– Vi håper så mange som mulig svarer på undersøkelsen. Tilbakemeldingene er et viktig styringsverktøy for å sikre at de tjenestene UKE leverer dekker virksomhetenes behov, sier Marthinsen.

NYSGJERRIG. Bjørn Marthinsen tror undersøkelsen kan bidra til mer dialog og forutsigbarhet rundt tjenestene UKE tilbyr.

Internt er det knyttet store forventninger til undersøkelsen, som kan gi verdifull input for videre forbedrings- og utviklingsarbeid.

 – Alle avdelingene er representert, og er spent på tilbakemeldingene, sier Marthinsen.

Ikke anonymt

For å sikre god oppfølging, og fremme dialog i forbedringsarbeidet, er svarene i undersøkelsen ikke anonyme.

– Med et så bredt spekter av tjenester som det UKE tilbyr, så rekker vi ikke gå i detalj på hvert enkelt område i en slik undersøkelse. Derfor er det viktig at vi kan holde dialogen med virksomhetene i etterkant, sier Kristin Bakken, leveranseansvarlig for årets kundetilfredshetsundersøkelse.  

Kristin Bakken er redaksjonsansvarlig for undersøkelsen

Gjør det enkelt med Forms

Undersøkelsen er laget i Forms, som er en del av Office 365. Verktøyet gjør det enkelt å designe og innhente tilbakemeldinger, og kan brukes til alt fra små temperaturmålinger i møter og samlinger, til mer omfattende informasjonsinnhenting som denne undersøkelsen er.

– Vi var nysgjerrige på om det var praktisk mulig å gjennomføre en slik undersøkelse kun via Forms, og etter litt prøving og feiling fant vi ut at det var nøyaktig det vi trengte, sier Bakken.

Du bestemmer kompleksiteten

Undersøkelsen er dynamisk utformet, og du velger selv hvor mange tjenesteområder du ønsker å vurdere, i tillegg til en generell vurdering av samarbeidet med UKE.

– Den generelle delen baserer seg på tidligere undersøkelser, slik at vi har god anledning til å vurdere historisk utvikling. Vi håper selvsagt at den skal være positiv, men det viktigste er selvsagt at vi får et solid datagrunnlag for å drive kunnskapsbasert forbedringsarbeid, sier Bakken.

Migreringsprosjektet fortsetter flytting av systemer i 2021

På tampen av fjoråret flyttet Migreringsprosjektet de aller fleste testsystemene fra kommunens egne datasentre til Sopra Sterias datasentre. Flyttingen var vellykket, mye takket være god hjelp fra kontaktpersoner og testere i virksomhetene. Nå fortsetter det store arbeidet i 2021, og prosjektleder for migreringen, Jie Shu, ser lyst på fremtiden.

Av: Lars- Egil Elfstrand

Hva skjedde i 2020

Migreringsprosjektet har allerede migrert 105 testsystemer av totalt 392 systemer og 514 av totalt 1349 VM-maskiner, forteller Shu.

– Migreringen i 2020 gikk veldig bra. Selve flytteprosessen var smidig og vi har ikke opplevd feil forårsaket av migreringen. I 2021 skal resten av testsystemene og produksjonssystemene flyttes, og med erfaringene vi har fra 2020 så anser vi at risikoen er lav for at noe uforutsett skal skje, sier han.

Prosjektleder Jie Shu.

Noe ustabilitet kan oppstå under migrering

Migrering handler om å ta ned tjenester fra kommunens datasentre og starte opp disse på Sopra Sterias datasentre. Derfor kan brukere oppleve ustabilitet på tjenestene under avtalt migreringstidsperiode.

Virksomhetene har ansvar for å informere sluttbrukere

UKE legger ut informasjon om nedetid i Kundeportalen et par uker før migrering. Det er designerte kontaktpersoner for hvert system som skal informere berørte virksomheter, og virksomhetene skal deretter informere sine sluttbrukere. Dette er spesielt viktig i 2021 da det skal migreres produksjonssystemer.

Illustrasjonsbilde: Nikolai Kobets Freund

Fortsatt avhengig av godt samarbeid med virksomhetene

– For at prosjektet skal lykkes med migreringen i 2021, er vi avhengig av å fortsette det gode samarbeid med virksomhetene, sier Shu.

For å nå målet krever det kontinuerlig dialog, og sikre at prosjektet får tilgang til testressurser som får sjekket at systemene fungerer som de skal etter migreringen.

Ukentlig oppdatert status for flytting

Prosjektet har en egen Workplace-gruppe, «SAM/Migreringsprosjektet», som alle kan melde seg inn i. Her legges det ut ukentlige oversikter (dashboard) over status for flyttingen i gruppens forsidebilde. Denne oversikten er synlig for alle, selv for dem som ikke er medlem av gruppen.

Ser stort potensial for mer standardisering

Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) utbetaler drøyt 66.000 lønnslipper i måneden. Seksjonsleder Terje Tolcsiner i Lønns- og regnskapstjenester ser et stort potensial av å standardisere rutiner og oppgaver for å bedre arbeidshverdagen til både ansatte og kunder.

Av: Sindre Haugan

– Ytterligere standardisering vil gi oss bedre muligheter til å levere en forutsigbar og profesjonell tjeneste. Vi kan fokusere på hvordan vi kan jobbe enda smartere sammen og lage mer smidige og enkle arbeidsprosesser, sier han.  

Terje Tolcsiner, seksjonsleder Lønn- og regnskapstjenester.

Forutsigbarhet i en uforutsigbar periode

Med mer standardisering kommer også mulighetene for økt digitalisering og automatisering. Potensialet er stort i et fagfelt som fortsatt preges av mange manuelle oppgaver.

– Nå som de fleste er på hjemmekontor, ser man virkelig verdien av økt digitalisering. Mer standardisering og tydelige fellesføringer gir stabilitet i en uforutsigbar periode. I tillegg sikrer vi færre feil og høyere kvalitet på leveransene våre, sier Terje.  

Et krevende år

Han forteller at koronasituasjonen har vært krevende, preget av mange nye oppgaver, ny arbeidssituasjon og et regelverk i stadig endring.

– Ja, det har vært en krevende periode, men jeg er veldig stolt av hvordan mine ansatte har stått på. I tillegg til den normale driften har vi nå ansvaret for koronarefusjoner som utgjør et betydelig antall millioner kroner i året, sier Terje. 

Illustrasjonsbilder: Unsplash.com

Lærer av hverandre

Svetlana Olsen er teamleder i Lønns- og regnskapstjenester. Hun trekker frem verdien av å være en del av et større fagmiljø, hvor man lettere kan holde seg oppdatert på alt av informasjon, rutiner, avtaler og regelendringer. 

– Vi har mange dyktige og engasjerte saksbehandlere. Jeg tror kombinasjonen av folk med lang og kort fartstid og med både praktisk og teoretisk kompetanse, skaper en god balanse. Som leder er det veldig gøy å være vitne til hvordan alle deler kunnskap og lærer av hverandre, sier Svetlana.

Etablerer bindeledd

Alle virksomheter som har avtale med oss, får utnevnt en hovedkontakt for lønnsområdet. Denne fungerer som et bindeledd og sikrer oppfølgningen virksomheten trenger. Oppstår det vanskelige saker samarbeides det på tvers og hovedkontaktene kobler på spisskompetanse slik at sakene løses.

– Oslo kommune er så mangfoldig, og det nytter ikke for alle å kunne alt. Derfor utnevner vi hovedkontakter, som tar seg av mer kompliserte problemstillinger som ikke løses umiddelbart. I tillegg har de ansvar for å innkalle til jevnlige driftsmøter, sier Svetlana. 

Et større miljø

Laila Stubbene jobber som lønnsrådgiver i UKE, og er hovedkontakt for Bydel Alna. Før hun startet i UKE, hadde hun 22 år i Bydel Sagene.

–  Da vi ble flyttet over til UKE i 2016, var vi litt usikre på endringen. Men overgangen gikk fint, og vi ble tatt godt imot, sier Laila.

I UKE har hun et større nettverk av kollegaer å lene seg på, og erfaringene fra Bydel Sagene har Laila god bruk for som hovedkontakt for Bydel Alna.

Etablerer samarbeid for mer bærekraftig mat

Bærekraft er høyt på agendaen i Oslo kommune, uansett om man snakker om måling av matsvinn, utforming av kostholdsråd eller menyvalg på sykehjem. Nå samler Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) sentrale virksomheter i en koordineringsgruppe for å dele kunnskap og erfaringer.

Av: Sindre Haugan

– Å nå de ambisiøse målene for mer bærekraftig mat krever et tett samarbeid på tvers av fagfelt og næring. Ved å etablere et forum for informasjonsdeling, kan vi oversette politiske ambisjoner til gode tiltak, sier Gunnar Wedde, avdelingsdirektør for anskaffelsestjenester i UKE.

Illustrasjonsbilde: Unsplash.com

Gjenspeiler hele verdikjeden

Byrådsavdelingen for finans ved Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) har ansvaret for å koordinere det strategiske arbeidet med bærekraftig mat i Oslo kommune. Ved å opprette en felles gruppe kan man samle aktiviteter og enes om større tiltak.

– Bærekraftig mat er mye mer enn kjøttfri måltider. Arbeidet involverer alt fra transport og emballasje, til klima, helse og ikke minst avfall og matsvinn. Derfor er det så viktig at koordineringsgruppa gjenspeiler bredden i arbeidet. Vi trenger alle de kloke hodene og erfaringene fra hele verdikjeden, sier Mariann Karlstad, som er koordinator for bærekraftig mat i UKE.

Marianne Karlstad jobber for mer bærekraftig mat i Oslo kommune

Første møte var en anledning for deltakerne å bli bedre kjent med hverandre. Vi fikk blant annet høre fra ernæringsfysiologer fra både Helse- og Sykehjemsetaten. Helseetaten har et stort fagmiljø innen helse og ernæring, og er i tett dialog med Helsedirektoratet ved utformingen av retningslinjer på feltet.

Små tiltak kan ha store ringvirkninger

Sykehjemsetaten serverer frokost, lunsj, middag og kvelds til sine pasienter, og har dermed stor påvirkningskraft i rollen som innkjøper. De utforsker mulighetene for mer bærekraftige menyvalg, uten at det nødvendigvis betyr radikale endringer. Et eksempel kan være å bytte ut deler av kjøttet i farseprodukter med bønner eller linser.

Innkjøp som skaper endring

Gunnar Wedde ser flere fordeler ved å etablere en koordineringsgruppe.

– Tettere samarbeid mellom etatene gjør også at vi blir tryggere i vår rolle som innkjøper. Hvis vi kan enes om gode tiltak blir veien til politisk ledelse kortere, sier Wedde. 

Hvem er med i koordineringsgruppa?

Med på laget er Bymiljøetaten (BYM), Klimaetaten (KLI), Helseetaten (HEL), Utviklings- og kompetanseetaten (UKE), Renovasjons- og gjenvinningsetaten (REG), Næringsetaten (NAE), Sykehjemsetaten (SYE), Utdanningsetaten (UDE), bydel St. Hanshaugen og byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap (OVK) på vegne av alle bydelene. Gruppen vil ledes av UKE, og møtes ved jevne mellomrom

Vil fjerne teknofrykten

Ingen er ferdig utlært, og verktøy som Teams får stadig ny funksjonalitet. Derfor er det viktig å skape trygge læringsarenaer for de ansatte, slik at det blir rom for å prøve og feile.

Av: Sindre Haugan

– Det må være lov til å utforske og leke seg litt. Verdien blir mer tydelig når man selv tar det i bruk. Bare se hvor mye Teams har endret seg under korona. Det gjelder å komme inn i tankesettet med kontinuerlig læring, og bli mindre redd for å trykke på knapper, sier Kristian Marthinussen.

Kristian Marthinussen jobber i Bydel Vestre Aker, og er av superbrukerne for utrullingen av Office 365 i Oslo kommune.

Kontinuerlig læring

– Start med å finne de engasjerte folka i hver avdeling. De trenger ikke kjenne alle detaljene i teknologien. Det viktigste er at de er interessert, og synes det er gøy å lære bort, sier Kristian Marthinussen.

Han tror det er viktig å bygge en trygg læringskultur på arbeidsplassen, og involvere både ledere og ansatte bredt i utrullingen.

Vis, ikke fortell

Selv med engasjerte ansatte, trenger man støtte fra ledelsen. Kristian tror det er essensielt at lederne sender et tydelig signal, og går foran som et godt eksempel.

– Vi kan trekke linjene til innføringen av Workplace. Her tok lederne kanalen i bruk for å dele siste nytt, fremfor å bare legge det ut på intranett. Plutselig var det veldig viktig å være tilstede der for å ikke gå glipp av noe. Nå har Workplace blitt en naturlig del av arbeidshverdagen for mange, sier han.

Det finnes en løsning

Når Kristian har opplæring med kollegaer forventer han ikke at de ansatte skal huske alt. 

– Jeg liker å snakke, og til tider blir det litt teknisk. Jeg pleier å si til folk at de ikke nødvendigvis trenger å huske alle detaljene, så lenge de vet at det finnes en løsning, sier han. 

Lykkes man med det, er man langt på vei.

– Kjenner man mulighetene kan vi heller ta en prat om hvordan man løser det rent praktiske på tomannshånd.

Senk skuldrene

Et av salgsargumentene til Office 365 er at verktøyet forbedrer den interne kommunikasjonen, og gir oss muligheten til å arbeide smartere sammen. Kristian tror det er viktig å være bevisst kulturen på arbeidsplassen hvis man skal dra full nytte av dette potensialet.

– Det handler om tillit, hvis kollegaer for eksempel skal samskrive og lage dokumenter i felleskap krever det at de er trygge og åpne på hverandre. Vi må rett og slett lære seg å senke skuldrene litt, sier han.

Hva liker du med Office 365?

– Jeg ser allerede verdien av Teams når vi skal samarbeide utenfor bydelen. Smitteteamet som er organisert på tvers av bydelene er et godt eksempel. Her bruker vi Teams for å sikre en god informasjonsflyt, oppdaterte rutiner og fordeling av skift.

Utfordrer etablerte arbeidsformer

Overgangen til Office 365 krever en opprydning i fellesområdene der virksomhetene lagrer filer og dokumenter. Det store spørsmålet er hvordan man starter å rydde?

Av: Sindre Haugan

I løpet av 2021 skal filene flyttes over til SharePoint, og ansvaret for denne flyttejobben ligger hos hver enkelt virksomhet.

For Innkrevingsetaten (INE) er det viktig å sikre bred involvering av ledelsen, og ansvarliggjøre eierne av filområdene.

–  Vi må tydeliggjøre ansvarsområder, så vi unngår den rotete filorganiseringen vi har nå, sier Katja Mlodzianowska. Hun er en av superbrukerne for utrullingen av Office 365 i Oslo kommune.

Katja er en av superbrukerne i Innkrevingsetaten (INE)

Hva tar vi med oss videre?

Hver avdeling får en egen mappestruktur, og alle utnevner kontaktpersoner som har hovedansvar for å gå gjennom dokumenter og legge over aktuelle filer i den nye strukturen. Filområdene blir tilgjengelig med lesetilgang en periode, før det resterende blir slettet.

– Vi har diskutert med hver avdeling hva de har behov for. Her prøver vi også å utfordre avdelingene på hvordan de jobber. For eksempel er det en del av informasjonen som kan og bør deles med flere enn de som har tilgang per nå, sier Katja.

Et forslag til hvordan man kan starte ryddingen av filområdet.

Frykter det ukjente

Personlig brenner hun for digitalisering og effektivisering, men hvordan får hun med seg de som ikke deler hennes glødende entusiasme for alt digitalt?

– Det ukjente er alltid skummelt, sånn er det med teknologi også. Jeg vil at folk skal komme til meg hvis de er usikre, for da kan vi finne løsningen sammen, sier hun.

Katja hevder hun merker et generasjonsgap, hvor de yngre er ofte mer nysgjerrige og lærer ting raskere.

– De har gjerne vært borti lignende verktøy før, og da er det enklere å se for seg hvordan man kan nyttiggjøre seg av det i arbeidshverdagen, sier hun.

Katja og teamet i full gang med å vise Teams-funksjoner til kollegaer.

Gjør det praktisk og nært

Ikke alle lyser opp når de hører ord som: «samhandling, OneNote og Planner». Katja mener det er viktig å synliggjøre verdien av verktøyene, og gi praktiske eksempler på hvordan man kan bruke dem.

– Jeg pleier å illustrere forskjellen mellom Skype og Teams med en gammel hustelefon og en moderne smarttelefon. Ja, en gammel hustelefon kan brukes til å prate, men med en moderne smarttelefon kan du gjøre så mye mer. Du kan handle, se filmer og fikse ting i nettbanken, sier hun.

Mer enn komplisert Skype

Når hun først har fått kollegaene over på det tankesettet, forsøker hun å illustrere verktøyene med konkrete eksempler fra deres arbeidshverdag.

– Teams er likevel mer enn en avansert versjon av Skype. Det handler om å vise folk hvordan de kan bruke ulike funksjoner. Nå kjenner jeg så mange av arbeidsprosessene internt, og kan knytte eksemplene mine til det. Jeg tror det er en viktig del av rollen som superbruker, sier hun.   

Ikke alt på en gang

Ved å knytte verktøyene til eksempler som er kjent for brukeren blir det mindre fremmed og mindre skummelt. Katja er også påpasselig med hvor mye hun presenterer av gangen.

– Man bør unngå å vise alt på en gang. Bryt det opp i små, lettfordøyelige opplæringsbiter, sier hun.

Lykkes man med å pirre nysgjerrigheten har man kommet langt.

– Ofte er jungeltelegrafen den beste reklamen. Man bruker gjerne en håndverker man har blitt anbefalt av naboen, jeg tror det er likt med ny teknologi, sier Katja. 

Bryte ned siloene

I november 2020 gikk Oslo kemnerkontor til å bli Innkrevingsetaten (INE), hvor Skatteetaten overtok skatteoppkreveroppgavene. Tiden var derfor moden til gå opp rutinene, og se hvordan man kan jobbe bedre sammen.

– Jeg tror vi har mye å lære av hverandre, derfor er det fint hvis vi kan benytte anledningen til å bryte ned noen av siloene mellom oss. Vi har alle signert den samme taushetserklæringen, sier Katja.

Hvordan bruker du Office 365 til å bedre arbeidshverdagen?

Selv bruker Katja delingsdokumenter gjennom OneNote og Planner til å planlegge større oppgaver med flere involverte.

– Det funker veldig bra til koordinering og holde styr på hvem som gjør hva. I tillegg slipper vi mange unødvendig møter, sier hun.

God støtte fra ledelsen

– Divisjonsdirektør Øystein Hillestad er tett involvert i utrullingen, og hjelper oss finne flaskehalser vi skal forsøke å løse. Hva gjør for lite av, hva gjør vi for mye av og hva kan vi gjøre bedre i morgen, sier Katja.

For henne representerer prosjektet et viktig steg for å øke den generelle digitale kompetansen og skape en større åpenhetskultur i etaten.