Forfatterarkiv: Nikolai Freund

«Jeg tok kontakt med UKE for å få hjelp til en anskaffelse.»

– Tidligere var man for litt seg selv og man måtte finne ut ting av seg selv. Det føles veldig trygt å ha noen som kjenner alt og som kan hjelpe oss å gjøre det riktig.

Av Nikolai Kobets Freund

Vi tok en prat med førstekonsulent Kjersti Ødegaard i Pasient- og brukerombudet i Oslo og Akershus, og Sosial- og eldreombudet i Oslo om deres opplevelse av å bruke konsulenttjenester anskaffelser i Utviklings- og kompetanseetaten for bistand til en minikonkurranse for renhold tidligere i år. Virksomhetene i Oslo kommune har lenge etterspurt hjelp til gjennomføring av konkurranser og innkjøp fordi mange mangler kompetanse og tid.

Ødegaard hadde tidligere opplevd UKE som tungrodd, uoversiktlig og treg da hun tidligere hadde behov for å få hjelp til en anskaffelse.

– Før måtte vi gjøre dette selv og det tok lang tid å få svar og vite hvem man skulle snakke med, mens nå var det ikke noen tvil, kunne Ødegaard fortelle. Det som vi har vært kjempefornøyde med, som har vært viktig for oss, er avlastningen som vi har fått. Og det at vi er trygge på at man følger regler og at skjemaer fylles riktig inn.

Konsulentene har spisskompetanse og følger opp med sine vurderinger og anbefalinger. I Ødegaards tilfelle fant konsulenten kostnadsbesparende fortrinn ved å se på ulike varigheter av leverandørkontraktene. Konsulenten gjennomgikk også andre kostnadseffektive løsninger gjennom samskjøpsavtaler, og utarbeidet prisskjema og kravspesifikasjon.

– Du stilte veldig mange gode spørsmål til kravspesifikasjonen som vi ikke hadde tenkt på, og så gav du tips til andre samkjøpsavtaler som ikke vi var klar over som sparte oss for en del penger. Vi fulgte alle de anbefalingene som vi fikk fra dere, og nå er ting på plass. Vi er i gang med den nye renholdsavtalen og det har fungert kjempefint, sa Ødegaard fornøyd.

– Allerede etter én uke så var vi klare med tilbudsinnbydelse, prisskjema og kravspesifikasjonen. Og vi fikk inn mange gode tilbud, sa konsulent Omar Attique fra UKE.

– Det gikk utrolig fort. Det tok jo bare én måned å få dette gjennomført, tilføyde Ødegaard. Vi er kjempefornøyde!

Oslo kommune bruker kr 175.000.000 årlig på renhold og har inngått rammeavtaler med ni leverandører innenfor renholdstjenester. Alle oppdrag med en anslått total kontraktsverdi over kr 100.000 ekskl. mva. må gjennom en minikonkurranse. Konsulenttjenester anskaffelser er spesialisert på anskaffelser i Oslo kommune. Tjenesten er definert som egenregi og virksomhetene kan derfor kjøpe direkte hos UKE uten konkurranse

Få hjelp av de som kjenner anskaffelser i kommunen best. Kontakt konsulentene på konsulent@uke.oslo.kommune.no eller se Oslo kommunes intranettsider for mer informasjon.

håndtrykk
SOLID SAMARBEID. Kjersti Ødegaard i Pasient- og brukerombudet i Oslo og Akershus, og Sosial- og eldreombudet i Oslo er godt fornøyd med samarbeidet med Omar Attique fra UKE.

Slik får du hjelp til anskaffelsen

Det er en selvfølgelighet at vi lytter til fagfolk når vi snakker om utbygging, elektrisk arbeid eller vann og avløp. Vi bruker proffer fordi jobben må utføres forskriftsmessig og med fagkompetanse. Slik bør man også tenke om kommunale innkjøp.

Av Nikolai Kobets Freund

Kommunale anskaffelser forutsetter at man vet hva som kreves og hvordan prosessen skal håndteres. Man må kjenne detaljene, se helheten og følge rammene for lov om offentlige anskaffelser.

Anskaffelseskonsulentene fra UKE på Ensjø T-banestasjon, april 2019. Foto: Nikolai Kobets Freund
Anskaffelseskonsulentene under den nye gangbroen på Ensjø T-banestasjon. F.v. Espen Skistad, Synnøve Jørgensen, Kåre Steinsbu, Omar Attique Khokar. Foto: Nikolai Kobets Freund

Virksomhetene i Oslo kommune har lenge etterspurt hjelp til gjennomføring av konkurranser og innkjøp. Konsulentmiljøet hos Utviklings- og kompetanseetaten er forsterket, og leverer i dag et spekter av tjenester innenfor alle typer anskaffelser. Konsulentene bistår gjennom hele prosessen – fra utarbeidelse av kontraktstrategi fram til kontraktsinngåelse med valgt leverandør. Dette sikrer at prosessen blir gjort på riktig måte og i tråd med regelverk.

Bymiljøetaten har flere ganger samarbeidet med anskaffelseskonsulentene, blant annet om den nye gangbroen over Ensjø T-banestasjon. Et annet prosjekt handlet om en driftsavtale av parker og trær med verdi på kr 110.000.000. Bymiljøetaten sier de hadde dårlig erfaring med å håndtere disse store driftsanskaffelsene selv.

– Vi opplevde en enorm forbedring med konsulentene. Vi hadde et positivt og godt samarbeid, der de stod for alt det anskaffelsestekniske, sørget for fremdriften og passet frister. Og så tilpasset de seg vår driftssesong. Det at de hadde kompetanse fra andre anskaffelser var også veldig bra, fordi de kom med flere gode forslag, og de vektet miljøaspektet, forteller parkforvalter Siril Stenerud.

Konsulenttjenestene er unntatt konkurranseregelen, og økonomisk sett er det fordelaktig, også i forhold til tids- og ressursbruk. Å samarbeide med de som er spesialisert på anskaffelser i Oslo kommune forenkler og effektiviserer hele prosessen. Prosessen sikres, og ivaretas, slik at man kan føle seg trygg på at anskaffelsen blir riktig – fra første stund.

– Anskaffelsesprosessen må ses samlet. Det starter med beskrivelsen av behovet, og ender med hvordan kontrakten gjennomføres, sier konsulent Omar Attique.

Konsulentene har kompetansen som trengs for å ivareta nettopp dette. Så du kan være trygg på at det blir gjort på best mulig måte. Referanseprosjektene er mange – fra de store entreprisene for Deichman og Munchmuseet på over én milliard kroner, til minikonkurranser om renhold. Nylig gjennomførte de konkurranse om å etablere tre nye energistasjoner. En energistasjon er en bensinstasjon uten bensin, som i stedet har bærekraftig drivstoff som hydrogen og biogass, i tillegg til hurtiglading for elbiler. Prosjektledelse for nytt krematorium på Alfaset er også på plass med hjelp av konsulentene. Og dette er bare noe av det de har hjulpet å få i stand. Det arbeides samtidig med gigantprosjektet Fornebubanen og dens seks T-banestasjoner.

– Vi mottok 86 forespørsler om deltakelse i konkurransen fra både norske og utenlandske arkitekter. Dette er nok den mest omfattende konkurransen vi noen gang har jobbet med, forteller teamleder Espen Skistad om Fornebubanen.

Anskaffelseskonsulentene bistår i anskaffelser i størrelsesorden fra noen hundre tusen kroner til over milliarden. De oppgir å ligge under markedspris og operer med forhåndsdefinerte pakker til fastpris, som gir forutsigbarhet for kundene. Administrasjonen forenkles betraktelig for begge parter. Det er også mulig med avtalt stillingsprosent reservert for en periode, samt regningsarbeid med timebasert etterskuddsordning for tilleggsarbeid der andre modeller ikke passer. Etter avtale kan det tilbys en kombinasjon av nevnte modeller. Priser og detaljer finner du her.

Konsulenttjenesten for anskaffelser består av teamleder Espen Skistad som har over 20 års erfaring med offentlige anskaffelser. Synnøve Jørgensen er utdannet jurist og har 10 års erfaring fra offentlige anskaffelser, spesielt innen IKT. Kåre, som de siste 14 årene har vært i Statens vegvesen, har bred erfaring fra de fleste typer anskaffelser, spesielt innen bygg og anlegg. Omar, det siste tilskuddet i firkløveret, er eksperten innen minikonkurranser og Dynamic Procurement System, med mastergrad i Supply Chain Management og erfaring fra Facility Management og konsulentbransjen innen offentlige anskaffelser.

Kontakt konsulentene på konsulent@uke.oslo.kommune.no eller se felles intranett for mer informasjon.