Innspurtsfasen i gang i migreringsprosjektet for Oslo kommune

Migreringsprosjektet i Oslo kommune har nådd viktige milepæler – applikasjoner/systemer og Citrix-miljøet er vellykket migrert til Sopra Steria sine datasentre.

Tekst: Lars Egil Elfstrand

Dette har vært mulig takket være et godt samarbeid med virksomhetene, som har vært imøtekommende og tålmodige. Framover vil prosjektet konsentrere seg om den avgjørende innspurten med database- og nettverksmigrering.

– Migreringen til nytt datasenter er etterlengtet av flere årsaker. Maskinparken i nytt datasenter er for eksempel basert på «siste nytt» på teknologifronten og muliggjør utvikling og levering av nye moderne tjenester – som også kan vokse i takt med kommunens behov. Dette er det største migreringsprosjektet i Oslo kommune noen gang, sier prosjektleder Jie Shu.

Viktige milepæler nådd

  • Alle Citrix brukere er migrert – opptil 9000 brukere kan være pålogget hos Sopra Steria sine datasentre samtidig.
  • Migrering av applikasjonsservere er ferdig. 1191 servere som er knyttet til tjenestemigrering er migrert (kun 1 gjenstår).
     

Database- og nettverksmigrering

Nå som vi er ferdig migrert med applikasjoner/systemer og Citrix-miljøet vil prosjektet framover konsentrere seg om database- og nettverksmigrering. Vi startet migrering av SQL-databaser i mai og dette arbeidet vil fortsette etter sommerferien. Migrering av Oracle-databaser og nettverk vil først starte opp etter sommerferien. Dette krever grundig planlegging og kartlegging av elementer som er komplekse.

Oversikt over planlagt migreringsløp for 2021-2022:

Migrering av applikasjoner har stort sett gått smertefritt og uten feil. Imidlertid er risikoen for feil større ved migrering av SQL/Oracle-databaser og nettverk.

Utfordringer framover

I prosjektet ser vi for oss følgende utfordringer framover:

  • Flere databaser deler samme server og må migreres samtidig. Dette gjør det mer komplisert å koordinere migreringsperiode og nedetidsvindu.
  • Endringer i innstillinger av databaser og nettverk kan føre til mer feilsøking og lengre nedetid ved migrering.
  • Mer tidskrevende enn forventet å kartlegge SQL/Oracle-databaser. Responstid gitt til virksomheter for å avklare migreringsperiode kan bli noe kortere enn tidligere.

Vi gjør følgende risikoreduserende tiltak for å takle disse utfordringene:

  • Opparbeide erfaring ved migrering av testdatabaser før produksjonsdatabaser.
  • Det er satt inn ekstra ressurser for å jobbe med kartleggingsarbeid av SQL/Oracle-databaser fram til sommerferien.
  • Optimalisere migreringsmetodikken basert på erfaringene så langt – med åpning for løpende justeringer ved behov.


Takk til virksomhetene

Prosjektleder Jie Shu vil gjerne takke virksomhetene og håper på fortsatt godt samarbeid framover;

– Migreringsprosjektet vil takke alle forvaltere og testere for hjelpen og støtten så langt. Vi vil fortsatt ha behov for støtte framover når vi migrerer databaser og nettverk, i det vi kan kalle den avgjørende innspurten til Migreringsprosjektet. Prosjektet håper virksomhetene er fleksible ved eventuelle endringer i planene og fortsatt gir raske tilbakemeldinger med hensyn til migreringsperioder og nedetidsvinduer, avslutter Jie Shu.

Helsearbeidere kledd med omtanke

Oslo kommune tar samfunnsansvar i ny vaskeriavtale. I 2020 ble det inngått en samkjøpsavtale for vask og leie av arbeidstøy og institusjonstøy i helsesektoren i Oslo kommune.

Samkjøpsavtalen innebærer rettferdig handel, bærekraftige materialer og utslippsfri transport. En samkjøpsavtale er en konsernovergripenede rammeavtale som virksomhetene i Oslo kommune kan bestille fra. Med denne anskaffelsen blir Oslo kommune Norges første offentlige aktør med Fairtrade-arbeidstøy for helsesektoren.

Foto: Tone Spieler

I anskaffelsen ble leverandørene premiert dersom de kunne tilby arbeidstøy av rettferdig-sertifisert bomull eller tøy i bærekraftige materialer som Tencel eller tilsvarende. Det ble også satt som minstekrav at vaskeriene skulle være Svanemerket.

Fairtrade Norge er ekstremt glade for at Oslo Kommune går foran og inkluderer konkrete sosiale krav i offentlige anbud..

Oslo setter sosiale krav på agendaen

«Miljøkrav har lenge vært en viktig parameter for offentlig anskaffelser, derfor er det ekstra gledelig å se at Oslo kommune går enda lenger og inkluderer sosiale forhold i tillegg»,sier Line Wesley-Holand, leder næringsliv og internasjonal utvikling i Fairtrade Norge.   Carolina Høvik, innkjøpsrådgiver i Oslo kommune, er tydelig på betydning av en slik avtale for bomullsbønder og for klima og miljø.  

«Når Oslo kommune etterspør arbeidstøy laget av Fairtrade-bomull i offentlige anskaffelser, bidrar vi til en etterspørsel og et internasjonalt marked for bomullsbøndene. Mesteparten av verdens bomullsproduksjon skjer i utviklingsland. Noen kjente utfordringer med bomullsproduksjonen er overforbruk og forurensing av vann, høy bruk av sprøytemidler, lav inntjening, tvangs- og barnearbeid. At Fairtrade jobber for å bedre disse forholdene, blant annet gjennom en minimumspris på råvarene og reduksjon av negativ miljøpåvirkning, var viktig for Oslo kommune i denne anskaffelsen.»

Foto: Tone Spieler

For de som jobber med offentlige anskaffelser i store virksomheter som Oslo kommune, vil det være nyttig med god kompetanse i å kunne stille sosiale krav og etterspørre etisk handel tilpasset den enkelte anskaffelse. Høvik forklarer «Et virkemiddel vi benyttet for å påvirke i positiv retning, var å innta et kontraktskrav som sa at andelen av kitler laget av Fairtrade-bomull skulle være minst 50 % av total beholdning innen to år etter kontraktsstart. Dette gjaldt også for tekstilmaterialet Tencel. I praksis betyr dette at når dagens plagg er slitt ut, vil de bli erstattet med plagg av Fairtradebomull eller i Tencel.»

Volumer bidrar til vesentlig effekt
«
Vi opplever at Oslo Kommune har satt seg grundig inn i utfordringene innen bomullsektoren og at valget deres virkelig kan bety en forskjell» legger Wesley-Holand til.

«Når vi som innkjøpere jobber med offentlige anskaffelser med så store volum, gir det oss en reell påvirkningsmulighet. Vi kan bidra til positive samfunnsendringer som har effekt på miljøet og for de menneskene som produserer varer for oss i andre land. På samkjøpsavtalen for arbeidstøy og institusjonstøy til helsesektoren håper vi at de som benytter seg av avtalen vil oppleve at kvaliteten på plaggene er like god som ved konvensjonell bomull» forklarer Høvik.  Ved å etterspørre Fairtrade ved bestilling, støtter Oslo kommune bøndene som dyrker bomullen.

Nor Tekstil, som er en leverandør av vaskeri- og tekstiltjenester til blant annet helseinstitusjoner, hjemmetjeneste og tannklinikker, vant anbudet. De leverer arbeidstøy fra Kentaur, som benytter bomull fra bomullskooperativet Noble Ecotech i India. De første Kitlene i Fairtrade-bomull vil være i bruk fra mai i år og helsearbeidere ved Solfjellshøgda Helsehus, Midtåsenhjemmet og Allmennlegevakten vil være blant de første brukerne.

-Vi håper at dette vil kunne inspirere andre offentlige innkjøpere til å stille tydelig sosiale krav i sine anbud. Avtalen mellom Nor Tekstil og Oslo kommune viser at det er mulig å få til avslutter Line Wesley-Holand.  

– Vi er litt nerder, ikke sant

– Så det blir fort ned på detaljer og teknologi, men det er viktig at vi er i stand til å heve blikket og se på samfunnsnytten i det vi gjør, sier Øystein Haga.

Av: Sindre Haugan

Arkitektur og systemutvikling er nesten å regne som en mellomstor bedrift, med mannskap på over 50 stykker og budsjett i 100-millionersklassen. Den er bygd opp av seks selvgående team, med nyutdannede, erfarne, interne og eksterne ressurser. Hvordan skaper de et faglig og sosialt felleskap på jobben? Jeg tok en prat med seksjonsleder Øystein Haga og teknisk rådgiver og teamleder Kristin Brørs.

KAN DERE FORKLARE LITT HVA ARKITEKTUR OG SYSTEMUTVIKLING GJØR FOR OSLO KOMMUNE?

– Vi leverer ikke så mange tjenester fra A til Å, men vi har over 500 mikrotjenester som er byggeklosser i en hel verdikjede, sier Øystein.Disse byggeklossene kjører på “Marvin”, Oslo kommunes moderne kjøremiljø, som er grunnmuren seksjonen bygger leveransene sine på. “Marvin” er seksjonens kallenavn på det tekniske kjøremiljøet.Øystein trekker frem Oslonøkkelen som et eksempel, en tjeneste som utvikles av Origo. Oslonøkkelen er en digital nøkkel som gir enklere tilgang til lokaler og tjenester i byen. For eksempel må alle som skal kaste restavfall identifisere seg gjennom Keycloak for å vise at du bor i Oslo, og har lov til å gjenvinne gratis.– Oslonøkkelen bruker vårt kjøremiljø og flere av våre byggeklosser. Keycloak er vår tjeneste, og dersom den ikke den funker er det ingen som kan kaste avfall på ubetjente stasjoner, sier Øystein.

DERE HAR FLERE ANSATTE SOM HAR STARTET ETTER KORONA. HAR DERE GJORT GREP FOR AT FOLK SKAL BLI KJENT OGSÅ PÅ TVERS AV TEAMENE?

– Jeg kan nevne en kul ting. Vi har et fagprosjekt der ansatte får lov til å sette av litt tid av arbeidsdagen. Her skal de gjenskape det klassiske Nokia mobilspillet Snake på nettverket i skyen. Poenget er ikke spillet. Poenget er at en av oss har ansvaret for å koordinere det hele, og får med seg frivillige som skal samarbeide og bli kjent på tvers av gruppene, sier Kristin.

HVA MENER DERE ER VIKTIG FOR Å BYGGE ET GODT ARBEIDSKLIMA?

– Vårt mål er å ha det gøy på jobb. For å nå målet har vi valgt tre motivasjonsfaktorer som er autonomi, mestring og meningsfullhet, og bygger alt vi gjør rundt disse tre faktorene, sier Kristin.Tydelige roller og gode verktøy for samarbeid er et par av nøkkelordene.– Selvbestemmelse er noe vi dyrker. For å lykkes er vi avhengig av innarbeidede rutiner, tydelige rollebeskrivelser og god flyt. Alle skal kjenne sin rolle i teamet, og teamene får mye ansvar, sier hun.Øystein gir mye tillit til sine ansatte.– Ja, vi forsøker å flytte mye ansvar nedover i organisasjonen, og vi ser at mange tar utfordringene og blomstrer i rollen. Vår «lille» jobb er å legge til rette for denne autonomien, men det er et ganske omfattende og langsiktig arbeid, sier Øystein

DERE NEVNTE OGSÅ MESTRING, HVA LEGGER DERE I DET?

– Vi har flere interne, sosiale arrangementer som for eksempel et fast møtepunkt vi har døpt «fag til frokost» hvor vi deler kompetanse med hverandre og henter inn eksterne aktører. For kort tid siden hadde vi Datatilsynet innom. Det er nyttig å få inspirasjon fra de som jobber bredt med digitaliseringen, og med et annet ansvarsområde og arbeidsmetodikk, sier han.

DEN SISTE FAKTOREN, MENINGSFULLHET ER INTERESSANT, FOR I KOMMUNEN KAN VI IKKE NØDVENDIGVIS TILBY DE HØYESTE LØNNINGENE?

– Ja, derfor er det er så viktig å kommunisere verdien av det vi gjør. Vi treffer potensielt 55 000 ansatte og 700.000 innbyggere, og er med på å effektivisere og forenkle hverdagen til et stort antall brukere. Det er klart det er meningsfullt, men når man er dypt ned i grøten er det ikke alltid lett å se det store bildet, sier Kristin.

HAR DERE EKSEMPLER PÅ HVORDAN DERE LØFTER FREM MENINGEN I ARBEIDET DERES?

– Vi gjør det eksempelvis på de interne møtearenaene hvor teamene får i oppgave å presentere hva de leverer av verdi og til hvem. Det har vært en god øvelse og en mulighet til å skryte litt av hverandre, sier Kristin.Øystein tror også det har vært nyttig å gi ansatte rom for å løfte blikket litt.– Vi er litt nerdete, ikke sant. Så det blir fort ned på detaljer og teknologi, men det er viktig at vi er i stand til å heve blikket og se på samfunnsnytten, sier han.

HVORDAN BALANSERER DERE ARBEIDET MED FRITID?

– Vi jobber mye. Vi snakker 10.000 henvendelser inn hvert år. Derfor er det viktig at vi staker ut kursen videre, og ser de ansatte når arbeidssituasjonen blir stressende. Vi må balansere iveren med fornuft, sier Kristin.

Tar bølgen for nytt HR-verktøy

 – Vi merker at folk er gira på å ta i bruk den nye HR-modulen. Sist vi presenterte løsningen utbrøt en: «Nå tar jeg bølgen på vegne av alle ledere», sier Snezana Rabasovic, tjenesteforvalter i UKE. 

Av: Sindre Haugan

Snezana leder arbeidet med utrullingen HR EveryOne, som skal erstatte den gamle personalforvaltningsmodulen i HR-web. Verktøyet brukes av HR-folk og ledere til å registrere og oppdatere informasjon om ansatte.

– Det er gøy når folk umiddelbart ser verdien i en ny løsning. Her er det ikke snakk om noe helt nytt, men en forenkling og forbedring av løsningen vi har i dag, sier hun.

Snezana Rabasovic leder innføringen av HR Everyone fra hjemmekontoret.

Hva er nytt i HR EveryOne?

  • Intuitivt brukergrensesnitt: HR EveryOne er enklere og mer intuitivt i bruk. Løsningen har vært gjennom gjentatte brukertester på ulike målgrupper i Oslo kommune
  • Bedre oversikt: Profilsiden til ansatte vil vise aktive og historiske ansettelser, slik at det blir enklere å følge opp krav til ansettelse
  • Mer samlet: Elektronisk utsendelse av arbeidsavtaler og vedlegg, alt fra samme modul. Slik sikres gjenbruk av data, og man slipper å lagre ting flere steder enn nødvendig
  • Færre manuelle oppgaver: Automatisk løsning for overføring av ansettelser til ressursregisteret, endringer knyttet til lønnskjøring m.m.
  • Enklere kvalitetssikring: Endringslogg for mer målrettet kvalitetssikring

Startsiden i gammel modul:

Startsiden i ny modul:

Like enkelt som å bestille flybilletter

HR EveryOne skal gjøre hverdagen som leder litt enklere.

– Forhåpentligvis kan verktøyet bidra til å involvere flere ledere, og gi dem mulighet til å bli mer selvstendige. Mange av disse oppgavene blir fortsatt utført sentralt, for eksempel ved at ledere fyller ut skjemaer, og sender oppgavene videre til HR-avdelingen, sier Snezana.  

Ifølge leverandøren skal det være like enkelt å registrere informasjon om ansatte som å bestille flybilletter. Selv om metaforen fungerer best uten en overhengende global pandemi, er poenget i alle fall tydelig. Her er det brukeren som er i førersetet.

– Forskjellen mellom den gamle løsningen og HR EveryOne er som natt og dag. Enten du skal ansette en ny person eller endre informasjonen om en eksisterende ansatt, finner du enkelt det du er på utkikk etter, og kan løse oppgavene på egenhånd, sier Snezana.

Når kan vi ta det i bruk?

Denne våren starter piloteringen i seks utvalgte virksomheter. Etter planen skal pilotperioden godkjennes ved utgangen av august, slik at modulen kan rulles ut til alle andre virksomheter høsten 2021.

 – Vi har hatt en grundig gjennomgang for å luke bort feil og barnesykdommer, samt tilpasse systemet for Oslo kommune. Etter så mye arbeid, føles det veldig godt å komme til stadiet hvor vi er trygge på å gå i produksjon og starte piloteringen. Det føles som en gave vi endelig kan gi lederne, sier Snezana.

Avhengig av gode støttespillere

På et tidlig stadium opprettet UKE en referansegruppe, som består av ledere, HR-ansatte og lønnsmedarbeidere fra seks ulike virksomheter.

–Å ha dem med hele veien har vært en stor trygghet for oss. For det er mange hensyn som må tas når man endrer i HR-systemene til en av Norges største arbeidsgivere, sier hun.

Hjelp til selvhjelp

En av støttespillerne er Frick Thorsø, som jobber i HR-avdelingen i Bydel Grünerløkka. Han gir råd og støtte til over 90 ledere i bydelen, derfor er verktøy som kan redusere unødvendig ekstraarbeid etterlengtet.

– Jeg ønsker at lederne skal lære og utvikle seg, fremfor at vi i HR gjør jobben for dem. Dette vil bidra til at prosesser og saksbehandling vil effektiviseres, som fører til mer tid og overskudd til å tenke fremover. Min tilnærming er derfor å sette av litt ekstra tid for å lære opp lederne i systemene vi bruker, og synliggjøre hva de kan gjøre selv, sier Frick.

Frick Thorsø i Bydel Grünerløkka tror HR Everyone kan spare ledere og ansatte for unødvendig ekstraarbeid

Han har stor forståelse for hverdagen som leder ikke er enkel. Spesielt i dagens pressede koronasituasjon, hvor det er et enormt fokus på driftskritiske oppgaver. 

 – Noen vil nok se på meg som litt streng, og jeg vet og har full forståelse for hvor presset lederne er på tid. Årsaken til at jeg har et så tydelig fokus på å lære opp lederne, er fordi vi ønsker at HR skal være en sparringspartner og at vi sammen kan heve blikket og tenkte strategisk, fremfor at vi alle blir tynget ned av mange tidkrevende og mindre effektive administrative oppgaver, sier han.

Krever mindre forkunnskaper

– Med HR Everyone trenger man ikke de samme forkunnskapene som dagens løsning. Du blir loset gjennom stegvis og får det du trenger av informasjon underveis, så brukervennligheten er noe helt annet, sier Frick.

Han har troen på at et slikt system kan bidra til at flere ledere tar eierskap til personalforvaltningen.

 – Ja, folk er positive til endringen, men jeg vet at endring er vanskelig selv om folk er positive til det. Derfor har vi planlagt å gjøre noen grep, så vi får med oss lederne, og gir de muligheten til å bli trygge på HR Everyone fra start, sier Frick.

Alle steiner skal snus

Sammen med referansegruppa har Snezanas team eltet og knadd seg frem til HR-modulen slik den ser ut i dag.

– Fordelen med den nye løsningen er at det er relativt enkelt å tilpasse. Det er bra, for jeg tror knapt det er en tekstlinje vi ikke har endret på, sier Snezana.

De fem prinsippene for klart språk i Oslo kommune har vært viktige retningslinjer for å sikre enkelt og tydelig språk.

– Det handler om å forstå brukerne og deres behov. For eksempel har vi endret tekstlinjer som «avansert redigering» til «endre denne stillingen», slik at man faktisk skjønner hva som skjer før man klikker seg videre, sier hun.

Allerede i bruk hos NRK og Drammen kommune

Selv om Oslo kommune er blant de første som tar i bruk HR EveryOne, har verktøyet allerede rukket å modne seg hos store aktører som NRK og Drammen kommune.

–Jeg synes det er stas at vi er blant de første, og kan være med å forme modulen slik at den dekker behovene våre på best mulig måte, sier Snezana. 

Hvilken bil vil du ha?

UKE girer opp overgangen til elbil ved å innføre koordinerte samkjøp på tvers av kommunen. – Fordi vi gjennomfører en dynamisk innkjøpsordning, låses vi ikke lenger til én leverandør eller bilmodell, sier seksjonsleder André Joachim Frank i Innkjøpstjenester.

Bli med på informasjonsmøte om de nye bilavtalene.
Tid: 15. april kl. 9–10. Sted: Teams.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Oslo kommune er i front for det fossile transportskiftet. I henhold til kommunens klima- og miljøveileder inngås det i dag utelukkende samkjøpsavtaler med nullutslippskrav på tjeneste- og vareleveringen.

Et kraftig virkemiddel
Utviklingen er i tråd med UKEs tildelingsbrev, som slår fast at kommunens virksomheter skal bruke anskaffelser som strategisk virkemiddel for å nå byrådets mål og ambisjoner.

«Dette omfatter strategisk bruk av anskaffelser for å akselerere det grønne skiftet og motvirke og bekjempe arbeidslivskriminalitet og sosial dumping».

Så kan det regnes som et slags paradoks at kommunens egen bilpark ikke ennå har nådd målet om hundre prosent klimanøytralitet. Per 1.2.2021 er 29 prosent av virksomhetenes vare- og personbiler fortsatt drevet av fossildrivstoff. For lastebiler er andelen over femti prosent.

Transport med god samvittighet
Dette seige faktum står trolig for fall, når kommunens innkjøpsordning for person- og varebiler nyetableres i en tretrinns stimuleringspakke.

  1. Dynamisk innkjøpsordning sikrer konkurransen og valgfriheten, ved at alle forhandlere i prinsippet kan kvalifisere seg til å levere på avtalen. Kommunen gjennomfører dernest digitale tilbudskonkurranser i et stort marked basert på allerede foreliggende krav og betingelser. Kommunens nye bilavtale vil ha krav om nullutslipp, samt ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter, med særlig henblikk på produksjonen av komponenter og utvinning av råvarer som for eksempel metaller, gummi og kobolt
  2. UKE vil koordinere samlede bulkkjøp to til tre ganger i året, for å sikre avropsvolum og konkurransedyktige priser, og bistand i selve innkjøpsprosessen. Virksomheter som ønsker å gjøre egne avrop, står fritt til å gjøre det
  3. Kommunen utreder i disse dager innstilling til kommunal låneordning for virksomheter som ønsker å delta på avtalen. Fasit for denne vil bli presentert i forbindelse med revidert budsjett i høst
TUT-TUT! Andre Joachim Frank og kollegaene i UKE Innkjøpstjenester gleder seg til å gå sommeren i møte bak rattet på en snerten, ny elbil.

Behov for utskiftning
Per 26 mars er ti leverandører allerede kvalifisert på innkjøpsordning for kjøretøy opp til 3500 kg. På ordning for kjøretøy over 3500 kg er sju leverandører kvalifisert. På intranett finner man mer informasjon om avtalene, skjema for innmelding av behov, og gjennomføring av tilbudsforespørsler utenom fellesavtale.

– Ifølge våre tall er kommunens eksisterende bilpark i gjennomsnitt fem år gammel. Dette gir behov for større utskiftninger av bilparken de neste årene, og jeg har tro på at vår nye avtale vil utgjøre en stor forskjell i virksomhetenes motivasjon til å oppgradere, sier seksjonsleder André Joachim Frank i Innkjøpstjenester.

Beskriv din drømmebil
– Kan du si noe mer om tidsperspektivet?

– Det første som skjer er at vi nå utfordrer alle virksomheter til å melde inn sine behov snarest, og helst innen 30. april. Vi snakker antall, størrelse, ytelse, farge og biltype; helt konkrete ønsker for din virksomhets bilkjøp. Innmeldte behov per 30. april vil legges til grunn ved gjennomføring av det første bulkkjøpet i løpet av mai, så her går det unna, sier Frank.

Vil du vite mer om de nye bilavtalene – og hvordan man melder inn behov eller gjennomfører egne tilbudsforespørsler? Bli med på informasjonsmøte. Tid: 15. april kl. 9–10. Sted: Teams.

Mindre plast i kommunens anskaffelser

Oslo kommune har fått ny veiledning for plastsmarte anskaffelser. – Her finner du eksempler, inspirasjon og gode råd basert på kommunens mål, forteller Tora Tokvam Drægni og Tonje Nerby.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Ikke før koronaviruset hadde nådd global spredning i mars 2020, innså innkjøpere over hele verden at vi hadde et enormt behov for smittevernutstyr for å håndtere den nye situasjonen.

Med «den nye normalen» gikk engangsplast fra å være noe som skulle fases ut, til noe alle fester med strikk bak ørene bare for å gå på butikken. Globalt kastes 129 milliarder ansiktsmasker hver måned.

Plast trengs, men ikke til alt
Ett år senere har vi fortsatt et stort behov for vattpinner, smittefrakker og gummihansker. I tillegg kommer avfall med fraktemballasje nå som alt skal fraktes dør til dør. Plasten er fortsatt med oss – og vil være det en stund.

Det antas at om lag 300 millioner tonn plast flyter rundt i verdens hav, og at 1,56 milliarder munnbind endte i havet i 2020. Analytikere tror markedet for medisinsk plast vil øke med 6,9 prosent årlig fra 2020-nivå frem til 2027.

– I en slik situasjon vil noen kanskje tenke at det er feil tidspunkt å snakke om plastreduksjon. Realiteten er selvsagt motsatt. Til tross for økt forbruk av smittevernutstyr er det mange andre områder vi fremdeles kan kutte i. Dessuten kan engangsprodukter i mange tilfeller erstattes i mer miljøvennlige alternativer eller til og med i flergangsprodukter, sier Tonje Nerby i UKE Innkjøpstjenester.

INGEN SURE MINER. Tora Tokvam Drægni i Bymiljøetaten og Tonje Nerby i UKE gjør det beste ut av en utfordrende avfallssituasjon.

Gode nyheter tross alt
Hun har vært prosjektleder for utviklingen av kommunens veiledning for plastsmarte anskaffelser. Her er hun bistått av ressurspersoner fra UKE, BYM, KLI og REG, inkludert fagrådgiver for plastreduksjon i Bymiljøetaten, Tora Tokvam Drægni.

– Plastforbruk har kanskje kommet i skyggen av pandemien, særlig når det gjelder forbruket av engangsartikler. Men arbeidet med å nå kommunens ambisiøse målsetninger om å kutte engangsplast og redusere marin forsøpling gjelder fortsatt, sier Drægni.

Som vi husker, var plastreduksjon tema for fjorårets TV-aksjon. Også internt i kommunen er det positive tendenser å spore.

– Vi vet fra innkjøpsstatistikk at forbruket internt i kommunen har gått ned i de siste årene, men vi har fremdeles store kutt å gjøre, sier Drægni.

Analyserte plastforbruket
Hennes virksomhet, Bymiljøetaten, har nylig hatt et samarbeid med en masterstudent i sirkulær økonomi fra NMBU. I oppgaven ble innkjøpene av engangskopper i Oslo kommune analysert, og resultatene indikerer at nedgangen i innkjøp har ført til en besparelse av 11 tonn CO2-ekvivalenter.

– Dette viser at det ligger et stort potensial i å erstatte plast med andre mer miljøvennlige materialer. Å få kunnskap om hva som er de gode alternativene er derfor noe vi vil jobbe mye med fremover, sier Drægni.

EU-direktiv gir drahjelp
Drægni tror innføringen av engangsplastdirektivet til sommeren vil bidra til ytterligere nedgang i kommunens plastforbruk.

– Direktivet innebærer at det etter 3. juli 2021 blir forbudt å selge engangsartikler som bestikk, tallerkener og sugerør i plast, sier hun.

DET UOPPLØSELIGE ELEMENT. Kommunens innsats mot plastforurensning har en særdeles alvorlig bakgrunn. (Kilde: Miljøstatus).

Deler beste plastpraksis
I forbindelse med etableringen av kommunens nye plastveileder, er det også etablert en ny Workplace-gruppe for plastsmarte anskaffelser med fokus på engangsplast og emballasje. Her kan interesserte dele erfaringer, lære av andre og holde seg oppdatert på det som skjer i kommunen på fagområdet.

– Det å jobbe på hjemmekontor skaper et behov for flere møteplasser. Plastfeltet er under hurtig utvikling, og behovet for å utveksle erfaringer er noe som er blitt nevnt av flere av bidragsyterne til veiledningen. Vi håper dette kan bli en nyttig møteplass i den digitale arbeidshverdagen, sier Nerby.

Nerby og Drægni mener innkjøpere og andre gjerne må dele flere eksempler på relevante krav som er blitt benyttet i kommunens anskaffelser.

– Kommunen er jo så stor at det gjøres smarte ting mange steder uten at vi har oversikt over alt. Dette kan for eksempel handle om kontraktskrav, bestillingsrutiner og leverandørdialog. Da vi jobbet med veiledningen fikk vi gode innspill til relevante plastkrav som vi har lagt inn som eksempler i veiledningen. Det vil vi gjerne ha mer av, sier Nerby.

– Vi er også interesserte i å høre erfaringer fra tjenestesteder som har iverksatt tiltak eller endret praksis på arbeidsplassen for å redusere plastbruken, legger Drægni til.

Ny viktig avtale rett rundt hjørnet
– Krav og veiledning er vel og bra, men gjøres det noe sentralt for å systematisere plastreduksjonen?

– Ja, vi benytter krav til redusert bruk av unødvendig engangsplast i samkjøpsavtaler hvor det er relevant, sier Nerby.

Hun trekker frem den nye avtalen for medisinsk forbruksmateriell, som vil være på plass i løpet av våren. Denne inneholder en del nødvendige engangsprodukter, samtidig som det er mye engangsplast.  

– Derfor har vi utviklet et kontraktskrav hvor leverandøren forplikter seg til å redusere miljøbelastningen fra plast i leveransene. I dialog med kommunen skal leverandøren som blir valgt identifisere, gjennomføre og rapportere på tiltak i avtaleperioden. Fra miljøvennlige materialvalg i produktene, til redusert bruk av emballasje hos underleverandører. Dette er veldig spennende og et samarbeid vi ser frem til, sier Nerby.

Se også:
Disse produktene blir forbudt (VG, 11.3.2021)

Behov for håndverker?

Bruker du kommunens nye samkjøpsavtaler for tømrer, elektriker og rørlegger, sikrer du lokalt næringsliv, oppfyllelse av Oslomodellen, solide miljøkrav og fornuftige priser for alle typer oppdrag.

På intranett finner du en fullstendig presentasjon av de nye avtalene

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

De fleste av Oslo kommunes tjenestesteder har opplevd mindre belastning enn vanlig det siste året. Hjemmekontor og begrensede åpningstider har blitt den nye normalen, og mange formålsbygg har fått en etterlengtet hvile fra den daglige belastningen de i sin tid ble bygd for.

Klikk og hent
En spør seg om dette ikke kan regnes som en anledning til å gjøre litt tiltrengt vedlikehold dann og vann. Om eiendomsbudsjettene ikke akkurat svulmer etter tolv måneder med koronatiltak, så trenger heller ikke alle oppussingsprosjekter å koste den billedlige skjorta.

– Våre nye avtaler er innrettet for å være fleksible. Vi har inndelt kommunen i soner, hver med én prioritert leverandør som kan kontaktes for ethvert mindre oppdrag, altså slike med budsjett under 500 000 kroner. Dersom man ønsker, kan man også gjennomføre minikonkurranser blant alle leverandørene i utvalget, sier avtaleforvalter Camilla Gundhus i UKE Innkjøpstjenester.

På rørlegger- og elektrikeravtalen er det også etablert en beredskapsordning for akutte hendelser utenfor normal arbeidstid – denne deles mellom alle leverandørene på tvers av alle soner.

EVENTYRLIG OPPUSSING. Camilla Gundhus i Innkjøpstjenester kommer dine slitne lokaler til unnsetning.

Kun seriøse leverandører
– Gjennom medieoppslag får man inntrykk av at deler av bransjene er plaget av en viss useriøsitet?

– Vi la svært stor vekt på ansvarlighet og skikkelighet gjennom hele avtaleinngåelsesprosessen. Alle leverandørene oppfyller kravene i Oslomodellen, sier Gundhus.

For de som eventuelt er nye i kommunen, betyr dette blant annet at det skal benyttes fast ansatte, fagarbeidere og lærlinger i oppdragene. Ansatte skal ha lønns- og arbeidsforhold som ikke er dårligere enn det som følger av til enhver tid gjeldende arbeidsmiljølovgivning, allmenngjøringsforskrifter eller landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje.

– Det skal som alltid benyttes digital og sporbar betaling, og alle oppdrag må registreres i HMSREG, sier Gundhus.

Klimavennlig oppussing
De nye samkjøpsavtalene er inngått med krav om at leverandør og underleverandør respekterer grunnleggende menneske- og arbeidstakerrettigheter. Og kommunens strenge klima- og miljøkrav er gjeldende på alle avtaler.

– Dette betyr blant annet at håndverkerne skal benytte utslippsfri transport til og fra oppdrag der det er mulig. De skal sørge for at avfall leveres til godkjent miljøstasjon for leverandørens regning. Og generelt tilby løsninger og produkter som reduserer energi- og miljøbelastning, sier Gundhus.

Se også:
Helkontroll på lærlingekravet (22.6.2018)
Samkjøpsavtaler for alle håndverkstjenester (2.5.2017)

Et første steg mot sløsestopp

Oslo kommune lanserer erklæring om rettferdige og sirkulære smarttelefoner i samarbeid med tre nordiske storbyer. – Felles ambisjoner sender tydelige signaler til markedet, sier Gunnar Wedde avdelingsdirektør i Innkjøpstjenester.

NRK har i serien Sløsesjokket satt fokus på forbruket i forskjellige deler av det norske samfunnet. Bare i kategorien elektronikk kastes enorme mengder. Dette utgjør et betydelig ressurstap og en stor miljøbelastning. I tillegg er risikoen for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og bruk av konfliktmineraler stor innenfor elektronikkindustrien.

TA VARE PÅ TINGA DINE. Innkjøpstjenester-direktør Gunnar Wedde demonstrerer korrekt grep og beskyttelsesutstyr for å sikre at mobiltelefonen holder seg frisk lenger.

Felles ambisjoner gir kraft i arbeidet
Sammen med Malmø, København og Helsinki har Oslo kommune ved Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) høsten 2020 utviklet felles ambisjoner for rettferdige og sirkulære smarttelefoner. Erklæringen ble ferdigstilt etter en dialogkonferanse på tema med deltagere fra kommunene, organisasjoner, leverandører og eksperter.

– Resultatet ble ni punkter som representerer byenes felles ambisjoner mot 2025. Dette sender et tydelig signal til markedet, sier avdelingsdirektør i Innkjøpstjenester i Utviklings- og kompetanseetaten, Gunnar Wedde.
Sirkulær økonomi innenfor IKT krever et bredt samarbeid mellom offentlige oppdragsgivere, forhandlere, leverandører, produsenter og andre eksperter.

– Produksjonen baserer seg på kompliserte globale verdikjeder, derfor er det helt nødvendig med samarbeid og felles ambisjoner, legger han til.

Sirkulær tankegang
Oslo kommunes forbruksstrategi fastslår at alle virksomheter skal vurdere reparasjon og oppgradering før nyinnkjøp.

– Dette krever at vi har kjøpt telefoner som lar seg reparere, at det er mulig å kjøpe reservedeler, og at det finnes et marked av reparatører som kan utføre tjenesten. Det krever også at kommunen har systemer som gjør det enkelt og tilgjengelig med reparasjon, for å unngå at telefoner kastes unødvendig, sier Wedde.

For å gjøre det enklere å komme i gang, publiserte UKE veiledning om sirkulær økonomi på anskaffelsesveilederen i februar. Denne viser hvordan sirkulær økonomi er en kombinasjon av komplekse sammenhenger og sunn fornuft.

Ett steg av gangen skaper fremgang
Fra april 2019 til november 2020 ble det kjøpt 12 500 telefoner på UKEs samkjøpsavtale. Disse telefonene ble levert utslippsfritt (fra distributør til kommunens virksomheter) og med mulighet for å bestille ferdig montert med skjermbeskyttelse og deksel. Sistnevnte slik at uhell og små skader ikke medfører kort levetid for en ellers kvalitetsmessig god telefon.

Mobiltelefon-avtalen inkluderer både en garantiavtale som pålegger leverandør å dekke alle kostnader ved reklamasjon, og en returavtale hvor leverandør på forespørsel skal hente kassert utstyr for forsvarlig destruksjon og gjenbruk.

Råmetallene må gjenbrukes
Selv om leverandøren kan ta imot kassert utstyr ønsker kommunen først og fremst at virksomhetene skal benytte seg av kommunens egen avtale på henting og gjenbruk av IKT-utstyr.

– Det viktigste er at telefoner som ikke lengre er i bruk blir returnert. Slik at de kan gjenbrukes før de går ut på dato, eller at materialene, inkludert de verdifulle råmetallene, kan gjenbrukes i nye produkter, sier fagansvarlig for sirkulær økonomi/forbruk Tonje Nerby i Innkjøpstjenester.

PIRK. Kommunens gamle telefoner blir demontert av kyndige hender hos kommunens returleverandør Oslokollega.

Større potensial
Fra 2016 til 2020 ble det levert inn 3 030 telefoner på kommunens returavtale med Oslokollega. Av disse ble ca. 25 % solgt videre til gjenbruk.

– Av telefonene som sendes videre til miljømessig avhending fjernes det deler som skal benyttes i reparasjon av andre telefoner. Dette er bra, men Oslokollega kunne gjenbrukt enda flere telefoner om ikke mange var låst med kode, sier Nerby.

For at telefonen du leverer inn skal kunne gjenbrukes, er det nødvendig at du setter den tilbake til fabrikkinnstillinger. Du kan lese hvordan på intranett.

Sirkulær bruk av telefoner

  • Bruk telefonen så lenge som mulig
  • Ta vare på telefonen med deksel og skjermbeskyttelse
  • Sikre at telefonen blir gjenbrukt når den ikke lengre dekker ditt behov, benytt kommunens returavtale
  • Husk å sette telefonen tilbake til fabrikkinnstillinger og unngå at telefoner blir liggende hjemme i skuffer og skap

Hva mener du om UKE?

UKE leverer en rekke tjenester til virksomhetene i kommunen. – Nå vil vi høre hva du synes om det hele, sier etatsdirektør Bjørn Marthinsen.

Av Sindre Haugan

UKEs nye kundetilfredshetsundersøkelse sendes ut i løpet av den andre uken i mars. Her får et bredt utvalg av ledere og fagpersoner i kommunens virksomheter mulighet til gi tilbakemelding på det etaten leverer. Etatsdirektør Bjørn Marthinsen er spent på responsen. 

– Vi håper så mange som mulig svarer på undersøkelsen. Tilbakemeldingene er et viktig styringsverktøy for å sikre at de tjenestene UKE leverer dekker virksomhetenes behov, sier Marthinsen.

NYSGJERRIG. Bjørn Marthinsen tror undersøkelsen kan bidra til mer dialog og forutsigbarhet rundt tjenestene UKE tilbyr.

Internt er det knyttet store forventninger til undersøkelsen, som kan gi verdifull input for videre forbedrings- og utviklingsarbeid.

 – Alle avdelingene er representert, og er spent på tilbakemeldingene, sier Marthinsen.

Ikke anonymt

For å sikre god oppfølging, og fremme dialog i forbedringsarbeidet, er svarene i undersøkelsen ikke anonyme.

– Med et så bredt spekter av tjenester som det UKE tilbyr, så rekker vi ikke gå i detalj på hvert enkelt område i en slik undersøkelse. Derfor er det viktig at vi kan holde dialogen med virksomhetene i etterkant, sier Kristin Bakken, leveranseansvarlig for årets kundetilfredshetsundersøkelse.  

Kristin Bakken er redaksjonsansvarlig for undersøkelsen

Gjør det enkelt med Forms

Undersøkelsen er laget i Forms, som er en del av Office 365. Verktøyet gjør det enkelt å designe og innhente tilbakemeldinger, og kan brukes til alt fra små temperaturmålinger i møter og samlinger, til mer omfattende informasjonsinnhenting som denne undersøkelsen er.

– Vi var nysgjerrige på om det var praktisk mulig å gjennomføre en slik undersøkelse kun via Forms, og etter litt prøving og feiling fant vi ut at det var nøyaktig det vi trengte, sier Bakken.

Du bestemmer kompleksiteten

Undersøkelsen er dynamisk utformet, og du velger selv hvor mange tjenesteområder du ønsker å vurdere, i tillegg til en generell vurdering av samarbeidet med UKE.

– Den generelle delen baserer seg på tidligere undersøkelser, slik at vi har god anledning til å vurdere historisk utvikling. Vi håper selvsagt at den skal være positiv, men det viktigste er selvsagt at vi får et solid datagrunnlag for å drive kunnskapsbasert forbedringsarbeid, sier Bakken.

Migreringsprosjektet fortsetter flytting av systemer i 2021

På tampen av fjoråret flyttet Migreringsprosjektet de aller fleste testsystemene fra kommunens egne datasentre til Sopra Sterias datasentre. Flyttingen var vellykket, mye takket være god hjelp fra kontaktpersoner og testere i virksomhetene. Nå fortsetter det store arbeidet i 2021, og prosjektleder for migreringen, Jie Shu, ser lyst på fremtiden.

Av: Lars- Egil Elfstrand

Hva skjedde i 2020

Migreringsprosjektet har allerede migrert 105 testsystemer av totalt 392 systemer og 514 av totalt 1349 VM-maskiner, forteller Shu.

– Migreringen i 2020 gikk veldig bra. Selve flytteprosessen var smidig og vi har ikke opplevd feil forårsaket av migreringen. I 2021 skal resten av testsystemene og produksjonssystemene flyttes, og med erfaringene vi har fra 2020 så anser vi at risikoen er lav for at noe uforutsett skal skje, sier han.

Prosjektleder Jie Shu.

Noe ustabilitet kan oppstå under migrering

Migrering handler om å ta ned tjenester fra kommunens datasentre og starte opp disse på Sopra Sterias datasentre. Derfor kan brukere oppleve ustabilitet på tjenestene under avtalt migreringstidsperiode.

Virksomhetene har ansvar for å informere sluttbrukere

UKE legger ut informasjon om nedetid i Kundeportalen et par uker før migrering. Det er designerte kontaktpersoner for hvert system som skal informere berørte virksomheter, og virksomhetene skal deretter informere sine sluttbrukere. Dette er spesielt viktig i 2021 da det skal migreres produksjonssystemer.

Illustrasjonsbilde: Nikolai Kobets Freund

Fortsatt avhengig av godt samarbeid med virksomhetene

– For at prosjektet skal lykkes med migreringen i 2021, er vi avhengig av å fortsette det gode samarbeid med virksomhetene, sier Shu.

For å nå målet krever det kontinuerlig dialog, og sikre at prosjektet får tilgang til testressurser som får sjekket at systemene fungerer som de skal etter migreringen.

Ukentlig oppdatert status for flytting

Prosjektet har en egen Workplace-gruppe, «SAM/Migreringsprosjektet», som alle kan melde seg inn i. Her legges det ut ukentlige oversikter (dashboard) over status for flyttingen i gruppens forsidebilde. Denne oversikten er synlig for alle, selv for dem som ikke er medlem av gruppen.