Forfatterarkiv: Sindre Haugan

Tilbyr toppledergruppene koronalæring

Hvordan har vi håndtert koronakrisen, hva kan vi lære og hva tar vi med oss videre? Topplederne i Oslo kommune forsøker å svare på disse spørsmålene gjennom høstens tilbud i regi av UKE, initiert av Byrådslederens kontor (BLK). 

Av: Sindre Haugan

Tilbudet til toppledere for våren 2020 var godt under planlegging, men våren 2020 viste seg å bli en vår ulik alle andre.

Siden 2017 har BLK og UKE hatt tilbud til toppledere og deres ledergrupper. I tildelingsbrevet for 2020 fikk UKE oppgaven om å videreutvikle programmet. Dette arbeidet ble satt på vent da koronakrisen traff. BLK og UKE utviklet et mer konsentrert tilbud som ble lansert av byrådsleder Raymond Johansen på byrådets digitale ledersamling den 18. juni:

«Det er krevende å være leder i usikre tider. Følelsen av å være alene, følelsen av ansvar kan kjennes ekstra sterkt. Vi vil tilby dere rom for refleksjon og læring, både i egen toppledergruppe, sammen med andre toppledere og individuelt.»

STØTTE TIL LEDERE. Raymond Johansen lanserte tilbud til toppledere den 18. juni. Foto: Sturlason

Et gratis tilbud til alle toppledergrupper

Resultatet er et mindre omfattende løsning som er bedre tilpasset hverdagen som leder i en krisesituasjon.

Høstens tilbud er delt opp i tre deler:

  1. Workshop for toppledergrupper
  2. Refleksjonsgrupper
  3. Individuell veiledning/ coaching

 Alle kostnadene dekkes av Byrådslederens kontor. Gjennomføringen skjer enten digitalt eller fysisk innenfor gjeldende regler for smittevern.  

– Hvis toppledergruppen din ikke har meldt seg på enda, er det fortsatt mulig å ta kontakt med meg for å finne en løsning som passer deres behov. Tilbudet skreddersyr vi hver enkelt virksomhet, sier organisasjonskonsulent i UKE Anne Sanden.

ROM FOR REFLEKSJON. Anne Sanden jobber som organisasjonskonsulent i UKE og vært med på å utvikle tilbudet.

Her er noen eksempler på aktuelle temaer for workshopene:

  • Kriseledelse og ledelse i usikre tider
  • Håndteringen av balansen mellom beredskap og drift
  • Hvordan fungerer fjernledelse og hjemmekontor?

En fot i bakken med blikket framover

I workshopene kan topplederne ta med seg ledergruppen sin, for å se nærmere på hvordan både ledergruppen og virksomheten som helhet har fungert i en krevende periode.

– Mange er overrasket over hvor godt det har fungert å arbeide og lede på hjemmekontor. Det har generelt vært et stort driftsfokus, med mange nye oppgaver og omorganisering av tjenester. Vi tilbyr muligheten til å lære av den enorme endringsprosessen vi har vært gjennom, og rette blikket fremover til hva vi ønsker å ta med oss inn i fremtiden, sier Anne Sanden i UKE.

Hun tror mange etablerte sannheter om fag og arbeidsmetodikk har blitt utfordret den siste tiden. Nå gjelder det å stoppe opp og se hvilke muligheter det gir oss. 

Kastet seg over muligheten

Marit Jansen er direktør for rådhusets forvaltningstjeneste. Sammen med lederteamet har hun gjennomført enworkshop, og planlegger allerede neste.

– Vi kastet oss over tilbudet så raskt vi fikk muligheten, spesielt i disse tider ser vi det som spennende læring, sier Jansen.

SAVNER LIVET PÅ HUSET. Marit Jansen i Rådhuset forvaltningstjeneste savner det yrende livet som vanligvis preger hverdagen på rådhuset.

Rådhusets forvaltningstjeneste er en sammensatt virksomhet, med mange som jobber med operativ drift. Selve rådhusbygget og plassen rundt rommer alt fra møter, omvisninger og bryllup til VG-lista topp 20.

– Vårt ansvar dekker sikkerhet, renhold, teknisk drift, arrangementer i tillegg til administrasjon og andre oppgaver. Lederne har derfor ganske sammensatte og ulike utfordringer knyttet til korona. Det å kunne samle oss for å drøfte i felleskap er noe vi har satt stor pris på, sier Jansen.

Dette bildet mangler alt-tekst; dets filnavn er DSC4332.jpg
FOLKETOMT. Rådhuset rommer vanligvis et bredt utvalg arrangementer og tilstelninger.

Samlingen var en fin mulighet til å reflektere over tiden som har vært, men også hvordan de skal arbeide fremover.

–  Det var ålreit å ha med noen utenfra og bli utfordret på hva vi har lært. Åse, vår konsulent fra UKE, var flink til å bevisstgjøre oss ved å stille oss de riktige spørsmålene. Hva har vi lært, og kan vi bruke noe av dette for å endre adferd videre? sier Jansen.

Nå planlegger Rådhusets forvaltningstjeneste flere samlinger for ledergruppa.

– Gjennom denne arbeidsøkten fant vi ut at vi har mer å jobbe med, og har planlagt å engasjere UKE videre for å koordinere flere samlinger med ledergruppa, sier Jansen.

Vil ha med så mange som mulig

Janne Corneliussen er seksjonssjef for organisasjon og ledelse i BLK. Seksjonen har det overordnede strategiske ansvaret for denne kompetanseutviklingen av topplederne og deres ledergruppe.  Hun håper at så mange virksomheter som mulig deltar.

–  På overordnet nivå kan det gi oss dypere innsikt i hvilke problemstillinger virksomhetene står i. Det kan vi ta med oss videre inn i arbeidet med videreutvikling av tilbud til toppledere og deres ledergrupper, og til utvikling av politikk og organisasjon mer generelt, sier hun. 

Ønsker du mer informasjon?

Tilbudet er gratis for toppledergrupper, men tiltaket er relevant for alle ledernivåer i Oslo kommune. UKE hjelper deg gjerne med å skissere lignende opplegg.

Byttelåner jobb for å spare budsjett

Da ledelsen i Bydel Nordstrand fikk i oppgave å skrelle av 30 millioner av budsjettet for 2021 var de nødt til å tenke kreativt. Nå byttelåner de jobbene til hverandre for å finne gode løsninger.

Av: Sindre Haugan

Bare de siste seks årene har Bydel Nordstrand kuttet totalt 85 millioner kroner av budsjett. Noe som gjør det stadig mer krevende å finne områder for kutt og tilpasninger. Det meste av lavthengende frukt er allerede plukket. 

– For å finne frem til de klokeste kuttene har vi satt i gang mange kreative prosesser, sier bydelsdirektør Tore A. Molstad Andresen.

Han mener også det er helt nødvendig å sette av midler til innovasjon og digitalisering, selv i krevende tider.

– Vi er nødt til å sette av ressurser i dag, slik at vi kan ha en spennende og utviklende bydel i morgen, sier han.

LIVE OM 3-2-1. Tore A. Molstad Andresen gjør seg klar til livesending om budsjettprosessen. 

En kritisk venn

Gjennom en periode på fem uker har direktørene i bydel Nordstrand fått bryne seg på nye oppgaver i rollen som «kritisk venn». Her har lederne gått inn i hverandres avdelinger med et ferskt blikk.

– Som et eksempel har assisterende bydelsdirektør, som er ansvarlig for staben, vært kritisk venn i avdelingen for oppvekst og velferd, sier Tanja Tomasevic.

Tomasevic er bydelsoverlege i Nordstrand, og har også en faglig bakgrunn innen innovasjon. Hun er en av de som leder prosessen med å få budsjettet i balanse.

– Jeg er vel også et eksempel på hvordan vi kreativt involverer ulike fagressurser i denne prosessen, sier hun. 

LEGE, PROGRAMLEDER OG PROSJEKTLEDER. Bydelsoverlege Tanja Tomasevic har mange hatter i Bydel Nordstrand.

Fem uker som vikar

Tomasevic forteller om et nøye planlagt løp for de kritiske vennene.

– De første ti dagene gikk til forberedelse. Direktørene fikk innsikt i økonomien og hvordan avdelingen er skrudd sammen. Deretter var det en uke hvor de fungerte som leder i avdelingene de hospiterte, sier Tomasevic.

Etter uken som vikar fikk lederne mulighet til å vende tilbake til normale oppgaver.

– Her skulle lederne få rom til å reflektere. «Hva har jeg sett, hva ville jeg gjort annerledes og hva ønsker jeg å utforske ytterligere», sier hun.

Til slutt fikk lederne en ny sjanse til å ta fatt på vikarrollen, nå med klare tanker om hva de ønsket å se nærmere på.

– Intensjonen har vært å komme med tiltak som kan medføre budsjettkutt. Her har jeg i samråd med HR gjennomført ukentlige stand-up møter for å følge avdelingsdirektørene på reisen, sier Tomasevic.

Nå har lederne vendt tilbake til sine faste kontorstoler, og jobber videre med tiltakene de har fått av hverandre i gave.

Syretest på tillitsbasert ledelse

Bydelsoverlege Tomasevic tror en slik prosess kan være krevende for begge parter, både den kritiske vennen og de som får besøk. Hun tror det er en viktig forutsetning at ledergruppen er trygge på hverandre før man setter i gang.

 – Det er lagarbeid og vi spiller hverandre gode, det er fint i Bydel Nordstrand. Vi tør å utfordre hverandre og tenke utenfor boksen, sier Tomasevic.   

Bydelsdirektør Andresen forteller at de har jobbet lenge med å etablere en tilbakemeldingskultur i bydelen.

 – Budsjettprosessen har vært en solid syretest, sier han.

Krever gode digitale verktøy

Bydelsdirektør Andresen tror ikke prosjektet hadde vært like vellykket uten gode digitale hjelpemidler som hjelper med samhandling og deling. Microsoft Planner ble brukt for å visualisere og organisere hele prosessen opp mot lederne.

– Det er morsom bruk av ny teknologi. Dagen etter at UKE åpnet for Microsoft Planner tok vi det i bruk i prosjektet.

Tomasevic tror også det har vært avgjørende å bruke Planner for å bistå lederne.

– Vi har brukt Planner for å lage oversikter, sjekklister og fremgang i planene. Dette har skapt en forutsigbarhet som har vært avgjørende for å drive frem denne prosessen, sier Tomasevic.

Verktøyet brukes også i det bredere innsiktsarbeidet, hvor HR, økonomi og resten av bydelen har levert rapporter og underlag til lederne, slik at de kan fatte gode beslutninger og tiltak. 

Studiosending hver uke

For å holde ansatte jevnlig oppdatert på budsjettprosessen kringkaster Bydel Nordstrand via Workplace hver onsdag. Det lille kontoret på Lamberseter minner nå mest om et nyhetsstudio i mikroskala, stappet med skjermer kabler, lys og en imponerende produksjonsrigg. 

– Da Covid-19 kom hadde vi sendinger hver mandag, onsdag og fredag, sier Andresen.

SIKKERHETEN FØRST. Det sprites ned før sending.

Nå er ikke informasjonsbehovet like trykkende, derfor har de nedjustert til en sending hver onsdag. Andresen har stor tro på å beholde det som et fast møtepunkt og arena for dialog. 

– Vi får overraskende positive tilbakemeldinger på disse sendingene, derfor tenkte vi det var naturlig å fortsette med å dele informasjon om budsjettprosessen også, sier Andresen.

Målsettingen er å skape mest mulig forutsigbarhet i en uforutsigbar situasjon.

– Workplace åpner også for at vi kan motta spørsmål underveis som vi svarer på enten på direkten eller i etterkant, sier Tomasevic.

En annen fordel med å bruke Workplace er at opptaket av sendingen ligger tilgjengelig, slik at de som ikke har mulighet til å se det direkte kan se reprisen når det passer dem.

Sjekk ut en av sendingene her.

SMIL TIL KAMERA. På et av kontorene skjuler det seg et fullverdig innspillingsstudio.

Alle steiner skal snus

Den kritiske vennen, bruk av nye digitale verktøy og jevnlig informasjon er bare noen av de mange verktøyene Bydel Nordstrand bruker for å sikre budsjettbalanse i 2021.

– Vi har et metodeverk for budsjettbalanse som involverer mange ansatte, og skaper bredde som sikrer forankringen. Vi risikovurderer effektene økonomisk opp mot konsekvensene det vil få for brukerne, sier Andresen.  

For eksempel har flere i Bydel Nordstrand blitt sendt ut for å jakte gode løsninger i andre bydeler og resten av Norge. I tillegg samler de erfaringer fra tidligere ansatte og nyansatte, som kan gi et ferskt blikk på organisering og arbeidsprosesser.

Sjekk ut Bydel Nordstrand på Workplace for mer informasjon om tiltakene for å få budsjettet i balanse.

Slik klargjør du mobilen for Office 365

Nå kan ansatte i Oslo kommune installere Microsoft Intune på mobilen. Verktøyet åpner for sikrere og bedre tilgang til digitale arbeidsverktøy på både mobiltelefon og nettbrett.

Slik installerer du Intune:

Hva er Microsoft Intune, og hvorfor trenger jeg det?

Microsoft Intune er et verktøy som hjelper organisasjoner med å styre og sikre Oslo kommunes jobbdata på mobile enheter. Hvis mobilen din blir stjålet, eller du mister den, kan man fjerne sensitiv informasjon direkte fra enheten.  

Fremover vil UKE innføre større deler av Office 365 for Oslo kommune, og for å dra best nytte av funksjonalitetene på en sikker måte må man ha installert verktøy som beskytter telefonen.

Må jeg installere Intune hvis jeg allerede har Workspace One?

Nei, hvis du allerede bruker sikkerhetsløsningen Workspace One, trenger ikke gjøre noe. Det er ikke nødvendig å avinstallere Workspace One. Du vil motta oppdateringer på lik linje med de som installerer Intune.

Hvordan sjekker jeg om mobilen min allerede er beskyttet av Workspace One?

Hvis du er usikker på om du allerede bruker Workspace One, kan du sjekke om du har applikasjonen «Hub» installert på telefonen din. Den ser slik ut:

Hvis du har Hub installert er enheten din allerede beskyttet av Workspace One.

Hva får jeg av funksjonalitet på mobilen?

Først vil du få appen Planner på mobilen. Planner gir deg muligheten til å visualisere og organisere arbeid i grupper.  Etter hvert vil du også få kalender i Teams slik at du kan kalle inn til Teams-møter fra mobilen. Andre funksjoner i Teams vil også lanseres fortløpende.

Ved å installere Microsoft Intune gjør du et viktig steg for å sikre data for Oslo kommune, samtidig som du klargjør mobilen din for flere funksjoner i Office 365.

Kan Intune se alt på enheten min, inkludert private data?

Nei. Intune lar oss kun se Oslo Kommunes data og teknisk informasjon om enheten, dette innebærer blant annet: modell, operativsystem, eier, jobbapplikasjoner og teknisk informasjon fra dem. Vi kan ikke se telefonlogger, SMS, bilder, kontakter, mail, passord, lokasjon eller annen personlig informasjon. Intune inneholder og en personvernerklæring som lister opp hva vi kan og ikke kan se, denne må godkjennes før verktøyet blir installert.

Har du flere spørsmål?

2. Ta kontakt med førstelinje IKT-support ved spørsmål eller utfordringer med å få Intune installert på din mobil eller nettbrett.

Skal halvere kjøttforbruket innen 2023

Oslo kommune har store ambisjoner i kampen for mer bærekraftig matproduksjon. Finansbyråd Einar Wilhelmsen er klar på hvilke grep som kreves for å bidra til å nå FNs klimamål.

Tekst: Sindre Haugan. Illustrasjon: Petter Faye-Wevle.

«Næring for klima» er et klimasamarbeid mellom Oslo kommune og næringslivet i Oslo-regionen. I oktober var det duket for nettmøte om bærekraftig mat. Med en rekke sentrale aktører fra privat og offentlig sektor, var møtet en anledning for å utveksle erfaringer rundt hvordan vi jobber med bærekraft.

Mindre matsvinn, mer plantebasert

Ingunn Lie jobber i Klimaetaten, som koordinerer klimasamarbeidet. Hun trekker frem viktigheten av å kutte matsvinn og spise mer plantebasert for å redusere utslippene og nå togradersmålet fra Parisavtalen.

– Tilrettelegging for bærekraftige matsystemer er helt sentralt i klimaarbeidet, sier Lie.

Mat er følelser og kultur

Ifølge finansbyråd Einar Wilhelmsen er vi avhengig av næringslivet hvis vi skal lykkes med å skape ringvirkninger som endrer matvaner og matsvinn.

Wilhelmsen redegjør for hva Oslo kommune gjør innenfor bærekraftig og klimavennlig mat, og trekker frem et av målene fra byrådserklæringen.

–  Et viktig mål for oss er halvere kjøttforbruket i kommunens institusjoner og kantiner innen utgangen av 2023, sier Wilhelmsen.

MINDRE KJØTT. Finansbyråd Einar Wilhelmsen forteller om tiltakene rundt bærekraftig mat.

Da de lanserte dette målet skapte det både sterke positive og negative reaksjoner. Finansbyråden forstår hvorfor.

– Når vi snakker om mat griper vi rett inn i hverdagen til folk, det er sterkt kulturelt rotfestet. Man kan blir overasket hvor vanskelig det er endre matvaner, det gjelder også mine egne matvaner, sier han. 

Målet blir å tilby mat uten kjøtt som er minst like god og næringsrik. Han poengterer at det ikke handler om å droppe kjøttet helt, men å spise mindre av det.

Å redusere kjøttforbruket er kun en del av de mange tiltakene innenfor bærekraftig matproduksjon som omkranser alt fra matsvinn og verdikjeder til dyrevelferd.

Bruker anskaffelser for å endre markedet

I Oslo kommune er det mange som jobber for mer bærekraftig mat, og på dagens talerliste fikk vi blant annet høre fra Mariann Karlstad. Hun har et strategisk ansvar for å arbeide med bærekraftig mat i Utviklings- og kompetanseetaten.

Gjengen hennes forvalter de store rammeavtalene på vegne av kommunen, og de bruker anskaffelser som et strategisk virkemiddel for å nå byrådets målsetting i klima og miljøpolitikken.

MER BÆREKRAFT. Marianne Karlstad i UKE forteller hvordan anskaffelser kan brukes som strategisk virkemiddel.

– På relativt kort tid har vi endret andelen økologisk mat i kommunen fra rundt to prosent til cirka ti prosent, så det vitner om mulighetene ved systematisk og strategisk arbeid, sier Karlstad.

Dette krever også et kontinuerlig arbeid mot bestillerne i kommunen.

– Et virkemiddel er å stille krav til leverandørene, men det også kjempeviktig å følge opp og påvirke brukerne av avtalene, slik vår kategoriansvarlig på mat gjør, sier Karlstad.

Fjorårets byrådsplattform vektlegger plantebasert mat. Derfor vil dette legge viktige strategiske føringer når UKE inngår nye rammeavtaler på vegne av Oslo kommune.

På vegne av Oslo kommune ble UKE også nylig med i et forskningsprosjekt, i samarbeid med Cicero og Nibio, der hensikten er å undersøke hvordan offentlige anskaffelser kan være et virkemiddel for reduksjon av klimagassutslipp i matvaresystemet. Arbeidet er en del av det større prosjektet PLATON, som forsker på klimapolitiske virkemidler.

Dette var programmet for nettmøtet:

  • Finansbyråd Einar Wilhelmsen forteller om kommunens ambisjoner og planer innen temaet
  • Kommunen v/ Bymiljøetaten og Utviklings- og kompetanseetaten orienterer om pågående arbeid i Oslo
  • Bymiljøetaten og Sodexo forteller om hvordan det gikk når kommunen startet med seg selv og egen kantine
  • Matvett og Næringslivets hus deler erfaringer med innovative tiltak for møtemat og arrangementer
  • Kan en burgerrestaurant drives bærekraftig? Døgnvill Burger snakker om leverandørvalg og om veien til en vegetarmeny som også ikke-vegetarianere foretrekker

En brekkstang for digital samhandling

Korona endrer rammene for samarbeid og dialog i kommunen. Mange har brettet opp ermene, og gått nye veier for å redusere den sosiale avstanden mellom kolleger og ansatte.

Tekst: Sindre Haugan

I mars 2020 sendte vi i Oslo kommune cirka 1,2 millioner Workplace-meldinger på kryss og tvers i etater og bydeler. Sammenlignet med måneden før er det nesten en tredobling, og det er ingen tvil om at det har skjedd en endring i måten vi snakker sammen på.

Her er noen erfaringer fra de som virkelig har benyttet den digitale muligheten til å koordinere, dele, informere og ikke minst skape dialog med kollegaer og ansatte:

Raskere informasjonsflyt
Stein Are Sellevoll-Klubbenes er seksjonsleder med ansvar for barnehagene i Bydel Vestre Aker. I følge statistikken, er seksjonslederen blant de som er best på å engasjere sine ansatte på Workplace. Engasjement måles i likerklikk, kommentarer, delinger og antall visninger.

NYSGJERRIG. Sellevoll-Klubbenes opplever selv at han fomler mye på Workplace, men liker å prøve seg frem.

Med store deler av arbeidsdagen tilbrakt på kontoret, bruker han Workplace for å gjøre seg synlig og tilgjengelig for de ansatte.

– Spesielt den siste tiden har det vært mye og skiftende informasjon. Da har det vært viktig for å meg å bruke Workplace for å sikre raskere informasjonsflyt, og lette litt på trykket for lederne under meg, sier Sellevoll-Klubbenes.

De siste månedene har han merket en stor endring i hvordan ansatte bruker verktøyet, og beskriver korona som en brekkstang inn for å få flere aktive brukere.

Anne Christine Bergem er en del av tjenesteteamet for Workplace i UKE. Hun kan bekrefte at antallet aktive brukere har steget til værs.

– Vi regner en bruker som aktiv hvis de har vært pålogget på minst 10 av de siste 28 dagene. Her ser vi en økning på nesten 8.000 brukere, og tallet har holdt seg stabilt siden mars, sier Bergem.  

Åpner for dialog
– Når jeg publiserer noe forsøker jeg å være åpen, ærlig og nyansert. Du skaper ikke engasjement hvis du presenterer en konklusjon. Hvis du er åpen og ærlig på at du ikke nødvendigvis sitter på fasiten tør kanskje flere å engasjere seg, sier Sellevoll-Klubbenes.

ÅPENHET. Sellevoll-Klubbenes foretrekker Workplace over e-post når diskusjonene blir lange.

Han tror også det er viktig at lederne er klar over maktbalansen som ofte finnes mellom leder og ansatt.

– For mange ansatte sitter det nok langt inne å være uenig med lederen sin, spesielt i en åpen arena som Workplace, sier han.

Fjernt, men nært
Mona Neksum er barnehagestyrer for to barnehager i Bydel Ullern. Den praktiske utfordringen med å være tilstede to steder på likt, har gjort at hun har lenge har praktisert det hun kaller «nærfjernværsledelse».

EN SOSIAL ARENA. Mona Neksum bruker Workplace til å holde daglig kontakt med ansatte.

– Workplace lar meg ha løpende kontakt med mine ansatte, og dele informasjon på tvers av barnehagene. Målet mitt er at ansatte skal føle at jeg er tilstede, til tross for den fysiske avstanden, sier Neksum.

Da barnehagene stengte ned merket hun et enda sterkere behovet for å pleie det psykososiale miljøet og forsterke følelsen av gruppetilhørighet.

– Jeg skriver alltid «God morgen» når jeg logger meg på. Jeg åpner alltid for dialog, slik at de som vil kan dele litt fra sin hverdag. For mange er det viktig å bli sett hver dag, men det er ikke nødvendigvis så mye som skal til, sier hun.

Behovet for digital kontakt var ikke unikt for barnehagene i Bydel Ullern. I følge Bergem økte den gjennomsnittlige kontakten en person har per måned fra cirka 31 handlinger i februar til 64 handlinger i mars.

– Vi regner det som en handling når to personer samhandler med hverandre. Dette kan være alt fra innlegg, reaksjoner eller chatmeldinger. Verktøyet hjelper oss også å se hvilke team eller avdelinger som samarbeider eller utveksler erfaringer på tvers av organisasjonen, sier Bergem.

En arena for å koordinere og mobilisere
I perioden etter koronautbruddet var informasjon og retningslinjer ferskvare. Å sørge for å holde de ansatte oppdatert ble desto viktigere.

– I motsetning til e-post, gir Workplace meg en god oversikt over hvem som har fått med seg det jeg har publisert. På den måten er det enklere å ta en telefonsamtale kun til de som trenger en ekstra påminnelse, sier Neksum.

Hun peker også på muligheten til å involvere flere og gjøre avklaringer. Da myndighetene besluttet at barnehagene skulle åpne for barna til medarbeidere i samfunnskritiske yrker, måtte personalet i barnehagen snu seg om raskt.

– På søndag kveld fikk jeg beskjeden om at barnehagen skulle være åpen dagen etter. Da gjaldt det å samle troppene. Ved hjelp av gruppesamtaler kunne vi enkelt mobilisere oss internt, sier hun.

Alle ansatte var innforstått med at situasjonen krevde at de var tilgjengelig også på kveldstid, og med varslinger direkte til mobilen gjorde det koordineringsjobben enda enklere.

Felles fagnettverk
Børge Erdal er leder for Uteseksjonen i Velferdsetaten. Han tror Workplace kan bidra til at vi i større grad snakker som ett Oslo.

SAMLER OSS. Børge Erdal bruker Workplace for å bygge arbeidsmiljø internt i seksjonen og med resten av Oslo kommune.

– For oss som jobber på tvers av bydelene ser vi ofte at det er femten ulike måter å gjøre ting på, én for hver bydel.  Jeg tror at Workplace kan være samlende for oss, og bidra til at vi gir innbyggerne den samme kvaliteten i tjenesten uansett hvor de bor, sier Erdal.

Ved å utvikle en felles Oslostandard for utekontaktarbeid, samt egne grupper for alle utekontakter og ledere, bygger de felleskap på tvers av tjenestene.

–   Man behøver ikke finne opp kruttet på nytt hver gang. Vi kan heller bruke gruppene til å dele informasjon og spille hverandre gode. Workplace åpner opp kommunen som et felles fagnettverk, sier han.

UKENTLIG OPPDATERING. Gjennom nyhetsbrev sikrer Uteseksjonen god informasjonsflyt, uten at medarbeidere blir bombardert med e-poster.

Et delt ansvar
Kari Anne Olimb Storm er barnehagestyrer, og ser stor verdi i den åpne og desentraliserte kommunikasjonskanalen.

AKTIV BRUKER. Kari Anne Olimb Strom har jobbet mye for å få ansatte til å se verdien av Workplace

– Hvis det kommer oppdatert informasjon fra sentralt hold kan det like gjerne snappes opp av en assistent hos oss og deles videre internt i våre grupper, sier hun.

I bydelen har de opprettet en egen gruppe for alle barnehagestyrerne. Kanalen bruker de til å melde vikarbehov, dele tips eller stille spørsmål, og da pandemien kom til Norge fikk gruppen en fornyet status.

–   I en periode fikk vi lite informasjon, men vi kunne bruke gruppen for barnehagestyrerne til å kartlegge og avstemme det vi visste. Det ga oss en ekstra trygghet, sier Storm.  

OPPDATERT TIMEPLAN. Storm er barnehagestyrer i to barnehager og legger ut ukentlige timeplaner på Workplace, slik at de ansatte vet når de kan treffe henne.

Spørsmål om Workplace?

Besøk Oslo/Workplace Spørsmål og svar

Ta kontakt med tjenesteleder Bente Arntzen Bakken

Tjenesteleder Bente Arntzen Bakken.

Hvordan engasjerer du organisasjonen i språkarbeidet?

I fjor lanserte vi et sett med felles skriveregler, som skal gjøre det enklere for alle ansatte å skrive klart og forståelig. Nå er UKE i gang med en storstilt kursing av saksbehandlere og språkkoordinatorer på tvers av virksomheter og bydeler. Flere hundre plasser ble revet bort i løpet av få dager, så det skal ikke stå på engasjementet.

Det store spørsmålet er likevel hvordan vi kan skape varige holdningsendringer i måten vi arbeider og kommuniserer på.

Tekst: Sindre Haugan

Siden 2014 har KLP (Kommunal landspensjonskasse) arbeidet for å løfte kommunikasjonen med sine kunder. Resultatet er et prisvinnende prosjekt som fortsatt holder koken, med god hjelp fra engasjerte medarbeidere i hele organisasjonen. Hvordan har de klart det?

For å svare på spørsmålet har vi tatt en prat med kommunikasjonsrådgiver i KLP, Marianne Holt Holgersen og Stein Arne Nistad fra kommunikasjons- og teknologiselskapet Itera, som har fulgt prosjektet fra dets spede begynnelse. 

Illustrasjon av mann som holder et brev
REDD KÅRE. Kåre ble symbolet på den nye kundekommunikasjonen i KLP.
Skjermdump fra Youtube.

Brev til besvær
Det hele startet med et enkelt brev som ble sendt ut til drøyt 50 000 av KLPs kunder. De færreste skjønte innholdet, og det ugjennomtrengelige budskapet skapte en storm av reaksjoner for kundesenteret. Brevet ble en katalysator for endring, KLP måtte bli mer kundefokusert.

– Vi er bevisste på å kalle det kundekommunikasjon og ikke klarspråk. Vår erfaring er at det ikke nødvendigvis er språket som er problemet, men snarere det å være relevant for mottakeren. Det er nok det største hinderet, sier Holgersen.

Nistad er enig i at skoen trykker mest på å få folk til å tenke kundefokusert, og for KLP krevde det langsiktig arbeid med holdninger og organisasjonsutvikling.

– Noe av det vi har brukt mest tid på var nok holdningsskapende arbeid, vi måtte synliggjøre for organisasjonen hvorfor det var nødvendig å gjøre grep, sier Nistad. 

Snakk med mottakerne
For å skape en bedre forståelse av kundene, tok de med seg en bunke brev og lot kunder bryne seg på innholdet. Seansen ble filmet og brukt internt, så ansatte i KLP fikk se de ufiltrerte reaksjonene.

– Når man ser en kunde som forsøker å tyde brevene våre, og plutselig utbryter: «Jeg forstår virkelig ikke hva som står her, dette kan dere ikke sende til meg», blir det veldig konkret og overbevisende. Videosnuttene gjorde det tydelig at vi var nødt til å endre praksisen vår, sier Holgersen.

Se hvordan innbyggerne i Oslo kommune reagerer på brev fra det offentlige.

Skapte en tilbakemeldingskultur
Første steg var å starte en grundig analyse av kundekommunikasjonen. Her ble det avdekket at KLP ikke hadde en tilbakemeldingskultur.

– Man var redd for å gi hverandre tilbakemeldinger fordi det føltes som et personlig nederlag. Det var et gjennomgående problem i hele organisasjonen, og det tror jeg ikke er unikt for KLP, sier Nistad. 

Mann presenterer
SKRIVESTUE. Stein Arne Nistad arrangerer en skrivestue for ansatte i Bergen

Ut fra dette vokste ideen om «Redd Kåre». Kåre var personifikasjonen av KLPs kunder og et grep for å flytte fokus bort fra et personlig nivå og ufarliggjøre «kritikken». Alle i KLP var sammen om å gjøre hverdagen til Kåre så enkel som mulig, og denne uhøytidelige tilnærmingen ble varmt tatt imot.    

– Vi skjønner vi traff spikeren når juristene arresterer oss, og sier: «Dette er ikke bra nok, dette vil ikke Kåre skjønne». Nå har «Kåre» og «kårefisering» blitt etablerte fraser, sier Nistad.

Involver skeptikerne
Et annet råd er å lytte til kritiske stemmer, skepsisen er ofte kamuflert engasjement. Stein Arne Nistad har erfaring fra IT-sektoren, og ser klare paralleller til arbeidet med å få brukere over på et nytt datasystem.

– Hvis man skal få brukere over må de se nytteverdien som større enn tiden de de bruker på å lære seg systemet. Det er samme grunnprinsippet her, vi må sørge for at de vi engasjerer opplever en reel nytteverdi, sier han.

Flere i KLP var skeptiske da prosjektet var i startgropa, men ved å fokusere på hvordan det kunne gagne arbeidshverdagen fikk de med seg de fleste.

–  Jeg husker spesielt godt da en av juristene som hadde vært skeptisk kom bort til meg og sa at det føltes som han hadde lært seg en nytt språk, sier Nistad.

Med ledelsen som heiagjeng
Stein Arne Nistad trekker også frem lederforankringen som et av de viktigste suksesskriteriene.

– Konsernsjefen, Sverre Thornes, er kanskje den som heier mest på dette prosjektet. Årsaken til det er at han også ser økonomisk gevinst i andre enden, blant annet ved økt kundetilfredshet og færre unødvendige henvendelser, sier han.  

For å synliggjøre verdien har de utviklet en målsystem, hvor alle avdelinger som har kundekontakt måles og evalueres på en rekke parameter hvert eneste år.

– Her gjør vi et utvalg og gjennomgår cirka 30 dokumenter innen pensjon, skadeforsikring og lignende, og på den måten vet vi hvor forbedringspotensialet ligger. Når vi arrangerer skrivestuer i etterkant kan vi fokusere på dette, og gjøre øktene så konkrete som mulig, sier Holgersen.

HJERNEMAT. Marianne Holt Holgersen serverer både kommunikasjonsråd og popcorn på den årlige “Redd Kåre-dagen”.

Et kontinuerlig arbeid
En annen årsak til at KLP implementerte jevnlige målinger, var fordi de merket at interessen begynte å dale blant de ansatte.

– Det var viktig for oss å fortsette å holde kundekommunikasjon høyt på agendaen i KLP. I en periode var det nok en del ansatte som tenkte at de egentlig var ferdige utlært så lenge de hadde deltatt på et kurs, sier Holgersen.

KUNDEKOMMUNIKASJON i HØYSETET. KLP arrangerer “Redd Kåre-dagen” årlig med en rekke spennende foredragsholdere.

Når de satt i gang med målinger, skapte de også en forventning til ansatte og ledere.

– Nå vet alle i KLP at det kommer årlige målinger, og alle lederne har implementert det som nøkkelmål, sier Nistad.  

I perioden hvor prosjektet stoppet litt opp ga det et negativt utslag på kundetilfredshetsundersøkelsen.  

– Det viser at det er nødvendig å holde det vedlike hele tiden, det er ikke noe man kan legge vekk. Når ansatte slutter å være bevisste på det, preger det kommunikasjonen med kundene våre negativt, sier Holgersen.

Det viktigste først
Den økte graden av kundeorientering kommer til syne i brevene, som har blitt betraktelig kortere og mer presise de siste årene.

– Før sendte vi gjerne brev som gjerne skulle dekke alle eventuelle spørsmål med en veldig juridisk oppbygning, sier Holgersen.

Nistad minnes også den tiden.

– Ja, fremfor å starte med konklusjonen og informasjonen som var viktigst for kunden, kunne vi legge ut i det vide og brede om bakgrunn og kalkyler. Derfor utviklet vi «Kåres syretest». Syretesten går ut på at i løpet av overskriften og første avsnitt skal kunden få svar på fire sentrale spørsmål.

Kåres syretest

  1. Hvorfor mottar jeg dette?
  2. Hva fører det til?
  3. Er det noe viktig jeg må gjøre?
  4. Hvilken betydning har det for meg?

Mer enn bare klarspråk

– Jeg tror det kan være en fallgruve å kalle det klarspråk, for risikoen er at det blir gjort til noe mye mindre enn det egentlig er. Klarspråk kan raskt bli noe bare kommunikasjonsavdelingen holder på med. For å få til de endringene vi ønsket utad, krevde det en stor kulturendring innad i hele organisasjonen, sier Nistad.

Vil du lære mer?

Følg Oslo/Klart språk på Workplace

Hør siste episode av UKE-Podden med Margrethe Kvarenes fra Språkrådet.

Nå kan du søke støtte til elektrisk utstyr

Vurderer din virksomhet å bytte ut anleggsutstyr eller maskiner? Hvis dere velger utslippsfritt kan dere søke støtte til anskaffelsen.

Tekst og foto: Sindre Haugan

Gresset skal klippes, løyper skal preppes og gatene skal feies. For å vedlikeholde og videreutvikle Oslo kreves det en maskinpark på drøyt 500 små og store maskiner. Det meste av dagens utstyr går på fossilt brennstoff. Oslo kommunes har en målsetting om å kutte 95 prosent av CO2-utslippene innen 2030, og for å gjennomføre det kreves det en rask utfasing av fossile kjøretøy og maskiner.  

Hva dekker støtteordningen?

Klimaetaten og Utviklings- og kompetanseetaten ønsker å gjøre det enklere å velge miljøvennlige løsninger. Nå tilbys støtteordninger til virksomheter som har behov for å skifte ut det gamle utstyret.

–  Vi ser at nesten halvparten av kommunens 500 maskiner er klare for en utskiftning, men vi forstår at kostnaden kan være en barriere for mange. Derfor har vi fått innvilget midler som skal gjøre den grønne overgangen enklere, sier Guro Bøe Wensaas, rådgiver på samfunnsansvar i UKE.

Merkostnader

Gjennom støttemidler fra Klimasats kan virksomheter søke om å dekke merkostnader på opptil 75 prosent ved kjøp av klimavennlige maskiner. Det betyr eksempelvis at hvis en elektrisk gressklipper er dyrere enn en tilsvarende som går på bensin kan du søke støtte for å dekke store deler av mellomlegget.

ELEKTRISK UTSTYR. Salvador Diaz Rojano jobber som driftsleder på Slemdal skole, og er en av de som har mottatt støtte for merkostnader.

Grunnfinansiering

I tillegg til klimasatsmidlene er det nå også mulig å søke grunnfinansiering fra Klimaetaten. Her kan man få innvilget støtte til hele eller deler av anskaffelsen. Støtteordningen er todelt og dekker følgende:

  1. Støtte til grunnfinansiering ved innkjøp av utslippsfrie maskiner og tunge kjøretøy til egen virksomhet.
  2. Støtte til å dekke merkostnader for utslippsfri gjennomføring av bygge- og anleggsoppdrag.

Søknadsfristen er 15.9.2020

Oppfordrer flere til å søke

– Wensaas oppfordrer flere til å søke støtte, og hvis man har spørsmål er det bare å ta kontakt.Vi vil gjerne hjelpe så mange virksomheter som mulig med søknadsprosessen, og arrangerer et informasjonsmøte på Teams 27. August klokken 10:00. Send meg gjerne en e-post på guro.wensaas@uke.oslo.kommune.no, så sender jeg en innkalling. Dette er en gyllen mulighet for alle som trenger en utskiftning av anleggsmaskinene sine, sier Wensaas.

Har lagt bensinkanna på hylla

Salvador Diaz Rojano er driftsleder på Slemdal skole, og var først ute med å benytte seg av støtteordningen. Den nylig gjenåpnede skolen hadde behov for alt fra gressklipper, kantklipper og trillevogn til mindre håndverktøy. Når det stod mellom fossilt eller fornybart gjorde støtten fra klimasatsmidlene valget mye enklere.  

BATTERI, IKKE SMÅTTERI. Det mangler ikke på kraften i det elektriske utstyret.

– Etter en kort runde internt bestemte vi oss for å gå for batteridrevne maskiner, det er jo mye bedre enn bensin, sier Rojano.

Nå oppfordrer han andre virksomheter til å gjøre det samme.

– Ja, man trenger ikke være redd for å søke støtte. Jeg fikk veldig god hjelp underveis fra Guro Bøe Wenssas i UKE, sier Rojano.

Mann med elektrisk trillevogn
FÆRRE TUNGE LØFT. Salvador Diaz Rojano viser stolt frem sin nye kompis, en elektrisk trillevogn som forenkler hverdagen betraktelig.

Mindre fysisk belastning

Etter mange års erfaring som driftsleder i Osloskolen er Rojano godt vant til å håndtere tunge og gamle maskiner. I tillegg til at det nye utstyret er mer miljøvennlig, trekker han frem den positive effekten på den fysiske arbeidshverdagen.

–  Tidligere brukte jeg en gammel løvblåser med en stor firetaktsmotor på ryggen. Den var helt forferdelig å jobbe med. Ikke bare var den tung og bråkete, men når jeg var ferdig luktet jeg bensin og følte meg filleristet, sier Rojano.

LEKENDE LETT. Å holde skolegården ren er enklere enn noen gang før.

Ingen nedgradering

Samtidig som Rojano trekker frem at de elektriske alternativene er både mer stillegående og enklere å håndtere, vil han avkrefte at verktøyene mangler kraften for å få jobben skikkelig gjort.

– Noen av de tøffere gamlekara vil kanskje tenke at: «Nei, batteri det er ikke noe for meg», og at maskinene er for svake. Personlig har jeg blitt veldig imponert over styrken i disse maskinene, sier Rojano.

ELEKTRISK ENERGI. Med plass til fire batterier, kan man enkelt veksle hvis ladningen går tom.

Guro Bøe Wensaas i UKE kan bekrefte at hun får mange gode tilbakemeldinger fra anleggsarbeidere som allerede har gjort det elektriske spranget.

– Vi hører det blant annet fra gravemaskinoperatørene. De er superfornøyde og ser seg absolutt ikke tilbake, sier Wensaas. 

Hvordan velge riktig

Rojano har et par råd til andre som vurderer lignende anskaffelser.

–  Vi brukte tid på å velge ut riktig utstyr som passer oss og vårt behov. Gjennom hele anskaffelsesprosessen fikk jeg også stødig bistand fra Tom-Aril Skabelund-Johansen fra avdelingen for skoleanlegg i UDE. Hjelpen jeg fikk underveis gav meg ekstra trygghet, sier Rojano.

Tom-Aril Skabelund-Johansen er vaktmesterkoordinator, og bistår gjerne andre som trenger hjelp.

– Ja, vi har mye erfaring med denne type innkjøp og hjelper gjerne med å kartlegge behovet. Jeg blir også med ut og handler utstyret hvis det trengs. Bare send meg en e-post på: tom.skabelund@ude.oslo.kommune.no, så tar vi det derfra, sier Skabelund-Johansen.

Et virkemiddel i det grønne skiftet

Støtteordningen er et direkte tiltak for å bytte ut maskinparken i Oslo kommune og redusere klimagassutslippene. Men målet er også å signalisere en ønsket endring hos leverandørmarkedet.

Guro Bøe Wensaas i UKE håper midlene kan brukes for å sende et signal til transportnæringen.

– Det er helt klart at transportnæringen har en miljøutfordring, og med vår innkjøpermakt vil vi gjøre det vi kan for å akselerere det grønne skiftet og innovasjonstakten i næringen, sier Wensaas.  

Slik rekrutterer du digitalt

Hvordan gjennomfører du en god og effektiv rekrutteringsprosess helt digitalt? Stol ikke blindt på magefølelsen, men les de beste tipsene fra våre eksperter.

Av: Sindre Haugan

En rekrutteringsprosess krever god planlegging, og det er minst like viktig nå som alt skjer digitalt. Dette bør du tenke på før, under og etter intervjuet.  

Trenger du hjelp til rekruttering? Ta kontakt med en av UKEs konsulenter for en uforpliktende samtale.

Mer enn et fast håndtrykk.

– I det offentlige er store deler av ansettelsesprosessen formalisert, men rekruttering er fortsatt en sosial øvelse. På tross av litt dårligere lyd og bilde, kreves i bunn og grunn den samme menneskelige kontakten som før, sier Adrian Renke Bracht HR-rådgiver i UKE.

DIGITALE FALLGRUVER. Adrian Renke Bracht peker på noen fallgruver når man gjennomfører digital rekruttering.

– I første intervjurunde danner du deg et førsteinntrykk, og det er her du skal avdekke kompetanse og motivasjon til søkeren. Derfor bør du gjøre det du kan for at kandidaten føler seg komfortabel og får presentert seg på en så naturlig måte som mulig, sier Espen Stensrud som er organisasjonskonsulent i UKE.

Espen har arbeidet med rekruttering i 14 år, og hjelper daglig virksomheter i Oslo kommune med små og store ansettelsesprosesser. Både Adrian og Espen har noen klare tanker om hva man bør reflektere over når intervjuprosessen skjer digitalt.  

GOD ATMOSFÆRE. Espen Stensrud sier det er viktig at kandidaten føler seg komfortabel i intervjusituasjonen.

Før intervjuet

  • Gi god informasjon i forkant.

Sett en tydelig agenda for intervjuet, slik at kandidaten har mulighet til å forberede seg godt, og vet hva den går til. Dette er spesielt viktig før et andregangsintervju, hvor man gjerne går lengre og dypere til verks for å avdekke om personen er riktig kandidat for jobben.  

  • Test det tekniske.

Ingenting er kjedeligere enn å måtte knote med det tekniske under intervjuet, så gjør en ekstra sjekk av lyd og bilde med en kollega før du går i gang.

  • Hvordan presenterer du deg?

Like viktig som det tekniske er hvordan du presenterer deg. Tenk over hvordan du går kledd og hva kamera viser. Velg en nøytral bakgrunn, og gå kledd slik du ville gjort hvis dere møttes ansikt til ansikt. Når kandidaten ikke får inntrykk av hvordan arbeidsplassen er, er dette desto viktigere. 

  • Sett en stabel med bøker under datamaskinen.

Det er ikke neseborene dine kandidaten er mest nysgjerrig på, så et tips er å sette datamaskinen på noen bøker. Det gjør det enklere å se rett inn i kamera og dermed få en digital blikk-kontakt. Da unngå man følelsen av å bli sett ned på. Husk å se inn i kamera, ikke på bildet av deg selv.

Under intervjuet

  • Ha en ordstyrer.

Intervjuet blir ikke alltid en en-til-en-samtale. Noen ganger inkluderer man fremtidige kollegaer, fagforeningsrepresentanter eller ledere i samtalen. Hvis det blir mange rundt det digitale bordet, bør man avtale en ordstyrer som fører intervjuet, og sikrer god flyt i samtalen.

  • Skap et inntrykk av arbeidsplassen.

En heldigital rekrutteringkan gjøre det vanskeligere for kandidaten å få et inntrykk av stedet de skal jobbe. Dette er en utfordring man kan løse kreativt, eksempelvis ved at du engasjerer noen fremtidige kollegaer til å fortelle om arbeidsplassen i en video, eller at man gir kandidaten en liten guidet digital tur rundt på kontoret.

Etter intervjuet

  • Sett realistiske tidshorisonter. Få ting er mer nervepirrende enn å vente på svar fra en potensiell drømmejobb. Derfor bør du være tydelig med informasjon om når kandidatene kan forvente svar. Nøl heller ikke med å sende avslag til de som ikke er med videre i prosessen.  

Magefølelsen kan være skummel

Mange studier viser at magefølelsen er langt fra det beste verktøyet når man skal vurdere fremtidig jobbprestasjon.[i]

Både Adrian og Espen tror det er viktig å reflektere rundt hvordan vi alle påvirkes av subjektive faktorer. Alt fra utseende til selvtillit og sjarme er med å påvirke oss. Selv om førsteinntrykket kan gi en riktig indikasjon, bør man også ta i bruk andre verktøy for å unngå feilansettelser.  

– Vi ser at et semistrukturert intervju kombinert med evne- og personlighetstester gir best effekt. Å ha en viss struktur i intervjuet er alltid bra, men man trenger heller ikke å låse seg helt til spørsmålene man har tenkt ut på forhånd, sier Adrian.

Espen mener også at evne- og personlighetstester minimerer risikoen for feilansettelser.

– Testene kan gi en indikasjon på hvordan kandidaten vil trives i arbeidsmiljøet og hvor godt egnet man er til arbeidsoppgavene. I tillegg er personlighetstesten et glimrende samtaleverktøy, hvor man eksempelvis kan måle kandidaten på de personlige egenskaper man gjerne etterspør i en stillingsannonse, sier Espen. 

Hjelp til rekruttering

Espen Stensrud er en del av et team på fire som bistår virksomheter med rekruttering til virksomheter i Oslo kommune.

FIRKLØVER. Gjengen på rekruttering hjelper gjerne din virksomhet.

De kan hjelpe til med hele prosessen eller kun deler av den:

  • Behovsanalyse
  • Stillingsutlysning
  • Selektering
  • Planlegging og gjennomføring av intervjuer
  • Arbeidspsykologiske verktøy – personlighetsprofil og evnetester
  • Innstillinger

Alle konsulentene er erfarne med digitale rekrutteringsløsninger, og gjør det de kan for å sikre en effektiv prosess som forutser fremtidig arbeidsprestasjon.


[i] Schmidt, F. L., & Hunter, J. E. (1998). The validity and utility of selection methods in personnel psychology: Practical and theoretical implications of 85 years of research findings. Psychological Bulletin, 124(2), 262–274.

Gir form og farge til byen

Det er etterspørsel etter fagkompetanse innen grafisk design blant kommunens virksomheter. Det siste året har UKE toppet laget med to designere med fartstid fra byråverden i Norge, Melbourne og New York.

Av Sindre Haugan

Rachel Dahlby Løkka og Elisabeth Vik ser begge sine tidligere erfaringer fra privat næringsliv som en styrke i møtet med virksomhetene.

– Både Rachel og jeg har vært ute i verden, men nå er det Oslo kommune som gjelder. Jeg tror det er sunt å kjenne markedet og konkurrentene våre utenfor Oslo kommune. Det er de eksterne byråene vi må matche hvis virksomhetene skal velge oss, sier Vik.

Både små og store oppdrag

De to leverer alt fra klistremerker og brosjyrer til messemateriell og prototyping av nettsider, og er åpne for små og store oppdrag.

– Det skal ikke være vanskelig å ta kontakt med oss, og vi hjelper til med det aller meste. Ofte starter det med noe enkelt, som en brosjyre, som igjen fører til flere og større oppdrag. Vi har allerede fått mange faste kunder, og det er skikkelig kjekt. Ikke minst fordi vi begynner å kjenne kundene og behovene deres, sier Vik.

GODT SYNLIG. Utendørsinstallasjonen av Oslo som europeisk miljøhovedstad ved rådhuset.

En av de fornøyde kundene er Marianne Alfsen, som var kommunikasjonsansvarlig i sekretariatet for Oslo europeisk miljøhovedstad. Leveransen var en utendørsinstallasjon med 12 trekantede søyler utstilt på Olav Vs plass ved rådhuset på tampen av 2019.

– Å samarbeide med UKE var en kjempefin opplevelse. Jeg jobbet med Elisabeth som virkelig hadde den nye visuelle profilen i ryggmargen. Det gjorde arbeidet enklere, fordi hun visste hele tiden hva man kan og ikke i henhold til designmanualen, sier Alfsen.

Tenk langsiktig

Designerduoen utfordrer også kundene til å tenke langsiktig når man vurderer grafisk bistand.

 – Jeg er veldig takknemlig når jeg blir involvert fra starten av prosjektet, fordi det sikrer en mer helhetlig leveranse. Vi kan også hjelpe med å lage en god kanalstrategi, slik at man ikke bruker ressurser unødvendig. I dagens digitale verden er det ikke alltid en trykksak er veien å gå, sier Løkka.  

UKE konsulenttjenester tilbyr pakkepriser på tjenester, noe som kan være gunstig både strategisk og prismessig, ikke minst hvis man planlegger et større prosjekt.

VARIERT HVERDAG. Rachel og Elisabeth tar på seg små og store grafiske oppdrag.

Med brukerbehov i fokus

I den siste tiden har Rachel Løkka jobbet tett med Velferdsetaten og Nancy Lyons Sletmo, innovasjonsrådgiver og tjenesteutvikler, for å utforske muligheter for bruk av digitale verktøy i bo-oppfølgingsarbeid i Ungbo. Ungbo er Velferdsetatens tilbud for de mellom 17 og 23 år som trenger bolig og støtte for å klare seg selv.

– Målet med Ungbo-prosjektet er å forbedre ungdommenes evne til å forvalte egen økonomi.  Her har vi visualisert potensielle løsninger tidlig i innovasjonsprosessen, for å kunne prøve ut ideene på brukere og ansatte. Vi har blant annet testet og visuelt å veilede beboerne til å reflektere over sine fremtidsplaner, sier Sletmo.

– Den store fordelen med dette prosjektet er at vi på grafisk har vært innlemmet i innovasjonsprosessen fra starten. Jeg har lært en hel del om brukervennlighet og universell utforming, sier Løkka.  

Mer enn rundinger og firkanter

Som grafiker i Oslo kommune kommer man ikke unna det faktum at 2019 var året vi fikk en ny, felles visuell identitet.  For Elisabeth og Rachel har de strenge visuelle rammene aldri vært noe hinder, snarere tvert imot.

– Mange har nok sett rundinger, firkanter og vinkler og låser seg litt fast på det. En stor del av jobben vår er å synliggjøre mulighetene som ligger i den nye visuelle identiteten til Oslo kommune, for elementene kan kombineres i det uendelige, sier Vik.

UENDELIGE MULIGHETER. De visuelle elementene til Oslo kommune kan kombineres i det uendelige.

Selv om Elisabeth nå har kun en visuell profil å forholde seg til, er arbeidet like variert som før hun begynte i Oslo kommune. Virksomhetene er også svært forskjellige, og har derfor naturlig nok helt ulike behov. 

– Det som er kult med å ha en identitet, er at man ikke trenger å bruke tid på fonter og farger, men fokusere på å gjøre den visuelle identiteten så sterk som mulig. Den kreative utfordringen ligger i hvordan vi kan bruke de enkle elementene for å vise at vi alle er ett Oslo, og samtidig å skape noe særegent for hver av virksomhetene, sier Vik.   

Mye kan gjøres på egenhånd

Elisabeth og Rachel påpeker også at virksomhetene har gode forutsetninger for å gjøre en del av det grafiske arbeidet på egenhånd med det enkle designverktøyet til Oslo kommune.  

– Men hvis man vil ha noe utover det, noe større, mer kreativt og skreddersydd som skiller seg ut, da er vi der. Vi kan hjelpe alle de som ikke har mulighet til å ta denne jobben selv, sier Rachel.

En annen fordel med å gå internt er at man slipper å gå gjennom en anskaffelsesprosess. Marianne Alfsen oppsummerer det slik:

– Jeg synes det var svært positivt å kunne gå internt. Vi fikk en leveranse som var veldig lekker rent visuelt, i tillegg var det prismessig svært konkurransedyktig og alt ble levert innenfor budsjettrammene, sier Alfsen.

HJELPER GJERNE. Elisabeth Vik og Rachel Dahlby Løkka tar utfordringer på strak arm.

Ta kontakt

Trenger du grafisk hjelp kan du ta direkte kontakt med enten Elisabeth eller Rachel for en uforpliktende samtale, ellers er det bare å ta kontakt med din kundeansvarlig i UKE.

Havna blir smartere

I samarbeid med UKE tar Oslo Havn i bruk smartteknologi for å sikre driften og forvaltningen av landets største havneområde.  – Innsatsen kommer alle kommunens virksomheter til gode, sier Jørn Innset i Oslo Havn.

Tekst: Sindre Haugan Foto: Nikolai Kobets Freund

Enten du er kajakkentusiast, isbader eller slikker sol på Sørenga, har Oslos stolte havnepromenade et bugnende tilbud av aktiviteter langs sjøen.    

For Oslo Havn er det viktig å bevare sikkerheten til alle som ferdes ved vannet, derfor sjekkes de 150 utplasserte livbøyene for feil og mangler hver eneste dag.  

VISER VEI. Tore Beitveit (i midten) viser Tore Johannessen og Sindre Haugan hvordan havnebassenget kan digitaliseres.

Nå gjøres denne jobben manuelt, men i samarbeid med UKE ser Oslo Havn på en rekke automatiseringsprosesser som blant annet kan gjøre disse livbøyene smartere.

– Ved hjelp av ny teknologi kan man plassere en sensor inne i skapene, slik at man får beskjed så raskt livbøyen blir tatt ut. Det er mye å spare på slike enkle grep, sier Tore Beitveit, seksjonsleder for IT og økonomi i Oslo Havn.

Enkel teknologi – stort potensial
Tanken er å bruke lærdommen fra dette pilotprosjektet, og implementere lignende teknologi i andre deler av driften. Oslo Havn forvalter store eiendommer ved kystlinjen, og Beitveit tror det er mye å hente på automatisering av de manuelle oppgavene.

– Vi har mange utleiebygg, og ser den praktiske nytten av å ha sensorer som kan fange opp vannlekkasjer, varsle om søppeltømming eller dører som står åpne, sier han.   

Mulighetene er mange, og Beitveit skisserer en fremtid hvor store deler av overvåkningen skjer digitalt.

AUTOMAGISK. Når livbøyen tas ut av skapet går det automatisk et varsel.

Alle kan hekte seg på
UKE er en aktiv utviklingspartner i det viktige digitaliseringsarbeidet for Oslo Havn, og blant annet ansvarlig for kommunikasjonsnettet som snakker med sensorene.

For å koble sensorene sammen trengtes et antennesignal som var sterkt nok. Derfor var det praktisk at Oslo Havn eier de store, ikoniske kornsiloene ytterst på Vippetangen.

– Nå har vi plassert en antenne på kornsiloen vår som dekker hele Oslo. Først skal vi i Oslo Havn ta i bruk teknologien, men vi er flere virksomheter som snakker sammen, og på sikt skal alle kunne gagne av arbeidet vi gjør her, sier Jørn Innset, IT-sjef i Oslo Havn.

NYTT LIV. Kornsiloen får nytt liv som antenne.

UKE kobler oss sammen
Innset tror ikke prosjektet hadde fungert like godt dersom Oslo Havn skulle ha gjort det på egenhånd.

– Vi jobber med å overvåke hele Oslo havn, derfor må vi bruke ressursene våre på tiltak som kan automatisere og forenkle det vi gjør. Her spiller UKE en viktig rolle. Ikke bare er de proaktive og viser hvordan vi kan nyttiggjøre oss av teknologien. De hjelper oss med den overordnede strukturen, og kobler oss mot andre virksomheter med samme behov, slik at vi får en samlet styrke, sier Innset.

Se også:
Nå digitaliseres Oslo Havn (3.5.2018)