Åpnere internkommunikasjon

I løpet av de neste ukene får alle UKEs medarbeidere tilgang til Facebooks intranettløsning Workplace.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Oslo kommune ønsker å finne ut om Workplace er en hensiktmessig verktøy for internkommunikasjon, deling og samhandling, som gir mer effektive arbeidsprosesser og reduserer bruken av uautoriserte systemer, såkalt skygge-IT.

Mål for Workplace i UKE

UKE er blant kun fire enheter som får prøve Workplace i fullt volum, de to andre er Kulturetaten, Sykehjemsetaten og Bydel Alna, i tillegg til byrådsavdelingene. Testperioden varer fra januar og ut juni 2017, og vil gi kommunen grunnlag for å bestemme om hvorvidt vi skal tilby Workplace (eller lignende verktøy) til medarbeidere i alle virksomheter.

Naturlig å være tidlig
Avdelingsdirektør Tone Traa i Kundekoordinering har vært blant pådriverne for å gi UKE tidlig tilgang til Workplace, som hittil er valgt av selskaper som DNB, Telenor, Evry, Elkjøp og XXL her til lands.

Hun mener det er naturlig at UKE, som kommunens fagsentral for IKT og kommunikasjon, viser vei for resten når det gjelder utprøving av nye kommunikasjonsformer.

– Sosiale medier og digital teknologi har endret hele vår måte å kommunisere på. Vi bombarderes av informasjon og kan i stor grad velge hvor deltagende vi vil være. Den digitale modenheten mange av oss utviser i dagliglivet må bringes inn i arbeidshverdagen og bidra til at vi jobber smartere. Det er tross alt lenge siden vi tok kontrollen over våre egne reisebyrå-, bank- og musikkbestillinger, sier Traa.

– Personvern og informasjonssikkerhet er også et viktig område når vi nå formelt tar i bruk sosiale medier på arbeidsplassen. Kjøreregler og informasjon for hvordan vi skal forholde oss til dette er viktige aktiviteter i piloten, fortsetter hun.


SOFAPRAT. Med Workplace har vi umiddelbar tilgang til UKE-kollegaer, uansett etasje. Marit Forseth og Tone Traa, her uten skjerm og tastatur, er spent på å utnytte mulighetene.

Alle har en stemme
Workplace tilbyr et kollektivt opplegg for internkommunikasjon som mange av oss kjenner fra Facebook: Et mangfold av stemmer filtreres gjennom den berømte algoritmen (på godt norsk ligning eller formel), som dermed serverer hver enkelt av oss et individuelt tilpasset utvalg av de siste timenes og dagenes aktivitet. Ved enkle tastetrykk kan man endre fokus fra fagområde, avdeling, UKE eller hele kommunen.

– Denne flate, men samtidig mangfoldige plattformen for internkommunikasjon gir store muligheter for utvikling av endringsledelse og en mer tillitsbasert kultur. Med Workplace samles hele organisasjonen rundt leirbålet, sier Traa.

Gode erfaringer
Forskjellen er markant fra for eksempel intranett, hvor informasjon produseres, redigeres og presenteres på ett sted; eller e-post, hvor all informasjonsutveksling er skjult for andre enn de som står på mottakerlisten.

– Jeg håper vi vil se effekter både lokalt, altså i samarbeidet mellom kontorer og etasjer her i gården, og i måten medarbeidere i kommunens ulike virksomheter forholder seg til hverandre. Vil det gjøre oss mer effektive? Får vi bedre innsikt i kollegaers kompetanse og kundenes behov? Erfaringene fra de øvrige selskapene som har forsøkt seg på Workplace er lovende, sier Traa.

Rivingstillatelse på mentalsiloene
Etatsdirektør Marit Forseth sier Workplace representerer en teknologi med potensial til å påvirke UKE-kulturen. At den kan «dytte» arbeidsformene våre i mer sosial retning, slik for eksempel smarttelefonene har begynt å prege mange medarbeideres forhold til arbeidsplassen.

– Jeg ønsker at vi tar i bruk teknologi som kan bidra til å ta ned mentale siloer. Vi startet på dette i forbindelse med årsfesten, da vi satte sammen lag fra ulike etasjer, som besøkte hver avdeling. Jeg håper Workplace kan hjelpe til med å bygge ned skillelinjer – først i UKE og deretter i Oslo kommune, sier Forseth.

Skynder seg langsomt
Foreløpig er kun en håndfull av ressurspersoner, én eller to fra hver avdeling, innrullet på løsningen. Disse tegner opp gruppestruktur og blir enige om et sett av felles kjøreregler gjeldende så snart resten av UKEs medarbeidere kommer på i løpet av inneværende måned.

– Prosjektledelsen for kommunens pilot, som vi er en del av, har jobbet hardt i hele høst med å sørge for en effektiv og sikker tilknytning for testperioden. Det er viktig at vi ikke gir oss i kast med en så omfattende utprøving uten personvern- og databehandleravtale med leverandøren. Dette jobber prosjektleder og jurister med nå, så håper vi å komme i land i løpet av uken, sier Traa.

Flere kommunikasjonsnyheter
– Det kom for ikke så lenge siden en nyhet om at kommunen også fikk tilgang for Skype for Business. Vil ikke denne dekke noe av samhandlingsbehovet?

– Jo, og dette er også en veldig spennende nyhet for kommunen. Skype gir oss kontakt i sanntid, for eksempel til bruk ved gruppemøter og skjermdeling, i og utenfor kommunens grenser. Workplace vil i større grad kunne erstatte asynkrone kommunikasjonsformer som e-post og intranett, sier Traa.

Se også:
Mål for Workplace i UKE