Forfatterarkiv: Sindre Haugan

Slik rekrutterer du digitalt

Hvordan gjennomfører du en god og effektiv rekrutteringsprosess helt digitalt? Stol ikke blindt på magefølelsen, men les de beste tipsene fra våre eksperter.

Av: Sindre Haugan

En rekrutteringsprosess krever god planlegging, og det er minst like viktig nå som alt skjer digitalt. Dette bør du tenke på før, under og etter intervjuet.  

Trenger du hjelp til rekruttering? Ta kontakt med en av UKEs konsulenter for en uforpliktende samtale.

Mer enn et fast håndtrykk.

– I det offentlige er store deler av ansettelsesprosessen formalisert, men rekruttering er fortsatt en sosial øvelse. På tross av litt dårligere lyd og bilde, kreves i bunn og grunn den samme menneskelige kontakten som før, sier Adrian Renke Bracht HR-rådgiver i UKE.

DIGITALE FALLGRUVER. Adrian Renke Bracht peker på noen fallgruver når man gjennomfører digital rekruttering.

– I første intervjurunde danner du deg et førsteinntrykk, og det er her du skal avdekke kompetanse og motivasjon til søkeren. Derfor bør du gjøre det du kan for at kandidaten føler seg komfortabel og får presentert seg på en så naturlig måte som mulig, sier Espen Stensrud som er organisasjonskonsulent i UKE.

Espen har arbeidet med rekruttering i 14 år, og hjelper daglig virksomheter i Oslo kommune med små og store ansettelsesprosesser. Både Adrian og Espen har noen klare tanker om hva man bør reflektere over når intervjuprosessen skjer digitalt.  

GOD ATMOSFÆRE. Espen Stensrud sier det er viktig at kandidaten føler seg komfortabel i intervjusituasjonen.

Før intervjuet

  • Gi god informasjon i forkant.

Sett en tydelig agenda for intervjuet, slik at kandidaten har mulighet til å forberede seg godt, og vet hva den går til. Dette er spesielt viktig før et andregangsintervju, hvor man gjerne går lengre og dypere til verks for å avdekke om personen er riktig kandidat for jobben.  

  • Test det tekniske.

Ingenting er kjedeligere enn å måtte knote med det tekniske under intervjuet, så gjør en ekstra sjekk av lyd og bilde med en kollega før du går i gang.

  • Hvordan presenterer du deg?

Like viktig som det tekniske er hvordan du presenterer deg. Tenk over hvordan du går kledd og hva kamera viser. Velg en nøytral bakgrunn, og gå kledd slik du ville gjort hvis dere møttes ansikt til ansikt. Når kandidaten ikke får inntrykk av hvordan arbeidsplassen er, er dette desto viktigere. 

  • Sett en stabel med bøker under datamaskinen.

Det er ikke neseborene dine kandidaten er mest nysgjerrig på, så et tips er å sette datamaskinen på noen bøker. Det gjør det enklere å se rett inn i kamera og dermed få en digital blikk-kontakt. Da unngå man følelsen av å bli sett ned på. Husk å se inn i kamera, ikke på bildet av deg selv.

Under intervjuet

  • Ha en ordstyrer.

Intervjuet blir ikke alltid en en-til-en-samtale. Noen ganger inkluderer man fremtidige kollegaer, fagforeningsrepresentanter eller ledere i samtalen. Hvis det blir mange rundt det digitale bordet, bør man avtale en ordstyrer som fører intervjuet, og sikrer god flyt i samtalen.

  • Skap et inntrykk av arbeidsplassen.

En heldigital rekrutteringkan gjøre det vanskeligere for kandidaten å få et inntrykk av stedet de skal jobbe. Dette er en utfordring man kan løse kreativt, eksempelvis ved at du engasjerer noen fremtidige kollegaer til å fortelle om arbeidsplassen i en video, eller at man gir kandidaten en liten guidet digital tur rundt på kontoret.

Etter intervjuet

  • Sett realistiske tidshorisonter. Få ting er mer nervepirrende enn å vente på svar fra en potensiell drømmejobb. Derfor bør du være tydelig med informasjon om når kandidatene kan forvente svar. Nøl heller ikke med å sende avslag til de som ikke er med videre i prosessen.  

Magefølelsen kan være skummel

Mange studier viser at magefølelsen er langt fra det beste verktøyet når man skal vurdere fremtidig jobbprestasjon.[i]

Både Adrian og Espen tror det er viktig å reflektere rundt hvordan vi alle påvirkes av subjektive faktorer. Alt fra utseende til selvtillit og sjarme er med å påvirke oss. Selv om førsteinntrykket kan gi en riktig indikasjon, bør man også ta i bruk andre verktøy for å unngå feilansettelser.  

– Vi ser at et semistrukturert intervju kombinert med evne- og personlighetstester gir best effekt. Å ha en viss struktur i intervjuet er alltid bra, men man trenger heller ikke å låse seg helt til spørsmålene man har tenkt ut på forhånd, sier Adrian.

Espen mener også at evne- og personlighetstester minimerer risikoen for feilansettelser.

– Testene kan gi en indikasjon på hvordan kandidaten vil trives i arbeidsmiljøet og hvor godt egnet man er til arbeidsoppgavene. I tillegg er personlighetstesten et glimrende samtaleverktøy, hvor man eksempelvis kan måle kandidaten på de personlige egenskaper man gjerne etterspør i en stillingsannonse, sier Espen. 

Hjelp til rekruttering

Espen Stensrud er en del av et team på fire som bistår virksomheter med rekruttering til virksomheter i Oslo kommune.

FIRKLØVER. Gjengen på rekruttering hjelper gjerne din virksomhet.

De kan hjelpe til med hele prosessen eller kun deler av den:

  • Behovsanalyse
  • Stillingsutlysning
  • Selektering
  • Planlegging og gjennomføring av intervjuer
  • Arbeidspsykologiske verktøy – personlighetsprofil og evnetester
  • Innstillinger

Alle konsulentene er erfarne med digitale rekrutteringsløsninger, og gjør det de kan for å sikre en effektiv prosess som forutser fremtidig arbeidsprestasjon.


[i] Schmidt, F. L., & Hunter, J. E. (1998). The validity and utility of selection methods in personnel psychology: Practical and theoretical implications of 85 years of research findings. Psychological Bulletin, 124(2), 262–274.

Gir form og farge til byen

Det er etterspørsel etter fagkompetanse innen grafisk design blant kommunens virksomheter. Det siste året har UKE toppet laget med to designere med fartstid fra byråverden i Norge, Melbourne og New York.

Av Sindre Haugan

Rachel Dahlby Løkka og Elisabeth Vik ser begge sine tidligere erfaringer fra privat næringsliv som en styrke i møtet med virksomhetene.

– Både Rachel og jeg har vært ute i verden, men nå er det Oslo kommune som gjelder. Jeg tror det er sunt å kjenne markedet og konkurrentene våre utenfor Oslo kommune. Det er de eksterne byråene vi må matche hvis virksomhetene skal velge oss, sier Vik.

Både små og store oppdrag

De to leverer alt fra klistremerker og brosjyrer til messemateriell og prototyping av nettsider, og er åpne for små og store oppdrag.

– Det skal ikke være vanskelig å ta kontakt med oss, og vi hjelper til med det aller meste. Ofte starter det med noe enkelt, som en brosjyre, som igjen fører til flere og større oppdrag. Vi har allerede fått mange faste kunder, og det er skikkelig kjekt. Ikke minst fordi vi begynner å kjenne kundene og behovene deres, sier Vik.

GODT SYNLIG. Utendørsinstallasjonen av Oslo som europeisk miljøhovedstad ved rådhuset.

En av de fornøyde kundene er Marianne Alfsen, som var kommunikasjonsansvarlig i sekretariatet for Oslo europeisk miljøhovedstad. Leveransen var en utendørsinstallasjon med 12 trekantede søyler utstilt på Olav Vs plass ved rådhuset på tampen av 2019.

– Å samarbeide med UKE var en kjempefin opplevelse. Jeg jobbet med Elisabeth som virkelig hadde den nye visuelle profilen i ryggmargen. Det gjorde arbeidet enklere, fordi hun visste hele tiden hva man kan og ikke i henhold til designmanualen, sier Alfsen.

Tenk langsiktig

Designerduoen utfordrer også kundene til å tenke langsiktig når man vurderer grafisk bistand.

 – Jeg er veldig takknemlig når jeg blir involvert fra starten av prosjektet, fordi det sikrer en mer helhetlig leveranse. Vi kan også hjelpe med å lage en god kanalstrategi, slik at man ikke bruker ressurser unødvendig. I dagens digitale verden er det ikke alltid en trykksak er veien å gå, sier Løkka.  

UKE konsulenttjenester tilbyr pakkepriser på tjenester, noe som kan være gunstig både strategisk og prismessig, ikke minst hvis man planlegger et større prosjekt.

VARIERT HVERDAG. Rachel og Elisabeth tar på seg små og store grafiske oppdrag.

Med brukerbehov i fokus

I den siste tiden har Rachel Løkka jobbet tett med Velferdsetaten og Nancy Lyons Sletmo, innovasjonsrådgiver og tjenesteutvikler, for å utforske muligheter for bruk av digitale verktøy i bo-oppfølgingsarbeid i Ungbo. Ungbo er Velferdsetatens tilbud for de mellom 17 og 23 år som trenger bolig og støtte for å klare seg selv.

– Målet med Ungbo-prosjektet er å forbedre ungdommenes evne til å forvalte egen økonomi.  Her har vi visualisert potensielle løsninger tidlig i innovasjonsprosessen, for å kunne prøve ut ideene på brukere og ansatte. Vi har blant annet testet og visuelt å veilede beboerne til å reflektere over sine fremtidsplaner, sier Sletmo.

– Den store fordelen med dette prosjektet er at vi på grafisk har vært innlemmet i innovasjonsprosessen fra starten. Jeg har lært en hel del om brukervennlighet og universell utforming, sier Løkka.  

Mer enn rundinger og firkanter

Som grafiker i Oslo kommune kommer man ikke unna det faktum at 2019 var året vi fikk en ny, felles visuell identitet.  For Elisabeth og Rachel har de strenge visuelle rammene aldri vært noe hinder, snarere tvert imot.

– Mange har nok sett rundinger, firkanter og vinkler og låser seg litt fast på det. En stor del av jobben vår er å synliggjøre mulighetene som ligger i den nye visuelle identiteten til Oslo kommune, for elementene kan kombineres i det uendelige, sier Vik.

UENDELIGE MULIGHETER. De visuelle elementene til Oslo kommune kan kombineres i det uendelige.

Selv om Elisabeth nå har kun en visuell profil å forholde seg til, er arbeidet like variert som før hun begynte i Oslo kommune. Virksomhetene er også svært forskjellige, og har derfor naturlig nok helt ulike behov. 

– Det som er kult med å ha en identitet, er at man ikke trenger å bruke tid på fonter og farger, men fokusere på å gjøre den visuelle identiteten så sterk som mulig. Den kreative utfordringen ligger i hvordan vi kan bruke de enkle elementene for å vise at vi alle er ett Oslo, og samtidig å skape noe særegent for hver av virksomhetene, sier Vik.   

Mye kan gjøres på egenhånd

Elisabeth og Rachel påpeker også at virksomhetene har gode forutsetninger for å gjøre en del av det grafiske arbeidet på egenhånd med det enkle designverktøyet til Oslo kommune.  

– Men hvis man vil ha noe utover det, noe større, mer kreativt og skreddersydd som skiller seg ut, da er vi der. Vi kan hjelpe alle de som ikke har mulighet til å ta denne jobben selv, sier Rachel.

En annen fordel med å gå internt er at man slipper å gå gjennom en anskaffelsesprosess. Marianne Alfsen oppsummerer det slik:

– Jeg synes det var svært positivt å kunne gå internt. Vi fikk en leveranse som var veldig lekker rent visuelt, i tillegg var det prismessig svært konkurransedyktig og alt ble levert innenfor budsjettrammene, sier Alfsen.

HJELPER GJERNE. Elisabeth Vik og Rachel Dahlby Løkka tar utfordringer på strak arm.

Ta kontakt

Trenger du grafisk hjelp kan du ta direkte kontakt med enten Elisabeth eller Rachel for en uforpliktende samtale, ellers er det bare å ta kontakt med din kundeansvarlig i UKE.

Havna blir smartere

I samarbeid med UKE tar Oslo Havn i bruk smartteknologi for å sikre driften og forvaltningen av landets største havneområde.  – Innsatsen kommer alle kommunens virksomheter til gode, sier Jørn Innset i Oslo Havn.

Tekst: Sindre Haugan Foto: Nikolai Kobets Freund

Enten du er kajakkentusiast, isbader eller slikker sol på Sørenga, har Oslos stolte havnepromenade et bugnende tilbud av aktiviteter langs sjøen.    

For Oslo Havn er det viktig å bevare sikkerheten til alle som ferdes ved vannet, derfor sjekkes de 150 utplasserte livbøyene for feil og mangler hver eneste dag.  

VISER VEI. Tore Beitveit (i midten) viser Tore Johannessen og Sindre Haugan hvordan havnebassenget kan digitaliseres.

Nå gjøres denne jobben manuelt, men i samarbeid med UKE ser Oslo Havn på en rekke automatiseringsprosesser som blant annet kan gjøre disse livbøyene smartere.

– Ved hjelp av ny teknologi kan man plassere en sensor inne i skapene, slik at man får beskjed så raskt livbøyen blir tatt ut. Det er mye å spare på slike enkle grep, sier Tore Beitveit, seksjonsleder for IT og økonomi i Oslo Havn.

Enkel teknologi – stort potensial
Tanken er å bruke lærdommen fra dette pilotprosjektet, og implementere lignende teknologi i andre deler av driften. Oslo Havn forvalter store eiendommer ved kystlinjen, og Beitveit tror det er mye å hente på automatisering av de manuelle oppgavene.

– Vi har mange utleiebygg, og ser den praktiske nytten av å ha sensorer som kan fange opp vannlekkasjer, varsle om søppeltømming eller dører som står åpne, sier han.   

Mulighetene er mange, og Beitveit skisserer en fremtid hvor store deler av overvåkningen skjer digitalt.

AUTOMAGISK. Når livbøyen tas ut av skapet går det automatisk et varsel.

Alle kan hekte seg på
UKE er en aktiv utviklingspartner i det viktige digitaliseringsarbeidet for Oslo Havn, og blant annet ansvarlig for kommunikasjonsnettet som snakker med sensorene.

For å koble sensorene sammen trengtes et antennesignal som var sterkt nok. Derfor var det praktisk at Oslo Havn eier de store, ikoniske kornsiloene ytterst på Vippetangen.

– Nå har vi plassert en antenne på kornsiloen vår som dekker hele Oslo. Først skal vi i Oslo Havn ta i bruk teknologien, men vi er flere virksomheter som snakker sammen, og på sikt skal alle kunne gagne av arbeidet vi gjør her, sier Jørn Innset, IT-sjef i Oslo Havn.

NYTT LIV. Kornsiloen får nytt liv som antenne.

UKE kobler oss sammen
Innset tror ikke prosjektet hadde fungert like godt dersom Oslo Havn skulle ha gjort det på egenhånd.

– Vi jobber med å overvåke hele Oslo havn, derfor må vi bruke ressursene våre på tiltak som kan automatisere og forenkle det vi gjør. Her spiller UKE en viktig rolle. Ikke bare er de proaktive og viser hvordan vi kan nyttiggjøre oss av teknologien. De hjelper oss med den overordnede strukturen, og kobler oss mot andre virksomheter med samme behov, slik at vi får en samlet styrke, sier Innset.

Se også:
Nå digitaliseres Oslo Havn (3.5.2018)