Lapper til 10-FAKTOR

– Jeg kan ikke tenke meg noen bedre metodikk til oppfølging av medarbeiderundersøkelsen enn den vi allerede benytter for kontinuerlig forbedring, sier Nordstrand-bydelsdirektør Tore M. Andresen.

Les om vårens Lean-tilbud her

Offentlig forvaltning er snedig. Noen sitter fortsatt med en forestilling om at for eksempel kommunen, det er stedet der man hovedsakelig gjør det samme som man alltid har gjort. Man tralter og valter.

SKYGGEBOKSING. Bydel Nordstrand er for øyeblikket midt i det man tør kalle en ekstrem oppussing av organisasjonskartet. Boksene faller og tavlelappene flyr. Stemningen i administrasjonen er imidlertid å regne som god.

Best der det ikke gjelder
Skulle en derimot selv befinne seg som ansatt i en slik organisasjon; i Oslo kommune, for eksempel. Ja, da er sjansen stor for at man har et annet inntrykk. Forandring hele tiden: Nye vinder, nye tider, og sågar fra tid til annen, nye koster.

– Jeg er relativt ny, så jeg kjenner ikke kommunen og Nordstrand ut og inn, men inntrykket mitt er likevel at vi er ganske gode på endring. Vi er vant til at det kommer nye signaler. Utfordringen vår er imidlertid at det vi er aller best til – ja, rett og slett knakende gode, det er slikt som ikke verdsettes lenger, sier bydelsdirektør Tore M. Andresen.

Tingene som hindrer endring
Han snakker om ting som bestiller/utfører-modellen og innsatsstyrt finansiering. Såkalte fyord i byrådet og dermed i kommunen. «Alle» snakker om noe annet. Om tillitsbasert ledelse, myndiggjorte medarbeidere og tjenestedesign med utgangspunkt i innbyggerens behov.

– Hodene våre kan gjerne oppfatte slik endring og erkjenne at den er hensiktsmessig. Men da vi startet arbeidet med å realisere det hele, oppdaget vi at ikke alle begrensninger sitter i hodene til folk. De sitter i kroppen, i fingrene våre, i selve strukturene og systemet vi benytter oss av til daglig, forteller Andresen.

Ord som fremmedgjør
Bydel Nordstrand er en virksomhet som ikke bare sier Lean. De begår det. Ja, faktisk sier de ikke Lean heller. Bydelsdirektøren forteller at for noen signaliserer ordet Lean såpass mye eksotisme, samlebånd og i mer eller mindre vag forstand en type arbeidsliv man selv ikke ønsker. Så i Nordstrand sier man Le-An.

– Men det er Lean, ja. Det er absolutt Lean, understreker Andresen.


KORTREIST KOMPETANSE. – Vi bestemte oss for å sende to engasjerte medarbeidere til sertifiseringskurs hos UKE. De lærte deretter opp ti andre, som igjen tar det videre. Vi har en regel om å uansett bare bruke interne ressurser; kompetansen må ligge i egen organisasjon hvis vi skal ha håp om å klare dette, sier bydelsdirektør Tore M. Andresen i Bydel Nordstrand.

Revolusjon i midtskipet
P.t. er Nordstrand en bydel i organisatorisk oppløsning. For når boksene og linjene, kontorplassen, lederen, sidemannen og i det hele tatt alt som definerer strukturen rundt deg trekker mot gårsdagens arbeidsform, da river man det hele ned.

– Jeg kaller det «kirkemøter», for Nordstrand kirke er det eneste lokalet som er stort nok til å samle alle medarbeiderne. Retningen står klart for oss. Men nettopp realiseringen, hvordan hver enkelt av oss skal sørge for at vi skal skape det vi kaller En større B, det må vi tenke fritt for å gjøre mulig, sier Andresen.

B er bokstaven hentet fra kommunens verdigrunnlag som vi kjenner som brukerorientering. Målet er å bygge en organisasjonsstruktur som støtter dette; som gir innbyggerne en bedre evne til å mestre det livet byr på av utfordringer og muligheter.

Interiørdesign via Post-it®
Nå jobber folk i bydel Nordstrand «for harde livet» for å holde hjulene i gang, sørge for lønnsutbetalinger, åpningstider og tjenestestandarder mens de virtuelle boksene nærmest flyr rundt øra på dem. I lokalene til bydelsadministrasjonene står Lean-tavlene overalt, lodne og nedtynget av gule lapper, utskrifter og diverse oppheng som skal foreslå en mer hensiktsmessig, effektiv og autonom arbeidshverdag.

– Hvordan sørger man for å ta vare på det viktigste på enhver arbeidsplass, nemlig motivasjon og følelse av egenverdi, i en periode hvor endringen er så total som nå?

– Ønsket om endring kom fra en samlet leder- og tillitsvalgtgruppe, så vi er sammen om dette. Målet er at både prosessen og resultatet skal gi mening, mestring og mot for hver enkelt medarbeider. Vi er ikke der riktig ennå, men jeg tror og håper at tavlene vi bruker skal bidra til å fange opp usikkerhet og gi svar underveis, sier Andresen.

Overtar der 10-FAKTOR slipper
Som bringer oss tilbake til 10-FAKTOR. Bydelsdirektør Andresen, med hans liv og ånde for Lean-metodikk, har også sørget for å iverksette lokal «tavling» av resultatene fra medarbeiderundersøkelsen.

– 10-FAKTOR er en god undersøkelse, men de som er ansvarlig for den burde være mer engasjert i å sørge for at den tas ut i reell forbedring. Det verste som kan skje med en slik undersøkelse er at medarbeiderne opplever at den bare blir hengende. Hos oss tar barnehagestyrere og seksjonsledere resultatene videre med konkret Le-an. Dermed sørger vi for at potensialet umiddelbart blir til gevinst, konkluderer Andresen.

Les om vårens Lean-tilbud her