6. november ble UKEs tjenestekatalog sluppet. – Pris, leveringstid, servicegrad og bestillingsrutine er blant innholdet, sier tjenesteforvalter Ole Håkstad og prosjektleder Gina Spurkland.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

«Tjenestekatalogen presenterer UKE også. Det er gjennom tjenestene folk skal kjenne oss. Holder ikke de mål, og beskrivelsene og salgsprosessene rundt dem, så gjør ikke vi det heller»

Tjenesteforvalter Ole Håkstad

Selve oversikten ligger i kundeportalen på UKEs intranett. Herfra kan alle ansatte sortere og søke etter UKE-tjenester fra lokal infrastruktur til remittering – og alt midt i mellom. Oversikten er åpen for alle ansatte, men bestilling av de ulike tjenestene er tilgangsstyrt via Kompass.

– Et stort fremskritt fra den gamle katalogen er den sømløse integrasjonen mot bestillingssystemet vårt. Vi har lagt mye innsats i beskrivelsen av hver tjeneste i klartekst og via metadata. Da skal kunden slippe å måtte søke på nytt etter riktig bestillingsskjema når det er på tide å bestille, sier prosjektleder Gina Spurkland.

Tegner bilde av UKE
Så er det klart at ikke bare nybestilling kan gjøres i tjenestekatalogen, men etter hvert også informajon om hva som er bestilt og hvor langt i prosessen en leveranse er kommet.

– Jeg mener at tjenestekatalogen gir en god presentasjon av selve UKE også. Det er gjennom tjenestene folk skal kjenne oss. Holder ikke de mål, og beskrivelsene og salgsprosessene rundt dem, så gjør ikke vi det heller, sier tjenesteforvalter Ole Håkstad.

Bedre bestillingsprosess
Så iler de begge to til med en rekke forbehold om første versjon av tjenestekatalogen, det er ennå mye funksjonalitet som skal på plass. Automatiseringen i bakkant er foreløpig beskjeden og fakturering er fortsatt manuell. Dette er imidlertid deler av målbildet for 2020, og vi skjønner at den nye katalogen er en tjeneste det skal satses betydelig på i tiden fremover.

– Hensikten er at det skal gjøres enklere å handle fra UKE. Vi skal kontinuerlig redusere tidkrevende manuelt arbeid i forbindelse med bestilling og fakturering. Forutsigbarheten må opp både for kundene våre, så vel som for leverandørene. Jeg anser tjenestekatalogen som et flaggskip for organisasjonsutviklingen og virksomhetsdialogen i UKE, fortsetter Spurkland.

Følg kundeforholdet
Forvaltningen og videreforedlingen av masterdata er en viktig del av veien videre. Hver enkelt av kommunens virksomheter skal kunne følge sitt eget kundeforhold i kundeportalen, som vil gjøre enhver fremtidig tjenestebestilling enklere og raskere.

– I denne omgang er det en befrielse at selve katalogen beskriver tydelig ansvarsfordeling basert på UKEs nye organisasjonsstruktur og rollefordeling. Selv om dette er en intern betingelse, tror jeg effekten vil være merkbar for kunden. Hver enkelt tjenesteleder har ansvar for at tjenesten er hensiktsmessig presentert, eventuelt inkludert opplæringsmateriell og tekniske spesifikasjoner, sier Håkstad.

Her finner du den nye tjenestekatalogen