Forfatterarkiv: Camilla Wiik Ruud

Vekk med permene!

Flytting ga Bydel Gamle Oslo (BGO) en god mulighet til å implementere en av de etablerte RPA-arbeidsprosessene.

Å slutte med arkivering av bilag i permer og la RPA gjøre jobben, har krevd og krever tett oppfølging fra leder.

BGO har tatt dette på alvor. Bydelen er på flyttefot til nye lokaler i Christian Kroghs gate 16, og grep muligheten til å iverksette RPA-arbeidsprosessen «opplasting av bilag i økonomisystemet». Nå kvitter bydelen seg med arkivet, roboten jobber for harde livet med scanning av bilag, og permer fjernes. Sverre Osland, avdelingsdirektør for økonomi, strategi og analyse, er tilfreds med besparingsmulighetene med tanke på arkivet.

– I dag benytter vi 150 m2 til lagring av papirer for underbilag. Det er uaktuelt å leie ekstra plass til dette når vi flytter. Arbeidsprosessen har derfor vært betimelig og god for oss, sier han.

FYSISK ARKIV I PERMER ER RETT OG SLETT LITT «PRE-HISTORISK». Arkiv er fremdeles veldig relevant, men da digitalisert. Nå fører RPA til at Bydel Gamle Oslo kan kvitte seg med disse permene (og mange flere permer som du ikke ser på bildet). Fra venstre: Nina Merete Ellingsen, Sverre Osland og Viosa Krasniqi Dulovi.

Sverre legger til at bydelen havnet «midt i smørøyet» med tanke på RPA. Bydelen var ikke deltaker i den første evalueringen av RPA, og Sverre er glad for at bydelen kan benytte seg av erfaringer som Innovasjonsprogrammet har høstet. Samarbeidet mellom deltakerne i Innovasjonsprogrammet har ført til en god oppbygging av kompetanse på effektivisering av forretningsprosesser, teknologi og rammeverk.

Ressursallokering er et lederansvar
Viosa Krasniqi Dulovi, teamleder for lønn og regnskap, forteller at det er de tidkrevende og manuelt repeterende oppgaver som settes bort til roboten. Tiden som frigjøres fordi roboten jobber raskere, gjør at bydelen kan bruke kompetanse og ressurser på andre oppgaver som tidligere fikk lav prioritet.

– Nærmeste leder har et ansvar for hvilke oppgaver som skal opp- eller nedprioriteres blant medarbeiderne. De oppgavene som roboten gjør, er som oftest oppgavene som aldri gjøres i tide fordi vi ikke har nok tid, forteller Viosa.

Sverre understreker at nærmeste leder er ansvarlig for å sørge for at medarbeiderne har tilstrekkelig med oppgaver og riktig kompetanse til å utføre eventuelt nye oppgaver. Dette er forankret i ledergruppen og følges opp der.

Lederdialog og kommunikasjon avgjørende
Alle ledere i Oslo kommune har et informasjonsansvar. En leder i en bydel med RPA har et viktig ansvar for å sørge for god kommunikasjon og for å ta medarbeiderne med på endringsreisen som RPA medfører.

Én av utfordringene lederne i BGO har møtt, er usikkerhet blant medarbeiderne om hva RPA innebærer. Ny teknologi og endringer i måten vi jobber på kan virke skremmende på mange. Det er derfor viktig å skape trygghet og forutsigbarhet for hvordan RPA påvirker arbeidsdagen til den enkelte gjennom tydelig kommunikasjon. Lederne må være gode rollemodeller for endringen slik at medarbeiderne forstår hva som forventes, og for at RPA oppleves som positivt.

Nina Merete Ellingsen, kommunikasjonssjef, fremhever hvor viktig nettopp lederforankring og tydelig kommunikasjon er.

– Lederne er nødt til å ha konkret kunnskap om RPA og bruksområder, om hva vi ønsker å oppnå og hva RPA betyr for oss som bydel og for arbeidsdagen til medarbeiderne. Dersom RPA forankres i alle ledd i organisasjonen og følges tett opp av lederne, blir RPA en positiv opplevelse og gevinstene blir trolig enklere å realisere, avslutter hun.

Les mer om RPA på Workplace.

Fakta

Innovasjonsprogrammet

Innovasjonsprogrammet består nå av Bydel Stovner, Bydel Alna, Bydel Gamle Oslo, Helseetaten og UKE

Robotic Process Automation (RPA)

RPA står for Robotic Process Automation. RPA er en programvare som kan logge seg av og på ulike applikasjoner som et menneske kan, og kan programmeres til å benytte eksisterende brukergrensesnitt slik en medarbeider ville jobbet i systemet.

Følgende arbeidsprosesser er i produksjon:

 • Kontroll av vederlagsberegning

 • Laste opp bilag i økonomisystemet

 • Passivisering av saker i fagsystemet FASIT

 • Bekreftelse på ansettelsesforhold

 • GAT-turnus

Fra rutinepreget til meningsfullt arbeid

Gjennom Innovasjonsprogrammet har bydel Stovner, bydel Alna, bydel Gamle Oslo, Helseetaten og UKE siden våren 2017, testet ut lettvekts prosessautomatisering. Kontinuerlig forbedring, kompetanseøking og ny teknologi er stikkord for Innovasjonsprogrammet, hvor både Robotic Process Automation (RPA) og Chatbots er egne prosjekter.

RPA er ikke fullt så komplisert eller skummelt som begrepet kan fremstå som. Det er en programvare som etterlikner hvordan du og jeg jobber i ett eller flere datasystemer. Med andre ord; en slags digital assistent som logger seg på virksomhetenes systemer, og som kan utføre de tidkrevende og litt kjedelige, manuelle oppgavene vi helst vil slippe. På den måten får vi mer tid til meningsfulle oppgaver, og i tillegg unngås feil som følge av for eksempel god, gammeldags manuell innlegging av data. Et godt forarbeid må riktignok gjøres før man setter i gang med RPA. Arbeidsprosessene må brytes ned for å avdekke flaskehalser og eliminere sløsing (lean) før RPA benyttes på arbeidsprosessen.


Bydel Alna – øverst til venstre: Henrik Johansson (spesialrådgiver for innovasjon og tjenesteutvikling), Marius Trana (bydelsdirektør) og Marit Lynnebakken (controller). Foto: Linnea Berg.
Bydel Stovner – nederst til venstre: May Britt Hamnes Grønningen (prosjektleder) og Alv Humborstad Sørland (bydelsdirektør). Foto: Caroline Bremer.
Bydel Gamle Oslo – til høyre: Sverre Ousland (Avdelingsdirektør Økonomiavdelingen), Lasse Johansen (RPA-prosesskoordinator), Tore Olsen Pran (bydelsdirektør) og Viosa Krasniqi Dulovi (Teamleder lønn og regnskap). Foto: Nina Ellingsen

Bydelene i Innovasjonsprogrammet vektlegger alle hvor viktig den helhetlige og grundige tilnærmingen til RPA er:

  • Bydelene har gjennom samarbeidet i Innovasjonsprogrammet maktet å ta i bruk en helt ny type digitale verktøy. Uten samarbeidet med UKE hadde ikke dette vært mulig. Samtidig som vi har tatt i bruk robot-programvare, har vi sammen utviklet en forvaltningsmodell og et opplæringstilbud. Denne helhetlige og grundige tilnærmingen gjør at alle bydelene etter hvert kan ta i bruk teknologien. Det er i denne muligheten for skalering at de store gevinstene ligger, forteller bydelsdirektørene.

Mindre tid på rutineoppgaver, mer tid til meningsfylte oppgaver
Alv Humborstad Sørland, bydelsdirektør i bydel Stovner, forteller at det er medarbeiderne som i utgangspunktet vil få størst gevinst av RPA.

– Garri Kasparov, den store sjakkmesteren som konkurrerte mot IBMs Deep Blue, har sagt at de nye digitale verktøyene «vil ta robotene ut av menneskene». Medarbeiderne våre vil gradvis oppleve at rutinepreget arbeid kan erstattes med mer meningsfylte oppgaver, sier han.

Økt kompetanse hos medarbeiderne som er involvert i prosjektet er også en tilleggsgevinst. Bydel Gamle Oslo ble med i prosjektet for omlag seks måneder siden, men fremhever at kompetanseutviklingen blant medarbeiderne allerede er høy:

– RPA har allerede gitt og vil gi en veldig god kompetanseutvikling blant medarbeiderne. Vi ser et godt potensial i forenkling og automatisering av prosessene, og medarbeiderne begynner nå selv å lete etter aktuelle arbeidsprosesser. Det skaper et bra engasjement, forteller Tore Olsen Pran, bydelsdirektør i Gamle Oslo.

Digitalisering krever gode, inkluderende ledere som viser vei, skaper oppslutning og som skaper trygghet med tanke på ny teknologi. Tydelige toppledere som gir retning til endringen er viktig, og bydel Alna understreker nettopp viktigheten av endringsledelse.

– I bydel Alna har vi lenge sett mulighetene med å ta i bruk robotteknologi for å frigjøre mer tid til kunnskapsintensive oppgaver. Gjennom samarbeidet i Innovasjonsprogrammet har vi lykkes med å etablere en forvaltningsmodell i UKE som skaper mange muligheter på sikt. Teknologien endrer måten vi jobber på, og gjennom fokus på endringsledelse sikrer vi at organisasjonen er klar for å hente ut de gevinstene teknologien muliggjør, avslutter bydelsdirektør Marius Trana.

Fakta: Hva er RPA?

  • RPA er en forkortelse for Robotic Process Automation
  • RPA er en programvare som kan logge seg av og på ulike applikasjoner som et menneske kan, og kan programmeres til å benytte eksisterende brukergrensesnitt slik en medarbeider ville jobbet i systemet.
  • RPA er et verktøy som utfører oppgaver på tvers av systemer, som en midlertidig løsning for systemintegrasjon, som det tar mer tid å få på plass. Det er såpass rimelig å lage programsnutter med RPA at det er god økonomi å lage dem, selv om de på et senere tidspunkt gjerne blir erstattet med en systemintegrasjon.