Hvilken bil vil du ha?

UKE girer opp overgangen til elbil ved å innføre koordinerte samkjøp på tvers av kommunen. – Fordi vi gjennomfører en dynamisk innkjøpsordning, låses vi ikke lenger til én leverandør eller bilmodell, sier seksjonsleder André Joachim Frank i Innkjøpstjenester.

Bli med på informasjonsmøte om de nye bilavtalene.
Tid: 15. april kl. 9–10. Sted: Teams.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Oslo kommune er i front for det fossile transportskiftet. I henhold til kommunens klima- og miljøveileder inngås det i dag utelukkende samkjøpsavtaler med nullutslippskrav på tjeneste- og vareleveringen.

Et kraftig virkemiddel
Utviklingen er i tråd med UKEs tildelingsbrev, som slår fast at kommunens virksomheter skal bruke anskaffelser som strategisk virkemiddel for å nå byrådets mål og ambisjoner.

«Dette omfatter strategisk bruk av anskaffelser for å akselerere det grønne skiftet og motvirke og bekjempe arbeidslivskriminalitet og sosial dumping».

Så kan det regnes som et slags paradoks at kommunens egen bilpark ikke ennå har nådd målet om hundre prosent klimanøytralitet. Per 1.2.2021 er 29 prosent av virksomhetenes vare- og personbiler fortsatt drevet av fossildrivstoff. For lastebiler er andelen over femti prosent.

Transport med god samvittighet
Dette seige faktum står trolig for fall, når kommunens innkjøpsordning for person- og varebiler nyetableres i en tretrinns stimuleringspakke.

  1. Dynamisk innkjøpsordning sikrer konkurransen og valgfriheten, ved at alle forhandlere i prinsippet kan kvalifisere seg til å levere på avtalen. Kommunen gjennomfører dernest digitale tilbudskonkurranser i et stort marked basert på allerede foreliggende krav og betingelser. Kommunens nye bilavtale vil ha krav om nullutslipp, samt ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter, med særlig henblikk på produksjonen av komponenter og utvinning av råvarer som for eksempel metaller, gummi og kobolt
  2. UKE vil koordinere samlede bulkkjøp to til tre ganger i året, for å sikre avropsvolum og konkurransedyktige priser, og bistand i selve innkjøpsprosessen. Virksomheter som ønsker å gjøre egne avrop, står fritt til å gjøre det
  3. Kommunen utreder i disse dager innstilling til kommunal låneordning for virksomheter som ønsker å delta på avtalen. Fasit for denne vil bli presentert i forbindelse med revidert budsjett i høst
TUT-TUT! Andre Joachim Frank og kollegaene i UKE Innkjøpstjenester gleder seg til å gå sommeren i møte bak rattet på en snerten, ny elbil.

Behov for utskiftning
Per 26 mars er ti leverandører allerede kvalifisert på innkjøpsordning for kjøretøy opp til 3500 kg. På ordning for kjøretøy over 3500 kg er sju leverandører kvalifisert. På intranett finner man mer informasjon om avtalene, skjema for innmelding av behov, og gjennomføring av tilbudsforespørsler utenom fellesavtale.

– Ifølge våre tall er kommunens eksisterende bilpark i gjennomsnitt fem år gammel. Dette gir behov for større utskiftninger av bilparken de neste årene, og jeg har tro på at vår nye avtale vil utgjøre en stor forskjell i virksomhetenes motivasjon til å oppgradere, sier seksjonsleder André Joachim Frank i Innkjøpstjenester.

Beskriv din drømmebil
– Kan du si noe mer om tidsperspektivet?

– Det første som skjer er at vi nå utfordrer alle virksomheter til å melde inn sine behov snarest, og helst innen 30. april. Vi snakker antall, størrelse, ytelse, farge og biltype; helt konkrete ønsker for din virksomhets bilkjøp. Innmeldte behov per 30. april vil legges til grunn ved gjennomføring av det første bulkkjøpet i løpet av mai, så her går det unna, sier Frank.

Vil du vite mer om de nye bilavtalene – og hvordan man melder inn behov eller gjennomfører egne tilbudsforespørsler? Bli med på informasjonsmøte. Tid: 15. april kl. 9–10. Sted: Teams.

Mindre plast i kommunens anskaffelser

Oslo kommune har fått ny veiledning for plastsmarte anskaffelser. – Her finner du eksempler, inspirasjon og gode råd basert på kommunens mål, forteller Tora Tokvam Drægni og Tonje Nerby.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Ikke før koronaviruset hadde nådd global spredning i mars 2020, innså innkjøpere over hele verden at vi hadde et enormt behov for smittevernutstyr for å håndtere den nye situasjonen.

Med «den nye normalen» gikk engangsplast fra å være noe som skulle fases ut, til noe alle fester med strikk bak ørene bare for å gå på butikken. Globalt kastes 129 milliarder ansiktsmasker hver måned.

Plast trengs, men ikke til alt
Ett år senere har vi fortsatt et stort behov for vattpinner, smittefrakker og gummihansker. I tillegg kommer avfall med fraktemballasje nå som alt skal fraktes dør til dør. Plasten er fortsatt med oss – og vil være det en stund.

Det antas at om lag 300 millioner tonn plast flyter rundt i verdens hav, og at 1,56 milliarder munnbind endte i havet i 2020. Analytikere tror markedet for medisinsk plast vil øke med 6,9 prosent årlig fra 2020-nivå frem til 2027.

– I en slik situasjon vil noen kanskje tenke at det er feil tidspunkt å snakke om plastreduksjon. Realiteten er selvsagt motsatt. Til tross for økt forbruk av smittevernutstyr er det mange andre områder vi fremdeles kan kutte i. Dessuten kan engangsprodukter i mange tilfeller erstattes i mer miljøvennlige alternativer eller til og med i flergangsprodukter, sier Tonje Nerby i UKE Innkjøpstjenester.

INGEN SURE MINER. Tora Tokvam Drægni i Bymiljøetaten og Tonje Nerby i UKE gjør det beste ut av en utfordrende avfallssituasjon.

Gode nyheter tross alt
Hun har vært prosjektleder for utviklingen av kommunens veiledning for plastsmarte anskaffelser. Her er hun bistått av ressurspersoner fra UKE, BYM, KLI og REG, inkludert fagrådgiver for plastreduksjon i Bymiljøetaten, Tora Tokvam Drægni.

– Plastforbruk har kanskje kommet i skyggen av pandemien, særlig når det gjelder forbruket av engangsartikler. Men arbeidet med å nå kommunens ambisiøse målsetninger om å kutte engangsplast og redusere marin forsøpling gjelder fortsatt, sier Drægni.

Som vi husker, var plastreduksjon tema for fjorårets TV-aksjon. Også internt i kommunen er det positive tendenser å spore.

– Vi vet fra innkjøpsstatistikk at forbruket internt i kommunen har gått ned i de siste årene, men vi har fremdeles store kutt å gjøre, sier Drægni.

Analyserte plastforbruket
Hennes virksomhet, Bymiljøetaten, har nylig hatt et samarbeid med en masterstudent i sirkulær økonomi fra NMBU. I oppgaven ble innkjøpene av engangskopper i Oslo kommune analysert, og resultatene indikerer at nedgangen i innkjøp har ført til en besparelse av 11 tonn CO2-ekvivalenter.

– Dette viser at det ligger et stort potensial i å erstatte plast med andre mer miljøvennlige materialer. Å få kunnskap om hva som er de gode alternativene er derfor noe vi vil jobbe mye med fremover, sier Drægni.

EU-direktiv gir drahjelp
Drægni tror innføringen av engangsplastdirektivet til sommeren vil bidra til ytterligere nedgang i kommunens plastforbruk.

– Direktivet innebærer at det etter 3. juli 2021 blir forbudt å selge engangsartikler som bestikk, tallerkener og sugerør i plast, sier hun.

DET UOPPLØSELIGE ELEMENT. Kommunens innsats mot plastforurensning har en særdeles alvorlig bakgrunn. (Kilde: Miljøstatus).

Deler beste plastpraksis
I forbindelse med etableringen av kommunens nye plastveileder, er det også etablert en ny Workplace-gruppe for plastsmarte anskaffelser med fokus på engangsplast og emballasje. Her kan interesserte dele erfaringer, lære av andre og holde seg oppdatert på det som skjer i kommunen på fagområdet.

– Det å jobbe på hjemmekontor skaper et behov for flere møteplasser. Plastfeltet er under hurtig utvikling, og behovet for å utveksle erfaringer er noe som er blitt nevnt av flere av bidragsyterne til veiledningen. Vi håper dette kan bli en nyttig møteplass i den digitale arbeidshverdagen, sier Nerby.

Nerby og Drægni mener innkjøpere og andre gjerne må dele flere eksempler på relevante krav som er blitt benyttet i kommunens anskaffelser.

– Kommunen er jo så stor at det gjøres smarte ting mange steder uten at vi har oversikt over alt. Dette kan for eksempel handle om kontraktskrav, bestillingsrutiner og leverandørdialog. Da vi jobbet med veiledningen fikk vi gode innspill til relevante plastkrav som vi har lagt inn som eksempler i veiledningen. Det vil vi gjerne ha mer av, sier Nerby.

– Vi er også interesserte i å høre erfaringer fra tjenestesteder som har iverksatt tiltak eller endret praksis på arbeidsplassen for å redusere plastbruken, legger Drægni til.

Ny viktig avtale rett rundt hjørnet
– Krav og veiledning er vel og bra, men gjøres det noe sentralt for å systematisere plastreduksjonen?

– Ja, vi benytter krav til redusert bruk av unødvendig engangsplast i samkjøpsavtaler hvor det er relevant, sier Nerby.

Hun trekker frem den nye avtalen for medisinsk forbruksmateriell, som vil være på plass i løpet av våren. Denne inneholder en del nødvendige engangsprodukter, samtidig som det er mye engangsplast.  

– Derfor har vi utviklet et kontraktskrav hvor leverandøren forplikter seg til å redusere miljøbelastningen fra plast i leveransene. I dialog med kommunen skal leverandøren som blir valgt identifisere, gjennomføre og rapportere på tiltak i avtaleperioden. Fra miljøvennlige materialvalg i produktene, til redusert bruk av emballasje hos underleverandører. Dette er veldig spennende og et samarbeid vi ser frem til, sier Nerby.

Se også:
Disse produktene blir forbudt (VG, 11.3.2021)

Behov for håndverker?

Bruker du kommunens nye samkjøpsavtaler for tømrer, elektriker og rørlegger, sikrer du lokalt næringsliv, oppfyllelse av Oslomodellen, solide miljøkrav og fornuftige priser for alle typer oppdrag.

På intranett finner du en fullstendig presentasjon av de nye avtalene

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

De fleste av Oslo kommunes tjenestesteder har opplevd mindre belastning enn vanlig det siste året. Hjemmekontor og begrensede åpningstider har blitt den nye normalen, og mange formålsbygg har fått en etterlengtet hvile fra den daglige belastningen de i sin tid ble bygd for.

Klikk og hent
En spør seg om dette ikke kan regnes som en anledning til å gjøre litt tiltrengt vedlikehold dann og vann. Om eiendomsbudsjettene ikke akkurat svulmer etter tolv måneder med koronatiltak, så trenger heller ikke alle oppussingsprosjekter å koste den billedlige skjorta.

– Våre nye avtaler er innrettet for å være fleksible. Vi har inndelt kommunen i soner, hver med én prioritert leverandør som kan kontaktes for ethvert mindre oppdrag, altså slike med budsjett under 500 000 kroner. Dersom man ønsker, kan man også gjennomføre minikonkurranser blant alle leverandørene i utvalget, sier avtaleforvalter Camilla Gundhus i UKE Innkjøpstjenester.

På rørlegger- og elektrikeravtalen er det også etablert en beredskapsordning for akutte hendelser utenfor normal arbeidstid – denne deles mellom alle leverandørene på tvers av alle soner.

EVENTYRLIG OPPUSSING. Camilla Gundhus i Innkjøpstjenester kommer dine slitne lokaler til unnsetning.

Kun seriøse leverandører
– Gjennom medieoppslag får man inntrykk av at deler av bransjene er plaget av en viss useriøsitet?

– Vi la svært stor vekt på ansvarlighet og skikkelighet gjennom hele avtaleinngåelsesprosessen. Alle leverandørene oppfyller kravene i Oslomodellen, sier Gundhus.

For de som eventuelt er nye i kommunen, betyr dette blant annet at det skal benyttes fast ansatte, fagarbeidere og lærlinger i oppdragene. Ansatte skal ha lønns- og arbeidsforhold som ikke er dårligere enn det som følger av til enhver tid gjeldende arbeidsmiljølovgivning, allmenngjøringsforskrifter eller landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje.

– Det skal som alltid benyttes digital og sporbar betaling, og alle oppdrag må registreres i HMSREG, sier Gundhus.

Klimavennlig oppussing
De nye samkjøpsavtalene er inngått med krav om at leverandør og underleverandør respekterer grunnleggende menneske- og arbeidstakerrettigheter. Og kommunens strenge klima- og miljøkrav er gjeldende på alle avtaler.

– Dette betyr blant annet at håndverkerne skal benytte utslippsfri transport til og fra oppdrag der det er mulig. De skal sørge for at avfall leveres til godkjent miljøstasjon for leverandørens regning. Og generelt tilby løsninger og produkter som reduserer energi- og miljøbelastning, sier Gundhus.

Se også:
Helkontroll på lærlingekravet (22.6.2018)
Samkjøpsavtaler for alle håndverkstjenester (2.5.2017)

Et første steg mot sløsestopp

Oslo kommune lanserer erklæring om rettferdige og sirkulære smarttelefoner i samarbeid med tre nordiske storbyer. – Felles ambisjoner sender tydelige signaler til markedet, sier Gunnar Wedde avdelingsdirektør i Innkjøpstjenester.

NRK har i serien Sløsesjokket satt fokus på forbruket i forskjellige deler av det norske samfunnet. Bare i kategorien elektronikk kastes enorme mengder. Dette utgjør et betydelig ressurstap og en stor miljøbelastning. I tillegg er risikoen for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og bruk av konfliktmineraler stor innenfor elektronikkindustrien.

TA VARE PÅ TINGA DINE. Innkjøpstjenester-direktør Gunnar Wedde demonstrerer korrekt grep og beskyttelsesutstyr for å sikre at mobiltelefonen holder seg frisk lenger.

Felles ambisjoner gir kraft i arbeidet
Sammen med Malmø, København og Helsinki har Oslo kommune ved Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) høsten 2020 utviklet felles ambisjoner for rettferdige og sirkulære smarttelefoner. Erklæringen ble ferdigstilt etter en dialogkonferanse på tema med deltagere fra kommunene, organisasjoner, leverandører og eksperter.

– Resultatet ble ni punkter som representerer byenes felles ambisjoner mot 2025. Dette sender et tydelig signal til markedet, sier avdelingsdirektør i Innkjøpstjenester i Utviklings- og kompetanseetaten, Gunnar Wedde.
Sirkulær økonomi innenfor IKT krever et bredt samarbeid mellom offentlige oppdragsgivere, forhandlere, leverandører, produsenter og andre eksperter.

– Produksjonen baserer seg på kompliserte globale verdikjeder, derfor er det helt nødvendig med samarbeid og felles ambisjoner, legger han til.

Sirkulær tankegang
Oslo kommunes forbruksstrategi fastslår at alle virksomheter skal vurdere reparasjon og oppgradering før nyinnkjøp.

– Dette krever at vi har kjøpt telefoner som lar seg reparere, at det er mulig å kjøpe reservedeler, og at det finnes et marked av reparatører som kan utføre tjenesten. Det krever også at kommunen har systemer som gjør det enkelt og tilgjengelig med reparasjon, for å unngå at telefoner kastes unødvendig, sier Wedde.

For å gjøre det enklere å komme i gang, publiserte UKE veiledning om sirkulær økonomi på anskaffelsesveilederen i februar. Denne viser hvordan sirkulær økonomi er en kombinasjon av komplekse sammenhenger og sunn fornuft.

Ett steg av gangen skaper fremgang
Fra april 2019 til november 2020 ble det kjøpt 12 500 telefoner på UKEs samkjøpsavtale. Disse telefonene ble levert utslippsfritt (fra distributør til kommunens virksomheter) og med mulighet for å bestille ferdig montert med skjermbeskyttelse og deksel. Sistnevnte slik at uhell og små skader ikke medfører kort levetid for en ellers kvalitetsmessig god telefon.

Mobiltelefon-avtalen inkluderer både en garantiavtale som pålegger leverandør å dekke alle kostnader ved reklamasjon, og en returavtale hvor leverandør på forespørsel skal hente kassert utstyr for forsvarlig destruksjon og gjenbruk.

Råmetallene må gjenbrukes
Selv om leverandøren kan ta imot kassert utstyr ønsker kommunen først og fremst at virksomhetene skal benytte seg av kommunens egen avtale på henting og gjenbruk av IKT-utstyr.

– Det viktigste er at telefoner som ikke lengre er i bruk blir returnert. Slik at de kan gjenbrukes før de går ut på dato, eller at materialene, inkludert de verdifulle råmetallene, kan gjenbrukes i nye produkter, sier fagansvarlig for sirkulær økonomi/forbruk Tonje Nerby i Innkjøpstjenester.

PIRK. Kommunens gamle telefoner blir demontert av kyndige hender hos kommunens returleverandør Oslokollega.

Større potensial
Fra 2016 til 2020 ble det levert inn 3 030 telefoner på kommunens returavtale med Oslokollega. Av disse ble ca. 25 % solgt videre til gjenbruk.

– Av telefonene som sendes videre til miljømessig avhending fjernes det deler som skal benyttes i reparasjon av andre telefoner. Dette er bra, men Oslokollega kunne gjenbrukt enda flere telefoner om ikke mange var låst med kode, sier Nerby.

For at telefonen du leverer inn skal kunne gjenbrukes, er det nødvendig at du setter den tilbake til fabrikkinnstillinger. Du kan lese hvordan på intranett.

Sirkulær bruk av telefoner

  • Bruk telefonen så lenge som mulig
  • Ta vare på telefonen med deksel og skjermbeskyttelse
  • Sikre at telefonen blir gjenbrukt når den ikke lengre dekker ditt behov, benytt kommunens returavtale
  • Husk å sette telefonen tilbake til fabrikkinnstillinger og unngå at telefoner blir liggende hjemme i skuffer og skap

Hva mener du om UKE?

UKE leverer en rekke tjenester til virksomhetene i kommunen. – Nå vil vi høre hva du synes om det hele, sier etatsdirektør Bjørn Marthinsen.

Av Sindre Haugan

UKEs nye kundetilfredshetsundersøkelse sendes ut i løpet av den andre uken i mars. Her får et bredt utvalg av ledere og fagpersoner i kommunens virksomheter mulighet til gi tilbakemelding på det etaten leverer. Etatsdirektør Bjørn Marthinsen er spent på responsen. 

– Vi håper så mange som mulig svarer på undersøkelsen. Tilbakemeldingene er et viktig styringsverktøy for å sikre at de tjenestene UKE leverer dekker virksomhetenes behov, sier Marthinsen.

NYSGJERRIG. Bjørn Marthinsen tror undersøkelsen kan bidra til mer dialog og forutsigbarhet rundt tjenestene UKE tilbyr.

Internt er det knyttet store forventninger til undersøkelsen, som kan gi verdifull input for videre forbedrings- og utviklingsarbeid.

 – Alle avdelingene er representert, og er spent på tilbakemeldingene, sier Marthinsen.

Ikke anonymt

For å sikre god oppfølging, og fremme dialog i forbedringsarbeidet, er svarene i undersøkelsen ikke anonyme.

– Med et så bredt spekter av tjenester som det UKE tilbyr, så rekker vi ikke gå i detalj på hvert enkelt område i en slik undersøkelse. Derfor er det viktig at vi kan holde dialogen med virksomhetene i etterkant, sier Kristin Bakken, leveranseansvarlig for årets kundetilfredshetsundersøkelse.  

Kristin Bakken er redaksjonsansvarlig for undersøkelsen

Gjør det enkelt med Forms

Undersøkelsen er laget i Forms, som er en del av Office 365. Verktøyet gjør det enkelt å designe og innhente tilbakemeldinger, og kan brukes til alt fra små temperaturmålinger i møter og samlinger, til mer omfattende informasjonsinnhenting som denne undersøkelsen er.

– Vi var nysgjerrige på om det var praktisk mulig å gjennomføre en slik undersøkelse kun via Forms, og etter litt prøving og feiling fant vi ut at det var nøyaktig det vi trengte, sier Bakken.

Du bestemmer kompleksiteten

Undersøkelsen er dynamisk utformet, og du velger selv hvor mange tjenesteområder du ønsker å vurdere, i tillegg til en generell vurdering av samarbeidet med UKE.

– Den generelle delen baserer seg på tidligere undersøkelser, slik at vi har god anledning til å vurdere historisk utvikling. Vi håper selvsagt at den skal være positiv, men det viktigste er selvsagt at vi får et solid datagrunnlag for å drive kunnskapsbasert forbedringsarbeid, sier Bakken.

Migreringsprosjektet fortsetter flytting av systemer i 2021

På tampen av fjoråret flyttet Migreringsprosjektet de aller fleste testsystemene fra kommunens egne datasentre til Sopra Sterias datasentre. Flyttingen var vellykket, mye takket være god hjelp fra kontaktpersoner og testere i virksomhetene. Nå fortsetter det store arbeidet i 2021, og prosjektleder for migreringen, Jie Shu, ser lyst på fremtiden.

Av: Lars- Egil Elfstrand

Hva skjedde i 2020

Migreringsprosjektet har allerede migrert 105 testsystemer av totalt 392 systemer og 514 av totalt 1349 VM-maskiner, forteller Shu.

– Migreringen i 2020 gikk veldig bra. Selve flytteprosessen var smidig og vi har ikke opplevd feil forårsaket av migreringen. I 2021 skal resten av testsystemene og produksjonssystemene flyttes, og med erfaringene vi har fra 2020 så anser vi at risikoen er lav for at noe uforutsett skal skje, sier han.

Prosjektleder Jie Shu.

Noe ustabilitet kan oppstå under migrering

Migrering handler om å ta ned tjenester fra kommunens datasentre og starte opp disse på Sopra Sterias datasentre. Derfor kan brukere oppleve ustabilitet på tjenestene under avtalt migreringstidsperiode.

Virksomhetene har ansvar for å informere sluttbrukere

UKE legger ut informasjon om nedetid i Kundeportalen et par uker før migrering. Det er designerte kontaktpersoner for hvert system som skal informere berørte virksomheter, og virksomhetene skal deretter informere sine sluttbrukere. Dette er spesielt viktig i 2021 da det skal migreres produksjonssystemer.

Illustrasjonsbilde: Nikolai Kobets Freund

Fortsatt avhengig av godt samarbeid med virksomhetene

– For at prosjektet skal lykkes med migreringen i 2021, er vi avhengig av å fortsette det gode samarbeid med virksomhetene, sier Shu.

For å nå målet krever det kontinuerlig dialog, og sikre at prosjektet får tilgang til testressurser som får sjekket at systemene fungerer som de skal etter migreringen.

Ukentlig oppdatert status for flytting

Prosjektet har en egen Workplace-gruppe, «SAM/Migreringsprosjektet», som alle kan melde seg inn i. Her legges det ut ukentlige oversikter (dashboard) over status for flyttingen i gruppens forsidebilde. Denne oversikten er synlig for alle, selv for dem som ikke er medlem av gruppen.

Ser stort potensial for mer standardisering

Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) utbetaler drøyt 66.000 lønnslipper i måneden. Seksjonsleder Terje Tolcsiner i Lønns- og regnskapstjenester ser et stort potensial av å standardisere rutiner og oppgaver for å bedre arbeidshverdagen til både ansatte og kunder.

Av: Sindre Haugan

– Ytterligere standardisering vil gi oss bedre muligheter til å levere en forutsigbar og profesjonell tjeneste. Vi kan fokusere på hvordan vi kan jobbe enda smartere sammen og lage mer smidige og enkle arbeidsprosesser, sier han.  

Terje Tolcsiner, seksjonsleder Lønn- og regnskapstjenester.

Forutsigbarhet i en uforutsigbar periode

Med mer standardisering kommer også mulighetene for økt digitalisering og automatisering. Potensialet er stort i et fagfelt som fortsatt preges av mange manuelle oppgaver.

– Nå som de fleste er på hjemmekontor, ser man virkelig verdien av økt digitalisering. Mer standardisering og tydelige fellesføringer gir stabilitet i en uforutsigbar periode. I tillegg sikrer vi færre feil og høyere kvalitet på leveransene våre, sier Terje.  

Et krevende år

Han forteller at koronasituasjonen har vært krevende, preget av mange nye oppgaver, ny arbeidssituasjon og et regelverk i stadig endring.

– Ja, det har vært en krevende periode, men jeg er veldig stolt av hvordan mine ansatte har stått på. I tillegg til den normale driften har vi nå ansvaret for koronarefusjoner som utgjør et betydelig antall millioner kroner i året, sier Terje. 

Illustrasjonsbilder: Unsplash.com

Lærer av hverandre

Svetlana Olsen er teamleder i Lønns- og regnskapstjenester. Hun trekker frem verdien av å være en del av et større fagmiljø, hvor man lettere kan holde seg oppdatert på alt av informasjon, rutiner, avtaler og regelendringer. 

– Vi har mange dyktige og engasjerte saksbehandlere. Jeg tror kombinasjonen av folk med lang og kort fartstid og med både praktisk og teoretisk kompetanse, skaper en god balanse. Som leder er det veldig gøy å være vitne til hvordan alle deler kunnskap og lærer av hverandre, sier Svetlana.

Etablerer bindeledd

Alle virksomheter som har avtale med oss, får utnevnt en hovedkontakt for lønnsområdet. Denne fungerer som et bindeledd og sikrer oppfølgningen virksomheten trenger. Oppstår det vanskelige saker samarbeides det på tvers og hovedkontaktene kobler på spisskompetanse slik at sakene løses.

– Oslo kommune er så mangfoldig, og det nytter ikke for alle å kunne alt. Derfor utnevner vi hovedkontakter, som tar seg av mer kompliserte problemstillinger som ikke løses umiddelbart. I tillegg har de ansvar for å innkalle til jevnlige driftsmøter, sier Svetlana. 

Et større miljø

Laila Stubbene jobber som lønnsrådgiver i UKE, og er hovedkontakt for Bydel Alna. Før hun startet i UKE, hadde hun 22 år i Bydel Sagene.

–  Da vi ble flyttet over til UKE i 2016, var vi litt usikre på endringen. Men overgangen gikk fint, og vi ble tatt godt imot, sier Laila.

I UKE har hun et større nettverk av kollegaer å lene seg på, og erfaringene fra Bydel Sagene har Laila god bruk for som hovedkontakt for Bydel Alna.

Etablerer samarbeid for mer bærekraftig mat

Bærekraft er høyt på agendaen i Oslo kommune, uansett om man snakker om måling av matsvinn, utforming av kostholdsråd eller menyvalg på sykehjem. Nå samler Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) sentrale virksomheter i en koordineringsgruppe for å dele kunnskap og erfaringer.

Av: Sindre Haugan

– Å nå de ambisiøse målene for mer bærekraftig mat krever et tett samarbeid på tvers av fagfelt og næring. Ved å etablere et forum for informasjonsdeling, kan vi oversette politiske ambisjoner til gode tiltak, sier Gunnar Wedde, avdelingsdirektør for anskaffelsestjenester i UKE.

Illustrasjonsbilde: Unsplash.com

Gjenspeiler hele verdikjeden

Byrådsavdelingen for finans ved Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) har ansvaret for å koordinere det strategiske arbeidet med bærekraftig mat i Oslo kommune. Ved å opprette en felles gruppe kan man samle aktiviteter og enes om større tiltak.

– Bærekraftig mat er mye mer enn kjøttfri måltider. Arbeidet involverer alt fra transport og emballasje, til klima, helse og ikke minst avfall og matsvinn. Derfor er det så viktig at koordineringsgruppa gjenspeiler bredden i arbeidet. Vi trenger alle de kloke hodene og erfaringene fra hele verdikjeden, sier Mariann Karlstad, som er koordinator for bærekraftig mat i UKE.

Marianne Karlstad jobber for mer bærekraftig mat i Oslo kommune

Første møte var en anledning for deltakerne å bli bedre kjent med hverandre. Vi fikk blant annet høre fra ernæringsfysiologer fra både Helse- og Sykehjemsetaten. Helseetaten har et stort fagmiljø innen helse og ernæring, og er i tett dialog med Helsedirektoratet ved utformingen av retningslinjer på feltet.

Små tiltak kan ha store ringvirkninger

Sykehjemsetaten serverer frokost, lunsj, middag og kvelds til sine pasienter, og har dermed stor påvirkningskraft i rollen som innkjøper. De utforsker mulighetene for mer bærekraftige menyvalg, uten at det nødvendigvis betyr radikale endringer. Et eksempel kan være å bytte ut deler av kjøttet i farseprodukter med bønner eller linser.

Innkjøp som skaper endring

Gunnar Wedde ser flere fordeler ved å etablere en koordineringsgruppe.

– Tettere samarbeid mellom etatene gjør også at vi blir tryggere i vår rolle som innkjøper. Hvis vi kan enes om gode tiltak blir veien til politisk ledelse kortere, sier Wedde. 

Hvem er med i koordineringsgruppa?

Med på laget er Bymiljøetaten (BYM), Klimaetaten (KLI), Helseetaten (HEL), Utviklings- og kompetanseetaten (UKE), Renovasjons- og gjenvinningsetaten (REG), Næringsetaten (NAE), Sykehjemsetaten (SYE), Utdanningsetaten (UDE), bydel St. Hanshaugen og byrådsavdeling for oppvekst og kunnskap (OVK) på vegne av alle bydelene. Gruppen vil ledes av UKE, og møtes ved jevne mellomrom

Vil fjerne teknofrykten

Ingen er ferdig utlært, og verktøy som Teams får stadig ny funksjonalitet. Derfor er det viktig å skape trygge læringsarenaer for de ansatte, slik at det blir rom for å prøve og feile.

Av: Sindre Haugan

– Det må være lov til å utforske og leke seg litt. Verdien blir mer tydelig når man selv tar det i bruk. Bare se hvor mye Teams har endret seg under korona. Det gjelder å komme inn i tankesettet med kontinuerlig læring, og bli mindre redd for å trykke på knapper, sier Kristian Marthinussen.

Kristian Marthinussen jobber i Bydel Vestre Aker, og er av superbrukerne for utrullingen av Office 365 i Oslo kommune.

Kontinuerlig læring

– Start med å finne de engasjerte folka i hver avdeling. De trenger ikke kjenne alle detaljene i teknologien. Det viktigste er at de er interessert, og synes det er gøy å lære bort, sier Kristian Marthinussen.

Han tror det er viktig å bygge en trygg læringskultur på arbeidsplassen, og involvere både ledere og ansatte bredt i utrullingen.

Vis, ikke fortell

Selv med engasjerte ansatte, trenger man støtte fra ledelsen. Kristian tror det er essensielt at lederne sender et tydelig signal, og går foran som et godt eksempel.

– Vi kan trekke linjene til innføringen av Workplace. Her tok lederne kanalen i bruk for å dele siste nytt, fremfor å bare legge det ut på intranett. Plutselig var det veldig viktig å være tilstede der for å ikke gå glipp av noe. Nå har Workplace blitt en naturlig del av arbeidshverdagen for mange, sier han.

Det finnes en løsning

Når Kristian har opplæring med kollegaer forventer han ikke at de ansatte skal huske alt. 

– Jeg liker å snakke, og til tider blir det litt teknisk. Jeg pleier å si til folk at de ikke nødvendigvis trenger å huske alle detaljene, så lenge de vet at det finnes en løsning, sier han. 

Lykkes man med det, er man langt på vei.

– Kjenner man mulighetene kan vi heller ta en prat om hvordan man løser det rent praktiske på tomannshånd.

Senk skuldrene

Et av salgsargumentene til Office 365 er at verktøyet forbedrer den interne kommunikasjonen, og gir oss muligheten til å arbeide smartere sammen. Kristian tror det er viktig å være bevisst kulturen på arbeidsplassen hvis man skal dra full nytte av dette potensialet.

– Det handler om tillit, hvis kollegaer for eksempel skal samskrive og lage dokumenter i felleskap krever det at de er trygge og åpne på hverandre. Vi må rett og slett lære seg å senke skuldrene litt, sier han.

Hva liker du med Office 365?

– Jeg ser allerede verdien av Teams når vi skal samarbeide utenfor bydelen. Smitteteamet som er organisert på tvers av bydelene er et godt eksempel. Her bruker vi Teams for å sikre en god informasjonsflyt, oppdaterte rutiner og fordeling av skift.

Utfordrer etablerte arbeidsformer

Overgangen til Office 365 krever en opprydning i fellesområdene der virksomhetene lagrer filer og dokumenter. Det store spørsmålet er hvordan man starter å rydde?

Av: Sindre Haugan

I løpet av 2021 skal filene flyttes over til SharePoint, og ansvaret for denne flyttejobben ligger hos hver enkelt virksomhet.

For Innkrevingsetaten (INE) er det viktig å sikre bred involvering av ledelsen, og ansvarliggjøre eierne av filområdene.

–  Vi må tydeliggjøre ansvarsområder, så vi unngår den rotete filorganiseringen vi har nå, sier Katja Mlodzianowska. Hun er en av superbrukerne for utrullingen av Office 365 i Oslo kommune.

Katja er en av superbrukerne i Innkrevingsetaten (INE)

Hva tar vi med oss videre?

Hver avdeling får en egen mappestruktur, og alle utnevner kontaktpersoner som har hovedansvar for å gå gjennom dokumenter og legge over aktuelle filer i den nye strukturen. Filområdene blir tilgjengelig med lesetilgang en periode, før det resterende blir slettet.

– Vi har diskutert med hver avdeling hva de har behov for. Her prøver vi også å utfordre avdelingene på hvordan de jobber. For eksempel er det en del av informasjonen som kan og bør deles med flere enn de som har tilgang per nå, sier Katja.

Et forslag til hvordan man kan starte ryddingen av filområdet.

Frykter det ukjente

Personlig brenner hun for digitalisering og effektivisering, men hvordan får hun med seg de som ikke deler hennes glødende entusiasme for alt digitalt?

– Det ukjente er alltid skummelt, sånn er det med teknologi også. Jeg vil at folk skal komme til meg hvis de er usikre, for da kan vi finne løsningen sammen, sier hun.

Katja hevder hun merker et generasjonsgap, hvor de yngre er ofte mer nysgjerrige og lærer ting raskere.

– De har gjerne vært borti lignende verktøy før, og da er det enklere å se for seg hvordan man kan nyttiggjøre seg av det i arbeidshverdagen, sier hun.

Katja og teamet i full gang med å vise Teams-funksjoner til kollegaer.

Gjør det praktisk og nært

Ikke alle lyser opp når de hører ord som: «samhandling, OneNote og Planner». Katja mener det er viktig å synliggjøre verdien av verktøyene, og gi praktiske eksempler på hvordan man kan bruke dem.

– Jeg pleier å illustrere forskjellen mellom Skype og Teams med en gammel hustelefon og en moderne smarttelefon. Ja, en gammel hustelefon kan brukes til å prate, men med en moderne smarttelefon kan du gjøre så mye mer. Du kan handle, se filmer og fikse ting i nettbanken, sier hun.

Mer enn komplisert Skype

Når hun først har fått kollegaene over på det tankesettet, forsøker hun å illustrere verktøyene med konkrete eksempler fra deres arbeidshverdag.

– Teams er likevel mer enn en avansert versjon av Skype. Det handler om å vise folk hvordan de kan bruke ulike funksjoner. Nå kjenner jeg så mange av arbeidsprosessene internt, og kan knytte eksemplene mine til det. Jeg tror det er en viktig del av rollen som superbruker, sier hun.   

Ikke alt på en gang

Ved å knytte verktøyene til eksempler som er kjent for brukeren blir det mindre fremmed og mindre skummelt. Katja er også påpasselig med hvor mye hun presenterer av gangen.

– Man bør unngå å vise alt på en gang. Bryt det opp i små, lettfordøyelige opplæringsbiter, sier hun.

Lykkes man med å pirre nysgjerrigheten har man kommet langt.

– Ofte er jungeltelegrafen den beste reklamen. Man bruker gjerne en håndverker man har blitt anbefalt av naboen, jeg tror det er likt med ny teknologi, sier Katja. 

Bryte ned siloene

I november 2020 gikk Oslo kemnerkontor til å bli Innkrevingsetaten (INE), hvor Skatteetaten overtok skatteoppkreveroppgavene. Tiden var derfor moden til gå opp rutinene, og se hvordan man kan jobbe bedre sammen.

– Jeg tror vi har mye å lære av hverandre, derfor er det fint hvis vi kan benytte anledningen til å bryte ned noen av siloene mellom oss. Vi har alle signert den samme taushetserklæringen, sier Katja.

Hvordan bruker du Office 365 til å bedre arbeidshverdagen?

Selv bruker Katja delingsdokumenter gjennom OneNote og Planner til å planlegge større oppgaver med flere involverte.

– Det funker veldig bra til koordinering og holde styr på hvem som gjør hva. I tillegg slipper vi mange unødvendig møter, sier hun.

God støtte fra ledelsen

– Divisjonsdirektør Øystein Hillestad er tett involvert i utrullingen, og hjelper oss finne flaskehalser vi skal forsøke å løse. Hva gjør for lite av, hva gjør vi for mye av og hva kan vi gjøre bedre i morgen, sier Katja.

For henne representerer prosjektet et viktig steg for å øke den generelle digitale kompetansen og skape en større åpenhetskultur i etaten.