Åpner etaten på gløtt

UKE har startet postlistepublisering på eInnsyn, et skritt på veien mot en åpnere, sikrere og mer sømløs innbyggerdialog.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Her kan du søke

Oslo kommune fastslår i sin kommunikasjonsstrategi at vi skal kommunisere «helhetlig, åpent og profesjonelt» med både innbyggere, oss selv og andre.

Som jo er et prisverdig ideal, men også et som tør kreve ivrig og konsentrert innsats, kombinert med en viss risiko for tramp i klaveret.

Skapt for å deles
Ikke rent lite av informasjonen som forvaltes av kommunens virksomheter er beheftet med klausuler som avgrenser eventuell spredning. Noe som ofte gjør at byråkrater flest tenderer mot skjulemodus snarere enn åpenhet, en tendens som også gjelder når det ikke er tvil om at informasjonsfrihet skal gjelde.

Løsningen i en slik situasjon er god systemstøtte. Og det er nettopp hva Utviklings- og kompetanseetaten har i ACOS Websak og eInnsyn.

Websak er som kjent sak og arkivsystemet vårt; her behandler og prosesserer kommunens saksbehandlere sine saker, og sender dem i såkalt flyt opp, ned og på tvers av vertikalene. Her klargjøres også hvert dokument til et eventuelt etterliv i deloffentligheten. Saksbehandler bruker Websak til å kode hvert dokument med ulike metaegenskaper som påvirker blant annet offentlig synlighet.

eINNSIKT. Arkivleder Laila Rossebø og tjenesteforvalter Erik Aarsand inviterer alle til å «spionere» på Utviklings- og kompetanseetaten.

Et apparat for åpenhet
eInnsyn kan regnes som en add-on til et slikt grensesnitt. Som navnet antyder, digitaliserer den innsyn og åpenhet, ved at den enkelte saksbehanders ferdigbehandlede dokumenter gjøres søkbare på internett etter utkvittering og eventuell skjermingskoding.

– Det er to forbehold til dette i UKEs tidligversjon av eInnsyn. I denne omgang skal vi ikke ha fulltekstpublisering. Det vil si at dokumentene ikke publiseres i sin helhet, kun informasjon av typen tittel, dato, avsender og mottaker. Vi har også en fem dagers forsinkelse før Arkivet frigir informasjonen til offentligheten; det er ikke umiddelbart synlig på nett når saksbehandler er ferdig med sin jobb.

Ordene tilhører Erik Aarsand, tjenesteforvalter for eInnsyn i Oslo kommune. Sammen med arkivleder Laila Rossebø har han jobbet for å få på plass denne lille milepælen på UKEs vei mot realisering av kommunikasjonsstrategien.

Ikke råd til personvernbrudd
– Hvorfor klemmer vi ikke til med sanntids fulltekstpublisering fra dag én?

– Det handler bare om prinsippet om å skynde seg langsomt. Selv Websak er ennå relativt ferskt for oss, og selv om eInnsyn er et strålende verktøy for effektiv informasjonsdeling, krever det en stø hånd og noe øvelse fra alle oss som behandler data. Og gjennom UKE flyter det mye data, sier Rossebø.

Alle vinner
«Krabbestadiet» innebærer også at etaten kun publiserer metadata for inn- og utgående post, ikke intern informasjonsutveksling. Aarsand og Rossebø vil imidlertid ikke underspille viktigheten av at UKE nå er i gang med eInnsyn-publisering.

– Det er en gladnyhet for åpenhet og informasjonsforvaltning i kommunen. Det vi holder på med her i huset er i en viss forstand alles business. Det skal være lett å sette seg inn i hva som foregår i kommunen. Vi har et ansvar for å hjelpe både innbyggere og pressen med å gå oss etter i sømmene; med alle betingelser om skjerming, personvern og informasjonssikkerhet, sier Aarsand.

– Dermed kan vi vente oss en økning i antall innsynsforespørsler?

– Det må vi regne med. Men når vi etter hvert kommer i gang med fulltekstpublisering, forhåpentligvis i løpet av 2020, vil presset trolig minke. Når dokumentene er tilgjengelige for allmennheten i fulltekst, vil vi både spare tid på å behandle innsynsbegjæringer og tilby en bedre tjeneste for brukerne, sier Aarsand.

Sjekk ut eInnsyn på Workplace

eInnsyn på nynorsk (Difi)