Savn og samhandling

Stemningen er god, men meningene delte blant kunnskapsarbeiderne i UKE på tredje uken med hjemmekontor. – Jeg tenker best med folk rundt meg, fastslår Anne Sanden i Konsulenttjenester.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Det var ikke slik vårsemesteret 2020 skulle bli. Vi hadde så mange planer. Eksterne oppdrag, kurs, prosjekter, arrangementer, leveranser og milepæler.

UKE holder koken
Mye av dette har funnet en ny form, og som vi har kunnet lese i lederberetninger og kanskje også hørt fra kunder og oppdragsgivere: UKE har klart seg fint gjennom første del av denne uartige smitteinvasjonen.

Beredskap og leveransekraft overlater vi til kriseledelsen å bry seg om. Og det sosiale får vi forutsette tar en smell når man tvinges til å holde seg innomhus, og alt man ser av kollegaene sine er grøtete gulstikkvarianter med hakkende lyd, flakkende blikk og altfor store neser.

I årevis har det vært snakk om at vi skal være papirløse, nullutslipps, tillitsbaserte, agile, mobile, digitale, asynkrone og moderne. Når vi blir kastet ut i en heldigital arbeidshverdag er spørsmålet om denne nøden vil kunne lære naken byråkrat å – tja, spinne?

UTADVENDT OG INNESTENGT. Anne Sanden i Organisasjon og ledelse kan styre seg for all denne karantenevirksomheten.

Behov for menneskelig kontakt
– Jeg får det ikke til, sier Anne Sanden i Organisasjon og ledelse, gjengen som er en del av Konsulenttjenester i Virksomhetsdialog.

– Noen blomstrer sikkert. Hvis du er sånn skrudd sammen at du kan ta et nettmøte, og så hente med deg inputen og inntrykkene derfra, for så å bearbeide dem i ditt eget hode på ditt eget kjøkken. Folk er forskjellige. Men jeg trenger å snakke med folk for å kunne tenke skikkelig. Jeg trenger liv og røre, og det samspillet som fins i et levende kollegium. Dette er kjedelig, og jeg gleder meg skikkelig til hverdagen er tilbake, og jeg kan komme meg tilbake på jobb, sier Sanden.

Økte krav til forberedelser
Lignende lyder kommer fra Guro Bøe Wensaas i Samfunnsansvar. Sammen med kollegaene sine hadde hun planlagt et bygg- og anleggsforum i slutten av april, for å diskutere kommunens klima- og miljøkrav som del av byrådserklæringens oppfølging. Men så måtte man brått tenke helt nytt.

– Vi har bestemt oss for å kjøre forumet som et nettmøte i stedet. Det går nok fint. For det første er det jo klimavennlig å kutte reiseveien, i tillegg sparer jo deltakerne tid. Og de som er i målgruppen for dette arbeidet melder seg nok på uansett medium. Men jeg er bekymret for den uformelle idéutvekslingen som følger av å befinne seg i samme rom. Nettverksbyggingen. Og klarer vi å gjenskape den nødvendige dynamikken hvor deltakerne stiller spørsmål og innlederne kan se og tolke hele rommet? Jeg tror det går, men det krever en helt annen type forberedelse, sier Wensaas.

CELLEKONTOR. Guro Bøe Wensaas trives med 50/50 jobb og familie, men underslår ikke at hun savner kollegaer og en åpen barnehage.

– Verre er det at jeg savner kollegaene mine. Og det blir ikke den samme effektiviteten i en arbeidshverdag med regelmessige avbrytelser som pent sagt ikke har noe med kommunens samfunnsoppdrag å gjøre.

– Hva gjør du når du står fast?

– Da gjør jeg som vanlig, og roper på Geir eller Espen. Det fungerer egentlig fint, de er kjappe til å melde tilbake på Workchat eller Teams eller e-post. Jeg tror jeg er treigere, for jeg er bare femti prosent operativ. Kjæresten og jeg deler på huslige og jobbrelaterte oppgaver, så jeg er tilgjengelig bare annenhver dag, sier Wensaas.

– En unik mulighet
En mer uforbeholden entusiasme er å finne hos konsulent og Teams-utrullingsansvarlig Svein Endresen. Han anser hele karantenesituasjonen som en gyllen anledning for kommunen til å gjøre det kulturelle bykset som forventes av en kunnskapsorganisasjon i det 21. århundret. At gamle arbeidsvaner og organisatorisk motstand har fått seg en sjokkbehandling som vil gjøre kommunen langt mer godt enn vondt – hvis vi klarer å utnytte muligheten.

– Selve viruset og de lidelsene det medfører er selvsagt en problemstilling for seg selv. Og jeg ønsker ikke å støte de som har personlig erfaring med sykdommen. Men for måten vi arbeider sammen har dette nesten bare oppside. Oslo kommune har planlagt at vi skal innføre Office 365 som kontorstøtteplattform i løpet av 2021 og 2022. Nå viser lederne vei ved bruk av digitale møter og chat. Situasjonen åpner opp for mer effektive møter og tillitsbasert ledelse, hvor arbeidet kan utføres i større grad uavhengig av tid og sted, sier Endresen.

MULTITASKING. Svein Endresen i Tjenesteutvikling mangler ikke på teknologistøtte for å utføre arbeidsoppgaver hjemmefra. (Selfie-kamera er han ikke like dreven på).

UKE har allerede brukt Workplace siden 2017, og en del av teknologimiljøene har tidligere testet Yammer. I dag gir Jira, Sharepoint og Prosjektportalen erfaring med samhandling som er annerledes enn med Outlook, PowerPoint og tavlemøte.

– Med Teams får vi en ekstra mulighet for effektiv samhandling uavhengig av lokasjon, med førsteklasses funksjonalitet for nettmøter og telefonkonferanse. Tofaktor-autentisering sørger for sikkerheten, og felles notater lagres i skyen. Jeg mener den digitale endringsreisen i Oslo kommune har fått en skikkelig kickstart, og håper denne uheldige omstendigheten kan være med på å skape varig adferdsendring i måten vi jobber sammen, sier Endresen.

En ny måte å møtes på
Disse digitale ordene vekker gjenklang hos avtaleforvalter Anne Grethe Tømte i Konsernservice. Etter bare to måneder i UKE, er hun for lengst også en dreven innkjøper. Tømte ble nemlig kastet inn i spesialgruppen som ble opprettet for å besørge byens akutte behov for smittevernsutstyr, noe som har betydd hurtige avklaringer, intens internkommunikasjon og leverandøroppfølging både nært og fjernt.

– Vi har samlet inn alt fra lokale donasjoner på esker med femti munnbind, til pakker med 100 000 rett fra Kina. Den vante forestillingen er liksom at offentlige anskaffelser og kommunal sektor er ganske traust og omstendelig, men tempoet har vært på maks i to uker nå. Og teknologien har vært avgjørende hele veien, sier Tømte.

LOFTSKONTOR. Anne Grethe Tømte har en hel etasje å boltre seg på når det skal hjemmejobbes. Her går det både i BI-studier, 5000-bits puslespill og koordinering av hele kommunens smittevernsinnkjøp.

Innkjøpsgruppen har kontinuerlig dialog via Teams, og faste statusmøter hver morgen og ettermiddag. I tillegg har seksjonen etablert daglige halvtimesmøter for å være oppdatert på hva som skal gjøres, og sikre at de vante leveransene løper som de skal.

– Vi har også gjennomført avdelingsmøte digitalt, det var veldig spennende. Det er nyttig å se hvor fort vi etablerer nye rutiner for å kommunisere; når det er mange til stede i møtet bruker vi chatvinduet til å be om ordet, og så håndteres det av møteleder eller den som snakker. Er vi bare 5–6 stykker, er det lettere å se alle på en gang, og da flyter samtalen mer som i et vanlig møte.

– Blir det ikke mye snakking i munnen på hverandre?

– Jo, det er en del av læringskurven. Det er en litt annen dynamikk. Men jeg vil nevne at jeg synes vi har fått en bedre struktur på møtene våre nå som de er digitale. Det håper jeg vi klarer å holde fast ved når vi kommer tilbake til hverdagen. Faktisk håper jeg vi beholder noen av møteseriene også, for det er en effektiv måte å saksbehandle på. Når det er sagt, så gleder jeg meg til å komme tilbake til Helsfyr og kunne se alle på ordentlig igjen, innrømmer Tømte.

Utnytter den ledige plassen
Noen blant oss har imidlertid holdt fortet mens de fleste har kjøkken- og kjellerstuekontor. Nadica Djordjevic i Oppgjør, kontroll og avstemming er ny i UKE per mars 2020. For å få en effektiv opplæringsperiode i rollen som teamleder for Regnskapsrapportering har hun utnyttet den gode plassen i åttende etasje i Grensesvingen 6 sammen med mentorene Bente Nandrup og Karin Seierstad.

– Jeg kommer fra en tilsvarende jobb i Vestby kommune, og det er litt andre forhold. I Vestby rapporteres det for 1800 medarbeidere, mens Oslo jo har over 50 000 å holde styr på. Jeg er heldig som har flinke medarbeidere som kan ta seg av meg, smiler Djordjevic.

PÅ HJEMMEBANE. Nadica Djordjevic i Regnskapsrapportering er på Helsfyr mens vi andre spiser frokost. På bildet over er hun hjemme i stua for en ettermiddagsøkt.

Hun nyter også godt av relativt tomme veier og greit med parkeringsplass, så transportetappene er ikke noe problem. Arbeidsdagen må likevel deles med ansvaret for tre unger uten fritidstilbud, så Djordjevic jobber fra 6.30 til 14, når hun overtar barnepasset fra mannen, som deretter jobber til 19.

– Toåringen vår trenger oppmerksomhet hele tiden, ellers har vi en elleveåring som henger med en fast turvenn fra tolv til ett, mens åtteåringen møter sin venn fra tre til fire. Det er en hektisk hverdag, men fordelen er at jeg får veldig effektive dager. Det er lite forstyrrelser på jobb, men jeg må si jeg gleder meg til dere alle kommer tilbake, sier Djordjevic.

Forbedring via fjernarbeid

Lean-konsulentene Ann-Rita Langnes og Ola Kristoffersen har bistått både bydeler, etater og kommunale foretak med kontinuerlig prosessforbedring. Nå er de som resten av oss overlatt til kommunikasjonsteknologiens begrensninger – og muligheter.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Trykk her hvis du trenger bistand til lean

Det passet liksom ingen, denne globale pandemien. Når skole- og barnehagebarn må være hjemme, kontoret er i lockdown, og alle kollegaer, innbyggere, leverandører og samarbeidspartnere er potensielle bærere av en potensielt dødelig smitte, så sier det seg nærmest selv at arbeidshverdagen går inn i en ny og annerledes modus.

Tiden er umoden
De fleste av behovene i kommunal sektor er imidlertid de samme som før. Gatene må feies, PC-ene må fungere, utbyggingssaker må behandles, den eldre garde må bistås, og de som er i utdanning må få en eller annen form for undervisning. Dette prøver vi nå å balansere, alle sammen. Ingenting er som det har vært, men alt må gå videre.

Her sitter vi – i samme båt, men likevel fullstendig adskilt – og tenker ett av to om ting som kontinuerlig forbedring: Enten at slikt overhodet ikke kan prioriteres nå som alt står på hodet, eller tvert imot at dette er det perfekte øyeblikk for å optimalisere flytskjemaer og linjeprosesser: Nå trenger vi lean – og vi trenger bistand til leaningen!

– De fleste av oss i Oslo kommune tenker nok på den første måten, mest fordi det er slik vi er vant til å tenke. Men jeg mener dette er akkurat riktig tidspunkt å børste støv av gammel kunnskap, sier lean-konsulent Ola Kristoffer Kristoffersen i UKE Konsulenttjenester.

DIGITALE VEILEDERE. – Start med å løse de mest åpenbare og konkrete utfordringene, så vil du lære mer om de underliggende problemene som kan takles etter hvert, konstaterer UKEs lean-konsulenter Ann-Rita Langnes og Ola Kristoffersen. (Foto: Skjermdump).

Gamle rutiner ruster ikke – eller?
Lean er nemlig ikke noe nytt her i kommunen. Vi har hatt utdannings- og sertifiseringstilbud til kommunens medarbeidere i flere omganger, senest i regi av KPMG, og mange virksomheter sitter på en mer eller mindre taus kunnskap i form av lean-navigatører og utøvere med «belter» i hele regnbuens spekter.

– Lean handler om å etablere ryddigere prosesser. Finne enklere og bedre måter å oppnå de beste resultatene på. De fleste arbeidsplasser har rutiner som har utviklet seg gjennom mange år. Rutiner som er utviklet som følge av enkeltpersoners preferanser og skiftende styringssignaler. Dette er ikke ment som kritikk, det er rett og slett slik det blir, sier kollega Ann-Rita Langnes.

– De færreste arbeidsplasser har nok effektivisert prosessene sine maksimalt, og sikret full automatisering av unødvendige manuelle rutiner. Situasjonen gir oss en god mulighet til å reflektere og bygge opp noe nytt, fremfor å gjenskape rutiner fra en arbeidshverdag hvor ikke alle er hundre prosent operative, oppfordrer Kristoffersen.

Fikk lean-hjelp til RPA
En av de som har vært heldige med bistanden som er kommet fra lean-konsulentene i UKE, er Anne-Marthe Hellgren i Sykehjemsetaten. Hun leder et prosjekt for uttesting av RPA for etatens prosesser, et initiativ som ble utviklet i samarbeid med UKE og innovasjonsprogrammet.

– Jeg har tatt navigatørkurs via KPMG, og har egentlig lean i ryggmargen. Det er et tankesett som alle burde ha med seg, ikke minst i et samfunnsoppdrag hvor vi kontinuerlig utfordres på kostnadseffektivitet og sporbarhet. Lean er en selvfølge når en vurderer RPA, men vi tenkte det var nyttig å skalere opp når vi først gjennomgikk prosesser, forteller Hellgren.

SOLHILSEN. Anne-Marthe Hellgren i Sykehjemsetaten (numera fra hjemmekontoret) taler varmt og gjerne om bistanden fra UKE Konsulenttjenester.

Krasjet i korona
Sykehjemsetaten har fått på plass én RPA så langt, en robotisering av rapporttelling fra etatens fagsystem. De øvrige prosessene som ble vurdert som modne, står foreløpig i utredningskø. De øvrige prosessene som skulle optimaliseres som del av løpet Hellgren og de andre avdekket sammen med lean-konsulentene fra UKE, ble midlertidig satt på «korona-vent».

– Vi fikk uvurderlig hjelp fra Ann-Rita og Ola. De er drevne i metodikken og har et godt grep om kommunens systemer og rutiner. Vi i etaten har så mange oppgaver og folk har fulle kalendre, så det var veldig nyttig med noen som både var selvgående og kunne trekke litt i oss andre, sier Hellgren.

– Disse konsulentene påstår at de kan gjøre en like god bistand via e-post, Workchat og telefon; vil dere vurdere å plukke opp tråden der dere slapp tidligere i år?

– Vi er fornøyd med bistanden vi mottok, så med en gang vi får klarsignal om at det er rom for å arbeide med disse tingene igjen, tar vi opp tråden igjen. Vi må innse at sykehjemmene er i en veldig presset situasjon akkurat nå, så vi må «skynde oss langsomt», konkluderer Hellgren.

Se også:
Leaner stabsfunksjonen (16.10.2017)
Leanet egen ledergruppe (23.5.2016)
Leanet arbeidsmiljøet; deler kunnskapen (21.1.2016)
Lean i alle leire (4.12.2015)
Forbedre, dag for dag (27.10.2015)
Fra 64 permer til én (30.10.2015)
Bli med og leane kommunen (31.8.2015)
Tavlemesteren (24.8.2015)

På hjul for byens smittevernbehov

Mens lasteskip og jumbojet er på vei for å betjene kommunens behov for ansiktsmasker, gummihansker og Antibac, kjører Frode Løkken byen rundt for å distribuere eksisterende lagre til de som trenger det mest.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

suppliercovid19@uke.oslo.kommune.no er felles kontaktpunkt for innsamling av smittevernutstyr til Oslo kommune

Etter to døgn har til sammen 581 henvendelser kommet inn til Oslo kommunes felles kontaktpunkt for koordinering av leverandører og enkeltpersoner som har medisinsk forbruksmateriell å by på når kommunens egne lagre begynner å bli slunkne.

TO TOMME HENDER. Arbeidslivskontrollør Frode Løkken i UKE Konserninnkjøp er tilfreds etter å ha distribuert første leveranse av smittevernutstyr til Hjelpemiddelsentralen.

Godt i rute
På andre siden av innboksen sitter et koordineringsteam av innkjøpere, kontrollører og jurister, ledet av avdelingsdirektør Gunnar Wedde i Konserninnkjøp, i samarbeid med Helseetaten og Byrådsavdeling for eldre, helse og arbeid. Teamet avstemmer tilbudene mot eksisterende ordre på allerede inngåtte rammeavtaler, samt forventede leveranser fra Helsedirektoratet og Sykehusinnkjøp.

– Vi har sortert alle henvendelsene etter seriøsitet og volum, og fått sendt svar til de aller fleste. Så kommer vi nok til å bruke noen timer i løpet i helgen, og regner med å være ajour innen mandag morgen, sier Wedde.

Travel dag
Inntil videre lyt en starte innsamlingen av produktene som doneres av sjenerøse bedrifter og innbyggere. Arbeidslivskontrollør Frode Løkken har hatt en travel ettermiddag i solskinnet, med skytteltrafikk mellom frivillige hjelpere på Hjelpemiddelformidlingen ved Kuben voksenopplæring.

– Dette er en helt grei start på helgen. Det har jo vært hjemmekontor store deler av uka, samtidig som vi er midt i en liten oppussing på hjemmebane. Da er det helt greit med litt tid bak rattet, sier Løkken.

DONASJON. Silje Noreng fra Brow Rehab AS satt på et overskuddslager av hånddesinfisering. Nå kommer det kommunens sykehjem, hjemmetjeneste og legekontor til gode.

Mange som bidrar
På Hjelpemiddelformidlingen styrer seksjonsleder Geir Gundersen i Miljø, drift og eiendom i Helseetaten. Også der i gården er aktiviteten kommet kjapt i gang, etter at beslutningen om å koordinere distribusjonen av Oslos smittevernutstyr kom i forgårs.

– Vi har 19 leveringssteder spredt rundt i byen. For dagens utsendelse fikk vi samlet og sortert bydelenes behov rundt klokken elleve, og innen halv ett var alle bilene avgårde med nødvendig utstyr, sier Gundersen.

Gundersen understreker imidlertid at han slett ikke er alene: Morten Hauge i Velferdsetaten står for operativ drift, mottak og ompakking, samt klargjøring for distribusjon på Hjelpemiddelformidlingen. Rolf Hjalmar Bakken i Bydel Bjerke koordinerer utkjøring og distribusjon.

– Vi har samlet sammen et lag på rekordtid. Stå på-viljen blant kommunens ansatte har vært helt enorm, sier han.

Brukte nettverket
Daglig leder i Litteraturhuset Susanne Kaluza er blant Oslo-borgerne som meldte seg frivillig til å donere utstyr.

– Jeg snakket med en venn i Kina tidligere i måneden, og kom til å nevne at det er litt tynt med smittevernutstyr her i byen. Få dager senere mottok jeg en stor pakke med 500 munnbind i posten, forteller hun.

Verken Kaluza eller barna er i noen risikogruppe, og har dermed ikke noe behov for smittevernsutstyr. Derfor henvendte hun seg til en venn i helsevesenet, som på sin side hadde sett kommunens pressemelding om felles innsamling.

– Det er veldig hyggelig å kunne hjelpe, og ikke minst flott at kommunen kom og hentet så kjapt. Som så mange andre i disse dager forsøker jeg å sjonglere hjemmekontor med å være hjelpelærer for en sjuendeklassing, en femteklassing og en i barnehagealder her hjemme, så det kunne fort tatt litt tid før jeg hadde klart å levere disse produktene på Hjelpemiddelsentralen selv, sier Kaluza.

GI DET VIDERE. Daglig leder i Litteraturhuset Susanne Kaluza mottok selv en gave hun mente andre kunne ha bedre nytte av.

Ny hverdag
– Hva gjør du selv for å unngå smitte i hverdagen?

– Jeg følger rett og slett myndighetenes råd med hensyn til smittevern, av hensyn til de som kan bli syke. Kronprinsen har jo lært oss alle hvordan vi kan hilse på en hyggelig måte med hånda på hjertet, så det går helt fint å unngå å håndhilse på folk. Barna har fått lov til å henge med 1–2 venner hver, utendørs. Eller bare puster jeg med magen og tenker at det viktigste er å komme gjennom dagene, være med på dugnaden og bidra som best vi kan, sier Kaluza.

Se også:
Kommunen spør – byen svarer (19.3.2020)

Kommunen spør – byen svarer

Sent i går ettermiddag gikk Oslo kommune ut med spørsmål om dugnad for innkjøp og innsamling av smittevernutstyr. Et knapt døgn senere har mer enn 470 bedrifter og enkeltpersoner meldt seg til tjeneste.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

suppliercovid19@uke.oslo.kommune.no er felles kontaktpunkt for innsamling av smittevernutstyr til Oslo kommune

FULLT I INNBOKSEN. Hele 477 henvendelser om tilgjengelig smittevernsutstyr er kommet til kommunens nyopprettede e-postadresse i løpet av mindre enn ett døgn. – Vi tar gjerne imot enda flere, så spre ordet, sier avdelingsdirektør Gunnar Wedde i Konserninnkjøp.

– En prekær situasjon
Som resten av landet trenger Oslo kommune mer smittevernutstyr for å beskytte både brukere og ansatte mot smitte. Sykehusinnkjøp har det overordnede ansvaret for å anskaffe og fordele det nasjonale forrådet av smittevernsprodukter mellom kommuner og helseforetak.

I tillegg gjør flere kommuner, blant annet Oslo, selvstendige initiativ for å skaffe til veie livsnødvendig utstyr. Arbeidet koordineres av UKE i samarbeid med Helseetaten og Byrådsavdeling for eldre, helse og arbeid.

– Vi er i en prekær situasjon med hensyn til engangsprodukter som hansker, smittefrakker og munnbind. Som vi kan lese i avisen, har problemstillingen både praktiske, handelspolitiske og juridiske implikasjoner. Da er det desto viktigere at vi klarer å snu oss kjapt og møte situasjonen på dens egne premisser, sier avdelingsdirektør Gunnar Wedde i Konserninnkjøp.

Elbilen får kjørt seg
Avdelingen svarer nå ut hver og en av henvendelsene, i tillegg til å føre intens dialog med kjente leverandører og andre offentlige helseinstitusjoner. Teamet som vanligvis driver stedlig kontroll av kommunens byggeplasser i tråd med Oslomodellen er beordret til å gjøre den fysiske innhentingen av små og store smittevernskvanta.

PÅ NYE VEIER. UKEs a-krimkontrollører Trond Håvard Søreng og Frode Løkken (her fotografert på et tidspunkt da det ennå var sørpe i Oslos gater) farter Østlandet rundt for å samle medisinsk forbruksmateriell til kommunens sykehjem, hjemmetjeneste og legekontor.

Tilbudene tikker inn
Wedde er rørt over den hurtige responsen fra innbyggere og leverandører.

– Vi har fått mye verdifull informasjon og gode tips og tilbud, både for import og innsamling av eksisterende lagre. Jeg kan for eksempel trekke fram L’Oréal Norge, som donerte en forsendelse med 100 000 engangshansker som opprinnelig skulle til norske frisører. Flere bedrifter og privatpersoner har meldt inn uåpnede pakker med munnbind, Antibac og andre kritiske produkter; dette setter vi enormt pris på.

7000 prosent påslag …
Han underslår likevel ikke en viss variasjon i kvaliteten. Noen henvendelser, både fra inn- og utland, er åpenbart useriøse eller svindelforsøk. Andre ser sitt snitt til å gjøre uforholdsmessig god butikk på koronakrisen.

– Jeg er overrasket over noen av innsenderne, for det dreier seg blant annet om kjente bedrifter som risikerer varemerket sitt ved å tilby skamløst høye priser. Én stor norsk aktør ville gjerne selge oss munnbind til 70 ganger markedspris. Slikt imponerer ikke, men i det store og hele er det flott å se hvor høyt dugnadsånden står i en slik situasjon, sier Wedde.

Den store byttedagen

Når resepsjonist Magnhild er i korona-karantene, stepper gjengen i UKE-akademiet inn bak skranken. – Det har ikke akkurat vært et rush av folk, sier Mari Bjerke Lorentzen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Det er tomme ganger, ledige møterom, tause kontorlokaler og urørlige heiser i Grensesvingen 6. Alt er med andre ord ved det unormale. Eller nesten alt. For selv om byen virker stille med størsteparten av arbeidsstokken på hjemmekontor, går leveransekravene ikke i dvale.

Avtaleforvaltning, leverandøroppfølging, IT-infrastruktur, lønnskjøring, betalingshåndtering og annet: Alt skal tralte sin vante tralt, og timeverkene må ytes; om så fra den ene IP-adressen eller den andre.

Ingen hjemmekontor for resepsjonen
Visse tjenester er imidlertid vanskelig å levere i pysjen hjemmefra, slik som resepsjonstjenesten. Adgangskort skal bestilles og utleveres, og gjestekontroll gjøres helst i levende live. Lærling Hala al Mitani er på plass, og det samme er supervikar Mari Bjerke Lorentzen fra UKE-akademiet. På fredag var det kollega Caroline Aurora Grevstad som betjente velkomsten.

– Alle kursene våre er avlyst eller utsatt på ubestemt tid, så det er hensiktsmessig at vi beordres til oppgaver hvor behovet er helt konkret, sier en smilende Lorentzen.

RETT PERSON PÅ RETT PLASS. Til vanlig administrerer Mari Bjerke Lorentzen kurs og opplæring for UKE-akademiet. Men dette er ikke vanlig. – Jeg vikarierer for Magnhild i dag og på onsdag, sier hun.

Spesiell læretid
Sjefen bak skranken, lærling Hala al Mitani, er imponert over den nylig opprykkede tredjeetasjingen, og hevder hun absolutt duger til jobben.

– Mari er dyktig og hyggelig, og det er fint med selskap. Særlig når det er så stille her. Men jeg er litt bekymret for opplæringen min når det nesten ikke er arbeid å gjøre, sier al Mitani.

Innrykk i tredje etasje
Helt stille er det imidlertid ikke. I formiddag kom nyheten om at Beredskapsetaten rekvirerer lokaler i Grensesvingen 6 på ubestemt tid; dermed blir det omvisningsbehov og produksjon av nye adgangskort.

– Det fikser vi, konstaterer al Mitani, og griper etter boksen med midlertidige ID-kort.

Bistår i helsedugnaden
Det er heller ikke bare i resepsjonen det er nye ansikter for anledningen. Camilla Ruud i Konsulenttjenester er blitt flyttet til Løsningssalg for å utvikle informasjon om IT-beredskap til virksomhetene.

Rachel Dahlby Løkka, Sara Marie Vollset, Nancy Lyons Sletmo og Bente Bakken er satt til å hurtigutvikle et digitalt onboardingsprogram for studenter og pensjonister som på kort varsel må trekkes inn i helsetjenesten.

– Vi hadde et lite videomøte med EHA tidligere i dag for å avklare behovet og konkretisere oppdraget. Jeg må si det er utrolig spennende å være med på en så aktuell og viktig sak, sier Rachel Dahlby Løkka, til vanlig grafisk designer i Virksomhetsdialog.

– Det er veldig fint å oppleve at folk i andre deler av UKE trår til så kjapt og stiller kapasitet til disposisjon. Vi sitter på så mye utrolig bra kompetanse som er viktigere enn noen gang, sier Bente Bakken.

Sammen med deltakere fra andre virksomheter i kommunen skal det løses store utfordringer på kort tid, uten at man får møttes annet enn digitalt. Løkka er imidlertid entusiastisk over å få være med å jobbe litt utenfor kompetanseprofilen.

– Dette er en veldig spesiell situasjon. Om mitt arbeid kan bidra til å bedre innbyggertjenestene, så hiver jeg meg gjerne rundt for at dette skal komme i havn, avslutter hun.

HJEMMEKONTOR I PRAKSIS. Anne Christine Bergem, Sara Marie Vollset, Bente Bakken, Harald Høydal og tja, hvem er det vi ser på de siste bildene der, under forberedelsene til arbeidet med innrullering i EHA-sektoren. (Faksimile: Sara Marie Vollset).

Havna blir smartere

I samarbeid med UKE tar Oslo Havn i bruk smartteknologi for å sikre driften og forvaltningen av landets største havneområde.  – Innsatsen kommer alle kommunens virksomheter til gode, sier Jørn Innset i Oslo Havn.

Tekst: Sindre Haugan Foto: Nikolai Kobets Freund

Enten du er kajakkentusiast, isbader eller slikker sol på Sørenga, har Oslos stolte havnepromenade et bugnende tilbud av aktiviteter langs sjøen.    

For Oslo Havn er det viktig å bevare sikkerheten til alle som ferdes ved vannet, derfor sjekkes de 150 utplasserte livbøyene for feil og mangler hver eneste dag.  

VISER VEI. Tore Beitveit (i midten) viser Tore Johannessen og Sindre Haugan hvordan havnebassenget kan digitaliseres.

Nå gjøres denne jobben manuelt, men i samarbeid med UKE ser Oslo Havn på en rekke automatiseringsprosesser som blant annet kan gjøre disse livbøyene smartere.

– Ved hjelp av ny teknologi kan man plassere en sensor inne i skapene, slik at man får beskjed så raskt livbøyen blir tatt ut. Det er mye å spare på slike enkle grep, sier Tore Beitveit, seksjonsleder for IT og økonomi i Oslo Havn.

Enkel teknologi – stort potensial
Tanken er å bruke lærdommen fra dette pilotprosjektet, og implementere lignende teknologi i andre deler av driften. Oslo Havn forvalter store eiendommer ved kystlinjen, og Beitveit tror det er mye å hente på automatisering av de manuelle oppgavene.

– Vi har mange utleiebygg, og ser den praktiske nytten av å ha sensorer som kan fange opp vannlekkasjer, varsle om søppeltømming eller dører som står åpne, sier han.   

Mulighetene er mange, og Beitveit skisserer en fremtid hvor store deler av overvåkningen skjer digitalt.

AUTOMAGISK. Når livbøyen tas ut av skapet går det automatisk et varsel.

Alle kan hekte seg på
UKE er en aktiv utviklingspartner i det viktige digitaliseringsarbeidet for Oslo Havn, og blant annet ansvarlig for kommunikasjonsnettet som snakker med sensorene.

For å koble sensorene sammen trengtes et antennesignal som var sterkt nok. Derfor var det praktisk at Oslo Havn eier de store, ikoniske kornsiloene ytterst på Vippetangen.

– Nå har vi plassert en antenne på kornsiloen vår som dekker hele Oslo. Først skal vi i Oslo Havn ta i bruk teknologien, men vi er flere virksomheter som snakker sammen, og på sikt skal alle kunne gagne av arbeidet vi gjør her, sier Jørn Innset, IT-sjef i Oslo Havn.

NYTT LIV. Kornsiloen får nytt liv som antenne.

UKE kobler oss sammen
Innset tror ikke prosjektet hadde fungert like godt dersom Oslo Havn skulle ha gjort det på egenhånd.

– Vi jobber med å overvåke hele Oslo havn, derfor må vi bruke ressursene våre på tiltak som kan automatisere og forenkle det vi gjør. Her spiller UKE en viktig rolle. Ikke bare er de proaktive og viser hvordan vi kan nyttiggjøre oss av teknologien. De hjelper oss med den overordnede strukturen, og kobler oss mot andre virksomheter med samme behov, slik at vi får en samlet styrke, sier Innset.

Se også:
Nå digitaliseres Oslo Havn (3.5.2018)

Hvordan er det å jobbe i UKE?

Førstkommende onsdag kommer arbeidsmiljøundersøkelsen 2020, et viktig målepunkt for det faglige og sosiale forbedringsarbeidet i etaten.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Dette er undersøkelsen som i fjor ble gjennomført under navnet digital vernerunde. Hovedfunnene viste at UKE-ansatte i stor grad trives på jobb, har tillit til lederen sin, og vet hvordan man skal håndtere eventuelle utfordringer i hverdagen, men noe uklarheter rundt rollebeskrivelsene. Mange rapporterte også om en krevende arbeidsmengde.

– Det blir spennende å se hvordan disse og andre tendenser har utviklet seg i løpet av det siste året. Flere av lederne har gjort en imponerende innsats med å bearbeide resultatene fra sin enhet, sier Lene Moum i HR og etatskommunikasjon.

Arbeidsmiljøundersøkelsen erstatter altså fysisk vernerunde i UKE. VIKTIG: Hvis du opplever at det er forhold som er viktig for ditt arbeidsmiljø og som ikke er tema i undersøkelsen, så kan du ta kontakt med hovedverneombud eller HR.

ARBEIDSMILJØARBEIDERE. Adrian Bracht og Lene Moum i HR og etatskommunikasjon håper på høy svarprosent i årets medarbeidertilfredshetsundersøkelse.

Oppdatert utgave
I samarbeid med fagforeningene er det lagt til noen få spørsmål fra fjorårets undersøkelse. Noe er presiseringer vedrørende arbeidsmengde, autonomi og konflikthåndtering, for at organisasjonen skal kunne arbeide mer målrettet med det videre forbedringsarbeidet.

– I tillegg har vi tilføyd en ny del hvor vi spør hvordan folk opplever effektene av omorganiseringen i 2018. Spørsmålene går konkret på de forretningsmessige målene vi har satt oss, og den generelle opplevelsen av UKE som arbeidsplass i etterkant av prosessen. Dette vil behandles selvstendig, men det blir likevel spennende å lese resultatene herfra opp mot hoveddelen av undersøkelsen, sier kollega Adrian Bracht.

– Årets undersøkelse har derfor litt flere spørsmål enn sist, men det tar ikke mer enn ti minutter å svare, sier Moum.

Alle svarer
– Hva med de som var helt nye eller ikke jobbet i UKE 1. juni 2018, skal de også besvare?

– Ja, spørsmålene er utformet slik at alle kan besvare. Det er viktig å huske at enhver undersøkelse av denne typen er en her-og-nå-måling. Selv om vi spør i lys av noe som har skjedd tidligere, er vi alltid ute etter ditt inntrykk her og nå, sier Bracht.

Videre oppfølging
– Så titusenkronersspørsmålet: Hva skjer med svarene mine når jeg har gjennomført?

– Vi har presentert undersøkelsen for etatsledelsen, som har det formelle ansvaret for den videre bearbeidelsen. Seksjons- og avdelingsledere vil motta en informasjonspakke som veileder dem i hvordan arbeidsmiljøundersøkelsen skal brukes videre. Vi leverer resultatrapport til ledere for team og seksjoner av en viss størrelse. Noe oppfølging vil gjøres på avdelingsnivå, annet lenger «ned». Dette vil i stor grad bestemmes av avdelingsledergruppene, sier Moum.

– Til slutt; kan man spørre underveis om man er i tvil om hvordan enkeltspørsmål skal besvares?

– Ja, gjør gjerne det. Man kan bruke UKEs HR-gruppe på Workplace, eller bare komme innom oss i femte etasje, sier Moum.

Svarfrist er 6. mars 2020.

Det blir mer om arbeidsmiljøundersøkelsen på Midt i UKE onsdag.

Se også:
Arbeidsmiljø i UKE (29.3.2019)
10-FAKTOR kommer i dag (21.10.2018)

Sikker tilgangsstyring i Oslo kommune

UKE etablerer nytt felles tilgangsstyringssystem for Oslo kommune.

Hver og en av oss er avhengig av å få tilgang til de applikasjoner, tjenester og tilhørende data som vi trenger for å kunne gjøre jobben vår. Alle kan ikke ha tilgang til alt, men vi må ha tilgang til det vi trenger. Dette er det tilgangsstyring som skal sørge for.

Dagens løsning for tilgangsstyring (PRK) tilfredsstiller ikke kravene til etterlevelse av lover og regler (eks. GDPR).  Det er også avdekket sikkerhetsutfordringer med PRK i en forstudie som er gjennomført. Dette betyr at tilgangsstyring som i dag gjøres via PRK skal erstattes av en ny løsning.

– Dette vil innebære at vi automatiserer en større del av tiltredelse- og fratredelsesprosessen for ansatte og innleide, sier prosjektleder Hanne Wesselsen.

Automatisk tilgang og økt selvbetjening
I første om gang vil det omfatte automatisk tilgang til basis kontorstøttesystemer som e-post og Officepakke. Du vil også få et selvbetjeningsgrensesnitt der du selv kan spørre om tilgangene du trenger.

– Tilgangsforespørselen vil deretter bli behandlet av de som har myndighet til å godkjenne tilgangen, sier Wesselsen.

Løsningen vil gi både den ansatte og dens leder god oversikt over hvilke tilganger som til enhver tid er gitt.

– Det betyr også at vi får slutt på de kryptiske meldingene fra PRK, fortsetter Wesselsen.

Prosjektet i de ulike fasene
Prosjektet vil utarbeide forvaltning, prosesser, rutiner og ny teknisk løsning for tilgangsstyring. Dette kommer til å berøre og påvirke alle virksomhetene, alle ansatte og innleide.

Hovedformålet er å få på plass en moderne løsning basert på standard programvare som skal levere brukeradministrasjon og tilgangsstyring til applikasjoner og systemer i Oslo kommune ved hjelp av standardiserte og automatiserte prosesser. Prosjektet vil ikke berøre publikumstjenester.

Første fase er å innhente og dokumentere virksomhetenes behov og krav. Dette arbeidet er påbegynt. Prosjektet vil deretter kvalitetssikre kravspesifikasjonen fra forprosjektet, identifisere og anskaffe best egnet produkt i markedet gjennom en ordinær offentlig anskaffelsesprosess. Det forventes at løsning er anskaffet og klar til implementering i løpet av Q3 2020.

Prosjektet er en del av Transformasjonsprogrammet i UKE, og er forankret hos Byrådsavdelingen for Finans (FIN). Det vil også bli finansiert av FIN.

Forsterker lønns- og regnskapstjenesten

Torill Ovlien trådte ved årsskiftet inn i ny rolle som strategisk rådgiver for lønn og regnskap. UKE styrker dermed utviklingen av tjenesteområdene og evnen til å drive disse fremover.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

– Den nye rollen er tredelt. I tillegg til å være rådgiver for den strategiske utviklingen av området i UKE, innebærer den også faglig salgsstøtte overfor virksomhetene. Torill vil blant annet fungere som et bindeledd mellom lønns- og regnskapstjenestene og salgs- og tjenesteutviklingsmiljøene her i UKE, sier Jon Øgar. Han overtar midlertidig stillingen som seksjonsleder for Leveranse lønns- og regnskapstjenester (LRT).

VAKTSKIFTE. Jon Øgar trer midlertidig inn som seksjonsleder i LRT når Torill Ovlien går inn i ny rolle som strategisk rådgiver for lønns- og regnskapstjenesten.

En ny lønns- og regnskapstjeneste
Endringen innebærer en oppgradering av hvordan kundeforholdet blir ivaretatt på lønns- og regnskapstjenesten. I den nye rollen ligger det også viktige oppgaver knyttet til oppdrag fra Byrådsavdeling for finans, og operasjonalisering av strategien for HR- og økonomiområdet i Oslo kommune.

– Dialogen med kundene våre har fortalt oss at vi trenger å bli bedre i kommunikasjonen, særlig når det gjelder det som er fagrelatert. I tillegg får vi signaler om at vi må forberede oss på økt sentralisering. Dette må vi være i stand til å håndtere, sier Øgar.

Automatisering gir økt kvalitet
Oppgavene til den nye rådgiverstillingen lå tidligere hos seksjonsleder, men løftes nå ut til en egen rolle. Det legges derved ny og forsterket energi inn i arbeidet med å utvikle kvaliteten på tjenestene.

– Vi vil at kundene skal oppleve at tjenesten avhjelper dem i hverdagen. Da må vi jobbe med tjenestereisen for å effektivisere og eventuelt digitalisere prosessene på riktig sted. Fakturabehandling er et godt eksempel på en prosess hvor kunstig intelligens og RPA vil kunne redusere antall kontrollpunkter, og dermed øke tjenestekvalitet og redusere kostnad, sier Ovlien.

Ny leder i vikariat
Jon Øgar, til daglig direktør for porteføljestyring i UKE, trer altså midlertidig inn som seksjonsleder i LRT. Stillingen utlyses i mars, og avdelingsdirektør Henriette Solberg sier hun regner med å ha en ny seksjonsleder på plass senest i løpet av sommerferien.