Månedlige arkiver: april 2017

Øker forpliktelsen til etisk handel

Oslo kommune er nytt medlem i Initiativ for etisk handel (IEH). Oslo blir dermed den sjette kommunen til å melde seg inn i nettverket.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

IEH er en medlemsorganisasjon for bedrifter, organisasjoner og offentlig virksomheter som jobber forpliktende og systematisk for å sikre bærekraftige leverandørkjeder. Organisasjonen har rundt 160 medlemmer. 21 av disse er fra offentlig sektor, inkludert seks kommuner.

– Det er med stolthet vi søker medlemskap i Norges største nettverk for etisk handel og leverandøroppfølging. Oslo kommune har et av landets fremste fagmiljøer på dette området. Denne nye forpliktelsen vil gjøre oss enda bedre i stand til å stille hensiktsmessige krav til våre norske og internasjonale leverandører, sier finansbyråd Robert Steen.


«TURBO» FOR LEVERANDØROPPFØLGINGEN. Finansbyråd Robert Steen snakker etikk på Møteplass for innovative anskaffelser i Popsenteret i Oslo. (Arkivfoto).

Ny risikovurderingsmetodikk
Initiativ for etisk handel stiller tøffe oppfølgings- og rapporteringskrav til medlemmene. Oslo kommune oppfyller allerede de fleste, og har konkrete mål for det videre arbeidet med sosiale og etiske kontraktsvilkår knyttet til anskaffelser.

– Vi er i ferd med å utvikle en ny metodikk og verktøy for risikovurderinger knyttet til brudd på grunnleggende menneskerettigheter og ILOs kjernekonvensjoner. Vi håper denne innsatsen vil få en ekstra «turbo» gjennom samarbeidet med de andre IEH-medlemmene, sier Steen.

Øvrige forpliktelser
Initiativ for etisk handel (IEH) ble stiftet av Hovedorganisasjon Virke, LO, Kirkens Nødhjelp og Coop Norge i 2000. Medlemskap gir tilgang til kurs, nettverk og erfaringsutveksling, seminarer og rådgivning.

Oslo kommune har tidligere tilsluttet seg FN Global Compact og ICLEI Procura+, som også jobber med sosialt ansvar og bedring av arbeidsforhold i globale leverandørkjeder.

26. april samler IEH medlemmer og andre interesserte til Etisk handel-konferansen 2017. For første gang med landets hovedstad på laget.

Se også:
«Ikke for enhver pris» til UKE (4.11.2016)
Kan ting anskaffes mer rettferdig? (3.10.2016)
Øker innsatsen for samfunnsansvar (28.10.2015)

Satset stort og innkasserte økogevinst

Aktivitetsskolen (AKS) på Tonsenhagen tok byrådsmålet om økologiandel på alvor, og gjennom et frekt samarbeid med «moderskolen» er de i ferd med å krysse femtiprosentsgrensen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Politikere har det lett. «Femti prosent økologiandel», kan de for eksempel vedta.

– En utfordring
Tilbake sitter vi, kommunens medarbeidere, med nok et problem i fanget. Det skal være kortreist, gjerne halal. Sprekkeferdig sunt, innbydende, allsidig og kjøttfritt dann og vann. Svinn skal unngås. Spekteret av allergier, intoleranser og allehånde preferanser blir helst ikke færre med årene, og må hensyntas.

På toppen av det hele: Mat er ikke tvang. Folk spiser det de selv ønsker, så serverer du noe som avviker et ørlite grann i den ene eller andre retningen fra den enkeltes foretrekk, så velger de noe annet å spise.

Har du i det minste ubegrenset med penger for å realisere det til enhver tid dikterte kosthold? Ikke akkurat. 51 kroner per måned per barn er den vedtatte andel av oppholdsbetalingen som går til mat hvis du jobber i AKS. (Og ja, kjære leser, du som kanskje jobber på kontor med kantine og fri tilgang til både kaffebar, lokalbutikk, overtidspizza og Narvesen-baguette: Du leste riktig. 51 kroner i måneden).

– Det er en utfordring på mange måter, sier Richard Larsen.

Tok sats og endret
Han er avdelingsleder ved AKS på Tonsenhagen, ettermiddagstilbudet for barn på 1.–4. trinn og barn med spesielle behov opp til 7. trinn.

– Man må rett og slett tenke nytt, fortsetter han.


DET GRØNNE SKIFTET.
Mat- og miljøveileder Camilla Wilse fra Matvalget og AKS-leder Richard Larsen stakk hodene sammen og løste øko-utfordringen. Foto: Debio.

Kombidamp+ris
Bare for å ha nevnt det: Avdelingen rapporterte en økologiandel til Debioinfo på 41 prosent i 2016. Og hemmeligheten bak suksessen er slett ingen hemmelighet. Den kan oppsummeres som en nærmest trassig vilje til å gi ungene mat av god kvalitet, litt gratis konsulentbistand fra Matvalget og et hundrekilos teknologividunder, innkjøpt i samarbeid med Tonsenhagen skole.

– Innkjøpet av en flott kombidamper, i forbindelse med oppgraderingen av kjøkkenet, åpnet en masse nye muligheter for oss. Vi serverer 300 unger daglig. Tidligere har det blitt mye brødskive med pålegg, problemet med dette er at 1) ungene blir lei og 2) det er noe av det dyreste du kan servere, sier Larsen.

Det beste er ofte billigst
Løsningen er ris. Det er halal, laktose- og glutenfritt, vegetarisk og kan leveres økologisk i store kvanta. Men uten dampkoker er det knotent å tilberede.

– Det var en åpenbaring for oss å oppdage at varmmat produsert fra bunnen er både billigere, enklere, mer hygienisk, langt mer populært hos ungene og med større økologigevinst. I dag bruker vi faktisk mindre penger på mat enn før økologiomleggingen, sier Larsen.

Tørrmat bidrar mye
Friske grønnsaker er fortsatt en utfordring. Man skal være en særdeles bevisst innkjøper for å unngå prishopp når valget skal være økologisk. Det samme gjelder kjøtt, samtidig som disse to matgruppene er nødvendig for å lage mat som frister.

– Det gjelder å tenke stort nok. Planlegge, våge og satse. Samtidig har vi absolutt erfart at det går an å satse for høyt også, innrømmer avdelingslederen.

En ambisiøs fredagsmeny i hundre prosent økologisk profil slo mindre heldig ut: Byggotto med rotgrønnsaker høres kanskje godt ut, men dommen fra de unge var nedslående.

– Maten vi serverer må rett og slett se god ut. Vi spiser med øynene også, og skal du unngå matsvinn kan du ikke bli «religiøs». Det er kanskje det mest spennende med denne jobben, og økologiovergangen, at man stadig må i tenkeboksen, konkluderer Larsen.

Visste du at du får opptil 30 avslag på økologiske matvarer gjennom kommunens samkjøpsavtale frem til 15. juni? Denne brosjyren gir deg alle detaljer.

Se også:
•   Elleville økopriser (14.3.2017)
•   Øko-jegerne (18.2.2016)
•   Mer grønt i vente (11.1.2016)

Fra sandkasse til automatiserte arbeidsprosesser

UKE og bydelene Alna og Stovner har inngått et unikt samarbeid om innovasjon og forbedringsarbeid. Innovasjonsprogrammet har som mål å utvikle fullautomatiserte administrative tjenester med lav sårbarhet. Arbeidet materialiseres i konkrete pilotprosjekter av inntil 6 måneders varighet, der resultatene benchmarkes mot aktører i og utenfor kommunen.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Samarbeidsavtalen gjelder til 2020, med mulighet til å inkludere andre bydeler eller virksomheter i Oslo kommune underveis. Resultatene vil være åpent tilgjengelige.

– En viktig grunn til å jobbe sammen med to bydeler om innovasjon, er nærheten til brukerne og overføringsverdien til andre bydeler, sier etatsdirektør Marit Forseth i UKE.


BLIKKET OPP OG FREMOVER. Programstyret i innovasjonsprogram for bydelenes service- og støttetjenester er optimistisk på vegne av egen forbedringsevne. Fra venstre, foran: Bydelsdirektør Tore Olsen Pran i Alna; etatsdirektør Marit Forseth i UKE; bydelsdirektør Alv H. Sørland i Stovner. I midten: Winnie Bolstad, Bente F. Larsen og May Britt H. Grønningen i Bydel Stovner og Hege Schjenken i Bydel Alna. Bak: Torill Ovlien, Kari Hove og Jon Øgar i UKE.

Forbedring og læring
Programmet starter med to så forskjellige piloter som sourcing av lønnstjenester til UKE, og en pilot om uttesting av robotteknologi i fakturakontering.

– I det første tilfellet blir vi utfordret på gevinstrealiseringen, og sammenligner oss med best practice. I den andre piloten er vi i «sandkassa». Selv om vi skal prøve ut robotteknologi på en konkret prosess og også her definere og måle gevinster, er målet først og fremst læring, sier Forseth.

Innovasjonsprogrammet inkluderer et metodikkgrunnlag basert på Lean og Difis Prosjektveiviseren. Det hele er tradisjonelt organisert, med et programstyre, programkoordinator og en portefølje av enkeltstående prosjekter. Koordinatoransvaret er tillagt UKEs nyopprettede prosjektkontor.

Forme fremtiden sammen
Alna-bydelsdirektør Tore Olsen Pran understreker kontinuiteten som ligger i de tre virksomhetenes innovasjonspartnerskap.

– Innovasjonsarbeid foregår hele tiden, både i de tjenesteytende armene av kommunen og hos de som sitter sentralt. Det er særlig teknologiutviklingen som gjør timingen for dette samarbeidet riktig. Vi har unike muligheter for å effektivisere og forbedre innbyggertjenestene. Denne avtalen er en forpliktelse om å støtte hverandre i utviklingen av gode ideer, og dele løsningene som kommer ut på den andre siden, sier Pran.

Stovner-bydelsdirektør Alv Humborstad Sørland trekker fram viktigheten av å løfte fram lokale erfaringer og initiativ, som kan foredles og nyttiggjøres i større skala.

– Det er viktig for oss å være konkrete. Det er en velkjent øvelse å postulere forbedringspotensial med utgangspunkt i digitalisering, selvbetjening og stordatahåndtering. Programmet vårt vil løfte opp den kontinuerlige uttestingen av innovative løsninger for at lokale erfaringer skal komme flest mulig enkelt til gode, sier Sørland.


ENIGE OG TRO. Men ikke til Dovre faller. UKE, BAL og BSRs innovasjonsprogramplan er tidsbegrenset til 2017 – 2020. – Vi skal kjenne at det brenner litt under beina, sier virksomhetslederne Tore Olsen Pran, Marit Forseth og Alv Humborstad Sørland.

Bedre innbyggertjenester
De tre beskriver avtalen som en trening i målstyring, og understreker at prosjektene skal i gjennomsnitt sannsynliggjøre en effektiviseringsgevinst på 30 prosent i full drift. Hvert prosjekt tidsbegrenses til seks måneders varighet. Prosjektene vil benchmarkes mot aktører det er naturlig å sammenligne med, både i og utenfor kommunen.

– Hvilke øvrige piloter vi etter hvert vil ta opp i programmet, gjenstår å se. Det myldrer av idéer, og så får vi sortere ut hva vi har mest tro på å utforske nærmere – fordi vi tror det er lavthengende frukter og stor overføringsverdi til andre bydeler, eller fordi det er teknologi eller konsepter vi mener det er viktig å prøve, sier Forseth.

Se også:

Tok med vennene på ledergruppesertifisering

UKE inviterte med et knippe ledere fra andre virksomheter på sertifisering i kartleggingsverktøyet Effect i regi av førsteamanuensis Henning Bang ved Universitetet i Oslo.

Effektive ledergrupper

Man skulle tro tiltaket er opplæringsbransjens variant av det som ellers gjerne kalles giveaways eller vareprøveutdeling. For UKEs konsulenter behersker allerede metodikken som Bang og kollega Thomas Midelfart har utviklet.

Nøkkel til forbedring
I hvert fall fikk et utvalg HR-ledere fra Sykehjemsetaten, Helseetaten og Utdanningsetaten gratis deltakelse da konsulentene i Konserntjenester– organisasjon og ledelse (tidligere HR-konsern) gjennomførte sertifisering i Effect, verktøyet for å kartlegge ledergruppers styrker og utfordringer.

– Dette satte vi stor pris på. Effect gir Oslo kommune en god mulighet til å forstå hvilke utfordringer vi som ledere står overfor. Samtidig får vi en «nøkkel» til å bli bedre, til å utvikle organisasjonen for bedre å møte innbyggernes behov og ønsker, sier Randi Mogård, direktør strategi og HR i Sykehjemsetaten.


PEKELEKEN. Førsteamanuensis Henning Bang signaliserer hvor man gjerne kan starte når man ønsker å utvikle bedre dynamikk i egen ledergruppe.

Samles om metodikken
Bak kateteret sto Bang sjøl. Han ledet deltakerne gjennom en seanse bestående av forskningsgrunnlag, erfaringer med Effect i offentlige og private virksomheter, og brukertips for å oppnå maksimal – tja, effekt.

– Vi har merket stor økning i interessen for bistand til ledergruppeutvikling. Vi i UKE har lang erfaring med denne typen konsulentbistand, og med Effect får vi et kartleggingsverktøy som kan brukes ved oppstart og avslutning av utviklingsprogrammer. Nå samler vi oss om én metodikk og ett sett av begreper, sier seniorkonsulent Anne Sanden i Konserntjenester – organisasjon og ledelse.

Med sertifiseringen bygger kommunen egen kompetanse, og reduserer behovet for ekstern konsulenthjelp.

Kunnskapsbasert
Effect er altså et kartleggingsverktøy. Hvert medlem i en ledergruppe får tilsendt en undersøkelse hvor man svarer på spørsmål om hvordan gruppen fungerer. Basert på resultatene får man tilsendt en rapport. Denne analyserer gruppas potensial etter 27 faktorer. Det videre arbeidet gjøres sammen med en sertifisert konsulent.

– Det er ikke alle forunt å vite hva som er problemet eller styrkene til et kollektiv. Effect gir oss et kunnskapsbasert utgangspunkt for videre innsats. I samarbeid med oppdragsgiver legger vi opp et videre oppfølgingsløp. Dette kan for eksempel være samlinger á 3 timer hver 6. uke over en 10–12 måneders periode, sier Sanden.

Se også:
Utnytt din ledergruppe (13.2.2017)

Girer opp lederutviklingstilbudene

Tillit skal prege styringen av Oslo kommune, og samtlige av UKEs lederutviklingskurs og -program er gjennomgått og fornyet. – Vi anlegger et praksisnært forhold til tillit som verktøy og arbeidsform, sier Birgit Aakre og Bjørn Bugge.

I kurskatalogen finner vi derfor nå titler som Medarbeidersamtaler for tillitsbasert styring og ledelse, Om å fremme tillitsbasert ledelse og mestringsklima, introduksjonskurset Tillitsbasert styring og ledelse og lederutviklingsprogrammet Tillitsbasert ledelse.

– Det blir mye gjentakende ordbruk?

– Det blir fort det, men vi følger opp byrådets vektlegging av dette temaet. Med tillit som strategi og arbeidsform skal tjenestene utvikles sammen med innbyggere og brukere. Så vet vi selvsagt at virksomhetene jobber godt med dette, og har gjort det lenge. Samtidig er det viktig at vi har en felles forståelse når vi bruker tillitsbegrepet, sier avdelingsdirektør Birgit Aakre.
BROSJYREN VAR IKKE DØD. Rask gjerne med deg en dersom du besøker UKEs lokaler på Helsfyr. Eller sjekk ut tilbudet i sanntid på Kundeportalen.

Kraftmobilisering
De nye tilbudene representerer altså en presisering og en økt vektlegging av en faktor som politikerne har bestemt skal prege utøvelsen til alle som har lederansvar i Oslo kommune.

Fagdagen i januar fortalte oss at flere er usikre på hvordan de skal jobbe med tillitsbasert ledelse i praksis. Derfor skal våre tilbud bidra til å ramme inn tillit som arbeidsform i styringsdialogen og i utøvelse av lederrollen, sier Aakre.

Hun mener tillit og grad av handlingsrom handler mye om tydelig dialog om felles forståelse av formål, oppdrag og hvilke resultater som skal oppnås.

– Å praktisere stor grad av tillit forutsetter myndiggjøring og delegering, men kan fort oppleves som risikofylt, og det er ikke alltid komfortabelt for ledere. Forpliktende dialog om felles mål og handlingsrom er derfor en treningssak både for ledere og medarbeidere, sier Aakre.

Medarbeidersamtalen er nøkkel
Seniorkonsulent Bjørn Bugge trekker opp 10-FAKTOR som støtte til utøvelsen av tillits- og mestringsbasert ledelse.

– Ledere som er gode på å jobbe med 10-FAKTOR og medarbeidersamtalen tar gjerne tillitsbasert styring og ledelse lettere også. De baserer seg på noe av det samme ledelsessynet, nemlig at dialog om oppdraget genererer en dynamikk som gir økt trivsel og sterkere resultater, sier Bugge.

Nye arenaer
I tillegg til kurs i medarbeidersamtaler nevner de to muligheten for å få hjelp til gjennomføring av open space-metodikken.

– Flere virksomheter har allerede tatt dette i bruk som et verktøy for å skape åpenhet og tillit overfor innbyggere, gjennom å inkludere ulike brukerrepresentanter; brukerråd, eldreråd, ungdomsråd og lokalpolitikere i prosesser for innspill til utvikling av tjenestene. Dette er godt nytt for tjenesteutviklingen i byen, sier Bugge.

 

Konflikthåndtering til etterfølgelse

Astri Skar og Aud Fadnes inviterer kommunens ledere til todelt tredagssamling om konstruktiv, sosial og produktiv konflikthåndtering. Første samling er 6. juni.

Informasjon og påmelding

Det finnes ikke arbeidsliv uten konflikt. Dette er som det skal være på en arbeidsplass med dyktige og ambisiøse fagpersoner. God dialog og påfølgende kvalitet skapes i brytningen mellom gode ideer og ulike perspektiver.


VEL FORLIKTE. Astri Skar og Aud Fadnes demonstrerer ulike måter å løse situasjoner på i kurset Konflikthåndtering i arbeidslivet.

Alle kan trene
Samtidig vet flere av oss at konflikt godt kan surne hen til å bli alt annet enn konstruktiv dersom faglige eller verdimessige motsetninger ikke blir håndtert hensiktsmessig. Enkeltpersoner, gruppedynamikk, ytre faktorer og svak ledelse utgjør fort en uheldig kombinasjon der dialog går i lås. Resultatet blir at folk snakker om, rundt og forbi hverandre, og antipatier gis forrang over faglighet. Hvordan unngå å havne der?

– Vårt utgangspunkt er at alle har nytte av å bli bevisst egen konfliktstil. Leders måte å håndtere konflikter på vil direkte og indirekte påvirke hvordan konflikter blir forstått og håndtert på arbeidsplassen. Vi skal trene i å håndtere konflikter før de låser seg, ved å utnytte energien som ligger i alt konfliktstoff, til beste for arbeidsmiljøet og tjenesteleveransene, sier Aud Fadnes i Konserntjenester – organisasjon og ledelse (tidligere HR-konsern).

Kostbare konflikter
Kollega Astri Skar påpeker at det er skam og usikkerhet knyttet til arbeidsplasskonflikter. I slike situasjoner er det ikke sjelden at problemer får anledning til å vokse seg større enn de trenger, fordi konflikter oppleves ulikt og kan sette i gang sterke følelser hos oss mennesker. Slike følelser er ikke alltid like lett å håndtere konstruktivt.

– Det er lett for ledere å vie oppmerksomhet mot medarbeidere og miljøer der samarbeidet er godt. Men konflikt i ukontrollert vekst kan fort bli veldig dyrt, uansett hvordan man måler. Som leder har man ikke noe valg, konflikter må håndteres. Og jo tidligere man er på, jo bedre er sjansen for suksess, sier Skar.

– Ut på gulvet
Tredagerskurset tar i noe grad utgangspunkt i formalia og hvilke plikter og ansvar blant annet arbeidsmiljøloven pålegger oss som ledere. Men størstedelen av innholdet er utforskende på egen konfliktstil og ulike metoder for tilnærming: Her skal det trenes!

– Det er ikke til å komme bort fra: Vi skal utfordre oss selv med øvelser og trening i mindre grupper. Man lærer ikke konflikthåndtering av å sitte og lytte til en foredragsholder, fastslår Fadnes.

Bevisst det ubevisste
De to understreker at det ikke trenger å bli kleint og ubehagelig bare fordi et tilbud er praksisnært og case-basert. Øvelsene handler om å bli mer bevisst på sine egne mekanismer og hvilken roller man gjerne spiller i en konflikt.

– Ledere er som de fleste av oss andre. Mye av det vi kommuniserer er ubevisst. Slik kan man også bidra til å forsterke eller forverre en konflikt. Det er svært sjelden at bare én person eller én part er ansvarlig for en konflikteskalering. Vi skal hjelpe hverandre til å utvikle raushet og selvinnsikt slik at vi ser vår egen rolle og vårt eget bidrag klarere, sier Skar.

– Dagens arbeidsliv preges av så mye endring og nye styringssignaler at konflikt og ulike typer motstand er vanskelig å unngå. Det er først når vi mennesker får innsikt i eget konfliktmønster og hvordan konflikten påvirker omgivelsene – at vi kan gå inn på et tidlig stadium og slik være i forkant når konflikter er på vei til å utvikles. Kurset gir deg verktøy i å få det beste ut av mannskapet ditt, nærmest uansett om dere er vant til høyt eller lavt konfliktnivå, oppsummerer Fadnes.

HR på bestilling

Etter å ha fikset lønn til Renovasjonsetatens ferske medarbeidere, bistår nå UKE med operativ HR-støtte til den nyutvidede fagetaten.

Seniorkonsulent Jan Kyvik befant seg utenlands da han fikk en telefon fra avdelingsdirektør Birgit Aakre i Konserntjenester – organisasjon og ledelse (tidligere HR-konsern) om et viktig oppdrag. Renovasjonsetaten (REN) hadde bedt om operativ bistand på HR-området i forbindelse med overtakelsen av Veireno-renovatørene tidligere i år.

– Jeg tenkte med det samme at her gjelder det å bistå så hurtig som mulig. Så snart jeg var tilbake i landet, åkte det rett i møte med seksjonsleder Anita Sylte og seniorrådgiver Mette E. Brekke i Renovasjonsetatens HR-seksjon, sier Kyvik.


HURTIGARBEIDENDE. Mette Edvardsen Brekke, HR Renovasjonsetaten, Bente Granum UKE Lønns- og regnskapstjenester, seksjonsleder Anita Sylte, HR Renovasjonsetaten. (Foto: Jan Kyvik, UKE).

Etablert ny avdeling
REN var allerede i gang med opprettelse av en helt ny avdeling, Innsamlingsavdelingen, som innebar omdisponering av medarbeidere fra ulike avdelinger.

– Det er imponerende å se hvordan Renovasjonsetaten har jobbet. Kontorlokaler til den nye avdelingen kom hurtig på plass. Det ble arbeidet på spreng for å utarbeide nye arbeidsplaner for renovatørene for å sikre at arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstid blir fulgt, forteller Kyvik.

Takk for hjelpen
Fra dag én har det vært full oppmerksomhet på å få antall arbeidsmiljøbrudd ned på null, minimalisere antall klager fra byens innbyggere, sikre arbeidsavtaler og lønn for de ansatte og sikre renovasjonen i påskeferien. Seksjonsleder Anita Sylte er full av takknemlighet for UKE-bistanden.

– Etter virksomhetsoverdragelsen har vi fått god bistand til å få oversikt, til lønns- og HR-oppgaver, rådgivning, veiledning og opplæring av nye ledere i ny avdeling. Det er mye som skal på plass når det er en ny avdeling skal bygges opp, men medarbeiderne har vært klare for å ta i et tak og hatt en stor dugnadsånd, sier Sylte.

Nye lønn- og regnskapsutfordringer
Avdeling for lønn og regnskapstjenester (LRT) var allerede koblet på for å kjøre lønn for renovatørene i februar. I mars ventet en like stor utfordring.

Da protokollen fra møte med arbeidstakerorganisasjonene var på plass, skulle det opprettes nye koststeder, stillingshjemler med tilhørende stillingskoder og lønnsrammer i HR-systemet. Det skulle utarbeides arbeidsavtaler for de 175 nye medarbeiderne i Oslo kommune. Alt dette måtte være på plass innen fristen for lønnskjøring i mars.

Bente Granum, Kristin Lehne og Jan Kyvik fra UKE innlosjerte seg i denne perioden på REN da det var behov for tett kommunikasjon med HR-seksjonen der. Renovasjonsetaten og UKE klarte utfordringen og lønn for de nye renovatørene ble kjørt etter planen.

– Etter lønnskjøring ble det avdekket at ikke alle opplysninger knyttet til den enkeltes lønnsbetingelser i Veireno og overtid var kommet inn. Igjen ble ermene brettet opp og i løpet av fem dager var dette på plass og lønnen var på konto til medarbeiderne, forteller Kyvik.

Gode krefter sammen
Det er ikke hver dag en virksomhet må bygge opp en helt ny avdeling for å ta i mot 175 nye medarbeidere nærmest over natten.

– REN har arbeidet på spreng med å gjennomføre overdragelsen så smidig og effektiv som mulig og jeg opplever at arbeidsgiver- og arbeidstakersiden har en felles forståelse av formål og den nødvendige tillit og vilje for å lykkes med dette, sier Kyvik.

Se også:
Fikset renovatørlønn på rekordtid (28.2.2017)

Inviterer til HR-fagdag

«Samhandling i alle ledd» er overskriften for HR- og ledelsessamlingen på Quality Hotel 33 på Økern 7. juni.

Program og påmelding

Arrangementet er arvtakeren til personalfaglig seminar, som de siste tolv årene har blitt avholdt på Kiel-fergen.

– Vi krympet det hele ned til en éndagssamling for å få med oss flere og effektivisere tidsbruken. Nettverksbygging har imidlertid alltid vært sentral for personalfaglig seminar, og dette skal vi bevare i HR-fagdagen. Derfor inviterer vi alle deltakere til å henge igjen etter programslutt og mingle utover kvelden, sier Odd Gunnar Heimdal i Konserntjenester – organisasjon og ledelse (tidligere HR-konsern).


BRINGE SAMMEN. – Oslo kommune er én arbeidsplass, og vi burde trekke nytte av hverandre i det krevende arbeidet med omstilling, attføring og generell personalforvaltning, sier en av arrangørene  Odd Gunnar Heimdal i Konserntjenester – organisasjon og ledelse.

Praksisnært
Formålet med dagen er å inspirere og øke kunnskapen om hvordan kommunens virksomheter kan styrke samhandlingen sett fra et personalomstillingsperspektiv. Programmet og temaene er praksisnært for å benyttes operativt i deltakernes arbeidshverdag.

Dagen begynner med høyskolelektor Gry Espedal, som skal snakke om «Anerkjennende kommunikasjon». HR-direktør Jan Inge Pettersen ved Ahus følger opp med «Hvordan forme og utvikle HR-rollen».

Erfaringsutveksling
NHH-forsker Monica Rydland snakker om «Mellomlederens rolle i endringsprosesser», mens relasjonsterapeut og komiker Dora Thorhallsdottir har gitt sin del den megetsigende tittelen «God stemning».

– Journalist Styrk Fjærtoft, kjent fra Norge Rundt, Dagsrevyen og utallige debattprogrammer på NRK, loser oss gjennom dagen som konferansier. Der vil bli tapas. Og først og fremst anledning til å utveksle erfaringer med dyktige ledere og HR-medarbeidere fra kommunens virksomheter, lokker Heimdal.

Det faglige programmet avsluttes med paneldebatt.

Se også:
Gratis penger, moderat interesse (13.2.2017)

En samkjøpsavtale blir til

Konserninnkjøp utvider porteføljen, og 2,5 milliarder kroners omsetning ses i horisonten. – Samkjøpsavtaler for vektertjenester og ulike produkter innen velferdsteknologi er blant de viktigste nyhetene, sier avdelingssjef Kjetil Østgård.

Av Svein Jørgen Kjenner Johansen

Disse kommer i løpet av året. Blant avtaleområdene på plakaten for 2018 nevner han småverktøy og kopieringstjenester (sistnevnte som reservert kontrakt). Konkurransen for Oslo-profilerte elsykler er kunngjort, og fornyelse av matavtalen, utvidet med nye avtaler for frukt og grønt og meieriprodukter er underveis.

Noe nytt, noe føres videre
IKT-konsulenttjenester, ladestasjoner til elbiler, vikartjenester og renhold er andre viktige samkjøpsavtaler som skal fornyes i løpet av de neste 6–12 månedene.

– Av disse er renhold spesielt viktig, ettersom leverandøroppfølgingen krever så mye oppmerksomhet. Det er også en relativt stor avtale, med omsetning på rundt 180 millioner kroner årlig. Giganten i porteføljen er imidlertid vikartjenester, med en verdi på over en milliard kroner i løpet av en fireårsperiode, sier Østgård.


LAGARBEID.
Konserninnkjøp rapporterer om stadig større avtalelojalitet og altså økt omsetning, etter at avdelingen feiret med «tomilliarderskake» i 2015. Avdelingssjef Østgård flankeres av innkjøperne Åse Bjørnstad, Espen Skistad, Camilla Gundhus, Cecilie Trehjørningen, Jens Veberg, Trond Håvard Søreng og teamleder Fredrik Herbern Schelle. I midten Tale Nergård Rønne.

Dialog med virksomhetene
– Hvordan bestemmer dere hvilke produkt- og tjenesteområder kommunen skal ha samkjøpsavtaler på?

– For det første får vi regelmessige innspill fra de ulike innkjøpermiljøene i kommunen. Hvert år sender vi en formell henvendelse til ledelsen i hver virksomhet. Denne informasjonen analyserer vi sammen med omsetning og besparelser for hver avtale, og lager en innstilling til våre oppdragsgivere i Byrådsavdeling for finans, sier Østgård.

I år foreslås å avslutte to avtaler, arbeidstøy og printere, som begge dekkes bedre av beslektede ordninger.

Økonomiske og politiske målsetninger
Ordningen med samkjøp er etablert fordi det er hensiktsmessig for kommuneøkonomien, vi sparer penger i form av innkjøpspriser og årsverk. Østgård er imidlertid mer opptatt av effekten på produkt- og tjenestekvalitet.

– Stordriftsfordeler er viktig, og alle våre avtaler forutsetter tydelig økonomisk gevinst. Men som kommune med så tydelige målsetninger innen miljø og samfunnsansvar, er potensialet innen effektiv oppfølging fundamentalt for måten vi jobber på, sier Østgård.

Krav til leverandører
Han bruker den nye avtalen om vakt- og sikringstjenester som eksempel. Dette er et område hvor kommunens virksomheter handler for over 60 millioner kroner årlig. Deler av avtalene er knyttet til proprietære systemer, som alarmer, rondeller og annet utstyr som er knyttet til enkeltleverandører.

– For oss vil det være viktig å skille produkter og tjenester, slik at nye leverandører enkelt kan knyttes til avtalen. Vi definerer krav til lønns- og arbeidsvilkår i tråd med kommunens regime. Som på de nye håndverkavtalene kan vi definere lærlingandel og antall underleverandører. I tillegg kan vi kreve en fossilfri andel av transportvirksomheten, sier Østgård.

Stedkontroll
Han trekker frem at Konserninnkjøp nå har dedikert to årsverk til kontroll og oppfølging av våre komplekse tjenestekontrakter, i tillegg til å samle bestepraksis fra virksomhetene. Ved hjelp av eksterne byråer gjennomføres regelmessige revisjoner.

– Effekten av disse aktivitetene har vært verdifull for oss, sier Østgård.