Åpner etaten på gløtt

UKE har startet postlistepublisering på eInnsyn, et skritt på veien mot en åpnere, sikrere og mer sømløs innbyggerdialog.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Her kan du søke

Oslo kommune fastslår i sin kommunikasjonsstrategi at vi skal kommunisere «helhetlig, åpent og profesjonelt» med både innbyggere, oss selv og andre.

Som jo er et prisverdig ideal, men også et som tør kreve ivrig og konsentrert innsats, kombinert med en viss risiko for tramp i klaveret.

Skapt for å deles
Ikke rent lite av informasjonen som forvaltes av kommunens virksomheter er beheftet med klausuler som avgrenser eventuell spredning. Noe som ofte gjør at byråkrater flest tenderer mot skjulemodus snarere enn åpenhet, en tendens som også gjelder når det ikke er tvil om at informasjonsfrihet skal gjelde.

Løsningen i en slik situasjon er god systemstøtte. Og det er nettopp hva Utviklings- og kompetanseetaten har i ACOS Websak og eInnsyn.

Websak er som kjent sak og arkivsystemet vårt; her behandler og prosesserer kommunens saksbehandlere sine saker, og sender dem i såkalt flyt opp, ned og på tvers av vertikalene. Her klargjøres også hvert dokument til et eventuelt etterliv i deloffentligheten. Saksbehandler bruker Websak til å kode hvert dokument med ulike metaegenskaper som påvirker blant annet offentlig synlighet.

eINNSIKT. Arkivleder Laila Rossebø og tjenesteforvalter Erik Aarsand inviterer alle til å «spionere» på Utviklings- og kompetanseetaten.

Et apparat for åpenhet
eInnsyn kan regnes som en add-on til et slikt grensesnitt. Som navnet antyder, digitaliserer den innsyn og åpenhet, ved at den enkelte saksbehanders ferdigbehandlede dokumenter gjøres søkbare på internett etter utkvittering og eventuell skjermingskoding.

– Det er to forbehold til dette i UKEs tidligversjon av eInnsyn. I denne omgang skal vi ikke ha fulltekstpublisering. Det vil si at dokumentene ikke publiseres i sin helhet, kun informasjon av typen tittel, dato, avsender og mottaker. Vi har også en fem dagers forsinkelse før Arkivet frigir informasjonen til offentligheten; det er ikke umiddelbart synlig på nett når saksbehandler er ferdig med sin jobb.

Ordene tilhører Erik Aarsand, tjenesteforvalter for eInnsyn i Oslo kommune. Sammen med arkivleder Laila Rossebø har han jobbet for å få på plass denne lille milepælen på UKEs vei mot realisering av kommunikasjonsstrategien.

Ikke råd til personvernbrudd
– Hvorfor klemmer vi ikke til med sanntids fulltekstpublisering fra dag én?

– Det handler bare om prinsippet om å skynde seg langsomt. Selv Websak er ennå relativt ferskt for oss, og selv om eInnsyn er et strålende verktøy for effektiv informasjonsdeling, krever det en stø hånd og noe øvelse fra alle oss som behandler data. Og gjennom UKE flyter det mye data, sier Rossebø.

Alle vinner
«Krabbestadiet» innebærer også at etaten kun publiserer metadata for inn- og utgående post, ikke intern informasjonsutveksling. Aarsand og Rossebø vil imidlertid ikke underspille viktigheten av at UKE nå er i gang med eInnsyn-publisering.

– Det er en gladnyhet for åpenhet og informasjonsforvaltning i kommunen. Det vi holder på med her i huset er i en viss forstand alles business. Det skal være lett å sette seg inn i hva som foregår i kommunen. Vi har et ansvar for å hjelpe både innbyggere og pressen med å gå oss etter i sømmene; med alle betingelser om skjerming, personvern og informasjonssikkerhet, sier Aarsand.

– Dermed kan vi vente oss en økning i antall innsynsforespørsler?

– Det må vi regne med. Men når vi etter hvert kommer i gang med fulltekstpublisering, forhåpentligvis i løpet av 2020, vil presset trolig minke. Når dokumentene er tilgjengelige for allmennheten i fulltekst, vil vi både spare tid på å behandle innsynsbegjæringer og tilby en bedre tjeneste for brukerne, sier Aarsand.

Sjekk ut eInnsyn på Workplace

eInnsyn på nynorsk (Difi)

Kartologiserer Oslo kommune

«Kartoteket» er navnet på kommunens nye oversikt over systemer, domener, avtaler, behandlinger og de ansvarlige i roller knyttet til hvert system.

Svein Jørgen Kjenner Johansen

Vi hadde en gang noe som kaltes «systemoversikten». Som navnet tilsa, kunne en her slå opp i (nesten) alle kommunens systemer; Aquis, ACOS, Doculive, Dagny og alle de andre. Og det var stort sett det.

Kartoteket, Oslo kommunes nye system- og behandlingsoversikt, tilbyr noe mer.

KARTOGRAFER. Hvem skulle tro at en så blid gjeng jobber med system- og behandlingsoversikt? Med klokka: Conni Nielsen, Anja Birkeland, André Nordbø, Geir Henning Sunde og Ole Hogne Håkstad fra UKE. I blå skjorte: Systemeier Thomas Julius Rigvår, Byrådsavdeling for finans.

Sitt ansvar bevisst
Ikke bare kan du slå opp alle virksomheter, med oversikt over TBF, direktør eller daglig leder, antall ansatte, IKT-hovedkontakt og tilknyttede systemer, her finner du også – ja, det er for lite plass til å oppsummere alt her. Heldigvis er grensesnittet såpass vennlig at enhver kommunalbyråkrat med en musepeker vil være i stand til å orientere seg ganske raskt.

– Vårt utgangspunkt var at Kartoteket måtte være brukervennlig fra et informasjonssikkerhetsperspektiv. En systemeier har et ganske bredt ansvar for dataene som forvaltes, ikke minst med hensyn til personvern. Kartoteket gir oss anledning til å få «vite hva kommunen vet», såfremt den enkelte enhet er seg sitt ansvar bevisst, sier seksjonsleder i UKE Informasjonsforvaltning, informasjonssikkerhet og analyse, Conni Nielsen.

Fylles desentralt
Hun bråskryter av Bymiljøetaten, som er blant virksomhetene som har kommet lengst med oppdateringen av egne systemer i Kartoteket. (Men verken Boligbygg, Barne- og familieetaten, Byrådsavdeling for eldre, helse og arbeid og Helseetaten er veldig mye snauere). Redigeringstilgang i Kartoteket gis med utgangspunkt i PRK-ident, altså at vi logger inn ved hjelp av samme brukernavn og passord som vi benytter på jobb hver morgen.

– Etableringen av Kartoteket er et viktig skritt for å få høyere kvalitet og bedre oversikt over behandlingen av personopplysninger, samt oversikt over hvilke systemer disse behandles i. Den store fordelen er at de som har ansvar for behandling av personopplysninger eller systemer selv kan oppdatere informasjonen. Gjennom informasjonsdeling blir det enklere å etterleve personvern- og informasjonssikkerhetsregelverket, sier Thomas Julius Rigvår i Byrådsavdeling for finans.

GDPR og DPIA
At verden stadig blir mindre og data har en tendens til å fly langt og bredt i en globalisert og digital informasjonsøkonomi, ligger som en klam forutsetning rundt den vennlige gjengens presentasjon av katalog-nyvinningen.

– Det vi i stor grad snakker om her, er dokumentasjon for ivaretagelse av ansvar. Vi har om lag 800 ulike systemer her i kommunen, og de har alle brannmuråpninger. Blant oppgavene som påhviler de som har ansvar for ett eller flere av disse systemene, er gjennomføring av personvernkonsekvensutredning, forkortet DPIA. Dette er en plikt etter det nye personvernregelverket som ikke alle er klar over, men med åpenbar risiko for Oslo kommune hvis det ikke følges, sier Nielsen.

Kartoteket gir også oversikt over dokumentasjon for behandlingsprotokoll og opplysninger om hvor risikovurderinger og oppbevares.

Var jeg deg, ville jeg ha sjekket den ut

Ekstrakikk på etikkverktøyet

Oslo kommune har nylig oppdatert etikkverktøyet på intranett med fire nye dilemmaer. – Avdelinger som ønsker å trene på etikk har dermed om lag 30 øvelser å velge blant, sier Hege Olstad og Rachel Dahlby Løkka.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Etiske dilemma, intranett

Så trenger man selvsagt ikke tenke at Oslo kommune er spesielt utsatt eller dårlig utstyrt når det gjelder etisk refleksjon. Og muligens gjør det faktum at vi jobber i Oslo kommune oss mer oppmerksomme på andres omtale.

Tingen med offentlig forvaltning …
Men et blikk på de siste årenes presseklipp gir en trolig ikke inntrykk av at Oslo kommune er spesielt mye mer etisk anlagt enn andre.

Kanskje er pressen ute etter oss. Eller vi har vært uheldige. Eller prognosen over er feil, Oslo kommune har slett ikke noen spesielt stor grunn til å drive etisk refleksjonstrening. Uansett vet de fleste av oss at det offentlige ansvaret vi har påtatt oss som forvalter av kollektive verdier sjelden er sterkere enn det svakeste ledd. For at Oslo kommune skal kunne utføre samfunnsoppdraget sitt, må alle ledere og medarbeidere ha en viss etisk kompetanse.

MONA LISA-SMIL. Hege Olstad og Rachel Dahlby Løkka i UKE Virksomhetsdialog har lite å skjule, men desto mer å vise fram. – Kommunens etikkøvelser kan gjøres av alle, forsikrer de.

Pent forankret
Dertil er det at UKE, via byrådsavdelingens tildelingsbrev, har videreutviklet etikksidene på intranett – og opplæringsverktøyet på KS Læring – med fire nye treningsscenarier. I fjor kom også tre nye.

– De nye dilemmaene er utviklet i samarbeid med Byrådsavdeling for finans og Byrådslederens kontor, og vi har også nytt godt av dialog med Internrevisjonen. Det er viktig at øvelsene både treffer godt hos folk og holder vann faglig, forteller Hege Olstad i UKE Virksomhetsdialog.

Osloprofilerte dilemmaer
Tema for de fire øvelsene er bruk av felles midler, snoking, åpenhet og habilitet. Hver av de fire dilemmaene er beskrevet og illustrert, og skjerpes resten av øvelsen med innføring av nye faktorer, eller innsnevring av de opprinnelige forutsetningene.

– Jeg har valgt et minimalistisk retro-uttrykk på hver av illustrasjonene, for gi dem varighet og allmenn appell. Så er de selvsagt også utformet i tråd med ny grafisk profil. Jeg håper virkelig at de nye øvelsene vil finne et publikum over hele kommunen, sier grafisk designer Rachel Dahlby Løkka i UKE Virksomhetsdialog.

Mer å hente på intranett
Oppgavene egner seg til bruk på virksomhetssamlinger eller avdelingsmøter, men kan også tas i bruk på egen hånd.

– Det er viktig for oss å understreke at etikkverktøyet ikke er en erstatning for å sette seg inn i kommunens etiske regler, som også ligger på intranett. Her finner du også rutine for varsling og kommunens rundskriv om ansattes ytringsfrihet, sier Olstad.

– Enn om din avdeling ikke føler seg så etisk, men gjerne vil ha bistand til å bedrive litt øving og opplæring?

– Da vil jeg foreslå å ta kontakt med UKEs konsulentteam, som gjerne tar jobben med å hjelpe dere på vei, sier Olstad.

Prosjekteier, ei ditt prosjekt

Vi har prosjektportalen, prosjektstyring, prosjektmetodikk og et korps av ivrige prosjektledere her i kommunen. Men har vi nok bevissthet blant de av oss som står på eiersiden?

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

«Nja …» er svaret hos seksjonsleder Marit Kristine Erlandsen hos Program og prosjekt i UKE Tjenesteutvikling.

Tverrfaglig oppfølging
Sammen med controller Kai Vegar Johansen og direktør for porteføljestyring Jon Øgar har hun tatt en gjennomgang av rapportene fra UKEs prosjektledere.

– Vi møtes månedlig for å kvalitetssikre prosjektstyringen og følge opp de ukentlige fellesmøtene med etatens prosjektledere. Og ett motiv ser ut til å gå igjen i mange tilfeller: Eier gir prosjektene sine for lite oppmerksomhet, sier Erlandsen.

PROSJEKTSTYRINGENS TRIUMVIRAT. Marit Kristine Erlandsen, Kai Vegar Johansen og Jon Øgar er styringstrioen som sørger for at UKEs prosjekter er lødig forvaltet.

Ansvaret sklir
UKE følger kommunens prosjektmetodikk tilpasset Difis prosjektveiviser. Prosjekteiers rolle er dermed likefrem definert som ansvarlig for prosjektets effektmål, herunder langsiktig gevinstrealisering.

– Det føles som jeg snakker i litt store bokstaver nå, for selvsagt er prosjekteiere flest fullt bevisst på eget ansvar og suksessfaktorene for et profesjonell gjennomføring. Samtidig vet vi alle hvordan det føles å gå med en fullstappet kalender. Siden prosjektleder er arbeidskraft til leie, og prosjekteiere flest er ledere, vil sistnevnte ofte ikke motstå fristelsen å overlate mer ansvar til prosjektleder, spekulerer Erlandsen.

… og fremdriften lider
Ettersom prosjekteier er linjeledelsens representant i prosjektet, er han eller hun blant annet ansvarlig for å godkjenne faseoverganger og at det hele gjennomføres i tråd med virksomhetens rammer. Prosjektleder er på sin side en slags daglig leder med ansvar for resultatmål knyttet til kvalitet, tid og kostnad.

– Det sier seg selv at det er viktig at man stokker beina riktig her. Et prosjekt uten en tydelig beslutningstaker får ikke fremdrift. En prosjektleder skal være en hjelpende hånd, og må ikke ses på som en outsourcing av ansvar uten mandat, sier Erlandsen.

Følg med på utviklingen av beste praksis innen prosjektstyring på Workplace

Mer fleksibelt med Marvin

UKE Plattform og systemutvikling presenterer kommunens Kubernetes-baserte kjøremiljø.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

En kan tenke som en vil om IT. Eller gjøre som de fleste av oss – ikke tenke stort på IT i det hele tatt. Samtidig fornemmer en jo at noen må tenke – ellers ville ikke printerne funke, klokka på PC-en være til å stole på, trafikklysene lyse som de skal og satelittene bli hengende på himmelen, hvordan det en gang lar seg gjøre.

Drift, utvikling og dataflyt
Og spør du folk som gjengen bak Oslo kommunes integrasjonsplattform og kjøremiljø (den såkalte ITAS-gjengen), så vil de mene at IT er blodig alvor. Et babylonsk virvar av ulike standarder, tradisjoner og kodespråk. Våger vi steget inn i kommunal IT, økes kompleksiteten ytterligere. Vi forstår hinanden ikke blir prognosen – om vi ikke først bygger et dugelig kjøremiljø hvor et fargerikt IT-fellesskap kan blomstre.

– ITAS, kommunens sentrale integrasjonsplattform og kjøremiljø, består enkelt sagt av et tjenestelag og et plattformlag. Vi etablerer nå et modernisert plattformlag, som vi kaller Marvin. Marvin er laget slik at virksomheter i og utenfor kommunen kan utvikle og kjøre sine digitale løsninger der, forteller seksjonsleder Øystein Haga i Plattform og systemutvikling.

MED HJERTE FOR MARVIN. – Trenger vi mer datakraft en periode, ja så flytter vi komponenter over til skyplattformer som tilbyr slikt: Enkelt og fleksibelt, forsikrer Øystein Haga og resten av ITAS-gjengen.

Morsommere og mer fleksibelt
Et slikt kjøremiljø, hvor digitale løsninger kan utvikles, forvaltes og fremvises, kan være mer eller mindre fleksibelt. Navnet Marvin er basert på en figur i Douglas Adams-romanen Hitchhiker’s guide to the galaxy, som mange utviklere i UKE har et forhold til. Romanens Marvin er meget intelligent, og har “brain the size of a planet”, slik at han kan hjelpe de andre karakterene i sin søken etter egne mål.

Det Kubernetes-baserte, DevOps-kompatible og skyvennlige løsningen som nå etableres, kvalifiserer enkelt til den øvre del av skalaen.

– Jeg sier skyvennlig, for Marvin kan flyttes helt, delvis eller tidvis mellom egne datahaller og offentlige skyleverandører. Dette gir helt nye muligheter med hensyn til fleksibilitet, sikkerhet, effektivitet og automatisering. Vi snakker om enklere og tryggere utvikling, forvaltning og komponentdrift av digitale løsninger, sier Haga.

Sjekk ut Marvin her

Hjelp til å teste
Trygt og enkelt er gode stikkord for oss som ikke sitter med snuten dypt i Folkeregister-integrasjon og komponentdrift til daglig. Men hva innebærer Marvins ankomst for kommunen som kollektiv – utover en forsiktig aksept av påstanden om aksellererende digitaliseringstakt og generell fryd under panseret?

– De fleste medarbeidere vil ikke merke forskjell på eksisterende løsninger, hverken på URL-er eller systemenes oppførsel etter migreringen. Men vi vil forsikre oss om at vi ikke innfører utilsiktede endringer. Derfor tar vi kontakt med fagmiljøene ute hos virksomhetene slik at vi kan få hjelp med verifisering og test før vi setter løsningene i produksjon, sier Haga.

15 prosent ferdigflyttet
Arbeidet med migrering av komponenter til det nye miljøet er påstartet, og vil vare ut 2021.

– De første forespørslene om verifisering og test er allerede sendt ut, og vil håndteres bilateralt i løpet av de neste månedene. Jeg kan jo nevne at 15 prosent av eksisterende komponenter på ITAS allerede er flyttet over på Marvin, og mesteparten vil trolig være flyttet i løpet av neste år, sier Haga.

– Og etter det vil vi alle være digitalisert bort?

– Nja, kanskje det. Men mer sannsynlig er det at tjenesteutviklingen vil bli så bredspektret og spennende at det vil være behov for enda flere av oss, spår seksjonslederen.

HR-systemet oppgraderes

Følg med nå, alle som har lyst på en enklere og mer intuitiv føring av reise-, utleggs- og kredittkortoppgjør.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Informasjonsmøte om reise- og utleggsmodulen tirsdag 3. desember

Du kommer hjem fra seminar, veska full av kvitteringer og huet fullt av glemte minner fra forrige gang det ble gitt innføring i hvordan dette nå var og er.

«Klikk spørring, arbeidsflyt, spørsmålstegn, binders, eksport, hjertesymbol, og så lagre som utkast?» Nei …

– Det som kommer nå er en helt ny reise- og utleggsmodul. Vi har jobbet sammen med leverandøren og en brukergruppe fra kommunens virksomheter for å finne et grensesnitt som er forståelig og ser bra ut. Samtidig har vi oppdatert tekstene til å fungere bedre til brukernes behov, sier HR-systemets tjenesteforvalter Snezana Rabasovic.

TESTING-TESTING. Lars-Christian Andersen og Snezana Rabasovic ser lyst på vinterens oppgradering av HR-systemet. I testmodus sitter (f.v.) Janne Hals, Arne Storheim og Hildegunn Røvik fra UDE; Bente Fløitmoen Larsen og Anita Dyrli fra Bydel Stovner, Jan-Haakon Schultze fra UKE og Unni Vindvik fra UDE; bakerst Mona Selvik fra UKE og Pierre Minutella fra Evry.

Tydelige valg
Hva betyr så dette i praksis? Vel, logikken på siden er gjort om, slik at du fra første øyeblikk velger om registreringen gjelder utlegg, reise, kredittkort – eller flere av gangen. Dermed blir valgene du bes om å gjøre mer logiske, med tydelige alternativer og klart språk. Og alle problemer med opplasting av vedlegg kan vi endelig legge bak oss.

– Det er også gjort en innsats for at det skal bli enklere å finne igjen tidligere registrerte bilag og påbegynte registreringer. Slikt skal du slippe å søke etter. Det er også tydeliggjort hva som kreves av deg som bruker, og om hvorvidt du har fullført og innsendt en registrering, sier løsningsekspert Lars-Christian Andersen.

Kom på informasjonsmøte
Den nye reise- og utleggsmodulen er tilgjengelig fra og med mandag 9. desember. Tilgang til den gamle modulen fjernes torsdag 5. desember kl. 16, og det vil ikke være mulig å registrere utlegg eller reiser i denne perioden.

– Resten av HR-systemet er imidlertid uberørt av dette arbeidet og tilgjengelig som vanlig, forsikrer Rabasovic.

Og mens testerne tester, og vi andre gleder oss til en mer smertefri behandling av reiseregninger, kan vi se frem til et informasjonsmøte om den nye modulen tirsdag 3. desember i Grensesvingen 6.

Kunsten å holde tiden

4. november var representanter fra hele kommunen samlet til workshop i UKE for å avklare egne behov for nytt tids- og timeregistreringssystem. – Vi trenger ikke alle åtte vi har i dag, sier prosjektleder Kristin Brørs.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Om vi ikke var klar over behovet for et pålitelig og felles tids- og timeregistreringssystem i Oslo kommune, så har norske medier elskverdig nok gjort oss oppmerksom på det i løpet av høsten. Antall brudd på arbeidsmiljøloven fremstår astronomiske i den ene virksomheten etter den andre.

Behovsavklaring frem til januar
Oppdraget for anskaffelse av felles tids- og timeregistreringssystem kom imidlertid fra Byrådsavdeling for finans. I tillegg gjorde Finansavisen en sommersak, der UKEs etatsdirektør melder anskaffelse av et robust, enhetlig og pålitelig løsning – og det er dette arbeidet som nå er formelt startet.

– Selve anskaffelsesprosessen er ikke igangsatt, først er det viktig at vi gjør en skikkelig kartlegging av brukerbehov og systemkrav. Og vi har fått svært gode innspill fra brukerreisemetodikken på dagens workshop, sier prosjektleder Kristin Brørs.

MANNSTERKE. Invitasjon til workshop gikk bredt ut, og ga oppmøte fra nesten alle virksomheter. – Det er takknemlig å jobbe i et prosjekt hvor engasjementet er så stort, sier prosjektleder Kristin Brørs.

Må passe overalt
Så skulle man tro at tids- og timeregistrering er relativt enkelt, og det er det kanskje – om man holder turnus utenfor. En slik luksus har ikke prosjektet, hvis oppdrag er å fornye tids- og timeregistreringssystemet for alle dagansatte, med turnus som opsjon. Kommunens GAT-brukerne får dermed muligens fortsette på nåværende system, avhengig av hva markedet leverer.

– Enhver systemoppgradering er potensielt utfordrende, særlig når målbildet er one size fits all. Samtidig må jo systemet vi til slutt velger være kompatibelt med kommunens øvrige systemer, spesielt HR- og økonomisystemet, fortsetter prosjektlederen.

– Kunne utfordringen ha vært løst enkelt ved å bruke HR-systemet til tidsregistrering – eller overført alle på GAT?

– Akkurat hvilke systemer vi ender opp med er det for tidlig å si noe om. Foreløpig er vi i behovsavklaringsfasen. Generelt kan jeg si at vi ser etter hyllevare som er enkelt i bruk, og som likevel har fleksibilitet til å møte behovene til alle kommunens virksomheter, sier Brørs.

Stort potensial
Underveis i seansen fremgår det dessuten at tids- og timeregistrering er mindre tilforlatelig enn man kunne tro. Ulike fraværskoder aktiviserer midler fra ulikt hold, som NAV, arbeidsgiver og i noen tilfeller andre offentlige instanser. Og spøkelset om negativ medieoppmerksomhet lurer bak ethvert system som ikke er enkelt nok til at selv sjefen behersker det.

– Det spennende ved dette prosjektet er jo utsikten til å gjøre tids- og timeregistrering pålitelig og mer smertefritt. Selv jobber jeg i en etat hvor deler av fraværsregistreringen må føres dobbelt, i tids- og HR-systemet. Det blir en enklere hverdag dersom mesteparten av dette digitaliseres. Men det er ingen tvil om at det fortsatt vil stilles høye krav til lederne våre om å følge opp i henhold til arbeidsmiljøloven, Dok 25 og kommunens tariffavtaler, sier Brørs.

Alle tjenester på ett sted

6. november ble UKEs tjenestekatalog sluppet. – Pris, leveringstid, servicegrad og bestillingsrutine er blant innholdet, sier tjenesteforvalter Ole Håkstad og prosjektleder Gina Spurkland.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

«Tjenestekatalogen presenterer UKE også. Det er gjennom tjenestene folk skal kjenne oss. Holder ikke de mål, og beskrivelsene og salgsprosessene rundt dem, så gjør ikke vi det heller»

Tjenesteforvalter Ole Håkstad

Selve oversikten ligger i kundeportalen på UKEs intranett. Herfra kan alle ansatte sortere og søke etter UKE-tjenester fra lokal infrastruktur til remittering – og alt midt i mellom. Oversikten er åpen for alle ansatte, men bestilling av de ulike tjenestene er tilgangsstyrt via Kompass.

– Et stort fremskritt fra den gamle katalogen er den sømløse integrasjonen mot bestillingssystemet vårt. Vi har lagt mye innsats i beskrivelsen av hver tjeneste i klartekst og via metadata. Da skal kunden slippe å måtte søke på nytt etter riktig bestillingsskjema når det er på tide å bestille, sier prosjektleder Gina Spurkland.

TILBYR SINE TJENESTER. Tjenestekatalogen er et flaggskip for organisasjonsutviklingen og virksomhetsdialogen i UKE, sier Ole Håkstad og Gina Spurkland.

Tegner bilde av UKE
Så er det klart at ikke bare nybestilling kan gjøres i tjenestekatalogen, men etter hvert også informajon om hva som er bestilt og hvor langt i prosessen en leveranse er kommet.

– Jeg mener at tjenestekatalogen gir en god presentasjon av selve UKE også. Det er gjennom tjenestene folk skal kjenne oss. Holder ikke de mål, og beskrivelsene og salgsprosessene rundt dem, så gjør ikke vi det heller, sier tjenesteforvalter Ole Håkstad.

Bedre bestillingsprosess
Så iler de begge to til med en rekke forbehold om første versjon av tjenestekatalogen, det er ennå mye funksjonalitet som skal på plass. Automatiseringen i bakkant er foreløpig beskjeden og fakturering er fortsatt manuell. Dette er imidlertid deler av målbildet for 2020, og vi skjønner at den nye katalogen er en tjeneste det skal satses betydelig på i tiden fremover.

– Hensikten er at det skal gjøres enklere å handle fra UKE. Vi skal kontinuerlig redusere tidkrevende manuelt arbeid i forbindelse med bestilling og fakturering. Forutsigbarheten må opp både for kundene våre, så vel som for leverandørene. Jeg anser tjenestekatalogen som et flaggskip for organisasjonsutviklingen og virksomhetsdialogen i UKE, fortsetter Spurkland.

Følg kundeforholdet
Forvaltningen og videreforedlingen av masterdata er en viktig del av veien videre. Hver enkelt av kommunens virksomheter skal kunne følge sitt eget kundeforhold i kundeportalen, som vil gjøre enhver fremtidig tjenestebestilling enklere og raskere.

– I denne omgang er det en befrielse at selve katalogen beskriver tydelig ansvarsfordeling basert på UKEs nye organisasjonsstruktur og rollefordeling. Selv om dette er en intern betingelse, tror jeg effekten vil være merkbar for kunden. Hver enkelt tjenesteleder har ansvar for at tjenesten er hensiktsmessig presentert, eventuelt inkludert opplæringsmateriell og tekniske spesifikasjoner, sier Håkstad.

Her finner du den nye tjenestekatalogen

Viser vei i verden

Finansbyråd Robert Steen presenterte byens første utslippsfrie byggeplass sammen med anleggsleder Klaus Kristiansen i går. – Det er gøy å se at New York City følger etter lille Oslo på klimaområdet, sier Steen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Gjør deg kjent med kravene i byrådssaken her

I vår kom nyheten om at Miljødirektoratet har bevilget Oslo kommune 4,5 millioner kroner for å utvikle en veileder til utarbeidelse av styringsverktøy for å nå ambisiøse klimamål. Veilederen er ment til bruk for resten av Norges kommuner.

Imens har Klimaetaten arbeidet med klimabudsjettet for 2020, det fjerde i rekken, etter at kommunen skapte overskrifter da verdens første klimabudsjett ble utarbeidet i 2017.

Lille Oslo er ikke en egen planet
Tidligere denne måneden ble det klart at også New York, Rio de Janeiro, Toronto, Vancouver, San Francisco, Stockholm, Amsterdam, Paris, København, Helsinki, Sydney og Portland er i ferd med å utvikle klimabudsjetter etter modell fra Oslo.

– Dette er veldig moro. Nå blir det spennende å se om vår egen regjering er i stand til å følge etter. Byggingen av nytt regjeringskvartal blir en viktig test i så måte, sier finansbyråd Robert Steen.

Støyfritt og utslippsfritt
Han er i ferd med å snakke seg varm om Oslos miljøfyrtårn innen bygg og anlegg: Olav Vs gate, som oppgraderes ved hjelp av strøm- og batteridrevne anleggsmaskiner.

Også anleggstransport, for eksempel bortkjøring av utgravd masse, gjøres fossilfritt. Representanter fra Zero, Bymiljøetaten, Utviklings- og kompetanseetaten og pressen må tutes på når de musestille minigraverne skal forflytte seg mellom nord- og sørenden av den fremtidsrettede anleggsplassen.

– Når alt er ferdig her får vi opptining via fjernvarme, og en sentralt plassert ladeplass for e-taxier i krysset mot Kronprinsesse Märthas plass, sier finansbyråden.

MIDT I TRAFIKKEN. Folk gikk spissrotgang mellom presse, finansbyråder og lydløse anleggsmaskiner i går ettermiddag. Den nye gaten skal være ferdig ved utgangen av neste år.

Krav i to etapper
Anledningen er presentasjonen av den nye byrådssaken om klima- og miljøkrav innen bygg og anlegg, der det blant annet slås fast at alle kommunens byggeplasser skal være utslippsfrie innen 2025.

I mellomtiden vil kommunen stille krav til at alt bygge- og anleggsarbeid foregår med fossilfritt drivstoff. I brukes tildelingskriterier for å premiere leverandører som kan levere utslippsfrie maskiner og kjøretøy. Miljø skal telle («vektes») minst 20 prosent i alle bygg- og anleggsanskaffelser.

– Vi gir bransjen fem år på å omstille seg, og starter med krav om fossilfri produksjon fra dags dato. Dermed kan man for eksempel bruke miljøvennlig biodiesel på eksisterende maskiner inntil hydrogen- og eldrift blir mer utbredt hos leverandørene, sier Steen.

Transporten blir stadig renere
Bygg og anlegg står i dag for 10 prosent av Oslo kommunes samlede klimagassutslipp. Til sammenligning tør det nevnes at avfallsforbrenningsanlegget på Klemetsrud står for 20 prosent. Den største klimasynderen er mobilitet og transport, som utgjør 60 prosent av byens utslipp.

– Husk at vi har gjort store fremskritt på transportområdet, for eksempel for busser og ferger, som er midt i overgangen til eldrift i disse dager, sier Steen.

Oslo kommune skal etter planen redusere klimagassutslippene med 95 prosent i 2030 sammenliknet med 2009.

Oppgradering av kommunens største arbeidsflate

Etter tidenes største brukertest i regi av UKE, får Citrix nå en etterlengtet oppgradering. Første pulje overføres 5. november.

Citrix-plattformen for 20 000 brukere oppgraderes denne høsten fra Windows Server 2008 til Windows Server 2012R2. For AKS-brukerne* betyr dette at vi går fra Windows 7 til Windows 8 operativsystem. (*AKS er kommunens betegnelse på arbeidsflaten som gir oss mulighet til å jobbe fra tynnklienter og benytte programmer som ikke er lokalinstallert på PC-en).

BARE BLIDE ANSIKTER. Testleder Øyvind Sunde, kommunikasjonsrådgiver Lars-Egil Elfstrand og prosjektleder Linne Dale Midttømme ser lyst på den forestående Citrix-utrullingen. (Foto: Svein Jørgen Kjenner Johansen).

Sikkert og stabilt
Fra og med januar 2020 er nemlig Windows Server 2008 ikke lenger leverandørstøttet, og sikkerhetshull vil derfor ikke lukkes. Oppgraderingen er nødvendig for å sikre stabil og sikker drift av Oslo kommunes AKS.

– Grunnet lisensiering oppgraderes ikke plattformen til aller nyeste versjon. En gjennomtestet plattform og operativsystem vil likevel sikre stabil og sikker drift for UKEs brukere, sier prosjektleder Linne Dale Midttømme fra Sopra Steria.

Dyp sanering
En annen positiv nyhet er at prosessen i forkant av oppgradering har inkludert en diger ryddejobb. Alle applikasjonene tilknyttet Oslofelles-portalen er veid, målt og vurdert, som har medført at om lag 100 ubrukte og utdaterte applikasjoner er sanert.

– Det har vært gjort en kjempejobb av IKT-hovedkontaktene i virksomhetene. Til sammen har vi over 400 testere med svært ulike applikasjonsbehov, og mitt håp er at folk vil oppleve et kjappere grensesnitt. Dette vet vi imidlertid ikke før alle brukere er overført til ny plattform og volumbelastningen går som normalt, sier testleder Øyvind Sunde.

Han byr i samme slengen på et brukertips for en enklere og bedre AKS-hverdag.

– I startbildet på Oslofelles-portalen kan du trykke APPS og åpne programmer direkte, i stedet for å trykke Desktop for å åpne et virtuelt Windows-grensesnitt. Dette reduserer ressursbruken og vil føre til raskere respons fra applikasjonene, lover Sunde.

Se også:
Lanserer Oslofelles-portalen (19.8.2016)
Tilbake til nåtiden (6.9. 2017)
Nytt om AKS, GPO, Fjarb og W10 (27.2.2017)